quinta-feira, 22 de dezembro de 2016

REDES SOCIAIS NO TRABALHO: COMO NÃO PASSAR DO LIMITE



Muitas empresas se questionam sobre o uso do Facebook durante horário de expediente, algumas criam regras rígidas de controle e outras simplesmente liberam o uso. Segundo Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade, a melhor saída é o caminho do meio. “Sou favorável ao uso das redes sociais, mas de forma controlada, com horários, limites de tempo, volume de dados trafegados etc. Não existe mais essa história de bloqueio total, a não ser que você reviste o bolso das pessoas e as impeça de trazer seu celular para o trabalho”, comenta.

Para ele, o problema não está em liberar ou não o uso, mas em desenvolver nas pessoas o senso de saber o limite. Quem não sabe dosar os acessos às redes sociais corre o risco de prejudicar a produtividade diária. “Não ligo nem um pouco de ver um colaborador no chat no Facebook, se tenho a certeza de que depois de algum tempo ele retornou mais focado para terminar a prioridade. O problema é se o chat não termina e consome longas horas no dia, o que prejudica a execução, atrasa uma série de atividades, os e-mails acumulam, a sensação de atraso e de correria aumentam”, diz.

Quem trabalha com internet liberada deve saber enxergar quando a rede ajuda e quando prejudica. Em alguns momentos do dia, fazer uma pausa par acessar o Facebook, por exemplo, será positivo e pode ajudar a espairecer as ideias e pensar em outras coisas. A ação pode até ser chamada de ócio criativo. No entanto, o uso excessivo vira o que Christian chama de circunstancial: a perda de tempo sem resultados.

Os gestores também podem ser fundamentais para que as redes sociais não roubem o tempo de seus profissionais. Eles devem ajudar a equipe a reconhecer o que é prioritário, delegar as atividades importantes e apoiar para que os resultados aconteçam. “Quando os profissionais estão engajados, sabem a direção e têm velocidade o autocontrole aparece naturalmente. O Facebook não pode ser considerado o culpado pela falta de produtividade da equipe. O problema pode estar na falta de uma liderança produtiva. Esse é o ponto!”, conclui o especialista.


http://revista.penseempregos.com.br/noticia/2014/02/redes-sociais-no-trabalho-como-nao-passar-do-limite-4429802.html

terça-feira, 20 de dezembro de 2016

RELAÇÃO INTERPESSOAL DO SECRETARIADO EXECUTIVO





O relacionamento sadio dentro da organização é fator principal nos dias atuais
O profissional de Secretariado Executivo precisa trabalhar harmoniosamente com seus colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie. Nesse tipo de relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom-senso. 

Segundo Medeiros e Hernandes (1999), para desenvolver a flexibilidade de comportamento, exigem-se o conhecimento de si mesmo, melhor compreensão dos outros, boa convivência grupal e o desenvolvimento de aptidões para um relacionamento mais ameno com as pessoas. Quando uma pessoa compreende e aceita o seu mundo pessoal, ela se torna mais compreensiva e tolerante com o comportamento dos outros. 

Um fator importante no trato com as pessoas é saber ser flexível, isto é, ter relações conforme os casos se apresentam ou conforme as pessoas são. Estes fatores influem na qualidade de relacionamento no ambiente de trabalho. Abordam aspectos mais subjetivos como a motivação, a liderança, a comunicação, e a participação, onde estão inseridos a administração participativa e o trabalho em equipe. 

O relacionamento sadio dentro da organização é fator principal nos dias atuais. O funcionário objetiva ambiente de respeito mútuo, com oportunidades de aprendizado e crescimento. Alguns princípios são importantes quando falamos em relações humanas: 

  • Entenda que cada pessoa é portadora de uma personalidade específica; 
  • Nosso direto acaba quando começa o do próximo, logo, respeito o próximo se quiser ser respeitado; 
  • Não interrompa quem estiver falando, espere a sua vez. Interromper pode soar indelicadeza; 
  • Sorria sempre, o sorriso quebra barreiras de relacionamentos; 
  • Lembre-se que no ambiente profissional a hierarquia deve ser respeitada; 
  • Esteja sempre pronto a colaborar; 
  • Nunca expresse opiniões quando estiverem julgando alguém – poderá ser visto como fofoqueiro; 
  • Cumpra as normas da empresa; 
  • Seja ético; 
  • Jamais critique alguém em público; 
  • Somente prometa o que realmente pode cumprir, caso contrário,    não prometa;
  • Seja convicto ao afirmar algo; 
  • Não minta, não omita; 
  • Não se abale com críticas abusivas, solucione o problema; 
  • Atente sempre para a solução dos problemas, nunca para problemas somente; 
  • Avalie periodicamente sua conduta; 
  • Pense, avalie e somente após esse processo fale alguma coisa. 


Esse processo trará melhores resultados e evitará mensagens distorcidas. O comportamento resulta não só da nossa personalidade, mas, sobretudo, das expectativas do grupo a que pertencemos e do papel que nele desempenhamos. Dentro de uma organização ou instituição, uma das principais qualidades desejáveis no profissional de Secretariado Executivo é a capacidade de relacionar-se com os outros: superiores, colaboradores e visitantes. 

O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como se trabalha com os outros e da forma como se influencia os outros para que trabalhem com cada um. O profissional de Secretariado Executivo procurará de todas as maneiras buscar equilíbrio emocional e evitará comportamentos que manifestam insegurança, como protestar contra casuais observações desfavoráveis de seu trabalho, ficando ofendido ou ressentido. 

Não deve encarar tais críticas como pessoais, mas relativas a uma parte do seu trabalho. Quem muito precisa de aprovação e reconhecimento dá provas de imaturidade profissional. Como seu trabalho envolve basicamente relacionamento interpessoal, desenvolver o controle das emoções, identificando maus hábitos e rastreando as possibilidades de crescimento, poderá lidar mais facilmente com situações difíceis tão presentes em sua profissão, fazendo com que as atitudes sejam focadas em resultados esperados pela chefia, sem a perda da motivação e com o equilíbrio emocional necessário para manutenção da empatia com o grupo de trabalho. 

O profissional de Secretariado Executivo não se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que é capaz de errar e acertar, e que suas falhas não são vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situação de lamúria, manifestação de desequilíbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusações e culpar alguém por seus próprios limites. 

Fonte: PORTAL EDUCAÇÃO



segunda-feira, 19 de dezembro de 2016

O EXERCÍCIO DA LIDERANÇA 3D



Acredito que a liderança representa em primeira instância a capacidade de gerir a si mesmo antes de se propor a gerir outras pessoas. Assim, liderança é algo que começa e terminam com um olhar profundo, crítico e sincero sobre nós mesmos.

Ainda hoje muitos profissionais enxergam posições de liderança como um "palco iluminado" ou uma oportunidade para "brilhar" e alimentar seus egos ou saciar suas necessidades de autoafirmação, alguns pecados quase mortais de novos líderes. Talvez por este motivo, seja comum ouvir - principalmente de profissionais em início de formação - que a função de um líder resume-se apenas a comandar, dar ordens, tomar decisões importantes e exercer poder sobre situações e pessoas.

Porém como muitos já descobriram, ao assumirem na prática cargos de liderança, que esta função exige de cada um muito mais do que competências técnicas, formações acadêmicas, especializações ou apenas um puro exercício de poder e autoridade, itens importantes, mas que não se sustentam nos atuais tempos em que vivemos.

Uma excelente reflexão é compreender que para se tornar um líder de excelência é preciso focar, principalmente, no autodesenvolvimento de três dimensões específicas:


- A liderança de si mesmo: dimensão da gestão do Eu.
- A liderança de equipes: dimensão da gestão da equipe.
- A liderança de negócios: dimensão da gestão do "business".


As três dimensões acima representam o que denomino do exercício da "Liderança 3D", ou seja, a capacidade de cada gestor enxergar e exercitar com clareza três dimensões básicas que farão dele um líder melhor.


Para facilitar o entendimento deste assunto e conceito, eu sugiro que você faça agora uma auto avaliação sobre:

 Dimensão, Líder de Si mesmo



A) O quanto você conhece e domina os seus pontos fortes?

B) O quanto você reconhece em que áreas você não tem talento e não domina pelo simples fato de "não gostar".

C) Em que assunto você pode dizer com tranquilidade que tem um alto nível de conhecimento, vivência e experiência e o quanto isto é aplicável na sua área de atuação?

D) Qual é a nota, de um a dez, você daria a você mesmo sobre conhecimento e domínio do atual processo da sua área na empresa em que você colabora?

E) De 1% a 100%, pense no quanto você conhece e domina as atuais metodologias, ferramentas e processos que foram implementados em sua empresa?

Dimensão, Líder de Equipes



A) Como você faz para acompanhar e avaliar resultados da sua equipe?

B) Como você faz para correlacionar resultados individuais com níveis de conhecimento, habilidade e atitudes demonstrados no dia a dia?

C) Como você pode ter uma abordagem treinadora (coach) junto a cada colaborador, principalmente aqueles com performance abaixo do esperado?

D) Como você pode aplicar treinamentos específicos para cada necessidade de cada membro da sua equipe?

E) Como você pode implantar uma cultura de desenvolvimento contínuo junto a sua atual equipe?

Dimensão, Líder de Negócios



A) Como é possível analisar a situação atual do seu negócio e compreender o que está acontecendo e o que ainda precisa ser feito? 

B) Como é possível determinar objetivos e ter com clareza aquilo que é preciso fazer e atingir? Como você pode deixar claro os objetivos e as metas do seu negócio para todos?

C) Como as pessoas serão afetadas pelas ações definidas em seus objetivos e o que você precisa fazer para se antecipar a problemas ou a resistências?

D) Após saber onde você está, aonde quer chegar e com quem irá lidar, responda: qual é o melhor caminho a ser seguido?

D) Quais recursos são necessários para colocar em prática seus objetivos, ou seja, concretizar determinado projeto ou ação em seu negócio. Quais recursos financeiros, materiais e, sobretudo, humanos que você dispõe ou precisará?

E) Quais das estratégias definidas anteriormente darão vida ao seu atual projeto?

D) Como você levantará todos os pontos positivos, os negativos e medirá os objetivos iniciais alcançados? Essa análise e "auto feedback" vai servir como uma bússola, para nortear os seus próximos passos.


Pare e pense comigo: a maioria dos líderes não falha ou fracassa em tudo, a maioria dos líderes fracassam em "não conhecer a si mesmo" e por isto passam a adotar o pior da liderança, seja ela ditadora - inconstante ou omissa.


Da mesma forma, a grande maioria dos líderes pouco sabe sobre a dinâmica da formação de equipes e principalmente como "expandir o melhor das pessoas" à sua volta.


Por fim, muitos líderes até se conhecem bem, até estão num bom caminho de autodesenvolvimento e também já aprenderam bastante sobre a liderança de equipes, porém ainda estão muito superficiais no próprio negócio pelo qual respondem por resultados.

Sinceramente creio que a Liderança 3D não é uma teoria acadêmica, mas sim, é uma filosofia de trabalho prática e eficaz capaz de transformar você como líder, começando por você mesmo!





sexta-feira, 16 de dezembro de 2016

SOLTE AS AMARRAS!



Este depoimento não sei se foi baseado em um fato real ou é mera ficção. Diz o personagem:


"Certo dia quando voltava do trabalho, depois de um dia daqueles, notei que havia pessoas roubando minha casa. Imediatamente liguei para a polícia e me disseram que não havia qualquer viatura por perto para ajudar naquele momento, e que iriam enviar assim que fosse possível. Desliguei o celular e um minuto depois liguei de novo, e disse:


- Olá! Eu liguei há pouco porque havia pessoas roubando minha casa. Não é preciso chegar tão depressa, porque eu matei todos eles. 

Em alguns minutos, chegavam à minha porta meia dúzia de carros da polícia, helicóptero e uma ambulância. Eles pegaram os ladrões em flagrante. Um dos policiais disse: pensei que tivesse dito que tinha matado todos. Eu respondi: pensei que tivessem dito que não havia ninguém disponível...".



São impressionantes os resultados que atingimos quando exercemos a criatividade com calma e a probabilidade de uma melhor solução é igualmente admirável. A solução de muitos problemas está dentro de nós mesmos e podemos fazer a diferença com essa atitude. É plantar em solo fértil!

É preciso clareza de pensamentos para entender coisas simples como o presente que foi criado no passado, enquanto ele era futuro. Parece meio louco, mas é assim mesmo!

Talvez você não saiba, mas é de pelo menos 99% a possibilidade de que o seu cérebro tenha ficado confinado a uma prisão de "não criatividade" desde que você começou a frequentar a escola até o momento que ouve esta história. Soltar as amarras é o primeiro passo!

Se você pertence aos mais de 99% da população mundial mencionada é assim que você toma nota das coisas: usa palavras que formaram sentenças e faz uma lista de coisas e talvez use números e letras para organizar pensamentos e daí anota a ordem de prioridade, depois escreve em linhas retas e usa caneta azul ou preta ou ainda lápis para registrar os conteúdos.

Como o seu cérebro se sente com relação a isso? Para o cérebro, azul, preto ou cinza é uma única cor e isto se chama: mono chroma.

Para o seu cérebro, portanto, uma única cor azul, preta ou cinza é um mono, isto é, único tom de informação. Que palavras obtêm ao reunir os conceitos de "mono" e de "tom"? A palavra é: monótona.

E se uma coisa é monótona nós a descrevemos como algo tedioso, chato, sem luz, sem cor, sem brilho, enfim sem graça. E quando alguém é "sem graça", não tem sabor, sai de sintonia, desliga, apaga, adormece...

A criatividade é como a motivação do ser humano, precisa de cor, de vida. Uma vida sem cor é como um dia sem sol.


Por Gilclér Regina


quinta-feira, 15 de dezembro de 2016

O PERFIL DA SECRETÁRIA MODERNA




O secretariado é uma profissão genuinamente feminina. Conforme dados do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, atualmente 99% das vagas são preenchidas por mulheres. Muitas delas iniciam suas carreiras em pequenas empresas ou escritórios, onde são contratadas como assistentes de outras secretárias. Elas precisam adquirir confiança, experiência e mostrar à empresa sua capacidade, afinal a ideia é facilitar ao máximo o trabalho de seu gestor e toda sua equipe.

Segundo Mirian Nasser, consultora e palestrante na área secretarial do site www.tudosobresecretariado.com.br, existem secretárias com diferentes perfis que trabalham nos mais diversos setores: indústria, comércio, prestação de serviço, com profissionais liberais, pequenos e médios empresários, além de atuarem como secretárias particulares que trabalham exclusivamente para uma pessoa ou para uma família. Em cada setor, será exigido dessa profissional um perfil específico, porém, existem algumas características básicas e fundamentais para destacar-se em qualquer um deles.

Algumas delas são:

• Resiliência;

• Autoconhecimento dos pontos fortes e fracos;
• Discrição;
• Paciência;
• Inteligência emocional;
• Ética;
• Etiqueta (educação, postura, comportamento, aparência pessoal);
• Responsabilidade e respeito (superiores, colegas e subalternos);
• Comunicação clara e objetiva;
• Domínio da língua portuguesa;
• Domínio de outros idiomas;
• Organização do tempo.


“Antigamente, beleza era uma qualidade muito valorizada nas profissionais de secretariado. Os anúncios de vagas em jornais eram bem claros quanto ao perfil: procuravam secretárias jovens e bonitas. A primeira característica notada e valorizada era a beleza, pois a possível contratada se dedicava a tarefas básicas e rotineiras de um escritório. Não se exigia muita experiência ou formação acadêmica, muitas inclusive, nem tinham o curso técnico, apenas experiência adquirida em outros empregos. Ter uma secretária exclusiva era sinônimo de status, como ter muitos funcionários, uma sala ampla, bem equipada e decorada. Os tempos mudaram o mundo, as pessoas e as empresas também”, afirma Mirian.

Mercado de trabalho

Com o mundo globalizado que conhecemos hoje, as empresas, principalmente nacionais, estão mais agressivas, competitivas, modernas e focadas em resultado.

“ Hoje a demanda para secretárias especializadas é muito alta, não basta mais só ter beleza, experiência ou uma faculdade, é exigido pós-graduação em áreas mais específicas que possam interessar ao departamento no qual irá atuar”, ressalta Stefi Maerker, diretora da SEC Talentos humanos.

Com isso, há um esforço cada vez maior por parte das empresas, não só para contratar como para reter esses talentos e evitar a alta rotatividade do mercado, investindo na carreira das secretárias modernas. Hoje elas fazem cursos de idiomas, pós-graduação, MBA e reciclagem profissional, tudo por conta da empresa.

“É uma vantagem, por exemplo, financiar cursos na área de Marketing, Recursos Humanos, Comunicação, Conhecimentos Legais, etc. Tudo por que os profissionais de secretariado hoje provêm soluções, não existem exemplos prontos a seguir, as situações são inusitadas e para cada uma delas é preciso arriscar e alcançar um resultado inesperado que tem que ser altamente positivo. Mais ou menos não resolve”, conclui Stefi.


quarta-feira, 14 de dezembro de 2016

ASSERTIVIDADE




O que não é assertividade

Vamos começar entendo o que são comportamentos não assertivos.
O chefe que vai engolindo tudo o que não gosta até que   consegue abrir a boca e acaba gritando com seus funcionários. O assistente que não consegue dizer a palavra mágica "não", e faz até o serviço que não é dele. A pessoa que sente o estômago embrulhar quando precisa pedir algum favor a alguém.

E você, consegue ser assertivo? Você é daqueles que até tenta reagir, mas aquela resposta legal só vem à cabeça depois, quando não precisa mais – sofre da síndrome do “ahhh éeee é!!!” Então está faltando um pequeno ajuste no seu comportamento. Falta assertividade!

Você já viu uma pessoa que entra numa situação difícil mas   não conseguiu tomar uma posição clara e, depois, se sentiu decepcionado consigo mesmo? Ok, ele não foi assertivo.

Eis outro exemplo do que não é assertividade. Imagine a seguinte cena: você chegou cansado em casa, toca o telefone. É um amigo te convidando para ir num bar. Sua vontade é dizer não, você está morto, trabalhou o dia todo, mas não quer magoar o amigo, então concorda, e sai sem vontade. Você acaba de dizer “sim” ao amigo, mas disse “não” para você mesmo. Acabou de perder a chance de ser assertivo. Assertividade é afirmar o seu eu, é afirmar sua autoestima.

Já ouvi muita gente se auto declarando assertiva, mas na realidade era mesmo muito agressiva. Os que   confundem assertividade com agressividade são aquelas pessoas que dizem assim: “Eu sou muito franco, sou sincero, digo mesmo tudo o que penso na cara!!!”. Essas pessoas nem estão percebendo o quanto são agressivas, pensam que estão corretas.

Outras pessoas   nem assumem suas posições, não são autênticas, acham que estão mantendo um bom clima, mas na realidade estão sendo engolidas pelos outros, por puro medo de se afirmar. De tanto medo de serem agressivas, acabam virando paçoca na mão do outro. Ou seja, são passivas e não assertivas.

O que é assertividade?

Nossa conversa deve começar pelo entendimento da palavra assertividade. Segundo o dicionário, assertivo é “aquele que declara algo, positivo ou negativo, afirmação que é feita com muita segurança, em cujo teor acredita profundamente”. Assertividade vem de "asserto" que significa afirmação categórica.

Mas, veja bem, afirmar não é acertar! A pessoa assertiva não é aquela que acerta o tempo todo, é aquela que sabe se firmar.

É saber dizer “sim” quando quer dizer “sim” e, principalmente dizer “não”, quando quer dizer “não”.

Já percebeu quanto à assertividade está fazendo falta hoje?

Na verdade existem 4 tipos de comportamentos: o passivo, o agressivo, o passivo/agressivo e o assertivo.

Passivo

Passivo é aquele que engole desaforo. Ele não quer desagradar o outro então foge de conflitos. Se alguém entrar à frente dele na fila, fica torcendo para que a pessoa saia por si só, sem precisar pedir. Deixa que se aproveitem dele. Tem um colega no trabalho que tem o mesmo nível hierárquico, mas o tal colega teima em dar ordens e o cara que é passivo obedece. Ele costuma usar as frases: “Não quero incomodar. Não vou tomar seu tempo“. Tem a postura encolhida. Culpa a si próprio por tudo, precisa de aprovação, cede facilmente. Até é simpático, mas, cá pra nós, é uma simpatia que causa muita angustia interna.

Agressivo

O segundo tipo de comportamento é o agressivo. Esse todo mundo conhece. Ele não pensa duas vezes pra levantar o dedo na cara do outro, pois tem necessidade de dominar. Ele menospreza e deprecia o outro. Furou a fila na frente dele, ele dá um grito que parece que mataram alguém. Se o colega pede pra ele fazer alguma coisa, ele já manda o colega para aquele lugar. É autoritário, intolerante, dono da verdade.

Passivo / Agressivo

Agora, o tipo mais curioso. Esse é aquele que consegue ser agressivo na “maciota”. Ele usa a ironia. Ele te agride contado uma piadinha. Ele te irrita, mas diz “só estou brincando”. Esse é aquele que vira para você e fala assim: “Nossa, tô vendo que suas férias foram mesmo muito boas, só que a geladeira não tirou férias”. Esse é o jeitinho “simpático” e passivo/agressivo de te chamar de gordo na sua cara. É o tipo de pessoa que não olha muito pra você, vira os olhos, é lacônico, dá indiretas, é sarcástico. E nem percebe que é manipulador. Faz chantagem emocional, distorce as palavras do outro.

Assertivo

Por fim, o comportamento mais adequado é o assertivo. Esse é aquele que quando lhe furam a fila   consegue se posicionar e falar com a pessoa com toda tranquilidade e elegância. É aquele que sabe negociar. É transparente pra falar e sabe ouvir. Sabe ouvir criticas sem partir para o ataque pessoal. Tem a postura segura e comedida. Trata as pessoas com respeito. Aceita acordos. Vai direto ao ponto sem ser áspero.

Não digo que as pessoas tenham só um tipo de comportamento. Muitas vezes você foi agressivo com o colega de trabalho, mas acabou sendo passivo em casa. Mas essa flexibilidade só indica que é possível mudar um comportamento que não está valendo a pena. Ou seja, podemos desenvolver assertividade.

Não desenvolver assertividade acaba provocando o pior: você não consegue se sair bem em situações importantes, isso joga sua autoestima lá para baixo. A baixa autoestima gera outro comportamento inadequado, que gera reação negativa nas outras pessoas, que gera uma auto depreciação e novamente o comportamento inadequado. Ou seja, não acaba nunca! O comportamento não assertivo é uma bola de neve que se retroalimenta.

Porque é desejável ser assertivo?

Quanto mais assertivo você for, melhor vai lidar com os confrontos, terá menos estresse, mais confiança em você mesmo, saberá agir com mais tato, melhorará sua credibilidade, saberá lidar com as tentativas de manipulação, chantagem emocional, bajulação etc. Enfim, vai se sentir melhor e contribuir para que os outros também se sintam melhor.

Como aprender assertividade?

Uma dica importante é mudar o DIÁLOGO INTERIOR, de negativo para positivo. Aprender a monitorar sua conversa interna.
A outra dica é desenvolver a AUTOESTIMA. Descobrir que você merece respeito, descobrir seu valor como ser humano.

Estas novas atitudes podem ser desenvolvidas por meio de técnicas que vêm sendo elaboradas por psicólogos pesquisadores e a gente aplica em consultório, na terapia.

Na clínica, o psicólogo trabalho muito com isso. Recebemos muitas queixas de pessoas que vem para a terapia porque estão se sentindo pra baixo, não conseguem se colocar para o marido, ele sai com os amigos toda santa semana e ela lá em casa se sentindo uma boba.

Um tipo de caso que recebo muito é a pessoa que ficou responsável em cuidar dos pais idosos, mesmo tendo vários outros irmãos toda família achou muito confortável jogar tudo nas costas de um coitado só. Permitir que isso aconteça é falta de assertividade.

Você percebe a falta de assertividade em frases como “Não posso reagir mal quando alguém faz uma brincadeira comigo, porque vou perder o amigo”.

Outros consideram que não tem o direito de tomar o tempo valioso do outro. O tempo do outro sempre mais valioso que o seu, então fala até mais rápido para que o outro não perca tempo. Cede sua vez, mesmo quando tem direito. Tudo isso é falta de assertividade.

Como também a pessoa que acha que não deve incomodar os outros pedindo alguma coisa. A pessoa que acha que não se deve nunca entrar em conflito com os outros, mesmo quando têm razão. Tudo isso é falta de assertividade, porque muitas vezes, se você não se coloca, o outro ocupa um espaço maior do que lhe é devido, ou seja, as pessoas montam mesmo.

Você é assertivo?

Pense em você, em quantas vezes não engoliu sapos porque não disse o que deveria ter dito. Quantas vezes você fez coisas que te prejudicaram porque não conseguiu dizer “não”.

O mais importante é pensar agora sobre esse assunto e finalmente aprender a ser assertivo para ter mais da famosa inteligência emocional, mas principalmente para conseguir ter relacionamentos mais autênticos, tanto na vida pessoal como na profissional. E a única forma de ser feliz é você conseguindo ser você mesmo.

Um ponto extremamente importante, dentro do processo de aprender a ser mais assertivo é a empatia, ou seja, aceitar o outro. Você só vai conseguir ser assertivo se aceitar a assertividade do outro. Se você ficar melindrado e achar que o outro é grosso toda vez que ele for assertivo você vai limitar seu crescimento. Você só vai expressar a sua própria incompetência. Pense bem nisso!

Comunicação assertiva

A comunicação assertiva é transparente, honesta, objetiva e de mão dupla. Ou seja, o assertivo também aceita quando o outro é assertivo com ele, quando dizem as coisas de forma clara e objetiva.

Não gostaram do seu trabalho, não se sinta melindrado se falam sobre isso contigo, aceite. Mesmo porque não é saudável ter a pretensão de ser perfeito, você sabe que a vida é um eterno aprendizado, então agradeça a critica e corra para não errar mais. Ou, se a critica não proceder, saiba como não ouvir. Isso mesmo! Porque a gente precisa ouvir todo mundo? Os outros também erram.

Um exemplo do que é ser assertivo: Você chega ao seu prédio e encontra um carro estacionado na frente de sua vaga. O que você faz? Fica lá esperando até alguém aparecer? Se fizer isso você foi passivo. Ou você tira o zelador da cama e arma o maior barraco? Se fizer isso você foi agressivo. Então como é ser assertivo? E chamar o proprietário do carro e dizer: “Imagino que você deva ter alguma razão para colocar seu carro justamente na frente do meu. Mas não considero justo você impedir minha saída. Por gentileza, gostaria que você manobrasse seu carro para que eu possa sair”.

Assertividade é um direito

É claro que assertividade é um direito, não uma obrigação. É um direito que te dá uma série de vantagens. Mas você tem também o direito de não ser assertivo. Vamos dizer que você sabe que o vizinho deixou o carro dele na frente do seu porque ele foi demitido e chegou em casa arrasado e nem sabia mais o que estava fazendo. Por mais que ele esteja errado, talvez seja mais interessante você não criar mais problemas na vida dessa pessoa e aí você pode decidir, conscientemente, deixar essa pra lá. Assim, tudo bem, porque foi uma opção sua. Você pensou e decidiu não entrar na briga, fez com consciência. Está ótimo. Prejudicial   é quando você não é assertivo por medo. Assertividade está diretamente relacionada ao medo. Medo de não ser aceito, medo do outro. Medo de ser atacado. Medo de se expor. Medo de passar ridículo.

Passos para aprender assertividade

-Saber o que quer e aonde quer chegar.

-Se você não sabe aonde quer chegar, vai acabar chegando onde não quer. Seja claro com você mesmo, seja firme, direto e seguro. Mas, como saber o que quer? Uma boa dica é se conhecendo, conhecer seus sentimentos, pensamentos, seus desejos, identificando quais são os seus valores.

-Partir de um pensamento positivo.

-Se você tiver expectativas altas, os resultados também vão ser altos. Mas com expectativas pequenininhas você vai conseguir isso mesmo e vai se frustrar por receber tão pouco da vida.

-Ser proativo.

-Ser proativo é observar com antecedência quais os possíveis problemas que possam aparecer. Você pode planejar e não permitir que esses problemas apareçam.

Resumindo: uma pessoa que sabe o que quer, acredita na sua capacidade e age proativamente, assume a responsabilidade por sua própria vida e está pronta pra se tornar uma pessoa assertiva.

Quer uma mãozinha em seu processo de auto aprimoramento? Conte com um psicólogo



terça-feira, 13 de dezembro de 2016

ASSERTIVIDADE




O que não é assertividade

Vamos começar entendo o que são comportamentos não assertivos.
O chefe que vai engolindo tudo o que não gosta até que   consegue abrir a boca e acaba gritando com seus funcionários. O assistente que não consegue dizer a palavra mágica "não", e faz até o serviço que não é dele. A pessoa que sente o estômago embrulhar quando precisa pedir algum favor a alguém.

E você, consegue ser assertivo? Você é daqueles que até tenta reagir, mas aquela resposta legal só vem à cabeça depois, quando não precisa mais – sofre da síndrome do “ahhh éeee é!!!” Então está faltando um pequeno ajuste no seu comportamento. Falta assertividade!

Você já viu uma pessoa que entra numa situação difícil mas   não conseguiu tomar uma posição clara e, depois, se sentiu decepcionado consigo mesmo? Ok, ele não foi assertivo.

Eis outro exemplo do que não é assertividade. Imagine a seguinte cena: você chegou cansado em casa, toca o telefone. É um amigo te convidando para ir num bar. Sua vontade é dizer não, você está morto, trabalhou o dia todo, mas não quer magoar o amigo, então concorda, e sai sem vontade. Você acaba de dizer “sim” ao amigo, mas disse “não” para você mesmo. Acabou de perder a chance de ser assertivo. Assertividade é afirmar o seu eu, é afirmar sua autoestima.

Já ouvi muita gente se auto declarando assertiva, mas na realidade era mesmo muito agressiva. Os que   confundem assertividade com agressividade são aquelas pessoas que dizem assim: “Eu sou muito franco, sou sincero, digo mesmo tudo o que penso na cara!!!”. Essas pessoas nem estão percebendo o quanto são agressivas, pensam que estão corretas.

Outras pessoas   nem assumem suas posições, não são autênticas, acham que estão mantendo um bom clima, mas na realidade estão sendo engolidas pelos outros, por puro medo de se afirmar. De tanto medo de serem agressivas, acabam virando paçoca na mão do outro. Ou seja, são passivas e não assertivas.

O que é assertividade?

Nossa conversa deve começar pelo entendimento da palavra assertividade. Segundo o dicionário, assertivo é “aquele que declara algo, positivo ou negativo, afirmação que é feita com muita segurança, em cujo teor acredita profundamente”. Assertividade vem de "asserto" que significa afirmação categórica.

Mas, veja bem, afirmar não é acertar! A pessoa assertiva não é aquela que acerta o tempo todo, é aquela que sabe se firmar.

É saber dizer “sim” quando quer dizer “sim” e, principalmente dizer “não”, quando quer dizer “não”.

Já percebeu quanto à assertividade está fazendo falta hoje?

Na verdade existem 4 tipos de comportamentos: o passivo, o agressivo, o passivo/agressivo e o assertivo.

Passivo

Passivo é aquele que engole desaforo. Ele não quer desagradar o outro então foge de conflitos. Se alguém entrar à frente dele na fila, fica torcendo para que a pessoa saia por si só, sem precisar pedir. Deixa que se aproveitem dele. Tem um colega no trabalho que tem o mesmo nível hierárquico, mas o tal colega teima em dar ordens e o cara que é passivo obedece. Ele costuma usar as frases: “Não quero incomodar. Não vou tomar seu tempo“. Tem a postura encolhida. Culpa a si próprio por tudo, precisa de aprovação, cede facilmente. Até é simpático, mas, cá pra nós, é uma simpatia que causa muita angustia interna.

Agressivo

O segundo tipo de comportamento é o agressivo. Esse todo mundo conhece. Ele não pensa duas vezes pra levantar o dedo na cara do outro, pois tem necessidade de dominar. Ele menospreza e deprecia o outro. Furou a fila na frente dele, ele dá um grito que parece que mataram alguém. Se o colega pede pra ele fazer alguma coisa, ele já manda o colega para aquele lugar. É autoritário, intolerante, dono da verdade.

Passivo / Agressivo

Agora, o tipo mais curioso. Esse é aquele que consegue ser agressivo na “maciota”. Ele usa a ironia. Ele te agride contado uma piadinha. Ele te irrita, mas diz “só estou brincando”. Esse é aquele que vira para você e fala assim: “Nossa, tô vendo que suas férias foram mesmo muito boas, só que a geladeira não tirou férias”. Esse é o jeitinho “simpático” e passivo/agressivo de te chamar de gordo na sua cara. É o tipo de pessoa que não olha muito pra você, vira os olhos, é lacônico, dá indiretas, é sarcástico. E nem percebe que é manipulador. Faz chantagem emocional, distorce as palavras do outro.

Assertivo

Por fim, o comportamento mais adequado é o assertivo. Esse é aquele que quando lhe furam a fila   consegue se posicionar e falar com a pessoa com toda tranquilidade e elegância. É aquele que sabe negociar. É transparente pra falar e sabe ouvir. Sabe ouvir criticas sem partir para o ataque pessoal. Tem a postura segura e comedida. Trata as pessoas com respeito. Aceita acordos. Vai direto ao ponto sem ser áspero.

Não digo que as pessoas tenham só um tipo de comportamento. Muitas vezes você foi agressivo com o colega de trabalho, mas acabou sendo passivo em casa. Mas essa flexibilidade só indica que é possível mudar um comportamento que não está valendo a pena. Ou seja, podemos desenvolver assertividade.

Não desenvolver assertividade acaba provocando o pior: você não consegue se sair bem em situações importantes, isso joga sua autoestima lá para baixo. A baixa autoestima gera outro comportamento inadequado, que gera reação negativa nas outras pessoas, que gera uma auto depreciação e novamente o comportamento inadequado. Ou seja, não acaba nunca! O comportamento não assertivo é uma bola de neve que se retroalimenta.

Porque é desejável ser assertivo?

Quanto mais assertivo você for, melhor vai lidar com os confrontos, terá menos estresse, mais confiança em você mesmo, saberá agir com mais tato, melhorará sua credibilidade, saberá lidar com as tentativas de manipulação, chantagem emocional, bajulação etc. Enfim, vai se sentir melhor e contribuir para que os outros também se sintam melhor.

Como aprender assertividade?

Uma dica importante é mudar o DIÁLOGO INTERIOR, de negativo para positivo. Aprender a monitorar sua conversa interna.
A outra dica é desenvolver a AUTOESTIMA. Descobrir que você merece respeito, descobrir seu valor como ser humano.

Estas novas atitudes podem ser desenvolvidas por meio de técnicas que vêm sendo elaboradas por psicólogos pesquisadores e a gente aplica em consultório, na terapia.

Na clínica, o psicólogo trabalho muito com isso. Recebemos muitas queixas de pessoas que vem para a terapia porque estão se sentindo pra baixo, não conseguem se colocar para o marido, ele sai com os amigos toda santa semana e ela lá em casa se sentindo uma boba.

Um tipo de caso que recebo muito é a pessoa que ficou responsável em cuidar dos pais idosos, mesmo tendo vários outros irmãos toda família achou muito confortável jogar tudo nas costas de um coitado só. Permitir que isso aconteça é falta de assertividade.

Você percebe a falta de assertividade em frases como “Não posso reagir mal quando alguém faz uma brincadeira comigo, porque vou perder o amigo”.

Outros consideram que não tem o direito de tomar o tempo valioso do outro. O tempo do outro sempre mais valioso que o seu, então fala até mais rápido para que o outro não perca tempo. Cede sua vez, mesmo quando tem direito. Tudo isso é falta de assertividade.

Como também a pessoa que acha que não deve incomodar os outros pedindo alguma coisa. A pessoa que acha que não se deve nunca entrar em conflito com os outros, mesmo quando têm razão. Tudo isso é falta de assertividade, porque muitas vezes, se você não se coloca, o outro ocupa um espaço maior do que lhe é devido, ou seja, as pessoas montam mesmo.

Você é assertivo?

Pense em você, em quantas vezes não engoliu sapos porque não disse o que deveria ter dito. Quantas vezes você fez coisas que te prejudicaram porque não conseguiu dizer “não”.

O mais importante é pensar agora sobre esse assunto e finalmente aprender a ser assertivo para ter mais da famosa inteligência emocional, mas principalmente para conseguir ter relacionamentos mais autênticos, tanto na vida pessoal como na profissional. E a única forma de ser feliz é você conseguindo ser você mesmo.

Um ponto extremamente importante, dentro do processo de aprender a ser mais assertivo é a empatia, ou seja, aceitar o outro. Você só vai conseguir ser assertivo se aceitar a assertividade do outro. Se você ficar melindrado e achar que o outro é grosso toda vez que ele for assertivo você vai limitar seu crescimento. Você só vai expressar a sua própria incompetência. Pense bem nisso!

Comunicação assertiva

A comunicação assertiva é transparente, honesta, objetiva e de mão dupla. Ou seja, o assertivo também aceita quando o outro é assertivo com ele, quando dizem as coisas de forma clara e objetiva.

Não gostaram do seu trabalho, não se sinta melindrado se falam sobre isso contigo, aceite. Mesmo porque não é saudável ter a pretensão de ser perfeito, você sabe que a vida é um eterno aprendizado, então agradeça a critica e corra para não errar mais. Ou, se a critica não proceder, saiba como não ouvir. Isso mesmo! Porque a gente precisa ouvir todo mundo? Os outros também erram.

Um exemplo do que é ser assertivo: Você chega ao seu prédio e encontra um carro estacionado na frente de sua vaga. O que você faz? Fica lá esperando até alguém aparecer? Se fizer isso você foi passivo. Ou você tira o zelador da cama e arma o maior barraco? Se fizer isso você foi agressivo. Então como é ser assertivo? E chamar o proprietário do carro e dizer: “Imagino que você deva ter alguma razão para colocar seu carro justamente na frente do meu. Mas não considero justo você impedir minha saída. Por gentileza, gostaria que você manobrasse seu carro para que eu possa sair”.

Assertividade é um direito

É claro que assertividade é um direito, não uma obrigação. É um direito que te dá uma série de vantagens. Mas você tem também o direito de não ser assertivo. Vamos dizer que você sabe que o vizinho deixou o carro dele na frente do seu porque ele foi demitido e chegou em casa arrasado e nem sabia mais o que estava fazendo. Por mais que ele esteja errado, talvez seja mais interessante você não criar mais problemas na vida dessa pessoa e aí você pode decidir, conscientemente, deixar essa pra lá. Assim, tudo bem, porque foi uma opção sua. Você pensou e decidiu não entrar na briga, fez com consciência. Está ótimo. Prejudicial   é quando você não é assertivo por medo. Assertividade está diretamente relacionada ao medo. Medo de não ser aceito, medo do outro. Medo de ser atacado. Medo de se expor. Medo de passar ridículo.

Passos para aprender assertividade

-Saber o que quer e aonde quer chegar.

-Se você não sabe aonde quer chegar, vai acabar chegando onde não quer. Seja claro com você mesmo, seja firme, direto e seguro. Mas, como saber o que quer? Uma boa dica é se conhecendo, conhecer seus sentimentos, pensamentos, seus desejos, identificando quais são os seus valores.

-Partir de um pensamento positivo.

-Se você tiver expectativas altas, os resultados também vão ser altos. Mas com expectativas pequenininhas você vai conseguir isso mesmo e vai se frustrar por receber tão pouco da vida.

-Ser proativo.

-Ser proativo é observar com antecedência quais os possíveis problemas que possam aparecer. Você pode planejar e não permitir que esses problemas apareçam.

Resumindo: uma pessoa que sabe o que quer, acredita na sua capacidade e age proativamente, assume a responsabilidade por sua própria vida e está pronta pra se tornar uma pessoa assertiva.

Quer uma mãozinha em seu processo de auto aprimoramento? Conte com um psicólogo



segunda-feira, 12 de dezembro de 2016

VEJA 10 DICAS PARA FUGIR DAS GAFES DURANTE A 'FESTA DA FIRMA'





Com o fim do ano chegando, a festa ou confraternização da empresa e o amigo secreto passam a ser os principais assuntos no ambiente de trabalho. Mas o momento de comemoração pode ser tornar um grande pesadelo se o profissional não se comportar de maneira adequada.


Beber todas e dar vexame ainda é um dos casos mais comuns. Comer além da conta e paquerar demais também estão entre os erros mais cometidos.

Especialistas ouvidos pelo G1 listaram 10 dicas para evitar gafes e situações constrangedoras durante a 'festa da firma'.

"É uma ótima oportunidade para ampliar sua rede de relacionamento", afirma Danielle Borin, associate da Havik, consultoria de recrutamento e desenvolvimento de talentos.

A consultora de imagem pessoal e corporativa Luciana Ulrich lembra que o evento é um compromisso profissional e excessos devem ser evitados. "Mesmo sendo um momento de descontração a festa é dentro de um ambiente profissional e o funcionário não pode esquecer que deve manter a postura profissional e evitar ao máximo situações que não serão esquecidas facilmente pelos seus colegas e com certeza atingirá sua imagem".


1) Beber todas


Beber demais já não é uma atitude muito indicada normalmente, ainda mais durante a festa ou confraternização da empresa. O funcionário pode se empolgar com a oferta de bebidas e passar da conta, e o resultado será um grande vexame. "Beber com moderação pode evitar situações constrangedoras", alerta Danielle.


2) Falar mal da empresa e de colegas ou cobrar feedbacks


"É constrangedor aproveitar a oportunidade para dar feedback ou tirar a limpo situações delicadas", afirma Danielle. Falar mal da empresa, de colegas de trabalho ou do chefe também são assuntos vetados.


3) Comer como se fosse a última ceia


A maioria das confraternizações tem um cardápio muito atraente, com diversas opções, mas isso não justifica uma 'corrida' para colocar tudo no prato e comer como se fosse a última refeição da vida. "O mais indicado é comer em porções pequenas e repetir quantas vezes quiser", afirma a consultora de imagem e especialista em etiqueta empresarial Romaly de Carvalho.


4) Roupa inadequada


Segundo todas as especialistas, os profissionais não devem abusar na hora de montar o 'look' da festa ou confraternização de fim de ano. Roupas menos formais são bem-vindas, mas nada de usar roupa de balada ou de casamento, por exemplo. "O profissional deve se destacar pela sua elegância e competência e não pela roupa errada", afirma Luciana.


5) Cobertura em tempo real


Os profissionais podem postar fotos da festa nas redes sociais, mas sem exageros. Não é necessário fazer uma cobertura em tempo real, com imagens de tudo o que acontece e de todos que estão presentes. De acordo com Romaly, o colaborador não deve postar saber se quem está na imagem quer aparecer na internet. Fotos de colegas de trabalho com copos na mão ou dançando não são indicadas.


6) Paquerar demais

"O profissional deve se lembrar que mesmo sendo uma festa, um momento de descontração, ele está no seu ambiente de trabalho e tem que manter sua postura profissional", afirma Luciana. Os colaboradores podem 'se conhecer melhor', mas os outros passos para um possível relacionamento devem ser dados fora do trabalho.


7) Puxar saco do chefe


Puxar o saco não é uma boa prática em qualquer situação e na confraternização de fim de ano a situação não muda. O profissional pode falar com o chefe ou com colegas que tem menos contato, mas não deve usar a situação para tentar se promover ou 'aparecer' para a chefia. "Aproveite para interagir com seus colegas, falar de assuntos que não sejam de trabalho", diz Luciana.


8) Dançar como se não houvesse amanhã

Todos podem se divertir na festa, mas o funcionário sempre deve lembrar que tudo o que foi feito será lembrando pelos colegas no dia seguinte. Dançar como se estivesse na balada ou em um churrasco com amigos não são as melhores opções. "Os bons modos e o bom senso devem sempre prevalecer", afirma Romaly.


9) ‘Forçar a amizade’ com desconhecidos


Muitos profissionais aproveitam a confraternização para fazer networking e conhecer melhor colegas que não são tão próximos. Essa atitude é ótima e pode até promover saltos na carreira futuramente, mas não justifica forçar uma aproximação ou uma conversa. "Tem que saber o que falar. A pessoa pode ser simpática, cumprimentar e falar sobre o que faz na empresa", ressalta Romaly.


10) Levar ‘convidados’ que não foram chamados


Somente devem comparecer as pessoas que foram realmente convidadas. Danielle lembra que o funcionário deve seguir o que o convite especificar. "Se a família do profissional foi convidada, ele pode levar sua esposa ou marido e filhos, mas nada de levar mais pessoas, como sogra, sobrinhos e amigos", alerta Luciana.






sexta-feira, 9 de dezembro de 2016

SECRETARIADO



O secretário precisa estar totalmente sintonizado com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O Secretário moderno precisa e quer ser auxiliado, igualmente moderna, atualizado e comprometido, que saiba aperfeiçoar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto. As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparado para estes novos desafios."


Definição Secretariado é o conjunto de assessores diretos de uma determinada pessoa que ocupa um cargo de grande importância e complexidade em uma administração pública ou privada. O profissional de Secretariado Executivo Bilíngue é gerenciador de informações e serviços, assessor qualificado, fluente em dois idiomas, hábil comunicador, conhecedor de informática avançada, organizado, ativo e discreto.

Técnicas De Secretariado

1. Planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados:

1.1 Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações;

1.2 Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;

1.3 Organizar deslocações efetuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas.

2. Assegurar a comunicação da chefia /direção com interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira:

2.1 Receber chamadas telefônicas e outros contatos, efetuando a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/direção, ou encaminhando para outros serviços;

2.2 Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista;

2.3 Contatar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e informações da chefia/direção.

3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direção:

3.1 Selecionar, registar e entregar à correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;

3.2 Providenciar a expedição da correspondência da chefia/direção; 3.3 Redigir cartas/ofícios, memorandos, notas informativas e outros textos de rotina administrativa, a partir de informação fornecida pela chefia/direção, em língua portuguesa ou estrangeira;

3.4 Efetuar o processamento de texto da correspondência e de outra documentação da chefia/direção;

3.5 Efetuar traduções e retroversões de textos de rotina administrativa;

3.6 Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de arquivo.

4. Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado:

4.1 Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existências, detectando faltas e providenciando pela sua reposição;

4.2 Organizar processos, efetuando pesquisas e selecionando documentação útil a pedidos externos e internos de informação;

4.3 Elaborar e atualizar ficheiros de contatos bem como outro tipo de informação útil à gestão do serviço.

COMPETÊNCIAS CONHECIMENTOS

1. Língua portuguesa.

2. Língua inglesa ou francesa e outra língua estrangeira.

3. Noções de organização e administração de empresas/serviço público.

4. Organização do trabalho e gestão do tempo. 

5. Noções básicas de legislação laboral, fiscal e comercial. (Apresentações, base de dados, agenda eletrônica, correio eletrônico e Internet)

6. Informática na óptica do utilizador (processamento de texto, folha de cálculo)


7. Tipologia e circuitos de documentação.

8. Organização e arquivo de documentação.

9. Comunicação e relações interpessoais.

10. Atendimento e protocolo.

1. Tradução e retroversão de textos de rotina administrativa.
12. Organização e preparação de reuniões.

13. Segurança, higiene e saúde aplicadas à atividade profissional.
14. Materiais e equipamentos de escritório.

15. Noções básicas de normas de sistemas de gestão da qualidade.
16. Utilizar numa perspectiva global os materiais e equipamentos necessários à execução do trabalho administrativo.

17. Aplicar as técnicas de organização e gestão do trabalho na preparação da rotina diária e mensal da direção/chefia e do secretariado.

18. Utilizar as aplicações informáticas e a Internet na elaboração, organização e pesquisa de informação.

19. Utilizar as técnicas de registo e expedição de correspondência e de outra documentação.

20. Identificar os diferentes tipos de documentos e o circuito da documentação.

21. Aplicar as técnicas de classificação, codificação e indexação de documentação na organização e manutenção do arquivo.

2. Aplicar as competências linguísticas na comunicação e na redação de correspondência e de outra documentação, em língua portuguesa e em língua estrangeira.

23. Utilizar as técnicas de tradução e retroversão de textos de rotina administrativa.

24. Aplicar as técnicas de protocolo empresarial/institucional no apoio a reuniões e outros eventos.

25. Aplicar as técnicas de organização e pesquisa da informação.

26. Identificar necessidades de material de apoio e utilizar os procedimentos adequados com vista à sua reposição.

27. Organizar o posto de trabalho de forma a permitir responder às solicitações da chefia/direção e do público interno e externo à empresa ou serviço público.

28. Comunicar assertivamente com os públicos, tendo em conta os objectivos e a cultura da empresa ou serviço público.

29. Facilitar o relacionamento com interlocutores diferenciados.

30. Promover um clima de confiança nas relações desenvolvidas no seio da empresa.

31. Tomar iniciativa na resolução de situações concretas com recurso à criatividade, inovação, espírito crítico e qualidade.

· Segurança, higiene e saúde no trabalho.

· Desenvolvimento pessoal, profissional e social.

DOMÍNIO CIENTÍFICO-TECNOLÓGICO · Organização e administração de empresas

· Organização do trabalho e gestão do tempo

· Legislação laboral

· Legislação fiscal · Legislação comercial

· Informática (introdução à informática na óptica do utilizador; aplicações de secretariado; Internet)

· Documentação e circuitos administrativos

· Técnicas de arquivo e documentais

· Comunicação e relações interpessoais

· Língua portuguesa aplicada à função (técnica; comercial; protocolar)

· Atendimento e protocolo

· Inglês ou francês técnico e outra língua estrangeira técnica

· Técnicas de tradução e retroversão.

· Normas de sistemas de gestão da qualidade.

Obs. Os cursos de formação profissional nesta área devem integrar uma componente teórica e uma componente prática a desenvolver em contexto de formação e em contexto real de trabalho.

Requisitos de uma secretária eficaz

Longe vão os tempos em que uma secretária ficava no escritório sentado o dia todo a desenvolver unicamente tarefas rotineiras e de baixo valor acrescentado para a empresa como o atendimento telefónico, a datilografia de cartas, a marcação de viagens, ou até, o serviço de cafés. Estes tipos de tarefas ainda fazem parte das atividades de uma secretária, mas estão longe de serem as principais atribuições dessa nova profissional.

A secretária do século XXI mantém um papel cada vez mais ativo e importante no desenvolvimento e sucesso da empresa. Ela deverá ser como uma “sombra” do seu diretor e o principal elo de contato entre a empresa e os clientes internos (funcionários e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores).

Por isso, a secretária deverá ter alguns requisitos essenciais para desenvolver as suas importantes funções da forma mais eficiente possível. Competências a nível de organização pessoal, flexibilidade, domínio de línguas e das novas tecnologias, assim como uma personalidade ativa e cativante são imprescindíveis para ser uma excelente profissional nesta área.

Fique agora a conhecer mais a fundo outros dos requisitos essenciais para ser uma secretária eficaz:

Boa capacidade de comunicação

Grande parte das funções de uma secretária passa por conseguir comunicar eficientemente com o seu superior hierárquico, assim como com os restantes executivos internos ou até externos à empresa. Muitas das vezes a secretária é o primeiro elo entre quem tenta entrar em contado com as chefias, devendo por isso saber comunicar e prestar um bom atendimento ao cliente.

Boas competências técnicas

A secretária dos tempos modernos precisa estar familiarizada com a utilização de equipamentos de escritório, tais como fotocopiadoras, máquinas de fax, computadores pessoais, entre outros. Parte das tarefas da secretária são feitas com recurso ao computador, sendo fundamental que saiba trabalhar com determinado software, que depende das necessidades específicas de cada empresa e gestores.

Uma secretária está, por exemplo, encarregue de manter a agenda do seu diretor atualizada e de marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens. As suas principais funções envolvem também redigir relatórios, apresentações e outros documentos. Um dos problemas diários mais importantes de uma secretária é o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer não só boas capacidades de sistematização de processos, como também de organização pessoal.

Boa gestão de tempo e tarefas

Uma secretária eficiente precisa de saber gerir todas as suas tarefas, quer sejam diárias, semanais ou a até de longo prazo. A secretária deve saber administrar e estabelecer os assuntos prioritários que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu superior. Entre essas tarefas podemos encontrar: separar e organizar o trabalho do dia, assim como o trabalho que se encontra pendente ou atrasado; dar apoio a reuniões e certificar-se que está tudo organizado para o bom funcionamento destas; Fazer o levantamento da correspondência e dos telefonemas urgentes; Determinar prazos para a assinatura de cartas, cheques ou faturas.

Concluindo, uma boa secretária tem a capacidade de efetuar as suas tarefas rotineiras, mas estar também preparada para resolver todos os imprevistos que vão acontecendo ao longo do dia. A função de secretariado está assim a ficar cada vez mais exigente, sendo esperado que uma secretária possua determinado número de competências e também domínio em áreas como procedimentos comerciais, gestão financeira e até em assuntos legais. A mentalidade das empresas também está a mudar. Hoje em dia as empresas começam a ter consciência que é essencial apostar e investir na formação deste tipo de profissionais.