Como se tem visto, os eventos
estão ganhando, cada vez mais, destaque no disputado mercado global, recebendo
mais recursos e importância estratégica dos administradores. Edson Crescitelli
diz que “como consequência, o nível de
exigência quanto à criatividade e qualidade de execução fica cada vez maior,
obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez
mais elevados.”
A organização de eventos requer
dos profissionais envolvidos uma formação que venha a facilitar seu trabalho
nesta função tão importante à vida das organizações (CESCA, 1997) e o
profissional de secretariado que têm habilidades técnicas específicas se torna
o profissional mais bem preparado pra desempenhar essa função, Sabino e Rocha
(2004, p.94), argumentam que:
A secretária tem um grande
desdobramento das suas atividades. Ela pode contribuir na organização e métodos
da empresa, pode organizar eventos, pode fazer levantamentos e relatórios, é
capacitada para intermediar relações e mediar conflitos, além da gama de
atividades técnicas de redação, tradução, informática, arquivos etc.
Nota-se assim, que muito se
espera do profissional de secretariado executivo bilíngue, de modo que este
deve ter em seu perfil características de assessoria, capacidade de atuação
junto aos gestores; empreendedorismo, criação e implantação de soluções que
auxiliem o trabalho de toda a equipe; consultoria, identificando na cultura organizacional
questões a serem melhoradas e apresentando maneiras de resolvê-las e de gestão
que a auxiliam na criação e no desenvolvimento de suas atividades de maneira
que atinja os objetivos almejados. (SABINO; ROCHA, 2004)
Em razão das necessidades do mercado
que vive em busca de pessoal diferenciado e cada vez mais qualificado, o
secretário, um profissional ágil e flexível, com uma postura voltada ao autodesenvolvimento,
que busca a aprendizagem sempre e trabalha em total interação com o ambiente
externo (ANTONI, 2004), é o profissional dentro da empresa que ficará
responsável pelo planejamento e organização dos eventos. Para Giacaglia (2006,
p.20), sua atuação pode ser comparada ao de um maestro:
Ele será, em última análise, o
responsável pela atuação da orquestra. Além de deter a visão do conjunto,
conhece a partitura e a atuação especifica de cada membro, tem a experiência e
a sensibilidade para exigir de cada um a sua melhor performance, no momento
adequado, possuindo ainda as condições técnicas e investindo com autoridade
para coordenar o trabalho de todos.
Esta atividade requer então,
profissional que seja investigativo e que tenha conhecimento dos fatos, que
seja também cuidadoso, observador e objetivo, além de ter domínio das técnicas
de pesquisa e da tecnologia, ser paciente e tolerante para analisar as
hipóteses e admitir os erros. (BARRETTO, 1991). A organização de eventos exige
dos envolvidos criatividade e visão para superar as expectativas dos
participantes oferecendo serviços e atendimentos eficientes, pois só assim
produzirão os efeitos econômicos e sociais positivos esperados.
Para se organizar um evento, o
secretário e os profissionais envolvidos farão um planejamento, um estudo
aprofundado do contexto presente da empresa, bem como quais são os objetivos
específicos e complexos que a organização pretende alcançar com a sua
realização. Para Barreto “o planejamento requer compreensão dos problemas e
distribuição harmônica das especialidades, requer conhecimentos.” (1991, p.11)
Na etapa de execução o secretário
fará a coordenação de todo o processo de evento, bem como o acompanhamento e
direcionamento da equipe durante o procedimento para que não ocorram
imprevistos no decorrer do mesmo. No pós-evento, esse profissional juntamente
com sua equipe farão um levantamento dos dados obtidos e um relatório dos
gastos, como prestação de contas a organização, informando os resultados
alcançados.
Percebe-se assim que ao planejar
um evento, a secretária deverá fazer uso de suas habilidades de gestora, promovendo,
gerenciando, organizando e coordenando todas as atividades e pessoas nele
envolvidas, de maneira que todo o planejamento seja seguido com rigor e
eficiência, com o uso de tecnologias adequadas que a auxiliem no seu
desenvolvimento viabilizando assim sua concretização com sucesso e superando as
expectativas.
Acadêmica do curso de
Secretariado Executivo Bilíngue – UPF. 98966@upf. br
Acadêmica do curso de
Secretariado Executivo Bilíngue – UPF. 98980@upf. br
Mestra em desenvolvimento,
Especialista em Pedagogia Empresarial e em Gestão Secretarial, Bacharel em
Secretariado Executivo Bilíngue, Professora e pesquisadora do curso de
Secretariado Executivo Bilíngue – UPF. gdaniela@upf.br
