No cotidiano do secretariado, é muito importante não somente cumprir tarefas, mas também cumpri-las dentro de um prazo pré-estabelecido. Quando falamos de prazos, podemos falar das tarefas cotidianas – que devem ser cumpridas em X horas – ou mesmo de grandes projetos, que podem levar meses para ser terminados. Como essas tarefas serão realizadas? O que se deve fazer todo dia? Em quanto tempo elas serão cumpridas?
Todas essas perguntas estabelecem o que podemos chamar de “metas”. Ou seja, objetivos a serem realizados, em um dado espaço de tempo, de uma determinada maneira.
Por exemplo: digamos que, após uma consulta ao médico, a pessoa tenha decidido que deve tomar mais água, para ter uma vida mais saudável. Estabelece, então, que durante um mês irá tomar, por dia, oito copos de 300 ml. Note que a meta foi criada, porque:
1. Estabeleceu o objetivo (tomar mais água);
2. Estabeleceu o tempo (um mês);
3. Estabeleceu o modo (oito copos de 300 ml ao dia).
Assim, tivemos uma meta, que ajudará a pessoa a organizar suas atividades diárias.
Mas no que as metas ajudam na vida do secretário?
A resposta pode parecer um tanto quanto óbvia, mas não é tão simples assim enxergar: secretário bom é secretário que faz planejamento de ações. E para planejar ações, devem-se impor metas a serem cumpridas. E estabelecer metas não é nada fácil.
A começar, deve-se decidir o que é prioridade para a empresa. Nem todas as funções delegadas a um secretário culminam em algo realmente relevante, portanto não deve ser uma meta a ser batida. Em compensação, pode ser que apareçam no meio do caminho projetos que precisem ser terminados a qualquer custo, e nesta hora o planejamento de ações para cumprimento da meta é novamente essencial.
Estabelecidas as metas, e suas ordens de importância (qual será cumprida primeiro, qual virá depois), devemos nos ater para como as cumpriremos. Como já dito, planejamento de ações é essencial. O secretário deve se programar diariamente, para saber o que fará. Uma das dicas é deixar, ao final do expediente, todas as ações do dia seguinte anotadas numa lousa ou em uma agenda. Em uma planilha do Excel, deixar anotado todas as atividades programadas e em que dia elas devem ser finalizadas, e com isso planejar o que fazer diariamente. Também é bom deixar uma margem de uma ou duas horas do dia livres, para serem ocupadas por atividades de emergência.
As metas são muito importantes. Nunca deixe de planejá-las! Meta batida, além de trazer orgulho, faz com que a empresa cresça.
Essas e outras dicas de providências podem ser aprendidas em um bom curso de Secretariado. No Instituto Monitor, o técnico em Secretariado pode conferir muito mais se matriculando pelo
