FRASES DO DIA

quinta-feira, 6 de novembro de 2014

MANEIRAS DE POUPAR SEU TEMPO USANDO PLANEJAMENTO




Tendemos a acreditar que os recursos necessários para a realização de um bom trabalho administrativo possuem relação única com pessoas, dinheiro, maquinário, matéria prima e outros meios materiais óbvios.

Geralmente nos esquecemos de um dos recursos mais importantes, o tempo.

O tempo deve ser a base do seu planejamento, isto por que, trata-se de um recurso insubstituível, ao contrário daqueles que são materiais.

Se uma das máquinas da empresa para de funcionar, podemos substituí-la por uma melhor, se uma encomenda não chega, mandamos buscar outra, e se o prédio pega fogo, a seguradora paga, mas o seu tempo perdido não tem volta, e por isso ele é  tão valioso.

Poupar tempo com planejamento

Selecionamos, então, dez maneiras de poupar o seu tempo com um planejamento bem feito. Acompanhe as dicas abaixo e mantenha um desafio semanal de programar as suas atividades a serem realizadas com antecedência.

Você verá que os seus dias serão muito mais produtivos e planejados. Confira as dicas:

01 - Comprometa-se com suas metas

Todos nós temos metas de desenvolvimento a serem conquistadas a cada ano, e por isso é importante traduzi-las em listas de afazeres.

Criando uma destas listas você poderá visualizar melhor a trajetória que deverá ser percorrida, e correrá menos risco de perder o foco.

Organize as suas principais metas por meses, semanas e dias. Faça de uma forma que seja fácil entender os objetivos, planejar as ações e executá-las no tempo certo.

02 - Planeje seus afazeres diários no início de cada semana

Separe de 10 a 20 minutos do seu dia no início da semana para criar uma lista de afazeres.

Para facilitar este processo, organize seus objetivos em 3 categorias: A, B, e C, de acordo com a sua importância ou nível de urgência.

A intenção é determinar suas prioridades, a categoria A possui os afazeres mais importantes, a B os intermediários e a C inclui os afazeres que podem esperar um pouco mais, sem grande urgência

03 - Faça uma coisa de cada vez

Realizar diversas tarefas de uma só vez leva muito tempo e geralmente não resulta em nada. Estipule um prazo para a realização de cada tarefa e mantenha o foco para cumpri-la.

Focar nas metas individualmente é a melhor forma de resolver todos os seus problemas de forma eficiente e eficaz. Quem tenta fazer demais, acaba fazendo muito pouco e com pouquíssima qualidade.

04 - Pratique a regra do 80/20

Você pode se sair muito bem aplicando apenas 20% do seu esforço numa tarefa, a fim de alcançar 80% do que foi planejadoNem sempre o trabalho duro, durante muitas horas, sob grande stress nos favorece. É preciso saber dosar a intensidade das nossas atitudes a fim de colher um melhor resultado no futuro.

05 - Evite abrir e-mails que não condizem com o trabalho

Você pode perder muito tempo abrindo e respondendo e-mails que só fazem com que você desperdice seu tempo e termine o seu dia frustrado.

Estipule uma pequena parte do seu tempo, possivelmente na sua hora de folga pós-almoço, ou no início do seu trabalho, para responder e-mails de amigos, familiares etc.

Não comprometa o seu tempo precioso de trabalho com distrações e informação inútil. Planejamento é tudo na hora de definir prioridades.

06 - Estabeleça regras para seus funcionários

Já que você está cuidando melhor do seu tempo, cuide para que seus funcionários não percam o tempo deles também.

Estabeleça regras claras para que eles possam se sentir mais independentes na sua ausência. Crie autonomia no seu setor para que mais problemas possam ser resolvidos quando você não estiver disponível. 

07 - Seja claro em suas regras

Pense numa maneira de ser claro em relação às suas regras para não ter que ficar dando explicações por mais de uma vez.

Evite parar suas atividades para explicar ou mostrar algo para seus funcionários, ou mesmo sua família, quando trabalhar em casa.

Economize o seu tempo e foque naquilo que precisa ser feito imediatamente. Estabeleça regras claras para que respeitem o seu momento produtivo.

08 - Dê atenção a cada detalhe do seu dia

Jamais deixe pra depois um detalhe do dia que poderia ser resolvido com duas ou três palavrinhas suas.

Ao contrário do que pode parecer, solucionar pequenos detalhes rapidamente evita que eles se tornem grandes problemas, como o acúmulo de tarefas.

09 - Carregue material de trabalho onde for

Torne o seu dia mais produtivo levando consigo material de trabalho que pode ser lido e resolvido enquanto está em uma fila de espera, por exemplo.

Mas tome cuidado para o trabalho não atrapalhar seus momentos de lazer e descanso. Esta dica só vale para quando você estiver fora do escritório, mas no horário de expediente. Em uma longa viagem, por exemplo.

10 - Programe o seu celular

Para evitar atrasos, ou para se lembrar de questões importantes, programe o seu celular para disparar lembretes.

Hoje em dia existe uma infinidade de aplicativos que podem ajudá-lo nesta tarefa. Escolha aquele que melhor se adequar às suas necessidades e faça da tecnologia uma aliada do seu planejamento diário.

O que você achou destas dicas? Tem alguma sugestão que se encaixe nesta lista? Deixe um comentário abaixo com sua opinião, participe!