ARQUIVO
De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para guardar
documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que servem para
complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que:
Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou
instituição ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado a partir da
necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de guardar documentos
que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo é denominado
acervo.
FUNÇÃO DO ARQUIVO
Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os documentos acumulados
pela instituição a que pertence, de forma a facilitar a localização destes
documentos, quando necessário. Uma boa organização dos arquivos permite que a
instituição ganhe tempo e otimize seus recursos.
FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas
finalidades distintas: a administração e à história.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informações contidas
nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usuários seriam, basicamente,
os funcionários, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos
que busquem informações relativas às atividades da instituição.
Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode também
preservar, através de sua documentação, aspectos históricos relativos à
instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.
Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer
pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali
depositados.
DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e disponibilização da
informação), arquivo e biblioteca possuem características distintas que os
diferenciam. A seguir, apresentamos, de forma sintética, as principais
diferenças encontradas entre as duas áreas.
Objetivo:
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais
(atender a administração é a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a
informação para fins culturais.
Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição
e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas
nos arquivos, enquanto que informações não orgânicas (que não refletem as
atividades da instituição) são conservadas nas bibliotecas.
Formas de ingresso dos documentos na instituição
Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume enorme de documentos.
Tais documentos ingressam na instituição de formas variadas.
Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho
de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto
administrativo ou funcional, ou seja, no interesse das atividades orgânicas da
instituição.
Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico (como visto no
tópico anterior) são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua
conveniência, formando coleções. Tal aquisição se dá, normalmente, através da
compra do material escolhido, ou, ainda, através de doações efetuadas por usuários
ou mesmo a permuta (troca) com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento. Os documentos de arquivo caracterizam-se
por serem produzidos em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número
de cópias para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os
documentos de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos exemplares,
espalhados por bibliotecas diversas.
Classificação ou codificação dos documentos Existem várias maneiras diferentes
para se organizar os documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento,
sendo que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de um
código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou
prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação, com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas preestabelecidos e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca), os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.
