domingo, 30 de novembro de 2014

COMO AGIR COM PESSOAS QUE FALAM MAL DE VOCÊ PELAS COSTAS




Ser inteligente em uma sociedade pouco instruída é como receber uma estrela de xerife no velho oeste bem no dia em que o bandido mais perigoso do local adentrou a cidade. Em outras palavras, o que quero dizer é o seguinte: as pessoas não querem saber o raio de conhecimento que você possui. Elas estão interessadas em si mesmas e em mais nada.

Basta averiguarmos com calma nossa comunidade e veremos que os intelectuais são sempre perseguidos, enquanto os demais são abraçados. Isso acontece porque vivemos em um mundo onde a inveja existe e os seres que aqui estão a valorizam demasiadamente. Por isso Fannie Flagg disse: “Lembre-se, se as pessoas falarem por suas costas, quer dizer apenas que você está dois passos à frente.”

Quando analisamos nosso inimigo devemos tentar discernir suas reais intenções, interpretando seus objetivos e agindo estrategicamente. Desta forma, devemos nos adequar a esses ataques, fazendo com que eles percam força e representatividade.
Por exemplo: no futebol, quando um atacante vai bater um pênalti e o goleiro adversário se aproxima dele, dizendo que vai adivinhar o canto e que vai defender a bola, ele está tentando desconcentrar o atleta para que o mesmo se desequilibre emocionalmente e perca a cobrança. Neste caso, o que o jogador deve fazer é fechar os ouvidos e acreditar em si mesmo, porque fazendo isso, essa ação contrária cairá por terra e não afetará o resultado (ainda que ele perca o pênalti, porque ele não terá perdido por conta desse fator negativo e sim por ser uma obra do destino).

Do mesmo modo do exemplo acima, quando uma pessoa resolver nos agredir longe da nossa presença, devemos simplesmente não nos importar e nos mantermos firmes em nossa conduta. Além disso, não devemos ter ódio, ou sentimentos de vingança por essa pessoa, haja vista que ela possui uma mentalidade atrasada e por isso, ostenta esse tipo de comportamento. Em outras palavras, o desejo de tal criatura é que fiquemos entristecidos, chateados e revoltados com sua postura, logo uma ação inversa destrona o plano inicial dela e a faz se desmanchar por si mesma.

Portanto, seu oponente somente pode te atacar se você permitir que ele te ataque, porquanto o universo permite que sejamos responsáveis por nosso próprio destino (guardadas as devidas proporções). Assim, somos escultores de nossa existência e nossa moldura será perfeita se soubermos trabalhar nossa confiança para agirmos de forma inteligente perante os espinhos existentes em nossa trilha.

A importância do marketing pessoal e da credibilidade

Quem possui uma marca pessoal forte tem uma certa blindagem perante cenários nebulosos. Com toda certeza, as pessoas pensam duas vezes antes de propagarem bobagens sobre alguém que tem crédito no mercado. Destarte, é fundamental trabalharmos nossa imagem, fazendo com que as pessoas vejam nossas virtudes e 
passem a nos olhar com deferência.

Vale aludir que com o passar do tempo, podemos visualizar que quanto mais investimos em nossa marca, mais crescemos perante a sociedade, pois nosso comportamento reflete para as pessoas quem realmente somos, de sorte que elas irão nos apreciar se formos criaturas virtuosas e, principalmente, se formos capazes de mostrar isso a elas.

A necessidade de se vigiar

As pessoas estão esperando nossos erros para poderem descortiná-los, ou seja, tudo o que elas precisam é de um motivo para nos prejudicar. Deste modo, o que temos que fazer é vigiar nossas palavras, pois elas podem comprometer toda a nossa trajetória pessoal e profissional. Não foi por acaso que Oscar Wilde disse: “Se soubéssemos quantas e quantas vezes as nossas palavras são mal interpretadas, haveria muito mais silêncio neste mundo.”

Digo isso porque muitos de nossos companheiros lançam armadilhas para nos apanhar, buscando nos encurralar constantemente. Daí a importância de se conhecer bem o inimigo e de também ter um grande cuidado com os falsos amigos, porque nem tudo aquilo que nossos olhos veem correspondem à realidade e precisamos enxergar além do óbvio em muitas situações.

Em linhas gerais, na dúvida, devemos sempre ter prudência e nunca deixar que nossa ansiedade nos atrapalhe em nossas escolhas. Vale lembrar também que pensar antes de falar é algo impreterível e inegociável, tendo em vista que o homem que aprender a refletir no tempo certo, conquistará todas as vitórias e se tornará quase imbatível com o passar dos anos (pratica = perfeição).

A preciosidade de se ter uma conduta coerente e coesa em todos os sentidos

Agradar a todos é impossível, todavia algumas pessoas possuem esse sonho utópico e infelizmente vivem sofrendo por isso. Sem dúvidas, se alguém busca ter uma vida própria e convicções únicas, é fundamental ter personalidade e não se deixar levar pelas teorias alheias.

Portanto, responda a si mesmo: você vive para si, ou para os outros? Sua liberdade é mais importante que qualquer coisa nessa vida, ou você se acostumou com cheiro do cárcere?

Pode parecer loucura, mas a maioria das pessoas existe para se preocupar com o que as outras vão pensar a respeito delas e não o contrário. São inseguras, teimosas, medrosas e completamente manipuláveis.

Não repita o erro delas, seja diferente: tenha força, energia, entusiasmo e garra, não permitindo que mandem em sua vida, pelo contrário, mostre que é você quem está no controle. Para isso, crie suas crenças, valores, princípios e não se desvie deles, pois assim procedendo, você estará mostrando ao mundo no que consiste a essência de um homem íntegro e do que é formado o coração de um ser de notável nobreza.

Concluindo, digo que precisamos fazer com que esses tagarelas tropecem em suas próprias palavras, tornando-os reféns da própria hipocrisia. Com absoluta certeza, temos poder de influenciar e modificar o ambiente, fazendo com que o mundo seja uma esfera onde a lucidez, a honra e dignidade humana permeiem sempre o topo.







sexta-feira, 28 de novembro de 2014

SUPER SECRETÁRIA, SUPER COMUNICATIVA!




Hoje a professora Josiane Fidélis, que atua no curso de SE em Balneário Camboriú, divide com a gente um dos textos que trabalha com as alunas. Vamos aproveitar?

Quando pensamos em um perfil profissional de sucesso, um dos itens que deveriam estar no topo das características ideais é a comunicabilidade. Muitos são os profissionais que tem extrema dificuldade em sua forma de comunicação, dificuldade de escrita (linguagem verbal), dificuldade de fala (oralidade/linguagem verbal), dificuldade em manter um equilíbrio entre o seu discurso e suas atitudes (aqui o composto de postura, gestos, expressões, tom de voz e até mesmo a forma como se veste).

Pensar em comunicar não significa apenas falar, devemos pensar que esta atitude prevê envolvimento de uma ou mais pessoas e principalmente que haja entendimento entre elas a partir do que está sendo falado ou escrito.

Quando falamos, apresentamos um trabalho ou participamos de uma reunião presencial temos o apoio da linguagem não verbal (gestos, expressões, postura, etc.), para reforçar  a construção de significado que pretendemos passar.  No entanto quando enviamos um texto escrito, como por exemplo; um e-mail, um ofício, uma carta, temos a necessidade de sermos extremamente objetivos e claros, para que a pessoa a qual se destina a, entenda-a e cheguemos ao objetivo desejado.

Agora a questão que levamos até você é: Como vou conseguir me comunicar bem, seja verbalmente ou não verbalmente?  Seja de forma escrita ou de forma oral?

E garanto que não é algo tão simples quanto parece para aqueles que são bons oradores e tem habilidades de escrita. Neste momento tentarei focar e esclarecer, vamos trabalhar com a comunicação oral. Apresentação em reuniões, diálogos com clientes, colegas e superiores.

Para começarmos devemos pensar que para uma boa comunicação precisamos de tranquilidade, para termos tranquilidade por sua vez precisamos de uma boa dose de respiração. Para aqueles que o coração acelera, as mãos suam, e sentem afogados com as próprias palavras, muitas vezes a dica é usar algumas ferramentas simples, como por exemplo, aulas de teatro, dança, yoga, pilates, atividades que lhe faça respirar. Existe uma teoria que estuda a respiração (meditação), chamada de sofrologia, vale a pena ler sobre, fica aqui a dica para aqueles que gostam de ler e estudar suas dificuldades.

Além da respiração é essencial pensar que nossa comunicação deve manter uma linha de raciocínio lógico, portanto, falar sem pensar, jamais.  Uma secretária deve sempre falar muito bem, deve ouvir antes de falar.

Preste atenção na forma como seu superior mantém comunicação com você, esteja atenta aos fatos, lembre-se que a secretária é o profissional que mantem comunicação entre clientes e empresa, entre superiores e colegas de trabalho. A forma como comunicamos algo oralmente fala muito sobre nós e sobre nossa postura profissional.

Com clientes devemos entender que ouvir é o segredo para falar o que ele precisa ouvir, sanando suas dúvidas e desse modo sendo bem objetiva, ganhando tempo e de forma eficiente.

Quanto ao tratamento com o superior ouvir também é o segredo, mas aqui vale lembrar que devemos mantê-los muito bem informados de todo nosso trabalho, e de tudo que está acontecendo e que muitas vezes somente você como secretária soube, então não canse de esclarecer bem tudo o que está acontecendo, seja muito objetiva, e sempre inclua a outra pessoa no seu discurso, até porque numa empresa não existe o EU, sempre use o NÓS.

Em relação à comunicação com seus colegas, seja clara, use uma linguagem formal, mesmo que seja amiga pessoal de algum deles, no trabalho há necessidade de formalizar os tratamentos para que não haja diferenciação e também porque não é apresentável uma secretária que use gírias, ou um tipo de tratamento mais íntimo com quem quer que seja.

A nossa forma de falar é um referencial sobre nosso profissionalismo, lembre-se que uma boa comunicação é geradora de sucesso, use e abuse desta ferramenta para conquistar o espaço que você merece.








quinta-feira, 27 de novembro de 2014

COMO O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO UTILIZA MARKETING PESSOAL




Fala-se tanto em marketing pessoal, que resolvi pesquisar, como nós – secretárias executivas – poderíamos utiliza-lo no nosso dia-a-dia.

O Marketing pessoal está diretamente ligado à ética, ao conhecimento intelectual e a inteligência emocional. São esses 03 itens que criam o perfil do profissional e o definem e será assim que ele ficará conhecido e será identificado pelos demais.

Por que utilizar o marketing pessoal?

O profissional de Secretariado vem ganhando posições cada vez mais estratégicas no mundo corporativo, e essas mudanças exigem adaptações para este novo mercado, pois agora ficamos na “linha de frente”.

É surpreendente o quão é importante o marketing pessoal para a nossa profissão. Hoje a secretária (o), é vista como gestora da informação, (pelo menos pela maioria das empresas) e por estarmos assumindo este posto é que o marketing é imprescindível na nossa vida profissional.


Os relacionamentos vão além da execução de atividades, e por isso a exigência do aprimoramento da nossa comunicação. (toda forma de comunicação). É preciso mostrar ser confiante (e ser), ter capacidades específicas, valores, ética. Mostrar que pode contribuir para o crescimento da organização. Mostrar-se capaz de aprender, ter iniciativa, e inteligência emocional, saber lidar e se relacionar com outras pessoas. Afinal, saber fazer é muito importante, mas mostrar que sabe é indispensável, e é isso que define o marketing pessoal. A autopromoção do individuo para galgar o seu objetivo.

Enfim, o profissional dentro da organização, fazendo o que lhe é solicitado, é apenas um funcionário. Mas quando este funcionário utiliza suas qualidades, habilidades junto ao conhecimento, potencializa-se, agregando valores a sua existência na empresa. Fazendo com que seja um profissional de destaque. No nosso caso, uma SUPER SECRETÁRIA!


FONTE: http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/carreira/como-o-profissional-de-secretariado-utiliza-o-marketing-pessoal






quarta-feira, 26 de novembro de 2014

NÚMEROS QUE VÃO CONVENCER VOCÊ A REVER SEU PERFIL ONLINE





Se o seu perfil profissional está desatualizado nas redes sociais, é melhor reservar um tempinho para revisitá-lo e fazer os ajustes necessários.

Isso porque esses sites estão sendo cada vez mais empregados para avaliar candidatos em processos seletivos. Segundo um estudo recente da empresa de recrutamento Jobvite, 93% dos recrutadores usaram esse recurso nos Estados Unidos em 2014.


Nesta galeria, veja alguns números que provam a importância do uso das redes sociais nos EUA e alguns sinais do papel do LINKEDIN nesse cenário. 













terça-feira, 25 de novembro de 2014

ÉTICA - FATOR DIFERENCIADOR NO COMPORTAMENTO







Ética, cidadania e relações de trabalho são hoje valores convergentes.

Todos visam devolver ao ser humano, à empresa e à sociedade o caráter salutar de viver bem.

É a qualidade intrínseca que aflora na qualidade coletiva.

É um movimento positivo, que começa na atitude individual e se sedimenta no grupo familiar, empresarial e social.

A discussão e o resgate da ética acontecem num momento de total desnudamento.

Todos os segmentos sociais colocam em pauta, discussão, reflexão a manchete da Ética.

Nossa postura, inicialmente, é como se não fizéssemos parte. A primeira conotação de Ética parece ficar distante do cotidiano e ser mais um assunto complexo, cujo mérito só filósofos e especialistas podem discutir. Agimos como não partícipes do processo e sentimo-nos no direito de ficar imunes a qualquer tipo de responsabilidade.

Esse comportamento que se defende e se isenta é resultante do legado da Era de Peixes, que marcou a nossa geração, tendo sido alicerçada na competição, no individualismo, na Lei de Gerson, desenvolvendo a alienação da sociedade e de nós mesmos.

Esse momento de mudança, questionamentos, revisão de papéis e resgate de valores essenciais como a Ética já faz parte da era de Aquárius, que privilegia o companheirismo, a parceria, a integração.

Tudo, necessariamente, passa pela Ética e pelo indivíduo.

É vital passar a limpo uma série de coisas. Não há mais tempo para remendos. Precisamos reconstruir. E a reconstrução só será possível se o indivíduo assumir sua total responsabilidade no processo e o seu valor básico for a Ética.

Novas relações de trabalho. Nova Sociedade, através do novo indivíduo, com Ética e consciência.

Assumir total responsabilidade por tudo que faz e sentir-se responsável pelas ações coletivas são traços que marcam a nova conduta.

Ser ético é sempre pensar no bem comum. É sair do discurso e incorporar no cotidiano atitudes pautadas nesse princípio, que vale tanto para a forma como agimos em casa, no nosso condomínio, no trânsito, na fila do banco, na escola dos filhos, na empresa, como na sociedade.

Ética nas relações de trabalho prevê uma relação saudável entre capital e trabalho. Envolve um compartilhar coletivo pelo sucesso e pelos erros. Pressupõe um participar holístico e uma realização pessoal e profissional. A modernidade que queremos para o país e para as relações de trabalho só será consistente se for embasada em princípios Éticos.
Transformamos o contexto do que acreditamos sobre nós mesmos e os outros. E podemos nos inspirar, diariamente, no exemplo de grandes transformadores, cuja força motriz é a crença na causa que defendem. Herbert de Souza, o Betinho, é um deles.

Está na hora de revogar a Lei de Gerson. E fazer valer a Lei de Senna - "Competência - Dignidade - Ética".

É segurando esta bandeira, que podemos fazer a diferença e ajudar o mundo a tornar-se melhor








segunda-feira, 24 de novembro de 2014

QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO: DICAS E CONCEITOS




Como é seu ambiente de trabalho: harmonioso ou caótico? A resposta para esta questão definirá o seu nível de qualidade de vida na empresa onde atua. E mais do que isso, explica seus resultados ou a ausência deles.

O Conceito de Qualidade de Vida no Trabalho (QVT), como o conhecemos hoje é fruto do estudo de vários autores que mais tarde viriam a embasar a criação da Escola das Relações Humanas. Começa a ser utilizado nos anos 20, a partir dos estudos realizados na Western Eletric Company, empresa de Chicago, Estados Unidos.
Segundo França (1997:80), a Qualidade de Vida no Trabalho (QVT), consiste no conjunto das ações de uma empresa e que envolvem a implantação de melhorias e inovações tanto gerenciais como tecnológicas no ambiente de trabalho.

Dicas para melhorar a qualidade de vida no trabalho

1- Foco – Um profissional focado e comprometido com seu trabalho sofre menos interferências negativas do ambiente;

2- Afaste-se das fofocas – Conversas fúteis sobre a vida dos colegas e superiores só alimenta um ambiente hostil. Afaste-se delas e procure eliminar esta conduta do seu dia a dia;

3- Aprenda a trabalhar em equipe – O trabalho em equipe é uma das principais habilidades exigidas pelas empresas. Colabore com seus colegas e aprenda com eles também;

4- Cumpra prazos e horários – Atender suas demandas com qualidade e cumprir prazos e horários evita estresses e que seu desempenho seja questionado;

5- Cultive bons relacionamentos – Mantenha boas relações interpessoais com seus colegas e superiores. Isso torna o ambiente melhor e mais favorável.

Assim como no aspecto pessoal, a QVT é essencial para o desenvolvimento dos colaboradores, tanto dentro como fora do ambiente da empresa. Neste sentido, é importante salientar o papel social das organizações também na formação de cidadãos mais conscientes de seu papel na sociedade.




José Roberto Marques

sábado, 22 de novembro de 2014

PASSOS PARA VOCÊ ELEVAR A RESILIÊNCIA






Saber atuar sob pressão, responder rapidamente em momentos de crise, demonstrar criatividade e encontrar soluções, mesmo com poucos recursos, não são tarefas fáceis. Mas hoje, mais do que nunca, é justamente este perfil de profissional que o mercado de trabalho valoriza.

Para quem não sabe, as citadas acima são algumas características da resiliência, um conceito que vem da física e que está tão em alta. Originalmente, a resiliência se refere à capacidade que alguns materiais têm de acumular energia quando submetidos à pressão e, depois de absorver o impacto, voltar ao estado original sem deformação, como se fosse um elástico.

No comportamento humano, a resiliência é a habilidade de se adaptar e superar adversidades, situações estressantes. Isso de forma saudável, construtora, sem ser afetado por elas de modo negativo, permanente. Em outras palavras, uma pessoa resiliente é aquela que tem energia e disposição para enfrentar dificuldades em vez de se deixar abater; é capaz de atuar com competência, mesmo sob forte pressão; antecipa as crises, prevê obstáculos e se prepara para lidar com eles; tem atitudes positivas, realistas e firmeza de objetivos; e recupera-se mais rapidamente após sofrer revezes e não muda sua essência depois de passar por experiências difíceis.

Desenvolver a resiliência é fundamental para enfrentar os desafios pessoais e profissionais. E também para ser bem-sucedido profissionalmente, uma vez que a pressão por resultados, as mudanças e as crises são constantes.

No mundo atual, quanto mais resiliente for o profissional, maior será sua vantagem competitiva. E maior será sua capacidade de lidar com tudo isso e ainda manter ou aumentar seu bem-estar, além de encontrar mais satisfação.

Confira sete passos para você elevar a resiliência:

1) Mantenha o foco no futuro. Olhe para frente e não se prenda ao passado.

2) Mantenha-se motivado. Lute por seus sonhos e objetivos. Quem trabalha por seus ideais não tem tempo para chorar mágoas.

3) Invista em seus relacionamentos. Eles são uma grande fonte de apoio e de encorajamento.

4) Mude o hábito de colocar defeito nas coisas e de ver apenas o que as pessoas têm de pior. Combata o costume de ter uma opinião formada sobre tudo.

5) Redescubra as coisas que lhe dão prazer. Fique atento as suas necessidades. Cuide de sua mente, de seu corpo e de sua saúde.

6) Fique atento às necessidades dos outros. Contribuição e compaixão aumentam a resiliência.

7) Resiliência não é rejeitar ou ignorar as emoções negativas, mas apenas não permitir que elas controlem você. Fique atento!


Bibianna Teodori é executive e master coach, fundadora da Positive Transformation Coaching e coautora do livro “Coaching na Prática – Como o Coaching pode contribuir em todas as áreas da sua vida” – www.bibiannateodori.com.br








sexta-feira, 21 de novembro de 2014

O SECRETARIADO E SUA IDENTIDADE: PONTOS E CONTRAPONTOS




Aproveitando o atual momento político vivido pela sociedade brasileira, em que há um clamor pela transparência nas relações e pelo comprometimento com o coletivo, torna-se pertinente voltar o olhar sobre o grupo dos secretários como classe que busca, ainda hoje, o respeito dessa sociedade que demanda ações políticas para o respeito ao povo.

A profissão de secretário, em qualquer dos níveis, é alvo de permanentes discussões sobre a sua própria identidade. Inúmeras são as manifestações em eventos, entrevistas, textos, artigos e conversas entre professores, estudantes e profissionais sobre o entendimento equivocado da profissão, mantendo nomenclatura exclusivamente no feminino, desqualificando ou, no mínimo, simplificando o significado de "secretariar". Após quase 30 anos de regulamentação (Lei 7.377/85, complementada pela Lei 9.261/96) a realidade comprova que a nossa profissão ainda não possui uma identidade legitimada.

É comum e frequente encontrarmos colegas secretários desmotivados no trabalho, desestimulados nas Instituições de Ensino, desanimados nas salas de aula e desinteressados pela área de modo geral. Não raro, também, dada a exaustão das tentativas frustradas na busca de valorização, ocorre o desvio de colegas já formados para outras áreas no mercado de trabalho.

Mas, a quem cabe a cobrança sobre tal consolidação identitária? A nós? Aos que nos representam, enquanto coletivo? Aos que nos formam? O que nos falta para obtermos, então, o respeito da sociedade para com a profissão? Aqui, cabem algumas considerações a partir da realidade observada no dia a dia de nossa profissão:


1. Como secretários, o que fazemos pela profissão e pelo tão sonhado "respeito" e "reconhecimento"?

2. Qual o motivo de exigirmos o cumprimento da lei para ocupação de vagas, seja no âmbito público ou privado? Só porque a lei existe? O que nos faz diferentes? A formação? Estamos acompanhando como essa formação está ocorrendo? Estamos saindo realmente qualificados de nossas formações?

3. Se a resposta da última pergunta for sim, por qual motivo nos vemos substituídos por outras formações, inclusive em editais de concurso?

4. Qual o argumento para eliminar outras formações da concorrência a vagas de secretários, se a própria representação em nível nacional reconhece e apoia outras formações para condução de assuntos específicos da área?

5. Quais os motivos pelos quais "desconhecemos" a dinâmica de nossas representações? Quem são, quem os autorizou a nos representar? Como acompanhamos suas ações?

6. A "legitimação" da identidade de nossa profissão é a responsável pela "evolução" da profissão? Ou primeiro deveríamos evoluir em nossas reflexões e ações para que disso resultasse a consolidação da identidade?

7. Se o Secretariado Executivo consta entre as dez carreiras de maior expansão de vagas no Brasil (Edição Especial nº 27 de julho de 2013 do RADAR do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada), porque há tantos cursos de nível superior da área sendo fechados? Essas vagas estão sendo ocupadas diante do cumprimento da lei?

8. Quais as razões para espaços de discussões sobre a profissão ter, sempre, a baixa participação dos que a compõem? A quem interessa que estejamos tão "desatentos" às discussões?

9. Quais são as personalidades, entidades ou órgãos do Secretariado que agem efetivamente para que a profissão seja pensada, em todas as instâncias, para a sua consolidação (imagem, ocupação no mercado, desenvolvimento, etc.)?


Essas questões são importantes quando levantamos discussões sobre identidade. Existe uma zona de conflito nas informações disponibilizadas ao Secretariado que provoca uma “crise de identidade”: a regulamentação busca a simples reserva de mercado ou destaca uma relevante singularidade de competência para exercer uma função? As discussões sobre a profissão são subsidiadas no "ouvir os secretários" ou se constituem em espaços meramente simbólicos, sem resultados efetivos?

Talvez, a força que falta para essa categoria só será evidenciada quando os que a compõem souberem responder, com atitudes , à questão: o que o Secretariado quer? Ser ouvido, respeitado e legitimado ou manter a situação que está posta?



Subscrevem o texto os estudantes e profissionais:
Eduardo César Pereira Souza
José Alexandre Silva de Brito
Maíra Farias
Omar Pinto Monteiro
Raul Vitor Oliveira Paes
Ronald Henrique Acipreste
Rosimeri Ferraz Sabino
Ubirajara Gerardin Júnior



quinta-feira, 20 de novembro de 2014

‘NÃO TIVE TEMPO’, ‘ESSA TAREFA NÃO É MINHA’ E OUTRAS FRASES QUE É MELHOR EVITAR NA EMPRESA




Tudo que dizemos no trabalho é levado em conta. Seja na hora de compartilhar uma ideia durante uma reunião ou ao ajudar um colega em um projeto, o que falamos pode ter uma impressão — boa ou má — que vai acabar nos marcando. De acordo com a especialista em carreira e recrutamento, Heather R. Huhman, a maneira como comunicamos uma atitude, ideias e opiniões no local de trabalho podem influenciar a carreira.

“Seus colegas de trabalho e gestores estão atentos ao que você diz, o tempo todo. Por isso, é muito importante sempre pensar antes de abrir a boca”, afirma a especialista em artigo publicado no site Parade.com.

Para evitar escorregões na hora de se comunicar e acabar se prejudicando, há algumas frases que devem ser evitadas a todo custo. Confira a lista preparada por Heather:

“Terminei meu projeto. O que faço agora?” Embora, por um lado, seja ótimo ir atrás de novas tarefas e desafios depois de ter dado conta de sua lista de coisas a fazer, a pessoa deve ter a capacidade de descobrir o que fazer sem que seu gestor tenha que lhe atribuir um novo trabalho. Os empregadores valorizam os funcionários pró-ativos, capazes de encontrar outros projetos para trabalhar quando estiverem desocupados. Na próxima vez que encontrar um tempo livre, não hesite em iniciar outro projeto ou ajudar um colega a concluir uma tarefa.

“Estou entediado.” Tédio é uma palavra que você deve evitar dizer no trabalho. Quando você expressa o seu tédio no local de trabalho, isso mostra que você não está engajada. Caso se sinta assim, busque ser pró-ativo e corra atrás de novos desafios. Explique a seu chefe que precisa de mais projetos e novas experiências para manter-se envolvido no trabalho.

“Virei a noite para terminar este projeto.” Embora você possa se sentir realizado após virar a noite terminando um projeto, é improvável que seu chefe fique impressionado com isso. Os empregadores querem funcionários capazes de completar o seu trabalho sem ter que sobrecarregar seu tempo ou suas habilidades. Se você quer impressionar seu gestor, descubra novas maneiras de se tornar mais eficiente no trabalho.

“Essa tarefa não é minha.” Só porque uma tarefa não está descrita no seu contrato de trabalho não significa que você não pode ou não deve executá-la. A próxima vez que seu chefe ou colega de trabalho lhe pedir ajuda em um projeto, mantenha a mente aberta para aprender a executar uma nova tarefa.

“Fulano estava à frente desse projeto, não eu.” Quando você não assume a responsabilidade por suas ações no trabalho, acaba criando um abismo com seus colegas e chefe. Empregadores esperam que seus funcionários prestem contas de seu trabalho e sejam honestos quando algo dá errado. Nunca coloque a culpa em alguém quando não cumprir um prazo ou esquecer um detalhe importante.

“Não dá pra fazer.” “Não é possível” é uma frase que deve ser banida do vocabulário de qualquer profissional. Se não sabe como fazer algo, tome a iniciativa de aprender a nova habilidade ou peça ajuda.

“Não tive tempo.” Na maioria dos casos, esta afirmação é uma mentira. Ao mesmo tempo, que seu chefe tem conhecimento de sua agenda lotada e pesada carga de trabalho, você também deve saber que é sua a responsabilidade ser produtivo. Caso esteja correndo contra o tempo para dar conta de seus projetos, peça ao seu chefe para dar prioridade a suas tarefas. Isso o ajudará a ser mais organizado e focado em projetos mais importantes.

“Pensei ter lhe enviado um e-mail há uma semana.” Não importa que seja seu chefe, um colega de trabalho ou cliente, você deve ser a primeira pessoa a acompanhar suas mensagens. Se já passou alguns dias sem você ter notícia ou uma resposta da pessoa, envie outro e-mail ou dê um telefonema.

“Entendeu?” Em vez de perguntar a seu colega se ele entendeu o assunto que acabou de explicar, peça que ele faça um comentário. Um exemplo: “Você tem alguma dúvida ou algo que queira compartilhar?”. Isso dá ao colega a chance de expressar sua opinião.

“Você deveria...” Apontar o dedo ou colocar a culpa em seus colegas de trabalho é uma forma negativa de se comunicar. Em vez de dizer “Ei Beth, você deve me dizer quando está indo almoçar”, é melhor dizer: “Beth, por favor, me avise antes de sair para o almoço”.







quarta-feira, 19 de novembro de 2014

10 MANDAMENTOS PARA O SUCESSO NAS ENTREVISTAS



A consultoria PageGroup realizou uma pesquisa sobre o cotidiano das entrevistas de emprego e preparou dicas com o objetivo de desmistificar o que acontece em uma entrevista de emprego e auxiliar na preparação dos candidatos.

“Não importa a fase da carreira do candidato. A entrevista nunca deixará de existir e será sempre fundamental no processo de escolha. Por mais qualificado que seja o currículo, muitos candidatos tropeçam nas entrevistas por falta de preparo”, afirma Sergio Sabino, diretor de marketing do Page Group para a América Latina.

Confira aos 10 mandamentos para se obter sucesso em uma entrevista de emprego, trazidos pelo levantamento da consultoria. As dicas são divididas em 3 partes: antes, durante e depois da entrevista. Confira:

Antes da entrevista

1. Pesquise: descubra o maior número de informações  sobre o seu provável empregador antecipadamente. O website da empresa deve ser seu ponto de partida.  Familiarize-se com sua missão, desempenho passado, objetivos futuros e atuais avaliações dos analistas. Converse com algum conhecido que trabalhou na organização.

2. Familiarize-se com seu CV e esteja preparado para responder perguntas sobre ele. Ao mesmo tempo, certifique-se que você tenha lido a descrição da vaga cuidadosamente e pense em como sua experiência beneficiaria seu empregador em potencial.

3. Prepare seu kit de entrevistas: certificados, referências, cópia do anúncio e uma lista de questões, como:

• Quais serão as minhas responsabilidades?
• Qual foi o motivo da abertura da vaga?
• Como minha performance será avaliada?
• De que forma a função se encaixa na estrutura  do departamento?
• Que incentivo é dado para treinamentos adicionais?
• Quem são seus clientes?
• Qual o rumo da empresa? Quais os planos de crescimento?
• Qual é o próximo passo?

4. Prepare-se antecipadamente para questões comuns, tais como:

• Fale-me a seu respeito.
• Quais foram suas conquistas até agora?
• Você está satisfeito com sua carreira até agora?
• Fale-me sobre a situação mais difícil que você  já enfrentou e como lidou com ela.
• Do que você não gosta na sua função atual?
• Quais são seus pontos fortes / fracos?
• Que tipo de decisão você acha mais difícil tomar?
• Por que você quer deixar seu empregador atual?

Durante a entrevista:

5. Boa linguagem corporal. Cumprimente seu entrevistador em pé, com um firme e forte aperto de mão e um sorriso. Sente-se ereto, com os dois pés no chão. Fale de maneira clara e confiante. Procure manter um nível confortável de contato visual durante a entrevista.

6. Uma entrevista padrão geralmente começa com um bate-papo introdutório, passando para questões específicas, de sua aplicação até sua experiência. Informações gerais sobre a empresa e a função podem vir em seguida. No final, há um espaço para a realização de perguntas.

7. Ouça o que está sendo perguntado. Pense sobre suas respostas para as perguntas mais difíceis e não dê detalhes irrelevantes. Dê exemplos positivos de sua experiência até o momento, mas seja conciso. Contudo, evite dar respostas muito curtas, com uma única palavra.

8. Esteja preparado para fazer perguntas que já tenha elaborado de antemão. Isso demonstra que você refletiu sobre a função e pesquisou sobre a organização. Certifique-se que sejam questões abertas. Isso encoraja o entrevistador a fornecer informações adicionais.

9. Mostre seu entusiasmo pela função, mesmo que você tenha algumas reservas. Estas podem ser discutidas em uma etapa posterior.

Depois da entrevista:

10. Escreva um breve resumo da entrevista enquanto ela ainda está fresca em sua mente. Anote as áreas em que você sentiu que foi bem, assim como quaisquer questões difíceis de responder. Busque conselhos para dar um feedback construtivo ao consultor em todas as fases do processo de recrutamento. Contate seu consultor e dê um feedback. Ele precisa conhecer seus pontos de vista sobre a entrevista e a função antes de contatar o empregador.


terça-feira, 18 de novembro de 2014

FRASES INSPIRACIONAIS PARA REPENSAR SUA VIDA PROFISSIONAL




Segunda-feira de manhã, basta dar uma corrida de olho na time line de suas redes sociais para ver inúmeras fotos e frases que tem por objetivo inspirar e motivar, mas será que elas realmente são capazes de provocar a mudança necessária?

Eu mesma, sou daquelas que volta e meia coloca uma frase que achou bacana em diversos meios digitais, para mim, vale até assinatura de e-mail.

O que me levou a escrever este artigo, não foram as frases “inspiracionais” em si, mas seu significado mais amplo ou seja, a lição embutida que cada uma pode trazer, contribuindo assim para o crescimento pessoal e profissional.

Chamo de frases inspiracionais porque como psicóloga, acredito que a motivação seja algo que necessita de uma compreensão mais profunda, com análises de fatores internos e externos, já a inspiração por sua vez é o primeiro passo que promove ou como sua derivação mesmo sugere, inspira a ação.

Para isto, reuni 10 frases que de alguma forma transmitem uma mensagem mais profunda do que suas breves linhas podem abarcar.
Tomei o cuidado de interpretar livremente pois, a mim era o que parecia significar. Fique à vontade para dar a elas o sentido que lhe cabe, aposto que por trás destas palavras, você poderá encontrar aquilo que lhe seja necessário para o momento em que está vivendo.

1 - Nem sempre os mais talentosos se destacam: São os persistentes que se sobressaem – Mary Kay Ash

Conheço talentosos fantásticos, mas que perderam muitas oportunidades, justamente por não persistir e acreditar que poderiam vencer com seu talento. Ao passo que do mesmo modo, conheci pessoas não tão talentosas que acabaram se destacando em áreas onde hoje são referencias porque persistiram e foram se aperfeiçoando com o passar do tempo. Não estou falando em mediocridade, nem do tão conhecido “Q.I” (Quem indica), falo de persistência, aquela que anda de mãos dadas com a vontade de ir além. Se você tiver talento e aliar isso à persistência, terá nas mãos uma formula poderosa para o sucesso, basta apenas ir em frente, mas isso é conversa para a frase abaixo.

2 - Planos não passam de boas intenções, a menos que se transformem imediatamente em trabalho duro – Peter Drucker

E quem ousaria discordar de Drucker? Eu não! De nada adianta ficar sonhando e planejando, se você não arregaça as mangas e se põe a trabalhar duro para realizar o que quer. Veja bem, trabalhar duro não significa se matar de trabalhar, longe disso. Trabalhar duro está muito ligado a visão estratégica, persistência e alinhamento para se chegar ao resultado que deseja.

3 - Se não arriscar nada, seu risco é ainda maior – Erica Jong

Quem nunca teve medo, que atire a primeira angústia... É óbvio que em diversos momentos da vida temos medo de arriscar, no entanto estagnar pode ser ainda pior. Pare e reflita sobre os melhores momentos de sua vida, na certa em muitos deles, você estava arriscando alguma coisa, para isto, completo também com uma frase que ouvi quando adolescente, da qual não me recordo a autoria: Quem tem medo de perder, nunca ganha – Pense nisso.

4 - Não conheço o segredo do sucesso, mas o segredo do fracasso é tentar agradar todo mundo – Bill Cosby

Tentar agradar a todos também é de certa forma deixar de arriscar. Quando você tenta fazer com que todos gostem de você, acaba deixando de expressar toda sua potencialidade e isto pode ser um risco quando se trata de vencer na vida. Pare e pense nas pessoas que mais te inspiram, na certa todas elas de alguma forma deixaram de se importar com o que os outros pensavam.

5 - Deixe que o mundo conheça quem você é, não como pensa que deveria ser. Se você usa um disfarce, cedo ou tarde vai esquecê-lo e aí não saberá mais quem é – Fanny Brice

De alguma forma esta frase também me remete a outra frase, esta por sua vez, de Nietzsche que diz: “Quando você olha muito tempo para um abismo, o abismo olha para você”. Pergunte a si mesmo, eu tenho sido a pessoa que gostaria? Tenho agido de acordo com a minha essência e com aquilo que acredito ou vivo disfarçado tentando ser algo que não sou? Imagine-se encontrando com você mesmo aos 10 anos de idade. Será que esta criança iria se orgulhar da pessoa que se tornou?

6 - Grandes realizações não são feitas pela força, mas pela perseverança – Samuel Johnson

Mais uma vez, a perseverança se mostrando essencial para alcançar resultados. O segredo é não parar, seguir adiante e focar naquilo que você planejou para si mesmo. Há um tempo atrás, como boa workaholic, achava que não parar significava entrar em uma rotina frenética de fazer, fazer e fazer. Aos 30 anos, foi preciso um principio de AVC para que eu pudesse compreender que perseverança não é isso, mas principalmente ser estratégico e seletivo em suas escolhas – Estes sim, são elementos fundamentais que compõem a perseverança.

7 - O primeiro passo para conseguir o que deseja na vida é: Decida o que você quer – Ben Stein

Aqui, voltamos a falar de estratégia. E mais uma frase me vem à cabeça, aposto que você também já deve tê-la ouvido por aí: “Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”, do filme Alice no País das Maravilhas. O fato é que se você não pensar e acima de tudo decidir o que quer, dificilmente alcançará grandes conquistas, simples assim. Parece fácil, mas ainda existe muita gente que deseja abraçar o mundo e acaba por conseguir um pouco de tudo e muito de nada, pois são conquistas efêmeras e passageiras que não realizam e ainda trazem uma sensação de frustração cada vez mais constante. Se eu pudesse resumir esta frase em apenas duas palavra, eu diria sem sombra de dúvidas: tenha foco!

8 - Lute para conquistar aquilo que você gosta ou será forçado a gostar daquilo que conquista – George Bernard Shaw

Mais uma vez, falamos de escolhas. Faça esta pergunta a si mesmo: Por que devo me contentar com resultados que não quero? Uma vida vazia, um emprego medíocre, relacionamentos rasos, será que vale a pena viver uma vida desse jeito? Coragem! O mundo é muito mais do que coexistir, trata-se muito mais de viver! Aproveite e lute para conquistar aquilo que você realmente gosta.

9 - O seu tempo é limitado, então não desperdice vivendo a vida de outra pessoa – Steve Jobs

Os maiores arrependimentos de pessoas que se dão conta que o tempo passou depressa demais, foi de não ter vivido mais suas próprias vidas. A música Epitáfio do Titãs é outro belo exemplo disso. Pare de desperdiçar sua vida vivendo em função de outras pessoas. Permita-se ser um tanto egoísta de vez em quando. Ame-se mais, dedique-se mais a você mesmo e se tem dúvidas do que escrevo agora, acredite no que diz a bíblia: Ame ao próximo como a ti mesmo, ou seja, para amar aos outros antes é necessário descobrir seu amor próprio, caso contrário é apenas servidão sem propósito e um grande desperdício de tempo (leia-se vida!)

10 - Nada dará certo se você não der certo – Maya Angelou

Acredito que esta frase dispensa interpretações, mas aqui cabe a pergunta: Como anda sua fé em si mesmo? As vezes é bom olhar para dentro e acreditar mais naquilo que você é pois, não existe nada mais triste do que virar um fantasma de si mesmo, na busca por realizações que em nada te completam.

E por fim caro leitor, não poderia fechar este texto, sem te fazer duas últimas perguntas: Estas frases também lhe fazem o mesmo sentido? Existe ainda outras citações que despertam sua vontade de fazer a diferença? Compartilhe nos comentários, aposto que você também poderá inspirar muitas pessoas.








segunda-feira, 17 de novembro de 2014

DOS ESCRIBAS À INTERNET: UM POUCO DA HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIO (PARTE VII)



AS COMPETÊNCIAS QUE FAZEM A DIFERENÇA


As opções de carreira dos profissionais que atuam nos escritórios estão se expandindo rapidamente como resultado da automação dos serviços administrativos. As inovações tecnológicas têm gerado mudanças na operacionalização de inúmeras atividades administrativas, bem como no gerenciamento da informação, possibilitando novas oportunidades de desenvolvimento profissional. Como consequência, passa-se a exigir do trabalhador cada vez mais profissionalismo. (Jaderstrom et al. 1997, p. 3).

Inúmeras organizações estão revolucionando seus ambientes de trabalho. É o que Junqueira (1996, p. 82) denomina de “ambientes revolucionários de trabalho, onde está havendo uma passagem de sistemas tayloristas para sistemas de gestão na base de equipes autogerenciadas.” Esta revolução tem como objetivo o aumento da eficiência e produtividade, competir com a concorrência internacional e atender aos clientes cada vez mais exigentes em termos de qualidade, preços e valores agregados para encantá-los.

O secretário executivo que sempre ocupou uma posição privilegiada junto aos executivos que tomam as decisões, pelo fato de ser detentor de informações sigilosas, também teve seu trabalho afetado pelo corte de pessoal motivado pela reestruturação das organizações. Passou a acumular tarefas, ganhou mais autonomia e mais executivos para gerenciar. Precisa ter uma preocupação com o todo empresarial, com a produtividade, com a qualidade, com o lucro. Agora, é visto como um produtor de lucros e resultados e administrador de informações. É, na verdade, um executivo adjunto.

Em seu papel atual de extensão do executivo, de acordo com a Proposta de Diretrizes Curriculares para os Cursos de Secretariado Executivo, elaborada pela Comissão de Especialistas de Administração do Ministério da Educação, um secretário executivo deve ter o seguinte perfil:

gestor; empreendedor; inovador; programador de soluções; iniciativa; criativo, dinâmico, polivalente; negociador; culto; participativo; conhecedor de tecnologia, comunicação e pesquisa; gestor do fluxo de informações, indispensável às decisões do executivo; conhecedor de gestão estratégica; discreto – conhecedor de cerimonial; administrador de conflitos; leitor de ambientes para fins de veiculação de mudanças na estrutura logística e nas relações interpessoais; competência interpessoal, grupal e organizacional [...].


A tecnologia de informação e de comunicação continuará a impulsionar as mudanças e isto provocará uma constante redefinição do papel do secretário executivo e dos profissionais de escritório, de forma geral. Para continuarem a fazer parte do time que administra, indiferentemente do título do cargo, as organizações exigirão novas competências, além da habitual competência técnica. As tarefas estão se tornando, gradativamente, mentais e mutáveis à medida que deixam de ser repetitivas e musculares.

Para Chiavenato (1996, p. 146), “os cargos estão deixando de ser individualizados e confinados socialmente para se tornarem socialmente interdependentes e com forte vinculação grupal”, privilegiando, assim, as relações interpessoais e o espírito de equipe. No entender de Medeiros e Hernandes (1995, p. 20), a competência de um secretário executivo deve ser avaliada “por sua habilidade em lidar com pessoas”, e não somente por sua capacidade em lidar com papéis e objetos materiais.

Diante deste contexto, as organizações começam a dar um sentido mais amplo e abrangente para a avaliação do desempenho de seus empregados, envolvendo novos aspectos, como competência pessoal, tecnológica, metodológica e social.

Os profissionais do secretariado, como todos os profissionais rumo ao século XXI, devem estar capacitados a aprender a aprender, saber pensar estrategicamente, responder criativamente a situações novas e inusitadas, agir pró-ativamente. O secretário executivo, para manter-se empregável, assumir e desempenhar as novas atribuições que lhe são delegadas, deve procurar desenvolver essas competências.

Muito se tem falado na extinção da profissão de secretário. Natalense (1998, p. 4) acha interessante que os comentários, muitas vezes, sejam “feitos por consultores e empresários, profissionais habituados a lidar com constantes mudanças organizacionais [...].” Em seu parecer, isto comprova a falta de informação que ainda existe sobre a profissão no Brasil. Uma falta de informação não só por parte de consultores e empresários, mas, principalmente, por inúmeros profissionais que não estão atentos às muitas mudanças no mercado de trabalho e não percebem o espaço que têm para desempenhar suas atividades. Assim, deixam de desenvolver as diferentes competências que as organizações procuram num profissional.

A palavra competência é aqui usada para designar as capacidades que possibilitam a um profissional exercer sua profissão com excelência e ser empregável, reconhecendo a sua função social no contexto em que está inserido.

O entendimento dessas novas competências está baseado na definição apresentada por Chiavenato (1996, p. 146) ao analisar as novas tendências em avaliação do desempenho humano nas organizações, quais sejam:

a)  Competência pessoal - principalmente, a capacidade de aprendizagem e absorção de novos e diferentes conhecimentos e habilidades.

b)  Competência tecnológica - principalmente, a capacidade de assimilação do conhecimento de diferentes técnicas necessárias ao desempenho da generalidade e da multifuncionalidade.

c)  Competência metodológica - principalmente, a capacidade de empreendimento e de iniciativa para resolução de problemas de diversas naturezas. Algo como espírito empreendedor e solucionador espontâneo de problemas.

d)  Competência social - principalmente, a capacidade de se relacionar eficazmente com diferentes pessoas e grupos, bem como desenvolver trabalhos em equipe.

 Reich (1994, p. 168), ao realizar estudos em torno do trabalho das nações, define o secretário executivo como executor de serviços simbólico-analíticos, classificando-o como “analista-simbólico”.  Classifica-o como pertencente às “categorias tradicionais”, quais sejam: gerência, secretaria e vendas, pelo fato dessas se sobreporem a mais de uma das categorias funcionais por ele apresentadas (serviços rotineiros de produção, serviços pessoais e serviços simbólico-analíticos).

Apenas algumas das pessoas que são classificadas como ‘secretárias’, por exemplo, executam estritamente tarefas rotineiras, como introduzir e recuperar dados em um computador. Outras ‘secretárias’  executam serviços pessoais, como marcar compromissos e servir café. Um terceiro grupo de ‘secretárias’ executam tarefas simbólico-analíticas estreitamente ligadas ao que fazem seus chefes. (Reich, 1994, p. 168.).

Na opinião de Reich (1994, p. 214), abstração, raciocínio sistêmico, experimentação e colaboração são as quatro aptidões básicas para um analista-simbólico estar preparado a atuar em organizações na identificação e resolução de problemas e promoção da venda de soluções para tais problemas.  Um analista-simbólico tem formação universitária, mas seu aprimoramento não termina com a formatura. Está continuamente se atualizando, enfrentando o desafio do aprender a aprender. “Portanto, inútil pensar numa educação formal com término estabelecido. Não bastam cursos de segundo e terceiro graus para exercer com competência a função de secretário, que exige aprimoramento permanente.” (Medeiros & Hernandes, 1995, p. 20).

O mercado absorverá, cada vez mais, profissionais bem preparados, com iniciativa, criatividade, visão global dos negócios, entusiastas, polivalentes. Cada vez mais, uma educação continuada será requerida para os profissionais  acompanharem a transição para um escritório eletrônico e, consequentemente, responder às demandas do mercado (Jaderstrom et al., 1997, p. 3).



Quais são as exigências ao se contratar um secretário executivo?

Nas palavras da SECRETÁRIA C, a gerência de Recursos Humanos da organização na qual trabalha faria as seguintes exigências se precisasse contratar um para a diretoria:

curso superior; inglês fluente; conhecimentos de informática; [...] visão holística, porque não poderia contratar uma pessoa que  não tivesse ideia do que é realmente uma empresa;  no mínimo dois anos de experiência; [...] ele disse que seria importante, na entrevista, a tonalidade da voz, postura, aparência. Também são importantes os modos, o jeito de se portar. Tudo isso faz parte. Felizmente ou infelizmente, a nossa função requer muito mais requisitos do que as outras. [...] Temos que nos vestir de uma forma adequada. Não podemos nos portar igual a uma pessoa que vai de minissaia [...]

A SECRETÁRIA B, também, ressaltou a importância da postura profissional, da discrição e sobriedade no modo de se vestir, do tom de voz ao tratar com as pessoas com quem trabalha e se relaciona no cotidiano. A prudência e a discrição são qualidades indispensáveis a um profissional do secretariado, pois evitam que se envolva e intervenha quando não deve fazê-lo. Conforme Faria (1986, p. 160), deve trabalhar com cautela para não cometer imprudências, pois uma imprudência pode levar a situações difíceis. Assim, ao ser discreto, conquista a confiança que merece, evitando fomentar a discórdia e o uso de tráfico de influências.

Geralmente um secretário executivo trabalha com pessoas importantes, que têm um nome dentro e fora da comunidade a zelar. E como tal é muito bajulado pelas pessoas com as quais tem contato frequente, pois cada uma tem interesses próprios a serem defendidos. Como elo entre essas pessoas e sua chefia, deve estar preparado para administrar essa situação.

A SECRETÁRIA A recorda que, como secretária, era sempre muito bajulada.

Recebíamos visita das agências A, B, e C querendo prestar serviços. A agência “A” mandava perfumes, a “B”  convidava para um jantar; a “C” mandava um presente; o banco tal oferecia cartão de crédito sem pagar a anuidade; o outro banco oferecia cheque especial à taxa de juros menores.


Em sua opinião, esta situação é muito comprometedora e perigosa e é preciso saber administrar isso, não se deixando levar por presentes e agrados típicos de pessoas que querem alcançar suas metas, não pela competência, mas bajulando quem está próximo à pessoa de decisão. Na opinião de Faria (1986, p. 160), o secretário executivo precisa ter personalidade para atuar corretamente, para sobressair sem se impor, defender seu ponto de vista sem agredir e admitir a mudança de opinião.

Enquanto estiver trabalhando numa determinada organização, o secretário executivo assume como sobrenome o nome da organização. “Se você, por exemplo, trabalhasse no banco, o seu sobrenome seria Tereza Banco Boston. Então, nós somos visados porque as pessoas sabem que a secretária é poderosa [risadas]. Eu acho secretária poderosa e esse poderoso, esse poder, ela tem que saber administrar e, às vezes, é fácil se deslumbrar.” (SECRETÁRIA A).

Daí a importância da ética profissional, que é o conjunto de princípios que regem a conduta dos seres humanos no exercício da profissão escolhida. De acordo com Medeiros e Hernandes (1995, p. 45), “a ética é utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras de conduta do indivíduo, no desempenho de suas atividades profissionais e em seu relacionamento com clientes e demais pessoas.” A profissão de secretário também tem seu Código de Ética Profissional com o objetivo de fixar as normas de procedimentos dos profissionais quando no exercício de sua profissão. Foi publicado no Diário Oficial da União, em 7 de julho de 1989, e deveria ser do conhecimento dos profissionais que vão se candidatar a uma vaga de secretário.

A SECRETÁRIA C é de opinião que, daqui para a frente, as organizações começarão a contratar profissionais com “formação superior em secretariado. Não vão mais se formar, naturalmente, dentro das empresas. [...] Na minha época não havia o curso superior de secretariado e acabávamos aprendendo na prática.”

De acordo com a EQUIPE III, que teve uma componente visitando três organizações (EMPRESA A, EMPRESA B e EMPRESA C) localizadas em São Paulo, para levantar algumas informações sobre a realidade da profissão nesse mercado, os requisitos para a contratação de um secretário executivo são, basicamente, os seguintes: registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT); curso superior; fluência em inglês e espanhol; experiência mínima de 3 (três) anos; boa aparência; amplos conhecimentos em informática; liderança, confiabilidade; espírito de equipe.

Para a contratação de um secretário júnior ou de gerência, é exigido, preferencialmente, registro na Delegacia Regional do Trabalho (DRT); curso superior (cursando); bons conhecimentos em inglês e espanhol; experiência mínima de um ano; boa aparência; conhecimento nas rotinas do escritório; conhecimentos em informática; facilidade para se relacionar.

Em São Paulo, um secretário executivo só é admitido se tiver registro no DRT. Por “boa aparência” entende-se postura profissional, e não a aparência física. Medeiros e Hernandes (1995, p. 24) reforçam este entendimento quando afirmam que “os executivos preferem uma profissional que possa ser sua assistente a uma profissional que apenas procure tirar partido de sua apresentação impecável.”

A secretária executiva da EMPRESA A assessora totalmente a diretoria. Atua em todas as atividades e eventos culturais dentro da empresa, como seminários, workshops, convenção nacional de vendas. É responsável pelas atividades de relações públicas da empresa como um todo. Além disso, coordena e orienta o trabalho das outras secretárias da empresa. Não que seja chefe delas, apenas as orienta. Por isso, a exigência de liderança e confiabilidade, visto que orienta e interage com a equipe com quem trabalha. A EMPRESA A está investindo no ”material humano dentro da empresa, investindo em quem está lá, proporcionando a oportunidade de fazer cursos, seminários e atualização. Eles dão muito, muito valor a quem não para no tempo.”(EQUIPE III).

Ao visitar a EMPRESA B, também teve a oportunidade de conversar com a secretária executiva, que é formada em secretariado executivo e trabalha junto à diretoria há muitos anos. “Ela tem um alto grau de confiabilidade pela diretoria. Tão grande é o grau de confiabilidade que ela representa a empresa quando eles [os diretores] não podem. Ela vai a reuniões, anota, opina e trabalha como se fosse uma diretora; seria uma coadjuvante.” (EQUIPE III).

Essa secretária vai se aposentar daqui a cinco anos e a empresa já contratou uma secretária júnior para aprender seu serviço e estar apta a assumir o cargo de secretária executiva quando de sua aposentadoria.  Eles exigem cinco anos de experiência e sua preocupação é compreensível pelo fato de ser uma empresa grande, que trabalha com o mercado japonês. Querem uma pessoa extremamente confiável e assim têm cinco anos para analisar seu trabalho e avaliar sua competência.

Na EMPRESA C, a secretária executiva é responsável pelo departamento de assistência à diretoria. Assessora dois diretores, um americano e o outro brasileiro. Coordena o trabalho de quatro profissionais, sendo duas secretárias e dois assistentes de serviços gerais. Ela aboliu o departamento de comunicações da empresa e assumiu a responsabilidade de suas atividades, dividindo seu departamento em secretariado, correspondência e serviços gerais. Assim, as secretárias trabalham diretamente com ela nas atividades relacionadas à diretoria e os dois assistentes atuam no setor de correspondência e serviços gerais, porque ambos estão interligados. É responsável pela administração de uma conta de US$ 70,000.00, quantia destinada para a manutenção do seu departamento. É ela quem faz o orçamento e tem de prestar contas, pois como em toda a empresa, os números são muito importantes. Esta secretária executiva “é falante fluente de inglês e espanhol; é formada em Secretariado Executivo Bilíngüe. Anualmente, faz cursos de aperfeiçoamento fora e dentro da empresa. Veste elegantemente tailleur, sapato com salto baixo, maquiagem leve.” (EQUIPE III).

Se considerarmos o perfil e a atuação das secretárias executivas dessas empresas e verificarmos a classificação feita por Reich (1994, p. 168), que dividiu as funções em três amplas categorias de trabalho, podemos classificá-las no terceiro grupo de secretários, os que executam tarefas simbólico-analíticas, e como tal necessitam de formação universitária e aperfeiçoamento constante. São os profissionais preparados para atuar na identificação e resolução de problemas, e na tomada de decisões. O secretário júnior, por sua vez, faz parte da categoria dos secretários que executam serviços pessoais.

Como estamos a caminho de uma nova espécie de organização e, por conseguinte, de um novo profissional, permitimo-nos, por analogia, dizer que ao longo deste caminho está surgindo, também, um novo profissional do secretariado. Está nascendo o “secretário executivo analista-simbólico” e se extinguindo, parcialmente, aquele que faz única e exclusivamente tarefas rotineiras e/ou executa serviços pessoais. Por que parcialmente? Porque sempre haverá organizações recrutando pessoas para trabalhos rotineiros e pessoais, e do mesmo modo sempre haverá “secretários” para executá-los em decorrência de uma formação profissional carente ou servindo para adquirir experiência até chegar a ser “secretário executivo analista-simbólico”, enquanto estiver estudando numa universidade, por exemplo.



A opinião de um executivo

Para o Diretor-Presidente de uma empresa localizada na região do Vale do Itajaí, convidado pela Equipe III para participar do Seminário de Estágio Supervisionado, 

uma secretária, acima de tudo, é o braço direito e o braço esquerdo e, muitas vezes, a cabeça do presidente. [...] Ela tem que lembrar, cobrar, brigar e absorver a empresa. Ela tem que vestir a empresa e defendê-la sempre. É um outro diretor;  um diretor substituto. (DIRETOR).


Ao falar sobre o que espera de um profissional do secretariado, o DIRETOR referiu-se à competência, ao grau de instrução, à fluência em idiomas, aos conhecimentos e cultura geral, à desenvoltura e agilidade na execução de tarefas (iniciativa e dinamismo), à autonomia.

Considera a competência fundamental e “é agregada a uma outra coisa que se chama atualização. Para você ser cada vez mais competente, tem que estar sempre atualizado, ir atrás das informações e saber onde estão as oportunidades [...].” Por isso, acredita que quanto mais estudo, mais abrangente fica o nível de absorção de informações e, consequentemente, mais segurança terá na identificação e resolução de problemas e na tomada de decisões, se for o caso.

Quanto aos idiomas, é de opinião que “os dois idiomas mais importantes para nossa região são o inglês e o espanhol. Eu não teria certeza qual colocaria em primeiro, mas pelo nível de empresa regional, o espanhol. O inglês é quase que uma necessidade.”(DIRETOR). Assim como é necessária a cultura geral.

Na minha empresa, quando contrato uma pessoa, vou basicamente num ponto: iniciativa e dinamismo. Essa pessoa tem condições de crescer mesmo sem treinamento [...] A que não tem esses dois pontos não adianta. Pode-se dar dez anos de treinamento, que ela não desenvolve. Não consegue atuar de forma  significativa na função em que foi solicitada. [...] Nós temos que ser dinâmicos. A secretária tem que pensar, muitas vezes, na frente do chefe. Se o chefe não gosta que ela tome decisões, deve entregar os fatos para ele. Se você sabe que ele vai pedir um número de telefone, já vai com o número de telefone. Mostre a capacidade e a força que tem uma secretária. (DIRETOR).


É fundamental que o secretário executivo tenha desenvoltura e agilidade na execução de tarefas, assim como iniciativa e dinamismo, pois muitas vezes vai decidir na ausência do chefe. “Normalmente, está trabalhando com um diretor ou gerente administrativo, ou normalmente com um cargo do alto escalão. Uma pessoa que trabalha nesse nível empresarial, necessita que as pessoas que a  rodeiam, tragam-lhe informações com absoluta precisão.” (DIRETOR).  A certeza de que a informação que vem da pessoa que está trabalhando ao lado é correta e confiável, “é a garantia e a confiabilidade que vai existir no profissional” (DIRETOR), por parte da chefia.

Para este executivo, pode-se delegar praticamente qualquer coisa a um secretário executivo, desde que tenha capacidade. No entanto, ressaltou que em nossa região ainda “existem algumas barreiras. Os nossos profissionais ou diretores de empresas são muito patriarcas, fechados e, dificilmente, vão admitir uma pessoa formada com o título de secretário, tomando decisões. [...] É muito importante vencer essa barreira no mercado. É mostrar a capacidade que vocês têm.” (DIRETOR). É ter criatividade para apresentar ideias que facilitem a solução de problemas e otimizem os processos e métodos de trabalho, eliminando atividades desnecessárias, para o melhor gerenciamento do tempo de trabalho.

Texto extraído de:
WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

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