Segundo o gerente de
Atendimento Individual do Sebrae Nacional, Enio Pinto, “os serviços de uma secretária
virtual surgiram para atender à demanda de empreendedores que precisam de
apoio profissional para organizar sua rotina administrativa e, assim, atender
melhor seus clientes”.
Esse serviço também é uma
alternativa àqueles que estão começando o seu negócio e precisam de
infraestrutura e atividades secretariais, mas não querem ou não podem investir
nesses itens contratando um profissional para tal.
Da mesma forma que a versão
em carne e osso, que tem como atributos gerenciar a agenda e resolver tarefas
burocráticas do mundo corporativo – desde a expedição de documentos via motoboy
até a organização de viagens, a secretária virtual esforça-se para abrir
espaço na agenda dos microempresários ou empreendedores individuais, que
representam o maior nicho do negócio.
Organizando a rotina de
trabalho
Mantenha sua mesa
organizada. Ambiente com muita informação é chamariz para falta de foco e
atenção.
Mantenha os arquivos do seu
computador organizados. Pode classificar por categoria de atividade, nome do
cliente, tipo de documentação, como preferir… desde que esteja tudo certo, no
lugar certo. Isso otimizará um bom tempo na sua rotina de trabalho.
Deixe separado arquivos
pessoais dos profissionais, tanto para os arquivos físicos, quanto para os
virtuais.
Tenha uma rotina diária e
organize semanalmente esta rotina. Pois a ausência de rotina é motivo para
falta de foco e disciplina. Mantenha a rotina na agenda. Mantenha a sua agenda
atualizada.
Tenha um ambiente de
trabalho iluminado, arejado e silencioso.
Lembre-se da ergonomia. Cadeira
e mesa confortáveis são essenciais. E a postura também.
Pare de tempos em tempos.
Alguns dizem que a cada 2 horas, deve-se parar 15 minutos, porém você mesma
pode determinar a periodicidade. Isso é importante, vá tomar um café,
alongar-se, pegar um pouco de sol, isso fará seu cérebro descansar e seu
subconsciente organizar as informações.
Para gerenciar melhor o seu
tempo, você pode utilizar o Método GTD (GettingThings Done), uma
metodologia de gerenciamento de ações e de tempo criado por David Allen.
Foco também é importante
para você não se perder nas tarefas diárias. Neste artigo você pode ler mais
sobre como ter foco e ser mais produtivo.
Buscando clientes para o
serviço de secretária virtual
Assim como o cartão de
visitas, hoje em dia qualquer negócio precisa estar presente nas redes sociais
e ter um website.
Criar uma estratégia
consistente de divulgação e testar diversos canais é indispensável para atrair
clientes. Também é importante definir um nicho de mercado, ao invés de tentar
“atirar para todo lado”. Focar em um nicho de mercado ajuda tanto na divulgação
quanto na rotina de trabalho.
Independentemente do canal
de distribuição adotado, o sucesso de um negócio depende, principalmente, da
capacidade de percepção de oportunidade do empreendedor e da sua agilidade para
se adaptar, aproveitando tendências e criando novas formas de fazer sua empresa
ser conhecida por seus clientes.
No blog O Site Perfeito você
encontra várias dicas para divulgar o seu negócio!
As vantagens para quem
contrata
Em 1906, o economista
italiano Vilfredo Pareto criou uma equação matemática apoiando sua teoria de
que em todas as circunstâncias, 80% dos efeitos foram resultados de 20% das
causas.
Este estudo deu origem ao
Diagrama de Pareto, também conhecido como o “princípio 80/20”, que é uma
ferramenta de gestão do tempo e de tomada de decisões que vem sendo amplamente
aplicada em todos os setores da economia.
Nos negócios, o “princípio
80/20” significa que 20% do que uma empresa faz gera 80% de sua receita.
A secretária virtual permite
que você dedique seus esforços a 20% das atividades que fazem a diferença no
seu negócio.
Encontre as atividades que
mais demandam tempo e trazem pouco resultado, e deixe que a secretária virtual
faça essas tarefas pra você!
Oportunidades de mercado
A demanda é constante no
serviço de secretariado: todo empresário, independentemente do ramo de atuação
e do porte da empresa, precisa de um funcionário ou equipe que cuide das
questões administrativas e burocrátocas, e é nesse cenário que o
secretariado remoto ganha destaque.
Preciso abrir uma empresa?
Se você pretende atuar como
Secretária Virtual, é importante saber como se registrar no MEI – Micro
Empreendedor Individual – para poder obter viabilizar algumas questões
burocráticas como emissão de Notas Fiscais de seus serviços
prestados.
Como funciona o MEI?
Microempreendedor Individual
(MEI) é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno
empresário.
A Lei Complementar nº
128, de 19/12/2008, criou condições especiais para que o trabalhador conhecido
como “informal” possa se tornar um MEI legalizado.
Para ser um microempreendedor
individual, é importante saber que:
É necessário faturar no
máximo até R$ 60.000,00 por ano;
Não pode ter participação em
outra empresa como sócio ou titular;
O MEI também pode ter um
empregado contratado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria;
O MEI será enquadrado no
Simples Nacional e ficará isento dos tributos federais (Imposto de Renda, PIS,
Cofins, IPI e CSLL);
As taxas fixas a serem
recolhidas mensalmente irá variar de acordo com o segmento de serviço. No caso
de prestação de serviços (secretariado remoto) a taxa atual é de R$51,85 que
será destinado à Previdência Social e ao ICMS ou ao ISS. Essas quantias serão
atualizadas anualmente, de acordo com o salário mínimo.
O MEI também tem acesso a
benefícios como auxílio maternidade, auxílio doença, aposentadoria, entre
outros
Entre as vantagens oferecidas
por essa lei, está o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
(CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e
a emissão de notas fiscais – Sim, você terá um CNPJ vinculado ao seu CPF,
como se fosse uma empresa =)
P.S: O procedimento é
simples, rápido e fácil. Isso eu posso te garantir
Para mais informações de
como de enquadrar no quesito MEI, acesse o Portal do Empreendedor ou
fale com seu assessor contábil.
