PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE UMA REUNIÃO DE TRABALHO

Por: Acimarleia Freitas

Reuniões é uma ferramenta de trabalho que todas as empresas utilizam em seus negócios para discutir estratégias de trabalho. Não seria um exagero afirmar que o sucesso ou fracasso de uma reunião é consequência, respectivamente, de um bom planejamento ou a falta dele.

Agenda e organização

O secretário executivo é quem organiza as reuniões inerentes a sua diretoria. Uma reunião só pode ser convocada por quem é hierarquicamente superior. Para que aconteça de forma satisfatória deve-se listar os assuntos a serem tratados de forma esquematizada, ordenada e sequencial, para que os envolvidos conheçam o assunto da reunião antecipadamente, para que assim possam se preparar para participar ativamente e contribuir. Assim também é possível controlar o tempo.

O secretário deve fazer um check-list para que nada dê errado. Esse check-list deve está ao seu alcance antes, durante e depois, até que todos os procedimentos tenham sido tomados.

Comunicação/convocação e elaboração da convocatória

A divulgação da reunião para os interessados pode ser formal ou informal. Publicado na imprensa, veículos de comunicação interna, tais como e-mail, intranet, memorando interno, mural, ou pelos serviços de correio. Assegure-se que todas as pessoas que foram convocadas receberam a informação em tempo hábil.

A convocatória é um documento de linguagem simples, clara e objetiva. Devendo nesse documento informar data, horário, local e pauta a ser discutida. 

Preparação do local e Suportes logísticos

O local em que a reunião acontecerá deve ser preparado com antecedência. Verificando se há espaço suficiente para acomodar todos os convocados. Se a disposição do espaço é adequado ao tipo de reunião. Ter o cuidado de saber se será necessária a instalação de algum tipo de equipamento de suporte, como microfone, caixa de som, computador e Datashow. Verificar se climatização do espaço é adequado para que as pessoas possam se sentir confortável. Providenciar água e café, caso seja necessário.

O suporte logístico depende do tipo de reunião e da pauta a ser tratada, bem como o local em que a reunião acontecerá. Os equipamentos devem ser verificados e testados antes do início da reunião.

Além de ser responsável pela operacionalização das reuniões, deve também providenciar a documentação necessária para a apresentação. O profissional de secretariado poderá ainda participar das reuniões, nas quais fica responsável em anotar as deliberações e os encaminhamentos que irão compor a ata ou o memorial da reunião.      

Documentação: 

O secretário tem o dever de providencias toda a documentação necessária para uma reunião para agilizar o andamento da mesma.

Tomada de notas:

Anotar todas as informações essenciais durante o evento é uma função inerente ao secretário, especialmente na preparação das reuniões. Deve ser feita de forma clara, esquematizada.

Atas: 

Nas atas, registra-se os assuntos da pauta em livro ou dossiê próprio, podendo as deliberações serem dadas a conhecer através de comunicados internos. Uma ata deve se apresentar de forma organizada os problemas pautados, as soluções sugeridas e as deliberações.

A ata é a memória da reunião. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer alteração futura. A ata formal é basicamente constituída por três partes: introdução; apresentação dos assuntos abordados e as deliberações tomadas e encerramento. Como deve ser feita e o que deve conter numa ata:

• Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
• Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
• Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
• Com números escritos por extenso;
• Sem rasuras nem emendas;
• Sem uso de corretivo;
• Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
• Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões;
• Deve conter data (dia, mês e ano) e da hora;
• Informação do local da reunião;
• Identificar a pauta da reunião;
• Nomeação das pessoas presentes e de seus respectivos cargos ou funções;
• Registro das principais ocorrências e decisões;
• Assinatura dos presentes;
• Data e assinatura do secretário.

 MODELO DE ATA

Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida Tocantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as festividades de conclusão do primeiro grau. A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secretária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola Barreto. Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as ideias apresentadas, José Luís Lousado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinquenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinquenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes.

Referencia

MAIA, F. L. OLIVEIRA, V. S. Secretariado em pauta: técnicas de assessoria e métodos de organização. Técnicas de agendamento e organização de reuniões. Editora Intersaberes.1ª edição – 2015, pg 136 – 163.

Como fazer ata Disponível em: <http://unifor.br/index.php?option=com_content&view=article&id=640&Itemid=1380> Acesso em 16 de março de 2017

O PERFIL DA SECRETÁRIA MODERNA

O secretariado é uma profissão genuinamente feminina. Conforme dados do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, atualmente 99% das vagas são preenchidas por mulheres. Muitas delas iniciam suas carreiras em pequenas empresas ou escritórios, onde são contratadas como assistentes de outras secretárias. Elas precisam adquirir confiança, experiência e mostrar à empresa sua capacidade, afinal a ideia é facilitar ao máximo o trabalho de seu gestor e toda sua equipe.

Segundo Mirian Nasser, consultora e palestrante na área secretarial do site tudosobresecretariado.com.br, existem secretárias com diferentes perfis que trabalham nos mais diversos setores: indústria, comércio, prestação de serviço, com profissionais liberais, pequenos e médios empresários, além de atuarem como secretárias particulares que trabalham exclusivamente para uma pessoa ou para uma família. Em cada setor, será exigido dessa profissional um perfil específico, porém, existem algumas características básicas e fundamentais para destacar-se em qualquer um deles.

Algumas delas são:

• Resiliência;
• Autoconhecimento dos pontos fortes e fracos;
• Discrição;
• Paciência;
• Inteligência emocional;
• Ética;
• Etiqueta (educação, postura, comportamento, aparência pessoal);
• Responsabilidade e respeito (superiores, colegas e subalternos);
• Comunicação clara e objetiva;
• Domínio da língua portuguesa;
• Domínio de outros idiomas;
• Organização do tempo.

“Antigamente, beleza era uma qualidade muito valorizada nas profissionais de secretariado. Os anúncios de vagas em jornais eram bem claros quanto ao perfil: procuravam secretárias jovens e bonitas. A primeira característica notada e valorizada era a beleza, pois a possível contratada se dedicava a tarefas básicas e rotineiras de um escritório. Não se exigia muita experiência ou formação acadêmica, muitas inclusive, nem tinham o curso técnico, apenas experiência adquirida em outros empregos. Ter uma secretária exclusiva era sinônimo de status, como ter muitos funcionários, uma sala ampla, bem equipada e decorada. Os tempos mudaram, o mundo, as pessoas e as empresas também”, afirma Mirian.

Mercado de trabalho

Com o mundo globalizado que conhecemos hoje, as empresas, principalmente nacionais, estão mais agressivas, competitivas, modernas e focadas em resultado.

“Hoje a demanda para secretárias especializadas é muito alta, não basta mais só ter beleza, experiência ou uma faculdade, é exigido pós-graduação em áreas mais específicas que possam interessar ao departamento no qual irá atuar”, ressalta Stefi Maerker, diretora da SEC Talentos humanos.

Com isso, há um esforço cada vez maior por parte das empresas, não só para contratar como para reter esses talentos e evitar a alta rotatividade do mercado, investindo na carreira das secretárias modernas. Hoje elas fazem cursos de idiomas, pós-graduação, MBA e reciclagem profissional, tudo por conta da empresa.

“É uma vantagem, por exemplo, financiar cursos na área de Marketing, Recursos Humanos, Comunicação, Conhecimentos Legais, etc. Tudo porque os profissionais de secretariado hoje provêm soluções, não existem exemplos prontos a seguir, as situações são inusitadas e para cada uma delas é preciso arriscar e alcançar um resultado inesperado que tem que ser altamente positivo. Mais ou menos não resolve”, conclui Stefi.

Autor: Nathaly Bispo

https://www.catho.com.br/carreira-sucesso/noticias/o-perfil-da-secretaria-moderna

APRENDA A MONTAR UM CURRÍCULO ATRAENTE

Na hora de montar o currículo ou o portfólio, muitas pessoas têm dificuldade para organizar as suas atividades profissionais e decidir o que entra e o que deve ficar de fora. Antes de tudo, é preciso entender que a objetividade e a clareza são duas características essenciais em um currículo ou portfólio atraente. Por outro lado, cometer erros de português e colocar informações desnecessárias são alguns dos motivos que podem excluir candidatos antes mesmo da entrevista.

Em um momento cada vez mais competitivo, em que as empresas recebem centenas de candidaturas para uma única vaga, construir um currículo atraente pode fazer a diferença. Este será o primeiro contato do recrutador com o profissional e, portanto, é preciso destacar as próprias qualidades e mostrar por que você é o candidato ideal para ocupar o cargo. Pensando nisso, separei algumas dicas para ajudar os postulantes a oportunidades no mercado de trabalho a montarem o currículo perfeito: Saiba mais: Contratação: o que as empresas buscam em um candidato? 

1. Honestidade. É essencial que as informações do currículo sejam totalmente verdadeiras. Inventar cargos, cursos, experiências internacionais ou fluência em idiomas pode destruir a sua credibilidade no mercado de trabalho, já que as mentiras podem ser facilmente descobertas durante a entrevista ou a checagem das informações. Além disso, é possível que você tenha dificuldades para realizar as funções exigidas, caso seja contratado;

2. Objetividade. O currículo deve ir direto ao ponto e ter um objetivo definido, deixando claro qual o cargo desejado. Essa informação pode ser trocada de acordo com a empresa e a vaga para a qual se está candidatando. Não se alongue em informações pessoais e descreva brevemente a sua formação acadêmica e o trabalho realizado em suas experiências anteriores. Na hora de listar cursos e atividades extracurriculares, escolha os mais relevantes e que tenham a ver com a vaga pretendida. No caso de um iniciante, uma página é suficiente. Para os mais experientes, não há problema em utilizar três ou até quatro páginas;

3. Clareza e organização. O currículo precisa ser um documento claro, limpo e legível, sem fotos, ilustrações ou muitas cores. Os textos devem ser curtos e bem escritos, já que erros de português são fatais para qualquer empresa. A organização em itens também é essencial para facilitar a leitura;

4. Informações básicas. Dados como pretensão salarial, número de documentos, referências de empregos anteriores e informações de familiares são completamente desnecessários. É fundamental que o currículo se resuma a itens básicos, como objetivo, dados pessoais, formação acadêmica, experiência profissional, idiomas, habilidades e cursos.

5. Habilidades. Evidencie seus talentos e qualificações profissionais, mas evite termos subjetivos, com adjetivos e elogios. Uma dica é destacar a importância das empresas que já trabalhou, destacando a área de atuação, o porte da empresa e seu valor de mercado. Além disso, experiências internacionais, cursos técnicos e trabalhos voluntários, por exemplo, são uma ótima forma de mostrar as suas qualidades e seu interesse em adquirir conhecimento.

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/aprenda-a-montar-um-curriculo-atraente/121118/

O QUE É UMA SECRETÁRIA MODERNA?

 

O que é ser e pensar como uma Secretária moderna?

Já parei para pensar isso algumas vezes ao longo de minha carreira.

E, de tempos em tempos, acredito que não só os profissionais de Secretariado, mas de todas as áreas, precisam pensar em como será sua profissão para dali a alguns anos.

O Secretariado já passou por várias etapas e transformações.

Antigamente apenas reconhecida como uma Atendente, foi conseguindo mostrar e agregar valores ao seu trabalho. Ainda hoje, algumas empresas não dão a esse profissional o seu reconhecimento, por desconhecer completamente sua capacidade dentro das atividades administrativas, gestão e negócios.

A Secretária consegue Administrar uma empresa?

A Secretária consegue administrar uma empresa toda na falta de seu chefe imediato e, em algumas empresas, já conquistou o respeito profissional e pode exercer suas habilidades profissionais em outras áreas de atuação.

O profissional de Secretariado já tem habilidades reconhecidas como a de organizar eventos, documentos, gerenciar pessoas, assessorar a vida pessoal e empresarial de seus superiores e também participar das tomadas de decisões.

O “glamour” atribuído à profissão não se faz sempre presente, pois, infelizmente, nem todos os profissionais têm a chance de trabalhar em grandes corporações.

O profissional de Secretariado tem, em sua essência, a postura pró-ativa, a execução de várias funções, a eficiência e a responsabilidade – características indispensáveis para profissionais de alto nível, mulheres e homens.

Diretores e Gerentes, assim como os Presidentes de grandes empresas, estão sendo testados todos os dias. A Secretária, há décadas, está ali para apoiar, organizar, gerenciar, ponderar as situações e antecipar os acontecimentos para a melhor solução dos problemas.

A Secretária tem em suas mãos um grande desafio. Esta profissional moderna está cada vez mais se tornando peça estratégica para as organizações, pois cumpre rápida e eficientemente ordens e solicitações.

Pense em tudo que já falamos e considere que, um dia, já foi cogitado que o Secretariado seria extinto, porém a profissão se transformou e se reinventou.

O mundo corporativo está cada dia mais dinâmico e a Secretária precisa se colocar dentro deste novo contexto, não podendo se limitar apenas ao conhecimento adquirido na Universidade. É necessário entender novas ferramentas e conceitos de negócios. Essa busca se faz presente por meio da tecnologia, cursos, eventos, palestras, mentorias, etc.

Relações Humanas e Tecnologia da Informação são as principais áreas a serem consideradas atualmente no Secretariado. O desenvolvimento das competências nunca foi tão questionado e as profissionais que não seguirem a tendência ficarão pelo caminho, assim como os resistentes às mudanças e aqueles que não consideram o aprender, compartilhar e agregar.

Cursos e treinamentos estão sempre ao alcance de todos (presenciais, na Internet, etc.). Basta conciliar a agenda da melhor forma.

Nunca é tarde para aprender e se reinventar e mudar para melhor.

Os novos desafios que se colocam na carreira destes profissionais são os mesmos, a rigor, e devem ser enfrentados e vencidos por profissionais de todas as áreas.

Existem profissões surgindo e outras se fundindo. É fundamental ficar atento a estas mudanças.

Quais as exigências para o profissional de Secretariado?

As exigências para a profissão de Secretariado chegam à mesma velocidade da evolução do mercado. As carreiras vitoriosas são aquelas que estão sempre em evolução, prevendo o futuro, entendendo o rumo das funções, evoluindo junto com as empresas e as ferramentas utilizadas para melhorar a “performance” dos negócios.

A carreira de Secretária tem tido destaque nos últimos anos por ter conseguido passar de uma simples colaboradora à principal parceira nas decisões das empresas.

Invista sempre em informação, cursos, tecnologia e “networking”. Conhecimento nunca é demais, não é?

Secretárias bem-sucedidas nunca deixarão de aprender mais e mais!

Por Sandra Tarallo

http://www.portaldasecretaria.com.br/o-que-e-uma-secretaria-moderna/

A FUNÇÃO GERENCIAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Secretária ou gestora?

Se nós relembrarmos, em meados de 1960, a secretária era considerada uma escrava. Fazia mecanicamente, o que o seu chefe ordenava.

Hoje, no ano de 2002, a secretária é totalmente polivalente, assessora, pró-ativa, flexível, responsável, com bom senso, iniciativa, competência, postura profissional, dinamismo, agente facilitador, com etiqueta pessoal profissional e tantos outros predicativos, fez com que a secretária formasse decisões, participando-as ao seu executivo. Com isso, não faltaram gestores com qualidades semelhantes, para enxergar tais mudanças de comportamento e engrenar a profissional secretária para outros desafios, como por exemplo: ser uma gerente de marketing, tendo uma equipe de trabalho: planejando, organizando e controlando tais colaboradores para o objetivo da empresa e seu pleno sucesso de gerir tal departamento com êxito, lealdade e transparência (qualidades básicas para qualquer gestor).

A secretária executiva, como líder, enfrentará grandes desafios. Um deles, é nunca esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos atributos para acrescentar esse outros, totalmente direcionado para à administração; para uma desenvoltura completa de sua nova posição, diante da organização.

Primeiros desafios pessoais à enfrentar a nova líder

Antes de mais nada, a nova gestora terá que pensar como líder, senão todo o esforço de ter chegado lá, foram em vão. Em seguida:

• Aceitar e valorizar a cultura interna positivamente;
• Afastar-se de fatos e pessoas negativas e negadoras. Cuidado com notícias ruins, afaste-se delas;
• Não reclamar e não falar mal dos outros;
• Cultivar a alegria, o riso e o bom humor;
• Ser alguém sempre pronto a colaborar, mesmo que você não seja mais a secretária;
• Surpreender à sua equipe com “momentos mágicos”;
• Fazer tudo com sentimento de perfeição, prestando atenção aos detalhes, principalmente agora, que você é uma gestora;
• Andar como antes: bem vestida, limpa e perfumada. Gostar sempre da sua imagem;
• Agir prontamente;
• Iluminar mais o seu ambiente de trabalho. A escuridão traz depressão;
• Ser um exemplo de comportamento para à sua equipe;
• Nunca demonstrar medo, diante do “novo”. Sentir o medo, mas enfrentá-lo, sempre em qualquer tipo de situação;
• Saber conviver com os erros e acertos. Se a gestora errar, não pensar em desistir e voltar o pensamento de ser uma secretária executiva, novamente. Todos erram, desde o presidente da república até o porteiro da sua organização. Todos são mutáveis de altos e baixos, independente de cargos. Saiba somente administrar estas duas situações – faz parte da qualificação de um líder;
• Contar com suas próprias habilidades: motivação, liderança, etc.; que são natas em qualquer pessoa, mas melhoradas com o passar do tempo: em conhecimentos atribuídos em uma graduação, pós-graduação, com as pessoas que você conhece, enfim com a vida;
• Qualquer atitude a tomar, com sua equipe, se tratando de pessoas. Aja com se fosse elas. Para que você tenha um feedback sempre positivo. Magoar incoerentemente – é perder pontos;
• Pessoas difíceis sempre terão. Aprenda a lidar com as personalidades e respeitar o limite de cada um. Infelizmente, as pessoas não são como nós desejamos, pois afinal de contas elas não são a gente. Cada pessoa é única. Precisará que elas nascessem igual a você, quem sabe um clone. Foi um brincadeira, mas com um sentido sério. Será que um clone, melhoria ou pioraria à sua situação?;
• Falar bem, devagar é de fácil compreensão para o grupo;
• Faça o seu marketing pessoal e profissional de um forma que atinja os objetivos da empresa;
• Seja uma gestora eficaz, como você era uma secretária executiva eficaz.
• Adquira sempre mais conhecimento, principalmente agora que você é gestora. Se por acaso, não possa fazer uma pós-graduação, compre bons livros de administração, vantagem competitiva, marketing institucional, matemática financeira, gestão estratégica, gestão de pessoas e subjetividade, comportamento humano nas organizações, estrutura das organizações, estratégia empresarial, controladoria, psicologia para gestores, etc., para que você tenha uma diretriz técnica dos procedimentos administrativos.

É importante lembrar que a gestora, tem que estar pronta para o que der e vier. A mesma pode ser convidada para escrever um livro, um artigo, e haverá necessidade do conhecimento da metodologia do trabalho científico, para compor tais textos.

Não seja como o seu executivo, quando você era uma secretária. O mesmo, escolhia as referências bibliográficas, fazia os seus apontamentos e pedia para você digitar. Como gestora, conheça todos os passos, desde a formatação, até o completo conteúdo, para que você não dependa só da sua secretária, pois ela já tem muitos afazeres importantes, do que os particulares que lhes são incumbidos e, disso você sabe melhor do que ninguém no que nos referimos: você já foi uma secretária, lembra?

Primeiros desafios profissionais à enfrentar a nova líder

• Conhecer com veemência o ramo de negócio da organização, desde a matéria-prima até o produto acabado ( isso, se o ramo for industrial, por exemplo);
• Conhecer a estrutura organizacional da empresa ( do alto escalão ao baixo);
• Ser taxativa em reuniões de acordo com às suas necessidades. Não fazer disso, um hábito para o seu bem sucesso, como muitos gestores o fazem. Muitas reuniões acabam confundindo o objetivo traçado, perda de tempo ( em alguns casos) e dispersão nos colaboradores que compõem o grupo. A praticidade em uma reunião planejada e organizada com seus objetivos já traçados, faz com que a segunda reunião ( daqui mais ou menos 15 dias), faça com que o grupo participe os resultados dos objetivos divulgados na primeira reunião;
• Promover eventos cerimoniais e protocolares à sua diretoria, para mostrar o sucesso de seu departamento, demonstrando os objetivos que foram concretizados com vitórias;
• Buscar alternativas junto à sua diretoria, para treinar à sua equipe ( lute por eles). Equipe capacitada, ajudará à atrelar às suas metas, com às suas realizações;
• Desenvolva à sua habilidade de comunicação interpessoal. Participe a todos, o que realmente você está querendo. O que você deseja deles. Nunca omita os seus desejos, à sua decepção e alegria. Seja sempre honesta, com você e com o seu grupo. Você sozinha não fará acontecer, somente com a união de todos. Deixe bem claro suas intenções;
• Tomar decisões acertadas, mas com calma e bom senso. Lembre-se: hoje você é gestora, um erro será fatal para a organização. Quando você era secretária um erro era fatal para o seu executivo. Claro, que ambas as situações você estará fora da organização. Mas, sem dúvida o peso de um erro como gestora, pesará muito mais em sua consciência;
• Relacionar-se bem somente com o grupo, não lhe ajudará em muito. Há a necessidade de um intercâmbio geral dentro de toda à administração. Claro, que não podemos agradar gregos e troianos, mas é sempre bom tentar;
• Dependendo da necessidade, fazer relatórios mensalmente ou diariamente, do seu departamento para à sua diretoria, é de grande propriedade para que esses saibam que você está empenhada em mostrar resultados. Ser um elemento de produção e não escassez;
• Reduzir os custos do seu departamento, com um planejamento bem feito, trará pontos positivos de seus superiores. Não podemos esquecer que toda organização deseja lucro e não prejuízo. Controle bem o seu centro de custo, diante de todas as despesas que serão imbuídas a ele;
• Faça acontecer, não espere. Que tal implantar um modelo de sistema de informação em seu departamento. E, se já o houver, que tal sugerir alguns implementos para à sua conservação?
•  

O que leva o fracasso na função gerencial

São muitos os fatores, porém vamos detalhar os mais importantes;

• Ladrões de tempo de reunião – o motivo da reunião não é claro, conversas e discussões inúteis, etc.;
• Ladrões de tempo no telefone – conversas desestruturadas, falta de prioridades, etc.;
• Delegação insatisfatória – excesso de controle, medo de um colega fazer o trabalho melhor do que você, etc.;
• Gerente irresoluto – orientações equivocadas, prefere fazer a pensar;
• Comunicações insatisfatórias: problemas de idiomas, excesso de comunicações, etc.,
• Tomada de decisões insatisfatória – falta de visão (estratégica), alvos indistintos, etc.;
• Ausência de trabalho sistemático – não há planejamento, incapacidade de dizer não, etc.;
• Defeitos no computador – o computador quebra e não consegue acessar arquivos, a conexão da internet é lenta, etc.

O que leva o sucesso da gestora

Já é o contrário do fracasso, são poucos os ingredientes para o sucesso. Aqui o que prevalece é: o importante é qualidade e não a quantidade. Vamos ressaltar melhor:

Se você tem um objetivo, que foi traçado dentro de um planejamento estratégico, tático e operacional, dentro dos conceitos estruturais da organização, com plena autorização de todos ( superiores) e sua plena convicção, junto à sua equipe, que tudo dará certo. Não haverá fracasso. Claro, que para essa visão macro, você precisará de outros departamentos, de outras pessoas, para que todas as ferramentas necessárias: planilhas de custos, planilhas econômicas e financeiras, dados contábeis, informações fiscais, etc., participado pelos diversos departamentos, seja de uma confiabilidade completa, para que seus projetos tenham mensurações coesas.

Conclusão

A nova gestora, tem que ter em mente, as funções administrativas, como características básicas para à sua desenvoltura dentro dessa nova nomenclatura que ela irá assumir.

São elas:

Planejamento	Organização	Direção	Controle
Estabelecer objetivos e missão; Examinar as alternativas; Determinar as necessidades de recursos; Criar estratégias para o alcance dos objetivos.	Desenhar cargos e tarefas específicas; Criar estrutura organizacional; Definir posições de staff; Coordenar as atividades de trabalho; Estabelecer políticas e procedimentos; Definir a alocação de recursos.	Conduzir e motivar os empregados na realização das metas organizacionais; Estabelecer comunicação com os trabalhadores; Apresentar solução dos conflitos; Gerenciar mudanças.	Medir o desempenho; Estabelecer comparação do desempenho com os padrões; Tomar as ações necessárias para melhoria do desempenho.

Quadro 1. As funções administrativas e suas características. Fonte: SILVA ( 2001:10)

Com certeza, tendo esses parâmetros básicos e um sério desenvolvimento de cada item, com a contribuição de todos e, principalmente à sua – já se pode pensar no sucesso como recompensa a cada objetivo traçado.

Mas, lembre-se: sem humildade e sem habilidade humana – nada será possível!

Autora: Maria Aparecida Vieira

Um artigo enviado pela nossa querida leitora e amante por conhecimento, Débora Costa Klein.

https://www.manualdasecretaria.com.br/funcao-gerencial-da-secretaria-executiva/

PERFIL PROFISSIONAL DIANTE DA DEMANDA DO MERCADO

Regulamentada pela Lei 7.377 de 30 de Setembro de 1985, a função passa a ser oficialmente reconhecida como profissão, inicialmente, por tempo de serviço – 36 meses ininterruptos até 30/09/1985 ou 10 anos intercalados até 30/09/1985 ou por formação específica: Técnico em Secretariado, Secretário Executivo e Tecnólogo em Secretariado, contribuindo para o reconhecimento e valorização da atividade. Já pela Lei 6.192 de 10 de Janeiro de 1996, foi garantido ao profissional o registro exigido para o exercício da profissão, sendo o mesmo fornecido pela SRTE – Superintendência Regional de Trabalho e Emprego do Ministério do Trabalho.

O mercado atual segue com novas e enxutas estruturas organizacionais, que buscam além de profissionais com perfil técnico qualificado para atender as suas atuais exigências dentro da regulamentação, profissionais que saibam desenvolver competências e habilidades que tragam resultados objetivos. Para o melhor desenvolvimento de suas atividades, a secretária baseia-se nos quatro pilares que regem a profissão, sendo eles:

Assessor: através da aplicação de técnicas secretariais que auxiliam no desenvolvimento rotina, gerando resultados para executivos e equipes.

Gestor: aplicação das competências gerenciais no desenvolvimento e implementação de trabalhos (organização, planejamento, liderança controle e avaliação), agindo com eficiência e eficácia, gerando resultados positivos.

Empreendedor: através da criação, promoção e implantação de soluções que aperfeiçoem o trabalho, tanto no aspecto individual, quanto no coletivo.

Consultor: através da análise e entendimento da cultura organizacional, identificando pontos críticos e propondo estratégias de melhorias. Atributos de um consultor é interatividade, pro atividade, racionalidade, valores consolidados e comprometimento.

O profissional de secretariado, atualmente, merece maior atenção empresarial, devido seu domínio em conhecimentos em administração, gestão de pessoas, recursos humanos, qualidade entre outras alinhadas às competências comportamentais.

“A profissão da secretária vem merecendo a atenção da área empresarial por se tratar de uma profissão facilitadora, que segue os princípios da administração empresarial: tomar decisões, solucionar conflitos e trabalhar em equipe. Separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los, levando em conta as consequências das ações escolhidas. Desenvolver habilidades de comunicação, como saber ouvir e perguntar, expressar-se de forma oral e escrita corretamente”. (GARCIA, 1999, p. 43).

Diante de tudo isso, pode-se delinear que o papel da secretária é de suma importância para o bom andamento empresarial, ampliando sua área de atuação, devido a necessidade de que a mesma, dentro da instituição onde exerce suas funções, seja uma agente de mudança que tenha uma visão estratégica e boa comunicação. É necessário também que esta profissional esteja apta a trabalhar em equipe transformando “força de trabalho” em resultados rápidos e objetivos, tenha visão global e local dos desafios enfrentados pelas empresas com disponibilidade para se tornar uma alavanca impulsionadora para tomada de decisões.

http://blog.newtonpaiva.br/pos/e6-a06-profissional-de-secretariado-competencias-e-habilidades-no-mundo-corporativo/

1 Ednéa Garcia Neiva e Maria Elizabeth Silva D’elia. As novas competências do profissional de secretariado – 2. Ed. São Paulo: IOB, 2009.

2 Henri Fayol, Engenheiro de Minas e administrador (1842-1925). Publicou o livro Administração Industrial e Geral em 1916.

A PRIMEIRA IMPRESSÃO É A QUE FICA?

Você só tem uma oportunidade de causar uma boa primeira impressão.

São vários os estudos que reafirmam a frase acima. Essa impressão é difícil de ser mudada.

Nossa imagem é a maneira não verbal com que nos comunicamos com outras pessoas. Elas, em conjunto com nossos gestos, realmente valem mais do que palavras na formação da primeira impressão.

O que quero dizer sobre isso? Que precisamos ensaiar cada passo antes de dado e cada palavra antes de pronunciada?

Não. Dessa maneira perderemos nossa espontaneidade, tão cara nos dias atuais.

Mas, nada impede que monitoremos e revisemos a imagem que temos para que, dessa forma, consigamos passar uma ótima primeira impressão.

Antes de sair pela manhã, dê uma olhadela no espelho e seja você seu primeiro julgador. Que imagem está refletida? A de um profissional competente ou a de um profissional que ainda está perdido, procurando seu caminho?

Nesse primeiro momento, seja rígido com você mesmo. Os outros também o serão.

Tenho uma amiga que fala que “se arruma” até para ir à padaria pela manhã, pois, quem garante que a grande oportunidade da vida dela não esteja na fila do pão?!

É engraçado, mas não deixa de ter um fundo de verdade.

Pense numa entrevista de emprego: seu currículo é analisado e também sua imagem, sua maneira de falar… Inegavelmente desses julgamentos resultará a decisão se você é a pessoa certa para o cargo em questão ou não.

Qual impressão que você quando recepciona um visitante para uma reunião com seu superior?

Ah! Sem esquecer do pool de fornecedores com os quais está em contato para aquele novo projeto…

Por último e não menos importante: como os clientes internos de sua corporação lhe enxergam…

Assim sendo, agarre a oportunidade de causar um boa primeira impressão. Leve a sério essa tarefa. Sem sombra de dúvidas é sua imagem que vai facilitar o bloquear o seu caminho.

Uma impressão ruim não é impossível de ser desfeita, mas pergunte-se: o esforço que terá que despender para superar a impressão ruim, valerá a pena? Não seria uma perda de tempo?

Esse tempo poderia estar sendo usado para desenvolver novos projetos, conhecer novos clientes, entabular nova fase na carreira.

Pense nisso.

http://www.portaldasecretaria.com.br/primeira-impressao-e-que-fica/

O QUE É UMA SECRETÁRIA MODERNA?

O que é ser e pensar como uma Secretária moderna?

Já parei para pensar isso algumas vezes ao longo de minha carreira.

E, de tempos em tempos, acredito que não só os profissionais de Secretariado, mas de todas as áreas, precisam pensar em como será sua profissão para dali a alguns anos.

O Secretariado já passou por várias etapas e transformações.

Antigamente apenas reconhecida como uma Atendente, foi conseguindo mostrar e agregar valores ao seu trabalho. Ainda hoje, algumas empresas não dão a esse profissional o seu reconhecimento, por desconhecer completamente sua capacidade dentro das atividades administrativas, gestão e negócios.

A Secretária consegue Administrar uma empresa?

A Secretária consegue administrar uma empresa toda na falta de seu chefe imediato e, em algumas empresas, já conquistou o respeito profissional e pode exercer suas habilidades profissionais em outras áreas de atuação.

O profissional de Secretariado já tem habilidades reconhecidas como a de organizar eventos, documentos, gerenciar pessoas, assessorar a vida pessoal e empresarial de seus superiores e também participar das tomadas de decisões.

O “glamour” atribuído à profissão não se faz sempre presente, pois, infelizmente, nem todos os profissionais têm a chance de trabalhar em grandes corporações.

O profissional de Secretariado tem, em sua essência, a postura pró-ativa, a execução de várias funções, a eficiência e a responsabilidade – características indispensáveis para profissionais de alto nível, mulheres e homens.

Diretores e Gerentes, assim como os Presidentes de grandes empresas, estão sendo testados todos os dias. A Secretária, há décadas, está ali para apoiar, organizar, gerenciar, ponderar as situações e antecipar os acontecimentos para a melhor solução dos problemas.

A Secretária tem em suas mãos um grande desafio. Esta profissional moderna está cada vez mais se tornando peça estratégica para as organizações, pois cumpre rápida e eficientemente ordens e solicitações.

Pense em tudo que já falamos e considere que, um dia, já foi cogitado que o Secretariado seria extinto, porém a profissão se transformou e se reinventou.

O mundo corporativo está cada dia mais dinâmico e a Secretária precisa se colocar dentro deste novo contexto, não podendo se limitar apenas ao conhecimento adquirido na Universidade. É necessário entender novas ferramentas e conceitos de negócios. Essa busca se faz presente por meio da tecnologia, cursos, eventos, palestras, mentorias, etc.

Relações Humanas e Tecnologia da Informação são as principais áreas a serem consideradas atualmente no Secretariado. O desenvolvimento das competências nunca foi tão questionado e as profissionais que não seguirem a tendência ficarão pelo caminho, assim como os resistentes às mudanças e aqueles que não consideram o aprender, compartilhar e agregar.

Cursos e treinamentos estão sempre ao alcance de todos (presenciais, na Internet, etc.). Basta conciliar a agenda da melhor forma.

Nunca é tarde para aprender e se reinventar e mudar para melhor.

Os novos desafios que se colocam na carreira destes profissionais são os mesmos, a rigor, e devem ser enfrentados e vencidos por profissionais de todas as áreas.

Existem profissões surgindo e outras se fundindo. É fundamental ficar atento a estas mudanças.

Quais as exigências para o profissional de Secretariado?

As exigências para a profissão de Secretariado chegam à mesma velocidade da evolução do mercado. As carreiras vitoriosas são aquelas que estão sempre em evolução, prevendo o futuro, entendendo o rumo das funções, evoluindo junto com as empresas e as ferramentas utilizadas para melhorar a “performance” dos negócios.

A carreira de Secretária tem tido destaque nos últimos anos por ter conseguido passar de uma simples colaboradora à principal parceira nas decisões das empresas.

Invista sempre em informação, cursos, tecnologia e “networking”. Conhecimento nunca é demais, não é?

Secretárias bem-sucedidas nunca deixarão de aprender mais e mais!

http://www.portaldasecretaria.com.br/o-que-e-uma-secretaria-moderna/

ÉTICA NAS REDES SOCIAIS

Podemos conceituar “ética” como o conjunto de valores que orientam o comportamento do homem em relação aos outros homens na sociedade em que vive, garantindo o bem-estar social. As redes sociais, por ser um ambiente social, ou melhor, sócio virtual, devem envolver valores e regras de relacionamento com a devida ética e respeito.

A forma como as pessoas utilizam as redes sociais e como as informações postadas são usadas por outras pessoas ou empresas são assuntos de inúmeras pesquisas. A grande questão acaba sendo qual é a fronteira entre o privado e o público. Por exemplo, utilizar informações publicadas em uma rede social para análise clínica de uma pessoa no momento de uma entrevista de emprego ou monitoramento do comportamento de um funcionário, e este ser o motivo da contratação ou do desligamento do mesmo, são assuntos bastante controversos.

Outro ponto de discussão é o distanciamento que estas redes sociais podem causar, ou seja, o quanto o relacionamento sócio virtual atrapalha nos relacionamentos da vida real. Se por um lado, as redes sociais são consideradas aliadas na busca ou encontro de novos ou antigos amigos, por outro, não é difícil nos pegarmos teclando no celular, respondendo um e-mail ou checando as últimas atualizações de amigos nas redes, e por distração esquecemos o mundo ao nosso redor. É comum irmos a um restaurante e vermos uma mesa inteira com pessoas que não mais conversam entre si, mas estão “conversando” com pessoas “virtuais”. Desta forma, não seria um absurdo nos referirmos a redes sociais como redes antissociais.

É preciso repensar alguns princípios e resgatar alguns valores. A C2Business aposta nas novas tecnologias e investe nas redes sociais, mas busca acima de tudo um relacionamento efetivo com seus profissionais, parceiros e clientes com o objetivo de manter um equilíbrio entre o mundo real e o virtual.

http://c2business.com.br/c2/index.php?option=com_content&view=article&id=116%3Aetica-nas-redes-sociais&catid=34%3Ainformacoes-c2business&Itemid=72&lang=pt

CHEFE X SECRETÁRIA – UMA SINERGIA A SER CONQUISTADA

O relacionamento chefe x secretária é baseado na confiança e é construído com a demonstração de resultados e a confidencialidade dos assuntos tratados.

Quando esse relacionamento vem de longa data é possível ainda “prever” a necessidade do executivo, e se adiantar ao pedido dele. No que isso é útil?! Para ele a confiança de que mesmo não pedindo algo, nós estamos atentas o suficiente para conseguir saber o próximo passo. Para nós, a tranquilidade do que esta por vir e tempo hábil para a sua execução.

Quem assistiu o novo remake do clássico “A Bela e a Fera” no cinema pode ter uma ideia dessa sinergia. Tem uma cena muito interessante que demonstra o que estou explicando. Cena entre pai e filha (Bela), o pai consertando algo e a filha lhe passando as ferramentas, em certo momento ela lhe passa uma ferramenta que ele diz não precisar, ele então volta o olhar para o seu trabalho e responde: “Na verdade, é exatamente dessa ferramenta que preciso!”.

Quão maravilhoso seria se todas pudessem partilhar desse tipo de relação, infelizmente tal sinergia demanda tempo, demanda confiança e demanda bom-senso.

· Até onde devemos ir?

· Até onde podemos ir?

· Como estar presente sem sufocar ou atrapalhar? 

Essa tão sonhada sinergia é realmente uma conquista e infelizmente não é uma via de mão única. O outro lado, seu chefe, também precisa estar interessado. Hoje em dia com os executivos sendo cada vez mais jovens e cada vez mais antenados nas tecnologias restou pouco espaço para a assistente executiva se destacar.

Por outro lado, a Assistente precisa querer estar no mesmo lugar por muito tempo, trabalhar na mesma empresa e com a mesma pessoa por anos a fio. Precisa também se atualizar, mas sem perder a essência da profissão.

Eu acredito na fidelidade empresarial, eu acredito nessa confiança entre empregado e empregador; e tenho certeza de que a Secretária é o melhor investimento de um executivo.

No momento em que esse encontro acontece e a sinergia surge a empresa lucra dos resultados positivos dessa relação.

http://www.portaldasecretaria.com.br/chefe-x-secretaria-uma-sinergia-ser-conquistada/

ATENDIMENTO AO CLIENTE NO SECRETARIADO: QUEM SÃO SEUS CLIENTES?

Sabemos o quanto é difícil lidar com pessoas, e as pessoas possuem os mais diversos temperamentos possíveis e variados, por isso é sempre bom definirmos os nossos clientes internos e clientes externos.

Qualidade e excelência no atendimento seja interno ou externo, é primordial começar, desde um bom dia com um sorriso até uma solicitação mais complexa.

Clientes internos: são as pessoas que nos ajudam diretamente que trabalham dentro da companhia e que facilitam o seu dia a dia como, por exemplo: a copeira que traz aquele cafezinho gostoso, o porteiro que informa a presença de um visitante, o motoboy que realiza funções externas, pessoas do departamento de compras que disponibilizam os matérias de escritório quando necessários para execução de suas tarefas, a recepcionista que transfere as ligações e direcionam os visitantes, o TI que auxiliam no conserto dos computadores quando necessário, o diretor, o gerente e até os nossos colegas de trabalho, são os facilitadores do nosso dia a dia que possibilitam que trabalhemos em equipe, para um bom desempenho do trabalho.

Clientes externos: são pessoas que nos ajudam indiretamente, pessoas que trabalham fora da empresa, são os que compram nossos produtos ou que nos fornecem materiais de consumo para mão de obra, como por exemplo: fornecedores, clientes, prestadores de serviços, a secretária (o) do diretor de uma determinada empresa, ela é o seu cliente externo, pois ela auxilia no agendamento de uma reunião ou visita.

Ou seja, todos nós independente o departamento e a função, temos clientes internos e externos e para melhor atendê-los, temos que ter sintonia no trabalho é necessário que todos se ajudem, pois assim é possível realizar um trabalho em equipe, um trabalho com excelência e qualidade no atendimento, seja ele dentro ou fora da companhia.

Façamos como a Disney e o seu jeito de encantar clientes, lá o encantamento é tão grande que somos chamados de “convidados”, ou seja, quer melhor sensação do que ser um convidado na empresa, ter um atendimento VIP.

É esse conceito que devemos levar para atender as necessidades dos nossos clientes, encante-os, cative-os, conquiste cada cliente de uma maneira diferente e personalizada.

http://www.portaldasecretaria.com.br/atendimento-ao-cliente-no-secretariado-quem-sao-seus-clientes/

O NOVO PERFIL QUE O MERCADO ESPERA DO PROFISSIONAL SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE

O Secretário Executivo vem ocupando um espaço mais evidente na estrutura organizacional. Ao mesmo tempo em que parece ter crescido a referência a este profissional nas organizações modernas, atingindo os objetivos que tem sustentado as grades curriculares dos cursos de Secretariado Executivo no Brasil, os quais buscam dar uma visão mais atuante ao Secretário Executivo.

Sendo assim, este profissional deve ser preparado para desempenhar, com competência as tarefas peculiares à profissão, contribuindo para melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações. 

Também é preciso mencionar que o Secretário Executivo que pretenda atuar neste contexto organizacional deve buscar eficiência e eficácia nas rotinas e atribuições que são designadas ao seu cargo. Diante deste novo perfil, é o assessor executivo, o responsável por várias atividades organizacionais, desde as mais rotineiras como organizar reuniões, viagens e agenda, até as mais elaboradas como assessorar projetos, apresentar relatórios e pareceres, representar o executivo em negociações e eventos, a também quando é acionado para articular e implementar inovações nas atividades gerenciais. É neste sentido que foi criado este portal para servir de referencia de busca para assuntos da formação do profissional de secretário executivo bem como as ferramentas de trabalho para o cotidiano deste profissional.

Perfil do profissional após a formação

Ao final do Curso de Secretariado Executivo o aluno Deverá ser capaz de:

a) Identificar a cultura empresarial de vários tipos de organização, seu foco de negócio, mercado e perfis de clientes.

b) Atender expectativas de diversos níveis decisórios e estruturar adequadamente os processos de assessoramento.

c) Selecionar, coletar e preparar informações, dados e fatos, para facilitar o processo decisório, elaboração de relatórios e apresentações institucionais. 

d) Gerenciar o fluxo de informação empresarial, dando suporte à integração interna e facilitando o foco nos negócios. 

e) Administrar eventos e representações institucionais de acordo com a cultura e objetivos organizacionais.

f) Gerenciar a rotina administrativa e os processos de trabalho decorrentes, visando resultados organizacionais.

g) Comunicar-se com eficiência, em português e em idioma estrangeiro.

h) Utilizar as técnicas secretariais e a tecnologia moderna disponível em todos os processos de assessoramento.

i) Administrar o tempo, em sintonia com objetivos, metas, perfis gerenciais e o foco do negócio.

j) Ser agente facilitador na gestão de pessoas, nas mudanças, nos processos de qualidade e na obtenção de metas.

l) Gerenciar projetos de trabalho, utilizando as técnicas de planejamento, organização, direção e controle, visando integração de equipes e resultados planejados.

http://www.portaldosecretariado.com.br/?page=PerfilMercado