Por: Acimarleia
Freitas
Reuniões é uma
ferramenta de trabalho que todas as empresas utilizam em seus negócios para
discutir estratégias de trabalho. Não seria um exagero afirmar que o sucesso ou
fracasso de uma reunião é consequência, respectivamente, de um bom planejamento
ou a falta dele.
Agenda e organização
O secretário
executivo é quem organiza as reuniões inerentes a sua diretoria. Uma reunião só
pode ser convocada por quem é hierarquicamente superior. Para que
aconteça de forma satisfatória deve-se listar os assuntos a serem tratados de
forma esquematizada, ordenada e sequencial, para que os envolvidos conheçam o
assunto da reunião antecipadamente, para que assim possam se preparar para
participar ativamente e contribuir. Assim também é possível controlar o tempo.
O secretário deve
fazer um check-list para que nada dê errado.
Esse check-list deve está ao seu alcance antes, durante e depois, até
que todos os procedimentos tenham sido tomados.
Comunicação/convocação
e elaboração da convocatória
A divulgação da
reunião para os interessados pode ser formal ou informal. Publicado na
imprensa, veículos de comunicação interna, tais como e-mail, intranet,
memorando interno, mural, ou pelos serviços de correio. Assegure-se que todas
as pessoas que foram convocadas receberam a informação em tempo hábil.
A convocatória é um
documento de linguagem simples, clara e objetiva. Devendo nesse documento
informar data, horário, local e pauta a ser discutida.
Preparação do local e
Suportes logísticos
O local em que a
reunião acontecerá deve ser preparado com antecedência. Verificando se há
espaço suficiente para acomodar todos os convocados. Se a disposição do espaço
é adequado ao tipo de reunião. Ter o cuidado de saber se será necessária a
instalação de algum tipo de equipamento de suporte, como microfone, caixa de
som, computador e Datashow. Verificar se climatização do espaço é adequado para
que as pessoas possam se sentir confortável. Providenciar água e café, caso
seja necessário.
O suporte logístico
depende do tipo de reunião e da pauta a ser tratada, bem como o local em que a
reunião acontecerá. Os equipamentos devem ser verificados e testados antes do
início da reunião.
Além de ser
responsável pela operacionalização das reuniões, deve também providenciar a
documentação necessária para a apresentação. O profissional de secretariado
poderá ainda participar das reuniões, nas quais fica responsável em anotar as
deliberações e os encaminhamentos que irão compor a ata ou o memorial da
reunião.
Documentação:
O secretário tem o
dever de providencias toda a documentação necessária para uma reunião para
agilizar o andamento da mesma.
Tomada de notas:
Anotar todas as
informações essenciais durante o evento é uma função inerente ao secretário,
especialmente na preparação das reuniões. Deve ser feita de forma clara,
esquematizada.
Atas:
Nas atas, registra-se
os assuntos da pauta em livro ou dossiê próprio, podendo as deliberações serem
dadas a conhecer através de comunicados internos. Uma ata deve se apresentar de
forma organizada os problemas pautados, as soluções sugeridas e as
deliberações.
A ata é a memória da
reunião. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer alteração
futura. A ata formal é basicamente constituída por três partes:
introdução; apresentação dos assuntos abordados e as deliberações tomadas e
encerramento. Como deve ser feita e o que deve conter numa ata:
- Com margens dos dois lados
(livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração,
como o PDF, por exemplo;
- Sem parágrafos ou alíneas
(ocupando todo o espaço da página);
- Sem abreviaturas de palavras
ou expressões;
- Com números escritos por extenso;
- Sem rasuras nem emendas;
- Sem uso de corretivo;
- Com verbo no tempo pretérito
perfeito do indicativo;
- Com verbo de elocução para
registrar as diferentes opiniões;
- Deve conter data (dia, mês e
ano) e da hora;
- Informação do local da
reunião;
- Identificar a pauta da
reunião;
- Nomeação das pessoas
presentes e de seus respectivos cargos ou funções;
- Registro das principais
ocorrências e decisões;
- Assinatura dos presentes;
- Data e assinatura do
secretário.
MODELO DE ATA
Aos quatorze dias do
mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas,
no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida
Tocantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de
todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as
festividades de conclusão do primeiro grau. A reunião foi presidida pelo líder
da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secretária a líder da oitava
série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos,
dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola
Barreto. Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que
comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao
término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série
encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da
escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano
letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos
receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta
reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião
solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos
históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns
professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de
vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no
encerramento do primeiro grau. Após debatidas as ideias apresentadas, José Luís
Lousado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal
para entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinquenta e sete
votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e
cinco votos favoráveis e cinquenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as
datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a
realização do evento, com início às vinte horas. Nada mais havendo a tratar,
foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos,
secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores
e alunos presentes.
Referencia
MAIA, F. L. OLIVEIRA,
V. S. Secretariado em pauta: técnicas de assessoria e métodos de organização.
Técnicas de agendamento e organização de reuniões. Editora Intersaberes.1ª
edição – 2015, pg 136 – 163.
Como fazer ata
Disponível em: <http://unifor.br/index.php?option=com_content&view=article&id=640&Itemid=1380>
Acesso em 16 de março de 2017
