DOS ESCRIBAS A INTERNET: UM POUCO DA HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIO (PARTE VI)

Aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional

Torna-se cada vez mais necessária a participação constante em cursos de aperfeiçoamento e desenvolvimento profissional. Os secretários executivos tradicionais, que perceberam que deveriam evoluir, assim como a tecnologia, ganharam novas funções. Outros perderam espaço.

Segundo a SECRETÁRIA B, nesta virada de século em que estamos vivendo mudanças frenéticas e radicais, “qualquer profissional precisa estar muito atualizado. O que era última geração ontem, hoje já não é mais. Então, há necessidade, muita necessidade de aperfeiçoamento. [...] senão nós seremos engolidos logo, logo.”

A SECRETÁRIA A concordou plenamente com essa afirmação. Em qualquer atividade, uma pessoa precisa estar atualizada, informada, participar de cursos, palestras, leituras. Participar ativamente dos cursos “in company” que muitas organizações oferecem para o aperfeiçoamento profissional e pessoal de seus empregados, bem como para mantê-los motivados.

A SECRETÁRIA C afirmou que fez muitos cursos em São Paulo e Porto Alegre, que lhe deram a noção de como desempenhar seu papel de secretária executiva. Hoje ainda faz cursos, porém não com tanta frequência como no passado. A empresa oferece mais palestras que acontecem na cidade e como sempre há certo número de inscrições pagas, quem tiver interesse pode participar. “Hoje, todo mundo dá mais incentivo para se participar no campo motivacional, porque as empresas estão tão dinâmicas, que estamos fazendo curso todo dia na empresa.”  Disse que não está saindo com muita frequência de sua empresa para fazer cursos, pois acredita estar aprendendo no dia-a-dia.

A tecnologia do escritório e o secretário executivo passaram a ter certa cumplicidade desde 1870, com a invenção da máquina de escrever. Precisa estar ciente das inovações tecnológicas e saber como funcionam, pois é ele quem gerencia o fluxo de informações entre as mais diversas pessoas, nos mais diversos lugares. A cada nova tecnologia no escritório, seu método de trabalho é afetado. Ao contrário de sua função, que é privilegiada. Como quase todas as inovações convergem ao secretário executivo, ele é privilegiado por ter acesso a todas, tendo a oportunidade de conhecê-las e introduzi-las no seu cotidiano, modificando processos de trabalho e até redefinindo sua posição na organização.

Infelizmente, muitos secretários executivos tiveram suas funções afetadas em virtude das novidades tecnológicas no escritório, porque não estavam preparados profissionalmente e não buscaram atualizar-se por conta própria, deixando a cargo da organização. Muitas organizações não o fizeram. Preferiram demitir. Excluíram do quadro funcional os que não evoluíram com a tecnologia, por falta de competência tecnológica, que, segundo Chiavenato (1996, p. 146), “é a capacidade de assimilação do conhecimento de diferentes técnicas necessárias ao desempenho da generalidade e da multifuncionalidade.”

Também é verdade que há escritórios que continuam operando com equipamentos de muitos anos atrás: papel, máquina de escrever, arquivos, calculadoras, telefone, lápis, canetas, copiadoras e outros. Mas não deve ser um impeditivo para o profissional secretário executivo atualizar-se em relação às novidades tecnológicas que começam a modificar o ambiente de trabalho.

Os escritórios estão sendo transformados em ambientes bonitos e aconchegantes, com móveis práticos, funcionais e visual agradável. São as estações de trabalho, ou os escritórios inteligentes, totalmente informatizados e todos ligados em rede.  Com a racionalização do espaço, o secretário executivo perdeu a exclusividade de uma sala. Muitos gerentes ainda mantêm suas salas, mas outros passaram a ter apenas sua estação de trabalho. Com esse novo conceito de escritório, seu trabalho vem se tornando mais integrado e dinâmico com os demais departamentos da organização.

Há necessidade de educação continuada para possibilitar atualização e adaptação às inovações tecnológicas, uma vez que, conforme Knechtel (1995, p. 112), “a divulgação das novas tecnologias, em geral, é acompanhada de problemas como insegurança, temor, carência de orientação, crises de identidade [...]”.

O secretário executivo diante da reestruturação organizacional e administrativa

Desde o seu surgimento nos escritórios dos Estados Unidos, por volta de 1870, a função de secretário sempre foi diretamente afetada pelas mudanças que se processaram nos modelos de administração. Está sendo um participante ativo no redimensionamento de seu papel junto às organizações que se reestruturam em decorrência dos novos protagonistas. Afinal de contas, é um elemento facilitador da ação administrativa, proporcionado pelo contato que tem com os mais diferentes públicos, quer sejam internos ou externos.

Faria (1986, p. 15) concorda com este entendimento quando diz que o secretário executivo “é uma peça vital do processo administrativo.” Para ele, é a peça da engrenagem administrativa que imprime velocidade aos fluxos administrativos e operacionais, que quando não está em perfeito funcionamento é um verdadeiro gargalo de estrangulamento ou obstáculo que produz morosidade e dificuldades na consecução dos objetivos da organização.

A minha empresa [...] passou por transformações muito sérias nos últimos anos. [...] tivemos uma nova fase. E a nossa adaptação teve que ser muito rápida, porque quem não se adaptou logicamente não está mais conosco. A partir de 1993, as mudanças continuaram; um processo dinâmico, muito intenso. [...] E quem não é fortemente adaptável, fica fora. Tínhamos, em 1985, 6.200 funcionários. Hoje, temos 1.700 funcionários. Como, então, foi afetada fortemente, tínhamos, num certo momento, 18 secretárias. A partir de 93, fizemos um pool. Trabalhávamos em duas para toda a diretoria, que eram 5 pessoas, muito ativas, com atividades até extra empresa. E, hoje, a partir deste ano de 98,  estou sozinha na diretoria. Então, além do trabalho normal de secretária, tenho outras atividades. Eu tive que realmente me adaptar para poder continuar. (SECRETÁRIA C).

A organização em que a SECRETÁRIA B atuou também passou por um processo de reestruturação e ela teve que se adaptar às novas regras de multifunção, que lhe exigiam flexibilidade e novos conhecimentos na área administrativa e de assessoria, para poder acompanhar o ritmo acelerado das mudanças.

Nossa empresa também reestruturou, enxugou, apertou. Havia, na empresa, três secretárias que atendiam aos diretores. Havia, também, uma secretaria administrativa, com oito funcionários. Quem trabalhava nessa secretaria administrativa? A menina do telex, do fax, os office-boys, os garotos que faziam toda a circulação de correspondências em diferentes setores. Tinha um coordenador da área. E esse grupo precisou ser extinto. Todas as suas funções passaram para o pool de secretárias. Então, além de atender aos diretores, nós assumimos as outras responsabilidades. Todo escritório,  material e equipamento, passou a ser controlado por nós. Éramos em três. Então, de oito, o serviço foi dividido em 3. E a capacidade de adaptação [...] foi muito importante, porque tivemos que nos desdobrar e adaptar.

A secretária deixou de ser aquela função operacional, para ser uma função estratégica. A secretária passou a ter poder de decisão. Por quê? Porque começamos a fechar contratos para a empresa por terceirizar serviços. [...] vamos contratar fora? Então, o que vamos fazer? Vamos buscar uma empresa que faça esse serviço. Tentamos fechar esse contrato e apresentar para a diretoria o custo-benefício, os cálculos de redução de custos. Então, realmente, a função foi beneficiada com todo esse enxugamento, porque a secretária passou a ter outras atividades. E aí vem mais um benefício. Precisamos estar preparadas para essa nova atividade. Precisamos assumir riscos, porque antigamente, ninguém, nenhuma secretária assumia riscos. Fazia o que era mandado fazer e pronto. Temos que ter capacidade para liderar, pois temos subordinados. Temos que responder por aquela equipe com quem fechamos o contrato e fazê-la funcionar. Temos que contratar agentes de viagens e fazer todo um trabalho com a agência de viagens. [...] a função enriqueceu, a função cresceu.   (SECRETÁRIA B).

O secretário executivo não lida somente com materiais, equipamentos, objetos palpáveis, mas, sobretudo, com pessoas. A eficácia de um executivo depende da eficácia de quem o assessora. A evolução do papel e a importância do profissional do secretariado nas organizações estão relacionadas diretamente à sua eficiência e eficácia na execução de suas tarefas, pois seu progresso profissional é medido pela busca contínua de novas técnicas e sistemas para realizar seu trabalho. Em todas as suas atividades diárias, o secretário executivo faz uso de procedimentos para aumentar sua eficiência e eficácia. Estão, ao fazer e receber ligações telefônicas, ao redigir, datilografar, receber, classificar e distribuir as correspondências,  ao organizar a agenda, ao preparar reuniões e roteiros de viagens, ao atender clientes internos  e externos, ao prestar e administrar as informações.

Medeiros e Hernandes (1995, p. 57) aconselham o secretário executivo a se interrogar sempre sobre o próprio procedimento quanto à realização de tarefas, para que obtenha desempenho máximo. É necessário que tenha planejamento da sua rotina de trabalho, desde a primeira tarefa do dia até a hora do término do expediente, bem como interesse e conhecimento das atividades profissionais do executivo com quem trabalha, além de visão global da organização.

Numa corporação virtual, o profissional do secretariado é incentivado a questionar a relevância de determinada tarefa e atividade, ou seja, por que fazer?, para que fazer?além do costumeiro como fazer? Isso requer competência pessoal. Em outras palavras, “a capacidade de aprendizagem e absorção de novos e diferentes conhecimentos e habilidades” (Chiavenato, 1996, p. 146).

Mudanças significativas na função secretarial

No entendimento da SECRETÁRIA C, a mudança

mais significativa de todas foi o fato de nós, hoje, termos que estar onipresentes na empresa. Temos que saber de tudo, de tudo. O diretor chega e pergunta e temos que saber o porquê e o que está acontecendo. Por isso é muito importante se estar antenada, informada. Antigamente, ficávamos numa sala isolada e não tínhamos mesmo como saber o andamento dos outros setores. Hoje, eu trabalho no meio de todo o pessoal administrativo. [...] não tem mais sala fechada nem para eles, nem para mim. Então, ali eu fico antenada, fico ligada [...] É preciso realmente ajudar a administrar a empresa, porque atualmente eles pedem a nossa opinião. A nossa opinião tem um peso enorme. 

O secretário executivo, a partir de sua estação de trabalho, poderá se comunicar com qualquer parte do mundo, bem como ter acesso a uma série de informações que precisarão ser selecionadas e transmitidas de acordo com os objetivos e missão da organização a qual integra. Poderá elaborar documentos com gráficos e figuras, pois terá à sua disposição equipamentos de editoração eletrônica e uma impressora para gerar textos e imagens quase fotográficos.

Na opinião da SECRETÁRIA B, as mudanças que aconteceram foram muito significativas e

a informática modificou totalmente o nosso mundo. O tempo hoje é real. Antigamente, o representante da empresa ia ao cliente, formulava o pedido, colocava-o no malote,  e três dias depois o malote chegava aqui na matriz da empresa. Encaminhava-se  para  a engenharia, se fazia o orçamento, colocava-o no malote de volta com o pedido ou confirmação ou orçamento para o cliente. [...] A informática veio e mudou o sistema de informações. As informações sempre existiram, mas era difícil consegui-las. Era difícil chegar até elas. E hoje, não. Acessamos nosso computador e temos o que quisermos a nossa frente. Não existe mais o famoso papel que tanto tínhamos que guardar e controlar. O papel acabou. Hoje, ligamos um botãozinho e o mundo se descortina a nossa frente.

Na mesma direção, a SECRETÁRIA A reforçou esse depoimento ao exemplificar o procedimento que adotava no envio de malotes para os representantes localizados em todas as capitais do país.

[...] nós organizávamos e fazíamos os malotes. E muitas vezes o representante tinha que saber se o item tal foi cancelado, se a camiseta tal teve aumento de preço, se o cliente tal é inadimplente, enfim. Tudo isso era feito. As famosas comunicações internas. [...] Então, veja o tempo que nós perdíamos datilografando a comunicação interna. Aí corríamos para pedir o visto, a rubrica do diretor. Era envelopado, porque não podia ir aberto, e envelopado era colocado no malote. Imaginem, o tempo que perdíamos para fazer tudo isso. E, hoje, como é que é? Coloca-se a mensagem na internet, e pronto, acabou. Coisa maravilhosa. Fantástica! (SECRETÁRIA A).

De acordo com a SECRETÁRIA B, em 1971, quando estava trabalhando em Brusque,“fazer uma ligação para Blumenau demorava, às vezes, quatro horas [...]” . Toda ligação era feita via telefonista, que dava a previsão da demora. Dependendo da urgência e importância do assunto a ser tratado com o contato em Blumenau,

alguém pegava um jipe, porque as estradas eram de barro, e vinha para Blumenau resolver o assunto e levava de volta as informações. E a ligação ainda não tinha sido completada. Isso aconteceu em 71. Hoje, em questão de segundos, nos comunicamos com o mundo. [...] o fax já começou a revolucionar o trabalho da secretária. A informática, então, nem se fala.” (SECRETÁRIA B).

É importante ressaltar que, no início, houve, por parte de muitos profissionais secretários, um certo medo e até uma forte aversão ao uso do computador. Apesar de treinamento adequado oferecido pela organização, muitos operavam com certa desconfiança, preferindo, em inúmeras situações, a antiga e sempre companheira máquina de escrever.

A SECRETÁRIA C entende que a era da informática, era da qualidade total, era da globalização, seja qual for o nome, trouxe um reforço fantástico para todas as funções. Mais especificamente falando da função de secretário, o que mais a impressiona, hoje em dia, é a possibilidade de ter voz ativa junto ao seu diretor. Não se vai mais para uma reunião, por exemplo, para ficar anotando o que é discutido. Há momentos em que se tem que explicar os resultados da empresa numa reunião. “Hoje, eu tenho funções que vocês talvez não imaginam, junto com o desempenho como secretária. Eu analiso balanços, sei fazer análise de balanços, o que antes olhava, jogava para o lado e não queria nem ver.” (SECRETÁRIA C). Ela faz o benchmarking, ou seja, compara sua empresa às empresas concorrentes, além de toda a parte societária da empresa, redação de atas legais como aumento de capital e emissão de debêntures.

Secretário: profissão em extinção?

Em decorrência das mudanças empresariais, neste final de século muito se tem falado na extinção da profissão de secretário. Vai terminar, ou já estaria se modificando?

Na opinião da SECRETÁRIA B,

é uma profissão que está evoluindo a cada dia que passa. [...] a secretária, a assistente, a assessora, é fundamental na vida de qualquer diretor de empresa, de qualquer dirigente, de qualquer homem de negócios. [...] é a pessoa que está na retaguarda. É quem faz a coisa acontecer. Então, eu não acredito na extinção da profissão. [...] Onde houver um homem de negócios, [...] vai ter alguém que precisa assessorá-lo, que precisa dar continuidade.

Na mesma direção, Natalense (1998, p. 41) reafirma que a era da informática não acabou com o secretário executivo mas, sim, “criou condições para que o seu real papel fosse descoberto, revitalizado e valorizado.” Lembra  que não é a profissão de secretário que se extingue, mas a sua prática inadequada.

Embora esteja sendo eliminado da estrutura funcional de muitas organizações tradicionais e ser alvo de comentários de consultores, o profissional secretário executivo tem lugar para atuar na corporação virtual. Não para fazer tarefas repetitivas e monótonas, mas como elemento importante na administração das informações e participar ativamente das forças-tarefas. Para Natalense (1998, p. 46), é o secretário executivo quem gerencia as informações da área que assessora, funcionando como um banco de dados que recebe, reúne, filtra e divulga as informações que servirão para a tomada de decisões. É um empreendedor que cria condições para ampliar sua área de atuação.

Para a SECRETÁRIA A, é uma profissão em evolução e não em extinção. É uma profissão que já se modificou muito, pois na sua época, no início de sua carreira, secretária não era paga para pensar.

Então, o que se exigia? A tal da boa aparência.[...]. Tinha que ser jovem, bonita, boa aparência. Era isso que importava. Inclusive nos anos 80, no início dos anos 90, quando eu era professora de Técnicas de Secretariado, uma aluna minha, um dia veio chorando porque havia se preparado para uma entrevista - e olha que era uma aluna brilhante. Havia-se preparado para o teste. Fez o teste e passou pela entrevista. Quando chegou na pessoa da área de recursos humanos, ele olhou para ela e falou: “Sinto muito, você não serve. Você é gordinha.”  Graças a Deus que isso terminou ou está terminando. Hoje o que conta é a competência.

Para a SECRETÁRIA B, hoje, o secretário executivo ”é aquela pessoa a quem o chefe pede cinco, esperando sete, e ela entrega nove.” Em outras palavras, espera-se que tenha comportamento proativo, que pense no problema antes que ele aconteça e que se antecipe às suas necessidades na resolução de determinado assunto. Para Junqueira (1996, p. 121), é preciso que esteja sempre um passo à frente neste jogo de tomadas de decisões. Isto significa esclarecer dúvidas e expectativas, ter conhecimento da rotina e modos de trabalho da chefia e visão global da organização para saber quem é quem, quais as metas e os planos, quem são os principais clientes e fornecedores.

É sempre bom lembrar que, no momento atual, tanto os clientes internos quanto os externos esperam que seus fornecedores os surpreendam com o fornecimento de pequenos extras, que custam muito pouco mas rendem dividendos fantásticos. Como membro da equipe, espera-se do secretário executivo idéias para superar a expectativa dos clientes internos e externos da organização na qual atua. Consideramos cliente interno seu superior imediato e todos os membros da organização para os quais presta algum tipo de serviço.

Com este retrospecto, podemos dizer que a profissão de secretário saiu fortalecida, apesar de toda uma série de transformações, sobretudo na última década, caracterizada por uma verdadeira reengenharia nos organogramas e nas descrições de funções das organizações. E uma das razões deste fortalecimento, certamente, é a somatória de um conjunto de fatores, como

a adaptação à modernidade, a profissionalização e regulamentação da profissão. [...] a importância da profissão de secretário está na razão direta da amplitude do seu domínio das informações. Considerando que, no futuro próximo, o poder estará nas mãos de quem detiver a informação, podemos concluir e entender toda essa transformação da atividade secretarial, já reconhecida em alguns segmentos como assessora organizacional. (EQUIPE I).

Graças à transformação gradativa de uma antiga figura decorativa das ante-salas dos executivos em um profissional atuante, com perfil voltado para a gestão de informações, novas competências e habilidades são requeridas deste profissional pelas organizações, especialmente por aquelas que já passaram por processos de reestruturação administrativa e tecnológica.

Texto extraído de:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

Referências bibliográficas

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D’ELIA, Maria Elizabete. Profissionalismo: não dá para não ter. São Paulo: Gente, 1997.

DRUCKER, Peter Ferdinand. As novas realidades: no governo e na política, na economia e nas empresa, na sociedade e na visão do mundo. 4.ed. São Paulo: Pioneira, 1997.

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DUNCAN, Melba J. The new executive assistant:  advice for succeeding in your career. New York/USA: McGraw-Hill, 1997.

FARIA, A. Nogueira de.  A secretária executiva. 5.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1986.

JADERSTROM, Susan et al. Professional Secretaries International complete office handbook: the definitive reference for today’s  electronic office. New York: Random House, 1997.

JUNQUEIRA, Costacurta L.A.; VIANNA, Marco Aurélio F.  Gerente Total: como administrar com eficácia no século XXI. 3.ed. São Paulo: Gente, 1996.

MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Gente, 1999.

MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. 6.ed. São Paulo: Atlas, 1995.

NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark 1998.

PESSANHA, Katia. Automação de escritórios: fundamentação e planejamento. São Paulo: McGraw-Hill, 1987.

REICH, Robert B. O trabalho das nações: preparando-nos para o capitalismo do século 21. (tradução de Claudiney Fullmann). São Paulo: Educator, 1994.

RIFKIN, Jeremy. O fim dos empregos: o declínio inevitável dos níveis dos empregos e a redução da força global de trabalho. (tradução Ruth Gabriela Bahr). São Paulo: Makron Books, 1995.

WEIL, Pierre. Organizações e tecnologias para o terceiro milênio: a nova cultura organizacional holística. 5.ed. Rio de Janeiro: Record: Rosa dos Tempos, 1997. 

COMO CAUSAR UMA PRIMEIRA IMPRESSÃO INCRÍVEL

“Estar bem vestido e arrumado, sem exageros, passando uma imagem profissional, é o primeiro passo para causar uma boa impressão"

Julgar um livro pela capa é uma atitude quase inevitável para o ser humano. De acordo com o professor de psicologia Nicholas Rule, da Universidade de Toronto, nós não só formamos primeiras impressões, como fazemos isso muito rápido, e encontramos grandes dificuldades para tentar mudar a ideia inicial que temos sobre alguma coisa ou alguém.

É muito importante, portanto, causar uma boa primeira impressão, especialmente em ambientes de negócios e networking. Como fazer isso? Na ciência encontramos algumas respostas e conselhos para aplicar ao conhecer alguém. Veja alguns abaixo, que encontramos em artigo da escritora Jessica Stillman no site Inc.:

1. Cuide da aparência

Esse primeiro ponto é um tanto óbvio e não precisa de tanto esforço: estar bem vestido e arrumado, sem exageros, passando uma imagem profissional, é o primeiro passo para causar uma boa impressão.

Por mais que não gostemos, a realidade é que, ao conhecermos alguém, a aparência conta muito. Se você tem tatuagens ou piercings, ou algum outro elemento visual que desperte nas pessoas uma certa ideia sobre você, busque se adaptar às situações de encontro profissional. Não precisa mudar sua aparência, mas adequá-la ao ambiente ou pessoa que você conhecerá.

2. Defina uma intenção

Ter objetivos ao conhecer gente nova é tão importante quanto em outras áreas da vida. Ao marcar presença em um evento, por exemplo, pense antes sobre que tipo de pessoas deseja conhecer e como você quer se portar diante delas. Isso ajuda a preparar a mente e colocar o foco na energia que você quer transmitir.

3. Deixe a outra pessoa falar primeiro

Uma forma de ganhar a confiança de uma pessoa é ouvi-la. Se você conseguir lutar contra o impulso de falar sobre sua própria vida, voltando a atenção para o que o outro quer dizer, terá mais chances de causar uma impressão de familiaridade. Nem todo encontro de negócios é uma negociação e precisa ser iniciado por você. Deixar o outro falar, e demonstrar interesse, gera uma impressão de bondade e um sentimento de empatia.

4. Não desvie o olhar

O blog da Sociedade Britânica de Pesquisa em Psicologia publicou estudo mostrando que pessoas que olham nos olhos são percebidas - inconscientemente - como mais inteligentes. Procure não desviar o olhar, portanto, mas busque olhar de forma natural, para não criar uma tensão na pessoa com que você está interagindo.

5. Não fale muito devagar

O mesmo estudo da Sociedade Britânica de Pesquisa em Psicologia mostrou que pessoas que demoram muito para concluir suas frases, e usam muito "hum" ou "ah" passam a impressão de não serem sinceras. A pesquisa consistiu em colocar gravações com pessoas falando para outras ouvirem. As que falavam muito devagar foram consideradas menos persuasivas, menos verdadeiras e menos fluentes.

6. Não esconda seus defeitos

Por mais que seja importante tentar ser agradável ao conhecer alguém, não é preciso tentar ser perfeito. Seja aberto e busque demonstrar interesse e atenção, mas não se preocupe em dar respostas ideais e fingir que não tem defeitos. Esse tipo de comportamento soa falso e pedante. Conversar sobre coisas que não vão também na sua vida, deixando de lado a tentativa de criar uma imagem de perfeição, pode ser uma ótima forma de gerar empatia.

7. Conheça pessoalmente

Ao precisar encontrar com alguém importante pela primeira vez, tente fazer isso pessoalmente. Uma série de estudos da Universidade da Columbia Britânica mostrou que primeiras impressões formadas por contato em vídeo são diferentes das formadas pessoalmente. Os primeiros encontros feitos por vídeo na pesquisa, com mais de 1000 pessoas, tiveram muito mais feedbacks negativos do que os feitos pessoalmente.

www.administradores.com.br/noticias/carreira/7-dicas-para-causar-uma-primeira-impressao-incrivel/91204/

COMPORTAMENTOS QUE PODEM DESTRUIR SUA CARREIRA LENTAMENTE

Existem grandes erros que podem arruinar a sua reputação no trabalho imediatamente ou até mesmo levá-lo à demissão. 

Mas é o acúmulo gradual de infrações menores que mantém os profissionais longe de alcançar o topo de sua carreira.

Maus hábitos como dar respostas curtas em e-mails e se manter atento somente às suas tarefas diárias podem prejudicar sua reputação profissional.

O site de carreiras norte-americano Business Insider listou 15 maus comportamentos que podem destruir sua credibilidade e custar seu sucesso.

1) Você não se adapta à cultura da empresa

Todo local de trabalho opera com seu próprio conjunto de costumes sociais. Não fazer um esforço para assimilar essa cultura passa a impressão de desaprovação e julgamento. A atitude de se manter alienado dos colegas de trabalho faz parecer que o profissional não se importa com a formação de relações positivas no ambiente de trabalho.

2) Você inventa desculpas

Não assumir a responsabilidade por seus erros e fracassos ainda trará consequências. Esperar até o dia da entrega de um projeto para avisar que você está atrasado, por exemplo, diz ao chefe que você não sabe gerenciar seu tempo.

3) Você faz o mínimo

Cumprir prazos e entregar o trabalho fazendo apenas o mínimo necessário passa a impressão de complacência. Por outro lado, se manter à procura de oportunidades em vez de esperar que elas caiam no seu colo mostra ao chefe que você se preocupa com o seu futuro na empresa.

4) Você não segue adiante

Não fazer uma coisa que você disse que ia fazer pode comprometer sua credibilidade. Manter a sua palavra mostra que você é confiável e pode ter novas responsabilidades quando for considerado para uma promoção.

5) Você se veste como um 'pateta'

Uma vez estabilizado em uma posição na empresa, pode ser fácil deixar sua aparência de lado. Entretanto, se vestir mal pode prejudicar sua credibilidade e autoridade e ainda pode passar a impressão de que você não se importa com o que faz. Lembre-se sempre de se vestir para o trabalho que você quer.

6) Você é pessimista

Se você anda com uma atitude ruim, isso pode se tornar um incômodo para o seu chefe e ainda pode arrastar a equipe para baixo. Lamentar e reclamar constantemente não faz de você uma pessoa agradável e certamente não fará seu chefe querer mantê-lo perto por muito tempo.

7) Você ignora os colegas de trabalho

Fazer amizades com colegas é tão importante quano cultivar o relacionamento com seus superiores. Faça um esforço para ser conhecido e para que os colegas queiram compartilhar informações com você e ajudá-lo quando precisar.

8) Você sempre está na defensiva

Seu chefe não espera que você seja perfeito, mas ficar na defensiva quando recebe um feedback negativo faz você parecer pouco profissional. Se você não está disposto a ouvir críticas construtivas, isso diz ao seu chefe que é improvável que você tenha um desempenho melhor.

9) Você procrastina

Adiar projetos até o último minuto não só coloca a pressão sobre você, como dificulta o andamento do trabalho de outras pessoas que dependem de que você faça a sua parte. Se algo der errado, você provavelmente será o primeiro responsabilizado.

10) Você é 'seco' nos e-mails

Não importa o quão amigável você é com uma pessoa: uma linguagem concisa pode ser facilmente mal interpretada em um e-mail. Mesmo que não seja intencional, e-mails rudes podem acabar com sua reputação no escritório e manter as pessoas afastadas de você.

11) Você não faz contribuições significativas

Dizer alguma coisa em uma reunião apenas por falar não acrescenta nada de produtivo. Em vez disso, prepare-se para participar e lembre-se que quantidade não é qualidade.

12) Você sempre está atrasado

O atraso frequente significa que existe algo mais importante para você do que chegar no horário. Isso passa a impressão de desrespeito e indiferença, fazendo as pessoas desconfiarem de você. Não importa o que aconteça, sempre procure uma maneira de ser pontual.

13) Você nunca para de falar

É ótimo tentar conhecer os colegas de trabalho, mas a socialização constante impede que as pessoas comecem a reparar no seu trabalho. Mantenha a conversa durante o almoço ou nas pausas para não irritar os outros e se tornar uma pessoa com quem ninguém vai querer trabalhar.

14) Você ignora e-mails

Deixar de responder e-mails em um prazo razoável não só frustra aqueles que precisam de respostas, mas também significa para os seus colegas que eles não valem a pena a ponto de você usar seu tempo para respondê-los.

15) Você é rude

Fazer um bom trabalho sem se importar se ninguém gostaria de trabalhar com você. Isso é grosseiro e a maioria dos gestores não tolera funcionários irreverentes. Ser educado é a chave para conquistar as pessoas.

Copiado: http://g1.globo.com/concursos-e-emprego/noticia/2014/06/veja

O ATENDIMENTO ADEQUADO EM 13 PASSOS

O atendimento é mais que um diferencial, é uma necessidade básica em qualquer negócio. Atender bem extrapola as premissas da boa educação, atender bem é ter sensibilidade, entendimento e técnica para transmitir ao cliente todas as informações necessárias que precisa saber. Segundo uma pesquisa da empresa norte-americana US News And World Report, especializada em comportamento dos consumidores, aproximadamente 68% dos clientes não voltam ou não continuam a comprar determinado produto ou serviço pelo mal atendimento e pela má qualidade dos serviços prestados.

A pergunta que fica é a seguinte: como está o atendimento em sua empresa? Seus funcionários são qualificados, motivados e treinados para atender os anseios dos seus clientes? O que os clientes falam de  sua empresa? Hoje, por mais que a empresa esteja extremamente estruturada e que a marca esteja adequadamente exposta, um desvio na reputação pode ser fatal. Assim, manter o nome sem reclamações ultrapassa investimentos na área de marketing. 

O consumidor é implacável com os deslizes das empresas e dependendo da gravidade da situação, impactará diretamente nas vendas e até mesmo em uma desvalorização financeira de seus produtos e serviços. Para as pequenas e médias empresas a importância do atendimento se torna ainda mais relevante. A marca de uma pequena empresa não é tão divulgada como as das grandes corporações, assim, a repercussão de um atendimento inadequado pode ser desastrosa. Para estas empresas, o bom atendimento é vital, pois são seus poucos clientes quem propiciam a sobrevivência de um negócio.

O cliente deve sair satisfeito com o atendimento recebido, sendo necessário verificar quais os comportamentos, quais as necessidades e como supri-las. Assim, os colaboradores das organizações devem atuar para encantar os clientes, obtendo um melhor retorno financeiro a todos. Superar as expectativas sempre, esse é o caminho! Lembrando que cliente insatisfeito conta para dez pessoas e as satisfeitas para apenas duas pessoas. Veja algumas orientações sobre o tema:    

1 - Ser rápido e solícito com o cliente é uma necessidade para cativar o consumidor. O profissional deve ser treinado para atender a cada cliente como ‘o cliente dele’;   

2 - O colaborador deve conhecer a fundo todos os detalhes do produto ou serviço que está oferecendo ou que o cliente está pedindo;   

3 - É fundamental ter em mente que nunca é perda de tempo fazer demonstrações e prestar informações detalhadas;   

4 - É importante que se crie identificação, assim, deixe que o cliente conheça a sua empresa, fazendo com que se tenha entendimento do que se está oferecendo;   

5 - Ser verdadeiro é fundamental, tenha isso como preceito básico e exercite o perguntar mais do que falar;   

6 - Todo cliente tem seu tempo, se ele estiver com pressa, seja ágil, se for moroso, mantenha-se tolerante, paciente e calmo;   

7 - Só prometa prazos, horários e outros se realmente puder cumprir;   

8 - Seja ético, íntegro e sincero com todos os tipos de clientes e conquiste para sempre sua confiança;   

9 - Evite deixar o cliente esperando, se observar que irá demorar, pare por um instante o que está fazendo para dar um posicionamento pela demora;   

10- Evite amadorismo e erros grosseiros de linguagem, isso vale tanto com atendimento pessoal como por telefone, busque reconhecer qual o estilo do cliente e adapte sua linguagem, se atente para nunca ser vulgar ou inconveniente;   

11 - Evite transferências desnecessárias, entenda o que a pessoa necessita e caso tenha que transferir para outro colaborador, seja assertivo; 

12 - Cuidado com os valores ou mesmo produtos que serão apresentados, se o cliente sentir que estão tentando enrolar ou tirar vantagem na negociação ficará muito mais difícil;   

13 - Sempre faça um follow-up, ligue para ver se estava tudo certo. Avalie o atendimento e a satisfação.

http://www.administradores.com.br/mobile/artigos/negocios/o-atendimento-adequado-em-13-passos/77729/

O PAPEL E A VALORIZAÇÃO DA SECRETÁRIA EXECUTIVA NO MUNDO CORPORATIVO

Ser Secretária Executiva não é apenas uma questão de opção, mas um verdadeiro desafio que somente as profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profissão com eficiência e eficácia, no mundo corporativo que vivenciamos hoje.

Descrever o perfil atual desta profissional é nosso maior objetivo, pois, assim estaremos divulgando aos empresários e demais interessados a capacitação de uma Secretária Executiva formada em nível superior com competência e aptidão para atuar no mercado de trabalho, pois, hoje, essa profissional além de assessorar, participa ativamente das organizações, tanto na gestão, quanto nas decisões organizacionais.

A profissão de Secretária é regulamentada pela Lei 7377 de 30/08/85 e 9.261 de 11/01/96, possuindo também o Código de Ética. O curso de Secretariado é oferecido tanto em nível técnico, como superior.

Em atendimento às frequentes mudanças e tendências que vêm ocorrendo no mundo dos negócios, como a Globalização, MERCOSUL e outras, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretário Executivo, que conquista um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações nacionais ou internacionais, onde são capacitadas para:

Planejar, organizar e executar atividades secretariais específicas; 

Assessorar direta ou indiretamente executivos; 

Participar e discutir objetivos e metas da organização, adotando a filosofia empresarial e intermediando em atos decisórios da mesma; 

Redigir textos profissionais inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a comunicação geral e as técnicas secretariais; 

Organizar eventos dentro de regras protocolares (Cerimonial) e de etiqueta social; 

Organizar arquivos e controlar documentos e correspondências, distribuindo-os dentro de sua complexidade e importância; 

Compreender os campos da administração e recursos humanos, contabilidade, economia geral, direito e matemática comercial, legislação social, comércio internacional, técnicas redacionais e secretariais, organização de eventos e enquanto bilíngüe, atuar nas quatro habilidades (fala, escrita, leitura e audio-compreensão) dos idiomas;

Atuar nas diversas organizações existentes, em níveis de assessoria, gerência, diretoria, liderança e outros, capacitados a adaptar-se frente a mudanças.

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL

Muitas empresas, não têm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretária Executiva, formada academicamente em nível superior. Como já é de conhecimento de muitos, o curso surgiu no Brasil para atender as necessidades das empresas multinacionais que já estavam habituadas a trabalhar com esse tipo de profissional e com base nas exigências e necessidades do mercado, as Instituições de Ensino elaboraram grades curriculares para Secretárias Executivas para atuarem como empreendedoras, com visão holística da empresa.

Cabe a Secretária atuar como um “filtro” na diretoria de uma organização, onde a maior parte dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o executivo. A este, cabe a decisão final apenas em casos de extrema importância e que representem algum tipo de risco para a organização. Neste momento, a visão da empresa como um todo também se faz necessária, uma vez que o executivo espera que junto com o problema venham também sugestões para resolução.

Para a Secretária Executiva, a satisfação total dos clientes internos e externos é o seu principal objetivo. Ela tem consciência que muitas vezes a sua postura irá refletir a realidade de toda uma organização, bem como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.

Enfim, as atividades cotidianas das Secretárias Executivas requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição da Secretária do novo milênio.

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS

A Secretária Executiva utiliza, além das técnicas secretariais, ferramentas de motivação, liderança, comunicação, gestão, dentre outras, para o desempenho das suas funções.

Apresentamos a seguir, algumas habilidades específicas e imprescindíveis para a atuação eficaz de uma Secretária:

MOTIVAÇÃO - A motivação é uma das técnicas gerenciais, muito presente no dia-a-dia de uma Secretária, pois, sendo essa, um elo de ligações entre a alta hierarquia e demais clientes internos, a motivação deve ser a base para uma atuação adequada e harmoniosa.

A secretária pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da sua área de atuação e promovendo o intercâmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente mínimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenças culturais, sociais, econômicas, raciais e hierárquicas são fatores essenciais para a motivação; além de, lembrar detalhes pessoais como data de aniversário; elogiar um bom trabalho realizado, contribui, sobremaneira, para a motivação das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).

LIDERANÇA - A liderança é mais uma das técnicas gerenciais. A secretária precisa conhecê-la para poder auxiliar seu gerente a praticá-la no dia-a-dia. Observamos que essa habilidade hoje faz parte do contexto pessoal e profissional de uma Secretária Executiva. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados, em constante harmonia. O líder compartilha, delega, mas não “manda”, por isso, sua postura diante dos funcionários já é sempre positiva.

COMUNICAÇÃO - A comunicação é um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, da Secretária, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - A administração do tempo é nada mais, nada menos, que se planejar e organizar sua rotina diária, a fim de que o trabalho seja desenvolvido, sem afetar sua qualidade de vida, tanto pessoal, quanto profissional. Saber organizar-se utilizando o tempo de forma adequada e “eficaz” é um desafio que, para muitos gerentes tem sido o objetivo prioritário nas organizações que inclusive, dedicam por livre e espontânea vontade, várias horas em treinamento especializado no assunto, mesmo que as organizações não tenham ainda despertado totalmente para tal necessidade. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a importância do papel da Secretária na administração do tempo próprio e na do executivo. A maioria dos treinamentos a respeito utilizam exercícios para serem feitos em parceria, pelo executivo e a Secretária.

RESPONSABILIDADE E DECISÕES - As atividades de uma Secretária ultimamente estão sendo enfatizadas pelo maior poder de decisão com que essas profissionais vêm atuando nos mais diversos segmentos organizacionais. A responsabilidade está sendo exigida a cada trabalho executado e a participação nas tomadas de decisões tem sido um verdadeiro desafio na carreira de uma Secretária, que vem respondendo satisfatoriamente às organizações.

INFORMÁTICA – Além da sua contribuição estratégica, uma das ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que, sem dúvida, proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente, permitindo, assim, que encontrem mais tempo para outras atividades. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas. Assim, a evolução profissional é dinamizada, para atingir o novo status, e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. É imprescindível estar sempre buscando o aperfeiçoamento e se atualizando em outras áreas. As empresas buscam Secretárias empreendedoras e polivalentes, com perfil de assessora, e que não somente atendam aos executivos, mas também estejam interadas das metas e resultados.

IMPORTÂNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalização é impossível esquecer a real importância de se dominar um segundo idioma. A língua mais imposta pelos países é o inglês, que deixou de ser apenas desejável para ser imperativa, porém, hoje o idioma espanhol está dominando também, o mundo dos negócios. Aprender um novo idioma não é mais um diferencial de um universo restrito de pessoas, mas uma necessidade básica para profissionais que atuam nas mais diversas áreas e para quem está se preparando para ingressar no cada vez mais competitivo mercado de trabalho. Hoje, para se conseguir um bom emprego, é necessário ingressar numa faculdade, fazer um bom curso de idiomas ou mesmo uma viagem de intercâmbio ou estudos. Conhecer e aprofundar-se no inglês há tempos deixou de ser um privilégio de poucos para cair nas graças de muitos. Exigir fluência no idioma é uma prática comum em diversas empresas, devido à internacionalização dos mercados mundiais, que transformou o inglês numa língua universal. O mercado atualmente considera requisito básico, no momento da contratação, que o candidato domine o inglês e, se possível, conheça um outro idioma, como espanhol ou alemão, por exemplo.

O PAPEL ATUAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Já foi o tempo e há muito tempo atrás, a Secretária Executiva era considerada uma simples auxiliar de serviços para as empresas e empresários, porém, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o desenvolvimento das entidades e empresas.

Com o avanço da tecnologia, a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva, quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva. 

A Internet trouxe muitos avanços para a profissão, já que possibilitou a comunicação com todos os segmentos organizacionais, principalmente com Secretárias Executivas de todas as partes do mundo, acarretando numa troca de experiências e aprendizagem que contribuiu muito para as relações interpessoais. A profissão segue os princípios da Administração: tomar decisão, solucionar conflitos, trabalhar em equipe, separar fatos de opiniões, pensamentos de sentimentos e aplicá-los. A Secretária Executiva também desenvolve habilidades de comunicação escrita e oral, fala e traduz textos em vários idiomas e em algumas eventualidades, substitui o executivo.

Hoje, essas profissionais buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se uma profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

O mercado de trabalho esta cada vez mais exigente com relação à formação das Secretárias Executivas, e a procura é por profissional com postura de gerente, gestora e assessora. A beleza pode ser importante, mas deixou de ser fundamental para as empresas que buscam assegurar seu espaço no mundo dos negócios, com competitividade, segurança e qualidade

SUPORTE SECRETARIAL

Diante das profundas alterações por que vem passando o mercado de trabalho, o Bacharel em Secretariado passa a atuar de diversas formas e em variadas frentes de atividade como: assessor, sendo o agente executor mais próximo do centro de deliberação do processo decisório; gestor, exercendo funções gerenciais; empreendedor, com idéias e práticas inovadoras; e consultor, orientando a empresa, sua razão de ser e seus objetivos, trabalhando com a cultura da organização, transformando ameaças em oportunidades, utilizando seus conhecimentos para criar estratégias, aumentando assim as vantagens competitivas.

A Secretária Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizações, tendo como atribuições: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trâmite de papéis, compras e cotação com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficácia; manter atualizados os arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funções gerenciais; valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação; resolver problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; obter uma visão geral da cultura da empresa; conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatórios; redigir textos profissionais especializados; aplicar as técnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a informática (planilha eletrônica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrônico, Internet, intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmissão e difusão de informações.

CONCLUSÃO

A Secretária Executiva é uma profissional, que academicamente está sendo preparada para estar apta a assessorar e articular a área administrativa das empresas, instrumentalizando, em termos de idiomas e comunicação geral. A administração, planejamento e organização são conceitos que a Secretária Executiva deverá dominar em toda a sua extensão, além de estar preparada para ser inovadora, criativa, empreendedora, comunicadora e articuladora. Como assessora e facilitadora, vem sendo o elo entre a empresa e seus clientes internos e externos e como coordenadora de informações administra relacionamentos e conflitos, ou seja, a profissional Secretária trabalha para a organização e não somente para o executivo. Estas características estão diretamente relacionadas com as mudanças políticas, econômicas e sociais tais como, a globalização, que exige cada vez mais um novo perfil deste profissional, que vem conquistando um espaço de grande relevância não somente na execução de suas atividades específicas, mas atuando também no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizações, como mostra a própria organização das Nações Unidas, no livro titulado “O Trabalho das Nações”, que cita o Secretário como uma das prósperas profissões e a classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólico”, definindo a profissão como uma das mais proficientes e promissoras, esclarecendo que a profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas. 

Os pontos fortes da profissão são a expansão de limites com aumento de responsabilidades, cargo considerado de alta confiança, com relativa estabilidade e bom salário, considerando o padrão brasileiro. Os pontos fracos ainda são a grande variação de salários, muitas denominações para a profissão, falta de plano de carreira e de salários específicos para a profissional Secretária.

A Secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Conhecer o negócio da empresa, sua missão, seus produtos, suas finalidades e a administração, é fundamental. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. Para se atender a demanda, a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo, ou seja, estar sempre aprendendo para assim, ter amplos conhecimentos para sua atuação. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades, exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados.

A profissão de Secretária é afetada diretamente com as mudanças e tendências do mercado por sua atuação nas organizações, pois, dentre suas habilidades estão as funções de assessoria, participação e tomada de decisão.

BIBLIOGRAFIA

ALONSO, MARIA ESTER CAMBRÉA. A arte de assessorar executivos. Edições Pulsar, São Paulo, 207 p., 2002.

CARVALHO, ANTONIO PIRES; GRISSON, DILLER. Manual do Secretariado Executivo. 3ª ed., SP, Editora D’ Livros, 606 p., 2000.

Registro Profissional. Lei de Regulamentação. Obtido via Internet, endereço www.fenassec.com.br. Acessado em 18/09/2005.

Suporte secretarial. Obtido via Internet, endereço http://www.vestibular.ufba.br/guia/secretariado.html.

A ÉTICA NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

O tema: Ética é por si só polêmico, entretanto causa ainda mais inquietação quando falamos sobre a ética na administração pública, pois logo pensamos em corrupção, extorsão, ineficiência, etc., mas na realidade o que devemos ter como ponto de referência em relação ao serviço público, ou na vida pública em geral, é que seja fixado um padrão a partir do qual possamos em seguida julgar a atuação dos servidores públicos ou daqueles que estiverem envolvidos na vida pública, entretanto não basta que haja padrão, tão somente, é necessário que esse padrão seja ético, acima de tudo. 

A questão da ética pública está diretamente relacionada aos princípios fundamentais, sendo estes comparados ao que chamamos no Direito, de "Norma Fundamental", uma norma hipotética com premissas ideológicas e que deve reger tudo mais o que estiver relacionado ao comportamento do ser humano em seu meio social, aliás, podemos invocar a Constituição Federal. Esta ampara os valores morais da boa conduta, ou seja, na Administração Pública contém princípios como a: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

A boa fé acima de tudo também pauta-se como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada do cidadão na sociedade, lembrando inclusive o tão citado, pelos gregos antigos, "bem viver". Outro ponto bastante controverso é a questão da impessoalidade. Ao contrário do que muitos pensam, o funcionalismo público e seus servidores devem primar pela questão da "impessoalidade", deixando claro que o termo é sinônimo de "igualdade", esta sim é a questão chave e que eleva o serviço público a níveis tão ineficazes, não se preza pela igualdade. No ordenamento jurídico está claro e expresso, "todos são iguais perante a lei”. E também a ideia de impessoalidade, supõe uma distinção entre aquilo que é público e aquilo que é privada (no sentido do interesse pessoal), que gera deste modo o grande conflito entre os interesses privados acima dos interesses públicos.

Vemos constantemente nos meios de comunicação que a corrupção no Brasil é um dos principais problemas que cerca o setor público, afetando assim, a ética. Não podemos falar de ética, impessoalidade (sinônimo de igualdade), sem falar de moralidade.

A moralidade também é um dos principais valores que define a conduta ética, não só dos servidores públicos, mas de qualquer indivíduo. O princípio moralidade na administração pública deve abranger a idéia de que o fim é sempre o bem comum, ou seja, compreender que não deve limitar-se às motivações individuais ou particulares e sim da sociedade como um todo. Em algumas situações existe a legalidade mas pode não haver a moralidade, um bom exemplo está na inexigibilidade de licitação, onde em algumas situações permite-se contratar empresas de forma mais livre, mas será que é moral comprar produtos sem licitação (mesmo a legislação facultando) em empresas de parentes de um prefeito? Pois é, nem tudo que é legal é moral.

Podemos verificar que a ética está diretamente relacionada ao padrão de comportamento do indivíduo, dos profissionais e também do político. O ser humano elaborou as leis para orientar seu comportamento frente as nossas necessidades (direitos e obrigações) e em relação ao meio social, entretanto, não é possível para a lei ditar nosso padrão de comportamento e é aí que entra outro ponto importante que é a cultura, ficando claro que não a cultura no sentido de quantidade de conhecimento adquirido, mas sim a qualidade na medida em que esta pode ser usada em prol da função social, do bem estar e tudo mais que diz respeito ao bem maior do ser humano, este sim é o ponto fundamental, a essência, o ponto mais controverso quando tratamos da questão ética na vida pública.

Freqüentemente constatamos a opinião pública desabonar o comportamento ético no serviço público. A crítica feita pela sociedade, decerto, como todo senso comum é imediatista e baseada em uma visão superficial da realidade, que entre outras coisas, trabalha com generalizações, colocando no mesmo “rol” servidores, gerentes e políticos. De fato, sabe-se que essa é uma realidade complexa e que precisa ser analisada com cautela e visão histórica, recomendando-se tratar cada situação separadamente, dentro de seu contexto e não de forma simplista e apressada.

É verdade que aquilo que a sociedade fala sobre o serviço público é o que se vê na prática através da morosidade, do descaso, do empreguismo, improbidade administrativa, má conservação dos bens públicos é motivo de descrédito da sociedade. A sociedade não tem condições de saber de quem é a responsabilidade, na ausência de tais esclarecimentos faz generalizações distorcidas, impregnadas por preconceitos que definem os funcionários públicos como preguiçosos, incompetentes e procrastinadores, quando, de fato, existem pessoas que agem dessa forma, assim como em qualquer empresa, mas existem também pessoas altamente qualificadas e preocupadas com o serviço público e com o bem comum.

Diferente do que vem sendo posto em prática, as empresas éticas devem estimular e oportunizar o advento da consciência crítica de seus colaboradores, clientes e parceiros, e não impor que eles aceitem o que lhes é apresentado. É um ato humano e ético não aceitar verdades prontas, de forma imposta, mas aquelas que a consciência crítica aponta como aceitáveis. É o ser humano quem deve decidir em quem acreditar. As organizações éticas buscam na prática, se tornar honestas, justas, verdadeiras e democráticas, por uma questão de princípio e não de conveniências na maioria das vezes muito embora esse tipo de agir também traga sucesso e reconhecimento. As empresas éticas devem escolher seus líderes e colaboradores considerando tanto suas qualidades técnicas, quanto éticas. Mesmo sabendo-se que o ser humano está suscetível à falhas, uma boa política de Recursos Humanos, ou uma ótima empresa e banca examinadora no caso dos órgãos públicos diminuem os riscos de práticas lesivas ao patrimônio público.

Além da ética individual a empresa que almeja ser ética deverá refletir seu modo de ser, pois quando se conquista a consideração e a confiança dos colaboradores desenvolve a lealdade e compromisso necessários ao crescimento e estabilidade da organização.

Quando a empresa conquista a confiança e o respeito de seus empregados desenvolve a lealdade e o compromisso com ela. Estudos confirmam que as empresas mais éticas são as mais bem-sucedidas, pois nas últimas décadas elas vêm tomando consciência disso e descobrindo que o ser humano, ou seja, os clientes, colaboradores, sociedade, fornecedores, etc., são as coisas mais importantes na organização, portanto devem agir de forma a fazer com que eles as admire, respeite, ame e não queira substituí-las por outras empresas.

Em meio a tantas altercações em relação à ética na política, a generalização da corrupção tornou-se evidente no setor público, um exemplo recente é a máfia das sanguessugas, mas não se deve esquecer que existem pessoas muito éticas e conscientes em todas as organizações. Como se percebe, há uma cobrança cada vez maior nos últimos anos por parte da sociedade por transparência e probidade, tanto no trato da coisa pública, como no fornecimento de produtos e serviços ao mercado. A legislação constitucional e a infraconstitucional têm possibilitado um acompanhamento mais rigoroso da matéria, permitindo que os órgãos de fiscalização e a sociedade em geral adotem medidas judiciais necessárias para coibir os abusos cometidos pelas empresas, espera-se que a impunidade não impere nas investigações de ilicitudes.

A falta de ética nasce nas estruturas administrativas devido ao terreno fértil encontrado ocasionado pela existência de governos autoritários, no qual são regidos por políticos sem ética, sem critérios de justiça social e que, mesmo após o aparecimento de regimes democrático, continuam contaminados pela doença da desonestidade, dos interesses escusos geralmente oriundos de sociedades dominadas por situações de pobreza e injustiça social, abala a confiança das instituições, prejudica a eficácia das organizações, aumenta os custos, afeta o bom uso dos recursos públicos e compromete a imagem da organização e ainda castiga cada vez mais a sociedade que sofre com a pobreza, com a miséria, a falta de sistema de saúde, de esgoto, habitação, ocasionados pela falta de investimentos financeiros do Governo, porque os funcionários públicos priorizam seus interesses pessoais em detrimento dos interesses sociais.

A mudança que se deseja na Administração pública sugere numa gradativa, mas necessária transformação cultural dentro da estrutura organizacional da Administração Pública, isto é, uma reavaliação e valorização das tradições, valores morais e educacionais que nascem em cada um de nós e se forma ao longo do tempo criando assim um determinado estilo de atuação no seio da organização baseada em valores éticos.

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