A rotina de nós, secretárias, é bem apertada, são muitas tarefas para resolver o tempo todo e se não houver um planejamento eficaz do tempo, pode comprometer e muito nossa carreira. Nosso dia que já não é fácil pode virar um caos e é claro que ninguém quer isso.
Cada secretária tem a sua rotina de tarefas, afinal, elas mudam conforme o setor que você trabalha. Mas sempre dá para melhorar um pouquinho e ficar ainda mais “Super” Não é?
Para a secretária, dominar as técnicas secretariais é fundamental. Para conseguir planejar e executar as atividades do dia é preciso adotar algumas técnicas importantes como:
Checklist
O checklist é uma lista de verificação. Nele é possível relacionar todas as atividades e os materiais necessários para executar determinada tarefa. Ele deve ser conferido diversas vezes durante o dia, garantindo que nenhum item passe despercebido e você acabe esquecendo-se de realizar alguma tarefa importante.
Follow-up
É uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Ele deve ser utilizado sempre, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes. Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.
A secretária além de acompanhar todas as suas tarefas, ainda precisa acompanhar as tarefas de seu executivo, sua equipe, equipes de outras áreas, então, como o follow-up fica mais fácil organizar e lembrar todos os assuntos. Algumas coisas que podem ser guardados no follow-up:
- Cartas, memorandos, e-mails e lembretes manuscritos que aguardam uma resposta;
- Faturas, contas e anuidades a pagar;
- Lembretes ou controle para renovação de assinaturas;
- Respostas de assuntos que estão em andamento;
- Compromissos assumidos com novos clientes;
- Contratos a serem assinados;
- Assuntos a serem resolvidos na próxima reunião;
- Telefonemas pendentes que aguardam um retorno;
- Reuniões e visitas que precisam ser marcadas.
O follow-up pode ser arquivado em uma pasta sanfonada, em ordem numérica, com 31 repartições. Isso corresponde a cada dia do mês. Assim, você guarda lá no dia correspondente a ser executado.
Esse arquivo deve ser consultado diariamente, logo que chegar ao escritório e também no fim do dia, quando você começa a planejar as atividades do dia seguinte.
Não guarde no follow-up documentos inteiros ou originais. Deixe somente uma referência para quando for consultar lembrar-se do que se trata. Assim você evita de perder algum documento importante.
Evite transferir uma tarefa para o dia seguinte simplesmente porque não conseguiu realizar. Se não conseguiu cumprir seu prazo é porque alguma coisa esta errada, será preciso tomar cuidado no planejamento e no prazo que esta dando para as tarefas.
Agenda
Com ela é possível organizar as tarefas do dia, semana, mês… uma boa agenda eletrônica é o Google Agenda.
Tanto você como seu executivo podem alterar os compromissos e o melhor de tudo! Ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo. Basta ter acesso a internet. Muito bom não é?
Na agenda anote tudo que for possível, assim você não corre o risco de esquecer nadinha. Algumas coisas importantes que se deve anotar na agenda:
Todos os compromissos diários do executivo, da equipe e os seus próprios compromissos;
Reuniões internas, externas, colocando a data, horário, local, telefone, assunto e os participantes;
Contas a vencer e a receber;
Compromissos sociais;
Datas de aniversários dos contatos profissionais e dos familiares do teu executivo. É bom ajudá-lo a lembrar, mostra que você é super e não esquece nenhum detalhe.
Elimine todos aqueles papeizinhos que estão na sua mesa. Perder um deles e esquecer o compromisso é super fácil e você não deseja isso, não é mesmo?
Caso você utilize a tradicional agenda de papel, anote tudo a lápis, assim fica mais fácil para futuras correções.
Sempre que for falar com seu executivo tenha uma agenda nas mãos.
Anote nas contracapas coisas que costuma consultar sempre, como por exemplo, endereço do cartório que a empresa utiliza, o número do CNPJ, endereço completo do escritório, telefone, fax, ramais internos da empresa que trabalha, dados das filiais, etc.
Administração do tempo
Um jeito bastante eficaz de administrar o tempo é identificando possíveis falhas, como por exemplo, minutos que você passa procurando determinado documento que você jura que estava ali agorinha… Por isso e por outras coisas é necessário sempre manter a ordem de tudo secretária!
Algumas coisas que costumam desperdiçar nosso tão precioso tempo:
Falta de planejamento: não organizar com antecedência seu trabalho faz com que fique meio “perdida” durante o dia. Vai fazendo as coisas conforme forem aparecendo, e isso pode ser grave. Tente planejar tudo o que for possível, cotação de passagens, orçamentos, relatórios.
Manter mesa, gavetas, armários, arquivo e até o arquivo eletrônico é muito importante, nos dá a sensação de segurança, de saber exatamente onde esta determinado documento, já a desorganização nos deixa confusas e inseguras. Por isso, organize-se sempre!
Falta de direção: saber exatamente para quem delegar uma tarefa, pedir ajuda ou encaminhar determinado assunto é importante, pois economizamos alguns segundos perdidos “procurando” alguém que possa fazer determinada coisa.
Falta de motivação: sim, ela pode comprometer e muito nossas horas preciosas. A falta de motivação pode fazer com que você tenha que fazer e refazer tarefas por ter feito de baixa qualidade. Por isso a importância de bons treinamentos e projetos de motivação para todos da empresa.
Descontrole: controlar e administrar nosso dia a dia é essencial para manter uma rotina sem atropelos e muito produtivo. Interrupções do telefone, visitas não agendadas, reuniões de última hora atrapalha e muito o desenvolver das tarefas.
Falta de comunicação: essa é a grande responsável por muitos problemas dentro das empresas. Reuniões improdutivas, uso incorreto do telefone, falhas em transmitir informações, o tempo passa e nem percebemos.
Não delegar tarefas a colegas de trabalho: assumir mais trabalho do que consegue realizar é ter certeza que ficará estressado. Delegar tarefas demonstra maturidade e segurança, e não perder o controle. Esta com os dias muito corrido? Veja quem pode lhe ajudar e delegue algumas funções.
Aquela secretária que consegue administrar corretamente o seu tempo consegue transmitir uma imagem confiável de um profissional que cumpre seus prazos, mantém a ordem e o controle das situações. Administrar bem o tempo faz com que nos sobre algumas horinhas para vivermos mais tranquilos, sem estresse, e até acompanhar as novidades no blog!
