O domínio das técnicas secretariais, seja talvez um dos fatores mais importantes para a secretária, pois compõe a utilização das ferramentas que a secretária precisa utilizar no dia-a-dia.
Check – List
Quando necessitamos organizar algo, como reuniões, viagens, coffee Brian, casamentos, malas, etc., é sempre bom prepararmos com antecedência um check list, para evitar esquecer algo importante, e também para agilizar nosso trabalho.
Agenda
Ao planejar sua agenda, dê preferência às divisões semanais, que você pode ter a visualização da semana inteira num mesmo layout.
Bloqueie sempre em sua agenda, os horários de reuniões e compromissos. Antes de marcar um compromisso, SEMPRE verifique a disponibilidade na agenda, e procure evitar compromissos de última hora, os famosos “encaixes”. Sempre especifique se o compromisso será interno ou externo, isto lhe ajudará a definir intervalos dos outros compromissos que por ventura irá marcar.
Ao final de cada dia, analisa o próximo dia e faça os ajustes necessários.
Procure anotar de uma agenda para outra, todos os compromissos cíclicos, como por exemplo, aniversários e datas comemorativas, pois você saberá quando surgir algum compromisso neste dia, e que não será possível marcá-lo. Uma ferramenta útil que podemos utilizar em conjunto com a agenda é o follow-up.
Programas como Microsoft Outlook pode ser útil, avisando os horários por meio de alarmes, e pela internet existem muitos outros programas com uma infinidade de recursos, mas não podemos confiar apenas em um, por questão de segurança, se utilizar agenda eletrônica, mantenha sempre a velha e boa agenda de papel.
Follow-up
É uma expressão técnica que significa acompanhamento, e ajuda a complementar a agenda da secretária. O follow-up é uma pasta sanfonada com as 12 divisões (meses do ano), ou com as 31 divisões (dias do mês), e a tradicional em ordem alfabética e temos também o modelo de follow-up eletrônico, que pode ser feito por meio de programas especializados, como agendas eletrônicas, que avisam com e-mails alarmes os compromissos. Podemos encontrar este tipo de ferramenta no Microsoft Outlok, e até mesmo em programas via internet, como o Google Alerts.
Para um auxilio mais eficaz, é necessária atualização constante do follow-up, de preferência ao longo de cada dia de trabalho, pois nela armazenamos nossos assuntos pendentes de cada dia, e conforme vão surgindo, vamos apenas adicionando às divisões correspondentes. Sempre ao final do dia, checar o dia anterior, para evitar qualquer imprevisto no dia seguinte.
A secretária pode utilizar o follow-up para acompanhar seus trabalhos e também para acompanhar os trabalhos que devem ser feitos pela equipe, e principalmente para os assuntos de seu executivo.
Podemos utilizar o follow-up para arquivar:
- Memorandos, cartas, e-mails que necessitam de resposta que estão pendente, relatórios;
- Contas a pagar;
- Controle para renovação de contratos, assinaturas, contratos para assinar;
- Lembrete de assuntos que estão em andamento, como compromissos com clientes, reuniões, assuntos para resolver nas reuniões;
- Providências a serem tomadas, telefonemas para realizar, etc.
No follow-up não se guardam documentos originais, ou processos inteiros, procure deixar um bilhete de referência a eles, ou uma ficha de controle para fazer o acompanhamento sobre o assunto. Evite transmitir de um dia para o outro por que não pôde resolver.
Administração do Tempo
Administrar o tempo não é realizar as tarefas de forma cronometrada, e sim saber definir a prioridade de realizá-las. É impossível conseguirmos fazer tudo o que precisamos ou queremos. Mas falar em administrar o tempo é falar em conseguir realizar nossas prioridades, sendo assim, temos que saber com clareza o que nos é prioridade, pois as outras coisas que deixamos de fazer têm quer ter consciência que talvez nunca sejam feitas.
Quem não administra seu tempo, é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas com pressão, nervosismo, impaciência, e nunca na ordem, e muito menos no momento em que desejam. Dizer que as pessoas trabalham melhor sob pressão é talvez um dos mais absurdos mitos.
Pela lógica, devemos listar as coisas que nos são importantes e aquelas que temos urgência em responder. Com certeza que na nossa lista também estarão coisas que não são importantes nem urgentes, porém são coisas que queremos, e também sei que não estarão em nossas listas coisas que são importantes e urgentes, pois somos nós que não damos devida importância a elas.
Vamos entender esta questão; vamos dizer que você considera importante ficar mais tempo com a sua família, porém você trabalha 9 horas por dia. Se o seu trabalho é mais importante do que você ficar com a sua família tudo bem, o problema está resolvido, você trabalha e deixa sua família sem você, mas, se você acha que sua família é mais importante, então podemos classificar seu trabalho como urgência, no sentido de que é algo que deve ser feito, pois senão você poderá ser demitido, perderá clientes, deixará de cumprir com suas tarefas, etc., e sem trabalho você terá problemas em manter sua família. É neste exato ponto que as pessoas se perdem, o que é importante e o que é urgente.
Quando trabalhamos, não estamos ocupando o nosso tempo com isso. Quando somos contratados, estamos cedendo nosso tempo a outros, então quer dizer que este tempo não é mais nosso, não nos pertence mais. Temos “n” coisas para fazer com este tempo. Não mandamos em boa parte do nosso tempo, isso é algo real. Sendo assim, nosso tempo também é dinheiro, pois devemos lembrar que existem empresas pagando pelo nosso tempo, não é à toa que os ingleses dizem que “Time is Money” (tempo é dinheiro). A questão é que, tempo tem um valor monetário para quem tem objetivos. Na verdade o trabalho é uma troca de tempo por dinheiro, eu cedo meu tempo produtivo, e alguém me paga por ele.
O maior problema é quando administramos mal nosso tempo no trabalho, pois interfere no pequeno tempo que temos para nós, pois teremos que fazer horas extras e levar trabalho para casa para compensar este tempo perdido. Usar mal, quer dizer que usamos de forma incorreta o tempo, sem classificar o que é importante ou urgente. Administrar o tempo não é ficar escravo do relógio, mas ganhar autonomia de sua vida, sendo uma batalha diária, que temos que vencer. Ser eficaz é fazer as coisas certas, porém, ser eficiente é fazer as ociosas certas com o menor recurso possível.
Perdemos a maior parte do nosso tempo produtivo com interrupções, tanto dos chefes, quanto dos colegas e o excesso de telefonemas também é um grande problema. No Brasil, o excesso no tempo das reuniões é algo mais problemático ainda, pois existem pessoas que não precisariam estar lá, assuntos que não precisariam ser discutidos, traduzindo, uma perda significativa no seu precioso tempo.
Todos os dias, cada um de nós recebe exatamente 24 horas. Mesmo com esse igualitarismo, um consegue realizar mais tarefas do que outros, que enquanto isso, ao final do dia sente que não fez nada, e um dia perdido não consegue jamais ser recuperado. Nos dias em que vivemos hoje, a maior escassez do homem não é apenas dinheiro, ou matéria-prima, mas sim tempo.
Quem tem tipo não é aquela pessoa que não faz nada, e sim aquela pessoa que sabe o que fazer com o tempo que tem, administrando todas suas tarefas e as classificando de acordo com suas necessidades. E estar sempre ocupado e sem tempo também não é necessariamente que a pessoa é produtiva, pelo contrário, podem estar gastando todo o tempo que dispõe com total improdutividade, fazendo coisinhas daqui e dali, se finalizar nada ou sem conseguir fazer absolutamente nada.
É por estas questões, que para conseguirmos administrar nosso tempo, temos que, além de definir nossas prioridades, temos que ter visão de futuro, saber onde queremos chegar, seja daqui a dois dias, ou daqui a cinco, dez ou vinte anos. Devemos traçar metas, objetivos, planos para nossa vida. Em segundo passo, temos que transformar nossos objetivos em metas, e iniciar a especificar como estas metas e em quanto tempo elas deverão ser alcançadas. O terceiro passo é criar planos e estratégias para poder alcançarmos tais metas, como conseguir, se for necessário dinheiro, como conseguir, etc. Em quarto lugar, colocar em prática e fazer o que deve ser feito para que alcancemos as metas e objetivos por nós propostos.
Devemos lembrar que tempo é muito mais que tudo isso que discutimos, tempo é vida, se desperdiçarmos tempo, estamos desperdiçando nossas vidas. Podemos chegar à conclusão de que, quem administra seu tempo, ganha tempo, e acaba ganhando vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Ganharmos tempo dentro do tempo que temos em nossa vida é algo que está ao alcance de todos nós.
Uma verdade é fato: quem não sabe aonde quer chegar, provavelmente nunca irá chegar, mesmo que tiver tempo!
Organização de arquivos
Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos.
- Lugar onde se guardam documentos
- Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes etc.
- Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético.
Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiros arquivo têm a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.
Vamos tomar atenção para não confundir ARQUIVO com o nome do móvel onde se guardam os documentos.
Toda empresa têm uma grande demanda de papéis que devem ser arquivados, como documentos, atas, estatutos, nomeações, processos, entre outros. E estes arquivos devem estar organizados de tal maneira que se possa achá-los com extrema facilidade.
A existência de um arquivo vem da necessidade do armazenamento documentos que a empresa necessita, arquivo é mais que um lugar para armazenamento de documentos, é onde está toda a trajetória da empresa, sua história ao longo do período que ela existe. Organizar os arquivos da empresa é um investimento, jamais pode ser encarado como uma despesa.
A necessidade de mantermos um arquivo, é a necessidade de poder conservar os documentos.
Esses documentos podem ser:
Secretos: que exigem absoluto sigilo e cuja divulgação prejudica a segurança das partes envolvidas.
Confidenciais: tratam de assuntos pessoais ou de interesse da empresa, e que deve ser do conhecimento do menor número de pessoas possível.
Reservados: os quais devem ser guardados o sigilo por um determinado tempo. Quando terminado esse período, podem ser divulgados.
Ostensivos: devem ser exibidos ou divulgados, pois é do interesse de todos.
Fiscais: todo documento comercial que está sujeito a uma fiscalização por um órgão municias, estadual ou federal. O documento fiscal pode ser solicitado para comprovar uma transação efetuada pela empresa. Tais como notas fiscais, guias de recolhimento de ISS, ICMS, IPI, INSS, balanços, faturas etc.
Estes documentos devem estar separados, e para tal feito, é necessário ler o documento e analisar sua origem. A organização dos arquivos deve ser feita no mínimo anualmente, e conferir e guardar os documentos que realmente são importantes, porque 75% dos papéis gerados pelas empresas é exclusivamente lixo. Devemos organizar para saber quais documentos devemos mover para o arquivo inativo, os que já não ter serventia porque já venceram na tabela de temporalidade, e que, portanto devem pertencer ao arquivo morto. Devo ter em meu arquivo corrente (ou dinâmico), apenas documentos do ano em curso, pois são deles que mais vou precisar.
· Arquivo Corrente ou Dinâmico – também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso. São muito usados pela administração.
· Arquivo Intermediário – também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo. São Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração.
· Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é público.
Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”.
Para alcançamos a plenitude do nosso arquivo, devemos ter nele: organização, segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, fácil acesso e uniformidade.
O móvel onde podemos armazenar os documentos são:
- Gaveteiros: que geralmente são de pastas suspensas. A desvantagem é que se ele for muito alto e enchermos mais as gavetas de cima e menos as de baixo, corremos o risco de ele tombar em nosso corpo quando for aberto. Se o utilizar, evite deixar as gavetas aberta, e /ou as pastas muito abarrotadas, pois quando for pegar uma pasta, outra virá junto e cairá.
- Armários: podemos guardar as pastas A-Z, pastas normais, pastas sanfonadas, em caixas, como caixas de arquivos suspensos. A vantagem é que pode ficar uma organização mais visível e ao alcance.
- Deslizantes: ele se contrai e se expande, se adequando à lugares pequenos, ou com volume muito grande de documentos. Geralmente é mais utilizado em bibliotecas, para o armazenamento de livros.
Para uma melhor estática aos nossos documentos, podemos nos atentar a alguns detalhes, como, para separar documentos, utilizar pastas “L”; preferir grampear os documentos ao prendê-los com clipes, e sempre lembrando que o grampo deve estar na parte superior esquerda; documentos com furos devemos reforçar com adesivos próprios para esse fim; e quando retirarmos algum documento do arquivo, marcar esta parte para devolver o documento para o mesmo lugar.
