Por ACIMARLEIA FREITAS
O papel da Secretária - ou profissional de
Secretariado Executivo - evoluiu muito além da função tradicional de apoio
administrativo. Hoje, trata-se de um agente estratégico, capaz de
integrar pessoas, processos e informações em níveis decisivos para o funcionamento
corporativo. A literatura em Administração reforça que nenhuma organização se
sustenta apenas com processos; é necessário coordenação, comunicação
eficaz e gestão de informações, dimensões nas quais a Secretária
atua com excelência.
A seguir, cinco razões centrais que explicam por
que esse profissional é insubstituível.
1.
Guardiã da Comunicação Organizacional
A comunicação é considerada um dos pilares da
eficiência nas empresas (Drucker, 2001). A Secretária atua como mediadora entre
gestores, equipes, parceiros e público externo, garantindo clareza, precisão e
fluidez na troca de mensagens.
Ela reduz ruídos, organiza agendas, filtra
demandas, redige documentos, orienta protocolos e assegura que a informação
certa chegue ao destinatário certo no momento adequado - elemento vital para
decisões rápidas e acertadas.
2.
Gestora Estratégica de Informações
Segundo Nonaka e Takeuchi (1997), a vantagem
competitiva das organizações está na gestão do conhecimento. Nesse contexto, a
Secretária é a profissional que organiza, registra, monitora e disponibiliza
informações essenciais para a tomada de decisão.
Ela domina fluxos documentais, acompanha prazos,
elabora relatórios, controla arquivos e transforma dados dispersos em
conhecimento útil - um diferencial substancial para a gestão.
3. Elo de
Integração entre Pessoas e Processos
Nenhuma organização funciona sem alinhamento
interno. A Secretária cumpre um papel integrador, articulando setores,
organizando rotinas e garantindo a continuidade operacional.
Ela conecta pessoas, entende prioridades
institucionais, antecipa necessidades e coordena tarefas, contribuindo para que
processos fluam sem interrupções - atributo relacionado ao desempenho
organizacional (Mintzberg, 2003).
4.
Suporte Técnico e Operacional de Alto Nível
As atividades da Secretária exigem domínio de
técnicas administrativas, tecnologia, redação oficial, cerimonial, gestão de
eventos, atendimento institucional e análise de demandas.
Esse conjunto de competências posiciona o
profissional como suporte técnico especializado, conforme defendido por
autores da área de secretariado (Dornelas; Oliveira; Fedrigo), garantindo
consistência nos processos e qualidade nos resultados.
5. Aliada
Estratégica da Liderança
Pesquisas em gestão reforçam que líderes eficientes
precisam de profissionais que facilitem a execução de estratégias e a organização
da rotina gerencial (Hersey & Blanchard, 2007). A Secretária exerce
exatamente esse papel.
Ela antecipa demandas, organiza prioridades,
oferece suporte tático, interpreta contextos, gerencia crises administrativas e
cria condições para que a liderança se concentre no essencial: tomada de
decisão, inovação e relacionamento institucional.
Conclusão
A Secretária é peça-chave não por acumular tarefas,
mas por integrar competências essenciais ao funcionamento moderno das
organizações: comunicação, gestão de informações, coordenação de processos,
suporte técnico e parceria estratégica com a liderança.
Seu trabalho não é periférico - é central. E sua
atuação qualificada impacta diretamente a produtividade, o clima organizacional
e a eficiência institucional.
REFERÊNCIA
Chiavenato, 2014; Nonaka & Takeuchi, 1997).
Chiavenato, I. Introdução à Teoria Geral da
Administração (2014).
Drucker,
P. The Essential Drucker (2001).
Fedrigo, J. Secretariado Executivo: Interfaces
da Profissão (2014).
Fisher, A. Liderança e Motivação (2012).
Hersey,
P.; Blanchard, K. Management of Organizational Behavior (2007).
Marchiori, M. Gestão da Informação e do
Conhecimento (2010).
Mintzberg,
H. The Nature of Managerial Work (2003).
Nonaka,
I.; Takeuchi, H. The Knowledge-Creating Company (1997).
Oliveira, M.; Dornelas, R. Gestão Secretarial:
Fundamentos e Práticas (2016).
Torquato, G. Tratado de Comunicação
Organizacional e Política (2002).
