Debate global: a função do secretário está sendo substituída pela IA?

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Nos últimos anos, o avanço da Inteligência Artificial (IA) tem alimentado uma discussão cada vez mais intensa: o papel do secretário está em risco de extinção? Empresas de grande porte, vêm investindo em automação de processos, chatbots e softwares de agendamento que prometem substituir parte das tarefas tradicionalmente desempenhadas por profissionais de secretariado.

De fato, atividades repetitivas, como organização de agendas, respostas a e-mails padronizados e gestão básica de documentos, já podem ser executadas com relativa eficiência por sistemas de IA. Isso desperta preocupações legítimas quanto ao futuro da profissão. Entretanto, limitar a análise a essa perspectiva seria ignorar a essência do trabalho secretarial.

O que diferencia um secretário ou assistente executivo não é apenas a capacidade de executar rotinas administrativas, mas a habilidade estratégica de interpretar contextos, mediar relacionamentos, antecipar riscos e apoiar a tomada de decisões. São funções que exigem inteligência emocional, empatia, visão crítica e uma compreensão profunda das dinâmicas organizacionais — dimensões que a IA ainda não é capaz de replicar.

Especialistas em gestão destacam que a profissão não está em extinção, mas em transformação. O secretário contemporâneo deixa de ser apenas o guardião da agenda para se tornar um elo estratégico entre gestores, equipes e stakeholders. Nesse cenário, a tecnologia não substitui, mas potencializa a atuação do profissional, liberando tempo para que este se concentre em funções de maior valor agregado.

O verdadeiro risco, portanto, não é a substituição pelo robô, mas a falta de adaptação. Profissionais que resistirem ao uso de ferramentas digitais ou não desenvolverem competências interpessoais mais complexas podem, de fato, perder espaço. Já aqueles que abraçarem a inovação e se posicionarem como gestores de processos, mediadores e apoiadores estratégicos da liderança, tendem a ganhar ainda mais relevância.

O debate global não deve ser interpretado como uma sentença de morte para a profissão, mas como um chamado à evolução. A IA é poderosa, mas ainda carece da sensibilidade humana. Cabe aos secretários modernos ocupar esse espaço singular, unindo tecnologia e inteligência emocional, para reafirmar seu papel indispensável nas organizações do futuro.

O Diabo Veste Prada e a Perspectiva do Secretariado Executivo

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

O filme O Diabo Veste Prada, dirigido por David Frankel, é mais do que uma comédia dramática sobre moda; é uma verdadeira aula sobre exigência, organização e habilidades interpessoais — competências essenciais na rotina de um Secretário ou Secretária Executiva. A história acompanha Andy Sachs, uma jovem jornalista que assume o cargo de assistente da implacável editora Miranda Priestly na revista Runway.

Para um profissional de Secretariado Executivo, o filme oferece percepções valiosos:

1. Gestão de tempo e prioridades

Andy é constantemente desafiada a lidar com demandas urgentes, muitas vezes simultâneas, sem perder o foco. Essa habilidade é diretamente paralela ao trabalho de um Secretário Executivo, que precisa organizar agendas complexas, coordenar reuniões e lidar com prazos críticos, sempre com eficiência e agilidade.

2. Comunicação assertiva e discrição

O filme evidencia a importância da comunicação clara e estratégica. Andy aprende a interpretar as expectativas de Miranda e a responder de forma precisa, mesmo sob pressão. No Secretariado Executivo, a capacidade de transmitir informações de forma objetiva, manter sigilo e representar o gestor com profissionalismo é indispensável.

3. Adaptabilidade e resiliência

No ambiente da revista, mudanças constantes são a regra. Andy se adapta rapidamente, aprendendo a antecipar necessidades e a lidar com situações inesperadas. Para quem atua no Secretariado Executivo, a adaptabilidade é crucial: imprevistos acontecem diariamente, e o profissional deve manter a calma e encontrar soluções ágeis.

4. Atendimento e relacionamento interpessoal

O relacionamento de Andy com Miranda, colegas e clientes mostra que empatia e tato são essenciais. A capacidade de lidar com pessoas diferentes, muitas vezes de forma diplomática, é um reflexo direto das competências interpessoais que um Secretário Executivo desenvolve ao longo da carreira.

5. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Por fim, o filme também lança luz sobre os desafios de equilibrar demandas intensas com a vida pessoal — um dilema frequente na rotina de executivos e suas equipes de apoio. O Secretariado Executivo exige dedicação, mas também consciência sobre limites e autocuidado.

Conclusão

O Diabo Veste Prada funciona como uma metáfora do cotidiano do Secretariado Executivo: exige organização, discrição, adaptabilidade e capacidade de gerir múltiplas tarefas sob pressão. Mais do que uma história sobre moda, o filme revela que o sucesso de um gestor depende fortemente da competência e da inteligência emocional de quem está nos bastidores — exatamente o papel estratégico do Secretário Executivo.

A Profissão de Secretariado Executivo e Assistente Administrativo na Era da Inteligência Artificial

 

Por Acimarleia Freitas

O avanço da Inteligência Artificial (IA) está transformando profundamente o mundo do trabalho, impactando especialmente profissões ligadas à gestão, organização e suporte estratégico, como o Secretariado Executivo e a Assistência Administrativa.

Se antes essas funções eram vistas, em grande parte, como atividades operacionais, hoje o cenário exige muito mais do que domínio técnico: pede visão estratégica, pensamento crítico e capacidade de integração tecnológica.

O que mudou com a IA?

Ferramentas inteligentes já assumem tarefas rotineiras, como:

• Organização de agendas;
• Respostas automáticas a e-mails;
• Transcrição de reuniões;
• Criação de relatórios a partir de dados;
• Gestão de documentos em nuvem.

Esse avanço não elimina a profissão, mas a reposiciona. A automação libera tempo para que o Secretário Executivo e o Assistente Administrativo possam atuar em funções de maior valor agregado, como análise de informações, suporte à tomada de decisão e mediação de relações humanas no ambiente corporativo.

Novas habilidades exigidas

Na era da IA, o profissional dessas áreas precisa desenvolver um perfil híbrido, que una competências humanas e competências digitais. Entre as mais relevantes estão:

• Inteligência emocional: para lidar com líderes, equipes e clientes em contextos complexos.
• Pensamento analítico: interpretar relatórios gerados por sistemas de IA e transformá-los em estratégias práticas.
• Gestão de tecnologia: aprender a utilizar ferramentas de automação e integrar fluxos digitais.
• Comunicação eficaz: traduzir informações técnicas em mensagens claras e acessíveis.
• Inovação e adaptabilidade: estar aberto às mudanças constantes do mundo digital.

O diferencial humano

A tecnologia é capaz de executar tarefas com rapidez e precisão, mas não substitui a sensibilidade, o julgamento ético e a capacidade de relacionamento que os profissionais de Secretariado e Assistência Administrativa trazem ao dia a dia. São essas habilidades que garantem a humanização dos processos organizacionais, elemento fundamental para empresas que desejam se destacar em um mercado competitivo.

Um futuro de protagonismo

Portanto, longe de significar ameaça, a IA representa uma oportunidade de reposicionamento. O Secretário Executivo e o Assistente Administrativo deixam de ser vistos como meros executores para se consolidarem como profissionais estratégicos, inovadores e indispensáveis.

Quem souber se adaptar e aprender a dialogar com a tecnologia não só continuará relevante, como será protagonista em um futuro onde inteligência artificial e inteligência humana caminham lado a lado.

O Tempo de se Calar Acabou

 

Por Acimarleia Freitas,

Para as Mulheres do Secretariado

Por muito tempo, mulheres do Secretariado foram vistas como “coadjuvantes eficientes”, relegadas aos bastidores, mesmo sendo o coração pulsante das organizações. Mulheres inteligentes, estrategistas, visionárias — mas silenciadas. Ensinadas a servir sem questionar, a cuidar sem reconhecimento, a liderar sem nomear sua liderança.

Mas o tempo de se calar acabou.

Acabou o tempo em que a competência feminina era invisibilizada.
Acabou o tempo em que a voz da profissional de Secretariado era ouvida apenas para confirmar agendas e não para propor soluções.
Acabou o tempo em que a mulher precisava se diminuir para caber em espaços estreitos demais para seu talento.

Agora é tempo de ocupar. Tempo de falar com autoridade.
Tempo de dizer: “Eu lidero, eu decido, eu construo caminhos.”

O Secretariado não é suporte. É estrutura estratégica.
E a mulher que ocupa esse espaço não é "ajudante" — é liderança que transforma.

É hora de assumir a força que sempre esteve aí. De falar sobre os resultados que você gera, os conflitos que você resolve, as inovações que você propõe. De deixar claro que o seu lugar na liderança não é concessão — é conquista, mérito e direito.

Não se cale diante da desigualdade. Não silencie suas ideias. Não esconda suas vitórias.

A sua voz inspira outras. A sua coragem encoraja muitas.
A sua presença abre portas que por muito tempo estiveram trancadas.

O tempo de se calar acabou. Agora é tempo de liderar com voz, com brilho, com propósito.
E que o mundo aprenda: onde há uma mulher do Secretariado, há liderança em ação.

Código de Ética do Secretário Executivo

 

Por Acimarleia Freitas

O Código de Ética do Secretário Executivo é um conjunto de princípios, valores e normas de conduta que orientam o exercício profissional, assegurando a integridade, a responsabilidade e o respeito no desempenho de suas funções. Esse código busca garantir uma atuação ética, transparente e comprometida com os interesses institucionais e sociais, reforçando o papel estratégico do Secretário Executivo nas organizações.

Princípios Fundamentais

O exercício da profissão deve estar pautado em princípios como:

• Integridade – agir com honestidade, transparência e retidão em todas as atividades.
• Confidencialidade – resguardar informações sigilosas da organização, dos gestores e dos clientes.
• Responsabilidade – cumprir com zelo, pontualidade e competência as tarefas atribuídas.
• Respeito – tratar a todos com cortesia, consideração e dignidade, independentemente de posição hierárquica.
• Imparcialidade – atuar sem preconceitos ou favoritismos, prezando pela justiça e equidade.

Deveres Éticos do Secretário Executivo

Entre os deveres éticos mais relevantes, destacam-se:

• Manter postura profissional e discrição, especialmente em ambientes de alta confidencialidade;
• Atualizar-se constantemente, buscando o aperfeiçoamento técnico e humano;
• Evitar conflitos de interesse que comprometam a imparcialidade no trabalho;
• Colaborar para um ambiente organizacional saudável, promovendo o trabalho em equipe e a boa comunicação;
• Cumprir as normas internas da instituição e zelar pelo bom uso dos recursos e bens públicos ou privados sob sua responsabilidade.

Condutas Inadequadas

O Código de Ética também estabelece comportamentos que devem ser evitados, como:

• Uso indevido de informações privilegiadas para obtenção de vantagens pessoais;
• Prática de assédio moral ou sexual;
• Omissão de informações relevantes ou manipulação de documentos;
• Negligência ou má-fé no exercício de suas funções.

Importância do Código de Ética

Mais do que um documento normativo, o Código de Ética é uma ferramenta de fortalecimento da identidade profissional do Secretário Executivo. Ele contribui para consolidar a confiança entre profissionais, gestores e sociedade, elevando a credibilidade e o reconhecimento da profissão no mercado.

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E AS BARREIRAS DA GESTÃO PÚBLICA

 

O profissional de Secretariado Executivo, quando inserido na gestão pública, encontra-se diante de um cenário desafiador, repleto de barreiras estruturais, burocráticas e culturais. Nesse contexto, sua atuação vai além das atividades administrativas: torna-se estratégica, política e, por vezes, transformadora.

Entre as principais barreiras enfrentadas está a rigidez da burocracia estatal, que muitas vezes engessa processos e dificulta inovações. Sistemas obsoletos, fluxos lentos de decisão e a escassez de recursos são obstáculos frequentes. No entanto, é justamente nesse cenário que o secretariado mostra sua competência: promovendo organização, agilidade, controle e inteligência na gestão de informações.

Além disso, há o desafio do reconhecimento profissional. Ainda há setores públicos em que o secretariado é visto de forma estigmatizada ou subutilizada, quando, na realidade, sua formação o habilita para o assessoramento técnico, a mediação comunicacional, a elaboração de documentos oficiais e o suporte à tomada de decisões.

O profissional de secretariado na gestão pública atua também como guardião da ética, da transparência e da legalidade. Sua conduta deve estar alinhada aos princípios constitucionais da Administração Pública: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Portanto, superar as barreiras da gestão pública requer, por parte do secretariado, não apenas conhecimento técnico, mas também postura crítica, capacidade de articulação institucional e visão sistêmica. É necessário entender os limites do sistema, mas também identificar oportunidades de melhoria, sugerir soluções e influenciar positivamente os processos administrativos.

Transformar a gestão pública é um desafio coletivo. E o profissional de secretariado tem papel essencial nesse processo, atuando como ponte entre os diferentes setores, garantindo o fluxo eficaz de informações e contribuindo para a construção de uma administração pública mais eficiente, ética e voltada para o bem comum.

A IMPORTÂNCIA DA ETIQUETA PROFISSIONAL PARA O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

 

Por: Acimarleia Freitas

No ambiente corporativo contemporâneo, onde as relações interpessoais são tão determinantes quanto as competências técnicas, a etiqueta profissional assume papel essencial na atuação do profissional de Secretariado Executivo. Muito mais do que um conjunto de regras de conduta, a etiqueta reflete respeito, empatia, inteligência emocional e profissionalismo — atributos indispensáveis para quem atua diretamente com a alta gestão e representa institucionalmente organizações públicas e privadas.

O profissional de secretariado é, muitas vezes, a primeira impressão de uma empresa. Seja no atendimento presencial, por telefone ou por e-mail, seu comportamento, postura e comunicação influenciam diretamente a percepção de clientes, parceiros e colaboradores. Dominar os códigos de conduta profissional demonstra maturidade e capacidade de gerenciar situações delicadas com discrição, elegância e assertividade.

Além disso, a etiqueta fortalece o networking, contribui para o clima organizacional e previne conflitos, já que regula a convivência e favorece um ambiente mais harmonioso e produtivo. Cumprimentos adequados, pontualidade, vestimenta compatível com o ambiente de trabalho, escuta ativa, linguagem apropriada e uso correto das ferramentas digitais são exemplos práticos dessa competência.

Vale destacar que a etiqueta profissional também está intimamente ligada à ética e ao sigilo — pilares do exercício do Secretariado Executivo. Respeitar limites, manter a confidencialidade de informações estratégicas e agir com imparcialidade reforçam a confiança e o prestígio do profissional junto à liderança e aos demais setores.

Em tempos de transformações digitais e interações cada vez mais rápidas, a etiqueta também se adapta. A presença em videoconferências, o uso de e-mails corporativos, a comunicação via aplicativos e até mesmo a atuação nas redes sociais exigem cuidados que demonstram o nível de profissionalismo e comprometimento com a imagem institucional.

Por isso, investir no desenvolvimento da etiqueta profissional é investir em credibilidade, reputação e carreira. Para o profissional de Secretariado Executivo, essa é uma habilidade estratégica que consolida sua atuação como elo de confiança, organização e excelência dentro das instituições.

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E O MITO DA CAVERNA: DA SOMBRA À ESSÊNCIA

 

POR: Acimarleia Freitas   -  Secretária Executiva

No Mito da Caverna, Platão nos apresenta prisioneiros acorrentados desde o nascimento, olhando para a parede de uma caverna onde só veem sombras projetadas de objetos reais. Para eles, essas sombras eram o mundo. Até que um deles se liberta, sai da caverna e, aos poucos, descobre a luz do sol — o conhecimento verdadeiro, a realidade essencial.

Esse mito filosófico atravessa séculos, e continua atual quando pensamos na profissão de Secretariado Executivo.

Durante muito tempo, o profissional de secretariado foi visto apenas pela “sombra” do que realmente é: limitado à imagem de auxiliar, alguém que atende telefone, agenda reuniões e serve café. Assim como os prisioneiros da caverna, muitos enxergavam apenas projeções — e não a verdadeira dimensão estratégica dessa carreira.

Mas o profissional de secretariado não ficou acorrentado. Aos poucos, rompeu os grilhões das visões estereotipadas e ascendeu para um novo patamar: o de protagonista da gestão, articulador organizacional e elo humano entre liderança, processos e resultados.

Ao sair da “caverna” da subvalorização, esse profissional percebeu a luz do conhecimento, da formação contínua, da atuação ética e da inteligência emocional. E mais: agora, como aquele que viu o sol, sente a responsabilidade de voltar à caverna e transformar a visão dos outros — educar, inspirar e mostrar que o secretariado não é coadjuvante, mas estratégico.

Assim como no mito, a libertação exige esforço, exige enfrentamento do desconforto, da resistência e da incompreensão. Mas é nesse movimento que nasce a verdadeira evolução profissional — e pessoal.

A caverna era o rótulo. A luz é a competência. O caminho é a transformação.

Ser profissional de secretariado hoje é carregar a coragem de Platão: questionar aparências, romper padrões e mostrar, com excelência e atitude, a profundidade da sua profissão.

SAIBA USAR OS PRONOMES DE TRATAMENTO E VOCATIVOS EM REDAÇÃO OFICIAL

 

Por Acimarleia Freitas

 

Em redações oficiais, cada palavra importa — especialmente quando falamos com autoridades ou representantes institucionais. O uso adequado dos pronomes de tratamento e vocativos garante formalidade, clareza, respeito e, claro, alinhamento com as normas da Administração Pública.

O que são Pronomes de Tratamento?

São formas respeitosas e protocolares utilizadas para se referir a autoridades ou cargos específicos em documentos e comunicações oficiais. Exemplo:

Excelentíssimo Senhor (Exmo. Sr.) – usado para chefes dos três Poderes, governadores, embaixadores, desembargadores, entre outros cargos de alto escalão.

Senhor (Sr.) / Senhora (Sra.) – forma mais comum e neutra, usada em situações formais com servidores, professores, técnicos ou qualquer pessoa que ocupe cargo não hierarquicamente elevado.

Vossa Senhoria (V. Sª) – comum em ofícios e memorandos dirigidos a chefias de nível médio.

Vossa Excelência (V. Exª) – usado para cargos do alto escalão, como ministros, presidentes de tribunais e parlamentares.

❗ Atenção: nunca se usa "você" em comunicações oficiais. Além de informal, pode ser considerado inadequado em contextos administrativos.

E o Vocativo?

O vocativo é a forma de chamar ou se dirigir diretamente ao destinatário no início da redação oficial (ex: ofício ou requerimento). Deve estar de acordo com o cargo ou autoridade, seguido de dois-pontos.

 

Exemplos:

Excelentíssimo Senhor Presidente da Câmara Municipal de Vitória da Conquista:

Senhora Diretora do Departamento de História:

Vossa Senhoria, Senhor João da Silva, Coordenador Administrativo:

 

Regra de ouro: o vocativo é por extenso e sem abreviações.

 

Dicas práticas:

Consulte a hierarquia e o cargo antes de escolher o tratamento.

Evite repetição desnecessária: após o vocativo, o pronome correto é “Vossa Excelência” ou “Vossa Senhoria”, nunca "você".

Use sempre por extenso no vocativo e com abreviação no corpo do texto, se necessário.

Cuidado com a concordância verbal: mesmo com o pronome "Vossa Excelência", o verbo fica na 3ª pessoa.

Exemplo: Vossa Excelência solicitou providências...

 

Conclusão

Dominar o uso dos pronomes de tratamento e vocativos em redações oficiais não é apenas uma questão de norma — é também um sinal de respeito institucional, profissionalismo e conhecimento da linguagem administrativa.

Se você trabalha com secretariado, gestão pública, assessoria ou redação oficial, esse cuidado faz toda a diferença na credibilidade do seu texto.

Comunicação com Eficiência e Eficácia: A Arte de Falar e Ser Compreendido

 

Por Acimarleia Freitas

Em um mundo cada vez mais conectado, onde informações circulam com velocidade e volume sem precedentes, comunicar-se bem deixou de ser um diferencial para se tornar uma competência essencial. Mas será que estamos realmente nos comunicando de forma eficiente e eficaz? Apesar de parecerem sinônimos, eficiência e eficácia na comunicação são conceitos distintos — e compreender essa diferença pode transformar relações pessoais e profissionais.

Eficiência: Como você comunica

A comunicação eficiente está relacionada ao uso otimizado dos recursos disponíveis: tempo, linguagem, meio e formato. Uma mensagem eficiente é objetiva, clara, livre de ruídos e bem adaptada ao canal utilizado — seja ele um e-mail, uma reunião, uma mensagem instantânea ou uma apresentação. Ser eficiente é falar bem.

Exemplo: você envia um relatório com todas as informações corretas, dentro do prazo e no formato esperado. A tarefa foi realizada com eficiência.

Eficácia: O resultado da comunicação

Já a comunicação eficaz diz respeito ao impacto e ao resultado obtido. Não basta falar bem; é preciso ser compreendido, gerar reflexão, engajamento ou ação. Ser eficaz é fazer com que o outro entenda, sinta e reaja à mensagem como esperado. É alinhar intenção com resultado.

Exemplo: você apresenta uma ideia em uma reunião e, ao final, todos os envolvidos compreendem, aprovam e contribuem com sugestões. A comunicação foi eficaz.

Comunicação completa: quando eficiência encontra eficácia

A verdadeira potência da comunicação acontece quando eficiência e eficácia caminham juntas. Ou seja, quando você se comunica com clareza e objetividade (eficiência), e sua mensagem gera o efeito desejado (eficácia).

No ambiente corporativo, por exemplo, isso pode significar dar um feedback construtivo que seja bem recebido e que, de fato, promova mudanças. Ou ainda, transmitir instruções claras que levem a uma execução precisa da tarefa.

Dicas para desenvolver uma comunicação eficiente e eficaz

1. Conheça seu público: adapte linguagem e canal conforme o perfil do interlocutor.
2. Seja claro e direto: evite jargões desnecessários e vá ao ponto central da mensagem.
3. Escute ativamente: comunicação não é só falar, mas também compreender o outro.
4. Cheque a compreensão: pergunte, observe reações, peça retorno.
5. Pratique empatia: considere o contexto emocional e cognitivo do outro ao comunicar algo.