FRASES DO DIA

terça-feira, 3 de setembro de 2013

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À ENTIDADE QUE O MANTÉM


De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivística divide os arquivos em públicos ou privados.

Arquivos públicos: são aqueles mantidos pelos órgãos públicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judiciário). São ainda considerados arquivos públicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.

Arquivos privados: são aqueles mantidos por entidades privadas (pessoas físicas ou jurídicas).

QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA 

Considerando as características dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classificá-los em especiais ou especializados.

São arquivos especiais: aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação.

Em resumo, são aqueles arquivos que guardam documentos que, se não forem conservados de maneira especial, terão sua conservação seriamente comprometidas em virtude de suas características físicas.

São exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CD´s;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vídeo

São arquivos especializados: arquivos que mantém sob sua guarda documentos de áreas específicas do conhecimento, ou seja, aqueles que não misturam assuntos diversos em seu acervo.

São exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos médicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.

QUANTO À EXTENSÃO DE SUA LOCALIZAÇÃO


Esta classificação é utilizada para diferenciar os arquivos com relação ao local em que são instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos próprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando são chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituição, pode ser instalado em um único local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituição, quando é chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.

Nos dois casos (setorial ou central), deverá existir uma unidade
de controle/coordenação centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operações) sejam realizadas de
maneira padronizada.

QUANTO AO ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO DE SEUS DOCUMENTOS


Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade).

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados serão conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda não prescreveram serão armazenados nos arquivos intermediários e aqueles que, já tendo cumprido sua função administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memória (história) da instituição, serão armazenados no arquivo permanente.