quarta-feira, 7 de fevereiro de 2018

CÓDIGO DEONTOLÓGICO DA (O) SECRETÁRIA (O)





1.      PRINCÍPIOS DE CARÁCTER GERAL

Dignidade: O(a) secretário(a) deve-se abster de qualquer comportamento que pressuponha infracção ou descrédito e desempenhar o exercício da sua profissão com honra e dignidade.

Integridade: Deve agir com honradez, lealdade e boa fé.
Sigilo profissional: Deve observar rigorosamente o princípio de confidencialidade nos factos e notícias que conhecer por razões ligadas ao exercício da sua profissão.

2.      OBRIGAÇÕES PROFISSIONAIS ESPECÍFICAS

Do sigilo profissional

Além de um dever, observar o sigilo profissional é um direito que apoia o exercício da profissão de secretário (a), sem esquecer que existem leis que o protegem. O direito e a obrigação do sigilo profissional compreendem:

As confidências e informação pessoal da parte do seu superior a que puder ter acesso no âmbito do exercício da sua profissão;

Os factos de conhecimento limitado que afetem os seus superiores, colegas ou quaisquer membros do coletivo em que o (a) secretário (a) realize o seu trabalho. Por exemplo: dossiês pessoais, profissionais ou médicos;

A informação cujo conteúdo tenha um valor específico para um leitor autorizado; ou qualquer outra informação que esteja classificada como confidencial reservada ou com uma distribuição a pessoas específicas.

O (a) secretário (a) evitará fazer cópias de informação confidencial e conservá-la fora dos arquivos oficiais sem conhecimento do seu superior.

O sigilo profissional não deve entrar em conflito com a lealdade à entidade para a qual traba­lha o (a) secretário (a), que deve corresponder à confiança que o seu superior deposita nele (a) ao con­fiar-lhe e partilhar com ele(a) informação confidencial. Por isso, deve comunicar ao seu superior qualquer informação que possa prejudicá-lo ou beneficiá-lo a ele próprio ou à entidade para a qual trabalha. Os limites desta divulgação são marcados pelo sentido de lealdade e pela integridade que conformam o perfil pessoal do (a) secretário (a).

Relações com os colegas

O (a) secretário (a) deve abster-se de qualquer concorrência desleal em relação aos seus colegas. A discrição é um elemento específico nas relações externas do(a) secretário(a) é o fundamento essencial da sua capacidade de salvaguarda do sigilo profissional. O(a) secretário(a) deve ter consciência de que a discrição é de uma importância fundamental. O que para outros membros do coletivo podem ser leves faltas de respeito ou problemas de convivência (comentários de desprezo para com colegas, comentários ofensivos, jocosos ou em tom de brincadeira; ou duvidar publicamente da qualidade técnica de um superior), para o (a) secretário(a) é algo que está vinculado ao seu comportamento profissional.

É obrigação de qualquer secretário (a) oferecer a sua colaboração a todos os seus colegas, quan­do a sua intervenção for necessária, para que não se produzam atrasos no trabalho e não se prejudique o funcionamento normal da entidade onde presta os seus serviços.

Relações com a empresa

O (a) secretário (a) deve estar sempre pronto (a) a oferecer apoio e cooperação à sua empresa e deve conhecer, igualmente, os objetivos e a política interna da mesma.

O (a) secretário (a) não aceitará uma remuneração profissional que não corresponda ao seu salário, nem incentivos e bônus que a sua empresa destine para tal fim. É-lhe proibido aceitar gratificações econômicas ou outras compensações que estejam diretamente relacionadas com a transmissão de informação.

O (a) secretário (a) tem o dever de contribuir para a celeridade do trabalho, não devendo aceitar sugestões nem coações que vão ao sentido de evitar o seu cumprimento.

Relativamente à sua profissão

O (a) secretário (a) deve cultivar as suas capacidades e atualizar os seus conhecimentos, a fim de que o seu trabalho seja feito com o mais alto nível de rendimento. Demonstrará permanentemente um esforço de superação e de produtividade, tanto no plano pessoal como na sua contribuição para com a empresa.

O (a) secretário (a) deve abster-se de realizar qualquer prática que possa prejudicar a reputação da sua profissão.

Nenhuma secretária se deve valer da sua influência sobre os seus superiores, nem apelar a vínculos de amizade ou a recomendações para obter:

Promoções imerecidas e, como consequência, uma remuneração maior do que a que lhe é devida pelo trabalho que desempenha, impedindo a promoção de outras pessoas que, pela sua experiência, os seus conhecimentos e anos de serviço, as merecem mais.

Conseguir que pessoas que não estão preparadas para o exercício do secretariado executem as tarefas próprias desta profissão.

Deve ter consciência de que representa um coletivo que tem obrigação de defender e de enaltecer.

Deve fazer com que se respeite o Código Deontológico da sua profissão. Neste sentido, é conveniente que seja instrumento de divulgação deste documento, tanto para afirmar os valores contidos no código como para se apoiar no mesmo.


terça-feira, 6 de fevereiro de 2018

SECRETÁRIA COMO AGENTE FACILITADOR






O profissional de secretariado tem como uma das suas principais funções servir como “agente facilitador” da vida da empresa no seu geral e da vida dos seus superiores hierárquicos em particular. Mas o que se entende como agente facilitador?

A secretária é um elo entre as diversas funções dentro de uma organização e, ao mesmo tempo, uma ponte entre a organização e os seus clientes e fornecedores, ou seja, com tudo o que representa o mundo exterior à organização. Representa, por isso, um filtro, fazendo a triagem do que vem do mundo exterior e que realmente interessa ou não há vida da empresa, mas também escoando a informação pertinente para o exterior e contendo toda a informação confidencial da empresa. Isto exige a chamada descrição e ética profissional, essencial a qualquer um de nós enquanto profissionais.


Segundo Henri Bernaténé, a palavra secretário pode ter origem em 2 palavras:

“Secreto” – uma vez que a prática do secretariado se desenrola toda ela ligada a um conjunto de tarefas e de atitudes que implica estar a par do segredo dos assuntos tratados.

“Secretar” – uma função que torna evidente a característica essencial do secretariado, o seu objectivo de contínua segregação dos elementos necessários à realização das tarefas da direcção, da chefia ou mesmo da gestão da empresa.


O Código Deontológico do profissional de secretariado é não só uma ferramenta útil como guia de orientação ao comportamento ético a ter no trabalho, mas também uma ferramenta essencial se quisermos honrar a nossa profissão e nos tornarmos cada vez melhores enquanto profissionais e seres humanos.


Bibliografia:
 “Manual para profissionais de secretariado”, por Cristina Cadete
https://secretariando.wordpress.com/2009/07/22/secretaria-como-agente-facilitador/




segunda-feira, 5 de fevereiro de 2018

O AUTO-COACHING NO DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS





O aprendizado integral, fisiologicamente falando, parte de estímulos internos e externos. Estes, geram novas conexões cerebrais, para que ocorram novas referências e a posterior mudança de comportamento. Considerando que nosso nível consciente é a mínima parte daquilo que nosso cérebro é capaz de produzir, os processos de coaching trabalham com estímulos que visam atingir os processos subconscientes.

A expressão ”coaching” origina-se do termo Inglês que significa treinador. Diferentemente de um professor, o treinador não ensina, ele estimula. Assim, o princípio se mantém, o que muda são os contextos: do meio esportivo, passamos para o corporativo. O coachee (treinador) pode ajudar um jogador a remover ou reduzir obstáculos internos à sua performance, e uma habilidade natural inesperada fluirá sem que haja necessidade de muitos ensinamentos técnicos. No meio corporativo, temos um mesmo objetivo: aprimorar as habilidades e competências através de estímulos, focado nos processos subconscientes.

self-coaching parte do mesmo princípio, porém apoiado em uma prática mais autônoma. Compreende toda a metodologia e ferramentas de coaching que possibilitem a auto aplicação e atuem de forma eficiente.

Mas o que são habilidades e competências? Parecem a mesma coisa, mas na verdade são complementares. A habilidade é o conhecimento e desenvoltura que temos ao realizar uma determinada atividade. Podemos dizer ter habilidade manual, habilidade na escrita, na leitura… Já as competências são a utilização destas habilidades no dia a dia. Quem tem habilidade com cálculos, por exemplo, sabe fazer contas. Já quem tem competência na realização de cálculos, o faz de forma eficaz, aplicando esta habilidade na solução de alguma situação.

Estimulando a criatividade, é possível colocar nosso cérebro pra funcionar, característica do coaching! O grande gênio Leonardo da Vinci já trabalhava com esse princípio ao utilizar o que chamamos de escrita reversa: de trás para frente. Centenas de páginas de seus estudos foram escritos desta forma.

Que tal fazer a mesma coisa? Quando tiver um tempinho, pegue uma folha e procure trabalhar com a escrita: escreva com a mão contrária à qual você está habituada, ou escreva de trás para frente, ou procure utilizar as duas mãos ao mesmo tempo. Faça tudo isto, crie novos exercícios. Este é um treino muito legal que vai fazer com que você estimule os dois lados do seu cérebro (lembrando que, ao trabalhar com o lado esquerdo do corpo, estimulamos o lado direito do cérebro-emocional, caso contrário, estimulamos o lado esquerdo – racional).

Considerando que a escrita reversa foge do padrão convencional, temos aí um exemplo de estímulo à criatividade. Você não precisa fazer isto o tempo todo para estimular sua criatividade, mas pode mudar a forma como realiza diversos processos do dia a dia: andar pelo outro lado da rua, começar a limpar a casa pelo lado que você não está acostumada, trocar alguns objetos de lugar, fazer combinações diferentes de roupas, pegar a esponja com a mão contrária quando for lavar a louça, e assim por diante.

Você deve estar se perguntando qual será a diferença entre o coaching e outros procedimentos semelhantes, tais como a consultoria e a psiquiatria, afinal, os objetivos são comuns e parte dos processos também. Vamos diferenciá-los:

A consultoria faz um acompanhamento dentro da corporação. Prevê soluções para resolver problemas, faz um diagnóstico da situação-problema, e acompanha a implantação do processo e suas consequências e resultados.

A psiquiatria também acompanha a implantação, realizando um diagnóstico da situação. Porém, trabalha com os porquês do problema, investigando as suas causas.

Já o processo de coaching não dá respostas, tampouco soluções, mas levanta questionamentos, procurando estimular o indivíduo a respondê-los e observá-los, para que melhore sua performance e chegue ao objetivo almejado.

No processo de auto coaching, são adotadas algumas “perguntas-guia” que buscam orientar o indivíduo, como por exemplo:

– O que eu quero ao invés disso que tenho?

– Isso me deixa mais próximo ou distante do meu objetivo?

– Qual minha intenção positiva por trás disso?

– O que eu posso fazer para gerar em mim o que eu tenho como objetivo?

Essas perguntas nos mostram que, muitas vezes, o que vemos não é necessariamente o que parece ser. É preciso conhecer e visualizar  a situação como um todo, dentro de um contexto. Caso ela seja avaliada isoladamente, corremos o risco de interpretar mal ou erroneamente.

Para que realizemos o auto coaching, é preciso auto visualização: focar no problema, em contraste com a solução, porém, situando-se no agora e nas atitudes que possam ser realizadas de momento, pensando sempre em soluções a curto prazo.

O SSE conversou com Rosana Alencar, Coach da T.O. Box, e aproveitamos para tirar mais algumas dúvidas sobre o assunto. Ela nos fala de forma objetiva sobre os conceitos de habilidades e competências e como os processos de auto coaching


Enjoy!

http://www.supersecretariaexecutiva.com.br/carreira/competencias




sexta-feira, 2 de fevereiro de 2018

COMO PLANEJAR SEU DIA




Planejar o dia é algo importante que não está separado do planejamento que fazemos da semana, do mês e até de mais tempo. Eu inclusive não recomendo que você apenas planeje seu dia, sem planejar períodos mais longos, porque quando a gente faz isso acaba fatalmente trabalhando em cima apenas do que for mais urgente. E já sabemos que o urgente nunca é o mais importante – só é o que está gritando mais alto. Se a gente trabalha sempre desse modo, assume uma postura reativa perante a vida e as outras pessoas, o que não é legal. Deixar tudo para a última hora e trabalhar sob estresse é algo muito distante do que podemos considerar uma vida organizada.

Portanto, o que vou apresentar aqui é uma sugestão de como eu faço, baseado em métodos com o do David Allen (GTD) e do Ryder Carroll (Bullet Journal), mas não recomendo (e nem daria, porque todos os planejamentos se conversam) que seja feito apenas diariamente, sem os demais planejamentos.

Ao começar o seu expediente (e isso pode ser tanto ao chegar no escritório como quando você efetivamente começa o seu dia de trabalho em casa), a primeira coisa que você deve fazer é abrir o seu calendário e ver como será o seu dia. Eu utilizo o Google Calendar. Então, quando abro, eu me deparo com um cenário assim:



O que eu tenho em cada dia da semana é fruto do planejamento semanal que eu fiz na sexta-feira anterior. Na parte superior do dia, em cinza, eu tenho ações pontuais (que precisam ser feitas apenas naquele dia) e informações relevantes para o dia em questão (como prazos e lembretes). Na parte de baixo, com os horários, em azul, eu tenho os meus compromissos com data e hora. Percebam que eu já me planejo para saber que horas eu preciso sair de casa, quando a reunião for externa, e os períodos que estarei em trânsito. Isso me ajuda a não ter que ficar pensando todo dia (e errar, me atrasar, fazer as coisas com pressa) que horas preciso sair e que trajeto tomar, por exemplo.

Ao ver o meu calendário para o dia, eu consigo ter uma visão geral de onde preciso estar e do que precisa ser feito. Eu já consigo ter uma ideia quando faço o meu planejamento semanal porque, por exemplo, no caso acima: é um dia cheio de compromissos, mas tenho ações pontuais também. Ou eu faço antes de sair de casa ou nos intervalos entre os compromissos.

E aqui entra uma recomendação importante também: eu trabalho primeiro, primeiríssimo, naquilo que está com prazo no meu calendário. Naquelas ações pontuais ali em cima. Eu não vou fazer outra atividades das minhas listas enquanto não fizer aquilo que está ali, porque sei que aquilo é o do or die – preciso fazer no dia. Isso é maravilhoso porque dificilmente vou perder qualquer tipo de prazo e atrasar o que quer que seja. E percebam que as informações vão sendo colocadas no calendário o tempo todo. Eu não espero chegar um dia certo para colocá-las. Se hoje eu receber a informação que, no dia 24 de novembro vence um prazo, esse prazo vai estar no meu calendário. Vejam como organização não tem milagre – é uma construção diária.

Depois de trabalhar nos prazos do meu dia, vou cumprindo os compromissos. O calendário é o meu guia.

Uma coisa que gosto muito de fazer, especialmente quando trabalho em casa ou não tenho tantos compromissos externos, é criar blocos de trabalho quando inicio meu expediente. Por exemplo: hoje acessei minha agenda e vi que tenho prazos importantes e ações que talvez levem um certo tempo. Eu posso bloquear um tempo no meu calendário (mas só faço isso no próprio dia, porque antes não teria como analisar corretamente) para essas atividades. Então, no exemplo acima, eu poderia fazer assim:



Percebam que eu criei um bloco para trabalhar nas inscrições do curso – porque uma série de prazos e ações pontuais que eu tenho para esse dia são relacionados, então posso juntar e fazer tudo. E, analisando o meu dia, vi que a melhor opção seria fazer antes da reunião que terei (que será virtual).

Outra coisa que também gosto de fazer é estabelecer metas para o dia. Confesso que não faço sempre – deixo mais para quando estou precisando de uma motivação extra. A ideia é analisar o dia como um todo e pensar: “O que eu gostaria de chegar ao final do dia de hoje tendo feito? Três coisas que, se eu fizer, terei ganho o dia?”. Eu costumo anotar tais metas no meu bullet journal. E isso é legal porque, muitas vezes, uma das metas nem está no meu calendário. Pode ser simplesmente “assistir House of Cards” ou “brincar com os cachorros”. Mas, se eu não tivesse um calendário planejado por trás, me dando segurança sobre tudo o que eu preciso fazer, eu não teria como pensar nisso. A organização nos liberta.

E é isso. Em uma questão de minutos, consigo planejar o meu dia e ter uma visão de como ele será, com tranquilidade. Aí, basta executar.


Por Thais Godinho 


quinta-feira, 1 de fevereiro de 2018

10 DICAS QUE TODOS DEVERIAM SEGUIR NO RETORNO AO TRABALHO APÓS AS FÉRIAS




Você passou vários dias acordando tarde, assistindo seus programas de TV favoritos e relaxando na praia e agora deve passar por uma situação desconfortável: é hora de voltar ao trabalho.
Fazer a transição de férias para o trabalho pode não ser um evento que você espera ansiosamente, mas ocorrerá mais cedo ou mais tarde.

Aqui estão dez dicas para ajudar você a suavizar o retorno à rotina diária ajudando-o a se manter relaxado e colocar o trabalho em prática.

1. Em primeiro lugar arrume o seu espaço de trabalho.

Provavelmente, você vai ser saudado por pilhas de correspondências fechadas, arquivos e outros itens de escritório jogados em sua mesa. Em vez de ignorá-los, utilize um pouco do seu tempo para verificá-los.  Quanto mais você esperar, maiores as chances que estes documentos permaneçam em sua mesa por muito tempo.

2. Se desfaça de mensagens em seu correio de voz e e-mail.

Antes de ficar enterrado em um monte de trabalho, atualize suas mensagens em seu e-mail. Esta é uma tarefa facilmente esquecida; por isso é uma boa ideia para atender a esta tarefa o mais rápido possível. Agora é também um bom momento para verificar e anotar as suas mensagens de voz e limpar sua caixa de correio.

3. Faça uma breve revisão de sua agenda.

Você esteve afastado por algum tempo, então você provavelmente vai precisar se inteirar do que está ocorrendo em seu trabalho. Analise o seu calendário para os próximos dias para ter uma ideia das próximas reuniões, datas de entrega de trabalhos, projetos e outras preocupações. Você estará mais bem preparado para o que está por vir e não será completamente pego de surpresa.

4. Não leia seus e-mails em ordem cronológica.

Em vez de ler seus e-mails por data, classifique-os por assunto ou por remetente. A ideia por trás disso é se inteirar sobre o que aconteceu enquanto você estava fora e não quando as coisas aconteceram. Usar esta técnica também torna mais fácil se livrar de e-mails que não são mais relevantes, tais como atualizações de notícias antigas, ofertas expiradas ou cupons.

5. Faça uma lista de prioridades.

A partir do momento que você rever seus e-mails, caixa postal, mensagens de voz e afins, você vai se lembrar de todas as coisas que você estava trabalhando antes de partir para férias. Em vez de trabalhar na primeira tarefa que cruza seu caminho, faça um esforço consciente para priorizar seu trabalho. Quais projetos você estava trabalhando antes de sair do escritório? Quais são as cinco mais importantes tarefas para realizar em seu primeiro dia após a volta?

6. Faça uma coisa de cada vez.

Você pode sentir o desejo de trabalhar em três coisas diferentes ao mesmo tempo, a fim de recuperar o “tempo perdido”. No entanto, este não é o método mais eficiente. Você só vai se confundir e se estressar. Faça um ponto para focar a sua mente e trabalhar apenas em um item ou tarefa de cada vez. Você acabou de voltar de agradáveis férias relaxantes; por que se estressar se você pode evitar isso?

7. Se livre de distrações desnecessárias.

Para fazer de sua transição o melhor possível, leve a sério suas atividades e corte distrações óbvias. Desta forma, você pode fazer o trabalho render, sem ser incomodado a cada cinco minutos. Desligue o telefone celular, feche as contas de mídia social, programas e aplicações.

8. Faça planos para se divertir na primeira semana de volta.

Você está de volta ao trabalho, mas isso não significa que você não pode se divertir ou tratar-se bem. Agendar um almoço ou dois com os amigos pode fazer a semana de volta parecer um pouco menos brutal. Tome sua bebida favorita no café local durante a sua pausa, baixe um novo podcast e reserve um tempo para fazer seu trajeto ao trabalho um pouco mais interessante.

9. Deixe o escritório na hora certa.

Você tende a ficar até tarde no trabalho nos primeiros dias após as férias? Só porque você estava de férias não significa que você tem que colocar mais horas em seu trabalho! Coloque um despertador ou um lembrete, se necessário, para ajudá-lo a finalizar suas tarefas no tempo correto.

10. Dê uma pausa a você mesmo.

Voltar ao trabalho depois de um período de férias é um período de transição. Não se desespere com relação ao tempo que você está levando para colocar tudo em ordem! Pode levar vários dias para que você possa finalmente se reajustar… e isso é perfeitamente normal. Mantenha-se calmo, concentrado e relaxado. Você estará de volta à sua velha rotina no trabalho antes mesmo de se dar conta.



Adaptado de Everyone Should Know These 10 Tips Before Returning To Work After Vacation, Rashelle Isip, Lifehack
Tradução: Júlia Linck Moroni, Medicina Veterinária

http://suinocast.com.br/10-dicas-que-todos-deveriam-seguir-no-retorno-ao-trabalho-apos-as-ferias/