FRASES DO DIA

quinta-feira, 22 de agosto de 2013

PRINCÍPIOS PARA A GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS



A gestão de processos organizacionais se baseia em alguns princípios que norteiam o desenvolvimento das ações e encontram-se representados a seguir;

I. Satisfação dos clientes: um processo projetado corretamente considera as necessidades, perspectivas e requisitos dos clientes internos e externos. É preciso conhecê-los para que o processo seja projetado de modo a produzir resultados que satisfaçam as necessidades do cliente.

II. Gerência participativa: a liderança deve procurar conhecer e avaliar a opinião dos seus colaboradores envolvidos no assunto em questão. Esse aspecto é importante para que as ideias sejam discutidas e o melhor desempenho seja alcançado para um processo.

III. Desenvolvimento humano: é com base no conhecimento, nas habilidades, na criatividade, na motivação e na competência das pessoas que se pode chegar à melhor eficiência, eficácia e efetividade. O sucesso das pessoas, por sua vez, depende cada vez mais de oportunidade para aprender e de ambiente favorável ao pleno desenvolvimento de suas potencialidades.

IV. Metodologia padronizada: é importante ser fiel aos padrões e à metodologia definida, que poderá ser constantemente melhorada, e persistir na sua aplicação, para evitar desvios de interpretação e alcançar os resultados esperados.

V. Melhoria contínua: o comprometimento com o aperfeiçoamento contínuo é o principal objetivo da gestão de processos organizacionais. A melhoria do desempenho dos processos com foco no resultado deve ser um dos objetivos permanentes da organização.

VI. Informação e Comunicação: disseminar a cultura, divulgar os resultados e compartilhar a informação internamente é fundamental para o sucesso da gestão de processos.

VII. Busca de excelência: no caminho para a excelência os erros devem ser minimizados e as suas causas eliminadas, mas sempre considerados como a melhor oportunidade de acerto. É preciso a definição clara do que é certo para se traçar os objetivos da gestão de processos organizacionais.
OBJETIVOS DA GESTÃO DE PROCESSOS

A gestão de Processos Organizacionais  tem como objetivo a implementação de rotinas que promovam a sistematização, monitoramento, avaliação e implantação de melhorias nos diferentes processos organizacionais desenvolvidos, no cumprimento de sua missão institucional, e compreende:

I. Conhecer e mapear os processos organizacionais desenvolvidos pela e disponibilizar as informações sobre elas, promovendo a sua uniformização e descrição em manuais;

II. Identificar, desenvolver e difundir internamente metodologias e melhores práticas da gestão de processos;

III. Promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos organizacionais, de forma contínua, mediante a construção de indicadores apropriados;

IV. Implantar melhorias nos processos, visando a alcançar maior eficiência, eficácia e efetividade no seu desempenho.

A implementação permanente da gestão de processo contribuirá para:

I. Proporcionar um modelo de gestão integrado, a partir de uma visão sistêmica dos processos, com foco em resultados, referenciados nas necessidades de todos os envolvidos e nas diretrizes estratégicas da Secretaria;

II. Difundir o conhecimento institucional, com a disponibilização de informações sobre os processos desenvolvidos;

III. Otimizar a utilização dos recursos, sejam materiais, humanos ou financeiros, no desempenho das suas atribuições;

IV. Subsidiar a identificação das competências requeridas para a operacionalização dos processos, promovendo a alocação adequada dos profissionais, segundo o seu perfil;

V. Orientar eventuais propostas de revisão da estrutura organizacional, visando a melhor operacionalização dos processos;

VI. Criar condições para promover adequações decorrentes de mudanças no ambiente externo.


A figura abaixo ilustra os diversos objetivos que podem ser focados com a gestão de processos organizacionais:


BASES CONCEITUAIS

Há sempre um modo complicado de abordar as coisas  mais simples e um modo mais simples de abordar as  coisas mais complicadas. Eu prefiro o segundo estilo.  Hélio Beltrão

4.1  Gestão de Processos

Toda organização desenvolve, no seu cotidiano, inúmeras atividades rotineiras, que levam à produção dos mais variados resultados na forma de produtos e serviços. Tais atividades, devido à sua natureza e à dos resultados gerados, podem ser enquadradas na forma de processos organizacionais que, de forma integrada, trabalham no sentido de promover a consecução dos objetivos principais da organização, diretamente relacionados a sua missão.

A Gestão de Processos Organizacionais significa que os processos da estão sendo monitorados avaliados e revisados, com foco na melhoria e no alcance dos objetivos da organização.

4.2 Processo Organizacional  

Processo organizacional é um conjunto de atividades logicamente inter-relacionadas, que envolve pessoas, equipamento, procedimentos e informações e, quando executadas, transformam entradas em saídas, agregam valor e produzem resultados repetidas vezes.

Esse conceito traz a ideia de processo como fluxo de trabalho – com insumos e produtos/serviços claramente definidos e atividades que seguem uma sequência lógica e que dependem umas das outras numa sucessão clara – denotando que os processos têm início e fim bem determinados e geram resultados para os clientes internos e usuários do serviço.

Um processo organizacional se caracteriza por:
  • Ter claras as fronteiras (Início e Fim) e seu objetivo;
  • Ter claro aquilo que é transformado na sua execução;
  • Definir como ou quando (circunstância) uma atividade ocorre;
  • Ter um resultado específico;
  • Listar os recursos utilizados para a execução da atividade;
  • Ter gerenciabilidade, ou seja, responsável definido e problemas conhecidos e acompanhados;
  • Ter efetividade quanto às relações com usuários e fornecedores e seus requisitos são claramente definidos;
  • Ter transferibilidade, ou seja, ser devidamente documentado;
  • Ser mensurável, possuindo pontos de controle e medidas de eficácia/eficiência;
  • Ter alterabilidade por meio de mecanismos de feedback para melhoria; 
  • Permitir o acompanhamento ao longo da execução. 

Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para agregar valor.


4.3 Categoria de Processos

Os processos organizacionais são classificados em três categorias:

4.3.1 Processos Gerenciais

São aqueles ligados à estratégia da organização. São processos gerenciais ou de informação e de decisão, que estão diretamente relacionados à formulação de políticas e diretrizes para o estabelecimento e consecução de metas; bem como ao estabelecimento de métricas (indicadores de desempenho) e às formas de avaliação dos resultados Manual de Gestão de Processos Organizacionais alcançados interna e externamente (planejamento estratégico, gestão por processos e gestão do conhecimento são exemplos de processos gerenciais).

4.3.2 Processos Finalísticos

Referem-se à essência do funcionamento da oranização. São aqueles que caracterizam a atuação e recebem apoio de outros processos internos, gerando o produto/serviço para o cidadão-usuário. Os processos organizacionais enquadrados nesta categoria estão diretamente relacionados ao objetivo da empresa. Em um Órgão Público, um típico processo finalístico poderia ser o de Prestação de Serviços ao Cidadão (emissão de certidões e/ou alvarás, pagamentos, fiscalização e outros).

4.3.3 Processos de Apoio

Geralmente, produzem resultados imperceptíveis ao usuário, mas são essenciais para a gestão efetiva da organização, garantindo o suporte adequado aos processos finalísticos. Estão diretamente relacionados à gestão dos recursos necessários ao desenvolvimento de todos os processos da instituição. Os seus produtos e serviços se caracterizam por terem como clientes, principalmente, elementos pertinentes ao sistema (ambiente) da organização (contratação de pessoas, aquisição de bens e materiais, desenvolvimento de tecnologia da informação e execução orçamentário-financeira).

Dentre os processos finalísticos e de apoio encontram-se processos denominados processos críticos que são aqueles de natureza estratégica para o sucesso institucional.


Características básicas das duas categorias de Processo:


4.4 Hierarquia de Processos

Hierarquicamente, os processos podem se apresentar da seguinte forma:

I. Cadeia de Valor Agregado: Processos Superiores que apresentam uma macro-visão. Exemplo: 


II. Macro-Processo: É um processo que geralmente envolve mais de uma função organizacional e cuja operação tem impacto significativo no modo como a instituição funciona. Exemplo:



III. Processo: É um conjunto de operações de alta complexidade (sub-processos, atividades e tarefas distintas e interligadas), visando cumprir um objetivo organizacional específico. Exemplo:


IV. Sub-processo: É um conjunto de operações de média e alta complexidade (atividade e tarefas distintas e interligadas), realizando um objetivo específico em apoio a um processo. Exemplo: 


V. Atividades: São operações ou conjuntos de operações de média complexidade que ocorrem dentro de um processo ou sub-processo, geralmente desempenhadas por uma unidade organizacional determinada e destinada a produzir um resultado específico. Exemplo: 


VI. Tarefas: Conjunto de trabalhos a serem executados, envolvendo rotina, dificuldades, esforço ou prazo determinado; nível imediatamente inferior a uma atividade. Exemplo: 





A figura a seguir demonstra essa hierarquia:




A aplicação do Manual de Gestão de Processos pode-se dar em qualquer uma das categorias de processo mencionadas, a depender do escopo de atuação definido pelos responsáveis pelo trabalho.




MANUAL DE GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
Francisco Xavier de Oliveira