FRASES DO DIA

quarta-feira, 28 de janeiro de 2015

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS




ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS

Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia.

Suporte


Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso.

Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenção do papel o homem se utilizou diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e até mesmo pedra ou argila.

Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum a utilização de suportes eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico etc.

Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos especiais, vistos anteriormente).

Gênero


O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são:

Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc.

Iconográficos: São documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.

Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas.

Micrográficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha.

Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em forma de som.

Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos.

Informáticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrônico.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

Se considerarmos as informações contidas em um documento, podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contêm informações comuns, cuja divulgação não comprometa a segurança ou o bom andamento das atividades rotineiras da instituição e que, por isso, não exijam medidas especiais de segurança e guarda no que se
refere à sua divulgação.

Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu conteúdo informações de caráter restrito, requerem medidas especiais de segurança no que se refere à sua guarda e conservação.

Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são classificados em quatro graus de sigilo, a saber:

Ultrassecretos: São classificados como ultrassecretos os documentos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

Secretos: São classificados como secretos documentos que requeiram ato grau de segurança que só podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente.


Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos, que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.


Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.