FRASES DO DIA

sexta-feira, 13 de março de 2015

COMO FAZER UMA ATA





Fazer uma ata requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido. Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes. Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões, assembleias e associações pelo seu formato simples e prático. E sabe do que mais? A pessoa que deve obrigatoriamente saber como fazer uma ata, é você. ;)

Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos. Algumas regras antigas ainda permanecem, como, por exemplo, as informações imprescindíveis.

Existem algumas fórmulas para escrever uma ata de sucesso. A que eu recomendo é:

O que não pode faltar?

Data, local, horário. Aqui é importante citar horário de inicio e fim da reunião;

Pessoas presentes e seus cargos. Todos que tiverem acesso a essa ata precisam saber com clareza por quem as decisões foram tomadas;

Pauta para a reunião. Aqui serão apresentados os temas/assuntos que serão discutidos;

Discussões abordadas. Aqui será relatado o porquê que algumas ideias não foram aprovadas, porque determinadas decisões foram tomadas. Isso ajuda a evitar que a mesma discussão ocorra em várias reuniões.

Compromissos. É o compromisso para o pós-reunião. Aqui fica bastante claro qual o prazo para executar as ações necessárias, quem será responsável pelo mesmo (nessa etapa pode envolver mais de uma pessoa, quando se trata, por exemplo, de uma equipe), qual horário, data e participantes da próxima reunião.

Uma boa ata precisa ter todas essas informações, pois a falta delas pode deixar o leitor com dúvidas, ainda mais para quem não esteve presencialmente na reunião.

Fundamentalmente, a escrita deve ser clara, objetiva e de fácil entendimento.

Antigamente as atas eram redigidas a mão, pelo “secretário”, em texto corrido e em um único parágrafo. Era assinada por todos os participantes no final da reunião e não era permitido nenhum tipo de rasura.

Hoje as atas estão mais modernas (thanks God!). Muitas empresas adotaram um modelo próprio de ata, com layout e tudo mais. Isso não a torna menos eficiente. Ao contrário, isso ajuda os participantes da reunião, porque um modelo único facilita a redação de qualquer um, caso a secretária não esteja presente.

Preparando-me para a reunião:

Lembre-se de levar papel e caneta para fazer todas as anotações necessárias.

Sente-se em um local de onde possa ouvir com clareza toda a discussão.

Se preferir redigir a ata diretamente no computador, certifique-se que realmente digita com rapidez; caso contrário, opte por anotar as informações a mão e, mais tarde, com calma, redigir no computador.

Verifique a questão do barulho do teclado do computador. Acredite: ele irrita! Ainda mais em reuniões que exigem concentração.

Arquive o documento e encaminhe por e-mail. Uma opção é disponibilizar a ata por internet para todos os participantes.
Caso sinta-se mais segura, você poderá gravar a reunião na forma de áudio. Isso ajuda a tirar dúvidas na hora de redigir a ata. Caso opte por essa opção, é importante comunicar a todos que a reunião será gravada para esse objetivo.

Após preencher as informações básicas solicitadas, começa-se a descrever os assuntos abordados e decisões tomadas.