FRASES DO DIA

segunda-feira, 18 de novembro de 2013

SECRETARIADO, ATUAÇÃO MULTIFUNCIONAL


  
Vivemos em tempos de globalização, mudanças de paradigmas, novos cenários no mundo pessoal, político, econômico, religioso e por que não no mundo do trabalho? Às vezes, essas transformações nos assustam e nos deixam até perplexos. Mas, o que fazer diante de tudo isso?

Esperar pela sorte talvez não seja a melhor atitude. O melhor caminho diante desse mundo que a cada dia se renova é, segundo Whitney Young Jr., “estar preparado para uma oportunidade”. Para tanto, a qualificação profissional é a palavra de ordem não somente para o profissional de secretariado, mas para qualquer outro profissional que deseja ingressar no mercado ou manter-se nele.

Não há como atuar, com sucesso, em um mercado novo e competitivo sem as devidas competências e habilidades profissionais. Não está existindo, no mundo do trabalho, espaço para aqueles que não têm domínio de conhecimentos, de ferramentas tecnológicas modernas e de seus próprios impulsos, para que se crie no ambiente de trabalho um clima de cordialidade, harmonia e eficácia na busca de resultados.

Atualmente, espera-se muito do profissional de secretariado!  Afinal, qual empresário, executivo, não gostaria de ter ao seu lado um profissional capaz de agilizar os serviços de secretaria, modernizar seus arquivos, dar às comunicações internas e externas um novo formato? Por isso, ele deve estar preparado para atender às expectativas do mercado e exercer, nas organizações públicas ou privadas, um papel multifuncional.

Basta observar a rotina de um profissional de secretariado para identificar a multiplicidade de tarefas realizadas. Suas atribuições, segundo João Bosco Medeiros, são muitas:

Realizar serviços gerais de escritório; classificar e dar solução aos mais variados assuntos; redigir cartas, memorandos, bilhetes, documentos de toda espécie, como procuração, editais; dar solução a assuntos pendentes; colocar a mesa do executivo em ordem; redigir listas com a pauta do dia: visitas, nome das pessoas, assunto que será tratado; atender ao executivo; cuidar dos instrumentos de trabalho; atender a telefonemas e solicitações de entrevistas; selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo executivo; recortar artigos de jornais ou fazer recensões de livros, de artigos de revistas; organizar arquivos; estabelecer contatos com outros departamentos; prestar informações; transmitir recados; redigir e digitar correspondência; receber, classificar e distribuir correspondência; manter atualizado o arquivo de endereços, preparar a agenda de reuniões; elaborar atas, relatórios de reuniões; preparar roteiros de viagens; providenciar reservas de hotéis, passagens e documentos necessários a uma viagem. (MEDEIROS, João Bosco, 2006, p. 280)

Mas, suas funções não param por aí. Se fôssemos enumerar tudo o que um profissional de secretariado executa no dia-a-dia de uma organização, a lista seria quase que infindável, sem falar na função de gestor, empreendedor que muitos secretários executivos exercem para atender às exigências do mundo moderno.

E para que esse profissional possa realizar tantas atividades exigidas no mundo das organizações, precisa estar preparado, qualificado! E estar preparado para enfrentar os desafios desse mundo corporativo, é estar em busca contínua de atualização de conhecimentos, de técnicas, observações e métodos de trabalho.

Outro elemento que ajuda muito na execução de tantas tarefas é ser capaz de fazer um bom planejamento de sua rotina de trabalho. Saber organizar o seu ambiente de trabalho, definir horário para as rotinas diárias, dedicar os primeiros momentos do dia para aquelas obrigações inadiáveis, evitando o aumento de pendências.

Assim, os resultados serão mais facilmente alcançados quando tudo o que deve fazer é planejado nos seus mínimos detalhes. O rendimento do trabalho de um profissional de secretariado vai depender do seu planejamento. Portanto, segundo Medeiros (2006), planejar é programar, é fazer planos, estabelecendo um conjunto de medidas para a execução de um empreendimento.  

O domínio de tecnologias modernas, avançadas, constitui-se em outro fator importante na eficácia de suas ações. O mundo avança em todas as direções, surgindo, quase que diariamente, novas ferramentas de trabalho,  que não podem ser ignoradas. Elas, associadas à capacidade de um bom relacionamento, podem ajudar o profissional de secretariado a alcançar seus objetivos com mais facilidade. Também nessa área do conhecimento prático, todo profissional deve estar em busca de aperfeiçoamento, adquirindo novas habilidades.

As universidades, no Brasil todo, estão aí oferecendo novos cursos na área de secretariado tanto em nível de bacharelado como em nível tecnológico. Há inúmeras instituições que oferecem, em nível médio, cursos técnicos, muito bem estruturados, que também contribuem no aperfeiçoamento profissional. Com a facilidade da internet, pode o profissional localizar palestras, cursos de extensão, seminários, simpósios, congressos que não deixam de ser um aliado forte na qualificação profissional, além de uma oportunidade de fazer bons relacionamentos, ampliando sua networking.

Um profissional bem preparado terá, como consequência, o reconhecimento dos clientes, dos colegas de trabalho e do próprio executivo. Pode, inicialmente, até não trazer reconhecimento financeiro, mas com certeza também este virá à medida que a organização cresce. Caso contrário, o profissional deverá ficar atento a novas oportunidades de trabalho, pois no mundo corporativo elas estão surgindo inesperadamente. O importante é estar preparado para não perder oportunidades que podem chegar.

Enfim, o profissional de secretariado não pode perder de vista a importância de se organizar em associações, sindicatos, federações, para que sua categoria tenha mais força e maior reconhecimento. Podemos observar que as categorias mais organizadas estão presentes na mídia, na sociedade, conquistando direitos importantes e melhores tetos salariais. Para isso, os secretários e secretárias precisam se organizar em níveis local, regional e nacional. 

TOSCANO, Roque