FRASES DO DIA

sexta-feira, 28 de novembro de 2014

SUPER SECRETÁRIA, SUPER COMUNICATIVA!




Hoje a professora Josiane Fidélis, que atua no curso de SE em Balneário Camboriú, divide com a gente um dos textos que trabalha com as alunas. Vamos aproveitar?

Quando pensamos em um perfil profissional de sucesso, um dos itens que deveriam estar no topo das características ideais é a comunicabilidade. Muitos são os profissionais que tem extrema dificuldade em sua forma de comunicação, dificuldade de escrita (linguagem verbal), dificuldade de fala (oralidade/linguagem verbal), dificuldade em manter um equilíbrio entre o seu discurso e suas atitudes (aqui o composto de postura, gestos, expressões, tom de voz e até mesmo a forma como se veste).

Pensar em comunicar não significa apenas falar, devemos pensar que esta atitude prevê envolvimento de uma ou mais pessoas e principalmente que haja entendimento entre elas a partir do que está sendo falado ou escrito.

Quando falamos, apresentamos um trabalho ou participamos de uma reunião presencial temos o apoio da linguagem não verbal (gestos, expressões, postura, etc.), para reforçar  a construção de significado que pretendemos passar.  No entanto quando enviamos um texto escrito, como por exemplo; um e-mail, um ofício, uma carta, temos a necessidade de sermos extremamente objetivos e claros, para que a pessoa a qual se destina a, entenda-a e cheguemos ao objetivo desejado.

Agora a questão que levamos até você é: Como vou conseguir me comunicar bem, seja verbalmente ou não verbalmente?  Seja de forma escrita ou de forma oral?

E garanto que não é algo tão simples quanto parece para aqueles que são bons oradores e tem habilidades de escrita. Neste momento tentarei focar e esclarecer, vamos trabalhar com a comunicação oral. Apresentação em reuniões, diálogos com clientes, colegas e superiores.

Para começarmos devemos pensar que para uma boa comunicação precisamos de tranquilidade, para termos tranquilidade por sua vez precisamos de uma boa dose de respiração. Para aqueles que o coração acelera, as mãos suam, e sentem afogados com as próprias palavras, muitas vezes a dica é usar algumas ferramentas simples, como por exemplo, aulas de teatro, dança, yoga, pilates, atividades que lhe faça respirar. Existe uma teoria que estuda a respiração (meditação), chamada de sofrologia, vale a pena ler sobre, fica aqui a dica para aqueles que gostam de ler e estudar suas dificuldades.

Além da respiração é essencial pensar que nossa comunicação deve manter uma linha de raciocínio lógico, portanto, falar sem pensar, jamais.  Uma secretária deve sempre falar muito bem, deve ouvir antes de falar.

Preste atenção na forma como seu superior mantém comunicação com você, esteja atenta aos fatos, lembre-se que a secretária é o profissional que mantem comunicação entre clientes e empresa, entre superiores e colegas de trabalho. A forma como comunicamos algo oralmente fala muito sobre nós e sobre nossa postura profissional.

Com clientes devemos entender que ouvir é o segredo para falar o que ele precisa ouvir, sanando suas dúvidas e desse modo sendo bem objetiva, ganhando tempo e de forma eficiente.

Quanto ao tratamento com o superior ouvir também é o segredo, mas aqui vale lembrar que devemos mantê-los muito bem informados de todo nosso trabalho, e de tudo que está acontecendo e que muitas vezes somente você como secretária soube, então não canse de esclarecer bem tudo o que está acontecendo, seja muito objetiva, e sempre inclua a outra pessoa no seu discurso, até porque numa empresa não existe o EU, sempre use o NÓS.

Em relação à comunicação com seus colegas, seja clara, use uma linguagem formal, mesmo que seja amiga pessoal de algum deles, no trabalho há necessidade de formalizar os tratamentos para que não haja diferenciação e também porque não é apresentável uma secretária que use gírias, ou um tipo de tratamento mais íntimo com quem quer que seja.

A nossa forma de falar é um referencial sobre nosso profissionalismo, lembre-se que uma boa comunicação é geradora de sucesso, use e abuse desta ferramenta para conquistar o espaço que você merece.