O sucesso de uma organização depende
fundamentalmente da sua capacidade de atender às demandas de seus clientes. O
resultado final é seu principal foco, seja este resultado um produto ou um
serviço. A boa gestão é um dos principais fatores para se alcançar o almejado
sucesso, e a Gestão da Qualidade é uma excelente metodologia para se alcançar
este fim.
É preciso que todos dentro da organização
tenham uma visão sistêmica de seus processos, e que conheçam sua missão, visão,
metas, seu planejamento estratégico, com a finalidade de garantir uma
transparência em seu modelo de gestão.
A gestão de processos facilita a compressão
do todo por parte dos envolvidos. Esta gestão pode ser feita através da
aplicação de Normas Procedimentais, implantação de Procedimentos Operacionais
Padrão, Mapeamento de Processos, dentre outros. Com o mapeamento de processos,
por exemplo, todos têm acesso aos processos da organização, que podem ser
descritos graficamente através de fluxogramas. Os fluxogramas também facilitam
a visualização das etapas de cada processo, identificando o responsável pela execução
das tarefas e deixando claro o papel de cada um dentro da empresa.
Analisando a realidade do mercado brasileiro,
em que o índice de mortalidade de pequenas e médias empresas chegou 27% no
primeiro ano de existência, no período de 2003 a 2007, fonte: http://www.sebraesp.com.br/conhecendo_mpe/mortalidade,
pode-se constatar a falta de planejamento e despreparo por parte dos gestores
no país. Tratando-se de pequenas e médias empresas, podemos identificar a
secretária executiva, diante do novo perfil desta profissional, como
multiplicadora da gestão de processos administrativos.
Por assessorar diretamente seus principais
executivos, a secretária tem a competência de visualizar a empresa como um
todo, podendo ser ainda, uma peça chave na implantação de um sistema de
qualidade. Em muitos casos, por se tratar de uma novidade, a resistência pode
ser um fator impeditivo para a introdução destas metodologias de gestão. Uma
maneira simples de se conquistar adeptos à novidade, é a implantação de algumas
ferramentas de qualidade em seu próprio ambiente de trabalho, mostrando assim
os inúmeros benefícios e facilidades que estas ferramentas podem trazer para o
dia-a-dia, de forma natural.
A implantação de um projeto piloto para a
padronização do processo de compras da empresa pode ser um bom exemplo. A
Normatização Procedimental criará regras a serem cumpridas, garantindo ao
gestor mais segurança. O mapeamento do processo facilitará a identificação de
seus problemas e o desenvolvimento de soluções, identificará os responsáveis
por cada etapa, podendo assim evitar o retrabalho e também, em alguns casos,
diminuir a sobrecarga de algum departamento que usualmente atrasa o processo
pela enorme demanda de trabalho.
Outra ferramenta de qualidade que pode ser
facilmente implantada e que pode trazer retorno imediato é o Programa 5 S
(Senso da Utilização, Senso da Ordenação, Senso da autodisciplina, Senso da
limpeza e Senso da Saúde). A simples identificação de armários já pode causar
impacto e a curiosidade dos futuros adeptos.
É essencial a qualidade nos processos em que
a secretária está envolvida, buscando-se a excelência e a melhoria continua,
servindo assim de exemplo para os diversos setores da empresa.
Autora: Erica Camargo Vioto, secretária executiva, estudante do MBS de Secretariado Executivo: Gestão de Pessoas e Processos, convênio SINSESC-CESUSC (Florianópolis/SC).
Referências:
CAMPOS, Jorge de Paiva. Mapeamento de processo: uma estratégia vencedora. Disponível em http://www.abacocursos.com.br/ Acessado em 20 de Setembro de 2010.
CAMPOS, Jorge de Paiva. Mapeamento de processo: uma estratégia vencedora. Disponível em http://www.abacocursos.com.br/ Acessado em 20 de Setembro de 2010.
Modelo de Excelência da Gestão® Uma visão
sistêmica da gestão organizacional. Disponível em http://www.fnq.org.br/. Acessado em 20 de
Setembro de 2010.
ARAÚJO, Márcia M. A Secretária como Gestora
de Processos. Publicado na Revista Virtual Maesthria em Ação. Disponível em http://www.maesthria.com.br/
