Por: Acimarleia Freitas
Reuniões é uma ferramenta de trabalho que todas as empresas
utilizam em seus negócios para discutir estratégias de trabalho. Não seria um
exagero afirmar que o sucesso ou fracasso de uma reunião é consequência,
respectivamente, de um bom planejamento ou a falta dele.
Agenda e organização
O secretário executivo é quem organiza as reuniões inerentes
a sua diretoria. Uma reunião só pode ser convocada uma reunião quem é
hierarquicamente superior. Para que aconteça de forma satisfatória deve-se
listar os assuntos a serem tratados de forma esquematizada, ordenada e
sequencial, para que os envolvidos conheçam o assunto da reunião
antecipadamente, para que assim possam se preparar para participar ativamente e
contribuir. Assim também é possível controlar o tempo.
O secretário deve fazer um check-list para que
nada dê errado. Esse check-list deve está ao seu alcance antes,
durante e depois, até que todos os procedimentos tenham sido tomados.
Comunicação/convocação e elaboração da convocatória
A divulgação da reunião para os interessados pode ser formal
ou informal. Publicado na imprensa, veículos de comunicação interna, tais como
e-mail, intranet, memorando interno, mural, ou pelos serviços de correio.
Assegure-se que todas as pessoas que foram convocadas receberam a informação em
tempo hábil.
A convocatória é um documento de linguagem simples, clara e
objetiva. Devendo nesse documento informar data, horário, local e pauta a ser
discutida.
Preparação do local e Suportes logísticos
O local em que a reunião acontecerá deve ser preparado com
antecedência. Verificando se há espaço suficiente para acomodar todos os
convocados. Se a disposição do espaço é adequado ao tipo de reunião. Ter o
cuidado de saber se será necessária a instalação de algum tipo de equipamento
de suporte, como microfone, caixa de som, computador e Datashow. Verificar se
climatização do espaço é adequado para que as pessoas possam se sentir
confortável. Providenciar água e café, caso seja necessário.
O suporte logístico depende do tipo de reunião e da pauta a
ser tratada, bem como o local em que a reunião acontecerá. Os equipamentos
devem ser verificados e testados antes do início da reunião.
Além de ser responsável pela operacionalização das reuniões,
deve também providenciar a documentação necessária para a apresentação. O
profissional de secretariado poderá ainda participar das reuniões, nas quais
fica responsável em anotar as deliberações e os encaminhamentos que irão compor
a ata ou o memorial da reunião.
Documentação:
O secretário tem o dever de providencias toda a documentação
necessária para uma reunião para agilizar o andamento da mesma.
Tomada de notas:
Anotar todas as informações essenciais durante o evento é
uma função inerente ao secretário, especialmente na preparação das reuniões.
Deve ser feita de forma clara, esquematizada.
Atas:
Nas atas, registra-se os assuntos da pauta em livro ou
dossiê próprio, podendo as deliberações serem dadas a conhecer através de
comunicados internos. Uma ata deve se apresentar de forma organizada os
problemas pautados, as soluções sugeridas e as deliberações.
A ata é a memória da reunião. Deve ser redigida de maneira
que não seja possível qualquer alteração futura. A ata formal é
basicamente constituída por três partes: introdução; apresentação dos assuntos
abordados e as deliberações tomadas e encerramento. Como deve ser feita e o que
deve conter numa ata:
- Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
- Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
- Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
- Com números escritos por extenso;
- Com números escritos por extenso;
- Sem rasuras nem emendas;
- Sem uso de corretivo;
- Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
- Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões;
- Deve conter data (dia, mês e ano) e da hora;
- Informação do local da reunião;
- Identificar a pauta da reunião;
- Nomeação das pessoas presentes e de seus respectivos cargos ou funções;
- Registro das principais ocorrências e decisões;
- Assinatura dos presentes;
- Data e assinatura do secretário.
MODELO DE ATA
Aos quatorze
dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte
horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida
Tocantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de
todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as
festividades de conclusão do primeiro grau. A reunião foi presidida pelo líder
da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secretária a líder da oitava
série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos,
dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola
Barreto. Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que
comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao
término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série
encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da
escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano
letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos
receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta
reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião
solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos
históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns
professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de
vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento
do primeiro grau. Após debatidas as ideias apresentadas, José Luís Lousado
encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para
entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinquenta e sete votos
favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco
votos favoráveis e cinquenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas
sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a
realização do evento, com início às vinte horas. Nada mais havendo a tratar,
foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos,
secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores
e alunos presentes.
Referencia
MAIA, F. L. OLIVEIRA, V. S. Secretariado em pauta: técnicas
de assessoria e métodos de organização. Técnicas de agendamento e organização
de reuniões. Editora Intersaberes.1ª edição – 2015, pg 136 – 163.
Como fazer ata Disponível em: <http://unifor.br/index.php?option=com_content&view=article&id=640&Itemid=1380>
Acesso em 16 de março de 2017
