No atual ambiente competitivo, a informação é um fator de
elevada importância em qualquer gestão organizacional por ser um recurso
indispensável nos contextos internos e externos das organizações. Quanto mais
confiável, oportuna e de fluxo contínuo forem estas informações, existirá mais
coesão e competitividade por parte das empresas. Para alcançar este objetivo, é
preciso que ocorra o reconhecimento da importância de um correto fluxo de informações
e do aproveitamento das oportunidades oferecidas pela tecnologia para
orientarem os problemas oriundos justamente da falta de informações adequadas.
Empreendedorismo exige mudanças profundas no modo como vemos a sociedade na
organização e sua estrutura, o que se traduz num grande desafio: aproveitar as
oportunidades, dominando os riscos inerentes ou submeter-se aos riscos com
todas as incertezas que acarretam.
Informações são um recurso valioso e provocam repercussões
em todos os níveis da estrutura organizacional: ao nível estratégico, quando
uma ação é suscetível de aumentar a coerência entre a organização e o meio
envolvente, aumentando a eficácia em termos de cumprimento da missão
organizacional; aos níveis operacional e administrativo, quando existem efeitos
endógenos, traduzidos em aumento da eficiência organizacional em termos de
opções estratégicas. No entanto, ao ser feita esta distinção, não significa que
ela seja estanque, independente, pois existem impactos simultâneos aos vários
níveis: estratégico, operacional e táctico.
A comunicação, antes de ser instrumental, é humana. Necessita de resposta para
se realizar, pois a mensagem sem retorno é uma comunicação falha e incompleta.
Infelizmente, de um modo geral, é a comunicação formal e burocrática que as
empresas mais utilizam no seu cotidiano. Há uma grande preocupação com a
eficácia dos mecanismos de transmissão da mensagem e não, propriamente, com a
reflexão e a compreensão do seu conteúdo. Dessa forma, fica difícil motivar
pessoas e equipes para superar desafios e alcançar metas.
Em geral, toda a preocupação está centrada na notícia escrita, nas circulares,
nos boletins, nos memorandos, nos avisos, nas ordens de serviço e nos manuais
de procedimentos. É comum, inclusive, encontrarmos comunicações deficitárias em
empresas com sofisticadas estruturas e diversificados produtos de comunicação
empresarial, como jornais de funcionários – impressos e eletrônicos – intranet
e circuito interno de rádio e televisão. Não pode acontecer de alguns
funcionários desconhecerem até mesmo as nomenclaturas e objetivos dos
principais projetos e processos da sua área de atuação na empresa. A falta dos
hábitos de leitura, curiosidade e motivação estão diretamente relacionadas à
cultura da empresa quando esta não incentiva a troca de idéias e o
compartilhamento de informações entre os seus funcionários. De pouco adianta
transparecer para o público externo a visão de uma organização moderna e aberta
à comunicação, possuindo muitos produtos de divulgação institucional e
endomarketing (jornais, revistas, boletins, sites, intranet, blogs, folhetos,
vídeos e anúncios em revistas e televisão). Tantos podem ser os instrumentos de
informação, que em alguns casos nem se sabia identificar qual o objetivo
específico da sua existência ou, tampouco, avaliar a sua relação de custo e
benefício. A falta de retorno, e do contato pessoa a pessoa, acabava gerando
erros e falhas de comunicação que comprometiam seriamente a produtividade e
resultados da empresa, ficando difícil de pressentir as insatisfações
acumuladas por falta do fluxo de retorno de informações.
Nenhuma tecnologia, por mais sofisticada que seja, envolvendo todo o rigor
científico, supre as deficiências no relacionamento humano, geradas muitas
vezes por culturas que não privilegiam a abertura para o diálogo e a
conversação. Não adianta e-mails, intranet e telefones celulares. Sem feedback
e contato humano a comunicação é sempre precária e ineficaz, não havendo
realimentação na comunicação, o que acaba por inviabilizar a eficácia do ato,
ou seja, o receptor compreendendo o que o emissor quis transmitir. Sem contato
humano não há interação com o interlocutor ou compreensão das diversas nuanças
e facetas que uma mensagem pode conter, além das palavras que a compõem.
A comunicação é um processo que se realiza em dois sentidos. As mensagens
caminham em uma conversação em ambos os sentidos. Todos são codificadores e
decodificadores simultaneamente, quando em um ato de comunicação. Isto
significa dizer que devemos encontrar o caminho para expressar nossas idéias e,
ao mesmo tempo, ouvir o que o outro tem a dizer. Além disso, devemos perceber o
que significa o que o outro está dizendo, dentro do seu ponto de vista e
contexto de vida. Podemos ter repertórios e bagagens culturais diferentes e nos
fazermos compreender perfeitamente. O feedback é um processo que promove
mudanças de atitudes, comportamentos e pensamentos. É a realimentação da
comunicação a uma pessoa ou grupo, no sentido de fornecer-lhe informações sobre
como sua atuação está afetando outras pessoas ou situações. O feedback eficaz é
aquele que ajuda pessoas ou grupos a melhorarem seus desempenhos e assim
alcançar seus objetivos e metas.
O fluxo de informações eficaz e eficiente possui um efeito multiplicador com o
poder de dinamizar todos os setores organizacionais, constituindo, por sua vez,
a força motora do desenvolvimento político, econômico, social, cultural e
tecnológico. O acesso à informação e a capacidade de extrair e aplicar os
conhecimentos são vitais para o aumento da capacidade concorrencial e o
desenvolvimento das atividades comerciais num mercado sem fronteiras. As
vantagens competitivas são agora obtidas através da utilização de redes de
comunicação e sistemas tecnológicos que interconectem empresas, clientes e
fornecedores com rapidez e custo reduzido. O correto uso e fluxo de informações
tornaram-se uma necessidade organizacional, permitindo ultrapassar todo um
conjunto de barreiras na medida em que existe uma nova maneira de pensar em
tempo real e possível às empresas agir e reagir rapidamente aos clientes,
mercados e concorrência.
Abraços e sucesso!!!!
Adm. Paulo Spinato
