FRASES DO DIA

quinta-feira, 26 de setembro de 2013

COMPETÊNCIAS E HABILIDADES DO SECRETÁRIO NAS ORGANIZAÇÕES CONTEMPORÂNEAS


O atual contexto organizacional exige que o Profissional de Secretariado tenha competências e habilidades para atender as demandas do mercado. Perrenoud (1999, p. 15), define competências como “a capacidade de mobilizar diversos recursos cognitivos (saberes, técnicas, saber fazer, atitudes, etc.) para solucionar com pertinência e eficácia uma determinada situação”.

Sobre habilidades, conforme Duarte (2000, p. 41) significa a “capacidade de realizar uma tarefa ou um conjunto de tarefas em conformidade com determinados padrões exigidos pela organização”. Essa autora menciona que as habilidades envolvem conhecimentos teóricos e aptidões pessoais e se relaciona à aplicação prática desses conhecimentos e aptidões.

Baseado no conceito de competências e habilidades percebe-se que as organizações contemporâneas se mantêm dos resultados gerados através de profissionais competentes e habilidosos em suas respectivas áreas de atuação. Atualmente, o profissional de secretariado possui um poder decisório nas organizações, sendo necessário que ele tenha um perfil embasado em competências e habilidades.

Segundo Neiva e D’elia (2009) o secretário moderno faz a conexão nesse processo globalizado quando atua como o elo entre clientes internos e externos, parceiros, fornecedores, gerência informações, administra processos, prepara e organiza o “meio de campo” para que soluções e decisões sejam tomadas com qualidade.

Para executar as atuais exigências das organizações, os profissionais utilizam dos pilares da administração de Fayol (1916) sendo eles: planejamento, organização, execução e controle.

Para Fayol (1916), planejamento consiste em examinar o futuro e traçar um plano de ação a médio e longo prazo. Resume-se que planejar e traçar objetivos futuros, definir os e, paralelo a isso, eliminar pontos fracos antecipando soluções para possíveis meios e formas para que tenham maiores probabilidade de serem alcançados, e ameaças.  Na profissão de Secretariado, cada tarefa realizada precisa ter começo, meio e finalização. Então, a secretária planeja sua rotina diária, como viagens, reuniões, relatórios, eventos etc., utilizando o seu tempo da forma mais eficaz.

A organização define-se em decisões sobre a divisão de autoridade, responsabilidades e recursos para realizar objetivos, ou seja, a divisão de um todo em partes ordenadas, seguindo algum critério ou principio de classificação. Nessa fase, cabe à secretária organizar documentos administrativos, como arquivo físico e eletrônico, atas, contas, delegar tarefas, dentre outras funções.

Direção, coordenação e autogestão são estratégias de execução baseados nos processos de planejamento e organização. Então, cabe a Secretária utilizar de sua habilidade técnica para executar as tarefas seja delegando funções ou executando-as pessoalmente.


Controle, Fayol (1916), estabelece padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. A secretária que possui certa autonomia dentro da empresa controla determinadas atividades, criando normas, sugerindo mudanças e sugestões, interferindo no clima e na cultura organizacional dentro da empresa.

PROFISSIONAL DE SECRETARIADO: competências e habilidades no mundo corporativo

JENNIFER CRISTINA D. DO  AMARAL; AMANDA MOTA ENNES BALDAN; VIVIANE RAIMUNDA BATISTA; LORENA REIS DO CARMO; SABRINA ALZIRA GOMES HELMER; EDNA PAULA TEIXEIRA DA SILVA; MARCOS EUGÊNIO VALE LEÃO

REFERÊNCIAS
D’ELIA, Ednéa Garcia Neiva e Maria Elizabeth Silva. As novas competências do profissional de secretariado – 2. Ed. São Paulo: IOB, 2009. 

FAYOL, Henri. Administração Industrial e Geral,1916. 

GARCIA, Elizabete Virag. Muito prazer sou a secretária do senhor… São Caetano do Sul. 1999. Empreendedorismo –Robert Hisrich, 2002, p; 39  

GONÇALVES, Melisa D’avila e Sou – Competências e Habilidades: atitudes proativas, 2006. 

MAXIMIANO, Antonio Amaru. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. Ed. Atlas, 2002, pg. 105.

NATALENSE, Liana. A secretária do Futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998. 

NUNES, Maria Madalena. Araujo, Marcos F. de. A evolução do papel da secretária. São Paulo: Senac, 1994.