terça-feira, 30 de agosto de 2016

ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO: DO AGENTE PÚBLICO AO AGENTE POLÍTICO



Autor: Acimarleia Freitas

O comportamento e o caráter dos seres humanos é um estudo da moral e da ética. Busca expor o que causa, a cada sujeito, determinado jeito de agir. A ética estuda os valores que conduzem os relacionamentos interpessoais, como as pessoas se posicionam na vida, e de que modo elas vivem em harmonia com as outras. 

A ética distinguir-se de moral, uma vez que, a moral é pautada em regras, normas e tradições culturais. Já a ética é o jeito de agir das pessoas. A filosofia ética de Kant, parte do pressuposto que é natural do ser humano ser capaz de praticar os mais nefastos atos, tais como, ser egoísta, ambicioso, destrutivo, agressivo, cruel, ávido de prazeres que nunca são saciados e pelos quais matam, mentem e roubam.

Ao considerar a ética de Kant, verifica-se que se trata de uma teoria sobre a ação do homem que deseja constituir o que é sensato de modo universal. Segundo Shaui M. (2006)Para que haja comportamento ético, é preciso que tenha o agente consciente, ou seja, aquele que diferencia o bem e o mal, correto e incorreto, lícito e ilícito. Consciência e responsabilidade são condições indispensáveis da vida ética.

Consciência e responsabilidade são qualidades essenciais à ética. O ser humano aprende a ter consciência ética, como a educação e a cultura são aprendidas, sendo assim, na administração pública a ética, pode ser desenvolvida junto aos servidores públicos, ocasionando deste modo, transformação na gestão pública que deve ser notada pelo cidadão que dela se utiliza.


Por que deve haver ética em uma organização? Para gerar confiança na equipe; para realizar serviços com qualidade respeitando o cidadão que necessita do serviço público; gerar maior produtividade, de forma sempre honesto. Espera-se, dentro da perspectiva ética, que as pessoas dentro de uma organização, apresentem um caráter ativo e não apenas passivo. Há uma diferença entre se comportar bem e agir bem.

No serviço público, a questão da ética, está pautada no comportamento dos servidores que estão em cargos públicos, seja ele comissionado ou efetivo. Tais indivíduos devem agir de acordo com um padrão ético, expondo valores morais no seio da sociedade.

Quando a sociedade elege para um cargo público, um candidato para funções do poder executivo ou legislativo, esta sociedade está depositando confiança a este agente político. Desta forma espera-se que estes desempenhem as atividades as quais foram eleitos nos moldes dos padrões éticos. Da mesma forma, o servidor público, que adquire sua colocação através de concurso público, precisa adotar o compromisso de promover a igualdade social, de desenvolver a cidadania e de reforçar a democracia, agindo sempre de forma ética.

Um servidor seja ele, técnico ou agente político, do mais auto ao menor dentro da organização, deve desempenhar duas atividades no setor público tendo a capacidade de pensar de forma estratégica, inovadora, organizar formas eficazes, eficientes e efetivas de trabalho.

No atual cenário nacional, em que manifestações se espalham por todo país e a população exige das autoridades uma postura ética, percebe-se que a ética necessita ser incrementada para dá prosseguimento ao método de melhoria do serviço público brasileiro, com ênfase no aprimoramento dos agentes públicos e, mais especificamente dos agentes políticos.

Acesso em 22/07/2013. URL:                                                                           http://blogdefilosofiadowolgrand.blogspot.com.br/2011/05/o-pensamento-etico-de-kant-ou-etica-do.html

CHAUÍ, Marilena. Convite a Filosofia. São Paulo: Editora Ática, 2006.


CHAUÍ, Marilena Filosofia - A ÉTICA DE KANT, Ed. Ática, São Paulo, ano 2000, pág. 170-172.

segunda-feira, 29 de agosto de 2016

TÉCNICAS SECRETARIAIS: REINVENÇÃO OU ADEQUAÇÃO?




Lembra aquela imagem da secretária que atendia telefone, anotava recados, digitava documentos, recebia e encaminhava clientes entre outras atividades estanques? Pois é, ela já ficou na lembrança.

Essa transformação ocorreu ao longo dos últimos anos, em consequência das exigências do mercado de trabalho, que impõem outra forma de atuação, não só para o profissional de secretariado como para qualquer outro profissional.
A garantia de sobrevivência e da eficácia profissional depende da capacidade de entender as tendências de mercado, do universo das conexões tecnológicas, e da atuação nesse contexto.

O que significa isso para o profissional de secretariado? 

Houve a necessidade de uma reavaliação da concepção das técnicas secretariais, para uma efetiva assessoria ao novo modelo de gestão de negócios. Na medida em que as estruturas organizacionais passaram por um enxugamento, as funções e/ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas, o profissional de secretariado, passou de mero executor a gerenciador de processos.

A empregabilidade diante desse cenário exigiu do profissional personalização de métodos e procedimentos de trabalho: para atender às necessidades e expectativas da organização; pensamento global: pois a visão empreendedora permite eficácia e flexibilização de atuação; e ação local: que permite a mensuração das atividades desenvolvidas e a constatação de resultados.

E como fica a questão das técnicas secretariais?

A terminologia técnicas secretariais está associada a métodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade de geração de resultados empresariais. Para entender a dimensão de atuação e sua importância para a organização, eis algumas técnicas:
Organização do Trabalho, que integra desde a organização do ambiente até o gerenciamento dos processos que viabilizam a gestão do departamento. Para a sustentação dessa técnica o profissional deve dominar conceitos de administração e gestão de recursos materiais e humanos; identificar cultura organizacional e departamental; ter competência para desenvolver atividades administrativas, como: agenda, acompanhamento e controle de compromissos, atendimento a clientes entre outras.

Comunicação e Expressão consistem na intermediação de todos os processos administrativos que entram e saem da área que atua, por meio verbal ou não verbal, através das mídias: impressa, digital ou virtual. Importante ressaltar que essa técnica é uma das mais importantes, visto que além da sua administração, depende a agilidade, mensuração da importância e a identificação do seu fluxo.

Apoio Logístico, que implica na harmonização dos processos e ações entre o ambiente interno e externo, na integração entre executivos, equipe técnica, clientes e fornecedores, e na terceirização de serviços. Essa técnica depende de sólidos conhecimentos a respeito da filosofia, políticas, orçamentos da organização, bem como missão da área, expectativas e metas do executivo e equipe.

Administração, Coordenação e Gerenciamento da Informação, pressupõe a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar da tecnologia da informação ter facilitado às tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de secretariado que deve filtrar, identificar seu fluxo e disponibilizá-la, com assertividade.

Psicologia das Relações Interpessoais consiste na administração das relações interpessoais que visa integrar os interesses profissionais, com as expectativas pessoais e o convívio em comunidade. Essa técnica depende do equilíbrio, da visão humanista, de domínio de métodos e procedimentos para administração de interesses pessoais e profissionais.

Podemos afirmar que as questões das técnicas secretariais não se trata de reinvenção e sim de adequação; é consequência da revolução e transformação que a gestão empresarial vem sofrendo nos últimos anos. A profissão de secretariado é a mais próxima dos centros decisórios de qualquer organização, a sua amplitude e dimensão de ação depende do nível hierárquico em que está inserida, em contrapartida devem possuir competências técnicas e humanas, sólidos conhecimentos do segmento de mercado em que atuam, bem como domínio da área específica que assessora.

Importante ressaltar que para ser um profissional bem sucedido, além da aplicabilidade das técnicas adequadas são necessárias atitudes, como:

Construir sua própria base de força;
Reorganizar suas múltiplas prioridades;
Ganhar credibilidade incorporando novas culturas;
Negociar resultados factíveis; e
Interpretar e lidar com situações.




sexta-feira, 26 de agosto de 2016

ATITUDES QUE ESTAGIÁRIOS DEVEM EVITAR




Se você quer deixar uma boa impressão no escritório e garantir que seu estágio se torne um trabalho em tempo integral, devem evitar, de todas as formas, algumas atitudes que demonstram falta de profissionalismo. O site Business Insider listou alguns erros que devem ser evitados no ambiente de trabalho. Confira:

1. Ignorar as pequenas tarefas

Algumas tarefas para as quais você é designado são apenas testes, mesmo que elas não valham todo o seu talento e potencial. Se você faz um trabalho medíocre em simples atividades, não vai ganhar confiança do seu chefe para ser designado em grandes projetos.

2. Ficar sentado esperando

Um dos maiores erros que os estagiários podem cometer é não tirar vantagem das oportunidades que estão na frente deles. Nunca, absolutamente nunca, fique apenas sentado esperando algo acontecer. Você tem que aproveitar as oportunidades, se voluntariar para ajudar e pedir mais responsabilidades.

3. Chegar atrasado

É claro que imprevistos acontecem, mas se atrasar constantemente mostra que você não é confiável e passa uma má impressão ao seu empregador.

4. Vestir-se inapropriadamente

Mesmo que você trabalhe em um escritório onde o código de vestimenta não seja necessariamente terno e gravata, ainda é preciso se vestir como um profissional e não como se estivesse indo para o cinema.

5. Não pedir esclarecimentos

Se o seu chefe lhe passar uma tarefa que você não entendeu completamente, peça mais detalhes. Faça questão de ter todas as informações de que você precisa antes de começar alguma coisa. Por isso, nunca tenha medo de perguntar ou pedir ajuda.

6. Esquecer de verificar o trabalho feito

Antes de entregar alguma coisa que você fez para o chefe, tenha certeza de que está feito corretamente. Pequenos erros fazem você parecer desleixado.

7. Usar o celular

Nunca faça ligações pessoais, mande mensagens ou fique na internet. Na verdade, você deve deixar o seu celular de lado durante todo o dia de trabalho para não ficar tentado a usá-lo.

8. Permitir que tirem proveito de você

Estagiários às vezes trabalham por pouca ou nenhuma remuneração, mas a experiência deve ser de benefício mútuo. Você deve aprender durante a experiência, por isso esteja sempre ciente dos seus direitos.






quinta-feira, 25 de agosto de 2016

TEORIA ESTRUTURALISTA




A Teoria Estruturalista surgiu por volta da década de 50, como um desdobramento dos autores voltados para a Teoria da Burocracia que tentaram conciliar as teses propostas pela Teoria Clássica e pela Teoria das Relações Humanas. Os autores estruturalistas procuram inter-relacionar as organizações com o seu ambiente externo, que é a sociedade maior, ou seja, a sociedade de organizações, caracterizada pela interdependência entre as organizações.

A Teoria Estruturalista, assim como a Teoria da Burocracia, faz parte também da abordagem estruturalista. O enfoque da teoria estruturalista é na estrutura e ambiente, assim, de acordo com Chiavenato (2003), essa teoria trouxe uma importante ruptura com relação às anteriores. Ela mostra a organização como sendo um sistema aberto que se relaciona com o ambiente e com outras organizações. A Teoria Estruturalista baseia-se no conceito de estrutura, que é um todo composto por partes que se inter-relacionam. Portanto, o todo é maior do que a simples soma das partes. O que significa que os sistemas organizacionais não são a mera justaposição das partes.

De acordo com Chiavenato (2003), esta teoria caracteriza-se por sua múltipla abordagem, englobando em sua análise a organização formal e informal, recompensas materiais e sociais e entre outros, reconhecem os conflitos organizacionais, ditos como inevitáveis. Por fim, os estruturalistas fazem uma análise comparativa entre as organizações, propondo tipologias, como, a de Etzione (1980), na qual ele se baseia no conceito de obediência, e a de Blau e Scott (1970), que se baseia no conceito de beneficiário principal.
Origem da Teoria Estruturalista

A Teoria Estruturalista foi criada a partir de um desdobramento da Teoria da Burocracia e como contrapartida da reviravolta na Administração, causada pelos princípios sociais e filósofos da Teoria das Relações Humanas.

Ao final da década de 1950, as Teorias Clássicas e Relações Humanas criaram situações sem saída que a Teoria da Burocracia não deu conta de resolver, e a Teoria Estruturalista foi criada na tentativa de suprir essa carência de soluções na Administração. (CHIAVENATO, 2003).

A Teoria Estruturalista teve como origem os seguintes fatos:

• A oposição surgida entre a Teoria Clássica e a Teoria das Relações Humanas – incompatíveis entre si - tornou necessária uma posição mais ampla e compreensiva que integrasse os aspectos considerados por uma e omitidos pela outra e vice-versa. A Teoria Estruturalista pretende ser uma síntese delas, inspirando-se na abordagem de Max Weber.

• A necessidade de visualizar "a organização como uma unidade social complexa na qual interagem grupos sociais" que compartilham alguns dos objetivos da organização (como a viabilidade econômica da organização), mas podem se opor a outros (como a maneira de distribuir os lucros). Seu maior diálogo foi com a Teoria das Relações Humanas.

• A influência do estruturalismo nas ciências sociais e sua repercussão no estudo das organizações. O estruturalismo influenciou a Filosofia, a Psicologia (com a Gestalt), a Antropologia (com Claude Lévi-Strauss), a Matemática (com N. Bourbaki), a Lingüística, chegando até a teoria das organizações• com Thompson, Etzioni e Blau. Na teoria administrativa, o estruturalismo se concentra nas organizações sociais.

• Novo conceito de estrutura. O conceito de estrutura é antigo. Heráclito; nos primórdios da história da Filosofia, concebia o "logos" como uma unidade estrutural que domina o fluxo ininterrupto do devir e o torna inteligível. É a estrutura que permite reconhecer o mesmo rio, embora suas águas jamais sejam as mesmas devido à contínua mudança das coisas. Estrutura é o conjunto formal de dois ou mais elementos e que permanece inalterado seja na mudança, seja na diversidade de conteúdos, isto é, a estrutura mantém-se mesmo com a alteração de um dos seus elementos ou relações. A mesma estrutura pode ser apontada em diferentes áreas, e a compreensão das estruturas fundamentais em alguns campos de atividade permite o reconhecimento das mesmas estruturas em outros campos. O estruturalismo está voltado para o todo e com o relacionamento das partes na constituição do todo. A totalidade, a interdependência das partes e o fato de o todo ser maior do que a soma das partes são as características do estruturalismo.

Homem Organizacional

Enquanto a Teoria Clássica caracteriza o "homo economicus" e a Teoria das Relações Humanas "o homem social", a Teoria Estruturalista focaliza o "homem organizacional", a pessoa que desempenha diferentes papéis em várias organizações. Na sociedade de organizações, moderna e industrializada, avulta a figura do homem organizacional que participa de várias organizações. O homem moderno, ou seja, o homem organizacional, para ser bem-sucedido em todas as organizações, precisa ter as seguintes características de personalidade:

• Flexibilidade, em face das constantes mudanças que ocorrem na vida moderna e da diversidade de papéis desempenhados nas organizações.

• Tolerância às frustrações para evitar o desgaste emocional decorrente do conflito entre necessidades organizacionais e necessidades individuais, cuja mediação é feita através de normas racionais, escritas e exaustivas.

• Capacidade de adiar as recompensas e poder de compensar o trabalho rotineiro na organização em detrimento de preferências pessoais.

• Permanente desejo de realização para garantir cooperação e conformidade com as normas organizacionais para obter recompensas sociais e materiais.

As organizações sociais são conseqüências da necessidade que as pessoas têm de relacionar-se e juntar-se com outras a fim de poder realizar seus objetivos. Dentro da organização social, as pessoas ocupam certos papéis. Papel significa um conjunto de comportamentos solicitados a uma pessoa; é a expectativa de desempenho por parte do grupo social e conseqüente internalização dos valores e normas que o grupo, explícita ou implicitamente, prescreve o indivíduo. O papel prescrito para o indivíduo é reforçado pela sua própria motivação em desempenhá-lo eficazmente. Cada pessoa pertence a vários grupos e organizações, e desempenha diversos papéis, ocupa muitas posições e suporta grande número de normas e regras diferentes.

Reengenharia

Segundo Ferreira, Pereira e Reis (2002), reengenharia é uma reestruturação radical da empresa por meio de um conjunto de processos que tem como finalidade o rápido ajuste às condições do mercado. A reengenharia é realizada de uma só vez, apresenta resultados em longo prazo e é um processo de alto risco.

Segundo Abreu (1994, apud Ferreira, Pereira e Reis, 2002), a reengenharia apresenta quatro fases:

1. Estratégia: É a fase em que ocorre a elaboração do planejamento estratégico.

2. Ativação: É a fase em que há a ênfase nos ganhos de desempenho.

3. Melhoria: É a fase em que há a agregação de novos valores.
4. Redefinição: Neste último, há a criação de novas unidades de negócios.

Ferreira, A.; Pereira, I.; Reis, C. (2002) afirma que, por ser uma reestruturação radical, a reengenharia traz diversas mudanças. Os colaboradores passam a trabalhar em equipes de processo em vez de departamentos de função. Essa mudança tem como conseqüência o fortalecimento do espírito de equipe e uma maior autonomia dos funcionários que passam a ser instruídos em vez de supervisionados. Além disso, a habilidade passa a ser o principal critério de promoção, substituindo o desempenho.

Apreciação Crítica

Segundo Ferreira, A.; Reis, C.; Pereira, I. (2002), as críticas feitas ao Estruturalismo normalmente são respostas às críticas formuladas pelos próprios estruturalistas em relação à outras teorias, principalmente à Teoria das Relações Humanas. Dentre as críticas recebidas, destacam-se as seguintes:

§ Ampliação da abordagem: A Teoria Estruturalista ampliou o campo de visão da administração que antes se limitava ao indivíduo, na Teoria Clássica, e ao grupo, na Teoria das Relações Humanas, e que agora abrange também a estrutura da organização, considerando-a um sistema social que requer atenção em si mesmo.

§ Ampliação do estudo para outros campos: A Teoria Estruturalista alargou também o campo de pesquisa da administração, incluindo organizações não- industriais e sem fins lucrativos em seus estudos.

§ Convergência de várias teorias: Na visão de Chiavenato (2003), nota-se, no Estruturalismo, uma tentativa de integração em ampliação nos conceitos das teorias que o antecederam, a saber: A Teoria Clássica, a Teoria das Relações Humanas e a Teoria da Burocracia.

§ Dupla tendência teórica: Ainda para Chiavenato (2003), alguns dos autores estruturalistas enfatizavam somente a estrutura e os aspectos que integravam a organização, onde a mesma é o objeto da análise. Outros autores se atêm aos aspectos como conflitos e divisões na organização.

Diante da fragilidade e da insuficiência da Teoria Clássica e a de Relações Humanas, estas criando um empecilho que a própria Teoria da Burocracia não conseguiu transpor, os estruturalistas procuram ter em vista a estrutura formal, porém, integrando a uma abordagem mais humanística. Consideramos, portanto, que ela é uma síntese da Teoria Clássica (formal) e da Teoria das Relações Humanas (informal), tentando integrar as duas, numa perspectiva crítica.



Referências
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. Revisada e atualizada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.
FERREIRA, A.; REIS, C.; PEREIRA, I.. Gestão empresarial: de Taylor aos nossos dias: evolução e tendências da moderna administração de empresas. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002.

quarta-feira, 24 de agosto de 2016

FORMAÇÃO DO PERFIL ÉTICO PROFISSIONAL





Durante seu período de estágio em uma instituição, o estudante começa a se ver como um profissional. Ao perceber que o perfil ético de um profissional faz parte dos critérios de seleção, o estagiário começa a aprofundar no significado dessa exigência. É o momento de refletir e dialogar com colegas e superiores dentro da empresa em que desenvolve seu programa de estágio.

O profissional ético é uma pessoa preparada técnica e moralmente para exercer uma função dentro de uma organização ou de forma autônoma.Tecnicamente, porque o profissional que diz possuir as habilidades necessárias e na realidade não está preparado prejudica a si próprio e à empresa que o contratou. Moralmente, porque o caráter ético é notado em muitos pormenores de seu desempenho.

Um profissional ético é honesto, sincero, franco, transparente. Por essas características conquista a confiança de colegas, subordinados e superiores. Fala quando necessário e cala‐se quando deve. Incentivam seus colegas, pares ou subordinados a agirem eticamente, mesmo quando a conduta contrária pode trazer retornos financeiros ou materiais mais fortes.

Um profissional ético sugere alternativas quando a forma habitual de atuar na empresa ou no ramo de negócios for contrária à moral ou aos bons costumes. Sabe dizer não com personalidade, mesmo que no curto prazo pareça que a organização pode perder clientes ou fornecedores, porque sabe que no médio e longo prazo esses clientes ou fornecedores voltarão com mais segurança e fidelidade.

Um profissional ético sabe ponderar o que é bom para si, para a organização e para a sociedade, não se limita a cumprir o que lhe é indicado, sem iniciativa pessoal. É suficientemente criativo para saber propor novos métodos de trabalho à alta administração da empresa. Não tem medo de ser demitido ou maltratado por pessoas com menos formação moral. Sabe lidar com qualquer tipo de pessoa, ajudando os amigos (ou inimigos) a enxergar o que é bom e verdadeiro, de maneira natural, simples, positiva e profissional.

Naturalmente, em cada circunstância é analisada a consequência de um funcionário querer agir eticamente, mas contra a corrente, ou seja, contra o que é costume dos colegas, dos gerentes ou da alta administração da organização. Nesse caso, cabe ao profissional avaliar que alternativas ele disporá para agir corretamente, e se necessário buscar outra empresa em que possa desempenhar suas funções e habilidades profissionais, de acordo com suas convicções éticas.

Atualmente, há profissionais que preferem receber salários inferiores, mas trabalhar com ética, do que ser mais bem remunerados, obrigando‐se a levantar conflitos entre seus princípios éticos e os da organização, ou da cultura da empresa.



MARQUES, J. R. Quais os tipos de liderança. URLhttp://www.ibccoaching.com.br/tudo-sobre-coaching/lideranca-e-motivacao/como-se-motivar/ Acesso em: 25/06/2013

terça-feira, 23 de agosto de 2016

UMA BOA POSTURA PROFISSIONAL COMO DIFERENCIAL NA SUA CARREIRA




No mercado atual, todos têm de enfrentar grandes desafios para conseguir se destacar entre milhares de outros profissionais qualificados. Em inúmeras áreas, a concorrência só aumenta, e quem não investe em uma boa postura profissional pode ficar para trás. Estar de acordo com a etiqueta corporativa denota boa educação e autocontrole, diferenciais muito importantes para a sua carreira.

Para ser esse profissional de qualidade, é preciso desenvolver características como o autoconhecimento, além de habilidades e competências que tragam autonomia no dia a dia — pro-atividade, por exemplo. Esse conjunto reflete na postura que cada indivíduo terá em seu ambiente de trabalho.

Outro fator essencial é a capacidade de trabalhar em equipe. Uma vez que passamos mais tempo do dia ao lado de nossos colegas de trabalho, manter uma boa relação com eles é fundamental para uma carreira de sucesso.

Veja algumas dicas para tornar a sua postura profissional impecável e não cometer deslizes:

- Cuide de sua aparência: não significa cuidar apenas da escolha de roupas adequadas ao ambiente corporativo. Sua mesa, seus objetos e seu escritório dizem muito sobre você;

- Converse bem e claramente: cuidado para não extrapolar no tom de voz e mostre-se sempre aberto ao diálogo. Saiba escutar antes de falar e aceitar que as pessoas podem contribuir, e muito, para a sua carreira e dia a dia de trabalho;

- Seja gentil e educado: Expressões como “bom dia”, ”por favor,”, “obrigado” e “com licença” devem estar sempre presentes no dia a dia corporativo;

- Respeite o limite de seus colegas: saiba distinguir quem é aberto a piadas e brincadeiras, evitando momentos constrangedores;

- Fuja de palavrões e termos de baixo calão: eles não acrescentarão nada a seu ambiente profissional e muito menos em sua carreira;

- Cuidado com o que posta nas redes sociais: lembre-se de usar o bom senso em suas publicações, pois seu perfil é publico e seus colegas e chefes podem ter acesso.





José Roberto Marques
http://www.ibccoaching.com.br/tudo-sobre-coaching/uma-boa-postura-profissional-como-diferencial-na-sua-carreira/?utm_source=facebook.com&utm_medium=cpc&utm_campaign=20140821_boapostura

segunda-feira, 22 de agosto de 2016

CHECK-UP PROFISSIONAL






Para acompanhar as transformações do mercado de trabalho é imprescindível saber qual é nosso estágio ou degrau na profissão.

Para isso possuímos alguns caminhos, como por exemplo, a excelente oportunidade de participar dos eventos da profissão, onde através do conteúdo e do convívio com as demais profissionais secretárias promovemos o aprendizado conjunto e a troca de experiências individuais.

Acompanhar os eventos e cursos realizados durante todo o ano pelos Sindicatos Estaduais e Municipais é de extrema importância para o nosso crescimento enquanto profissional de vanguarda. Aliado a isso há inúmeros profissionais que se dedicam ao desenvolvimento profissional e também promovem eventos e cursos.

Além disso, algumas habilidades precisam ser desenvolvidas para o sucesso de nossa vida profissional:

Análise – Crítica, Criativa e Conectiva

- a análise crítica nos permite o envolvimento com os assuntos diários, a avaliação da informação que recebemos e dessa forma temos condição de oferecer sugestões que contribuam para os objetivos estratégicos das organizações.

- a análise criativa nos permite desenvolver métodos e soluções de problemas e desafios.

- a análise conectiva nos permite perceber as ligações entre pessoas, fatos, datas, idéias e documentos permitindo que nosso trabalho seja mais produtivo.

Colaboração

Os profissionais de secretariado devem ser capazes de promover facilidades para assessorar tanto os executivos e o trabalho de equipe, como os profissionais que estão na empresa e fora dela, clientes e fornecedores. Como resultado, devemos desenvolver sensibilidade e responsabilidade, pois um trabalho tão abstrato requer estilo e personalidade.

Atitude Técnica

Essa habilidade envolve disposição para adotar novas tecnologias, pesquisa da melhor solução tecnológica para a organização, como exemplo a utilização de um novo programa de computação, além de treinar seus colegas para que aprendam a trabalhar com essas novas ferramentas. Resistir ao novo nos faz descer um degrau na escada do sucesso.

Intuição

Essa habilidade, quando bem desenvolvida, nos permite ser proativos e identificar os melhores caminhos tanto para oferecer suporte à equipe, como para atingir as metas dos diversos processos de negócios, ao mesmo tempo em que nos permite perceber o estilo de trabalho de nossos colegas.

Educação Continuada

Os profissionais do futuro utilizam diversas formas de aprendizado, freqüentar um curso, cursos pela internet, vídeo conferências, workshops, seminários, troca de experiências através de grupos informatizados e eventos diversos como dito acima. Essa habilidade permite ao profissional permanecer atualizado quanto as informações dentro da empresa, informações de sua profissão, as alterações do mercado de trabalho e consequentemente não é pego desprevenido se necessitar de um novo emprego.

Negociação

Essa habilidade envolve tato, diplomacia, empatia, compreensão dos objetivos e negócios da empresa, o que facilitará discussões produtivas com os demais colegas, objetivando bons resultados para a organização.

Concluímos, portanto que é necessário conhecer a nós mesmos, nossa profissão e a organização para a qual trabalhamos naquele momento, como base para nosso sucesso profissional.

  • Para colaborar nessa busca algumas questões se fazem necessárias:
  • Que tipo de pessoa eu gostaria de ser?
  • Quais características eu gostaria de desenvolver?
  • Quais minhas melhores habilidades?
  • Qual habilidade eu gostaria de desenvolver mais?
  • Quem ou o quê poderia me ajudar a atingir meus objetivos?
  • Em qual ambiente de trabalho sou capaz de interagir melhor?
  • Como é minha interação com meus colegas?
  • No que eu sou mais forte profissionalmente?
  • O que é mais importante para mim no balanço vida-trabalho?


Quão importante é o dinheiro, quando procuro um emprego?

Quanto eu precisaria realmente ganhar por mês?

Quanto eu precisaria economizar por mês?

Além disso, é necessário avaliar nas seguintes áreas: técnica, de habilidades intelectuais, de qualidades profissionais e características pessoais quais são meus pontos fortes e quais áreas eu gostaria ou necessito de maior desenvolvimento.

Quanto aos meus objetivos é necessário ter em mente como posso contribuir para atingi-los, quais habilidades devo desenvolver para isso, quais os obstáculos que necessito vencer e quem ou o quê pode me ajudar a atingir esses objetivos e como.

É importante e igualmente imprescindível saber ouvir mais do que falar e saber ouvir é uma qualidade ou habilidade muito apreciada também na vida pessoal.

Veja algumas sugestões que ajudarão você diariamente a saber ouvir cada vez melhor:

  • Faça contato visual, ouça também com os olhos e não só com os ouvidos;
  • Esteja focado no que está ouvindo e não no que planeja responder;
  • Dê retorno do que ouve, diga “Eu compreendo”, “Eu entendo”;
  • Pergunte se não entendeu alguma coisa. Diga “Não estou certo se entendi o que você disse”;
  • Repita o que foi dito. Diga “Eu entendi que você disse que...”;
  • Coloque questões simples, como por exemplo, “O que você pensa que é necessário para atingirmos nossos objetivos”;
  • Ouça nas entrelinhas: por exemplo se alguém enfatiza o preço de algum serviço, enquanto a qualidade é encoberta, você deve desconfiar desse serviço;


Responda a sugestões não verbais: Para onde seu(s) colega(s) está(ao) olhando? Para você? Para sua mesa e papéis? Pela sala? Através da janela?

Comprometa-se com o ouvinte: Sorria, acene com a cabeça, se concorda, franza a sobrancelha se não concorda, mas acima de tudo tente não interromper! Espere sua vez!



Ah, não esqueça de colocar um prazo para esse check-up profissional, pois nos dias atuais três meses já é muito tempo....
Leida Maria Mordenti Borba Leite de Moraes
Vice-Presidente SINSESP
Fonte: OfficePro vol.65 nº7 – IAAP International Association of Assistant Professional

sexta-feira, 19 de agosto de 2016

ÉTICA E SERVIÇO PÚBLICO





A insatisfação com a conduta ética no serviço público é um fato que vem sendo constantemente criticado pela sociedade brasileira. De modo geral, o país enfrenta o descrédito da opinião pública a respeito do comportamento dos administradores públicos e da classe política em todas as suas esferas: municipal, estadual e federal. A partir desse cenário, é natural que a expectativa da sociedade seja mais exigente com a conduta daqueles que desempenham atividades no serviço e na gestão de bens públicos.

Para discorrer sobre o tema, é importante conceituar moral, moralidade e ética. A moral pode ser entendida como o conjunto de regras consideradas válidas, de modo absoluto, para qualquer tempo ou lugar, grupo ou pessoa determinada, ou, ainda, como a ciência dos costumes, a qual difere de país para país, sendo que, em nenhum lugar, permanece a mesma por muito tempo. Portanto, observa-se que a moral é mutável, variando de acordo com o desenvolvimento de cada sociedade. Em conseqüência, deste conceito, surgiria outro: o da moralidade, como a qualidade do que é moral. A ética, no entanto, representaria uma abordagem sobre as constantes morais, aquele conjunto de valores e costumes mais ou menos permanente no tempo e uniforme no espaço. A ética é a ciência da moral ou aquela que estuda o comportamento dos homens na sociedade.

A falta de ética, tão criticada pela sociedade, na condução do serviço público por administradores e políticos, generaliza a todos, colocando-os no mesmo patamar, além de constituir-se em uma visão imediatista.
É certo que a crítica que a sociedade tem feito ao serviço público, seja ela por causa das longas filas ou da morosidade no andamento de processos, muitas vezes tem fundamento. Também, com referência ao gerenciamento dos recursos financeiros, têm-se notícia, em todas as esferas de governo, de denúncias sobre desvio de verbas públicas, envolvendo administradores públicos e políticos em geral.

A questão deveria ser conduzida com muita seriedade, porque desfazer a imagem negativa do padrão ético do serviço público brasileiro é tarefa das mais difíceis.

Refletindo sobre a questão, acredita-se que um alternativa, para o governo, poderia ser a oferta à sociedade de ações educativas de boa qualidade, nas quais os indivíduos pudessem ter, desde o início da sua formação, valores arraigados e trilhados na moralidade. Dessa forma, seriam garantidos aos mesmos, comportamentos mais duradouros e interiorização de princípios éticos.

Outros caminhos seriam a repreensão e a repressão, e nesse ponto há de se levar em consideração as leis punitivas e os diversos códigos de ética de categorias profissionais e de servidores públicos, os quais trazem severas penalidades aos maus administradores.

As leis, além de normatizarem determinado assunto, trazem, em seu conteúdo, penalidades de advertência, suspensão e reclusão do servidor público que infringir dispositivos previstos na legislação vigente. Uma das mais comentadas na atualidade é a Lei de Responsabilidade Fiscal, que estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal.

Já os códigos de ética trazem, em seu conteúdo, o conjunto de normas a serem seguidas e as penalidades aplicáveis no caso do não cumprimento das mesmas. Normalmente, os códigos lembram aos funcionários que estes devem agir com dignidade, decoro, zelo e eficácia, para preservar a honra do serviço público. Enfatizam que é dever do servidor ser cortês, atencioso, respeitoso com os usuários do serviço público. Também, é dever do servidor ser rápido, assíduo, leal, correto e justo, escolhendo sempre aquela opção que beneficie o maior número de pessoas. 

Os códigos discorrem, ainda, sobre as obrigações, regras, cuidados e cautelas que devem ser observadas para cumprimento do objetivo maior que é o bem comum, prestando serviço público de qualidade à população. Afinal, esta última é quem alimenta a máquina governamental dos recursos financeiros necessários à prestação dos serviços públicos, através do pagamento dos tributos previstos na legislação brasileira – ressalta-se, aqui, a grande carga tributária imposta aos contribuintes brasileiros. Também, destaca-se nos códigos que a função do servidor deve ser exercida com transparência, competência, seriedade e compromisso com o bem estar da coletividade.

Os códigos não deixam dúvidas quanto às questões que envolvem interesses particulares, as quais, jamais, devem ser priorizadas em detrimento daquelas de interesses públicos, ainda mais se forem caracterizadas como situações ilícitas. Dentre as proibições elencadas, tem-se o uso do cargo para obter favores, receber presentes, prejudicar alguém através de perseguições por qualquer que seja o motivo, a utilização de informações sigilosas em proveito próprio e a rasura e alteração de documentos e processos. Todas elas evocam os princípios fundamentais da administração pública: legalidade, impessoalidade, publicidade e moralidade – este último princípio intimamente ligado à ética no serviço público. Além desses, também se podem destacar os princípios da igualdade e da probidade.

Criada pelo Presidente da República em maio de 2000, a Comissão de Ética Pública entende que o aperfeiçoamento da conduta ética decorreria da explicitação de regras claras de comportamento e do desenvolvimento de uma estratégia específica para a sua implementação. Na formulação dessa estratégia, a Comissão considera que é imprescindível levar em conta, como pressuposto, que a base do funcionalismo é estruturalmente sólida, pois deriva de valores tradicionais da classe média, onde ele é recrutado. Portanto, qualquer iniciativa que parta do diagnóstico de que se está diante de um problema endêmico de corrupção generalizada será inevitavelmente equivocada, injusta e contraproducente, pois alienaria o funcionalismo do esforço de aperfeiçoamento que a sociedade está a exigir. Afinal, não se poderia responsabilizar nem cobrar algo de alguém que sequer teve a oportunidade de conhecê-lo.

Do ponto de vista da Comissão de Ética Pública, a repressão, na prática, é quase sempre ineficaz. O ideal seria a prevenção, através de identificação e de tratamento específico, das áreas da administração pública em que ocorressem, com maior freqüência, condutas incompatíveis com o padrão ético almejado para o serviço público. Essa é uma tarefa complicada, que deveria ser iniciada pelo nível mais alto da administração, aqueles que detém poder decisório.

A Comissão defende que o administrador público deva ter Código de Conduta de linguagem simples e acessível, evitando termos jurídicos excessivamente técnicos, que norteie o seu comportamento enquanto permanecer no cargo e o proteja de acusações infundadas. E vai mais longe ao defender que, na ausência de regras claras e práticas de conduta, corre-se o risco de inibir o cidadão honesto de aceitar cargo público de relevo. Além disso, afirma ser necessária a criação de mecanismo ágil de formulação dessas regras, assim como de sua difusão e fiscalização. Deveria existir uma instância à qual os administradores públicos pudessem recorrer em caso de dúvida e de apuração de transgressões, que seria, no caso, a Comissão de Ética Pública, como órgão de consulta da Presidência da República.

Diante dessas reflexões, a ética deveria ser considerada como um caminho no qual os indivíduos tivessem condições de escolha livre e, nesse particular, é de grande importância a formação e as informações recebidas por cada cidadão ao longo da vida.

A moralidade administrativa constitui-se, atualmente, num pressuposto de validade de todo ato da administração pública. A moral administrativa é imposta ao agente público para sua conduta interna, segundo as exigências da instituição a que serve, e a finalidade de sua ação: o bem comum. O administrador público, ao atuar, não poderia desprezar o elemento ético de sua conduta.

A ética tem sido um dos mais trabalhados temas da atualidade, porque se vem exigindo valores morais em todas as instâncias da sociedade, sejam elas políticas, científicas ou econômicas.

É a preocupação da sociedade em delimitar legal e ilegal, moral e imoral, justo e injusto. Desse conflito é que se ergue a ética, tão discutida pelos filósofos de toda a história mundial.




Referências Bibliográficas:
PASSOS, Elizete. Ética nas Organizações: uma introdução. Salvador: Passos & Passos, 2000.
LOPES, Maurício. Ética e Administração Pública. São Paulo: Revista dos Tribunais, 1993.
PIQUET, Carneiro. O novo Código de Ética do Servidor Público. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA GERENCIAL, 3, anais; Salvador, 2000.

quinta-feira, 18 de agosto de 2016

FÉRIAS TORNAM SUA VIDA MAIS PRODUTIVA





Uma série de estudos científicos fala sobre a importância de descansarmos para melhorarmos nosso rendimento. Estamos chegando perto do fim do ano e esse é um período que muitas pessoas têm alguns dias de folga por causa das emendas de Natal e Ano Novo. E, já adianto, não reclame por se tratar de apenas alguns dias.

As férias não precisam ser de um mês ou quinze dias para serem benéficas. Um estudo da Universidade de Tampere, na Finlândia, demonstrou os benefícios que dez ou cinco dias de férias proporcionam. Os trabalhadores pesquisados reportaram que se sentiram mais energizados, felizes e menos tensos. E o mais interessante é que em ambos os períodos de férias, curtos ou longos, o resultado foi o mesmo.

Quando você está naquele dia de calor insuportável, um banho refrescante durante a tarde não é revigorante? Férias curtinhas têm o mesmo poder!

Férias revitalizam o corpo e a mente distanciando as pessoas do estresse diário, porém, se não for possível desfrutar de férias mais longas, as curtinhas já dão uma boa ajuda. Claro que quanto mais tempo você tiver para descansar, melhor. No entanto, pequenos momentos podem ser muito positivos. Algumas pessoas dizem que têm dificuldades em se “desligar” nesses poucos dias, mas é uma questão de realmente se acostumar e criar pequenas estratégias.

Comece a tirar férias mais regulares e mais curtas 

Muitas empresas permitem acordos de férias em pequenos períodos, se esse é o caso do seu trabalho, aproveite! Saindo na sexta-feira, pegando uma semana, você tem nove dias ao todo de descanso. É bastante coisa.

Sábados e domingos podem ser úteis também

Em geral, aproveitamos o fim de semana para fazer um monte de coisas em casa e estudar aquilo que não fazemos durante a semana. Confesso que também costumo fazer isso, mas adotei a política de não ligar o computador aos sábados e domingos. Só ligo ele no período da noite para planejar a semana. Isso ajuda a desligar.

Considere um pequeno descanso ao longo dos dias

A famosa “cochilada” depois do almoço é considerada, por uma série de pesquisadores, benéfica para aumentar produtividade diária das pessoas. Particularmente, não gosto de tirar essa soneca, mas pequenas coisas podem ter benefícios semelhantes. Por exemplo, eu gosto de ver uma série de TV logo depois do almoço (você pode ver isso no celular, tablet ou internet), ajuda bastante a relaxar a mente. Além disso, você pode se desligar durante uma leitura, ouvindo música ou dormindo no carro – meu pai tem o hábito de cochilar 15 minutos no carro após o almoço.

Aproveite o tempo livre que terá no fim do ano para relaxar, descansar e desconectar. É a melhor forma de manter sua produtividade e reduzir o estresse em 2014! Crie alternativas e ideias para isso. Lembre-se que quem quer faz, quem não quer arruma uma desculpa.




quarta-feira, 17 de agosto de 2016

TEORIA DA BUROCRACIA NA ADMINISTRAÇÃO





A teoria da burocracia foi incorporada à teoria geral da administração por volta dos anos 1940 (a partir da tradução da obra de Max Weber pelo sociólogo norte-americano Talcott Parsons), atualmente é estudado nas teorias da Administração, em função dos seguintes fatores:

1 - a fragilidade e parcialidade tanto da Teoria Clássica como da Teoria das Relações Humanas, que não possibilitam uma abordagem global, integrada e envolvente dos problemas organizacionais;

2 - a necessidade de um modelo de organização racional capaz de caracterizar todas as variáveis envolvidas, bem como, o comportamento dos membros dela participantes, é aplicável não somente à fábrica, mas a todas as formas de organização humana e principalmente às empresas;

3 - o crescente tamanho e complexidade das empresas passam a exigir modelos organizacionais bem mais definidos;

4 - o ressurgimento da Sociologia da Burocracia, a partir da descoberta dos trabalhos de Max Weber, o seu criador.

O termo Burocracia é originário da fusão do termo latino burrus com o termo francês bure. A união dessas duas partículas criou a palavra bureau, usada inicialmente para definir um tipo de tecido escuro que era utilizado para cobrir as escrivaninhas de repartições públicas. Mais tarde, o termo bureau passou a ser utilizado para designar o escritório como um todo. O uso preciso da palavra Burocracia foi utilizado pela primeira vez por um ministro francês do século XVIII chamado Jean-Claude Marie Vincent, que fez o uso do termo em francês bureaucratie de maneira crítica e debochada para se referir às repartições públicas. Jean-Claude criou um neologismo recuperando a partícula latina burrus e acrescentando a partícula grega krátos para formar o novo termo significando o exercício do poder por funcionários de escritórios.

O sociólogo alemão Max Weber integrou o estudo das organizações ao desenvolvimento histórico-social. Segundo ele, cada época social caracterizou-se por um determinado sistema político e por uma elite que, para manter o poder e a legitimidade, desenvolveu um determinado aparelho administrativo para servir de suporte à sua autoridade.

De acordo com Chiavenato (2003, p. 254-255), na teoria da administração, a abordagem estruturalista surgiu com o crescimento das burocracias, em uma perspectiva de análise que vai além dos fenômenos internos da organização, visão pela qual as escolas de até então se restringiam. Para Motta, essa abordagem sintetiza as teorias clássicas e as de relações humanas, porém ganhando novas dimensões que envolvem todas as variáveis da organização.

Como afirma Chiavenato (2003), Max Weber foi o primeiro teórico que, em uma análise voltada para a estrutura, acreditava que a burocracia era a organização por excelência. Segundo Motta (1975, p. 46), a preocupação de Weber está na racionalidade, entendida como a adequação dos meios aos fins. E uma organização é racional quando é eficiente. Assim, para Weber, a burocracia era a forma mais eficiente de uma organização. Ele descreveu um tipo de estrutura burocrática acreditando que fosse comum à maioria das organizações formais. No entanto, como ressalta Maximiano (2000), Weber não definiu um modelo padrão para ser aplicado, apenas esquematizou as principais características da burocracia existente. Ao sistematizar seu estudo da burocracia, Weber (Maximiano, 2000, p. 88) começa com a análise dos processos de dominação ou autoridade. Segundo o autor, “a autoridade é a probabilidade de haver obediência dentro de um grupo determinado”. Weber distinguiu três tipos de sociedade e autoridade:

Tradicional: também chamada de feudal, ou patrimonial, em que a aceitação da autoridade se baseia na crença de que o que explica a legitimidade é a tradição e os costumes. Em suma, os subordinados aceitam como legítimas as ordens superiores que emanam dos costumes e hábitos tradicionais ou de fatos históricos imemoriais;

Carismática: em que a aceitação advém da lealdade e confiança nas qualidades normais de quem governa. Em presença de um líder ou chefe que personifique um carisma invulgar ou excepcional, qualquer subordinado aceitará a legitimidade da sua autoridade.

Racional-legal ou burocrática: em que a aceitação da autoridade se baseia na crença, na legalidade das leis e regulamentos. Esta autoridade pressupõe um tipo de dominação legal que vai buscar a sua legitimidade no caráter prescritivo e normativo da lei;

Na sociedade tradicional (tribo, clã, família) predominam as características conservacionistas, patriarcais e patrimonialistas (Chiavenato 2003, p. 258-262); a autoridade que a preside é dita tradicional, na qual a obediência é justificada pela tradição, pelo hábito ou pelo costume.

Na sociedade carismática (partidos políticos, grupos revolucionários, nações em revolução), geralmente existem características místicas, arbitrárias e personalísticas; a autoridade carismática que a preside é justificada pela influência de um líder detentor de qualidades que o destacam.

Já as sociedades burocráticas (as grandes empresas, os estados modernos, os exércitos) são caracterizadas pelo predomínio de normas impessoais racionalmente definidas. O tipo de autoridade (burocrática ou racional-legal) é justificado pela técnica, pela justiça, pela lei e pela meritocracia. A autoridade racional-legal prevalece nas sociedades ocidentais. Este modelo, também chamado burocrático, caracteriza-se pelos seguintes elementos:

A lei representa o ponto de equilíbrio último, ao qual se devem reportar as regras e regulamentos, constituindo aplicações concretas de normas gerais e abstratas;

A burocracia, em qualquer organização, é estabelecida seguindo o princípio da hierarquia. As relações hierárquicas entre superiores e subordinados são preenchidas por cargos de direção e chefia e cargos subalternos claramente definidos, de forma que a supervisão, a ordem e a subordinação sejam plenamente assimiladas e realizadas;

A avaliação e a seleção dos funcionários são feitas em função da competência técnica. Daí a exigência de exames, concursos e diplomas como instrumentos de base à admissão e promoção;

As relações informais não têm razão de existir. O funcionário burocrático é uma peça de uma máquina, esperando-se dele um comportamento formal e estandardizado, de forma a cumprir com exatidão as tarefas e funções que lhes estão destinadas;

O funcionário recebe regularmente um salário, não determinado pelo trabalho realizado, mas segundo as funções que integram esse trabalho e o tempo de serviço;

O funcionário burocrata não é proprietário do seu posto de trabalho, as funções que executa e o cargo que ocupa são totalmente independentes e separados da posse privada dos meios de produção da organização onde trabalha;

A profissão de funcionário de tipo burocrático supõe um emprego fixo e uma carreira regular;

O desempenho de cada cargo por parte dos funcionários burocráticos pressupõe uma grande especialização na execução das suas tarefas e trabalho.

A burocracia, segundo Weber (Chiavenato, 2003, p. 266-267), traz consigo diversas vantagens. Primeiramente, a sua racionalidade, o que significa dizer que procura os meios mais eficientes para atingir as metas da organização. A precisão com que cada cargo é definido proporciona o conhecimento exato de cada responsabilidade. Como as atividades são organizadas em rotinas e realizadas metodicamente, tornam-se, consequentemente, previsíveis, o que aumenta a sua confiabilidade. A rapidez nas decisões é obtida pela tramitação de ordens e papéis e pela uniformidade de rotinas e regulamentos que colaboram para a redução de erros e custos. A facilidade de substituição daquele que é afastado e os critérios de seleção apenas pela competência técnica garantem a continuidade do sistema burocrático, evitando o nepotismo. O trabalho é profissionalizado, e os funcionários são treinados e especializados, trazendo benefícios para as organizações.

Como descrito por Chiavenato (2003, p. 268), o tipo ideal de burocracia weberiana tinha como uma das características a previsibilidade do seu funcionamento contribuindo para a obtenção de maior eficiência organizacional. Porém, autores como Merton, encontraram limitações na obra de Weber, partindo para uma análise crítica da realidade descrita por ele. Para Merton não existe uma organização completamente racional, como proposto por Weber. Até porque, sendo um tipo ideal, tende a ser modificado pelos homens. Merton notou que a burocracia leva também a consequências imprevistas que conduzem a ineficiências e imperfeições, e estas, por sua vez, são enfatizadas e exageradas pelos leigos. A esse fenômeno, Merton denomina de disfunções da burocracia, a exemplo da internalização das regras e o apego aos regulamentos, o excesso de formalismo e de papelório, a resistência a mudanças, a dificuldade no atendimento a clientes e os conflitos com o público.

Segundo Weber, porém, a burocracia torna a organização eficiente e eficaz, garantindo rapidez, racionalidade, homogeneidade na interpretação das normas, redução dos atritos ou discriminações e padronização (decisões iguais em situações iguais). A burocracia busca amenizar as influências externas à organização, harmonizar a especialização dos seus colaboradores e o controle das suas atividades através da competência e eficiência, sem considerações de ordem pessoal.

Weber identifica três fatores principais que favorecem o desenvolvimento da moderna burocracia:

O desenvolvimento de uma economia monetária: na Burocracia, a moeda assume o lugar da remuneração em espécie para os funcionários, permitindo a centralização da autoridade e o fortalecimento da administração burocrática;

O crescimento quantitativo e qualitativo das tarefas administrativas do Estado Moderno;

A superioridade técnica – em termos de eficiência – do tipo burocrático de administração: serviu como uma força autônoma para impor sua prevalência.

O desenvolvimento tecnológico fez as tarefas administrativas tenderem ao aperfeiçoamento para acompanhá-lo. Assim, os sistemas sociais cresceram em demasia, as grandes empresas passaram a produzir em massa, sufocando as pequenas. Além disso, nas grandes empresas há uma necessidade crescente de cada vez mais se obter um controle e uma maior previsibilidade do seu funcionamento.

Segundo o conceito popular, a burocracia é visualizada geralmente como uma empresa, repartição ou organização onde o papelório se multiplica e se avoluma, impedindo as soluções rápidas e eficientes. O termo é empregado também com o sentido de apego dos funcionários aos regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização. O leigo passou a dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema.

Entretanto, para Max Weber a burocracia é exatamente o contrário: é a organização eficiente por excelência e, para conseguir esta eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas devem acontecer. Em relação a este parágrafo acrescente-se que para Merton, não existem uma organização totalmente racional e o formalismo não tem a profundidade descrita por Weber. Assim pode-se dizer que para outros estudiosos a Burocracia não é tão eficiente como Weber apresenta, levando ao excesso de formalismo, de documentação e de papelório, isto leva a baixa eficiência.

A análise weberiana da burocracia foi posteriormente ampliada pelo sociólogo e filósofo Arnold Gehlen em sua teoria das instituições. Para Gehlen, a burocracia é apenas uma modalidade de instituição social. Nossa vida seria impossível sem a existência tais dispositivos, uma vez que eles disponibilizam previamente aos indivíduos determinados protocolos de ação, ou seja, orientação. Para Gehlen a razão de ser mais profunda da existência das instituições é que elas nos proporcionam não apenas eficácia, mas também um tipo específico alívio psicológico (Entlastung) pelo fato de não termos de decidir, a cada momento e sempre novamente, como orientar nossas decisões.

Principais características da organização burocrática

Caráter legal das normas e regulamentos

É uma organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos por escrito. É baseada em legislação própria que define com antecedência como a organização deve funcionar.

São escritas.

Procuram cobrir todas as áreas da organização.

É uma estrutura social racionalmente organizada.

Conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre os subordinados e também os meios coercitivos capazes de impor a disciplina.

Possibilitam a padronização dentro da empresa.

Caráter formal das comunicações

A burocracia é uma organização ligada por comunicação escrita. Todas as ações e procedimentos são feitos por escrito para proporcionar a comprovação e documentação adequadas. Como as comunicações são feitas repetitiva e constantemente, a burocracia lança mão de rotinas e formulários para facilitar as comunicações e rotinizar o preenchimento de sua formalização.

Caráter racional e divisão do trabalho

A burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. Esta divisão do trabalho atende a uma racionalidade que é adequada ao objetivo a ser atingido, ou seja, a eficiência da organização, através de:

Aspecto funcional da burocracia;

Divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder;

Estabelecimento das atribuições de cada participante;

Cada participante passa a ter o seu cargo específico, suas funções específicas e sua área de competência e de responsabilidade;

Cada participante sabe qual é a sua capacidade de comando sobre os outros e quais os limites de sua tarefa;

Impessoalidade nas relações

Essa distribuição de atividade é feita impessoalmente, ou seja, é feita em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas:

Considera as pessoas como ocupantes de cargos e de funções;

O poder de cada pessoa é impessoal e deriva do cargo que ocupa;

Obedece ao superior não em consideração a pessoa, mas ao cargo que ele ocupa;

As pessoas vêm e vão, mas os cargos permanecem;

Cada cargo abrange uma área ou setor de competência e de responsabilidade.

Hierarquia da autoridade

A burocracia estabelece os cargos segundo o princípio de hierarquia:

Cada subordinado deve estar sob a supervisão de um superior;
Não há cargo sem controle ou supervisão;

A hierarquia é a ordem e subordinação, a graduação de autoridade correspondente às diversas categorias de participantes, funcionários e classes;

Os cargos estão definidos por meio de regras limitadas e específicas.

Rotinas e procedimentos

A burocracia fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo:

O ocupante do cargo não pode fazer o que quiser, mas o que a burocracia impõe que ele faça;

A disciplina no trabalho e o desempenho no cargo são assegurados por um conjunto de regras e normas, que tentam ajustar o funcionário às exigências do cargo e das organizações;

Todas as atividades de cada cargo são desempenhadas segundo padrões claramente definidos.

Competência técnica e Meritocracia

Na burocracia a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica:

Admissão, transferência e a promoção dos funcionários são baseadas em critérios válidos para toda a organização;

Necessidade de exames, concursos, testes e títulos para a admissão e promoção dos funcionários.

Profissionalização dos participantes

A burocracia é uma organização que se caracteriza pela profissionalização dos seus participantes. Cada funcionário é um profissional pelas seguintes razões:

É um especialista, ou seja, cada funcionário é especializado nas atividades do seu cargo;

É assalariado - os funcionários da burocracia participam da organização e recebem salários correspondentes ao cargo que ocupam;

É nomeado por superior hierárquico;

Seu mandato é por tempo indeterminado;

Segue carreira dentro da organização;

Não possui a propriedade dos meios de produção, o administrador profissional administra a organização em nome dos proprietários;

É fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa, o funcionário passa a defender os interesses do seu cargo e da sua organização.

Completa previsibilidade do funcionamento

O modelo burocrático parte do pressuposto de que o comportamento dos membros da organização é perfeitamente previsível:

Os funcionários devem comportar-se de acordo com as normas e regulamentos da organização;

Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever todas as ocorrências e transformar em rotina sua execução.

Vantagens da Burocracia

Weber viu inúmeras razões para explicar o avanço da burocracia sobre as outras formas de associação.

Racionalidade em relação ao alcance dos objetivos da organização;
Precisão na definição do cargo e na operação, pelo conhecimento exato dos deveres;

Rapidez nas decisões, pois, cada um conhece o que deve ser feito, por quem e as ordens e papéis tramitam através de canais preestabelecidos;

Univocidade de interpretação garantida pela regulamentação específica e escrita. A informação é discreta, já que é passada apenas a quem deve recebê-la;

Uniformidade de rotinas e procedimentos que favorece a padronização, redução de custos e de erros, pois os procedimentos são definidos por escrito;

Continuidade da organização através da substituição do pessoal que é afastado;

Redução no nível de atrito, entre as pessoas, pois cada funcionário conhece aquilo que é exigido dele e quais os limites entre suas responsabilidade e as do outro;

Constância, pois os mesmos tipos de decisão devem ser tomados nas mesmas circunstâncias;

Subordinação dos mais novos aos mais antigos dentro de uma forma estrita e bem conhecida, de modo que o supervisor possa tomar decisões que afetam o nível mais baixo;

Confiabilidade, pois o negócio é conduzido de acordo com regras conhecidas. As decisões são previsíveis e o processo decisório elimina a discriminação pessoal;

Benefícios sob o prisma das pessoas na organização, pois a hierarquia é formalizada, o trabalho é dividido entre as pessoas de maneira ordenada, as pessoas são treinadas para se tornarem especialistas em seus campos As pessoas podem fazer carreira na organização em função de seu mérito pessoal e competência técnica.

Racionalidade Burocrática

A racionalidade é um conceito muito ligado à burocracia e implica na adequação dos meios aos fins. No contexto burocrático, isto significa eficiência.

A burocracia é baseada em :

Caráter legal das normas

Caráter formal das comunicações

A impessoalidade no relacionamento

A divisão do trabalho

Hierarquização de autoridade

Rotinas e procedimentos.

Competência técnica e mérito

Especialização da administração

Profissionalização

Previsibilidade do funcionamento

Consequências previstas

Previsibilidade do comportamento humano.

Padronização do desempenho dos participantes.

Objetivos

Máxima eficiência da organização:

Uma organização é racional se os meios mais eficientes são escolhidos para a implementação das metas;

A racionalidade funcional é atingida pela elaboração – baseada no conhecimento cientifico – de regras que servem para dirigir, partindo de cima, todo comportamento de encontro à eficiência.

Weber usa o termo burocratização em um sentido mais amplo, referindo-se também às formas de agir e de pensar que existem não somente no contexto organizacional, mas que permeiam toda a vida social antiga.

Definição de administração burocrática

Conjunto de agentes públicos que devem obedecer aos procedimentos determinados e à rígida hierarquia e à separação de funções. Na administração burocrática, os procedimentos sobrepõem-se à eficiência. A orientação é que o procedimento seja rigorosamente cumprido, mesmo que o resultado adquira onerosidade ou deixe de surtir efeito.

Disfunções da burocracia, segundo Merton

1. Internalização das regras e apego aos regulamentos – As normas e regulamentos passam a se transformar de meios em objetivos. Passam a ser absolutos e prioritários. O funcionário adquire "viseiras" e esquece que a flexibilidade é uma das principais características de qualquer atividade racional. Como os regulamentos passam a ser os principais objetivos do burocrata, este passa a trabalhar em função deles.

2. Excesso de formalismo e de papelório – A necessidade de documentar e de formalizar todas as comunicações pode conduzir ao excesso de formalismo, de documentação e de papelório. É a mais gritante disfunção da burocracia.

3. Resistência a mudanças – Como tudo dentro da burocracia é rotinizado, padronizado, previsto com antecipação, o funcionário geralmente se acostuma a uma completa estabilidade e repetição daquilo que faz, o que passa a lhe proporcionar uma completa segurança a respeito de seu futuro na burocracia. Qualquer mudança significa uma ameaça à sua segurança, sendo, portanto, altamente indesejável.

4. Despersonalização do relacionamento – A burocracia tem como uma de suas características a impessoalidade no relacionamento entre funcionários, já que enfatiza os cargos e não as pessoas.

5. Categorização como base do processo decisório – A burocracia se assenta em uma rígida hierarquização da autoridade. Portanto, quem toma decisões em qualquer situação será aquele que possui a mais elevada categoria hierárquica, independentemente do seu conhecimento sobre o assunto.

6. Super conformidade às rotinas e aos procedimentos – A burocracia se baseia em rotinas e procedimentos, como meio de garantir que as pessoas façam exatamente aquilo que delas se espera: as normas se tornam absolutas, as regras e rotinas tornam-se sagradas para o funcionário, que passa a trabalhar mais em função dos regulamentos e das rotinas do que em função dos objetivos organizacionais.

7. Exibição de sinais de autoridade – Como a burocracia enfatiza a hierarquia de autoridade, torna-se necessário um sistema de signos que indique a todos, quem está o poder. Surge a tendência à utilização intensa de símbolos de status para demonstrar a posição hierárquica dos funcionários (diferentes tipos de uniformes, diferentes tamanhos de mesas e poltronas, localização da sala, do banheiro, do estacionamento, do refeitório, etc.)

8. Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público – O funcionário está completamente voltado para dentro da organização, para as suas normas e regulamentos internos, para as suas rotinas e procedimentos. Com isso a burocracia fecha-se ao cliente, que seria propriamente o seu objetivo. Todos os clientes são atendidos de forma padronizada, de acordo com regulamentos e rotinas internos, fazem com que o público se irrite com a pouca atenção e descaso para com seus problemas particulares e pessoais.
A exigência de controle norteia toda a atividade organizacional. Não há espaço para a chamada organização informal (que fatalmente ocorre) ou para a expressão de diferenças individuais que possam introduzir variações no desempenho das atividades organizacionais.

Apreciação crítica

Weber, citado em Chiavenato (2003), considera a burocracia como a forma mais racional de organização. Perrow defende a burocracia como um fator importante para a racionalização da estrutura organização. Segundo este último, as disfunções da burocracia são apenas consequências do fracasso de uma burocracia mal adequada.

Katz e Kahn defendem que a burocracia é uma organização super-racionalizada que não considera o ambiente e a natureza organizacional. Para eles, o sistema burocrático só sobrevive quando as exigências do ambiente são óbvias, e as exigências das tarefas individuais são mínimas, não necessitando de grandes processos.

Bennis, segundo Chiavenato (2003), critica a burocracia considerando ultrapassado o seu sistema de controle, que não é capaz de resolver os conflitos internos. Ele define a burocracia de Weber como mecanicista e acredita que ela tenda a desaparecer devido às rápidas transformações ambientais e ao aumento da complexidade das organizações.

Para Chiavenato, à diferença de outras teorias da Administração, que são prescritivas e normativas, a teoria da burocracia é descritiva e, como tal, oferece uma contribuição consistente para a compreensão da natureza das organizações humanas.





 http://pt.wikipedia.org/wiki/Teoria_da_burocracia_na_Administra%C3%A7%C3%A3o