Você já parou para pensar na quantidade de funções que cabem à secretária executiva? Exercer bem seus papéis não é fácil, afinal, a demanda de informações é tão grande, que é preciso ser super para conciliar tudo da melhor maneira possível!
Devido ao atual cenário
organizacional, competitivo e globalizado, onde a troca de experiências e
conhecimentos ocorre em ritmo acelerado, cada vez mais a secretária executiva
passa a exercer habilidades gerenciais com o intuito de responder
satisfatoriamente às exigências das organizações. É imprescindível que ela
tenha uma visão estratégica do funcionamento geral da empresa em que atua, para
poder agir em parceria com seu executivo e equipe, priorizando atividades,
gerenciando informações, compreendendo os objetivos e metas a serem alcançados
e se comprometendo com a organização.
A secretária executiva
tornou-se um elemento chave na organização, através de uma postura gerencial
condizente com as tendências do mercado atual, englobando gestão de pessoas,
comunicação interpessoal e comportamento organizacional. Com esta nova visão
administradora, somando-se à habilidade de liderança, delegação de tarefas e
capacidade de lidar com diferentes estilos de personalidade, esta profissional
é capaz de assessorar de modo eficaz, não só seu gestor, como também a equipe
com a qual trabalha. Ela tem adquirido também uma autonomia cada vez maior, o
que faz com que suas responsabilidades se multipliquem.
A secretária executiva
atua hoje como multiprofissional, assumindo papéis polivalentes que permitem a
ela administrar o fluxo de informações com competência, conhecimento,
criatividade, espírito empreendedor e eficácia, bem como gerenciar pessoas
assertivamente, usando da inteligência emocional para enfrentar obstáculos,
resolver problemas e criar um ambiente de interação. Hoje, a secretária busca
alcançar os objetivos e as metas se preocupando não só com a produtividade e
qualidade de seu trabalho, mas também buscando desenvolver parcerias com a
equipe e com os colegas por meio do seu envolvimento com assuntos corporativos
e seu posicionamento na organização como facilitadora e multiprofissional. A
qualidade do trabalho da equipe é tão importante quanto o seu próprio trabalho!
A secretária executiva
do século XXI possui habilidades gerenciais fortemente definidas: comunicação
assertiva, ênfase no relacionamento interpessoal, capacidade de lidar com
conflitos, de trabalhar em equipe, de coordenar uma tarefa, de supervisionar seus
subordinados, de resolver problemas, de tomar decisões e de melhorar a
qualidade e produtividade do trabalho. Embora nem sempre percebamos, a
secretária executiva atua em espaços que vão muito além das tradicionais
funções que já conhecemos: em algumas empresas, ela tem ainda subordinados,
como copeiras, recepcionistas, e isso exige que tenha discernimento para poder
liderá-los, sem, no entanto agir como alguém que “manda”, mas sim que media. O
próprio fato de ser agente de comunicação entre as diversas facções de uma
empresa já a coloca no papel de líder, afinal, não é fácil agir eficazmente,
minimizando conflitos e passando informações cem por cento precisas.
Ainda, além das funções
que você já conhece, as secretárias executivas auxiliam, muitas vezes, a vários
executivos – o que, somado ao fato de terem ainda pessoas sob sua supervisão,
requer habilidades específicas para administrar várias tarefas e liderar.
Muitas organizações já estão assimilando essa mudança de perfil, assim como a
própria profissional, que tem sentido a necessidade de estudar cada vez mais,
se aprimorando e investindo em treinamentos gerenciais para que possam
desenvolver seu potencial e realizar suas atividades com eficácia.
O espaço conquistado
pela secretária executiva é visível, pois a própria equipe tem ampliado sua
participação dentro da organização: sua presença tem se tornado fundamental,
participando ativamente de reuniões estratégicas, inteirando-se dos assuntos
corporativos, propondo ideias e sugestões, sendo ouvida e reconhecida como
profissional competente, hábil e apta a gerir processos e pessoas. É claro que,
em algumas organizações, isso ainda ocorre a um passo mais lento, mas a
tendência é que a secretária executiva assuma cada vez mais essa autonomia e
participação efetiva dentro dos interesses da sua empresa.
Mas quais são as
habilidades de uma secretária executiva enquanto uma líder? As primeiras
habilidades de liderança que exerce começam com seu próprio trabalho: ela
lidera sua rotina diária, planeja e traça estratégias para conseguir dar conta
de uma rotina cheia de tarefas. Desta forma, já consegue visualizar o que
funciona ou não e mediar às tarefas de seus subordinados, quando os tiver.
Aí que entra a necessidade de auto liderança: Usar o perfil de líder no
dia a dia, nas tarefas, na carreira. É preciso ser primeiramente seu
próprio líder.
Uma das maiores dificuldades,
para qualquer líder, é moldar seu comportamento para mostrar que está
liderando, e não mandando. Algumas secretárias, por sua própria história, em
que eram tratadas com autoritarismo, construíram um comportamento nada
democrático, o que nem sempre agrada aos colegas e pode ser péssimo na
construção de sua imagem. Liderar não é sinônimo de mandar: um bom líder não
precisa ordenar, ele mostra por meio de uma boa conversa e de suas próprias
atitudes qual é o caminho a ser tomado. É preciso ter habilidade para lidar com
as pessoas, pois cada uma tem sua história, suas qualidades, e é preciso
considerar sua individualidade sempre. Portanto, sem um bom
relacionamento com a equipe, sem conhecer as habilidades e necessidades de cada
um, não há liderança.
Para que um líder seja
eficiente na sua função, precisa dominar e aplicar no seu cotidiano as quatro
funções básicas da administração:
- Planejamento: planejar é definir os objetivos a serem atingidos e traçar uma meta para se alcançar o que deseja. Você deve fazer aquelas perguntinhas básicas como: porque, o que fazer, quando fazer e como fazer.
- Organização: organizar é utilizar todos os recursos disponíveis, seja ele financeiro, humano ou material.
- Controle: controlar é verificar se todos os recursos estão sendo utilizando com eficiência para se alçar o objetivo traçado.
- Direção: coordenar o projeto, verificar se estão ocorrendo falhas e se esta de acordo com o que foi planejado. Também é aqui que se verifica se o objetivo foi alcançado, se não foi o que o impediu.
No livro O Monge e
o Executivo, (uma excelente leitura para qualquer profissional), James C.
Hunter nos mostra todos os requisitos para nos tornarmos um líder ideal, e
explica que “para uma boa colheita é preciso ter um bom cultivo”. Portanto, no
ambiente profissional é preciso manter um clima harmonioso e saudável para
estimular a equipe. Os líderes devem ser sábios, cativantes, motivadores.
Tanto na área do
secretariado como nas demais, o fato de exercer bem o papel de líder só tem a
contribuir positivamente para a carreira do líder e para a empresa. Para a
empresa, vale lembrar que os bons líderes são pessoas agradáveis, cativantes e
que motivam. Toda empresa gostaria de ter funcionários assim, afinal, um bom
relacionamento com as diversas hierarquias dentro de uma organização é
essencial. Nada melhor do que conviver com pessoas com as quais você se
relaciona bem, e que ainda por cima incentivam seus colegas a agir de uma
maneira positiva. Tais fatores consequentemente aumentam a produtividade, o que
só tem a acrescentar. Para os superiores, o fato de ter um líder em sua
equipe faz com que adquira cada vez mais confiança no mesmo, podendo delegar
funções e responsabilidades e aumentando seu tempo livre para outras
atividades.
Para o profissional
líder, as chances de crescimento na sua carreira podem se multiplicar. E, no
caso da secretária executiva, que cumpre diversas funções, isso pode funcionar
como um patamar para seu desenvolvimento profissional: líderes são notados. São
elogiados e tornam-se cada vez mais necessários. Costumam sobressair-se em
determinados aspectos e isso pode trazer reconhecimento – o dela própria e,
claro, de seus superiores.
Primeiramente, conforme
já mencionamos, o fato de auto liderar-se cria uma
autonomia importantíssima no processo de crescimento próprio, pois,
independente da atuação de outros, percebe-se que é possível administrar sua
própria rotina e fazer escolhas que permitam estabelecer metas e cumpri-las. O
líder tende a estar muito contente com seu próprio rendimento, mas nunca
completamente satisfeito, e isso é excelente profissionalmente, pois quem pensa
desta forma só tende a crescer e aperfeiçoar-se. O contentamento com a própria
atuação, por si só, é um fator que motiva para que se produza mais e
melhor. O bom relacionamento faz bem para os outros e para o líder.
Para que você possa se
tornar cada vez mais super, capriche nas suas habilidades de liderança!
Lembre-se sempre de tratar aos outros como gostaria de ser tratada! Um sorriso
e palavras agradáveis só fazem bem!
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