VEJA DEZ MANEIRAS ERRADAS DE UM GESTOR MOTIVAR SUA EQUIPE

O que toda empresa quer é profissionais motivados, animados e interessados em fazer seu melhor. Para isso, porém, é preciso saber estimular esse comportamento, oferecendo promoções, novos desafios e mais autonomia, por exemplo. O problema é que nem todo gestor sabe que, muitas vezes, ao invés de estar motivando ele pode estar desmotivando seus funcionários.

Pensando nisso, elaboramos uma lista com 10 maneiras erradas de motivar os funcionários. Contamos, para isso, com a ajuda de especialistas em gestão de carreira e motivação. Confira:

1. Os profissionais são únicos - “não existe motivação em massa”, explica o especialista em motivação, Roberto Recinella. Uma das maneiras erradas de motivar os profissionais é acreditar que o que motiva um motiva todos. Os líderes que não conhecem cada um dos membros de suas equipes podem cometer esse erro.

Na prática, o gestor acredita que determinado elemento vai motivar um profissional, pois foi o mesmo elemento que já motivou um outro trabalhador. Mas, segundo Recinella, isso não funciona sempre. A sugestão é conhecer cada um dos membros da equipe, entendendo suas necessidades e interesses.

2. Desafios megalomaníacos - a maioria das pessoas sabe que os profissionais, para se sentirem motivados, querem desafios constantes. Ou seja, uma oportunidade de superar uma meta e de mostrar um bom trabalho. O erro acontece quando o líder, pensando que vai motivar, estipula um desafio absurdo, que dificilmente será atingido. “O profissional sabe que não vai conseguir e logo fica desmotivado”, analisa o especialista. Os desafios devem sempre ser propostos, mas precisam ser palpáveis.

3. Sempre em cima - ainda na lógica do item um, o líder pode desmotivar, tentando motivar, se não entender as necessidades e os interesses dos profissionais. Nesse caso, a desmotivação acontece porque o chefe fica em cima demais do funcionário, acreditando que ele quer esse acompanhamento de perto, quando, na realidade, o que ele deseja é mais autonomia e liberdade.

Novamente, os profissionais são diferentes uns dos outros. Se o chefe entende que acompanhar de perto o trabalho de um profissional o motiva, ele não deve acreditar que isso vai motivar todos os demais. Portanto, é importante identificar as necessidades de cada um.

4. Falta de clareza - o líder também pode desmotivar alguns membros da equipe quando está tentado motivar outros. Promover um funcionário, por exemplo, sem dúvida fará com que esse profissional se motive. Porém, se essa promoção não for clara, ou seja, se os demais não entenderem os motivos dela, será um grande fator desmotivacional para os demais membros da equipe.

5. Feedback mal dado - alguns líderes acreditam que fazer uma crítica fará com que o profissional queira mudar, melhorar e virar o jogo. Por isso, ao dar um feedback, criticam alguns pontos do trabalho do profissional – pensando que ele vá querer melhorar. O problema, novamente, é que as pessoas são diferentes, ou seja, alguns são automotiváveis, enquanto outros desanimam totalmente.

A sugestão é fazer um feedback bem estruturado, ou seja, apontar os pontos que deveriam ser melhorados, observando a maneira de falar e ainda ressaltar os pontos positivos do trabalho do profissional.

6. Falta de feedback - na mesma linha do item anterior, o feedback é uma questão bastante delicada. Se o líder prefere não fazer, pensando que o profissional vai achar que a ausência de feedback significa que não há nada de errado com seu trabalho, isso pode ser um “grande tiro no pé”, explica a professora do Núcleo de Estudos e Negócios em Desenvolvimento de Pessoas da ESPM (Escola Superior de Propaganda e Marketing), Adriana Gomes.

Sem uma avaliação do seu trabalho o profissional pode sentir que não é importante, que seu trabalho não faz nenhuma diferença.

7. Promoção sem remuneração - promover uma pessoa de cargo é um ótimo fator motivacional, mostra que seu trabalho foi reconhecido e que ele está pronto para novos desafios. Mas, novamente, nem todos os profissionais são iguais, e se o líder pensar que uma promoção sem aumento de salário é sinônimo de motivação para qualquer profissional, ele pode estar muito enganado. Mesmo que o funcionário se motive num primeiro momento, com o tempo ele vai entender que só tem mais trabalho, pelo mesmo salário.

8. Possibilidades que nunca chegam - Adriana explica que outro fator que pode gerar grande desmotivação, apesar do objetivo não ser esse, é prometer coisas e nunca cumpri-las. Desde sinalizar uma promoção que nunca chega, até coisas menores, como uma visita ao cliente, a participação em um projeto, novos desafios e remuneração maior. Claro que inicialmente o profissional vai se motivar, mas, quando ele entender que nada acontece, a situação pode ficar muito ruim.

9. Delegar sem dar suporte - se o líder delega funções extras a um membro da equipe, é preciso que ele também dê o suporte necessário. Muitas vezes os profissionais podem sentir que não estão preparados para assumir determinadas tarefas e, se não puderem contar com o suporte do líder, o que deveria ser um fator motivacional, acaba desmotivando.

10. Delegar sem dar autonomia - o líder também deve saber que autonomia é importante para alguns profissionais. Logo, se ele delegar algumas funções, mas continuar centralizador demais, isso pode ofuscar a motivação inicial de ter assumido novas responsabilidades.

http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/veja-10-maneiras-erradas-de-um-gestor-motivar-sua-equipe/53471/

SECRETARIADO EXECUTIVO: INTELIGÊNCIA EMOCIONAL DE QUEM ASSESSORA

“Quando investigam por que a evolução humana deu a emoção um papel tão essencial em nosso psiquismo, os sociólogos verificam que, em momentos decisivos, ocorreu uma ascendência do coração sobre a razão”. (GOLEMAN, 1995, p. 18).

Acreditamos que esta afirmativa de Goleman aponta, em outras palavras, a relevância da inteligência emocional no desempenho dos inúmeros papéis e funções atreladas aos profissionais, e aqui em particular, ao profissional de secretariado. Frente ao mercado de trabalho exigente, os profissionais das mais diferentes áreas necessitam de conhecimentos técnicos e interpessoais satisfatórios, segundo Weisinger (2001). Isso também diz respeito diretamente ao profissional de secretariado. Não basta ser o mais competente tecnicamente. Isso já não mais lhe garante trabalho. Torna-se imperativo o desenvolvimento e o aprimoramento de habilidades como controle de emoções e capacidade de interatuar adequadamente com grupos diferentes em momentos distintos.

Precisa saber conviver consigo e com o outro; acima de tudo aceitar o outro como um legítimo ser humano, que chora, ri, guarda segredos, têm sonhos, desejos, receios. Agostinho et al. (2002) afirmam que quanto mais fácil a convivência que cada um tiver consigo mesmo, mais fácil será a convivência com o outro.

Mais do que a qualidade dos bens e serviços, a maneira como o cliente se sente a respeito de um produto e da forma como é atendido, é o que conta. Goleman (1995) lembra, ao exemplificar, que a solidez do casamento, a competência como pai ou mãe na educação dos filhos, a capacidade em liderar funcionários, até mesmo a habilidade em se manter saudável, tudo depende do controle emocional e da competência em se libertar do mau humor, dos bloqueios de modo que possam inspirar os outros. Deixar de se irritar ou ficar defensivo em reuniões, permanecer cortês e paciente com alguém que esteja mal-humorado, denotam atitudes de quem tem controle emocional.

De fato há de se entender que as emoções nos acompanham o tempo todo e são muito importantes, pois nos fornecem sinais de como estamos e quem somos de verdade. Atualmente existe uma linha tênue entre o âmbito profissional e o emocional e para muitas pessoas fica difícil separar as emoções vivenciadas. Em muitos casos, essa linha sequer existe – o que contribui para a existência de profissionais extremamente emotivos, que fazem suas escolhas de carreira baseadas apenas em questões emocionais que assim geram frustrações e fracassos. (GOLEMAN, 1995).

A atuação no secretariado tem como diferenciais: a ênfase em assessorar executivos e equipes multiprofissionais, trabalhar em processos administrativos, liderar equipes, gerenciar relações interpessoais e criar vínculos de compromisso e credibilidade com clientes internos e externos. Desta forma, o profissional tem de estar apto a atuar junto a dirigentes de organizações públicas e privadas, cada qual com diferentes tipos comportamentais. A função dinâmica de assessorar requer qualificações e equilíbrio emocional em saber atender de maneira concisa e eficaz tais demandas de comportamento.

Determinados momentos do dia podem ser considerados críticos para o profissional de secretariado. O contato com uma diretoria estressada pelas cobranças hierárquicas, por exemplo, pode causar muita pressão e cobranças ou até mesmo desmotivação. Pelo fato de seu trabalho envolver basicamente relacionamento interpessoal, o desenvolvimento do controle das emoções poderá lhe trazer ganhos por lidar mais facilmente com situações difíceis. Além de ser capaz de identificar maus hábitos e poder rastrear as possibilidades de crescimento, porque poderá fazer com que as atitudes sejam focadas em resultados esperados, sem a perda da motivação e com o equilíbrio emocional necessário para manutenção da empatia com o grupo de trabalho.

Quem assessora requer uma competência comunicacional de forma a usar a comunicação como o processo mediador do contato entre as pessoas, com a linguagem podendo ser verbal ou não-verbal. Administrar relacionamentos com clientes internos e externos é outra demanda emocional que norteia o secretariado executivo. Demanda que requer a capacidade, antes de qualquer outra, de gerir as próprias emoções, para depois gerir as de quem está ao redor. Precisar saber lidar com anseios e expectativas para garantir resultados positivos aos executivos e sucesso nas relações interpessoais.

O mercado competitivo exige uma estrutura organizacional que incentive o trabalho em equipe. Por isso, a competência baseada na empatia é extremamente valorizada no ambiente corporativo. Para a produtividade, o importante é que a empatia torna a empresa um processo tão produtivo quanto mais humanizado.

A empatia é uma habilidade de convivência no comportamento interpessoal que gera bem estar e afabilidade no universo do assessoramento executivo. Diante da dinâmica corporativa, é comum um profissional assessorar mais de um executivo. Este profissional certamente vai lidar com uma demanda alta de emoções, com cada executivo - por exemplo - exigindo um tratamento diferenciado ao manipular seus dados. Isso pode levá-lo a correr o risco de perder o controle e não saber olhar com empatia as situações distintas que se fazem presentes, que podem ferir a comunicação e criar falhas nas atividades corriqueiras. Claro que a interdependência do executivo e do profissional de secretariado tem de ser alinhada e baseada em diálogos sinceros e de muita compreensão de acordo com Maerker (1999).

Esta é uma situação que dia após dia se torna mais normal no ambiente corporativo, até porque o profissional sempre se deparará com distintas personalidades e tipos comportamentais diferenciados tanto por parte de quem ele assessora, como por parte dos clientes com os quais se relaciona. Baseado em Goleman (1995), a recomendação é praticar o bom senso que, sob a luz da IE, permite avaliar e conhecer melhor estas características atentando para a empatia, flexibilidade e autoconhecimento. Parafraseando Goleman, atender as diversas características humanas num mesmo ambiente é saber lidar diplomaticamente com adequação de postura e comportamento através da IE.

Outro aspecto que valida à atuação no assessoramento eficaz é a competência social que é fundamental para convivência equilibrada e harmoniosa. Para Mussak (2003) há uma nova visão do trabalho e da realização pessoal, que ele traduz na equação: conhecimento X habilidade X atitude = competência. Para ser um bom profissional é importante equacionar estes três elementos com o objetivo de ser competente e gerar resultados, reunindo condições básicas de todo ser humano. Goleman (1995, p. 134) afirma que as “pessoas que não têm essas habilidades são ineptas não apenas em sutilezas sociais, mas também no lidar com as emoções daqueles com quem se relacionam; inevitavelmente deixam perturbação por onde passam”.

Para Ferraz (2010) um profissional, que souber lidar com os conflitos internos e externos e os desafios do ambiente ao qual está exposto em sua atividade profissional, será um diferencial. Em meio à interação com colegas, da pressão do tempo versus demanda das atividades, dos ruídos e falhas na comunicação, surgem desafios que são inerentes às atividades e que vão determinar, por parte do profissional, a adoção de uma conduta e de uma linha comportamental que passam

a estar sintonizadas com a maneira e o jeito de atuar da organização.

Texto extraído de:

OLIVEIRA, Nalinle Nemecek. A relevância da inteligência emocional no trabalho do profissional de secretariado. Florianópolis, 2012. Artigo (curso de Especialização em Secretariado Executivo) Núcleo de Pós Graduação, Complexo de Ensino Superior de Santa Catarina/CESUSC.

Referências:

AGOSTINHO, Marcia Esteves; BAUER, Ruben; PREDEBON, José (organizadores).Convivencialidade: a expressão de vida nas empresas. São Paulo: Atlas, 2002.

ERRAZ, Eduardo. Por que a gente é do jeito que gente é? Sao Paulo: Gente, 2010.

MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Editora Gente, 1999.

GOLEMAN, Daniel. Inteligência emocional. Rio de Janeiro: Objetiva, 1995.

MUSSAK, Eugenio. Metacompetência: Uma visão do trabalho e da realização pessoal. 2. ed. São Paulo: Gente, 2003.

WEISINGER, Hendrie. Inteligência Emocional no trabalho. 12ª Ed. Rio de Janeiro: Objetiva, 1990.

EQUÍVOCOS AO PRATICAR NETWORKING

Seja na faculdade, na rua, no cursinho, no happy hour ou no mundo dos negócios ouvimos falar, com frequência, da importância do Networking para nossa visa pessoal e profissional. 

Ocorre que muitas vezes, na ânsia de criar de uma rede de contatos as pessoas cometem alguns equívocos e o resultado pode ser desastroso. Conheça alguns deles: 

O Bajulador – É importante entender que Networking significa construir relações, ou seja, um processo que leva tempo. Por isso, “forçar a amizade” não será uma boa alternativa. Dessa forma, é importante saber dosar o grau da relação e o bom senso que, como em qualquer situação, poderá ser um termômetro. 

O Interesseiro – Quer coisa mais desagradável do que receber uma ligação daquele colega que não fala com você há anos para pedir um emprego ou um favor? O problema não está no pedido, mas em lembrar somente na hora de dificuldade. Por isso, sempre que possível, envie uma mensagem, faça uma ligação, encaminhe um e-mail, enfim, mande “sinal de fumaça”. 

O Falador – evite ser o falador nos eventos, encontros e rodas de amigos. O famoso “especialista” – aquele que sabe tudo, resolve tudo, conhece todo mundo – Deixe que as pessoas também falem. Mostre interesse pelos assuntos dos outros e participe da conversa. 

O Agressivo – respeitar a opinião dos outros não significa concordar. Portanto, cuidado com a agressividade na forma de expressar suas ideias, principalmente em assuntos polêmicos, como política, religião, futebol e sexualidade. E quando não tiver nada de interessante para falar opte pela regra de ouro: fique calado. Essa postura, sem dúvida, contribuirá para que sua rede de contatos seja construída, mantida e ampliada. Afinal, ninguém gosta de conviver com pessoas, que dependendo do assunto, podem explodir. Seja agradável!

Arroz de festa - Quantidade não significa qualidade, e esta regra também se aplica ao Networking. Não adianta nada você estar em todos os eventos sociais - Almoço, jantar, balada, festa, chá de fralda, churrasco  -  e passar o tempo todo ao telefone trocando mensagens ou ainda ficar mudo e recolhido em um canto. Valorize seus encontros, aproveite para jogar conversa fora, rir, descontrair, e trocar experiências. 

E então, um belo dia você descobre que vive melhor quem tem competência para se relacionar, sendo que essa habilidade vai muito além de números (quantidade de amigos no Facebook, quantidade de saídas durante o mês...) Mas isso é assunto para outro post. 

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2014/02/equivocos-na-pratica-do-networking.html

O CAPIAU PÃO-DURO

O capiau, muito do pão-duro, recebe a visita de um amigo. A certa altura da conversa o amigo pergunta: 

- Se você tivesse seis fazendas, você me dava uma? 

- Claro, uai! - respondeu o mineiro. 

- Se você tivesse seis automóveis, você me dava um? 

- Claro que sim! 

- E se você tivesse seis camisas, você me dava uma? 

- Não! 

- Porque não! 

- Porque eu tenho seis camisas!

http://www.piadasnet.com/piada236caipiras.htm 

ETIQUETA PARA SECRETÁRIOS

Com uma boa vestimenta, podemos ficar elegantes e sérios, na medida necessária para bem atendermos e sermos discretos.

Porém, nenhuma vestimenta cairá bem se o secretário não souber se portar com os clientes ou com qualquer outra pessoa que adentrar a empresa. Por isso, segue hoje dicas de etiqueta e boas maneiras para secretários, que farão com que todos elogiem o comportamento deste profissional.

Vamos às dicas?

1. Sorria! Não importa o humor em que a pessoa esteja, se ela vê um sorriso franco e receptivo, ela se sentirá também receptiva. Por isso, dê o seu melhor sorriso sempre que avistar alguém entrando na empresa.

2. Nada de e-mails pessoais. Local de trabalho não é local de cuidar da sua vida pessoal. Parece grosseria, mas é verdade. A vida pessoal tira muito da concentração da pessoa, e o secretário deve estar 100% focado na empresa e nos clientes.

3. Nada de intimidades com os clientes ou com superiores: e isso vale mesmo quando ele estiver tentando ser mais simpático. O comportamento deve ser sempre formal. Cumprimentos na hora de chegada e saída, e se possível com o tratamento de “senhor” ou “senhora”. Por exemplo: “Bom dia, senhora _____, posso pegar sua bolsa?” ou “Posso acompanhá-lo até a porta, senhor _____?”. Educação e bons modos nunca são demais.

4. Usar sempre as regras de etiqueta ao telefone

5. Uma grande qualidade da secretária é saber ouvir! Tente, sempre que puder, ouvir mais e falar menos. As pessoas transmitem muitas informações importantes quando estão falando, então tente se atentar a tudo e filtre aquilo que é mais importante. O que nos leva ao próximo item…

6. Nada de fofocas! Essa é uma dica que fala por si só e vale para qualquer profissão.

7. Estude e pratique o bom português. Muito de sua imagem vem da forma como você se expressa. Uso de gírias, verbos mal conjugados, piadas, tudo pode depor contra você.

8. Procure sempre se atualizar. O mundo muda muito depressa, e as profissões também. Sempre use a internet a seu favor, para procurar dicas, inscrever-se em congressos e cursos, conhecer novas técnicas e métodos. Um profissional atualizado vale ouro!

Essas e outras dicas de comportamento e providências podem ser aprendidas em um bom curso de Secretariado.

http://www.blog.institutomonitor.com.br/index.php/2013/05/27/dicas-de-etiqueta/ 

IMPLANTAR OU IMPLEMENTAR?

TEORIA DA MOTIVAÇÃO DE MASLOW - TEORIA DAS NECESSIDADES

Em nossa série sobre motivação apresentamos a Teoria das Necessidades de Abraham Maslow, entenda quais são as necessidades primárias e secundárias do ser humano e a aplicação da pirâmide de Maslow na psicologia organizacional.

Para o psicólogo norte-americano Abraham Maslow  (1908-1970), adepto da psicologia humanista, a motivação está diretamente ligada à satisfação de necessidades; sua proposta de hierarquia de tipos de necessidades, conhecida como Pirâmide de Maslow, pode ser resumida assim:

Na base da pirâmide nós temos necessidades indispensáveis à vida, chamadas de necessidades primárias, como a satisfação de necessidades fisiológicas básicas do corpo físico (respiração, comida, água, etc.);

Logo acima vem a necessidade de segurança, de amor e relacionamentos e de estima; por último, no grau mais refinado, vêm as necessidades de realização pessoal; estas são chamadas de necessidades secundárias. As necessidades primárias são atendidas externamente (comida, roupa, dinheiro, etc.); as necessidades secundárias são atendidas internamente (sensações de afeto, autoestima, realização pessoal). Nesse artigo apresentaremos os principais conceitos da Teoria de Maslow e mais:

Pirâmide de Maslow

Nas palavras do próprio Maslow:

"… à medida que os aspectos básicos que formam a qualidade de vida são preenchidos, podem deslocar seu desejo para aspirações cada vez mais elevadas."

Esse modelo foi batizado como a Pirâmide de Maslow, por exemplo, em psicologia organizacional, como forma de entender as motivações do trabalhador de uma empresa: um funcionário jovem em inicio de carreira é motivado pelas escalas iniciais da pirâmide de Maslow; ele trabalha em primeiro lugar para garantir sua sobrevivência e necessidade de segurança. Na sequência ele é motivado a trabalhar para ter as condições físicas que lhe permitam casar-se e ter sua própria família. Uma vez que tenha garantido tudo isso, as principais necessidades do trabalhador passam a ser a sensação de autoestima e realização pessoal.

Em outras palavras, nesse último estágio é muito comum que o empregado não se satisfaça apenas com recompensas como aumento de salário e prêmios em dinheiro; ele precisa acima de tudo sentir-se bem consigo mesmo e experimentar satisfação pessoal com o trabalho que executa. Ele poderia preferir trabalhar num local que lhe pague um salário menor, mas onde ele experimenta uma grande satisfação pessoal com o serviço executado.

Como satisfazer as necessidades humanas

A teoria da motivação humana de Abraham Maslow parte da ideia de que uma necessidade satisfeita deixa de ser fonte de motivação para o comportamento; por outro lado, uma necessidade não satisfeita afeta diretamente o comportamento humano como fator desmotivador.

Muitos psicólogos consideram a teoria de Maslow excessivamente genérica ou válida apenas para alguns contextos socioculturais determinados. O próprio Abraham Maslow confessa que estava insatisfeito com sua teoria; seu interesse principal era a compreensão da consciência humana e da sensação de auto realização. Juntamente com Stanislav Grof realizou estudos sobre estados alterados de consciência e espiritualidade que vão levar à Psicologia Transpessoal.

“Um músico deve compor, um artista deve pintar, um poeta deve escrever, caso pretendam deixar seu coração em paz”.

O que um homem pode ser, ele deve ser. “A essa necessidade podemos dar o nome de auto realização.” (Abraham Harold Maslow, 1908 - 1970)

Psicologia Organizacional e o modelo da Pirâmide de Maslow

A Pirâmide de Maslow, no entanto, tornou-se um importante modelo explicativo da Psicologia Organizacional. Algumas empresas preocupadas em preservar seus executivos de maior sucesso procuram, além das recompensas financeiras, oferecer a eles condições que atendam sua necessidade de expressar sua criatividade e realização pessoal, como a oportunidade de atuar em programas voluntários de apoio a comunidades carentes, apoiar ou organizar programas culturais e uma série de outras ações que também agregam uma importante imagem de responsabilidade social a estas empresas.

Seus conceitos também são utilizados com frequência no campo de Publicidade e Marketing. Observe que a propaganda busca constantemente associar um produto que atende necessidades primárias com a satisfação de necessidades secundárias e fonte de realização pessoal; essa associação desperta uma motivação maior pelo consumo do produto, na avaliação dos publicitários.

Frases de Abraham Maslow

Logo abaixo selecionamos algumas frases de Abraham Maslow, pensamentos que expressam seu ponto de vista sobre a motivação e necessidades humanas.

"Podemos escolher recuar em direção à segurança ou avançar em direção ao crescimento. A opção pelo crescimento tem que ser feita repetidas vezes. E o medo tem que ser superado a cada momento."

"Se quiser por à prova o caráter de um homem, dê-lhe poder."

"Para mudar uma pessoa é necessário mudar sua consciência de si mesma."

"Na realidade, as pessoas auto realizadas, que atingiram um elevado nível de saúde, maturidade e realização pessoal, têm tanta coisa a nos ensinar que, às vezes, quase parecem pertencer a uma espécie diferente de seres humanos."

http://www.esoterikha.com/coaching-pnl/teoria-de-maslow-a-teoria-das-necessidades-piramide-de-maslow.php

A IMPORTÂNCIA DO CLIMA ORGANIZACIONAL NA QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO

                                                                                             

A expressão Qualidade de Vida no Trabalho é bastante ampla, porém na análise desta é de fundamental importância um clima organizacional positivo. Na realidade, muitas das empresas passaram a se preocuparem com a qualidade de vida, seja no trabalho ou no ambiente extra organizacional das pessoas que atuam na empresa como base para maximizar a qualidade de produtos e serviços. É essencial investir em atividades que visem a melhoria da qualidade de vida dos funcionários e as atitudes que busquem o aperfeiçoamento do ambiente de trabalho. Daí ressalta-se a importância da avaliação do clima organizacional.

Pesquisas sobre níveis de satisfação no ambiente de trabalho são importantes para minimizar conflitos entre as necessidades dos indivíduos e das organizações, pois através do conhecimento das aspirações, dos desejos e das necessidades dos funcionários, medidas poderão ser adotadas, de modo que a organização possa alcançar seus objetivos institucionais e atender as expectativas dos indivíduos no trabalho.

Da análise das definições de clima organizacional, bem como do conjunto das variáveis, processos e/ou propriedades independentes que afetam o mesmo, verifica-se que quando os objetivos organizacionais estão em consonância com as expectativas dos empregados, existe uma tendência para que a empresa tenha sucesso, como consequência de um melhor desempenho humano no trabalho.

Como não há no Brasil a rotina formalmente instituída de pesquisar, de um modo geral, ainda se trabalha muito no "achismo". Com relação às pesquisas de clima, a situação não é diferente, a comprovação disso é que existem poucas publicações em revistas especializadas e livros sobre o assunto. Embora na década de 30, a ideia de clima organizacional já estivesse implicitamente presente na proposta da Escola das Relações Humanas, de Elton Mayo, quando realizou o experimento de Hawthorne, o que transparece ainda hoje nas organizações é a preocupação com o desempenho dos indivíduos para a execução das metas organizacionais e pouca atenção é dada à realização desses indivíduos dentro da organização.

É necessário que o administrador brasileiro entenda a importância do estudo de clima organizacional para um diagnóstico geral das empresas, bem como melhor entendimento da dinâmica organizacional. Em geral, é um processo que demanda disponibilidade de tempo e recursos, os quais nem sempre se acham conciliados para o pesquisador, além do que é preciso que os dirigentes tenham coragem para aplicar pesquisa de clima organizacional entre os funcionários, pois esta revela pontos fortes da gestão empresarial, mas também aspectos que precisam ser melhorados, e são justamente esses últimos que nem sempre recebem a devida atenção da alta direção, por negligência, medo de perda do "status quo", resistência às mudanças, desconhecimento, acomodação, entre outros.

Os benefícios decorrentes de uma pesquisa de clima para a empresa são muito vastos, dentre eles podem ser citados: medir o grau de satisfação dos funcionários com a empresa, com o trabalho em si e com os colegas de trabalho; subsidiar a empresa na adoção dos novos modelos de gestão, novas ferramentas de trabalho, verificando se as pessoas estarão propícias à adoção ou não destes novos modelos ou ferramentas de trabalho; melhorar a qualidade das relações de trabalho; desenvolver cultura gerencial participativa; identificar lacunas organizacionais, melhorando a imagem da empresa perante os clientes internos e externos etc.

Em suma, dentro da Qualidade de Vida no Trabalho - origem, evolução e perspectivas -, está um ambiente saudável, caracterizado não somente por condições de trabalho seguras e salutares, mas também por uma atmosfera psicológica sadia, o que só é possível averiguar através de uma pesquisa de clima organizacional séria, consistente e coerente. Na realidade, um clima organizacional favorável dentro do contexto profissional constitui importante passo para a Qualidade de Vida no Trabalho e melhoria da Qualidade de Vida do indivíduo.

Por Mônica Mello 

http://www.rh.com.br/Portal/Motivacao/Artigo/6883/a-importancia-do-clima-organizacional-na-qualidade-de-vida-no-trabalho.html

SECRETÁRIOS PLANEJANDO AS ATIVIDADES DO DIA

A rotina de nós, secretárias, é bem apertada, são muitas tarefas para resolver o tempo todo e se não houver um planejamento eficaz do tempo, pode comprometer e muito nossa carreira. Nosso dia que já não é fácil pode virar um caos e é claro que ninguém quer isso.

Cada secretária tem a sua rotina de tarefas, afinal, elas mudam conforme o setor que você trabalha. Mas sempre dá para melhorar um pouquinho e ficar ainda mais “Super” Não é?

Para a secretária, dominar as técnicas secretariais é fundamental. Para conseguir planejar e executar as atividades do dia é preciso adotar algumas técnicas importantes como:

Checklist

O checklist é uma lista de verificação. Nele é possível relacionar todas as atividades e os materiais necessários para executar determinada tarefa. Ele deve ser conferido diversas vezes durante o dia, garantindo que nenhum item passe despercebido e você acabe esquecendo-se de realizar alguma tarefa importante.

Follow-up

É uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Ele deve ser utilizado sempre, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes. Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.

A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, como o follow-up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos. Algumas coisas que podem ser guardados no follow-up:

• Cartas, memorandos, e-mails e lembretes manuscritos que aguardam uma resposta;
• Faturas, contas e anuidades a pagar;
• Lembretes ou controle para renovação de assinaturas;
• Respostas de assuntos que estão em andamento;
• Compromissos assumidos com novos clientes;
• Contratos a serem assinados;
• Assuntos a serem resolvidos na próxima reunião;
• Telefonemas pendentes que aguardam um retorno;
• Reuniões e visitas que precisam ser marcadas.

O follow-up pode ser arquivado em uma pasta sanfonada, em ordem numérica, com 31 repartições. Isso corresponde a cada dia do mês. Assim, você guarda lá no dia correspondente a ser executado.

Esse arquivo deve ser consultado diariamente, logo que chegar ao escritório e também no fim do dia, quando você começa a planejar as atividades do dia seguinte.

Não guarde no follow-up documentos inteiros ou originais. Deixe somente uma referência para quando for consultar lembrar-se do que se trata. Assim você evita de perder algum documento importante.

Evite transferir uma tarefa para o dia seguinte simplesmente porque não conseguiu realizar. Se não conseguiu cumprir seu prazo é porque alguma coisa esta errada, será preciso tomar cuidado no planejamento e no prazo que esta dando para as tarefas.

Agenda

Com ela é possível organizar as tarefas do dia, semana, mês… uma boa agenda eletrônica é o Google Agenda.

Tanto você como seu executivo podem alterar os compromissos e o melhor de tudo! Ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo. Basta ter acesso a internet. Muito bom não é?

Na agenda anote tudo que for possível, assim você não corre o risco de esquecer nadinha. Algumas coisas importantes que se deve anotar na agenda:

Todos os compromissos diários do executivo, da equipe e os seus próprios compromissos;

Reuniões internas, externas, colocando a data, horário, local, telefone, assunto e os participantes;

Contas a vencer e a receber;

Compromissos sociais;

Datas de aniversários dos contatos profissionais e dos familiares do teu executivo. É bom ajudá-lo a lembrar, mostra que você é super e não esquece nenhum detalhe.

Elimine todos aqueles papeizinhos que estão na sua mesa. Perder um deles e esquecer o compromisso é super fácil e você não deseja isso, não é mesmo?

Caso você utilize a tradicional agenda de papel, anote tudo a lápis, assim fica mais fácil para futuras correções.

Sempre que for falar com seu executivo tenha uma agenda nas mãos.

Anote nas contracapas coisas que costuma consultar sempre, como por exemplo, endereço do cartório que a empresa utiliza, o número do CNPJ, endereço completo do escritório, telefone, fax, ramais internos da empresa que trabalha, dados das filiais, etc.

Administração do tempo

Um jeito bastante eficaz de administrar o tempo é identificando possíveis falhas, como por exemplo, minutos que você passa procurando determinado documento que você jura que estava ali agorinha… Por isso e por outras coisas é necessário sempre manter a ordem de tudo secretária!

Algumas coisas que costumam desperdiçar nosso tão precioso tempo:

Falta de planejamento: não organizar com antecedência seu trabalho faz com que fique meio “perdida” durante o dia. Vai fazendo as coisas conforme forem aparecendo, e isso pode ser grave. Tente planejar tudo o que for possível, cotação de passagens, orçamentos, relatórios.

Manter mesa, gavetas, armários, arquivo e até o arquivo eletrônico é muito importante, nos dá a sensação de segurança, de saber exatamente onde esta determinado documento, já a desorganização nos deixa confusas e inseguras. Por isso, organize-se sempre!

Falta de direção: saber exatamente para quem delegar uma tarefa, pedir ajuda ou encaminhar determinado assunto é importante, pois economizamos alguns segundos perdidos “procurando” alguém que possa fazer determinada coisa.

Falta de motivação: sim, ela pode comprometer e muito nossas horas preciosas. A falta de motivação pode fazer com que você tenha que fazer e refazer tarefas por ter feito de baixa qualidade. Por isso a importância de bons treinamentos e projetos de motivação para todos da empresa.

Descontrole: controlar e administrar nosso dia a dia é essencial para manter uma rotina sem atropelos e muito produtivo. Interrupções do telefone, visitas não agendadas, reuniões de última hora atrapalha e muito o desenvolver das tarefas.

Falta de comunicação: essa é a grande responsável por muitos problemas dentro das empresas. Reuniões improdutivas, uso incorreto do telefone, falhas em transmitir informações, o tempo passa e nem percebemos.

Não delegar tarefas a colegas de trabalho: assumir mais trabalho do que consegue realizar é ter certeza que ficará estressado. Delegar tarefas demonstra maturidade e segurança, e não perder o controle. Esta com os dias muito corrido? Veja quem pode lhe ajudar e delegue algumas funções.

Aquela secretária que consegue administrar corretamente o seu tempo consegue transmitir uma imagem confiável de um profissional que cumpre seus prazos, mantém a ordem e o controle das situações. Administrar bem o tempo faz com que nos sobre algumas horinhas para vivermos mais tranquilos, sem estresse, e até acompanhar as novidades no blog!

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O QUE É MOTIVAÇÃO? CONHEÇA O CONCEITO E AS PRINCIPAIS TEORIAS

Apresentamos o conceito de motivação, sua definição e as principais teorias que explicam essa competência fundamental no desenvolvimento pessoal e profissional.

O que é motivação? Talvez a melhor forma de começar seja dizendo o que não é. Muitas pessoas acham que a motivação é um traço pessoal, isto é, alguns a têm e outros não. Na prática, alguns gerentes rotulam como preguiçosos empregados que parece não ter motivação. Este tipo de rótulo pressupõe que um indivíduo é sempre preguiçoso ou não se motiva com o que faz. Nosso conhecimento dos principais conceitos e teorias nos diz que isto não é verdade.

Neste artigo vamos definir o que é motivação além de nos aprofundarmos nas principais teorias sobre comportamento motivacional.

O que sabemos é que a motivação é o resultado da interação entre o indivíduo e a situação. Certamente, indivíduos diferem em seus impulsos motivacionais básicos. Mas o mesmo empregado que se sente logo entediado por abaixar a manivela da sua furadeira pode ficar horas a fio abaixando a manivela de uma máquina caça-níqueis em Las Vegas sem se sentir nem um pouco entediado.

Você pode ler um romance completo de uma só vez e achar muito difícil ler um livro didático por mais de 20 minutos. Não é necessariamente você, é a situação. Assim, enquanto analisamos o conceito de motivação, tenha em mente que o nível de motivação varia tanto entre indivíduos quanto para indivíduos em tempos diferentes.

Conceito de Motivação

Motivação é o impulso interno que nos leva à ação; a palavra sugere exatamente isso: motivo + ação, a força (motivo) que me leva a agir; a palavra vem do latim moveres, mover. Está diretamente ligada aos nossos desejos, necessidades e vontades. Há uma enorme controvérsia dentro da psicologia sobre como funcionam os mecanismos da motivação; e isso por uma razão muito simples: a motivação é uma das chaves para a compreensão do comportamento humano; age sobre o pensamento, a atenção, a emoção e a ação. Envolve anseios, desejo, esforço, sonho e esperanças.

Teoria de Motivação e o ponto de vista de seus principais autores

Do ponto de vista teórico, motivação é um assunto muito complexo:

Skinner, por exemplo, estudou a motivação como um condicionamento da mente; Kurt Lewin considera que a motivação é determinada em grande parte pela influência do meio ambiente sobre o individuo; Murray e Maslow dão especial importância à questão das necessidades humanas como ponto determinante da motivação; é muito popular hoje em dia a Pirâmide de Necessidades de Maslow, um modelo que classifica as necessidades em grau de urgência, iniciando naquilo que é indispensável à vida (fisiologia, segurança, relacionamento) e chegando ao grau mais refinado, das necessidades que proporcionam a sensação de realização pessoal.

Confira nas próximas semanas as principais teorias da motivação explicadas de maneira didática para você aprofundar seus conhecimentos e colocar em pratica esses conceitos que vem revolucionando o mundo e os treinamentos de desenvolvimento humano.

Impulso e Atração

Apenas para citar alguns exemplos: há duas perspectivas básicas de análise da motivação, como impulso e como atração. Ver a motivação como impulso significa que sua origem é instintiva, criada a partir de necessidades internas, como a fome. Esse é o ponto de partida de modelos explicativos como os de Freud e de Hull. Motivação como atração admite a razão e a emoção como motores do processo; fazemos escolhas que nos atraem em direção a algo prazeroso (hedonismo psicológico), é uma força que nos puxa em determinada direção.

Alguns teóricos admitem os dois princípios como complementares: a fome, por exemplo, oferece a motivação (impulso) para comer; a atração nos faz escolher um alimento apetitoso, como lasanha no lugar de espinafre.

Condicionantes da motivação

A motivação cobre grande variedade de formas comportamentais. A diversidade de interesses percebida entre os indivíduos permite aceitar que as pessoas não fazem as mesmas coisas pelas mesmas razões. Essa diversidade é a principal fonte de informações a respeito do comportamento motivacional.

Nesse contexto, ao falarmos em motivação humana, parece inapropriado que uma simples regra geral seja considerada como recurso suficiente do qual lançamos mão quando o objetivo é a busca de uma explicação mais abrangente e precisa sobre as possíveis razões que levam as pessoas a agir.

Para Cecília Bergamini, existem muitas razões que explicam uma simples ação: grande parte desses determinantes reside no interior das pessoas, tornando o estudo da motivação bem mais complexo, ao contrário daquilo que frequentemente se conclui, tomando-se por base explicações leigas geralmente adotadas no dia a dia da convivência humana.

Uma vez que cada pessoa possui certos objetivos motivacionais, o sentido que elas dão a cada atributo que lhes dá satisfação é próprio apenas de cada uma, é individual. Isto é, o significado de suas ações tem estreita ligação com a sua escala pessoal de valores. Esse referencial particular é que realmente dá sentido à maneira pela qual cada um opera sua motivação.

Em outras palavras, as atitudes e o comportamento de cada pessoa dependem de seus valores interiores. Nesse sentido, as necessidades também vão variar de pessoa para pessoa; é o caso das necessidades de ordem afetiva, por exemplo.

Também muito importante compreender o sentido que as pessoas dão ao trabalho; não vai haver satisfação emocional se a tarefa que as pessoas fazem não tem sentido para elas, não está alinhada a seus valores internos; este é o referencial que reata o homem à sua realidade e fornece os indícios de que precisa para elaborar suas expectativas, ideias e visões pessoais do que faz sentido para cada um.

(Estarei postando nas próximas semanas, sempre aos sábados, artigos sobre as principais teorias da motivação)

Marcelo Leandro de Campos 

http://www.esoterikha.com/coaching-pnl/o-que-e-motivacao-conceito-e-principais-teorias-da-motivacao-definicao.php   

ERROS QUE FAZEM SEU CURRÍCULO IR PARA O LIXO

O currículo é o primeiro contato do empregador com o candidato. Se há problemas com esse documento básico, mesmo um bom profissional pode ser desqualificado para uma entrevista.

1. Falta de dados pessoais

A ausência de informações importantes como idade, contatos ou endereço residencial no CV pode atrapalhar um candidato.

“Se não possuir logo de cara dados básicos sobre o candidato, é provável que o recrutador passe logo para o próximo”, afirma Ricardo Karpat, diretor da Gábor RH.

2. Excesso de dados pessoais

Incluir informações demais sobre você é tão ruim quanto apresentar poucas. “É completamente desnecessário apresentar no currículo números de documentos como CPF e RG”, diz Erica Isomura, especialista em RH no Vagas Tecnologia. Sua foto pessoal também é dispensável, com raras exceções.

3. Lacunas sem explicações

Na descrição das experiências profissionais, é importante não deixar nenhum período descoberto. “Por exemplo, se você escreve que trabalhou numa empresa de 2000 a 2002, e só menciona o próximo vínculo empregatício em 2006, o recrutador vai se perguntar o que aconteceu nesses 4 anos da sua vida”, diz Karpat.

4. Mentiras

Escrever no currículo que você fala inglês fluentemente se o seu nível é intermediário, por exemplo, é um tiro no pé.

De acordo com Paulo Dias, diretor da unidade de recrutamento e seleção da Mariaca, transparência é essencial. “Se você mentir no currículo, será desmascarado na entrevista, e vai ser muito pior”, explica.

5. Erros de português e falta de revisão

Os três especialistas ouvidos foram unânimes e enfáticos sobre a impressão negativa causada por um currículo escrito fora da norma culta da língua.

O mesmo vale para problemas de digitação. “Não basta passar o corretor ortográfico, é preciso revisar atentamente os textos que você escreve”, alerta Erica Isomura, do Vagas Tecnologia.

6. Tamanho exagerado

Para um candidato em início de carreira, uma página é suficiente para o CV. No caso de profissionais mais experientes, o limite pode ser de duas a três páginas, na opinião de Paulo Dias, da Mariaca.

“Currículos muito longos e prolixos dificultam a localização de informações importantes”, explica.

7. Auto avaliação sobre comportamento

Não é recomendável usar qualificações elogiosas a sua maneira de ser no currículo. “Gabar-se sobre o quão ousado você é pode até irritar o recrutador”, afirma Dias.

O ideal é deixar esse julgamento para quem vai entrevistar você. Ainda assim, vale usar adjetivos mais concretos, como “sólida experiência” ou “intenso contato com a atividade X” na síntese de qualificações.

8. Formatação “criativa demais”

Para a esmagadora maioria dos profissionais, o texto do CV deve vir em fontes clássicas como Times New Roman e Arial, em tamanho legível e na cor preta. Usar negrito, itálico ou sublinhado também é permitido.

“Para cores, no máximo uma, e de preferência sóbria, como cinza ou azul”, explica Karpat, da Gábor RH. A exceção existe para designers e outros profissionais ligados a criação e arte.

9. Derrapar na versão em inglês do currículo 

“CVs mal traduzidos deixam uma péssima impressão no recrutador”, afirma Paulo Dias, da Mariaca. Segundo ele, usar ferramentas como o Google Tradutor, por exemplo, transmite descaso ou falta de domínio da língua estrangeira.

10. Ser evasivo e/ou ambíguo

“Às vezes recebemos currículos que não esclarecem o nível de experiência, o objetivo e nem sequer a área em que o candidato pretende trabalhar”, conta Erica Isomura, do Vagas.

Outro erro comum é ser vago na descrição das suas experiências ou não mencionar todos os cargos ocupados em cada passagem profissional.

http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/10-erros-que-fazem-o-seu-curriculo-ir-direto-para-o-lixo

METAS: COMO OS SECRETÁRIOS DEVEM ESTABELECER E CUMPRIR

No cotidiano do secretariado, é muito importante não somente cumprir tarefas, mas também cumpri-las dentro de um prazo pré-estabelecido. Quando falamos de prazos, podemos falar das tarefas cotidianas – que devem ser cumpridas em X horas – ou mesmo de grandes projetos, que podem levar meses para ser terminados. Como essas tarefas serão realizadas? O que se deve fazer todo dia? Em quanto tempo elas serão cumpridas?

Todas essas perguntas estabelecem o que podemos chamar de “metas”. Ou seja, objetivos a serem realizados, em um dado espaço de tempo, de uma determinada maneira.

Por exemplo: digamos que, após uma consulta ao médico, a pessoa tenha decidido que deve tomar mais água, para ter uma vida mais saudável. Estabelece, então, que durante um mês irá tomar, por dia, oito copos de 300 ml. Note que a meta foi criada, porque:

1. Estabeleceu o objetivo (tomar mais água);

2. Estabeleceu o tempo (um mês);

3. Estabeleceu o modo (oito copos de 300 ml ao dia).

Assim, tivemos uma meta, que ajudará a pessoa a organizar suas atividades diárias.

Mas no que as metas ajudam na vida do secretário?

A resposta pode parecer um tanto quanto óbvia, mas não é tão simples assim enxergar: secretário bom é secretário que faz planejamento de ações. E para planejar ações, devem-se impor metas a serem cumpridas. E estabelecer metas não é nada fácil.

A começar, deve-se decidir o que é prioridade para a empresa. Nem todas as funções delegadas a um secretário culminam em algo realmente relevante, portanto não deve ser uma meta a ser batida. Em compensação, pode ser que apareçam no meio do caminho projetos que precisem ser terminados a qualquer custo, e nesta hora o planejamento de ações para cumprimento da meta é novamente essencial.

Estabelecidas as metas, e suas ordens de importância (qual será cumprida primeiro, qual virá depois), devemos nos ater para como as cumpriremos. Como já dito, planejamento de ações é essencial. O secretário deve se programar diariamente, para saber o que fará. Uma das dicas é deixar, ao final do expediente, todas as ações do dia seguinte anotadas numa lousa ou em uma agenda. Em uma planilha do Excel, deixar anotado todas as atividades programadas e em que dia elas devem ser finalizadas, e com isso planejar o que fazer diariamente. Também é bom deixar uma margem de uma ou duas horas do dia livres, para serem ocupadas por atividades de emergência.

As metas são muito importantes. Nunca deixe de planejá-las! Meta batida, além de trazer orgulho, faz com que a empresa cresça.

Essas e outras dicas de providências podem ser aprendidas em um bom curso de Secretariado. No Instituto Monitor, o técnico em Secretariado pode conferir muito mais se matriculando pelo 

http://www.blog.institutomonitor.com.br/index.php/2013/06/24/curso-secretariado-como-cumprir-metas/

OS 12 MANDAMENTOS DA CRASE