A área de secretariado, regulamentada há 23 anos no Brasil, tem sido a que mais cresce no mundo, segundo dados da ONU. As novas exigências do mercado globalizado fazem com que o profissional de secretariado assuma novo perfil no assessoramento das organizações, tornando-se co-gestor de informações, de mudanças, do relacionamento interpessoal, de projetos, do conhecimento e de planejamento de sua própria carreira.
Diante da realidade do secretariado no mundo moderno, fica cada vez mais claro que os profissionais mais requisitados são aqueles que desenvolvem a iniciativa, conhecem o seu papel e sua função nas organizações e estão preparados para as mudanças necessárias aos novos desafios. Para alcançar metas e objetivos o novo profissional não pode relutar em aplicar técnicas de gerenciamento do tempo, comunicação, resolução de problemas. O profissional de secretariado será constantemente cobrado nas organizações em que atua no sentido de melhorar o atendimento ao cliente, colaborar com superação de barreiras da convivência e a gerir bem as diversas circunstâncias. A capacidade para gerenciar e tomar decisões, intermediando conflitos de todos os níveis será cada vez mais valorizada no mercado.
Sabendo disso, deve-se sempre buscar a construção de atitudes saudáveis e modificar atitudes nocivas. Desta forma fluirão melhores práticas em reuniões, administração do uso do tempo, diminuição de conflitos e maior qualidade pessoal e organizacional.
Nesse contexto, na postura profissional adotada, deve-se ter objetivos de se desenvolver o senso crítico, aprimorar atitudes e comportamentos profissionais para interferir positivamente no grupo de trabalho, buscando conviver em harmonia, administrar conflitos, motivar e elevar a produtividade. O profissional de secretariado pode exercer a liderança característica de seu perfil através de atitudes, tendo postura profissional em diversas situações. Nesse processo a boa comunicação é um elemento chave. Comunicar bem melhora muito o ambiente e a produtividade. E saber ouvir e perguntar é essencial para implantar mudanças eficazes e construir uma visão de futuro no trabalho.
Todas essas variáveis implicam em abordar a competência emocional, que nada mais é que a Inteligência Emocional voltada para a prática. Para melhorar nossa competência emocional devemos desenvolver a percepção das emoções identificando-as no sentido da autoconsciência, autocontrole, compreendendo o que está por trás de um sentimento e apreender meios de lidar com emoções. Por exemplo, é preciso estar orientado sobre as várias reações psicossociais que o fenômeno do estresse acarreta, identificando as características resilientes como forma de prevenção; e aprender que a relação corpo/mente/emoções é de grande importância para a qualidade de vida do ser humano e seus relacionamentos.
Visando a Inteligência Emocional pode-se estabelecer um programa sempre buscando aprender sobre os conceitos de competência emocional, para então se conscientizar de para que servem as emoções, e desenvolver a autoconsciência e autocontrole. Assim como conhecer o estresse e as formas de lidar com ele, primando especialmente pela prevenção, objetivando uma melhor qualidade de vida pessoal e profissional.
Benefícios práticos da Inteligência Emocional
Fica claro que o novo profissional deve aliar conhecimento técnico com o gerenciamento das emoções. Desenvolver a Inteligência Emocional pode contribuir para melhoria satisfatória de vários aspectos profissionais e pessoais. Alguns benefícios do fortalecimento da competência emocional são:
- Ter um bom autoconhecimento, conhecer as próprias aptidões e fraquezas, sabendo qual sentimento está afetando o equilíbrio e como agir em cada situação;
- Autoconsciência e controle dos próprios sentimentos e emoções, sabendo lidar com situações como ansiedade, tristeza e irritabilidade;
- Fortalece o otimismo para motivar-se de maneira efetiva tendo auto-aceitação das próprias limitações, assim como motivar as outras pessoas;
- Relacionar-se bem com as outras pessoas, comportando-se corretamente em situações de conflitos e comunicando-se de forma eficaz;
- Empatia bem desenvolvida para lidar com sentimentos e emoções de outras pessoas de maneira eficiente;
- Contribuição para a prática de um bom marketing pessoal (melhora significativa da imagem pessoal e profissional);
- Conseguir colocar as emoções a serviço de uma meta ou objetivo individual ou coletivo.
Estratégias de aprimoramento em Inteligência Emocional
Embora não seja possível afirmar com certeza a respeito da origem da inteligência humana e em vista da grande divergência de opiniões sobre o assunto, pode-se aumentar a própria inteligência aprendendo técnicas que permitem agir de forma inteligente. As ferramentas disponibilizadas pela própria mente, se usadas de forma correta, podem melhorar o desempenho em uma atividade, impondo mudanças positivas e uma melhora contínua.
Para continuar a desenvolver a Inteligência Emocional, o indivíduo necessita considerar alguns aspectos importantes. O primeiro deles é que as pessoas que possuem níveis mais elevados de Inteligência Emocional são notadamente pessoas que gostam de tentar novas coisas, que gostam de enriquecer sua visão fazendo novas conexões entre conhecimentos. O ponto é continuar aprendendo e praticando. É importante entrar em contato com pessoas que possuem habilidades emocionais desenvolvidas para descobrir como elas fizeram para chegar a tal ponto de competência, fazer perguntas sobre o que as motivou e que valores as conduziram a seu êxito.
Em um ambiente que muda rapidamente, como o atual, é essencial ter certeza das competências que levarão à conquista dos objetivos pessoais e profissionais. Qualquer que seja a mudança apresentada pelo ambiente, a resposta que o indivíduo dá a ela é que determinará os resultados. Culpar a falta de tempo, o chefe, ou a economia pelo que está acontecendo não é a melhor solução. Pois esses fatores não estão dentro do controle direto do indivíduo. O que pode ser controlado é o modo como ele responde ao ambiente. Essa resposta pode e deve ser mudada conforme necessário.
No escopo deste trabalho, não cabem descrições minuciosas e detalhadas sobre como desenvolver a Inteligência Emocional adequadamente. No entanto, as análises dos materiais pesquisados em livros, artigos, vídeos e sites na Internet, possibilitam estabelecer algumas sugestões para o profissional de secretariado buscar seu próprio desenvolvimento emocional.
No processo de aquisição de ferramentas para desenvolvimento da Inteligência Emocional é preciso estar atento para que se possa aprender a:
- Ouvir as emoções e descobrir que mensagem elas carregam;
- Fazer as perguntas corretas e usar diferentes soluções de percepção;
- Usar a estratégia abrangente de criatividade para conseguir soluções necessárias;
- Planejamento de objetivos alinhados com o que a pessoa é;
- Gerenciar as emoções para que elas possam ajudar a alcançar objetivos;
- Usar capacidades em contextos diversificados e modelos de excelência identificados em outras pessoas;
- Resolver conflitos e viver de forma harmônica consigo mesmo e os outros.
A série de práticas para o aprimoramento no gerenciamento das emoções, ligados ao conhecimento técnico requerido para a profissão, pode gerar os grandes benefícios já mencionados anteriormente.
A Inteligência Emocional, segundo o autor Goleman (2007), pode ser melhorada trabalhando-se cinco habilidades básicas que são: o conhecimento das próprias emoções (autoconhecimento); o controle das próprias emoções (autocontrole); a automotivação; o reconhecimento das emoções dos outros e finalmente a arte das relações humanas.
Em relação ao autoconhecimento, o primeiro passo é utilizar-se da autoconsciência para conhecer os próprios estados interiores, preferências, recursos e intuições. A autoconsciência é formada pela percepção emocional (reconhecimento das próprias emoções), a auto-avaliação precisa (saber os próprios pontos fortes e limitações) e a autoconfiança (que é a certeza do próprio valor e capacidade). Ou seja, é ser consciente para reconhecer individualmente cada emoção e como é que ocorrem e entender também o porquê daquela emoção, além de compreender os seus efeitos (bons ou maus) sobre o comportamento. Nessa aptidão, usa-se ainda a autoavaliação, para conhecer os próprios pontos fortes e as fraquezas, aprendendo com os erros, e tentando sempre construir com base no que já tem numa tentativa de se tornar melhor.
A segunda habilidade é o gerenciamento das emoções, ou seja, aprender a lidar com os próprios estados interiores, impulsos e recursos. Isso pode ser melhorado observando os itens: autocontrole (lidar com emoções perturbadoras e impulsos), merecer confiança (manter padrões de honestidade e integridade), ser consciencioso (assumir a responsabilidade pelo desempenho pessoal), adaptabilidade (flexibilidade para lidar com mudanças) e inovação (sentir-se à vontade e aberto diante de novas idéias, enfoques e novas informações). De forma geral, gerenciar emoções, ou ter autocontrole, é resistir aos impulsos, manter a calma mesmo quando o caos prevalece, e pensar sempre de forma ponderada, quando os que rodeiam não podem.
Na terceira habilidade, a automotivação, sabe-se que existem tendências emocionais que guiam ou facilitam o alcance de metas, tais como: vontade de realização (esforçar-se para melhorar ou satisfazer um padrão de excelência), a dedicação (alinhar-se com as metas da equipe e/ou organização), iniciativa (estar pronto para agir diante das oportunidades) e otimismo ( persistência na perseguição das metas a despeito de obstáculos e reveses). Deve-se haver a compreensão que todos cometem erros, mas a melhor escolha é persistir, não importa quantas vezes se tenha fracassado, mantendo sempre a esperança que o sucesso ou felicidade podem estar próximos. É necessário ainda, possuir certa adaptabilidade, para admitir o erro quando ele existir, permanecendo flexível diante dos obstáculos, mas nunca ser demasiado teimoso quando é necessário mudar.
Outra área a ser focada no processo de desenvolvimento de Inteligência Emocional é a da empatia, que é a percepção dos sentimentos, necessidades e preocupações dos demais indivíduos. Esta habilidade se divide em: compreender os outros (ou seja, pressentir os sentimentos e perspectivas dos outros e assumir um interesse ativo por suas preocupações), orientação para o serviço (antever, reconhecer e satisfazer as necessidades dos clientes), desenvolver os outros ( pressentir as necessidades de desenvolvimento dos outros e melhorar sua habilitação), alavancamento da diversidade (cultivar oportunidades através de diferentes tipos de pessoas) e percepção política (que é identificar e ler as correntes emocionais e os relacionamentos de poder de um grupo).
A última das estratégias de aprimoramento da Inteligência Emocional é trabalhar a habilidade para lidar com as emoções das outras pessoas. Essa é uma aptidão natural para induzir nos outros as respostas desejáveis. Desta forma é preciso focar os itens: influência (implementar táticas eficazes de persuasão), comunicação (emitir mensagens claras e convincentes), liderança (inspirar e guiar grupos e pessoas), catalisador de mudanças (iniciar ou administrar as mudanças), gerenciamento de conflitos (negociar e solucionar desacordos), formação de vínculos (estimular os relacionamentos produtivos), colaboração e cooperação (trabalhar com outros, rumo a metas compartilhadas), e a capacidade de equipe ( criar uma sinergia de equipe, buscando atingir metas coletivas). O essencial aqui é a iniciativa, dar o primeiro passo quando surge a oportunidade, nunca se retrair apenas porque não é a descrição de trabalho do profissional, pois algumas vezes será necessário flexibilizar as regras quando se trata de fazer progressos.
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