Onde esta meu lápis?
Cadê minha caneta?
Só um momento!
Estou procurando um papel!
Isso jamais deve acontecer. A mesa de trabalho é onde realizamos todas as nossas tarefas, passamos nosso dia, resolvemos e discutimos problemas. É onde fazemos transparecer nossas atitudes e personalidade, por isso mantê-la sempre em ordem é a nossa tarefa a partir de agora.
Uma mesa bem organizada começa a partir do momento que procuramos por algo e encontramos; ter sempre a mão caneta e um bloco de anotações são essenciais, os demais papéis devem ser ordenados de outra maneira, em arquivos, gavetas, lixo nunca em cima da mesa.
Um bom exemplo de um item que deve ser abolido da sua mesa é o tão conhecido risque/ rabisque, além de ser um item muito espaçoso, ao atender o telefone toda secretária tem por hábito anotar tudo que lhe é falado, de repente por comodidade você anota um telefone muito importante neste papel, no dia seguinte seu chefe diz:
- (chefe) Carmem, por favor, ligue para o Dr. Frederico Cortez da Agência Nacional de Conselheiros.
- (você) Claro, Dr. Raul. Só um momento.
E aí começa o desespero, você procura na agenda eletrônica, na agenda de mesa, e nada. Então se da conta que não passou para sua agenda; deixou o número anotado no famoso risque/ rabisque. Ufa! Que alívio...
Alívio? Que alivio que nada! Na tarde de ontem, ao limpar sua mesa para ir embora, você se dá conta de que jogou fora o papel todo rabiscado cheio e informações, que inclusive continha o telefone do Dr. Frederico.
- (chefe) Carmem, estou aguardando a ligação do Dr. Frederico
- (você) E agora?
Essa é uma pergunta importante. Deixe de lado o orgulho, seja sincera e se não conseguir com outra secretária ou mesmo no auxílio à lista, faça uma busca nos cartões de visita do seu chefe, e nunca mais perca um número. Isso pode lhe custar o emprego.
Ordene seu material, coloque todas as canetas e lápis em local adequado, deixe sempre à mão seu bloco de anotações e agenda de telefones. Caso a agenda seja eletrônica, deixe sempre aberta, porém, minimizada no computador para facilitar.
Elimine todos os papéis sem importância, guarde apenas cadernos antigos para uma busca futura, revistas, livros, jornais ou folhetos só devem permanecer em cima da mesa se você estiver utilizando. Caso contrário, livre-se deles. Imagine se seu chefe chega com um cliente e encontra papéis por todos os lados. Isso causará uma má impressão; você será apontada como uma mulher relaxada e sem organização. Bilhetinhos colocados por toda a mesa e na tela do computador dão a impressão de uma secretária desorganizada.
Por esta razão, comece agora mesmo a realizar uma faxina em sua mesa. Acredite: todos notarão a mudança. Até mesmo seu chefe. Isso livrará você de constrangimentos e apuros.
Vanessa Queiroz
