Lembra aquela imagem da secretária que atendia telefone,
anotava recados, digitava documentos, recebia e encaminhava clientes entre
outras atividades estanques? Pois é, ela já ficou na lembrança.
Essa transformação ocorreu ao longo dos últimos anos, em consequência
das exigências do mercado de trabalho, que impõem outra forma de atuação, não
só para o profissional de secretariado como para qualquer outro profissional.
Podemos constatar essa realidade através do quadro abaixo:
FORÇA TRABALHO
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ATIVIDADE
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1880
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1980
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2015
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Agricultura
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40%
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02%
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02%
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Indústria
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38%
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21%
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03%
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Serviços
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16%
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27%
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35%
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Informação
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06%
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50%
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60%
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Prof. Eduardo O C Chaves
Professor Titular/UNICAMP e Diretor Presidente/Mindware |
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A garantia de sobrevivência e da eficácia profissional
depende da capacidade de entender as tendências de mercado, do universo das
conexões tecnológicas, e da atuação nesse contexto.
O que significa isso para o profissional de secretariado?
Houve a necessidade de uma reavaliação da concepção das
técnicas secretariais, para uma efetiva assessoria ao novo modelo de gestão de
negócios. Na medida em que as estruturas organizacionais passaram por um
enxugamento, as funções e/ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas,
o profissional de secretariado, passou de mero executor a gerenciador de
processos.
A empregabilidade diante desse cenário exigiu do profissional
personalização de métodos e procedimentos de trabalho: para atender às
necessidades e expectativas da organização; pensamento global: pois a visão
empreendedora permite eficácia e flexibilização de atuação; e ação local: que
permite a mensuração das atividades desenvolvidas e a constatação de
resultados.
E como fica a questão das técnicas secretariais?
A terminologia técnicas secretariais está associada a
métodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificação de
processos administrativos e viabilidade de geração de resultados empresariais.
Para entender a dimensão de atuação e sua importância para a organização, eis
algumas técnicas:
Organização do Trabalho, que integra desde a organização do
ambiente até o gerenciamento dos processos que viabilizam a gestão do
departamento. Para a sustentação dessa técnica o profissional deve dominar
conceitos de administração e gestão de recursos materiais e humanos;
identificar cultura organizacional e departamental; ter competência para desenvolver
atividades administrativas, como: agenda, acompanhamento e controle de
compromissos, atendimento a clientes entre outras.
Comunicação e Expressão consistem na intermediação de todos
os processos administrativos que entram e saem da área que atua, por meio
verbal ou não verbal, através das mídias: impressa, digital ou virtual.
Importante ressaltar que essa técnica é uma das mais importantes, visto que
além da sua administração, depende a agilidade, mensuração da importância e a
identificação do seu fluxo.
Apoio Logístico, que implica na harmonização dos processos e
ações entre o ambiente interno e externo, na integração entre executivos,
equipe técnica, clientes e fornecedores, e na terceirização de serviços. Essa
técnica depende de sólidos conhecimentos a respeito da filosofia, políticas,
orçamentos da organização, bem como missão da área, expectativas e metas do
executivo e equipe.
Administração, Coordenação e Gerenciamento da Informação,
pressupõe a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura
adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da
informação que permita acessar e analisar um volume de informações
potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as
capacidades organizacionais. Apesar da tecnologia da informação ter facilitado às
tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a
atuação do profissional de secretariado que deve filtrar, identificar seu fluxo
e disponibilizá-la, com assertividade.
Psicologia das Relações Interpessoais consiste na
administração das relações interpessoais que visa integrar os interesses
profissionais, com as expectativas pessoais e o convívio em comunidade. Essa
técnica depende do equilíbrio, da visão humanista, de domínio de métodos e
procedimentos para administração de interesses pessoais e profissionais.
Podemos afirmar que as questões das técnicas secretariais
não se trata de reinvenção e sim de adequação; é consequência da revolução e
transformação que a gestão empresarial vem sofrendo nos últimos anos. A
profissão de secretariado é a mais próxima dos centros decisórios de qualquer
organização, a sua amplitude e dimensão de ação depende do nível hierárquico em
que está inserida, em contrapartida devem possuir competências técnicas e
humanas, sólidos conhecimentos do segmento de mercado em que atuam, bem como
domínio da área específica que assessora.
Importante ressaltar que para ser um profissional bem
sucedido, além da aplicabilidade das técnicas adequadas são necessárias
atitudes, como:
- Construir sua própria base de força;
- Reorganizar suas múltiplas prioridades;
- Ganhar credibilidade incorporando novas culturas;
- Negociar resultados factíveis; e
- Interpretar e lidar com situações.
SIQUEIRA, Márcia Cristina Moraes de. Técnicas Secretariais:
Reinvenção ou Adequação? URL: http://www.fenassec.com.br/c_artigos_perfil_tecnicas_secretariais_reinvencao_ou_adequacao.html. Acesso em: 11/06/2013
