Do estereótipo clássico que marcou as secretárias durante muitos anos, restaram apenas raras e abomináveis piadas sem graça. O mundo moderno se rendeu, finalmente, ao poder dos profissionais da área de Secretariado Executivo, que se tornam funcionários cada vez mais importantes para as empresas de todos os setores. Uma das poucas profissões ainda majoritariamente femininas, o secretariado se transformou em uma função não apenas de apoio mas de complementação do trabalho do executivo, que delega cada vez mais tarefas, por causa da falta de tempo para executá-las.
Entre as funções de secretaria estão o controle da agenda de compromissos do superior, o acompanhamento de reuniões e a redação de relatórios e correspondências, o atendimento do público interno e externo, o arquivamento de documentos, entre outras atividades da rotina específica do setor. Assim como acontece em outras profissões, nesta também já não se pode sobreviver sem bons conhecimentos de informática e de pelo menos mais um idioma - geralmente, é fundamental saber inglês, mas cresce a demanda por profissionais que dominam o espanhol.
"Mas não basta ter diploma", alerta Luiz Fernando Figueiredo, assistente de coordenação da Faculdade de Secretariado Executivo da Universidade São Judas Tadeu, em São Paulo. "O bom secretário executivo tem que ter respostas para as questões que se apresentam no dia-a-dia", completa. Isso significa que a capacidade para tomar decisões é uma qualidade indispensável. Muitas vezes, na ausência do chefe, é preciso contornar conflitos e situações inesperadas, de maneira a não obstruir o fluxo de trabalho. Esse profissional também deve ter sólidas noções de administração e boa dose de diplomacia para saber lidar com os demais funcionários e com a clientela da empresa.
Organização é outra característica desejável, que facilita o trabalho do secretário executivo, sempre às voltas com inúmeros compromissos - planejamento de eventos, acompanhamento de conferências, preparação de reuniões e pagamento de contas. Estar bem informado sobre fatos que possam ser de interesse para a companhia é fundamental. Por isso, a leitura de jornais e revistas semanais deve ser um hábito.
Na faculdade, o aluno recebe uma formação global. As disciplinas vão de cultura brasileira a psicologia, de matemática e estatística a contabilidade e Economia. Sem falar nas matérias que dizem respeito mais diretamente à rotina profissional, como noções de direito e ética, protocolo, administração e informática.
Em geral, o estudante consegue emprego antes de concluir o curso. "O mercado de trabalho é estável, mesmo em épocas de crise", informa Figueiredo. Mas, atenção: é fundamental não desperdiçar as oportunidades de estágio que aparecerem durante o curso. Nessa área, a experiência e o desembaraço contam muito para uma contratação.
