FRASES DO DIA

quarta-feira, 28 de agosto de 2013

A GESTÃO NA ÁREA SECRETARIAL



O secretário executivo é um profissional que está inserido nas organizações, atuando nas mais diversas áreas, tais como recursos humanos, financeira, comercial, marketing, contábil, recepção, além de atuar em cargos de assessoria e gestão, o que exige que este profissional conheça bem o empreendimento e entenda o papel de cada departamento para o todo da organização.

Mesmo com a profissão regulamentada (Lei federal número 7.377, adaptada pela Lei 9.261, de 10-01-1996), os secretários atuam no mercado de trabalho com outras nomenclaturas, como de coordenador, assessor, recepcionista, dentre outras. Isso ocorre devido há problemas que a profissão enfrenta como “a falta de um plano de carreira e o atrelamento à área em que trabalham. [...] Não existe promoção, e quem pertence ao setor de finanças de uma empresa, dificilmente, poderá ir secretariar um executivo da área de Recursos Humanos” (GUIMARÃES, 2001, p. 26). Tal visão, contudo, esta ideia pode ser considerada antiga e preconceituosa, eis que não raramente, nas organizações contemporâneas, secretários crescem de cargo e assumem até mesmo a gerência da empresa.

A profissão de secretariado vem passando por uma série de mudanças desde a sua origem. Este profissional “mudou sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do ‘chefe’ e assumir [...] o desafio de introduzir novas metodologias no tratamento da informação” (LIMA, 2002, p. 447), deixou de ser um executor de tarefas para exercer funções criativas, com capacidade de opinar e decidir, preocupando-se com o todo da organização, com a produção, com a qualidade, com as pessoas e com os custos. Ainda é um negociador, programador de soluções, empreendedor, mostrando iniciativa, pró atividade, comprometimento e participando em inúmeras atividades no ambiente de trabalho. Nesta perspectiva, o secretário é um ser capaz de pensar estrategicamente, promover mudanças e não apenas cumprir/executar tarefas e ordens.

O profissional de secretariado também é um mediador de relacionamentos internos e externos, sendo que nessa condição ele tem a função de “assessorar a empresa e seus dirigentes a administrar a mudança e a rotina da mesma” (BÍSCOLI; CIELO, 2004, p. 12). Funciona como um elo entre o administrador e a equipe de trabalho, os clientes, os fornecedores, o governo, etc. Assim, com habilidade e conhecimento interage com pessoas, com processos de comunicação internos e externos da organização e com as expectativas da equipe de trabalho, mantendo-a motivada, buscando o crescimento contínuo e sabendo cuidar da relação com os clientes, pois eles são responsáveis pela saúde da organização em todos os sentidos. No entendimento de Natalense (1995, p. 24), o secretário “faz parte de uma equipe gerencial, com responsabilidade de assessorá-la, criando condições para que esta equipe alcance os resultados previstos”.

A evolução histórica e o reconhecimento da profissão especialmente nas duas últimas décadas permitem inferir que a carreira do profissional de Secretariado
Executivo está em ascensão. Essa profissão é uma das que mais cresce, pois é nas características do secretário executivo que os diretores encontram apoio e delegam atividades e decisões (HILLESHEIM; TORRES, 2006). Trata-se de um perfil multifuncional, desenvolvendo uma visão abrangente do cotidiano secretarial e organizacional e um conjunto de atividades diversificadas e que exigem conhecimentos de várias áreas, atividades estas repletas de imprevistos e que necessitam de soluções urgentes. A partir destas características, o secretário conquistou espaço no campo da  gestão.

Natalense foi pioneiro na afirmação de que o secretário executivo é um gestor. A autora considera funções básicas do gerente o planejamento, a organização e o controle dos recursos humanos e materiais visando o alcance dos resultados e atribui ao secretário o papel de planejar, organizar e controlar a infraestrutura de atuação gerencial, sendo necessário para assessorar um gerente conhecer as mesmas técnicas utilizadas por ele: “liderança, motivação, comunicação, negociação, criatividade” (1995 p. 25-26). Essas funções são comuns no cotidiano secretarial, pois as atividades exigem a utilização das mesmas de modo constante.

Na concepção de Natalense (1995), o gerente e o secretário têm papéis diversos, o primeiro tem a obrigação de gerenciar pessoas e materiais e o segundo dá apoio e condições para a tomada de decisão do gerente. Atualmente, contudo, o secretário executivo, por ter conhecimentos e competências gerenciais, também toma decisões próprias e importantes para o alcance dos objetivos organizacionais.
O gestor secretarial é, na concepção de Rodrigues (2004, p. 178), “um agente transformador de insumos, para a obtenção dos resultados esperados pelos clientes”.

Nesse processo, desenvolve as funções gerenciais e as operacionais, o que indica, mais uma vez, que o secretário executivo é um gestor. Durante (2008, p. 3) explica que:

O secretário projeta ações, delineia objetivos, define prioridades e prazos e a metodologia a ser dotada na ação, por conseguinte, pratica o planejamento, o qual é essencial em sua rotina para evitar desperdícios de tempo, recursos e pessoas e reduzir imprevistos. A organização das atividades, do departamento e da empresa como um todo também é realizada [...] A direção é percebida no cotidiano do secretário na medida em que ele media os relacionamentos entre os diferentes stockholders, orienta e motiva sua equipe de trabalho na busca de objetivos. O controle é ainda mais presente: das informações, dos documentos, dos desempenhos, dos recursos, dos processos, dos gastos, das receitas...

As atribuições iniciam com as funções clássicas da administração, de planejamento, de organização, de liderança e de controle, mas não se restringem a elas, especialmente nas organizações contemporâneas voltadas ao conhecimento e a aprendizagem. Nestas, o gestor secretarial também assume o papel de auxiliar as pessoas a aprenderem, questionarem seus modelos mentais, ampliarem seus conhecimentos e gerenciar esse conhecimento individual para que sejam incorporados nas estratégias produtos e serviços do negócio (DURANTE, 2008).

Para melhor compreender a inserção das atividades e funções de gestão no cotidiano secretarial, foi realizado um levantamento de dados com profissionais da área secretarial. Os procedimentos metodológicos adotados e os resultados obtidos são descritos na sequência.


ARTIGO: A GESTÃO SECRETARIAL NO CENÁRIO ORGANIZACIONAL CONTEMPORÂNEO
Adriane Lasta; Daniela Giareta Durante


REFERÊNCIA

GUIMARÃES, Márcio E. O livro azul da secretária moderna. 19. ed. Ver. e atual. São Paulo: Érica, 2001.

LIMA, Solange F.; CARVALHO Pires de; GRISSON, Diller (orgs). – Manual do Secretariado Executivo. 5ª ed. Ver. e atual. São Paulo: D’livros, 2002.

BÍSCOLI, Fabiana R. V.; CIELO, Ivanete D. Gestão organizacional e papel do secretário executivo. Revista Expectativa. Toledo: Edunioeste, vol. 03, nº. 03, p. 11-19, 2004.

NATALENSE, M. Liana C. Secretária Executiva: Manual Prático. São paulo: IOB, 1995.

HILLESHEIM, S.L; TORRES, A. C. A atuação profissional dos secretários no mercado contemporâneo em Uberaba/MG. Fazu em Revista, Uberaba, n. 3, p. 126-131, 2006.

DURANTE, Daniela G. et al. Práticas de Gestão em Empresa Familiar: Desafio da Conciliação entre Competitividade e Humanização. V EnEO - Encontro de Estudos Organizacionais. Belo Horizonte: ANPAD, 2008.


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