A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA NO BRASIL

RESUMO

O presente artigo procura esclarecer o que é “A Administração Pública no Brasil”, através da análise de seus conceitos, teoria, sua evolução histórica e o envolvimento com o Direito Constitucional. É sabido que a administração no estado brasileiro aconteceu de três formas, sendo a primeira na época política do Império; herdamos da pátria mãe a chamada Patrimonialista, tendo o patrimônio do soberano se confundindo com do estado, de modo que o monarca nomeava os nobres para exercer cargos políticos a fim de gerenciar a futura Nação. Esta fase é marcada pelo nepotismo e grande corrupção no serviço público, não sendo parte apenas de um período, mas abrangendo vários até a Constituição de 1934. Já na Era Vargas, temos a Burocrática, que tem por finalidade combater a corrupção e o nepotismo da primeira forma. Os princípios orientadores da administração burocrática são a profissionalização, a ideia de carreira, a hierarquia funcional, a impessoalidade, o formalismo, em síntese, o poder racional legal. Enquanto que, a administração Gerencial, busca a otimização dos serviços públicos, bem como a sua expansão, em que se pretende a redução dos custos, o aumento da efetividade e eficiência dos serviços prestados aos cidadãos.

Palavras-chave: Evolução histórica. Administração patrimonialista. Administração burocrática. Administração gerencial. Direito Constitucional.

INTRODUÇÃO

A Administração Pública brasileira passou por três fases distintas sendo que no período da colonização à Era Vargas, há predominância da administração patrimonialista; da Constituição de 1934 a Constituição Cidadã, a burocrática; e enfim já na Constituição de 1988, a existência da gerencial.

A primeira fase é caracterizada pela descentralização a centralização do poder, ocorrendo de modo quase similar a Roma – em que se tem a centralização compartilhada (época da Monarquia - 753 a 510 a.C.), descentralização (República – 510 a 27 a.C.) e centralização total do poder (Império – 27 a.C. a 565 d.C.) - , porém em praticamente todos os períodos romanos havia ingressos aos cargos públicos por eleições. Enquanto nesta fase por nomeação de Portugal.

A segunda e a terceira fase se assemelham, pois o estado rompe com o modelo antigo, destina um título da constituição abordando os funcionários públicos, a forma de ingressar em órgãos da administração – concurso -, pré-requisitos etc. Porém, a forma de gerir o estado está espalhado por todo o corpo do texto constitucional, sem, contudo elencar um título que trata do tema do presente artigo. Isto só ocorre na CF/88 com o Título III (da Organização do Estado) no Capítulo VII (Da Administração Pública). A terceira fase é o aperfeiçoamento da segunda, em que se busca o funcionalismo público com a otimização dos resultados.

A partir da análise das Constituições brasileiras, procura identificar nos textos a manifestação do conceito de administração pública, com vista a alcançar a compreensão da organização política-administrativa, bem como a disposição dos órgãos dos poderes do estado democrático de direito. Contudo, reflete-se sobre a importância da administração para o país, além da sua manifestação e forma em nosso sistema e em outros, como na Grécia e Roma antiga.

1 A Administração Pública

Conceito

A expressão administração advém do verbo latino ad (direção, tendência para) e minister (subordinação e obediência), que combinado com a res publica (coisa pública, do povo) significam segundo o professor José Afonso da Silva, que a: “Administração Pública é o conjunto de meios institucionais, materiais, financeiros e humanos preordenados à execução das decisões políticas.” (SILVA, 2011, p. 656).

Assim, tem-se que a administração é subordinada ao Poder político; consiste em um meio, que serve para atingir fins definidos, através de órgãos públicos (administração direta) e privados (administração indireta), em que se tem mão de obra para execução das funções administrativas.

História

O nosso exórdio pela administração pública no Brasil tem o primórdio da sociedade, não precisamente ao relato do cânon religioso (na tradição Judaica e Cristã), mas voltaremos ao pretérito do Jardim do Éden, onde os indivíduos isolados veem a necessidade de se associarem (Teoria do Impulso Associativo Natural) para formar uma família, para se ajudarem, entre outras necessidades. A união entre o homem e a mulher fez surgir um agrupamento, mais precisamente a família, instituto perfeito para começar o povoamento da Terra. Estes começam a viver de modo nômade, exercendo várias profissões sendo que em determinado tempo foram caçadores, pescadores e outro coletores e por fim agricultores. Profissão esta que ajudou o homem a se fixar num território, de modo a garantir e promover a existência e o crescimento da sua plebe, respectivamente. A partir dessa concepção, temos que outros povos nômades foram se agrupando nas mesmas regiões, destarte a sociedade simples (formada pelo grupamento social básico: a família) torna-se uma sociedade complexa (conjunto de várias famílias) que dia após dia necessitava de uma organização capaz de por fim aos conflitos existentes entre os clãs. Quem seria o responsável por esta organização? Como se vê na Grécia e em Roma, é o patre (pai da família) que detinha o poder de organizar e ou administrar (Teoria Patriarcal). (FRIEDE, 2002).

Na Grécia, os povos nômades foram formando pequenas “aldeias-estado”, estas pequenas uniram constituindo a polis, as considerada cidades-estados. Desta forma a administração da cidade começa de forma simples, em que aqueles considerados cidadãos se reúnem em assembleia para discutir os assuntos de interesse local.

Já em Roma, temos o surgimento de diversos institutos e instituições ainda hoje presentes nos estados modernos (por exemplo, o Senado). Reportamos a época política da República (510 a 27 a.C.), onde ares publica era comandado pelos magistrados e senadores além da Assembleia Centuriais e da Plebe, que tinha diversas funções, como o de recenseamento, recolher tributos, estabelecer leis, decretos, súmulas vinculantes (editos dos pretores), administrar o tesouro público (administração financeira) entre outras funções administrativas. Desse modo, o poder estava demasiadamente distribuído nas mãos de muitos. Isto favoreceu o surgimento do Império (27 a.C. a 565 d.C,), tendo o imperador total poder. Da descentralização a centralização da administração, levou a queda do mesmo, sendo o do Ocidente em 476 d.C. e Oriente em meados dos anos 1.455 d.C. (CASTRO, 2011).

2 BRASIL COLÔNIA

Portugal vivia o momento de grande esplendor com as grandes navegações, novas colônias, novos caminhos no mar entre outros. Com o descobrimento do Brasil, logo se teve a ideia de dividir a colônia em treze capitanias, no intuito de desenvolvê-la a fim de manter a dinastia portuguesa.

2.1 Capitanias Hereditárias

As capitanias foram treze porções de terras brasileiras, concedidas pela coroa portuguesa a treze nobres portugueses, estes na verdade eram amigos do rei que recebiam como prebendas. As porções pertenciam aos nobres e os seus descendentes gozavam do uso fruto hereditário, que deviam investir na colônia a fim de promover a exploração dos seus recursos bem como inserir nela os produtos do império. Contudo, nesse período tem-se a caracterização da administração patrimonialista em que, o monarca dava a quem ele aprouvesse, uma porção territorial para administrar, bem como os cargos públicos para serem geridos. Pois não havia diferenciação entre o patrimônio do soberano e do Estado. Esta se caracteriza pela res principis e não pela res publica, desta forma de 1504 a 1548 perdurou no Brasil o sistema de capitanias, porém sem sucesso, o monarca português instala no país o Governo Geral. (VILLAS-BOAS, 2009).

2.2 Governo Geral

No sistema anterior verifica que não existia uma centralização do poder político-administrativo e sim uma descentralização. Com o fracasso do sistema, Portugal cria no país o Município (Salvador - Bahia), “com organização e atribuições políticas, administrativas e judiciárias”. Neste, ficava a sede do Governo Geral, que foi implantado com a chegada do primeiro governador do Brasil – Tomé de Sousa. Com a chegada deste foi feito um Regimento (que é tido como o nosso primeiro diploma constitucional) que dispunha a competência do Governador Geral, como por exemplo, conceder terras para o plantio e a construção dos engenhos. Além deste, foram elaborados os específicos que dispunham das atribuições dos cargos de Provedor-Mor – encarregado pela administração das finanças -, Capitão-Mor – incumbido da organização da defesa nacional- e Ouvidor-Mor – responsável pela administração jurídica administrativa. A forma patrimonialista ainda permanece, porém verifica-se que há a centralização do poder na mão de uma autoridade superior assessorada por três ministros. Agora as capitanias teriam que seguir uma única ordem, pois esta estava de acordo com os interesses da monarquia portuguesa. Durante esse período vários códigos foram criados entre eles o Código Mineiro (1603 e1618), demonstrando que a organização do futuro Império estava só começando, e que as antigas capitanias se tornarão em províncias pela Constituição de 1824. (VILLAS-BOAS, 2009).

2.3 Império

O Governo Geral como modo português de organizar a colônia, começou em 1548 findando em 1808 com a chegada da família real no Brasil. Com destaque de Reino Unido de Portugal, o Brasil, moderniza a sua administração com a criação de órgãos públicos e empresas que atendesse aos anseios do Reino. Já em 25 de março de 1824 depois de dois anos de independência, Dom Pedro I outorga a primeira Constituição Política do Império do Brasil. (BRASIL, 1824, online).

A nova Constituição declarava o Brasil um império formado por províncias e que estas eram presididas por pessoas nomeadas pelo imperador que concomitantemente exercia o Poder Moderador e do Executivo. Estabelecia os poderes Judicial e Legislativo, bem como as suas atribuições. Ao tempo em que Dom Pedro I passa a governar a nação, este é assessorado por um Conselho (de caráter consultivo) e Ministros de Estados. Administração é abordada de modo supérflua como se vê no Título 7º, a partir do art.165 aos 172 da respectiva constituição. Porém, ao analisarmos todo corpo concluímos que a res publica ganha uma conotação diferente, pois, a organização do estado começa a evoluir, ainda que de forma lenta, para algo mais complexo. Percebe-se que o Poder Executivo e Moderador detinha a chave de tudo, era um império de poderes centralizador, unitário, monárquico que restringia a liberdade econômica e política das províncias. As competências exclusivas começam a ser desenhadas da mesma forma que a privativa. Assim, em toda matéria se vê a vontade do constitucional de elencar os fundamentos da administrare. (BRASIL, 1824, online).

2.4 A República

Em busca da liberdade financeira e devido às diversas crises enfrentadas, o período monárquico no Brasil durou após a primeira Constituição 65 anos, levando a nação a mais um estágio de evolução, em 15 de novembro de 1889 é declarada a República. Sendo promulgada em 24 de fevereiro de 1891 a Constituição da República dos Estados Unidos do Brasil. O novo texto estabeleceu a forma de Estado e de Governo, pois transforma as províncias em Estados-membros e federados, que através da representação via voto elege os seus Governantes. Os novos estados ganham competências e auto poder de se administrarem e normatização própria, sem, contudo desvirtuar do poder central. Porém, o que se conclui é que a nova Carta Magna não conseguiu provocar grandes mudanças na estrutura social do país, afastaram o rei, mas a forma de ingressar no serviço público guardava as marcas do patrimonialismo herdado da dinastia portuguesa.  (BRASIL, 1891, online).

3 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA BUROCRÁTICA

Ao analisarmos as Constituições de 1934, 1937 e 1946 – Era Vargas – temos enfim a evolução da administração brasileira da fase patrimonialista para a burocrática (o momento em que a lei define qual será a finalidade do órgão público, estabelecendo limites aos seus servidores) – traços daquela ainda é presente nesta – em que se encontra pela primeira vez um título relacionado aos funcionários públicos (Título VII, dos artigos 168 a 173 da CR/34), (BRASIL, 1934, online), além, da expressão concurso público como meio para provimento das vagas existentes, configurando o princípio da impessoalidade. (MAFRA, 2012, online).

Durante este período existe a hierarquização dos subordinados, em que há plena distinção dos cargos públicos, das funções, bem como os de direção e chefia. Ainda, tem se aqueles cargos de característica sad nutum. (BRASIL, 1937, online)

           

4 ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA GERENCIAL

Em plena Ditadura Militar, o Brasil experimenta mais uma Constituição (CRF/67), que renova a administração pública do país com a inserção no texto constitucional da administração indireta pelo estado, através da qual ele transfere as mãos de outros a responsabilidade de desenvolver a atividade ou a função administrativa visando a o interesse público.

Nela a sociedade tem uma maior participação na prestação de serviços, através das organizações do terceiro setor, das autarquias, empresas públicas, sociedades de economia mista e fundações públicas. Assim sendo, a administração pública gerencial prioriza a eficiência da Administração, o aumento da qualidade dos serviços e a redução dos custos, de maneira a aumentar a capacidade gerencial do estado em termos de efetividade e eficiência dos serviços ofertados aos cidadãos brasileiros, a ponto de conquistar lugares inalcançáveis. (VIEIRA, 2012).

Com a promulgação da Constituição Cidadã (CRF/88) tem se a organização em um título (Título III, Capítulo VII), contudo a evolução leva o constituinte originário a destacar os princípios básicos da administração pública gerencial brasileira, os quais são o da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Para Alexandre de Morais (2012, p. 342), “o administrador público somente poderá fazer o que estiver na lei e nas demais espécies normativas” (...), independente da sua vontade, respeitando assim a legalidade. Para o renomado autor o princípio da impessoalidade refere-se “a finalidade administrativa” em que o gestor público deve só executar ato administrativo para o seu fim legal. E este deve “respeitar os princípios éticos de razoabilidade e justiça” (...) para que exista validade de todo o ato. Para confirmá-lo deve fazer “inserção do mesmo no Diário Oficial ou edital afixado no lugar próprio para divulgação de atos públicos” de maneira a confirmar a publicidade da sua gestão de modo que seja eficiente. (MORAIS, 2012).

5 ANÁLISE EVOLUTIVA

De forma rudimentar a Administração Pública vai crescendo, ganhando corpo até se transforma em uma complexa função do Estado. Na antiguidade, praticada pelo líder do clã, passa pelo patre, que se unem nas Assembleias e nos Senados para administrarem a cidade-estado depois a grande República. Já no Brasil, em meados dos anos 1824, a monarquia, institui quatro Poderes o Executivo, Legislativo, Judicial e o Moderador. A competência exclusiva e comum era dos poderes e não das províncias. Grandes instituições estatais surgem neste período, o Tesouro Nacional, por exemplo. Além de diversos órgãos, que auxiliavam na organização do novo Império. Os funcionários ocupam cargos públicos através da nomeação do próprio imperador, de modo, que não são elencados os princípios da administração moderna. (CASTRO, 2011).

Porém, a sede por autonomia e competência nas províncias leva a queda do Império e a proclamação da República. Que estabelece na Constituição de 1891 a forma de Governo Republicano. Extingue-se o quarto poder, concede autonomia e transforma em Estado as antigas províncias. As competências são distribuídas entre a federação e os entes federados, as responsabilidades são elencadas e novos órgãos surgem como forma de descentralização do poder.

Durante toda a Era Vargas, o Brasil experimentou a centralização das decisões nas mãos do presidente da República. Contudo, os textos constitucionais traziam referencias acerca dos funcionários públicos, dos cargos, das responsabilidades, e o meio e os pré-requisitos para adentrarem ao serviço público. (VILLAS-BOAS, 2009).

Atualmente temos uma Constituição definida em termos de administração pública, pois esta elenca os princípios constitucionais que regem o administrador, as responsabilidades, as competências dos entes federativos, entre outros. Os poderes continuam sendo três (Executivo, Legislativo e Judiciário), são independentes, porém harmônicos entre si. Ressalta que a gestão não é somente direta, agora há participações indiretas, mantida pelo estado de acordo com a finalidade e o interesse coletivo, de sorte a promover o interesse social. (SILVA, 2011).

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Corroborando com o pensamento de Orlando Bitar, tem-se a Constituição como um instrumento jurídico que ao formar o Estado o estrutura e organiza-o, assim entende que a administração da res publica tem relação direta com o Direito Constitucional, pois deste emana toda a forma de organização da Nação. Assim, depreende que o progresso contribuiu para a evolução do sistema de gestão pública no Brasil, da mesma forma que levou o país a produzir diversas Cartas Magnas necessárias para a sobrevivência, o amadurecimento e o crescimento da Nação.

Nas primeiras manifestações, a administração pública começa de forma simples como se verifica na organização do lar pelo patre na Roma antiga, enquanto a família era pequena a gestão não necessitava de tantos princípios e fundamentos, órgãos públicos e paraestatais entre outros, porém, cada vez mais a prole foi se multiplicando até formar uma nação; uma família maior e muito complexa surge, obrigando os patres a abandonar a forma simples de gerenciar, levando-os a cada vez mais a buscar princípios norteadores desta.

A procura constante por mudanças e formas diversificadas da gestão, tem por pilar o aumento da eficiência dos serviços prestados a sociedade, de modo que todos possam ser alcançados de maneira proporcional e igualitária, sem, contudo favorecer aquele ou aquela entidade, cidadão e ou grupos dominantes.

Na sua forma complexa, a gestão incorpora princípios norteadores que obrigam os seus administradores e funcionários, a se comportarem de forma ética, legal, pública, eficiente e impessoal, tendo em vista a ordem pública e a paz social, de modo que todos na forma da lei possam desfrutar dos bens, direitos e serviços da União e de seus entes federados.

REFERÊNCIAS

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BRASIL. Constituição política do império do Brasil (1824). Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constitui%C3%A7ao24.htm. Acesso em: 20 nov. 2012.

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CASTRO, Flávia de. História do direito geral e Brasil. 8. ed. rev. Rio de Janeiro: Lumen Juris, 2011.

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LENZA, Pedro. Direito constitucional esquematizado.  14. ed. São Paulo: Saraiva, 2010.

MAFRA, Francisco. Administração pública burocrática e gerencial. Âmbito Jurídico. Disponível em: http://www.ambito-juridico.com.br/site/index.php?n_link=revista_artigos_leitura&artigo_id=503. Acesso em: 24 nov. 2012.

MANUAL DE NORMALIZAÇÃO PARA TRABALHOS ACADÊMICOS DO UNILESTE: de acordo com as normas de documentação da ABNT, 2012.

MORAIS, Alexandre de. Direito constitucional. 28. ed. São Paulo: Atlas, 2012.

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VIEIRA, Hailton. Modelos de administração pública: patrimonialista, burocrático e gerencial. Caiu no Concurso. Disponível em: http://www.caiunoconcurso.com/2010/02/modelos-de-administracao-publica.html. Acesso em: 25 nov. 2012.

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_____Da república nova à ditadura militar.  Revista Prática Jurídica, Brasília, Editora Consulex, ano V III, v. 88, p. 12 a 15. jul. 2009.

_____ Brasil: ditadura militar. Revista Prática Jurídica, Brasília, Consulex, ano V III, v. 89, p. 16 a 19, ago.2009.

CENTRO UNIVERSITÁRIO DO LESTE DE MINAS GERAIS – Unileste

Curso de Direito

Augusto Balmant

Charle do Amaral

Hygor Fernando

Lucas Silva

Nayara Medeiros

Coronel Fabriciano

                      

Bacharelandos do curso de direito do Centro Universitário do Leste de Minas Gerais

http://www.jurisway.org.br/v2/dhall.asp?id_dh=9719

QUEM É O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Precisa-se de moça, boa aparência para Secretária. Esse verso de uma antiga canção retratou por muitos anos o perfil do profissional de secretariado. Hoje é necessário desmistificar a profissão e lançar um novo olhar sobre a temática, pois com as alterações do mercado ao longo dos anos esse profissional soube remodelar a sua atuação e adaptar-se ao novo contexto do mundo de trabalho. Com legislação própria e classificada como categoria diferenciada, a profissão exige para seu exercício formação na área, técnica ou acadêmica.

Essa transformação é o que tem garantido o espaço do secretário como profissional de destaque dentro das corporações. Suas competências abrangem domínio em idiomas, conhecimentos em administração, gestão de pessoas, recursos humanos, qualidade entre outras alinhadas às competências comportamentais. Isso resultou em um profissional tecnicamente preparado com habilidades nas relações interpessoais, flexível e com capacidade de trabalhar com o inusitado. Todas essas características são necessárias para otimizar o tempo do executivo para que ele foque em ações estratégicas.

Os empresários da atualidade apostam em profissionais capazes de reconstruir organizações, desenvolver processos e capacitar pessoas, pois acreditam e precisam de perfis dinâmicos, com visões sistêmicas, boa formação, espírito empreendedor e determinação para vencer as adversidades e agregar valor.

É imprescindível que o profissional ouse ser diferente, competente sem ser arrogante, proativo sem ser inadequado, sensível sem ser fraco e assim construa uma carreira rica em competências técnicas, mas acima de tudo rica em inteligência social, pois ao final de um dia apostamos em pessoas, não em máquinas.

Está é a descrição do Secretário Executivo, um formador de opinião, que influencia pessoas e atua de forma significativa no desenvolvimento das pessoas, organização e sociedade.

Por Cristiane Murari e Luciane Müller Freitas Zinn

http://www.gestaoplanob.com.br

O DESAFIO DA GESTÃO DE PESSOAS NOS ÓRGÃOS PÚBLICOS

As demandas dos servidores públicos cada vez mais se assemelham àquelas que vemos na iniciativa privada, e isso não deveria causar estranheza, pois na essência, são pessoas que atuam em uma instituição.

O mundo está em constante mudança e diante disso, decretos como o de nº. 5.707/2006 (discorre sobre obrigatoriedade do desenvolvimento dos servidores sob três aspectos: Conhecimentos, Habilidades e Atitudes), ganham cada vez mais força no cenário público. Trata-se de um desafio grandioso e trabalhoso, pois estamos falando de uma mudança de cultura que envolve desde os níveis mais altos até a base da hierarquia institucional e, como que está relacionado à cultura não se muda "da noite para o dia", esta é uma engrenagem que não deixará nunca de funcionar.

No entanto, há outros desafios e metas a serem alcançados além é claro, daqueles definidos pelos órgãos superiores e/ou de controle. Nas conversas que tenho tido com servidores públicos de norte a sul do país, percebo que a essência das demandas passa por um mesmo núcleo de mudanças. São estes os elementos:

- promover melhorias significativas na comunicação tanto externa quanto interna (a segunda, muitas vezes tem vindo em primeiro plano);

- apresentar aos seus servidores de forma concreta as vantagens de manter-se nesta ou naquela instituição, evitando assim a evasão promovida pelos famosos "concurseiros";

- promover a integração profissional entre profissionais de gerações não apenas diferentes, mas com formas de pensar tão diferentes e vindos de concursos promovidos com muitos anos de diferença;

- por fim, e sem dúvida o mais importante de todos os desafios: desenvolver os gestores de todos os níveis (estratégico, tático e operacional) para lidar com todas as mudanças citadas neste texto.

Este último tópico é, sem dúvida, o mais desafiador de todos os objetivos. Reforço aqui qu
e não é algo perseguido apenas pelas instituições públicas, é um desafio diário também das empresas privadas. São os gestores que farão o elo de ligação entre os profissionais de gestão de pessoas e os seus liderados ou ainda, o elo de ligação entre o nível mais elevado com a base da pirâmide hierárquica. Se estes profissionais não atuarem com todos estes objetivos "debaixo do braço", certamente o motor da instituição perderá não apenas força, mas também excelente profissionais, credibilidade e etc. Caso isto aconteça. O cenário será de desgaste, stress, número elevado de licenças médicas concedidas, retrabalhos constantes e etc.

Não vamos deixar que isso aconteça! Precisamos trabalhar arduamente, entendendo que estamos vivendo a mudança. O que queremos deixar para as próximas gerações? Vamos deixar um legado de desenvolvimento, de construção e aprendizado coletivos, um ambiente que propicie o crescimento.


http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/o-desafio-de-gestao-de-pessoas-nos-orgaos-publicos/73372/

VOCÊ É CRIATIVO?

Antes de abordamos o assunto criatividade, é importante esclarecermos alguns mitos e crenças sobre o tema. Primeiramente: as empresas não são criativas, pois a criatividade é uma característica do ser humano. Somos nós que fazemos as empresas tornarem-se mais ou menos criativas.

Muitas pessoas imaginam que quanto mais inteligente, tanto mais criativo será o indivíduo. É importante ressaltar que a criatividade não é função direta da inteligência. Na realidade, ser criativo é ver o que todos já viram e pensar sobre isto de maneira que ninguém o tenha feito antes.

Alguns acreditam que as pessoas nascem criativas e que a criatividade não pode ser desenvolvida. É verdade, todas as pessoas nascem criativas, inclusive você. Porém, é possível desenvolver aptidões que liberam melhor o nosso potencial criativo. A criatividade pode ser aprendida, assim como alguém que aprende a jogar tênis ou tocar a bateria de um carro. Como disse Walt Disney: "Criatividade é como ginástica, quanto mais se treina, mais forte fica".

Outro mito diz que as ideias criativas surgem como lampejos ou clarões semelhantes àqueles dos relâmpagos. Persistência e concentração são pontos chaves para a criatividade. Não dá para ter um lindo jardim antes de preparar adequadamente o solo.

A criatividade tem se revelado o maior capital dos países ricos. Eles vivem literalmente de ter ideias. A criatividade está enormemente ligada ao poder. Onde ela é muito utilizada as empresas, os países e as pessoas são poderosos.

Estimular a criatividade significa também instigar flexibilidade, a visão de futuro, a autonomia, o trabalho em equipe, a liderança, buscar soluções alternativas etc. Num mundo de mudanças, marcado por turbulências e incertezas, tudo isso se torna fundamental.

Existem algumas expressões que sempre inibem o potencial criativo das pessoas. Dentre essas, podemos destacar: "Essa ideia é ridícula, não é adequada à nossa realidade"; "A mudança é muito radical, sempre fizemos assim e sempre deu certo", dentre outras, que são muito comuns e inibem totalmente a criação.

Com relação à criatividade pessoal é importante ressaltar que todos nós somos criativos. Segundo pesquisas, as pessoas criativas se achavam criativas, enquanto as menos criativas não acreditavam que eram. Ou seja, a criatividade também é uma questão de acreditar em você, se achar capaz, desafiar o jeito tradicional de fazer as coisas, habituar-se a pensar diferente e questionar: por que sempre devo fazer desta maneira? Não haverá outra maneira? De que maneira eu posso, e se... Uma pessoa criativa é uma caçadora de ideias novas e tem um desejo ardente para melhorar as coisas. Imagine se Santos Dumont acreditasse em todos aqueles que lhe diziam que "nada mais pesado do que o ar poderia voar". Certamente, hoje, ele não seria reconhecido como o "Pai da Aviação".

Não se acomode. Sempre existe uma maneira de fazer melhor, mais rápido ou com menor custo aquilo que você já faz. Se você não pensar nisso, alguém vai pensar e fazer o diferencial.

Seja curioso. Evite reproduzir tarefas mecanicamente. Busque as causas, os porquês, as implicações. Muitas ideias surgem daí. Ideias não saem do nada. Associe, adapte, substitua, modifique e reduza. As combinações são infinitas. Pegue objetos ou ideias totalmente diferentes e tente fazer uma conexão. Criatividade é também a habilidade para fazer conexões que os outros não conseguiram.

Atualmente existem duas alternativas: ficar reclamando e lamentando porque as coisas não são do jeito que queremos ou utilizar nossa vontade, competência e capacidade criativa para descobrir novas respostas, caminhos, soluções e ideias. Pense diferente e faça a diferença.

Por Anderson Rocha. Acesso 12/07/2012 http://www.rh.com.br/Portal/Criatividade/Artigo/8507/voce-e-criativo.html

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DOS ESCRIBAS À INTERNET: DE FUNÇÃO PARA PROFISSÃO NOS ANOS 80 (PARTE II)

A função de secretário, desde o seu surgimento na Idade Antiga,  sofreu transformações significativas e procurou acompanhar toda mudança no mundo dos negócios. Eram vários os obstáculos contra os quais a categoria mantinha, e ainda mantém, sua luta constante. Entre elas estava a imagem da “bonitona disponível no escritório”, que tomava notas sentada no colo do patrão. Os meios de comunicação tinham sua parcela de culpa por deturpar a imagem de quem exercia a função de secretário, pois apresentavam quadros cômicos em que a atriz bonita e sensual fazia o papel de secretária, jogando todo o seu charme para o patrão. Aliado a isto, estava também o desconhecimento e a ideia machista de que qualquer mulher, contanto que fosse linda fisicamente, poderia exercer as funções de secretário, e que isto não exigia nem preparo nem treinamento, visto que tinham a visão equivocada de que o seu trabalho não gerava resultados e nem produzia lucros.

Em 30 de setembro de 1985, pela Lei 7.377, foi regulamentada a profissão de Secretário, depois de tramitar por dez anos entre a Câmara e o Congresso. A lei, portanto, ao ser institucionalizada, já era irreal tanto para a categoria profissional como para o mercado de trabalho, deixando “lacunas que não enquadraram grande parte da categoria”. (Natalense, 1998, p. 92). Novamente, os sindicatos da classe, que surgiram em decorrência da regulamentação da profissão, iniciaram sua luta para adaptá-la à realidade do momento. A adaptação aconteceu com a Lei 9.261, de 10 de janeiro de 1996.

A Lei 7.377/85 define os critérios para o exercício da profissão de Secretário Executivo e Técnico em Secretariado, bem como as suas respectivas atribuições. A institucionalização da profissão de secretário fez nascer em várias universidades brasileiras o curso de Secretariado Executivo. Na Universidade Regional de Blumenau, a primeira turma iniciou seus estudos no segundo semestre de 1990.

O secretário executivo, em conformidade com a Lei 7.377/85, é “o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei.”

De acordo com o artigo 4º da lei, são suas atribuições:

• Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
• Assistência e assessoramento direto a executivos;
• Coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;
• Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
• Interpretação e sintetização de textos e documentos;
• Taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;
• Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;
• Registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
• Orientação  da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia;
• Conhecimentos protocolares.

O técnico em secretariado é “o profissional portador de certificado de conclusão de curso de secretariado, em nível de 2o. grau”, de acordo com o artigo 2o. da Lei 7.377/85. São suas atribuições:

• Organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
• Classificação, registro e distribuição da correspondência;
• Redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
• Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Diante dessas atribuições, a realidade daquele profissional do secretariado cúmplice, passivo, que esperava pacientemente pela delegação de tarefas e reconhecimento do chefe, estava deixando de fazer parte do cotidiano das organizações. Passou a assumir novas funções na sua rotina de trabalho, com a ampliação de suas tarefas. Passou a dirigir a sua rotina, supervisionar trabalhos de equipes de apoio. Tornou-se indispensável o conhecimento e a visão da organização em que atua, de seus objetivos e metas. Para Farias (1986), o secretário deixou de ser um símbolo de status para o executivo, para ser peça vital do processo administrativo.

Nesta condição, um secretário executivo passou a responder pelas tarefas de maior responsabilidade, ou seja, atuar em nível de assessoramento, planejamento, organizando e controlando tempo, rotinas, comunicações e imagens. Para tanto, foi preciso dominar todas as técnicas secretariais e ter curso de formação que o qualificasse a bem desempenhar suas funções. Na ausência da chefia, teve que estar apto a assumir o trabalho e, para tanto, dominar as técnicas de supervisão e gerência. O papel principal do secretário executivo constituiu-se em aliviar a carga de trabalho de seu chefe, preparando tudo o que fosse preciso e possível para ele realizar com êxito a sua missão, procurando entender seus planos e metas.

Medeiros e Hernandes (1995, p. 19) corroboram essa visão. Em suas funções diárias, a secretária deve ser mais que pessoa encarregada de datilografia ou digitação de correspondência, manutenção de arquivo, de atendimento de telefonemas. Ela, às vezes, é a ponte entre aqueles que tomam decisões em nível gerencial e os que executarão tais decisões; muitas vezes, porém, ela própria, tomando decisões, executa tarefas relevantes para a empresa. É, pois, nesse momento verdadeiro assessora, profissional altamente qualificado.

Com este perfil, era preciso “ser” secretário executivo e não apenas “estar” secretário. Exigia vocação e não meramente uma oportunidade de trabalho. Em muitas organizações, o recrutamento e a seleção passaram a ser realizados pelo órgão competente da organização. Cabia, sem dúvida, ao executivo, escolher pessoalmente quem trabalharia diretamente com ele. Só que antes, a divisão responsável pelo recrutamento e seleção encarregava-se de verificar e considerar as qualificações dos candidatos, em consonância com o perfil exigido pela vaga. A afinidade de personalidade entre a chefia e o secretário executivo é fundamental. Faria (1986, p. 16) concorda quando afirma que o secretário executivo certo pode conduzir o executivo a uma maior eficiência, e o errado “pode levá-lo ao divã do psicanalista.”

Algumas organizações começaram a reconhecer a necessidade de desenvolvimento e a investir em treinamento e reciclagem para secretários executivos. Timidamente, surgiam conversas, entre os especialistas em recursos humanos, sobre um plano de carreira que possibilitasse o seu crescimento profissional. Dificilmente falava-se em promoção, o que explicava, em parte, o  desestímulo dos profissionais a se aperfeiçoarem. 

Nessa época, simultaneamente, muitas organizações iniciaram um processo de reestruturação em virtude da dinâmica do mercado de trabalho e da economia mundial, que também passava por mudanças. Administradores e empresários, no Brasil, passaram a se preocupar com o crescente aumento de mão-de-obra para a execução de atividades rotineiras nos escritórios. A ideia de automação dos escritórios não era mais ficção em alguns escritórios brasileiros, apesar de restrita às grandes organizações, devido ao custo de implantação.

Medeiros e Hernandes (1995, p. 101) afirmam que a “automação surgiu da necessidade de eliminar papéis, fichas, acabar com tarefas repetitivas, tendo em vista principalmente proporcionar informações exatas, seguras e liberar o homem para atividades mais criativas”. Entendem por automação “a utilização da tecnologia de sistemas de informação para ampliar a eficácia do desempenho profissional, proporcionando-se, consequentemente, maior eficiência”. A eficiência e a eficácia do secretário executivo são favorecidas pela automação, aumentando sua produção. Para os autores, “eficácia diz respeito a qualidade; eficiência, à quantidade. A uma e a outra a automação proporciona resultados invejáveis”.

Para o secretário executivo, o uso do computador eliminou a perda de tempo em tarefas repetitivas e monótonas. Possibilitou o aumento de eficiência e da eficácia, não de uma hora para outra, mas em um processo conquistado por etapas. Era preciso superar a fase de adaptação que todas as organizações enfrentaram com a informatização dos processos administrativos, bem como a visão de muitas chefias de que escritório informatizado era sinônimo de redução imediata de pessoas. Diziam que o secretário executivo não era mais necessário “porque qualquer gerente digitava seus próprios textos, enviando-os por e-mail e usava uma agenda eletrônica”, como confirma Natalense (1998, p. 40).

A eliminação dos trabalhos repetitivos e a necessidade de se obter e tratar as informações, exigiu do secretário executivo maior interação com as informações armazenadas em computadores, por meio de modernos sistemas de gerenciamento e recuperação de dados. Para isso recebeu treinamento. Quando não, procurou aperfeiçoar-se por conta própria, caso contrário o mercado de trabalho o excluiria.

A utilização do computador nos escritórios teve um impacto nas responsabilidades do secretário executivo e no trabalho que realiza, proporcionando-lhe mais tempo para desempenhar seu papel de assessor e de administrador de informações, em organizações que já estão caminhando para uma administração calcada em novos paradigmas. Por esta razão, o mercado de trabalho, em meados da década de 80, passou a requerer deste profissional  novos atributos, quais sejam: domínio de informática, fluência em inglês, capacidade de redigir em ótimo português ou qualquer outro idioma, espírito de iniciativa, conhecimentos de administração de tempo e princípios de gerência. Na verdade, o mercado passou a requerer um profissional habilitado a gerenciar mais do que ser mero executor.

Texto extraído de:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

Referências bibliográficas

BERTOCCO, Neris e LOYOLA, Angela Schneider. Você, secretária. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos, 1979.

D’ELIA, Maria Elizabete. Profissionalismo: não dá para não ter. São Paulo: Gente, 1997.

FARIA, A. Nogueira de.  A secretária executiva. 5.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1986.

MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Gente, 1999.

MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. 6.ed. São Paulo: Atlas, 1995.

NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.

DOS ESCRIBAS À INTERNET: UM POUCO DA HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO (PARTE I)

A origem da função de secretário é antiga. Teria surgido com os escribas na história antiga. Os primeiros registros feitos pelos escribas surgem no período Dinástico (aproximadamente 3.200 a 525 a. C.). Juntamente com os precursores do secretariado, surge também o papiro e a escrita hieroglífica, que é a escrita antiga mais famosa pela sua beleza e grau de elaboração dos caracteres. 

Os escribas eram homens pertencentes à classe de pequenos e médios empregados, que dominavam a escrita hieroglífica, e dada a sua complexidade, gozavam de certo prestígio entre os egípcios (Schvinger et al., 1985). Já naquela época, fazia-se necessário frequentar uma escola para o aprendizado do ofício. Os reis, geralmente, mantinham escribas na corte para copiar manuscritos e escrever cartas e documentos oficiais. Em várias partes do mundo, hoje, há pessoas que ainda não sabem escrever e dependem dos escribas para o trabalho de escrita.

Os antigos escribas copiavam a lei. Transformaram-se, mais tarde, em um grupo de sábios que ensinavam e interpretavam as escrituras e se encarregavam dos documentos oficiais. Além disso, faziam as contas, ou seja, eram também responsáveis pela contabilidade. Os secretários de então eram todos homens.

O objetivo deste texto é resgatar a história da profissão de secretário no Brasil, elencando as atribuições dos secretários antes e a partir da década de 90. Procuramos mostrar as características dos escritórios e os impactos das mudanças organizacionais, administrativas e tecnológicas na profissão, bem como identificar as competências exigidas, pelas organizações, dos profissionais do secretariado face a essas mudanças, a partir da década citada.

AS MULHERES NO CENÁRIO

As mulheres só teriam surgido no cenário como secretárias quando Napoleão Bonaparte decidiu levar uma para assessorá-lo no registro de suas estratégias de batalha, em suas campanhas. Só que Josefina, sua esposa, foi contra e Napoleão teve que substituí-la por um homem. O fato ocorreu por ocasião de sua fatal invasão da Rússia. (Bertocco & Loyola, 1979).

A primeira fase da Revolução Industrial, iniciada em 1760, proporcionou o desenvolvimento do maquinário na indústria e lançou os alicerces da civilização e da estrutura empresarial que hoje conhecemos. Até o fim do século XIX, o acesso ao trabalho nos escritórios era exclusividade masculina, apesar do trabalho da mulher vir desde a Antiguidade. Ela atuava na agricultura, na confecção de vestimentas, no fabrico do pão e de outros alimentos, e seu salário muitas vezes não chegava a cinquenta por cento daquele pago aos homens.

Para Schvinger et al. (1985, p. 86), “a feminização dos serviços de escritório pode ser considerada como um dos casos mais antigos de feminização profissional, a ponto de cristalizar nas atividades de escritório as imagens  mais estereotipadas do trabalho feminino.” O acesso das mulheres ao escritório aconteceu por volta de 1870, principalmente com o advento da máquina de escrever.

Na opinião de Drucker (1971, p. 87), nenhuma feminista do século dezenove “provocou maior impacto sobre a posição social da mulher quanto a máquina de escrever e o telefone.” Ele afirma que a máquina de escrever e o telefone possibilitaram às “jovens mulheres respeitáveis e bem educadas” deixar seus lares e levar uma vida respeitável às suas próprias custas.

Bertocco e Loyola (1979, p. 20) escrevem que em 1877, a primeira desta nova raça, entrou timidamente num escritório de Nova York e orgulhosamente anunciou ser ela a nova secretária do chefe. O homem explodiu, blasfemou, indagando o que estava acontecendo ao mundo e já se inclinava para pegar o telefone e contratar um homem. Deu-se então o primeiro passo pela emancipação feminina: a jovem rompeu em prantos, seu chefe cedeu - e a primeira mulher secretária americana levou os louros do dia.

A partir deste acontecimento, uma série de alterações nos escritórios foi se processando. “O relegado lavatório brilhava, o tão inestético cuspidor desapareceu misteriosamente, a fumaça dos charutos diminuiu, surgiram cortinas nas janelas e muitos foram os palavrões engolidos pelos executivos enrubescidos.” (Bertocco & Loyola, 1979, p. 20).

O ingresso das mulheres nos escritórios também gerou uma hierarquização de tarefas e salários. Aos funcionários homens couberam as tarefas de prestígio e responsabilidade, ao passo que as mulheres tinham que fazer os serviços rotineiros e mecânicos, em virtude da suposta comprovada habilidade manual. A função do homem secretário foi se tornando cada vez mais de administração, enquanto ele se tornava um substituto para o executivo e o seu sucessor na administração dos negócios. Com esta mudança, mais e mais mulheres eram contratadas e treinadas para realizar tarefas de apoio à administração masculina. (Jaderstrom et al., 1997).

Nos escritórios, as mulheres, também, tinham um salário inferior aos dos homens; isto fez com que empregadores inescrupulosos preferissem contratá-las. Em virtude do considerável número de trabalhadoras do escritório, em 1911 elas se reuniram e reivindicaram melhores salários, melhores condições de trabalho, além de outros benefícios. Bertocco e Loyola (1979, p. 21) afirmam que “graças aos esforços dessas pioneiras, os ordenados subiram para uma média de US$ 20.00 semanais e a maioria delas conseguiu, ainda, obter de seus chefes uma semana de férias (não pagas) por ano.”   

Mas foi a Primeira Guerra Mundial que deu, sem dúvida, um grande estímulo à integração da mulher nos escritórios. Ela precisou substituir o homem; havia procura de mão-de-obra e ela respondeu ao desafio. Em  1920, nos Estados Unidos, já “havia 1,2 milhão de mulheres desempenhando os cargos de secretária e estenógrafa.” (Bertocco & Loyola, 1979, p. 21).

Schvinger et al. (1985, p. 86) lembram que “o acesso ao escritório determinou a inserção da mulher na vida econômica bem como a aquisição de uma identidade social.” Além de terem influenciado uma série de mudanças sociais e econômicas, com o objetivo de proporcionar à mulher mais tempo livre à sua disposição, apesar do trabalho nos escritórios e nas atividades do lar. Quais foram estas mudanças? Bertocco e Loyola (1979, p. 21) mencionam as mais relevantes: “construção de casas e apartamentos menores que exigiam menos cuidados e trabalhos de manutenção; alimentos enlatados, máquina de lavar roupa, ferros de passar elétricos e roupas feitas.”

Segundo Medeiros e Hernandes (1995, p. 39), a mulher “deixou o reduto de sua casa e partiu para conquistar o mercado de trabalho, abandonou paulatinamente a dependência a que estava sujeita para alcançar posições e direitos que lhe eram negados.”

No começo dos anos 30, surgiu a primeira mulher a ocupar o cargo de secretária executiva em virtude do desdobramento das funções de secretária, datilógrafa e estenógrafa. Seu perfil era de uma jovem distinta, ativa em tudo, do tênis à política. O fato da função ter passado a ser considerada basicamente feminina não quer dizer que deixaram de existir homens exercendo o cargo.

No Brasil, a função de secretário já vem sendo exercida há décadas. Infelizmente, o problema da ausência de memória nacional sobre a atividade secretarial não permite que se tenha nem registros nem literatura a respeito. Presume-se, segundo Casimiro, em palestra proferida na IV Convenção Nacional de Secretárias, em 1976, em Salvador (BA), que a função secretarial começou, coincidentemente, com a Semana de Arte  Moderna - evento de largo significado cultural, em 1922. Data daquela época, por deduções, de acordo com a mencionada professora, substancial aumento do emprego da mão-de-obra feminina nas empresas paulistas, cariocas e, em menor escala, no ambiente belo-horizontino. Modernos escritórios executivos surgiram com o crescimento das atividades de comercialização cafeeira e a implantação da indústria têxtil, dando lugar à utilização da mulher no desempenho de atividades secretariais menores - da recepção à datilografia.

A FUNÇÃO DE SECRETÁRIO, NO BRASIL, NAS DÉCADAS DE 50, 60 E 70

Foi a partir dos anos 50 que o profissional do secretariado começou a ser notado nas organizações como força no mercado de trabalho, principalmente com a chegada das multinacionais da indústria automobilística. (Natalense, 1998). Suas atribuições limitavam-se à execução de técnicas secretariais básicas (datilografia, taquigrafia, arquivo, agenda e atendimento telefônico). Era julgado e valorizado por suas habilidades técnicas, constituindo-se em mero executor das atividades determinadas pela chefia.

Nesta condição, cabia-lhe recepcionar os visitantes; atender ao telefone e anotar os recados para seu chefe; colocá-lo em contato telefônico com as pessoas com as quais ele desejasse falar; tomar nota através do ditado das correspondências e depois datilografá-las; arquivar as correspondências e demais documentos. Muitas de suas atividades eram de cunho particular da chefia, também denominadas, por muitos profissionais, de tarefas domésticas e sociais.  Era pago para executar e não questionar, uma atitude muito comum à época. Sua rotina de trabalho era imposta pelo chefe e geralmente desligada do conjunto da organização. 

Por ter-se tornado uma função eminentemente feminina, a exigência de boa aparência - neste caso sinônimo de beleza física e não de uma postura profissional apresentável - e exímia datilografia eram condições básicas para o ingresso na função. A maioria dos chefes entendia que a secretária deveria ser uma moça jovem, que com seu sorriso atendesse àqueles que os procurassem. O recrutamento era feito por eles e não havia nenhum critério de avaliação,  promoção e muito menos de treinamento e desenvolvimento. Apenas a sua eficiência ao datilografar era medida. Tinha que ser rápida e impecável. 

Por falta de outras opções de trabalho, ou por uma questão de status, ou por interesses salariais, ou por acaso, pessoas de diversos campos de atuação ingressaram na carreira, fazendo-a um trampolim para a busca de outras opções. Lamentavelmente, acabaram construindo uma imagem negativa que ainda paira sobre a categoria.

Em termos salariais, era uma função pouco gratificante. Porém, o  status social era atrativo para a concorrência à vaga, pois poder dizer eu sou secretária(o) de Fulano de Tal era sinônimo de cargo de prestígio, pelo menos enquanto trabalhando para aquele empresário influente e bem-sucedido.

Cursos de formação de secretários não existiam na época. Lúcia Casimiro (1976) confirma estas afirmações, quando lembra que, habilitados ou não, muitos cumpriam seu papel de assessoria aos executivos brasileiros tendo uma carreira, mas não uma profissão. Eram autodidatas e exerciam uma função com  escolaridade limitada ao nível médio.

Este foi, basicamente, o cenário da função, também nos anos 60, começando a ganhar um novo lay-out no decorrer dos anos 70. Segundo Natalense (1998), no final da década de 60 iniciaram-se os treinamentos específicos para os secretários, motivados pelo treinamento gerencial que estava atingindo as chefias. Consequentemente, passaram a exigir uma nova postura desse profissional, que intensificou, nos anos 70, o seu treinamento. O secretário passou a ser um membro dinâmico da equipe gerencial.

Os profissionais do secretariado conquistaram mais respeito pelo seu trabalho e não apenas a simpatia das chefias. Começaram a ter seu trabalho reconhecido por seus superiores. Foi o momento em que passaram a ser vistos trabalhando para uma empresa e não só para um executivo. Deixaram de ser propriedade particular dos chefes para serem membros de uma organização. Começaram, gradativamente, a ter uma atuação mais dinâmica e, assim, ganhar respeito profissional. Natalense (1998, p. 9) confirma esta afirmação ao escrever que naquela época “60% das profissionais brasileiras eram serventes, 20% objetos e somente 20% realmente secretárias”.

Em meados da década de 70, os escritórios já eram muito diferentes dos que haviam existido no início do século XX. Os secretários tiveram seu primeiro contato com a máquina de escrever elétrica. A novidade foi um impacto. Realizar um trabalho muito mais apresentável já era possível. Muitas das máquinas de escrever elétricas estavam equipadas com fita corretiva. Datilografar uma ou outra letra erroneamente não era mais motivo para rasgar a folha e começar tudo de novo, sem, contudo, prejudicar a estética e a limpeza do trabalho.

Foi nesse período, também, que surgiu o telex e a fotocopiadora. O telex, segundo Medeiros e Hernandes (1995), era um dos principais equipamentos dentro do escritório automatizado da época. Significava comunicação instantânea, por escrito, precisa, recebida no exato momento em que a comunicação era expedida. Sinalizou o fim da espera de semanas e semanas para a obtenção da resposta de uma carta enviada, pelo correio, a um cliente ou fornecedor. Houve um ganho considerável de tempo, agilizando cada vez mais a comunicação e a concretização de negócios.

A fotocopiadora ou máquina “xerox”, como é chamada no âmbito dos escritórios, teve  uma contribuição importantíssima na transformação da função de secretário. Por ser uma forma prática e versátil de reprografia, na opinião de Faria (1986), ela possibilita a reprodução, com rapidez e economia, de qualquer material escrito, desenhado, impresso ou datilografado. Em conjunto com a máquina de escrever elétrica e o telex, permitiu um ganho de tempo no dia-a-dia do secretário, tempo este que muitos souberam usar para melhorar seu conhecimento na área administrativa.

O trabalho associativo da classe surgiu para lutar em prol da regulamentação da profissão. Ao mesmo tempo, essas associações de classe tentavam criar uma nova mentalidade nos profissionais, diante da falta de valorização da sociedade e do mercado de trabalho. Era preciso contar com a própria valorização profissional dos secretários. 

A Lei 6.556, de 5 de setembro de 1978, exigia o 2o grau completo como o mínimo de instrução, sendo desejável e recomendável o curso de secretariado em nível de 2ograu. Ao final da década de 70, os empregadores começaram a contratar pessoas com conhecimento e domínio de todas as técnicas e serviços sob sua responsabilidade e que buscavam aprimoramento constante. Exigiam domínio de atividades burocráticas, facilidade de expressão oral e escrita, habilidade com microfones para comunicações internas, ditafones, máquinas de contabilidade, computadores, fotocopiadoras, mimeógrafos, telefones, telex. (Medeiros & Hernandes, 1995).  Eram, basicamente, os equipamentos disponíveis nos escritórios, na época.

Texto extraído de:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.

Referências bibliográficas

BERTOCCO, Neris e LOYOLA, Angela Schneider. Você, secretária. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos, 1979.

DRUCKER, Peter Ferdinand. As novas realidades: no governo e na política, na economia e nas empresa, na sociedade e na visão do mundo. 4.ed. São Paulo: Pioneira, 1997.

_______. A nova era da administração. (tradução de F.R. Nicklsen Pellegrini) 4.ed. São Paulo: Pioneira, 1992.

FARIA, A. Nogueira de.  A secretária executiva. 5.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1986.

JADERSTROM, Susan et al. Professional Secretaries International complete office handbook: the definitive reference for today’s  electronic office. New York: Random House, 1997.

MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Gente, 1999.

MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. 6.ed. São Paulo: Atlas, 1995.

NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark 1998.

SCHVINGER, Amaryllis et al. Secretária: uma ambigüidade em feitio de profissão.Cadernos de Pesquisa. São Paulo, n.54, p.85-97, agosto 1985. 

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2014/09/dos-escribas-internet-um-pouco-da.html 

O QUE É SER UM PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO?

Trabalhar para a empresa e pela empresa, interagir com clientes internos e externos, administra pesquisas, elevar ao máximo o uso dos recursos, trabalhar em busca de alvos e resultados, ser capaz de gerir de pessoas, ser empreendedor, planejar e preparar relatórios estratégicos, e muitas outras coisas. Esse profissional acima de tudo é assessor e braço direito do executivo. 

Ser Secretário Executivo é optar por uma profissão que além do talento exigido pela profissão é necessário gostar e ter prazer no que se faz. É investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência de seu importante papel de agente de mudança e da atuação como assessor e agente facilitador.

Ser Secretário Executivo é assessorar, secretariar e gerenciar. O secretário executivo é o assessor imediato de dirigentes e gerentes de uma organização. Ele gerencia processos administrativos, informações, equipes e comunicações internas e externas. Tem poder de decisão sobre a rotina do departamento ou setor em que trabalha, sendo o canal de comunicação com as demais áreas da empresa.

SECRETÁRIA E AS NOVAS MÍDIAS DIGITAIS

Que estamos vivendo uma época onde a Globalização é a palavra da vez, isso todas nós sabemos, mas não basta apenas saber, temos que vivenciar e nos atualizar constantemente. Para isso, nos é oferecido uma variedade muito grande de  cursos e palestras sobre este tema.

Como podemos usar as mídias digitais ao nosso favor? Dentro das corporações cada vez mais é exigido uma qualificação digital de alto nível, e para a  secretária que tem o papel de "agente facilitador" é primordial que esteja pronta para desenvolver trabalhos digitais, sanar dúvidas de seu gestor  e equipes.

Estar atenta às inovações tecnológicas é importante para o crescimento profissional, assim como tentar entender o uso dessas ferramentas para melhorar a comunicação e troca de informações no ambiente corporativo. 

Contratos podem ser lidos previamente em um ipad, smartfone, etc, e-mails são facilmente lidos e respondidos via celular, a transmissão de reuniões internacionais por vídeo conferência faz poupar o deslocamento físico e gasto com viagens, digitalizar documentos importantes é mais seguro do que manter certas coisas em papel.

A secretária precisa entender que isso também serve para facilitar em  sua própria vida, auxiliando na melhor divisão da vida pessoal e profissional, principalmente as executivas que precisam cuidar da agenda dos chefes até em finais de semana.

E onde aprender a mexer nessas ferramentas? Existem alguns tutoriais muito bons pela internet, além de fóruns e sites que indicam os melhores meios para cada situação. Já o preço de alguns aparelhos pode parecer salgado, mas dependendo da necessidade da empresa, acaba se tornando um ótimo investimento.

Abraços,

Aline Ribeiro.

INTELIGÊNCIA SOCIAL - COMO ANDA A SUA?

"Inteligência é capacidade que se tem de aceitar o que está ao redor."

 ( William Faulkner )

Howard Gardner, inovou com seu trabalho em Havard aonde legitimou à ideia de que a inteligência humana não consistia somente em um único fator (QI), mas sim em uma constelação de capacidades. Em seguida Daniel Goleman explorou com maestria o conceito da (QE) em seu best seller Inteligência Emocional.

Recentemente o pensador e futurista da administração atual Karl Albrecht aborda como a dimensão da Inteligência Social (percepção, perspicácia situacional e técnicas de interação) são essenciais para o sucesso no trabalho e na vida.

Inteligência Social (IS) é definida como a habilidade de relacionar-se bem com as pessoas e como conquistar o espírito colaborativo. Cabe um adendo com a informação de que uma das competências do profissional do futuro será a "trabalho colaborativo" (consciente coletivo). A IS é uma combinação entre "sensibilidade" e as necessidades e interesses alheios, ou seja, um tipo de "radar social" que envolve uma atitude de generosidade e consideração, além de um jogo de habilidades práticas para ter êxito ao interagir com as pessoas em quaisquer circunstâncias.

Segundo Albrecht, existem 5 dimensões que envolvem a IS denominada pelas siglas em inglês: S.P.A.C.E.

1- Consciência Situacional: 

Consiste na habilidade de "ler" situações e interpretar o comportamento das pessoas em determinados momentos.

2-Presença: 

Trata-se de uma gama de atitudes verbais e não verbais que o definem na mente dos outros (percepção)

3-Autenticidade: 

Como o próprio nome diz, a capacidade de ser "autêntico" e ter atitudes que levam as outras pessoas a considerá-lo uma pessoa honesta, aberta e "real".

4-Clareza: 

A capacidade de explicar suas ideias e articular seus pontos de vista de forma consistente e com um racional lógico.

5-Empatia: 

Essa última e não menos importante tem como ponto crucial a habilidade de se "conectar" com os outros (colocar-se no lugar do outro).

Podemos pensar nos extremos da "Inteligência Social", imaginamos uma régua que vai de "baixíssima" a "altíssima", de forma metafórica e respectivamente: "tóxica" e "salutar". Primeiramente vamos pensar nas atitudes tóxicas, ou seja, aquelas que fazem os outros se sentirem desvalorizados, ineptos, enfurecidos, intimidados, frustrados, por fim, culpados. Já nas atitudes salutares, fazem exatamente o inverso: as pessoas se sentem valorizadas, capazes, inseridas, respeitadas e apreciadas.

Pessoas com alta inteligência social (que tem consciência social e são salutares em seu comportamento) são extremamente "magnéticas" 

Já as pessoas com baixa inteligência social (que são tóxicas para as demais) são antimagnéticas.

Entendo e compartilho da mesma opinião do pensador e autor do livro "Inteligência Social, a nova ciência do sucesso", K. Albrecht quando menciona que já tardamos em fazer da IS uma prioridade desenvolvimentista em nossa educação primária, em nossas escolas públicas, nos processos de aprendizado para adultos e nos negócios. Os gerentes (líderes) precisam compreender de fato as pessoas que foram incumbidas de liderar.

Acredito que a Inteligência Social pode reduzir conflitos, gerar colaboração, substituir o fanatismo e a polarização pela compreensão e mobilizar as pessoas rumo a metas comuns.

Por fim segue uma dica de como se associar às pessoas:

Treine para ler situações sociais: 

O que está acontecendo? 

Quais são os interesses? 

Necessidades? 

Sentimentos? 

Possíveis intenções dos envolvidos?

- Respeite, afirme e aprecie as pessoas, e você descobrirá que a maioria delas responderá a sua altura. Rebaixar as pessoas raramente lhe traz alguma coisa.

- Ouça - com atenção, respeito e a vontade de aprender.

- Pause por um momento antes de responder ao que alguém diz; isso lhe dá um tempo cerebral maior para escolher bem as palavras.

- Lembre-se de que discutir é uma das maneiras menos eficientes de mudar as idéias de alguém, ou seja, nem sempre é preciso lutar para vencer, conduza de outra maneira, sem discussão.

- Quando discordar dos outros, reconheça primeiro o direito que eles tem de pensar como pensam - e então proponha suas ideias, respeitosamente.

Pense nisso.

Flávio Maneira

http://www.grupoempresariospiracicaba.com.br/2011/10/inteligencia-social-como-anda-sua.html

DICAS DE ETIQUETA EMPRESARIAL

Etiqueta Empresarial é um conjunto de cerimônias usadas no trato entre pessoas e empresas, regidas pela boa educação, bom comportamento, convenções sociais e ética profissional.

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É comum as pessoas tratarem com estranheza o termo etiqueta empresarial, não tendo a real noção da importância que os profissionais de uma empresa possuam esse tipo de etiqueta. Mas segundo o diretor executivo da Innovia Training e Consulting, o impacto da implantação desse tipo de ação é fundamental para a manutenção e o crescimento de uma empresa.

Ele cita como exemplo um estudo da universidade americana de Harvard que mostra que dois terços das demissões nas empresas são causados por dificuldades de relacionamento com os colegas, no que a falta de etiqueta empresarial se mostra fundamental. Isso explica porque pessoas altamente profissionais e competentes no que fazem acabam sendo demitidas de suas empresas e outras – nem tão competentes assim - permanecem, atingindo promoções e melhores oportunidades de carreira. Logo, podemos concluir que competência técnica não é tudo e que aquelas pessoas que não têm uma boa habilidade para criar relacionamentos, ou seja, etiqueta no convívio acaba tendo menores chances de sucesso.

Etiqueta Empresarial é um conjunto de cerimônias usadas no trato entre pessoas e empresas, regidas pela boa educação, bom comportamento, convenções sociais, ética profissional e prescrições oficiais. Seu objetivo é reduzir, ao mínimo, os conflitos, preconceitos, atritos, dúvidas, suspeitas e mal entendidos entre o público e as organizações, criando um clima de conhecimento, compreensão, confiança, cooperação e parceria entre as partes que se relacionam.

Assim, ela se resume à capacidade de escolher o comportamento correto perante o convívio social dentro de uma empresa, para que se alcance o sucesso nas relações de negócios e para que se estabeleça relações sólidas entre os clientes e colaboradores. “Essa preocupação deve abranger todo o contexto da empresa, desde o office-boy até o presidente, todos devem ter uma imagem coesa de etiqueta empresarial”, explica o diretor da Innovia.

Veja algumas dicas de etiqueta empresarial preparadas por Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting:

Pontualidade deve ser ponto de honra no ambiente empresarial. Assumindo  um compromisso, este se torna sua responsabilidade, principalmente o horário. Organizem-se para chegar na hora todos os dias e para cumprir com os prazos propostos. Caso perceba que não  será possível cumprir com o compromisso no horário, ligue ou peça para ligarem informando sobre o atraso.

A vestimenta diz muito para as outras pessoas assim é recomendável roupas discretas, sem modismos. Decotes e cores berrantes, dentre outros erros devem ser evitados, sob pena de perder com a seriedade. Tome cuidados com higiene pessoal.

1. O ditado a primeira impressão é a que fica deve ser levado a sério, assim, sempre seja cordial e prestativo já em um primeiro contato, saiba ouvir e falar na hora certa e tenha sempre cartões profissionais disponíveis.
2. Sempre ao entrar em um local peça licença, busque cumprimentar todas as pessoas que estiverem no local, mas só estenda a mão se o interlocutor o fizer primeiro, e só se sente se for convidado por ele.
3. Se comunique corretamente com as pessoas, busque olhar nos olhos, demonstre atenção  no que estão falando, não se distraia durante a conversa e busque estabelecer um diálogo.
4. Mantenha uma postura correta, não cruze os braços, evite se sentar de qualquer jeito, jogando o corpo na cadeira, como também não se sente na beirada da cadeira. É importante uma boa acomodação, porém ereto e de forma adequada.
5. A maioria das corporações possuem códigos de ética e de conduta a ser seguido. Procure se informar no lugar em que você trabalha onde pode encontrá-lo e leia com atenção.
6. Seja organizado e demonstre isso. Planeje adequadamente seu tempo e sua mesa, mantenha os papéis e arquivos de computador nos devidos lugares, onde não só você, mas qualquer membro da empresa consiga localizar quando necessário.
7. Respeite os colegas e o espaço de trabalho. Não precisa ficar mudo durante o expediente, mas evite ao máximo assuntos que exponham o seu lado pessoal ou o de alguma outra pessoa. Fofocas nunca combinaram com o ambiente profissional. Além disso, adeque a altura da sua voz ao ambiente.
8. Cuidado com a utilização de celulares no trabalho, evite ligações pessoais e caso estas ocorram, busque ir para um local privado. Não fale demasiadamente alto e muito menos utilize termos de baixo calão. Cuidado com o toque do celular, o correto é deixá-lo no modo silencioso.
9. Além do celular, também é necessário cuidados com outras ferramentas tecnológicas e principalmente com as redes sociais. As empresas antenadas possuem políticas para utilização destas, por isso busque saber os limites.
10. Amizades no ambiente de trabalho é um tema delicado. É importante diferenciar amigos de colegas de trabalho, principalmente no ambiente da empresa. Esse limite pode ser útil quando for necessário realizar uma cobrança ou fazer um feedback.
11. Bom humor é uma necessidade nas empresas. Quando estiver tendo um dia difícil, reflita se alguém do trabalho tem a obrigação de compartilhar as dificuldades com você. Contudo, cuidado com as brincadeiras. Um ambiente de trabalho descontraído é positivo desde que sejam feitas apenas brincadeiras saudáveis, que promovam um ambiente alegre e equilibrado.
12. Busque ter “jogo de cintura” na hora de imprevistos e ouça a opinião dos outros muitas vezes de opiniões divergentes se chega a um ponto em comum correto. É preciso saber argumentar e também, ceder.

URL: http://www.administradores.com.br/noticias/administracao-e-negocios/veja-14-dicas-de-etiqueta-empresarial/73900/ Acesso em: 19/06/2013

FORMAÇÃO DO PERFIL ÉTICO PROFISSIONAL

Durante seu período de estágio em uma instituição, o estudante começa a se ver como um profissional. Ao perceber que o perfil ético de um profissional faz parte dos critérios de seleção, o estagiário começa a aprofundar no significado dessa exigência. É o momento de refletir e dialogar com colegas e superiores dentro da empresa em que desenvolve seu programa de estágio.

O profissional ético é uma pessoa preparada técnica e moralmente para exercer uma função dentro de uma organização ou de forma autônoma. Tecnicamente, porque o profissional que diz possuir as habilidades necessárias e na realidade não está preparado prejudica a si próprio e à empresa que o contratou. Moralmente, porque o caráter ético é notado em muitos pormenores de seu desempenho.

Um profissional ético é honesto, sincero, franco, transparente. Por essas características conquista a confiança de colegas, subordinados e superiores. Fala quando necessário e cala‐se quando deve. Incentivam seus colegas, pares ou subordinados a agirem eticamente, mesmo quando a conduta contrária pode trazer retornos financeiros ou materiais mais fortes.

Um profissional ético sugere alternativas quando a forma habitual de atuar na empresa ou no ramo de negócios for contrária à moral ou aos bons costumes. Sabe dizer não com personalidade, mesmo que no curto prazo pareça que a organização pode perder clientes ou fornecedores, porque sabe que no médio e longo prazo esses clientes ou fornecedores voltarão com mais segurança e fidelidade.

Um profissional ético sabe ponderar o que é bom para si, para a organização e para a sociedade, não se limita a cumprir o que lhe é indicado, sem iniciativa pessoal. É suficientemente criativo para saber propor novos métodos de trabalho à alta administração da empresa. Não tem medo de ser demitido ou maltratado por pessoas com menos formação moral. Sabe lidar com qualquer tipo de pessoa, ajudando os amigos (ou inimigos) a enxergar o que é bom e verdadeiro, de maneira natural, simples, positiva e profissional.

Naturalmente, em cada circunstância é analisada a consequência de um funcionário querer agir eticamente, mas contra a corrente, ou seja, contra o que é costume dos colegas, dos gerentes ou da alta administração da organização. Nesse caso, cabe ao profissional avaliar que alternativas ele disporá para agir corretamente, e se necessário buscar outra empresa em que possa desempenhar suas funções e habilidades profissionais, de acordo com suas convicções éticas.

Atualmente, há profissionais que preferem receber salários inferiores, mas trabalhar com ética, do que ser mais bem remunerados, obrigando‐se a levantar conflitos entre seus princípios éticos e os da organização, ou da cultura da empresa.

http://famanet.br/pdf/cursos/semipre/etica_profissional_md4.pdf

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