FRASES DO DIA

sexta-feira, 17 de março de 2017

PLANEAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE UMA REUNIÃO DE TRABALHO




Por: Acimarleia Freitas

Reuniões é uma ferramenta de trabalho que todas as empresas utilizam em seus negócios para discutir estratégias de trabalho. Não seria um exagero afirmar que o sucesso ou fracasso de uma reunião é consequência, respectivamente, de um bom planejamento ou a falta dele.

Agenda e organização

O secretário executivo é quem organiza as reuniões inerentes a sua diretoria. Uma reunião só pode ser convocada uma reunião quem é hierarquicamente superior. Para que aconteça de forma satisfatória deve-se listar os assuntos a serem tratados de forma esquematizada, ordenada e sequencial, para que os envolvidos conheçam o assunto da reunião antecipadamente, para que assim possam se preparar para participar ativamente e contribuir. Assim também é possível controlar o tempo.

O secretário deve fazer um check-list para que nada dê errado. Esse check-list deve está ao seu alcance antes, durante e depois, até que todos os procedimentos tenham sido tomados.

Comunicação/convocação e elaboração da convocatória

A divulgação da reunião para os interessados pode ser formal ou informal. Publicado na imprensa, veículos de comunicação interna, tais como e-mail, intranet, memorando interno, mural, ou pelos serviços de correio. Assegure-se que todas as pessoas que foram convocadas receberam a informação em tempo hábil.

A convocatória é um documento de linguagem simples, clara e objetiva. Devendo nesse documento informar data, horário, local e pauta a ser discutida. 

Preparação do local e Suportes logísticos

O local em que a reunião acontecerá deve ser preparado com antecedência. Verificando se há espaço suficiente para acomodar todos os convocados. Se a disposição do espaço é adequado ao tipo de reunião. Ter o cuidado de saber se será necessária a instalação de algum tipo de equipamento de suporte, como microfone, caixa de som, computador e Datashow. Verificar se climatização do espaço é adequado para que as pessoas possam se sentir confortável. Providenciar água e café, caso seja necessário.

O suporte logístico depende do tipo de reunião e da pauta a ser tratada, bem como o local em que a reunião acontecerá. Os equipamentos devem ser verificados e testados antes do início da reunião.

Além de ser responsável pela operacionalização das reuniões, deve também providenciar a documentação necessária para a apresentação. O profissional de secretariado poderá ainda participar das reuniões, nas quais fica responsável em anotar as deliberações e os encaminhamentos que irão compor a ata ou o memorial da reunião.      
Documentação: 
O secretário tem o dever de providencias toda a documentação necessária para uma reunião para agilizar o andamento da mesma.
Tomada de notas:
Anotar todas as informações essenciais durante o evento é uma função inerente ao secretário, especialmente na preparação das reuniões. Deve ser feita de forma clara, esquematizada.
Atas: 
Nas atas, registra-se os assuntos da pauta em livro ou dossiê próprio, podendo as deliberações serem dadas a conhecer através de comunicados internos. Uma ata deve se apresentar de forma organizada os problemas pautados, as soluções sugeridas e as deliberações.

A ata é a memória da reunião. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer alteração futura. A ata formal é basicamente constituída por três partes: introdução; apresentação dos assuntos abordados e as deliberações tomadas e encerramento. Como deve ser feita e o que deve conter numa ata:

  • Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
  • Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
  • Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
  • Com números escritos por extenso;
  • Com números escritos por extenso;
  • Sem rasuras nem emendas;
  • Sem uso de corretivo;
  • Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
  • Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões;
  • Deve conter data (dia, mês e ano) e da hora;
  • Informação do local da reunião;
  • Identificar a pauta da reunião;
  • Nomeação das pessoas presentes e de seus respectivos cargos ou funções;
  • Registro das principais ocorrências e decisões;
  • Assinatura dos presentes;
  • Data e assinatura do secretário.


 MODELO DE ATA

Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida Tocantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as festividades de conclusão do primeiro grau. A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secretária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola Barreto. Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as ideias apresentadas, José Luís Lousado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinquenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinquenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes.

Referencia

MAIA, F. L. OLIVEIRA, V. S. Secretariado em pauta: técnicas de assessoria e métodos de organização. Técnicas de agendamento e organização de reuniões. Editora Intersaberes.1ª edição – 2015, pg 136 – 163.

Como fazer ata Disponível em: <http://unifor.br/index.php?option=com_content&view=article&id=640&Itemid=1380> Acesso em 16 de março de 2017