A origem da função de secretário é antiga. Teria surgido com os escribas na história antiga. Os primeiros registros feitos pelos escribas surgem no período Dinástico (aproximadamente 3.200 a 525 a. C.). Juntamente com os precursores do secretariado, surge também o papiro e a escrita hieroglífica, que é a escrita antiga mais famosa pela sua beleza e grau de elaboração dos caracteres.
Os escribas eram homens pertencentes à classe de pequenos e médios empregados, que dominavam a escrita hieroglífica, e dada a sua complexidade, gozavam de certo prestígio entre os egípcios (Schvinger et al., 1985). Já naquela época, fazia-se necessário frequentar uma escola para o aprendizado do ofício. Os reis, geralmente, mantinham escribas na corte para copiar manuscritos e escrever cartas e documentos oficiais. Em várias partes do mundo, hoje, há pessoas que ainda não sabem escrever e dependem dos escribas para o trabalho de escrita.
Os antigos escribas copiavam a lei. Transformaram-se, mais tarde, em um grupo de sábios que ensinavam e interpretavam as escrituras e se encarregavam dos documentos oficiais. Além disso, faziam as contas, ou seja, eram também responsáveis pela contabilidade. Os secretários de então eram todos homens.
O objetivo deste texto é resgatar a história da profissão de secretário no Brasil, elencando as atribuições dos secretários antes e a partir da década de 90. Procuramos mostrar as características dos escritórios e os impactos das mudanças organizacionais, administrativas e tecnológicas na profissão, bem como identificar as competências exigidas, pelas organizações, dos profissionais do secretariado face a essas mudanças, a partir da década citada.
AS MULHERES NO CENÁRIO
As mulheres só teriam surgido no cenário como secretárias quando Napoleão Bonaparte decidiu levar uma para assessorá-lo no registro de suas estratégias de batalha, em suas campanhas. Só que Josefina, sua esposa, foi contra e Napoleão teve que substituí-la por um homem. O fato ocorreu por ocasião de sua fatal invasão da Rússia. (Bertocco & Loyola, 1979).
A primeira fase da Revolução Industrial, iniciada em 1760, proporcionou o desenvolvimento do maquinário na indústria e lançou os alicerces da civilização e da estrutura empresarial que hoje conhecemos. Até o fim do século XIX, o acesso ao trabalho nos escritórios era exclusividade masculina, apesar do trabalho da mulher vir desde a Antiguidade. Ela atuava na agricultura, na confecção de vestimentas, no fabrico do pão e de outros alimentos, e seu salário muitas vezes não chegava a cinquenta por cento daquele pago aos homens.
Para Schvinger et al. (1985, p. 86), “a feminização dos serviços de escritório pode ser considerada como um dos casos mais antigos de feminização profissional, a ponto de cristalizar nas atividades de escritório as imagens mais estereotipadas do trabalho feminino.” O acesso das mulheres ao escritório aconteceu por volta de 1870, principalmente com o advento da máquina de escrever.
Na opinião de Drucker (1971, p. 87), nenhuma feminista do século dezenove “provocou maior impacto sobre a posição social da mulher quanto a máquina de escrever e o telefone.” Ele afirma que a máquina de escrever e o telefone possibilitaram às “jovens mulheres respeitáveis e bem educadas” deixar seus lares e levar uma vida respeitável às suas próprias custas.
Bertocco e Loyola (1979, p. 20) escrevem que em 1877, a primeira desta nova raça, entrou timidamente num escritório de Nova York e orgulhosamente anunciou ser ela a nova secretária do chefe. O homem explodiu, blasfemou, indagando o que estava acontecendo ao mundo e já se inclinava para pegar o telefone e contratar um homem. Deu-se então o primeiro passo pela emancipação feminina: a jovem rompeu em prantos, seu chefe cedeu - e a primeira mulher secretária americana levou os louros do dia.
A partir deste acontecimento, uma série de alterações nos escritórios foi se processando. “O relegado lavatório brilhava, o tão inestético cuspidor desapareceu misteriosamente, a fumaça dos charutos diminuiu, surgiram cortinas nas janelas e muitos foram os palavrões engolidos pelos executivos enrubescidos.” (Bertocco & Loyola, 1979, p. 20).
O ingresso das mulheres nos escritórios também gerou uma hierarquização de tarefas e salários. Aos funcionários homens couberam as tarefas de prestígio e responsabilidade, ao passo que as mulheres tinham que fazer os serviços rotineiros e mecânicos, em virtude da suposta comprovada habilidade manual. A função do homem secretário foi se tornando cada vez mais de administração, enquanto ele se tornava um substituto para o executivo e o seu sucessor na administração dos negócios. Com esta mudança, mais e mais mulheres eram contratadas e treinadas para realizar tarefas de apoio à administração masculina. (Jaderstrom et al., 1997).
Nos escritórios, as mulheres, também, tinham um salário inferior aos dos homens; isto fez com que empregadores inescrupulosos preferissem contratá-las. Em virtude do considerável número de trabalhadoras do escritório, em 1911 elas se reuniram e reivindicaram melhores salários, melhores condições de trabalho, além de outros benefícios. Bertocco e Loyola (1979, p. 21) afirmam que “graças aos esforços dessas pioneiras, os ordenados subiram para uma média de US$ 20.00 semanais e a maioria delas conseguiu, ainda, obter de seus chefes uma semana de férias (não pagas) por ano.”
Mas foi a Primeira Guerra Mundial que deu, sem dúvida, um grande estímulo à integração da mulher nos escritórios. Ela precisou substituir o homem; havia procura de mão-de-obra e ela respondeu ao desafio. Em 1920, nos Estados Unidos, já “havia 1,2 milhão de mulheres desempenhando os cargos de secretária e estenógrafa.” (Bertocco & Loyola, 1979, p. 21).
Schvinger et al. (1985, p. 86) lembram que “o acesso ao escritório determinou a inserção da mulher na vida econômica bem como a aquisição de uma identidade social.” Além de terem influenciado uma série de mudanças sociais e econômicas, com o objetivo de proporcionar à mulher mais tempo livre à sua disposição, apesar do trabalho nos escritórios e nas atividades do lar. Quais foram estas mudanças? Bertocco e Loyola (1979, p. 21) mencionam as mais relevantes: “construção de casas e apartamentos menores que exigiam menos cuidados e trabalhos de manutenção; alimentos enlatados, máquina de lavar roupa, ferros de passar elétricos e roupas feitas.”
Segundo Medeiros e Hernandes (1995, p. 39), a mulher “deixou o reduto de sua casa e partiu para conquistar o mercado de trabalho, abandonou paulatinamente a dependência a que estava sujeita para alcançar posições e direitos que lhe eram negados.”
No começo dos anos 30, surgiu a primeira mulher a ocupar o cargo de secretária executiva em virtude do desdobramento das funções de secretária, datilógrafa e estenógrafa. Seu perfil era de uma jovem distinta, ativa em tudo, do tênis à política. O fato da função ter passado a ser considerada basicamente feminina não quer dizer que deixaram de existir homens exercendo o cargo.
No Brasil, a função de secretário já vem sendo exercida há décadas. Infelizmente, o problema da ausência de memória nacional sobre a atividade secretarial não permite que se tenha nem registros nem literatura a respeito. Presume-se, segundo Casimiro, em palestra proferida na IV Convenção Nacional de Secretárias, em 1976, em Salvador (BA), que a função secretarial começou, coincidentemente, com a Semana de Arte Moderna - evento de largo significado cultural, em 1922. Data daquela época, por deduções, de acordo com a mencionada professora, substancial aumento do emprego da mão-de-obra feminina nas empresas paulistas, cariocas e, em menor escala, no ambiente belo-horizontino. Modernos escritórios executivos surgiram com o crescimento das atividades de comercialização cafeeira e a implantação da indústria têxtil, dando lugar à utilização da mulher no desempenho de atividades secretariais menores - da recepção à datilografia.
A FUNÇÃO DE SECRETÁRIO, NO BRASIL, NAS DÉCADAS DE 50, 60 E 70
Foi a partir dos anos 50 que o profissional do secretariado começou a ser notado nas organizações como força no mercado de trabalho, principalmente com a chegada das multinacionais da indústria automobilística. (Natalense, 1998). Suas atribuições limitavam-se à execução de técnicas secretariais básicas (datilografia, taquigrafia, arquivo, agenda e atendimento telefônico). Era julgado e valorizado por suas habilidades técnicas, constituindo-se em mero executor das atividades determinadas pela chefia.
Nesta condição, cabia-lhe recepcionar os visitantes; atender ao telefone e anotar os recados para seu chefe; colocá-lo em contato telefônico com as pessoas com as quais ele desejasse falar; tomar nota através do ditado das correspondências e depois datilografá-las; arquivar as correspondências e demais documentos. Muitas de suas atividades eram de cunho particular da chefia, também denominadas, por muitos profissionais, de tarefas domésticas e sociais. Era pago para executar e não questionar, uma atitude muito comum à época. Sua rotina de trabalho era imposta pelo chefe e geralmente desligada do conjunto da organização.
Por ter-se tornado uma função eminentemente feminina, a exigência de boa aparência - neste caso sinônimo de beleza física e não de uma postura profissional apresentável - e exímia datilografia eram condições básicas para o ingresso na função. A maioria dos chefes entendia que a secretária deveria ser uma moça jovem, que com seu sorriso atendesse àqueles que os procurassem. O recrutamento era feito por eles e não havia nenhum critério de avaliação, promoção e muito menos de treinamento e desenvolvimento. Apenas a sua eficiência ao datilografar era medida. Tinha que ser rápida e impecável.
Por falta de outras opções de trabalho, ou por uma questão de status, ou por interesses salariais, ou por acaso, pessoas de diversos campos de atuação ingressaram na carreira, fazendo-a um trampolim para a busca de outras opções. Lamentavelmente, acabaram construindo uma imagem negativa que ainda paira sobre a categoria.
Em termos salariais, era uma função pouco gratificante. Porém, o status social era atrativo para a concorrência à vaga, pois poder dizer eu sou secretária(o) de Fulano de Tal era sinônimo de cargo de prestígio, pelo menos enquanto trabalhando para aquele empresário influente e bem-sucedido.
Cursos de formação de secretários não existiam na época. Lúcia Casimiro (1976) confirma estas afirmações, quando lembra que, habilitados ou não, muitos cumpriam seu papel de assessoria aos executivos brasileiros tendo uma carreira, mas não uma profissão. Eram autodidatas e exerciam uma função com escolaridade limitada ao nível médio.
Este foi, basicamente, o cenário da função, também nos anos 60, começando a ganhar um novo lay-out no decorrer dos anos 70. Segundo Natalense (1998), no final da década de 60 iniciaram-se os treinamentos específicos para os secretários, motivados pelo treinamento gerencial que estava atingindo as chefias. Consequentemente, passaram a exigir uma nova postura desse profissional, que intensificou, nos anos 70, o seu treinamento. O secretário passou a ser um membro dinâmico da equipe gerencial.
Os profissionais do secretariado conquistaram mais respeito pelo seu trabalho e não apenas a simpatia das chefias. Começaram a ter seu trabalho reconhecido por seus superiores. Foi o momento em que passaram a ser vistos trabalhando para uma empresa e não só para um executivo. Deixaram de ser propriedade particular dos chefes para serem membros de uma organização. Começaram, gradativamente, a ter uma atuação mais dinâmica e, assim, ganhar respeito profissional. Natalense (1998, p. 9) confirma esta afirmação ao escrever que naquela época “60% das profissionais brasileiras eram serventes, 20% objetos e somente 20% realmente secretárias”.
Em meados da década de 70, os escritórios já eram muito diferentes dos que haviam existido no início do século XX. Os secretários tiveram seu primeiro contato com a máquina de escrever elétrica. A novidade foi um impacto. Realizar um trabalho muito mais apresentável já era possível. Muitas das máquinas de escrever elétricas estavam equipadas com fita corretiva. Datilografar uma ou outra letra erroneamente não era mais motivo para rasgar a folha e começar tudo de novo, sem, contudo, prejudicar a estética e a limpeza do trabalho.
Foi nesse período, também, que surgiu o telex e a fotocopiadora. O telex, segundo Medeiros e Hernandes (1995), era um dos principais equipamentos dentro do escritório automatizado da época. Significava comunicação instantânea, por escrito, precisa, recebida no exato momento em que a comunicação era expedida. Sinalizou o fim da espera de semanas e semanas para a obtenção da resposta de uma carta enviada, pelo correio, a um cliente ou fornecedor. Houve um ganho considerável de tempo, agilizando cada vez mais a comunicação e a concretização de negócios.
A fotocopiadora ou máquina “xerox”, como é chamada no âmbito dos escritórios, teve uma contribuição importantíssima na transformação da função de secretário. Por ser uma forma prática e versátil de reprografia, na opinião de Faria (1986), ela possibilita a reprodução, com rapidez e economia, de qualquer material escrito, desenhado, impresso ou datilografado. Em conjunto com a máquina de escrever elétrica e o telex, permitiu um ganho de tempo no dia-a-dia do secretário, tempo este que muitos souberam usar para melhorar seu conhecimento na área administrativa.
O trabalho associativo da classe surgiu para lutar em prol da regulamentação da profissão. Ao mesmo tempo, essas associações de classe tentavam criar uma nova mentalidade nos profissionais, diante da falta de valorização da sociedade e do mercado de trabalho. Era preciso contar com a própria valorização profissional dos secretários.
A Lei 6.556, de 5 de setembro de 1978, exigia o 2o grau completo como o mínimo de instrução, sendo desejável e recomendável o curso de secretariado em nível de 2ograu. Ao final da década de 70, os empregadores começaram a contratar pessoas com conhecimento e domínio de todas as técnicas e serviços sob sua responsabilidade e que buscavam aprimoramento constante. Exigiam domínio de atividades burocráticas, facilidade de expressão oral e escrita, habilidade com microfones para comunicações internas, ditafones, máquinas de contabilidade, computadores, fotocopiadoras, mimeógrafos, telefones, telex. (Medeiros & Hernandes, 1995). Eram, basicamente, os equipamentos disponíveis nos escritórios, na época.
Texto extraído de:
WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.
Referências bibliográficas
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DRUCKER, Peter Ferdinand. As novas realidades: no governo e na política, na economia e nas empresa, na sociedade e na visão do mundo. 4.ed. São Paulo: Pioneira, 1997.
_______. A nova era da administração. (tradução de F.R. Nicklsen Pellegrini) 4.ed. São Paulo: Pioneira, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. A secretária executiva. 5.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1986.
JADERSTROM, Susan et al. Professional Secretaries International complete office handbook: the definitive reference for today’s electronic office. New York: Random House, 1997.
MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Gente, 1999.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. 6.ed. São Paulo: Atlas, 1995.
NATALENSE, Liana. A secretária do futuro. Rio de Janeiro: Qualitymark 1998.
SCHVINGER, Amaryllis et al. Secretária: uma ambigüidade em feitio de profissão.Cadernos de Pesquisa. São Paulo, n.54, p.85-97, agosto 1985.
http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2014/09/dos-escribas-internet-um-pouco-da.html
