O secretário precisa estar totalmente sintonizado com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O Secretário moderno precisa e quer ser auxiliado, igualmente moderna, atualizado e comprometido, que saiba aperfeiçoar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto. As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparado para estes novos desafios."
Definição Secretariado é o conjunto de assessores diretos de uma determinada pessoa que ocupa um cargo de grande importância e complexidade em uma administração pública ou privada. O profissional de Secretariado Executivo Bilíngue é gerenciador de informações e serviços, assessor qualificado, fluente em dois idiomas, hábil comunicador, conhecedor de informática avançada, organizado, ativo e discreto.
Técnicas De Secretariado
1. Planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados:
1.1 Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações;
1.2 Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;
1.3 Organizar deslocações efetuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas.
2. Assegurar a comunicação da chefia /direção com interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira:
2.1 Receber chamadas telefônicas e outros contatos, efetuando a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/direção, ou encaminhando para outros serviços;
2.2 Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista;
2.3 Contatar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e informações da chefia/direção.
3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direção:
3.1 Selecionar, registar e entregar à correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência;
3.2 Providenciar a expedição da correspondência da chefia/direção; 3.3 Redigir cartas/ofícios, memorandos, notas informativas e outros textos de rotina administrativa, a partir de informação fornecida pela chefia/direção, em língua portuguesa ou estrangeira;
3.4 Efetuar o processamento de texto da correspondência e de outra documentação da chefia/direção;
3.5 Efetuar traduções e retroversões de textos de rotina administrativa;
3.6 Organizar e executar o arquivo de documentação de acordo com o assunto ou tipo de documento, respeitando as regras e procedimentos de arquivo.
4. Executar tarefas inerentes à gestão e organização do secretariado:
4.1 Controlar o material de apoio ao secretariado, verificando existências, detectando faltas e providenciando pela sua reposição;
4.2 Organizar processos, efetuando pesquisas e selecionando documentação útil a pedidos externos e internos de informação;
4.3 Elaborar e atualizar ficheiros de contatos bem como outro tipo de informação útil à gestão do serviço.
COMPETÊNCIAS CONHECIMENTOS
1. Língua portuguesa.
2. Língua inglesa ou francesa e outra língua estrangeira.
3. Noções de organização e administração de empresas/serviço público.
4. Organização do trabalho e gestão do tempo.
5. Noções básicas de legislação laboral, fiscal e comercial. (Apresentações, base de dados, agenda eletrônica, correio eletrônico e Internet)
6. Informática na óptica do utilizador (processamento de texto, folha de cálculo)
7. Tipologia e circuitos de documentação.
8. Organização e arquivo de documentação.
9. Comunicação e relações interpessoais.
10. Atendimento e protocolo.
1. Tradução e retroversão de textos de rotina administrativa.
12. Organização e preparação de reuniões.
13. Segurança, higiene e saúde aplicadas à atividade profissional.
14. Materiais e equipamentos de escritório.
15. Noções básicas de normas de sistemas de gestão da qualidade.
16. Utilizar numa perspectiva global os materiais e equipamentos necessários à execução do trabalho administrativo.
17. Aplicar as técnicas de organização e gestão do trabalho na preparação da rotina diária e mensal da direção/chefia e do secretariado.
18. Utilizar as aplicações informáticas e a Internet na elaboração, organização e pesquisa de informação.
19. Utilizar as técnicas de registo e expedição de correspondência e de outra documentação.
20. Identificar os diferentes tipos de documentos e o circuito da documentação.
21. Aplicar as técnicas de classificação, codificação e indexação de documentação na organização e manutenção do arquivo.
2. Aplicar as competências linguísticas na comunicação e na redação de correspondência e de outra documentação, em língua portuguesa e em língua estrangeira.
23. Utilizar as técnicas de tradução e retroversão de textos de rotina administrativa.
24. Aplicar as técnicas de protocolo empresarial/institucional no apoio a reuniões e outros eventos.
25. Aplicar as técnicas de organização e pesquisa da informação.
26. Identificar necessidades de material de apoio e utilizar os procedimentos adequados com vista à sua reposição.
27. Organizar o posto de trabalho de forma a permitir responder às solicitações da chefia/direção e do público interno e externo à empresa ou serviço público.
28. Comunicar assertivamente com os públicos, tendo em conta os objectivos e a cultura da empresa ou serviço público.
29. Facilitar o relacionamento com interlocutores diferenciados.
30. Promover um clima de confiança nas relações desenvolvidas no seio da empresa.
31. Tomar iniciativa na resolução de situações concretas com recurso à criatividade, inovação, espírito crítico e qualidade.
· Segurança, higiene e saúde no trabalho.
· Desenvolvimento pessoal, profissional e social.
DOMÍNIO CIENTÍFICO-TECNOLÓGICO · Organização e administração de empresas
· Organização do trabalho e gestão do tempo
· Legislação laboral
· Legislação fiscal · Legislação comercial
· Informática (introdução à informática na óptica do utilizador; aplicações de secretariado; Internet)
· Documentação e circuitos administrativos
· Técnicas de arquivo e documentais
· Comunicação e relações interpessoais
· Língua portuguesa aplicada à função (técnica; comercial; protocolar)
· Atendimento e protocolo
· Inglês ou francês técnico e outra língua estrangeira técnica
· Técnicas de tradução e retroversão.
· Normas de sistemas de gestão da qualidade.
Obs. Os cursos de formação profissional nesta área devem integrar uma componente teórica e uma componente prática a desenvolver em contexto de formação e em contexto real de trabalho.
Requisitos de uma secretária eficaz
Longe vão os tempos em que uma secretária ficava no escritório sentado o dia todo a desenvolver unicamente tarefas rotineiras e de baixo valor acrescentado para a empresa como o atendimento telefónico, a datilografia de cartas, a marcação de viagens, ou até, o serviço de cafés. Estes tipos de tarefas ainda fazem parte das atividades de uma secretária, mas estão longe de serem as principais atribuições dessa nova profissional.
A secretária do século XXI mantém um papel cada vez mais ativo e importante no desenvolvimento e sucesso da empresa. Ela deverá ser como uma “sombra” do seu diretor e o principal elo de contato entre a empresa e os clientes internos (funcionários e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores).
Por isso, a secretária deverá ter alguns requisitos essenciais para desenvolver as suas importantes funções da forma mais eficiente possível. Competências a nível de organização pessoal, flexibilidade, domínio de línguas e das novas tecnologias, assim como uma personalidade ativa e cativante são imprescindíveis para ser uma excelente profissional nesta área.
Fique agora a conhecer mais a fundo outros dos requisitos essenciais para ser uma secretária eficaz:
Boa capacidade de comunicação
Grande parte das funções de uma secretária passa por conseguir comunicar eficientemente com o seu superior hierárquico, assim como com os restantes executivos internos ou até externos à empresa. Muitas das vezes a secretária é o primeiro elo entre quem tenta entrar em contado com as chefias, devendo por isso saber comunicar e prestar um bom atendimento ao cliente.
Boas competências técnicas
A secretária dos tempos modernos precisa estar familiarizada com a utilização de equipamentos de escritório, tais como fotocopiadoras, máquinas de fax, computadores pessoais, entre outros. Parte das tarefas da secretária são feitas com recurso ao computador, sendo fundamental que saiba trabalhar com determinado software, que depende das necessidades específicas de cada empresa e gestores.
Uma secretária está, por exemplo, encarregue de manter a agenda do seu diretor atualizada e de marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens. As suas principais funções envolvem também redigir relatórios, apresentações e outros documentos. Um dos problemas diários mais importantes de uma secretária é o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer não só boas capacidades de sistematização de processos, como também de organização pessoal.
Boa gestão de tempo e tarefas
Uma secretária eficiente precisa de saber gerir todas as suas tarefas, quer sejam diárias, semanais ou a até de longo prazo. A secretária deve saber administrar e estabelecer os assuntos prioritários que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu superior. Entre essas tarefas podemos encontrar: separar e organizar o trabalho do dia, assim como o trabalho que se encontra pendente ou atrasado; dar apoio a reuniões e certificar-se que está tudo organizado para o bom funcionamento destas; Fazer o levantamento da correspondência e dos telefonemas urgentes; Determinar prazos para a assinatura de cartas, cheques ou faturas.
Concluindo, uma boa secretária tem a capacidade de efetuar as suas tarefas rotineiras, mas estar também preparada para resolver todos os imprevistos que vão acontecendo ao longo do dia. A função de secretariado está assim a ficar cada vez mais exigente, sendo esperado que uma secretária possua determinado número de competências e também domínio em áreas como procedimentos comerciais, gestão financeira e até em assuntos legais. A mentalidade das empresas também está a mudar. Hoje em dia as empresas começam a ter consciência que é essencial apostar e investir na formação deste tipo de profissionais.
