Para ser uma secretária com excelência, não basta ser eficiente: é preciso ser eficaz. Ao secretariar alguém, você deve realizar essa tarefa com precisão e confiança.
Agendar reuniões e atender ao telefone faz da secretária uma profissional eficiente, porém para ser proativa e dinâmica é necessário saber lidar com os improvisos do dia a dia, que o local de trabalho impõe.
Saber contornar situações de maneiras claras, rápidas e sólidas faz de você uma secretária eficaz e, é claro, apresenta pontos positivos na relação chefe e funcionário.
Daí vem à pergunta: como ser eficaz e não apenas eficiente?
Tudo começa com uma boa apresentação de um currículo bem elaborado, sem lamentações de falta de oportunidade ou mesmo fracassos.
Seja clara: coloque apenas as informações que realmente importam para o empregador, quais seus objetivos para o novo emprego, quais as tarefas desempenhadas com sucesso na sua jornada de trabalho.
Ao ser entrevistada, seja coesa, fale somente o que interessa; se o entrevistador mudar de assunto, é porque você esta fugindo do tema em questão. Sendo assim, mude o rumo da conversa.
1º passo dado – objetivo alcançado, vamos em frente:
1º passo dado – objetivo alcançado, vamos em frente:
Saiba lidar com os demais colegas de trabalho, sejam eles gerentes ou o faxineiro da empresa. O bom relacionamento e “empatia” faz com que todos notem sua personalidade.
Seja rápida, dinâmica e organizada, sem passar por cima dos outros. Tenha idéias e apresente-as, mas lembre: sugestões com fundamentos (aponte o problema e a solução) e não faça seu chefe perder tempo com assuntos sem base concreta.
Nosso emprego é como uma casa: se não fizermos de maneira sólida o alicerce, ela desaba e aí voltamos na busca de uma nova colocação no mercado.
Faça mais do que é esperado, surpreenda sempre. As empresas não precisam apenas de profissionais que preencham vagas; as instituições precisam de profissionais que ajudem a solucionar problemas.
Procure realizar as tarefas que estão ao seu alcance, auxiliando os demais colegas, se necessário.
Saber secretariar com precisão é uma arte. Você só precisa seguir pelo caminho certo e estar sempre aberta a dicas, sugestões e, principalmente, críticas construtivas.
Uma secretária seja ela Junior, Sênior, Executiva, Bilíngue, Trilíngue, deve fazer o diferencial da empresa, como:
- Conheça bem o seu local de trabalho;
- Atenda ao telefone com calma;
- Quando não entender alguma coisa, peça que, por favor, lhe expliquem de novo;
- Possua uma agenda de contatos atualizada;
- Tenha sempre à mão caneta e bloco de anotações;
- Esteja sempre a postos quando for chamada pelo chefe;
- Decore o nome e a razão social dos principais clientes;
- Procure manter sua mesa sempre organizada de maneira fácil de encontrar com agilidade o que for necessário;
- Evite se alimentar ou maquiar-se na mesa de trabalho. Isso pode ocasionar acidentes irreparáveis;
- Seja sempre simpática, mas sem exagero;
- Saiba agradecer com classe um elogio;
- Se despeça educadamente de um cliente, pois o fracasso de muitas pessoas é não saber se comportar adequadamente no local de trabalho;
- Ao entrar na sala de seu chefe, sempre peça licença;
- Sente-se só quando for convidada;
- Nunca grite. Vá até a pessoa que deseja seu auxílio e responda à pergunta;
- Não fique de conversa paralela nos corredores. Isso causa má impressão;
-Trate os clientes sempre por Sr., Sra., Dr. Dra.;
- Vista-se de acordo com seu local de trabalho. Saias justas ou decotes podem demonstrar coisas que não são, como seu caráter, por exemplo.
Mulheres e homens que desempenham essas funções têm papel especial nas organizações e, ao contrário do que muitos podem acreditar, não existe um executivo que não necessite de um braço direito, ou esquerdo, ou quem sabe até mesmo dos dois braços.
