Hoje o Secretariado Executivo
assume um novo papel dentro das organizações – o papel de Gestor – além de
possuir todas as habilidades de suas tarefas cotidianas de secretária/o, hoje
ele deve ter a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomada de decisões,
solucionar problemas, um bom relacionamento pessoal com todos os níveis
hierárquicos e principalmente, entender toda a demanda da organização, ou seja,
ter uma visão macro e agir integradamente.
O Secretariado Executivo, além de assessorar o executivo e fazer o elo entre os clientes internos e externos, ele deve lembrar que não estará sozinho, haverá sempre colaboradores dando suporte para alcançar os objetivos e as metas, com isto, desenvolvendo parcerias com os colaboradores por meio do seu envolvimento e sua posição dentro da organização.
Diante deste novo papel, o Secretariado Executivo deve buscar e cuidar de sua formação e aperfeiçoamento, deve estar atento às inovações do mercado e frequentemente se atualizando. Ele precisa hoje, dominar todas as suas ferramentas e aprimorar-se cada vez mais. É, ele que está ao lado dos centros de tomadas de decisões, que além de estar envolvido na área secretarial, nos processos organizacionais, deve ter a capacidade de gerenciar informações.
Nas execuções de suas atividades, ele deve dedicar-se; ter a capacidade de pensar estrategicamente; ter bom senso e equilíbrio; ter confiança e a capacidade de solucionar problemas, além de cuidar de sua imagem – outro fator importante, pois é por meio dela que as pessoas irão construir a imagem da organização.
O Secretariado Executivo, além de assessorar o executivo e fazer o elo entre os clientes internos e externos, ele deve lembrar que não estará sozinho, haverá sempre colaboradores dando suporte para alcançar os objetivos e as metas, com isto, desenvolvendo parcerias com os colaboradores por meio do seu envolvimento e sua posição dentro da organização.
Diante deste novo papel, o Secretariado Executivo deve buscar e cuidar de sua formação e aperfeiçoamento, deve estar atento às inovações do mercado e frequentemente se atualizando. Ele precisa hoje, dominar todas as suas ferramentas e aprimorar-se cada vez mais. É, ele que está ao lado dos centros de tomadas de decisões, que além de estar envolvido na área secretarial, nos processos organizacionais, deve ter a capacidade de gerenciar informações.
Nas execuções de suas atividades, ele deve dedicar-se; ter a capacidade de pensar estrategicamente; ter bom senso e equilíbrio; ter confiança e a capacidade de solucionar problemas, além de cuidar de sua imagem – outro fator importante, pois é por meio dela que as pessoas irão construir a imagem da organização.
Este tipo de profissional deve ter a consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional, ser ético, honesto, espírito de equipe, ter a capacidade de intervir, identificar problemas e resolvê-los, propor soluções, analisar dados, informações e trabalhar em equipe. Com isto, as empresas buscam um profissional livre, capaz de autoconstruir, comprometido com a sociedade e com os valores sociais, centrados no cotidiano e ao mesmo tempo deve conhecer a empresa, seu organograma e o seu produto.
O profissional deve ser proficiente, criativo, participativo, conhecedor de gestão estratégica, articulador em negociações que procedam à tomada de decisões, de forma a agir como um facilitador de relações interpessoais e entre os grupos. O atual contexto exige profissionais cada vez mais preparados e conscientes de sua atuação.
Ao Secretariado Executivo, neste novo contexto, cabe então o papel de gestor nas organizações em que atua, estando, assim, apto a perceber, refletir, decidir e agir de maneira assertiva, pois, a dinamicidade do mercado de trabalho não permite erros nem demora no processo de decisão.
O perfil atual do Secretariado Executivo se enquadra neste contexto, exigindo uma postura aberta às inovações, preparados efetivamente para auxiliar o executivo neste sentido, devendo desenvolver habilidades de lidar com modelos inovadores de gestão; assessoria administrativa com base em objetivos e metas departamentais e empresarias; receptividade e liderança para o trabalho em equipe; capacidade de maximização e otimização de recursos tecnológicos, entre outros, se concedendo maior importância àqueles que desempenham as funções de decisão, entre elas: Percepção; Diagnóstico:
Definição; Busca e Escolha das alternativas; Avaliação e Implementação. Lembrando sempre que o ideal para as tomadas de decisões, quando dadas mais importantes, sejam realizadas em grupo.
O Secretariado Executivo transformou a sua profissão, hoje, como líder, as empresas querem líderes estratégicos, assertivos e colaboradores e, acima de tudo, seres humanos que tomem decisões justas e tenham atitudes corretas. O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados. O líder motiva inspirando confiança; sendo persistente; se comunicando com eficácia; ouvindo com atenção; compreendendo as pessoas e suas reações; agindo com objetividade e demonstrando firmeza. Podemos destacar duas formas de motivação: Motivar a si mesmo e Motivar os outros.
Com isto, devemos destacar um outro ponto importante para o Secretariado Executivo, na sua liderança, que é a questão do conflito – tarefa fundamental. Ele precisa aprender quais os resultados advindos dos conflitos, evitando os potencialmente destrutivos e aproveitando os construtivos e, lembrar que tudo isso envolve comportamentos.
Quanto a sua postura e conduta profissional, todo Secretariado Executivo deve se pautar nos valores éticos e no Código de Ética, devido ao caráter peculiar da profissão, para não cometer deslizes éticos, causados muitas vezes, devido a pressões externas ou seduzidos por determinadas situações que o levam a obter vantagens individuais.
Ele deve também relacionar o seu trabalho com a qualidade de vida – fazendo do seu trabalho uma fonte de prazer, para que se tenha uma convivência sadia, a concretização de planos de vida e o seu próprio bem-estar. A organização do tempo também deve estar associada a sua qualidade de vida, pois ele é um fator importante na administração de si e do seu próprio trabalho.
Analisando todo o contexto, podemos dizer que toda essa mudança são fatores que auxiliam no desenvolvimento da Inteligência Emocional – um conjunto de habilidades e competências para atingir a excelência no trabalho. São cinco habilidades da Inteligência Emocional: autoconsciência; gerenciar as emoções; motivação; empatia e as habilidades sociais.
O profissional além de trabalhar harmoniosamente com seus colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie, ele deve saber ser flexível. E por último, vale lembrar que o Secretariado Executivo deve estar também envolvido com a Questão Ambiental, que passa a ser sua nova responsabilidade na sociedade.
Esta apresentação reflete a
opinião pessoal do autor sobre o tema, podendo não refletir a posição oficial
do Portal Educação.
Por Roberto Ruffo
