SECRETARIADO EXECUTIVO: INTELIGÊNCIA EMOCIONAL DE QUEM ASSESSORA

“Quando investigam por que a evolução humana deu a emoção um papel tão essencial em nosso psiquismo, os sociólogos verificam que, em momentos decisivos, ocorreu uma ascendência do coração sobre a razão”. (GOLEMAN, 1995, p. 18).

Acreditamos que esta afirmativa de Goleman aponta, em outras palavras, a relevância da inteligência emocional no desempenho dos inúmeros papéis e funções atreladas aos profissionais, e aqui em particular, ao profissional de secretariado. Frente ao mercado de trabalho exigente, os profissionais das mais diferentes áreas necessitam de conhecimentos técnicos e interpessoais satisfatórios, segundo Weisinger (2001). Isso também diz respeito diretamente ao profissional de secretariado. Não basta ser o mais competente tecnicamente. Isso já não mais lhe garante trabalho. Torna-se imperativo o desenvolvimento e o aprimoramento de habilidades como controle de emoções e capacidade de interatuar adequadamente com grupos diferentes em momentos distintos.

Precisa saber conviver consigo e com o outro; acima de tudo aceitar o outro como um legítimo ser humano, que chora, ri, guarda segredos, têm sonhos, desejos, receios. Agostinho et al. (2002) afirmam que quanto mais fácil a convivência que cada um tiver consigo mesmo, mais fácil será a convivência com o outro.

Mais do que a qualidade dos bens e serviços, a maneira como o cliente se sente a respeito de um produto e da forma como é atendido, é o que conta. Goleman (1995) lembra, ao exemplificar, que a solidez do casamento, a competência como pai ou mãe na educação dos filhos, a capacidade em liderar funcionários, até mesmo a habilidade em se manter saudável, tudo depende do controle emocional e da competência em se libertar do mau humor, dos bloqueios de modo que possam inspirar os outros. Deixar de se irritar ou ficar defensivo em reuniões, permanecer cortês e paciente com alguém que esteja mal-humorado, denotam atitudes de quem tem controle emocional.

De fato há de se entender que as emoções nos acompanham o tempo todo e são muito importantes, pois nos fornecem sinais de como estamos e quem somos de verdade. Atualmente existe uma linha tênue entre o âmbito profissional e o emocional e para muitas pessoas fica difícil separar as emoções vivenciadas. Em muitos casos, essa linha sequer existe – o que contribui para a existência de profissionais extremamente emotivos, que fazem suas escolhas de carreira baseadas apenas em questões emocionais que assim geram frustrações e fracassos. (GOLEMAN, 1995).

A atuação no secretariado tem como diferenciais: a ênfase em assessorar executivos e equipes multiprofissionais, trabalhar em processos administrativos, liderar equipes, gerenciar relações interpessoais e criar vínculos de compromisso e credibilidade com clientes internos e externos. Desta forma, o profissional tem de estar apto a atuar junto a dirigentes de organizações públicas e privadas, cada qual com diferentes tipos comportamentais. A função dinâmica de assessorar requer qualificações e equilíbrio emocional em saber atender de maneira concisa e eficaz tais demandas de comportamento.

Determinados momentos do dia podem ser considerados críticos para o profissional de secretariado. O contato com uma diretoria estressada pelas cobranças hierárquicas, por exemplo, pode causar muita pressão e cobranças ou até mesmo desmotivação. Pelo fato de seu trabalho envolver basicamente relacionamento interpessoal, o desenvolvimento do controle das emoções poderá lhe trazer ganhos por lidar mais facilmente com situações difíceis. Além de ser capaz de identificar maus hábitos e poder rastrear as possibilidades de crescimento, porque poderá fazer com que as atitudes sejam focadas em resultados esperados, sem a perda da motivação e com o equilíbrio emocional necessário para manutenção da empatia com o grupo de trabalho.

Quem assessora requer uma competência comunicacional de forma a usar a comunicação como o processo mediador do contato entre as pessoas, com a linguagem podendo ser verbal ou não-verbal. Administrar relacionamentos com clientes internos e externos é outra demanda emocional que norteia o secretariado executivo. Demanda que requer a capacidade, antes de qualquer outra, de gerir as próprias emoções, para depois gerir as de quem está ao redor. Precisar saber lidar com anseios e expectativas para garantir resultados positivos aos executivos e sucesso nas relações interpessoais.

O mercado competitivo exige uma estrutura organizacional que incentive o trabalho em equipe. Por isso, a competência baseada na empatia é extremamente valorizada no ambiente corporativo. Para a produtividade, o importante é que a empatia torna a empresa um processo tão produtivo quanto mais humanizado.

A empatia é uma habilidade de convivência no comportamento interpessoal que gera bem estar e afabilidade no universo do assessoramento executivo. Diante da dinâmica corporativa, é comum um profissional assessorar mais de um executivo. Este profissional certamente vai lidar com uma demanda alta de emoções, com cada executivo - por exemplo - exigindo um tratamento diferenciado ao manipular seus dados. Isso pode levá-lo a correr o risco de perder o controle e não saber olhar com empatia as situações distintas que se fazem presentes, que podem ferir a comunicação e criar falhas nas atividades corriqueiras. Claro que a interdependência do executivo e do profissional de secretariado tem de ser alinhada e baseada em diálogos sinceros e de muita compreensão de acordo com Maerker (1999).

Esta é uma situação que dia após dia se torna mais normal no ambiente corporativo, até porque o profissional sempre se deparará com distintas personalidades e tipos comportamentais diferenciados tanto por parte de quem ele assessora, como por parte dos clientes com os quais se relaciona. Baseado em Goleman (1995), a recomendação é praticar o bom senso que, sob a luz da IE, permite avaliar e conhecer melhor estas características atentando para a empatia, flexibilidade e autoconhecimento. Parafraseando Goleman, atender as diversas características humanas num mesmo ambiente é saber lidar diplomaticamente com adequação de postura e comportamento através da IE.

Outro aspecto que valida à atuação no assessoramento eficaz é a competência social que é fundamental para convivência equilibrada e harmoniosa. Para Mussak (2003) há uma nova visão do trabalho e da realização pessoal, que ele traduz na equação: conhecimento X habilidade X atitude = competência. Para ser um bom profissional é importante equacionar estes três elementos com o objetivo de ser competente e gerar resultados, reunindo condições básicas de todo ser humano. Goleman (1995, p. 134) afirma que as “pessoas que não têm essas habilidades são ineptas não apenas em sutilezas sociais, mas também no lidar com as emoções daqueles com quem se relacionam; inevitavelmente deixam perturbação por onde passam”.

Para Ferraz (2010) um profissional, que souber lidar com os conflitos internos e externos e os desafios do ambiente ao qual está exposto em sua atividade profissional, será um diferencial. Em meio à interação com colegas, da pressão do tempo versus demanda das atividades, dos ruídos e falhas na comunicação, surgem desafios que são inerentes às atividades e que vão determinar, por parte do profissional, a adoção de uma conduta e de uma linha comportamental que passam

a estar sintonizadas com a maneira e o jeito de atuar da organização.

Texto extraído de:

OLIVEIRA, Nalinle Nemecek. A relevância da inteligência emocional no trabalho do profissional de secretariado. Florianópolis, 2012. Artigo (curso de Especialização em Secretariado Executivo) Núcleo de Pós Graduação, Complexo de Ensino Superior de Santa Catarina/CESUSC.

Referências:

AGOSTINHO, Marcia Esteves; BAUER, Ruben; PREDEBON, José (organizadores).Convivencialidade: a expressão de vida nas empresas. São Paulo: Atlas, 2002.

ERRAZ, Eduardo. Por que a gente é do jeito que gente é? Sao Paulo: Gente, 2010.

MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Editora Gente, 1999.

GOLEMAN, Daniel. Inteligência emocional. Rio de Janeiro: Objetiva, 1995.

MUSSAK, Eugenio. Metacompetência: Uma visão do trabalho e da realização pessoal. 2. ed. São Paulo: Gente, 2003.

WEISINGER, Hendrie. Inteligência Emocional no trabalho. 12ª Ed. Rio de Janeiro: Objetiva, 1990.

RELAÇÃO INTERPESSOAL DO SECRETARIADO EXECUTIVO

O relacionamento sadio dentro da organização é fator principal nos dias atuais

O profissional de Secretariado Executivo precisa trabalhar harmoniosamente com seus colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie. Nesse tipo de relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom-senso. 

Segundo Medeiros e Hernandes (1999), para desenvolver a flexibilidade de comportamento, exigem-se o conhecimento de si mesmo, melhor compreensão dos outros, boa convivência grupal e o desenvolvimento de aptidões para um relacionamento mais ameno com as pessoas. Quando uma pessoa compreende e aceita o seu mundo pessoal, ela se torna mais compreensiva e tolerante com o comportamento dos outros. 

Um fator importante no trato com as pessoas é saber ser flexível, isto é, ter relações conforme os casos se apresentam ou conforme as pessoas são. Estes fatores influem na qualidade de relacionamento no ambiente de trabalho. Abordam aspectos mais subjetivos como a motivação, a liderança, a comunicação, e a participação, onde estão inseridos a administração participativa e o trabalho em equipe. 

O relacionamento sadio dentro da organização é fator principal nos dias atuais. O funcionário objetiva ambiente de respeito mútuo, com oportunidades de aprendizado e crescimento. Alguns princípios são importantes quando falamos em relações humanas: 

• Entenda que cada pessoa é portadora de uma personalidade específica; 
• Nosso direto acaba quando começa o do próximo, logo, respeito o próximo se quiser ser respeitado; 
• Não interrompa quem estiver falando, espere a sua vez. Interromper pode soar indelicadeza; 
• Sorria sempre, o sorriso quebra barreiras de relacionamentos; 
• Lembre-se que no ambiente profissional a hierarquia deve ser respeitada; 
• Esteja sempre pronto a colaborar; 
• Nunca expresse opiniões quando estiverem julgando alguém – poderá ser visto como fofoqueiro; 
• Cumpra as normas da empresa; 
• Seja ético; 
• Jamais critique alguém em público; 
• Somente prometa o que realmente pode cumprir, caso contrário,    não prometa;
• Seja convicto ao afirmar algo; 
• Não minta, não omita; 
• Não se abale com críticas abusivas, solucione o problema; 
• Atente sempre para a solução dos problemas, nunca para problemas somente; 
• Avalie periodicamente sua conduta; 
• Pense, avalie e somente após esse processo fale alguma coisa. 

Esse processo trará melhores resultados e evitará mensagens distorcidas. O comportamento resulta não só da nossa personalidade, mas, sobretudo, das expectativas do grupo a que pertencemos e do papel que nele desempenhamos. Dentro de uma organização ou instituição, uma das principais qualidades desejáveis no profissional de Secretariado Executivo é a capacidade de relacionar-se com os outros: superiores, colaboradores e visitantes. 

O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como se trabalha com os outros e da forma como se influencia os outros para que trabalhem com cada um. O profissional de Secretariado Executivo procurará de todas as maneiras buscar equilíbrio emocional e evitará comportamentos que manifestam insegurança, como protestar contra casuais observações desfavoráveis de seu trabalho, ficando ofendido ou ressentido. 

Não deve encarar tais críticas como pessoais, mas relativas a uma parte do seu trabalho. Quem muito precisa de aprovação e reconhecimento dá provas de imaturidade profissional. Como seu trabalho envolve basicamente relacionamento interpessoal, desenvolver o controle das emoções, identificando maus hábitos e rastreando as possibilidades de crescimento, poderá lidar mais facilmente com situações difíceis tão presentes em sua profissão, fazendo com que as atitudes sejam focadas em resultados esperados pela chefia, sem a perda da motivação e com o equilíbrio emocional necessário para manutenção da empatia com o grupo de trabalho. 

O profissional de Secretariado Executivo não se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que é capaz de errar e acertar, e que suas falhas não são vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situação de lamúria, manifestação de desequilíbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusações e culpar alguém por seus próprios limites. 

Fonte: PORTAL EDUCAÇÃO

http://www.portaleducacao.com.br/educacao/artigos/16249/relacao-interpessoal-do-secretariado-executivo

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E AS BARREIRAS DA GESTÃO PÚBLICA

No setor público, espera-se que os profissionais de Secretariado adotem um novo modelo de gestão que envolve percepção, visão global, iniciativa, capacidade de delegar tarefas e habilidade nos relacionamentos interpessoais. A Secretária Executiva precisa ser polivalente, disposta a transformar as tarefas burocráticas em tarefas mais eficientes e práticas. No entanto, nesse segmento, pode ocorrer uma série de entraves que dificultam, inibem e restringem a atuação da profissional.

Essas barreiras podem estar ligadas a gerências centralizadoras, processos burocráticos, falta de estrutura nas instalações, falta de motivação de colegas mais antigos, dificuldade em aceitar o “novo” ou mesmo desconhecimento da profissão dentro do órgão. Nesse sentido, como lidar com resistência a mudanças, por parte das pessoas que atuam no serviço público há mais tempo?

Em certos momentos, o medo do “desconhecido” e a saída da zona de conforto podem ser interpretados como ameaça para alguns colegas, gerando desentendimentos dentro da instituição. Nessas situações, as Secretárias Executivas podem atuar como elo entre os setores, entre os diferentes níveis da hierarquia da instituição. Podem assumir o papel de conciliadoras dos interesses, das ideias e das necessidades de todas as partes envolvidas.

As mudanças, em ambientes mais tradicionais, quase sempre significam insegurança, incerteza, sentimento de desvalorização do trabalho de longos anos, competição e confrontamento de opiniões. Neste cenário, o trabalho de uma secretária pode ficar limitado às tarefas mais operacionais, impedindo que estabeleça melhorias no fluxo de processos. É um momento que leva a profissional a repensar a forma como pode ganhar espaço para aplicar sua expertise.

Na Administração Pública, é comum que as atribuições sejam direcionadas pelo modelo “sempre se fez assim” ou “isso não é comigo”, e qualquer tentativa de alteração pode significar uma ruptura, uma desconstrução de tudo o que já é sabido e realizado automaticamente. Considerando o dinamismo e a versatilidade típicos do perfil do profissional do Secretariado, rotinas repetitivas, tarefas mecanizadas representam também óbices ao envolvimento no trabalho e à motivação a qualificá-lo. Acrescente-se a isso o fato de que pode acontecer também de a Secretária Executiva ser alocada num setor incompatível com seus conhecimentos e competências, não sendo o seu potencial de todo aproveitado.

O aspecto das relações de trabalho também podem bloquear a atuação da Secretária Executiva, visto que geralmente as pessoas atribuem ao trabalho grande sentido de interação social e estabilidade. Uma profissional que, naturalmente age como comunicadora e vínculo de integração, pode ser vista como alguém desestabilizando os círculos já firmados; e assim, diante de posturas “defensivas”, ser barrada ao tentar participar mais dos processos.

Além das barreiras ligadas à resistência a mudanças e ao status quo, no setor público, os funcionários estão sujeitos à normas e regimentos de ordem política, que dificultam uma maior autonomia no poder de decisão e ação. Nem sempre é possível adotar práticas que funcionam bem no setor privado, por exemplo. Características próprias do clima e da cultura organizacional do funcionalismo público tendem a “retardar” a expansão do trabalho da Secretária em seu meio.

Diante desses entraves, a mudança de visão, de atitude e de posicionamento é implantada aos poucos, quase sempre a passos lentos, de forma que a empresa ou órgão perceba que as alterações têm por objetivo trazer benefícios ao local de trabalho e não afetar a posição ou estabilidade dos funcionários mais antigos. A Secretária Executiva busca conciliar, mediar essas transformações. Para isso é necessária uma certa perícia em termos de gestão de pessoas, relacionamento pessoal, comportamento humano e inteligência emocional. Ao profissional do Secretariado fica a missão de tentar implementar valores contemporâneos, rumo à modernização da Gestão Pública.

Autora: Marisa Sosmaier, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

A SECRETÁRIA EXECUTIVA COMO GESTORA DE PESSOAS

As novas e enxutas estruturas organizacionais, diante das atuais exigências do mercado, abriram espaço para que o profissional do secretariado, antes assessor, assumisse um papel estratégico dentro das organizações, o de gestor.

As secretárias perceberam a necessidade de desenvolver um perfil inovador e criativo, utilizando-se não apenas de suas qualificações  e competências, como de suas habilidades gerenciais.

Secretariar deixa de ser apenas o cumprimento da rotina de agenda, correspondências e compromissos do executivo para ser um assessoramento estratégico, com mais autonomia, baseado na gestão de informações, pessoas e processos.

Com esse novo perfil, as secretárias administram o fluxo de informações que o executivo necessita para gerir o seu negócio. São elas que possuem a visão sistêmica para priorizar as tarefas e conduzir as demandas. E mesmo não exercendo cargo diretivo em uma organização, a secretária executiva atua como gestora e líder dos colaboradores que se reportam a ela.

Baseado nessa mudança do perfil secretarial, o mercado também abriu espaço para que as secretárias assumissem cargos de gerência e coordenação. Facilmente encontra-se o profissional do secretariado executivo como gerente de recursos humanos, gerente financeiro, coordenador de marketing, de projetos e outros cargos que não estão diretamente ligados à assessoria executiva.

Prova-se com isso, a visão equivocada que muitos empresários possuíam de que a profissão se extinguiria em função do progresso tecnológico. Além das secretárias evoluírem na mesma proporção, as organizações descobriram o valor do capital intelectual e do quão importante é o papel dessa profissional.

A secretária é o agente facilitador, consultor e empreendedor. Sua atuação compreende a empresa, seus públicos e seus objetivos. O trabalho da Secretária Executiva como gestora de informações, pessoas e processos é para facilitar a busca dos resultados, por meio de um assessoramento estratégico e inovador, maximizando o tempo do executivo, que deve permanecer voltado para a gestão do negócio.

Marcia Araujo

Secretária Executiva – SE N 1933

 http://www.gestaoplanob.com.br

ÉTICA E POSTURA DE UM PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

O código de ética é um dos instrumentos básicos para a atuação correta de qualquer profissional. Cada empresa tem o seu código de ética, e o funcionário deve respeitar esse código e o código da sua profissão.

Lamentavelmente, em Portugal o profissional de secretariado ainda não tem oficialmente um código deontológico e uma entidade que possa regulamentar a profissão. Este código estabelecerá um elenco de orientações, diretrizes para um nível digno de conduta profissional e princípios éticos essenciais para orientar o comportamento das pessoas na sociedade. Seguirá alguns princípios como honestidade no trabalho; lealdade para com a empresa; formação de uma consciência profissional; respeito à dignidade da pessoa humana; segredo profissional; discrição no exercício da profissão; etc.

A atitude do secretário influencia a opinião das pessoas sobre a empresa, porque na maior parte das vezes o secretário é o elo entre a direção da empresa e o público, tanto interno como externo, e é ele a “peça” principal na transmissão da imagem institucional. São consideradas faltas contra a dignidade do trabalho fazer declarações que constituam perigo de divulgação; negar-se a prestar colaboração nas distintas dependências da entidade para quem se trabalha; não prestar ajuda aos companheiros; ser egoísta na transmissão de experiências e conhecimentos e fazer publicações indecorosas e inexatas. Todas estas atitudes por parte do secretário poderão influenciar negativamente a opinião do público sobre a empresa.

Considero que a ética é fundamental para o desempenho de qualquer profissão. Normalmente, não temos consciência que a ética tem uma enorme importância no decorrer de um processo negocial e, por vezes, muitos negócios não se concretizam porque a ética não foi considerada nas relações institucionais. O código de ética tem o objetivo de fixar normas de procedimentos dos profissionais quanto ao exercício da sua profissão. O profissional deveria ter como obrigação zelar pelo prestígio e responsabilidade da sua profissão, contribuindo, através do exemplo dos seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos deveres morais e legais.

O secretário deve possuir uma maturidade emocional que lhe permita reagir com equilíbrio, tanto agradecendo os louvores como analisando os trabalhos rejeitados, numa procura serena de possíveis correções. A falta desta qualidade cria, inevitavelmente, um clima de tensões e conflitos que prejudicam necessariamente um bom ambiente de trabalho.

Todo o secretário deve procurar sempre uma valorização e uma maior facilidade não só na realização das suas tarefas, mas também na de todos os seus colaboradores, evitando obter vantagens pessoais à custa destes ou depreciando os seus trabalhos. Ele próprio deve ser receptivo a opiniões, devendo emitir também os seus conselhos sem se julgar perfeito, tendo consciência do que ainda pode melhorar.

“Ver, ouvir e... calar” é o lema do profissional de secretariado. Os assuntos da empresa não são para serem discutidos, nem com colegas, nem com pessoas estranhas à empresa, mesmo quando o assunto não pareça ter interesse. E, além disso, nunca deve facultar documentos que estão à sua responsabilidade sem autorização do chefe. Isto é segredo profissional.

http://cpsecretariado.blogspot.com.br/2013/06/etica-e-postura-de-um-profissional-de.html

A GESTÃO NA ÁREA SECRETARIAL

O secretário executivo é um profissional que está inserido nas organizações, atuando nas mais diversas áreas, tais como recursos humanos, financeira, comercial, marketing, contábil, recepção, além de atuar em cargos de assessoria e gestão, o que exige que este profissional conheça bem o empreendimento e entenda o papel de cada departamento para o todo da organização.

Mesmo com a profissão regulamentada (Lei federal número 7.377, adaptada pela Lei 9.261, de 10-01-1996), os secretários atuam no mercado de trabalho com outras nomenclaturas, como de coordenador, assessor, recepcionista, dentre outras. Isso ocorre devido há problemas que a profissão enfrenta como “a falta de um plano de carreira e o atrelamento à área em que trabalham. [...] Não existe promoção, e quem pertence ao setor de finanças de uma empresa, dificilmente, poderá ir secretariar um executivo da área de Recursos Humanos” (GUIMARÃES, 2001, p. 26). Tal visão, contudo, esta ideia pode ser considerada antiga e preconceituosa, eis que não raramente, nas organizações contemporâneas, secretários crescem de cargo e assumem até mesmo a gerência da empresa.

A profissão de secretariado vem passando por uma série de mudanças desde a sua origem. Este profissional “mudou sua imagem nas organizações ao deixar de ser elemento de apoio do ‘chefe’ e assumir [...] o desafio de introduzir novas metodologias no tratamento da informação” (LIMA, 2002, p. 447), deixou de ser um executor de tarefas para exercer funções criativas, com capacidade de opinar e decidir, preocupando-se com o todo da organização, com a produção, com a qualidade, com as pessoas e com os custos. Ainda é um negociador, programador de soluções, empreendedor, mostrando iniciativa, pró atividade, comprometimento e participando em inúmeras atividades no ambiente de trabalho. Nesta perspectiva, o secretário é um ser capaz de pensar estrategicamente, promover mudanças e não apenas cumprir/executar tarefas e ordens.

O profissional de secretariado também é um mediador de relacionamentos internos e externos, sendo que nessa condição ele tem a função de “assessorar a empresa e seus dirigentes a administrar a mudança e a rotina da mesma” (BÍSCOLI; CIELO, 2004, p. 12). Funciona como um elo entre o administrador e a equipe de trabalho, os clientes, os fornecedores, o governo, etc. Assim, com habilidade e conhecimento interage com pessoas, com processos de comunicação internos e externos da organização e com as expectativas da equipe de trabalho, mantendo-a motivada, buscando o crescimento contínuo e sabendo cuidar da relação com os clientes, pois eles são responsáveis pela saúde da organização em todos os sentidos. No entendimento de Natalense (1995, p. 24), o secretário “faz parte de uma equipe gerencial, com responsabilidade de assessorá-la, criando condições para que esta equipe alcance os resultados previstos”.

A evolução histórica e o reconhecimento da profissão especialmente nas duas últimas décadas permitem inferir que a carreira do profissional de Secretariado

Executivo está em ascensão. Essa profissão é uma das que mais cresce, pois é nas características do secretário executivo que os diretores encontram apoio e delegam atividades e decisões (HILLESHEIM; TORRES, 2006). Trata-se de um perfil multifuncional, desenvolvendo uma visão abrangente do cotidiano secretarial e organizacional e um conjunto de atividades diversificadas e que exigem conhecimentos de várias áreas, atividades estas repletas de imprevistos e que necessitam de soluções urgentes. A partir destas características, o secretário conquistou espaço no campo da  gestão.

Natalense foi pioneiro na afirmação de que o secretário executivo é um gestor. A autora considera funções básicas do gerente o planejamento, a organização e o controle dos recursos humanos e materiais visando o alcance dos resultados e atribui ao secretário o papel de planejar, organizar e controlar a infraestrutura de atuação gerencial, sendo necessário para assessorar um gerente conhecer as mesmas técnicas utilizadas por ele: “liderança, motivação, comunicação, negociação, criatividade” (1995 p. 25-26). Essas funções são comuns no cotidiano secretarial, pois as atividades exigem a utilização das mesmas de modo constante.

Na concepção de Natalense (1995), o gerente e o secretário têm papéis diversos, o primeiro tem a obrigação de gerenciar pessoas e materiais e o segundo dá apoio e condições para a tomada de decisão do gerente. Atualmente, contudo, o secretário executivo, por ter conhecimentos e competências gerenciais, também toma decisões próprias e importantes para o alcance dos objetivos organizacionais.

O gestor secretarial é, na concepção de Rodrigues (2004, p. 178), “um agente transformador de insumos, para a obtenção dos resultados esperados pelos clientes”.

Nesse processo, desenvolve as funções gerenciais e as operacionais, o que indica, mais uma vez, que o secretário executivo é um gestor. Durante (2008, p. 3) explica que:

O secretário projeta ações, delineia objetivos, define prioridades e prazos e a metodologia a ser dotada na ação, por conseguinte, pratica o planejamento, o qual é essencial em sua rotina para evitar desperdícios de tempo, recursos e pessoas e reduzir imprevistos. A organização das atividades, do departamento e da empresa como um todo também é realizada [...] A direção é percebida no cotidiano do secretário na medida em que ele media os relacionamentos entre os diferentes stockholders, orienta e motiva sua equipe de trabalho na busca de objetivos. O controle é ainda mais presente: das informações, dos documentos, dos desempenhos, dos recursos, dos processos, dos gastos, das receitas...

As atribuições iniciam com as funções clássicas da administração, de planejamento, de organização, de liderança e de controle, mas não se restringem a elas, especialmente nas organizações contemporâneas voltadas ao conhecimento e a aprendizagem. Nestas, o gestor secretarial também assume o papel de auxiliar as pessoas a aprenderem, questionarem seus modelos mentais, ampliarem seus conhecimentos e gerenciar esse conhecimento individual para que sejam incorporados nas estratégias produtos e serviços do negócio (DURANTE, 2008).

Para melhor compreender a inserção das atividades e funções de gestão no cotidiano secretarial, foi realizado um levantamento de dados com profissionais da área secretarial. Os procedimentos metodológicos adotados e os resultados obtidos são descritos na sequência.

ARTIGO: A GESTÃO SECRETARIAL NO CENÁRIO ORGANIZACIONAL CONTEMPORÂNEO

Adriane Lasta; Daniela Giareta Durante

REFERÊNCIA

GUIMARÃES, Márcio E. O livro azul da secretária moderna. 19. ed. Ver. e atual. São Paulo: Érica, 2001.

LIMA, Solange F.; CARVALHO Pires de; GRISSON, Diller (orgs). – Manual do Secretariado Executivo. 5ª ed. Ver. e atual. São Paulo: D’livros, 2002.

BÍSCOLI, Fabiana R. V.; CIELO, Ivanete D. Gestão organizacional e papel do secretário executivo. Revista Expectativa. Toledo: Edunioeste, vol. 03, nº. 03, p. 11-19, 2004.

NATALENSE, M. Liana C. Secretária Executiva: Manual Prático. São paulo: IOB, 1995.

HILLESHEIM, S.L; TORRES, A. C. A atuação profissional dos secretários no mercado contemporâneo em Uberaba/MG. Fazu em Revista, Uberaba, n. 3, p. 126-131, 2006.

DURANTE, Daniela G. et al. Práticas de Gestão em Empresa Familiar: Desafio da Conciliação entre Competitividade e Humanização. V EnEO - Encontro de Estudos Organizacionais. Belo Horizonte: ANPAD, 2008.

PERFIL PROFISSIONAL DIANTE DA DEMANDA DO MERCADO

Regulamentada pela Lei 7.377 de 30 de Setembro de 1985, a função passa a ser oficialmente reconhecida como profissão, inicialmente, por tempo de serviço – 36 meses ininterruptos até 30/09/1985 ou 10 anos intercalados até 30/09/1985 ou por formação específica: Técnico em Secretariado, Secretário Executivo e Tecnólogo em Secretariado, contribuindo para o reconhecimento e valorização da atividade. Já pela Lei 6.192 de 10 de Janeiro de 1996, foi garantido ao profissional o registro exigido para o exercício da profissão, sendo o mesmo fornecido pela SRTE – Superintendência Regional de Trabalho e Emprego do Ministério do Trabalho.

O mercado atual segue com novas e enxutas estruturas organizacionais, que buscam além de profissionais com perfil técnico qualificado para atender as suas atuais exigências dentro da regulamentação, profissionais que saibam desenvolver competências e habilidades que tragam resultados objetivos. Para o melhor desenvolvimento de suas atividades, a secretária baseia-se nos quatro pilares que regem a profissão, sendo eles:

• Assessor: através da aplicação de técnicas secretariais que auxiliam no desenvolvimento rotina, gerando resultados para executivos e equipes.

• Gestor: aplicação das competências gerenciais no desenvolvimento e implementação de trabalhos (organização, planejamento, liderança controle e avaliação), agindo com eficiência e eficácia, gerando resultados positivos.

• Empreendedor: através da criação, promoção e implantação de soluções que aperfeiçoem o trabalho, tanto no aspecto individual, quanto no coletivo.

• Consultor: através da análise e entendimento da cultura organizacional, identificando pontos críticos e propondo estratégias de melhorias. Atributos de um consultor é interatividade, proatividade, racionalidade, valores consolidados e comprometimento.

O profissional de secretariado, atualmente, merece maior atenção empresarial, devido seu domínio em conhecimentos em administração, gestão de pessoas, recursos humanos, qualidade entre outras alinhadas às competências comportamentais.

“A profissão da secretária vem merecendo a atenção da área empresarial por se tratar de uma profissão facilitadora, que segue os princípios da administração empresarial: tomar decisões, solucionar conflitos e trabalhar em equipe. Separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los, levando em conta as consequências das ações escolhidas. Desenvolver habilidades de comunicação, como saber ouvir e perguntar, expressar-se de forma oral e escrita corretamente”. (GARCIA, 1999, p. 43).

Diante de tudo isso, pode-se delinear que o papel da secretária é de suma importância para o bom andamento empresarial, ampliando sua área de atuação, devido a necessidade de que a mesma, dentro da instituição onde exerce suas funções, seja uma agente de mudança que tenha uma visão estratégica e boa comunicação. É necessário também que esta profissional esteja apta a trabalhar em equipe transformando “força de trabalho” em resultados rápidos e objetivos, tenha visão global e local dos desafios enfrentados pelas empresas com disponibilidade para se tornar uma alavanca impulsionadora para tomada de decisões.

PROFISSIONAL DE SECRETARIADO: competências e habilidades no mundo corporativo

JENNIFER CRISTINA D. DO  AMARAL; AMANDA MOTA ENNES BALDAN; VIVIANE RAIMUNDA BATISTA; LORENA REIS DO CARMO; SABRINA ALZIRA GOMES HELMER; EDNA PAULA TEIXEIRA DA SILVA; MARCOS EUGÊNIO VALE LEÃO

REFERÊNCIAS

D’ELIA, Ednéa Garcia Neiva e Maria Elizabeth Silva. As novas competências do profissional de secretariado – 2. Ed. São Paulo: IOB, 2009. 

FAYOL, Henri. Administração Industrial e Geral,1916. 

GARCIA, Elizabete Virag. Muito prazer sou a secretária do senhor… São Caetano do Sul. 1999. Empreendedorismo –Robert Hisrich, 2002, p; 39  

GONÇALVES, Melisa D’avila e Sou – Competências e Habilidades: atitudes proativas, 2006. 

MAXIMIANO, Antonio Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. Ed. Atlas, 2002, pg. 105.

NATALENSE, Liana. A secretária do Futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998. 

NUNES, Maria Madalena. Araujo, Marcos F. de. A evolução do papel da secretária. São Paulo: Senac, 1994. 

COMPETÊNCIAS E HABILIDADES DO SECRETÁRIO NAS ORGANIZAÇÕES CONTEMPORÂNEAS

O atual contexto organizacional exige que o Profissional de Secretariado tenha competências e habilidades para atender as demandas do mercado. Perrenoud (1999, p. 15), define competências como “a capacidade de mobilizar diversos recursos cognitivos (saberes, técnicas, saber fazer, atitudes, etc.) para solucionar com pertinência e eficácia uma determinada situação”.

Sobre habilidades, conforme Duarte (2000, p. 41) significa a “capacidade de realizar uma tarefa ou um conjunto de tarefas em conformidade com determinados padrões exigidos pela organização”. Essa autora menciona que as habilidades envolvem conhecimentos teóricos e aptidões pessoais e se relaciona à aplicação prática desses conhecimentos e aptidões.

Baseado no conceito de competências e habilidades percebe-se que as organizações contemporâneas se mantêm dos resultados gerados através de profissionais competentes e habilidosos em suas respectivas áreas de atuação. Atualmente, o profissional de secretariado possui um poder decisório nas organizações, sendo necessário que ele tenha um perfil embasado em competências e habilidades.

Segundo Neiva e D’elia (2009) o secretário moderno faz a conexão nesse processo globalizado quando atua como o elo entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, gerência informações, administra processos, prepara e organiza o “meio de campo” para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade.

Para executar as atuais exigências das organizações, os profissionais utilizam dos pilares da administração de Fayol (1916) sendo eles: planejamento, organização, execução e controle.

Para Fayol (1916), planejamento consiste em examinar o futuro e traçar um plano de ação a médio e longo prazo. Resume-se que planejar e traçar objetivos futuros, definir os e, paralelo a isso, eliminar pontos fracos antecipando soluções para possíveis meios e formas para que tenham maiores probabilidade de serem alcançados, e ameaças.  Na profissão de Secretariado, cada tarefa realizada precisa ter começo, meio e finalização. Então, a secretária planeja sua rotina diária, como viagens, reuniões, relatórios, eventos etc., utilizando o seu tempo da forma mais eficaz.

A organização define-se em decisões sobre a divisão de autoridade, responsabilidades e recursos para realizar objetivos, ou seja, a divisão de um todo em partes ordenadas, seguindo algum critério ou principio de classificação. Nessa fase, cabe à secretária organizar documentos administrativos, como arquivo físico e eletrônico, atas, contas, delegar tarefas, dentre outras funções.

Direção, coordenação e autogestão são estratégias de execução baseados nos processos de planejamento e organização. Então, cabe a Secretária utilizar de sua habilidade técnica para executar as tarefas seja delegando funções ou executando-as pessoalmente.

Controle, Fayol (1916), estabelece padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. A secretária que possui certa autonomia dentro da empresa controla determinadas atividades, criando normas, sugerindo mudanças e sugestões, interferindo no clima e na cultura organizacional dentro da empresa.

PROFISSIONAL DE SECRETARIADO: competências e habilidades no mundo corporativo

JENNIFER CRISTINA D. DO  AMARAL; AMANDA MOTA ENNES BALDAN; VIVIANE RAIMUNDA BATISTA; LORENA REIS DO CARMO; SABRINA ALZIRA GOMES HELMER; EDNA PAULA TEIXEIRA DA SILVA; MARCOS EUGÊNIO VALE LEÃO

REFERÊNCIAS

D’ELIA, Ednéa Garcia Neiva e Maria Elizabeth Silva. As novas competências do profissional de secretariado – 2. Ed. São Paulo: IOB, 2009. 

FAYOL, Henri. Administração Industrial e Geral,1916. 

GARCIA, Elizabete Virag. Muito prazer sou a secretária do senhor… São Caetano do Sul. 1999. Empreendedorismo –Robert Hisrich, 2002, p; 39  

GONÇALVES, Melisa D’avila e Sou – Competências e Habilidades: atitudes proativas, 2006. 

MAXIMIANO, Antonio Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. Ed. Atlas, 2002, pg. 105.

NATALENSE, Liana. A secretária do Futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998. 

NUNES, Maria Madalena. Araujo, Marcos F. de. A evolução do papel da secretária. São Paulo: Senac, 1994. 

PERFIL E COMPETÊNCIA DO ATENDENTE

SECRETÁRIA EXECUTIVA, GESTORA E LÍDER: NOVO PERFIL DA SECRETÁRIA

Em virtude das alterações advindas do cenário globalizado competitivo, onde a troca de experiências e conhecimentos ocorre em ritmo acelerado, cada vez mais a secretária executiva passa a exercer eficazmente suas habilidades gerenciais com o intuito de responder satisfatoriamente às exigências das organizações. Torna-se imprescindível que ela tenha uma visão estratégica de negócios para poder atuar em parceria com seu executivo e equipe, priorizando atividades, gerenciando informações, compreendendo os objetivos e metas a serem alcançados e se comprometendo com a organização.

A nova secretária executiva possui habilidades gerenciais fortemente definidas: comunicação assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de lidar com conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de supervisionar seus subordinados, de resolver problemas, de tomar decisões e de melhorar a qualidade e produtividade do trabalho.

A secretária executiva atua hoje como multiprofissional, assumindo papéis polivalentes que permitem a ela administrar o fluxo de informações com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficácia, bem como gerenciar pessoas assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar obstáculos, resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária busca alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade e qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos e seu posicionamento na organização como facilitadora e multiprofissional.

No cenário atual as secretárias executivas assistem a vários executivos e equipe, assim como têm diversos subordinados sob sua supervisão, exigindo habilidades específicas para administrar várias tarefas e liderar vários colaboradores que necessitam de sua supervisão. Nota-se que as organizações estão assimilando essa mudança de perfil e estão procurando investir em treinamentos gerenciais para que elas possam desenvolver seu potencial e realizar suas atividades com eficácia.

Há uma compreensão por parte dos colegas, superiores e de toda organização quanto ao novo perfil da secretária assessora multifuncional. Em virtude dessa nova percepção, elas estão participando ativamente de reuniões estratégicas, inteirando-se dos assuntos corporativos, propondo ideias e sugestões, sendo ouvidas e reconhecidas como profissionais competentes, hábeis e aptas a gerir processos e pessoas.

Há ainda um ponto a ser aprimorado referente à delegação de tarefas. Talvez, devido ao extenso período em que realizavam as atividades por si mesmas, as secretárias ainda têm dificuldade em exercer uma liderança mais democrática junto a seu subordinado. Ainda há um controle autoritário, por meio do qual elas determinam como as atividades serão executadas pelos seus auxiliares. Isso decorre do receio de que sejam responsabilizadas por possíveis erros que sua equipe possa cometer. Porém, esse comportamento vem se modificando aos poucos, já que as secretárias se predispõem a sanar dúvidas e a orientar seus subordinados durante a execução da atividade, o que demonstra já uma preocupação em treinar, orientar e direcionar o time em busca de um resultado.

Com a assimilação desse perfil mais empreendedor, as próprias secretárias visualizam mudanças em sua formação, por meio da realização de cursos de administração que propiciem uma visão mais estratégica e empreendedora, bem como o desenvolvimento das habilidades gerenciais e de liderança que a auxiliarão na sua performance executiva.

Mesmo não exercendo cargos diretivos na organização em que trabalha o que automaticamente lhe daria autoridade e poder gerencial, a secretária executiva pode atuar como gestora de informações e processos e líder dos colaboradores que se reportam a ela. 

A secretária executiva tornou-se um elemento chave na organização, através de uma postura gerencial condizente com as tendências do mercado atual, englobando gestão de pessoas, comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com esta nova visão administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação de tarefas e capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta profissional é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe com a qual trabalha.

Por Ligia Ribeiro

REFERÊNCIA

CARVALHO, Antonio Pires (org.). Talentos brasileiros do secretariado executivo. São Paulo: Secretária Multifuncional, 2004.

CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 15. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1999.

Fonte: CATHO EDUCAÇÃO EXECUTIVA - Cursos Online, Cursos executivos, Cursos de formação, MBA, MBA Online, Artigos

A ARTE DE SECRETARIAR

Para ser uma secretária com excelência, não basta ser eficiente: é preciso ser eficaz. Ao secretariar alguém, você deve realizar essa tarefa com precisão e confiança. 

Agendar reuniões e atender ao telefone faz da secretária uma profissional eficiente, porém para ser proativa e dinâmica é necessário saber lidar com os improvisos do dia a dia, que o local de trabalho impõe. 

Saber contornar situações de maneiras claras, rápidas e sólidas faz de você uma secretária eficaz e, é claro, apresenta pontos positivos na relação chefe e funcionário. 

Daí vem à pergunta: como ser eficaz e não apenas eficiente? 

Tudo começa com uma boa apresentação de um currículo bem elaborado, sem lamentações de falta de oportunidade ou mesmo fracassos. 

Seja clara: coloque apenas as informações que realmente importam para o empregador, quais seus objetivos para o novo emprego, quais as tarefas desempenhadas com sucesso na sua jornada de trabalho. 

Ao ser entrevistada, seja coesa, fale somente o que interessa; se o entrevistador mudar de assunto, é porque você esta fugindo do tema em questão. Sendo assim, mude o rumo da conversa. 

1º passo dado – objetivo alcançado, vamos em frente: 

Saiba lidar com os demais colegas de trabalho, sejam eles gerentes ou o faxineiro da empresa. O bom relacionamento e “empatia” faz com que todos notem sua personalidade. 

Seja rápida, dinâmica e organizada, sem passar por cima dos outros. Tenha ideias e apresente-as, mas lembre: sugestões com fundamentos (aponte o problema e a solução) e não faça seu chefe perder tempo com assuntos sem base concreta. 

Nosso emprego é como uma casa: se não fizermos de maneira sólida o alicerce, ela desaba e aí voltamos na busca de uma nova colocação no mercado. 

Faça mais do que é esperado, surpreenda sempre. As empresas não precisam apenas de profissionais que preencham vagas; as instituições precisam de profissionais que ajudem a solucionar problemas. 

Procure realizar as tarefas que estão ao seu alcance, auxiliando os demais colegas, se necessário. 

Saber secretariar com precisão é uma arte. Você só precisa seguir pelo caminho certo e estar sempre aberta a dicas, sugestões e, principalmente, críticas construtivas. 

Uma secretária seja ela júnior, sênior, executiva, bilíngue, trilíngue, deve fazer o diferencial da empresa, como: 

• Conheça bem o seu local de trabalho; 
• Atenda ao telefone com calma; 
• Quando não entender alguma coisa, peça que, por favor, lhe expliquem de novo; 
• Possua uma agenda de contatos atualizada; 
• Tenha sempre à mão caneta e bloco de anotações; 
• Esteja sempre a postos quando for chamada pelo chefe; 
• Decore o nome e a razão social dos principais clientes; 
• Procure manter sua mesa sempre organizada de maneira fácil de encontrar com agilidade o que for necessário; 
• Evite se alimentar ou maquiar-se na mesa de trabalho. Isso pode ocasionar acidentes irreparáveis; 
• Seja sempre simpática, mas sem exagero; 
• Saiba agradecer com classe um elogio; 
• Se despeça educadamente de um cliente, pois o fracasso de muitas pessoas é não saber se comportar adequadamente no local de trabalho; 
• Ao entrar na sala de seu chefe, sempre peça licença; 
• Sente-se só quando for convidada; 
• Nunca grite. Vá até a pessoa que deseja seu auxílio e responda à pergunta; 
• Não fique de conversa paralela nos corredores. Isso causa má impressão; Trate os clientes sempre por Sr. Sra. Dr. Doutora
• Se vista de acordo com seu local de trabalho. Saias justas ou decotes podem demonstrar coisas que não são, como seu caráter, por exemplo. 

Mulheres e homens que desempenham essas funções têm papel especial nas organizações e, ao contrário do que muitos podem acreditar, não existe um executivo que não necessite de um braço direito, ou esquerdo, ou quem sabe até mesmo dos dois braços.

Administradores.com - Artigo

Vanessa Queiroz

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