O PAPEL ESTRATÉGICO DO SECRETARIADO EXECUTIVO EM CENÁRIOS DINÂMICOS

 

POR ACIMARLEIA FREITAS

O mundo corporativo vive uma era de constantes transformações. Processos se automatizam, estruturas se remodelam e a informação se torna o maior ativo das organizações. Nesse contexto, o profissional de Secretariado Executivo assume um papel cada vez mais estratégico e indispensável.

Mais do que apoio administrativo, o secretário(a) executivo(a) é um gestor de informações, mediador de relacionamentos e facilitador de resultados. Atua na linha de frente da comunicação institucional, no planejamento de processos e na sustentação das decisões gerenciais.

Em cenários dinâmicos, onde as mudanças ocorrem em alta velocidade, destaca-se quem alia competência técnica, inteligência emocional e visão sistêmica. O secretariado moderno é capaz de antecipar demandas, propor soluções e contribuir ativamente para o alcance das metas organizacionais.

Esse reposicionamento exige atualização constante, domínio de ferramentas digitais, fluência em idiomas e - principalmente - pensamento crítico e estratégico.
O profissional que compreende o funcionamento do negócio, identifica oportunidades e participa das decisões deixa de ser coadjuvante e torna-se um verdadeiro agente de transformação.

O futuro das organizações pertence àqueles que unem técnica e propósito. E o Secretariado Executivo, mais do que nunca, está pronto para liderar essa transição com ética, competência e visão de futuro.

VOCÊ SABE ONDE ESTÃO SUAS INFORMAÇÕES? — Os Fundamentos da Segurança e Privacidade no Mundo Digital

 

 POR ACIMARLEIA FREITAS

Em um mundo cada vez mais digital, a segurança da informação e a privacidade dos dados tornaram-se pilares essenciais para qualquer organização — e também para os profissionais que lidam diariamente com informações sensíveis, como os(as) secretários(as) executivos(as).

Mas afinal, o que significam esses conceitos?

Segurança da informação é o conjunto de práticas que visam proteger dados contra acessos não autorizados, alterações indevidas ou perdas. Já a privacidade refere-se ao direito que cada pessoa tem de controlar o uso e o compartilhamento de suas informações pessoais.

No contexto do Secretariado, compreender e aplicar esses princípios é um diferencial estratégico. Afinal, o profissional é guardião de informações corporativas, agendas, contratos e decisões confidenciais.

Alguns pilares fundamentais da segurança da informação merecem atenção especial:

Confidencialidade: garantir que apenas pessoas autorizadas acessem as informações.

Integridade: assegurar que os dados não sejam alterados indevidamente.

Disponibilidade: manter o acesso às informações sempre que necessário.

Autenticidade e Responsabilidade: confirmar a origem das informações e registrar quem realiza cada ação.

Além disso, é indispensável conhecer legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regulamenta o tratamento de dados pessoais e impõe responsabilidades a empresas e profissionais.

Adotar boas práticas — como o uso de senhas seguras, atualização de sistemas, backups regulares e atenção a e-mails suspeitos — é parte do compromisso ético e profissional de quem atua na área administrativa e executiva.

No fim, a segurança da informação não é apenas um requisito técnico, mas uma demonstração de ética, confiabilidade e profissionalismo.

OS 5 MELHORES PASSOS PARA TRANSFORMAR CRÍTICAS EM OPORTUNIDADES DE CRESCIMENTO PROFISSIONAL

 

POR ACIMALEIA FREITAS

Em qualquer ambiente de trabalho, as críticas fazem parte do processo. Elas podem surgir de colegas, líderes ou até de clientes — e a forma como você lida com elas define o seu amadurecimento profissional.
Enquanto muitos se sentem ameaçados, o profissional inteligente enxerga nas críticas uma poderosa ferramenta de aprendizado. Transformar uma crítica em crescimento exige autocontrole, escuta ativa e uma boa dose de autoconhecimento.

Veja os 5 melhores passos para fazer das críticas uma alavanca para o seu sucesso:

1 Respire antes de reagir

A primeira reação costuma ser defensiva. Respire fundo, mantenha a calma e evite respostas imediatas. Isso demonstra maturidade emocional e abre espaço para compreender o que está sendo dito.

2 Ouça com atenção e sem julgamento

Ouvir de verdade é diferente de apenas escutar. Deixe a outra pessoa concluir, sem interromper. A escuta ativa ajuda a entender o ponto de vista e identificar se há algo que realmente pode ser aprimorado.

3 Separe o conteúdo da forma

Nem toda crítica é bem comunicada, mas pode conter valor. Foque na mensagem e não no tom. Um olhar técnico e profissional permitirá extrair o aprendizado, mesmo quando a fala for ríspida.

4 Reflita e filtre

Analise o que foi dito: há fundamento? Se sim, planeje como aplicar a melhoria. Se não, descarte o excesso e siga em frente com serenidade. Saber filtrar críticas é sinal de autoconfiança.

5 Transforme em ação e evolução

Agradeça o feedback, mesmo que seja difícil ouvir. Use-o para corrigir rotas, ajustar posturas e aprimorar resultados. Quem aprende com críticas cresce duas vezes: pela experiência e pela sabedoria.

Lembre-se: críticas não definem o seu valor — revelam o quanto você está disposto a evoluir.

Profissionais que transformam críticas em crescimento se destacam pela maturidade, pela humildade e pela capacidade de melhorar continuamente.

 

 

COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA – RESUMO COM APLICAÇÕES NO SECRETARIADO EXECUTIVO

 

POR: ACIMARLEIA FREITAS

Você já parou para pensar como a forma como nos comunicamos pode transformar (ou comprometer) relações profissionais?

No livro Comunicação Não Violenta (CNV), Marshall Rosenberg apresenta uma metodologia que vai além das palavras: trata-se de uma maneira de criar conexões genuínas, baseadas em empatia, respeito e colaboração.

Neste artigo, trago um resumo capítulo a capítulo da obra, sempre fazendo um paralelo com o universo do Secretariado Executivo — profissão que tem, na comunicação, uma das suas competências centrais

Capítulo 1 – Dar de coração

Resumo:
Rosenberg apresenta o conceito central da Comunicação Não Violenta (CNV): estabelecer conexões autênticas que incentivem a compaixão e a cooperação. Ele destaca que a comunicação deve ter como objetivo a qualidade da relação, e não a imposição.

Aplicação no secretariado executivo:

O/a secretário(a) atua como ponte entre diferentes pessoas da organização. Comunicar-se de forma empática favorece relacionamentos de confiança com gestores, equipes e parceiros externos.

Exemplo prático:

Ao receber uma solicitação urgente de um gestor, em vez de apenas repassar a pressão para outro setor, o profissional pode ouvir, reformular a demanda com clareza e transmitir ao setor responsável sem tom de cobrança, valorizando o trabalho da equipe.

Capítulo 2 – Comunicação que bloqueia a compaixão

Resumo:
O autor discute padrões de linguagem que dificultam conexões empáticas, como julgamentos, comparações, rótulos e negação de responsabilidade. Essas formas bloqueiam o diálogo genuíno.

Aplicação no secretariado executivo:

Evitar julgamentos ou frases que soem acusatórias ajuda a manter um ambiente colaborativo, especialmente em situações de conflito ou retrabalho.

Exemplo prático:

 Em vez de dizer: “Você nunca entrega os relatórios no prazo”, o secretário pode reformular: “Percebi que os relatórios das últimas duas semanas chegaram após o prazo combinado. Isso impacta o fechamento das atas. Podemos pensar em uma forma de ajustar o processo?”

 

Capítulo 3 – Observar sem avaliar

Resumo:
A CNV orienta a separar observações objetivas de julgamentos subjetivos. Observar de forma clara reduz mal-entendidos e evita que a outra pessoa se sinta criticada.

Aplicação no secretariado executivo:

A prática da observação objetiva é essencial para elaborar atas, relatórios e comunicações institucionais, que devem registrar fatos sem interpretações pessoais.

Exemplo prático:

Durante uma reunião, em vez de registrar: “O setor financeiro atrasou o pagamento de novo”, o secretário escreve: “O setor financeiro informou que o pagamento previsto para o dia 10 foi realizado no dia 15”.

 

Capítulo 4 – Identificar e expressar sentimentos

Resumo:
O autor enfatiza a importância de reconhecer e comunicar sentimentos de maneira clara, em vez de mascará-los com críticas ou acusações.

Aplicação no secretariado executivo:

Reconhecer sentimentos ajuda a lidar com situações de estresse, pressões e demandas múltiplas sem transmitir hostilidade ou desgaste.

Exemplo prático:

Ao receber múltiplas tarefas urgentes, o secretário pode dizer ao gestor: “Estou me sentindo sobrecarregado com as demandas simultâneas. Podemos definir prioridades para atender melhor às suas expectativas?”

 

Capítulo 5 – Assumir a responsabilidade pelos próprios sentimentos

Resumo:
Rosenberg destaca que ninguém é responsável direto pelos sentimentos de outra pessoa; eles resultam das necessidades satisfeitas ou não satisfeitas.

Aplicação no secretariado executivo:

Assumir responsabilidade pelas próprias emoções evita conflitos e favorece maturidade na comunicação.

Exemplo prático:

Em vez de: “Você me deixou nervoso com esse pedido de última hora”, o secretário pode reformular: “Fico nervoso quando recebo pedidos de última hora, porque tenho necessidade de organizar o fluxo de trabalho. Como podemos evitar isso?”

 

Capítulo 6 – Pedidos que enriquecem a vida

Resumo:
O autor ensina a transformar exigências em pedidos claros, específicos e realizáveis, aumentando a chance de cooperação.

Aplicação no secretariado executivo:

A clareza nos pedidos facilita o trabalho em equipe e previne retrabalho.

Exemplo prático:

Em vez de: “Preciso que você faça isso rápido”, o secretário pode dizer: “Preciso que este documento esteja revisado até amanhã às 10h para que seja encaminhado ao reitor ainda pela manhã”.

 

Capítulo 7 – Recebendo com empatia

Resumo:
A CNV propõe ouvir com empatia, acolhendo os sentimentos e necessidades por trás das palavras do outro, mesmo em críticas.

Aplicação no secretariado executivo:

Receber críticas ou reclamações de forma empática fortalece a imagem profissional e mantém o clima organizacional equilibrado.

Exemplo prático:

Se alguém disser: “Esse setor nunca ajuda quando precisamos”, o secretário pode responder: “Entendo que você esteja frustrado. Você gostaria de ter um retorno mais ágil da nossa equipe?”

 

Capítulo 8 – O poder da empatia

Resumo:
Rosenberg mostra que a empatia cria conexão e confiança, e que ouvir é muitas vezes mais transformador do que dar conselhos ou soluções imediatas.

Aplicação no secretariado executivo:

Praticar a escuta empática ajuda a compreender gestores e equipes antes de agir, evitando ruídos na comunicação.

Exemplo prático:

Durante um conflito entre setores, o secretário pode ouvir cada parte sem interromper, demonstrando compreensão antes de propor soluções.

 

Capítulo 9 – Conectar-se consigo mesmo com compaixão

Resumo:
O autor ressalta a importância do autoconhecimento e do autocuidado na prática da CNV. Reconhecer as próprias necessidades ajuda a não projetar frustrações nos outros.

Aplicação no secretariado executivo:

Cuidar da própria saúde emocional permite lidar melhor com pressões típicas da profissão.

Exemplo prático:

Um secretário que percebe estar esgotado pode negociar prazos ou propor apoio em tarefas, em vez de acumular responsabilidades até gerar desgaste.

 

Capítulo 10 – Expressar plenamente a raiva

Resumo:

A CNV não reprime a raiva, mas ensina a expressá-la de forma consciente, identificando a necessidade não atendida por trás do sentimento.

Aplicação no secretariado executivo:

Em ambientes corporativos, lidar com a raiva de forma construtiva preserva relacionamentos e credibilidade profissional.

Exemplo prático:

Em vez de levantar a voz quando um prazo é desrespeitado, o secretário pode dizer: “Fiquei irritado porque esse atraso prejudica o cronograma. Podemos rever juntos uma forma de evitar isso no futuro?”

 

Capítulo 11 – Resolução de conflitos

Resumo:
A CNV pode ser aplicada na mediação de conflitos, ajudando as partes a expressarem necessidades e a buscarem soluções que atendam a todos.

Aplicação no secretariado executivo:

O/a secretário(a) muitas vezes atua como mediador em divergências entre setores ou na organização de reuniões decisivas.

Exemplo prático:

Em uma disputa sobre uso de orçamento, o secretário pode facilitar a conversa perguntando: “Quais são as necessidades principais de cada setor nesse momento?” e registrar consensos.

 

Capítulo 12 – O papel da CNV nas estruturas sociais

Resumo:
O autor amplia a aplicação da CNV para contextos sociais, educacionais e organizacionais, mostrando como pode transformar relações de poder e cultura institucional.

Aplicação no secretariado executivo:

Na função estratégica, o profissional pode aplicar a CNV para melhorar a cultura organizacional, propondo práticas de comunicação mais colaborativas.

Exemplo prático:

Implantar um manual de comunicação interna ou oficinas de CNV para equipes administrativas, reduzindo ruídos e fortalecendo relações no ambiente de trabalho.

 

Capítulo 13 – A CNV no mundo

Resumo:
Rosenberg apresenta experiências internacionais de uso da CNV, mostrando seu potencial de transformar sociedades e ambientes de conflito.

Aplicação no secretariado executivo:

A profissão, por estar em contato com diferentes culturas e contextos organizacionais, pode adotar a CNV como ferramenta de integração e diversidade.

Exemplo prático:

Ao receber delegações estrangeiras, o secretário pode usar CNV para lidar com diferenças culturais, focando em necessidades e não em julgamentos.

 

Conclusão geral:

O livro mostra que a CNV é mais do que uma técnica — é uma filosofia de vida. Para o secretariado executivo, representa um diferencial estratégico: melhora relacionamentos, aumenta a produtividade, fortalece a imagem profissional e contribui para um ambiente organizacional mais humano.

COMPROMETIMENTO PROFISSIONAL: O DIFERENCIAL QUE ABRE PORTAS

 

POR: ACIMARLEIA FREITAS 

Ter comprometimento profissional vai muito além de cumprir horários e executar tarefas. É sobre assumir responsabilidades com propósito, entender o impacto do próprio trabalho e entregar resultados consistentes - mesmo quando ninguém está olhando.

Profissionais comprometidos são reconhecidos pela pontualidade, ética, proatividade e lealdade à equipe e à instituição. Eles mantêm o foco no que precisa ser feito e têm clareza de que o sucesso coletivo fortalece também o crescimento individual.

No Secretariado Executivo, o comprometimento se traduz em organização, sigilo, eficiência e zelo pelas demandas dos gestores. É um valor silencioso, mas poderoso, que constrói credibilidade, confiança e oportunidades.

Comprometer-se é agir com coerência entre o que se fala e o que se entrega - e isso é o que realmente diferencia um profissional comum de um profissional de excelência.

CONFLITO OU CONFRONTO? ENTENDA A DIFERENÇA E FORTALEÇA AS RELAÇÕES NO AMBIENTE CORPORATIVO

 

POR: ACIMARLEIA FREITAS

No cotidiano das organizações, é natural que divergências surjam entre pessoas, equipes ou setores. Porém, há uma diferença essencial entre conflito e confronto — e compreendê-la é fundamental para preservar um clima organizacional saudável e produtivo.

O conflito é parte natural das relações humanas. Ele surge quando há diferenças de ideias, percepções ou interesses, mas pode ser gerenciado de forma positiva. Quando bem conduzido, o conflito se transforma em oportunidade: promove diálogo, inovação e melhoria de processos, além de fortalecer a inteligência emocional e a escuta empática entre os colaboradores.

Já o confronto tende a assumir um caráter mais pessoal e reativo. Ele aparece quando as diferenças se transformam em disputas, ataques ou resistências, prejudicando a comunicação e o trabalho em equipe. O confronto não busca soluções, mas a imposição de um ponto de vista — e, quando isso acontece, o ambiente organizacional se torna tenso, improdutivo e desmotivador.

Portanto, a chave está em transformar o conflito em aprendizado, antes que ele evolua para um confronto. Isso requer maturidade emocional, escuta ativa e comunicação assertiva — competências cada vez mais valorizadas em líderes, secretários executivos e profissionais que lidam com múltiplas demandas humanas e corporativas.

Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico e colaborativo, não se trata de evitar o conflito, mas de saber como lidar com ele de forma construtiva. Afinal, é da diversidade de opiniões que nascem as melhores ideias e soluções.

 

5S: A SIMPLICIDADE QUE TRANSFORMA AMBIENTES, HÁBITOS E RESULTADOS

 

Por Acimarleia Freitas

Às vezes, a grande transformação começa com pequenas atitudes. É exatamente isso que o 5S nos ensina: que a simplicidade pode gerar mudanças profundas. Mais do que uma metodologia de organização, o 5S é uma filosofia que conecta ambiente, comportamento e resultados.

Cada “S” — Seiri (Senso de Utilização), Seiton (Senso de Ordenação), Seiso (Senso de Limpeza), Seiketsu (Senso de Padronização) e Shitsuke (Senso de Disciplina) — é um passo para um ambiente mais produtivo, hábitos mais conscientes e uma rotina mais eficiente. Quando aplicamos o 5S, não apenas organizamos espaços físicos: organizamos pensamentos, priorizamos o que importa e eliminamos o que atrapalha.

O poder do 5S está na prática diária. Ele transforma mesas, arquivos, processos e, acima de tudo, pessoas. Um escritório organizado inspira clareza; um hábito disciplinado gera confiança; pequenas ações repetidas tornam-se grandes resultados.

Simplificar não significa perder qualidade — significa potencializar cada esforço, tornando o dia a dia mais leve, estratégico e assertivo.

O 5S nos lembra que grandes mudanças começam com escolhas simples, e que a transformação verdadeira é construída passo a passo, com consistência, atenção e disciplina.

DEBATE GLOBAL: A FUNÇÃO DO SECRETÁRIO ESTÁ SENDO SUBSTITUÍDA PELA IA?

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

 

Nos últimos anos, o avanço da Inteligência Artificial (IA) tem alimentado uma discussão cada vez mais intensa: o papel do secretário está em risco de extinção? Empresas de grande porte, vêm investindo em automação de processos, chatbots e softwares de agendamento que prometem substituir parte das tarefas tradicionalmente desempenhadas por profissionais de secretariado.

De fato, atividades repetitivas, como organização de agendas, respostas a e-mails padronizados e gestão básica de documentos, já podem ser executadas com relativa eficiência por sistemas de IA. Isso desperta preocupações legítimas quanto ao futuro da profissão. Entretanto, limitar a análise a essa perspectiva seria ignorar a essência do trabalho secretarial.

O que diferencia um secretário ou assistente executivo não é apenas a capacidade de executar rotinas administrativas, mas a habilidade estratégica de interpretar contextos, mediar relacionamentos, antecipar riscos e apoiar a tomada de decisões. São funções que exigem inteligência emocional, empatia, visão crítica e uma compreensão profunda das dinâmicas organizacionais — dimensões que a IA ainda não é capaz de replicar.

Especialistas em gestão destacam que a profissão não está em extinção, mas em transformação. O secretário contemporâneo deixa de ser apenas o guardião da agenda para se tornar um elo estratégico entre gestores, equipes e stakeholders. Nesse cenário, a tecnologia não substitui, mas potencializa a atuação do profissional, liberando tempo para que este se concentre em funções de maior valor agregado.

O verdadeiro risco, portanto, não é a substituição pelo robô, mas a falta de adaptação. Profissionais que resistirem ao uso de ferramentas digitais ou não desenvolverem competências interpessoais mais complexas podem, de fato, perder espaço. Já aqueles que abraçarem a inovação e se posicionarem como gestores de processos, mediadores e apoiadores estratégicos da liderança, tendem a ganhar ainda mais relevância.

O debate global não deve ser interpretado como uma sentença de morte para a profissão, mas como um chamado à evolução. A IA é poderosa, mas ainda carece da sensibilidade humana. Cabe aos secretários modernos ocupar esse espaço singular, unindo tecnologia e inteligência emocional, para reafirmar seu papel indispensável nas organizações do futuro.

O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E O MITO DA CAVERNA: DA SOMBRA À ESSÊNCIA

 

Por Acimarleia Freitas

No famoso “Mito da Caverna”, Platão descreve pessoas acorrentadas que enxergam apenas sombras projetadas na parede, acreditando que aquilo é toda a realidade. Quando uma delas é libertada e vê o mundo real, compreende que as sombras eram apenas reflexos - e que a verdade estava além da aparência.

 

Esse mito traduz, de forma simbólica, o processo de autoconhecimento e amadurecimento que todo profissional vivencia - e no Secretariado Executivo, essa jornada é profundamente significativa.

 

Durante muito tempo, o profissional de Secretariado foi visto apenas como executor de tarefas, alguém “nos bastidores” da gestão. Essa é a sombra da profissão - a visão limitada que não enxerga a sua real dimensão estratégica e intelectual.
Mas, à medida que o profissional busca conhecimento, desenvolve competências comportamentais e amplia sua visão de mundo, ele sai da caverna e descobre sua essência: ser ponte entre pessoas, processos e resultados.

 

Sair da caverna é compreender que secretariar é muito mais do que atender, organizar e registrar. É liderar com sensibilidade, analisar com inteligência e atuar com propósito.

É compreender que a essência do Secretariado está na capacidade de transformar informação em decisão, rotina em estratégia e execução em valor humano.

Assim como o prisioneiro de Platão, o profissional que desperta não pode mais voltar a enxergar o mundo da mesma forma.

Ele entende que ser Secretário(a) é uma filosofia de vida - um exercício constante de autodesenvolvimento, ética e clareza sobre o próprio papel no todo organizacional.

BOM DE SERVIÇO, PÉSSIMO DE CONVIVÊNCIA: ATÉ QUANDO O LÍDER DEVE ACEITAR?

 

Por Acimarleia Freitas

A arte sublime de secretariar, liderar e conviver com inteligência emocional.

 

O dilema entre competência técnica e maturidade emocional no ambiente corporativo

 

Toda equipe tem (ou já teve) aquele profissional que entrega resultados impressionantes, domina as tarefas com maestria e parece insubstituível. No entanto, junto com a competência, vem um pacote difícil: dificuldade de relacionamento, falta de empatia, resistência ao diálogo e conflitos constantes.

O famoso “bom de serviço, ruim de equipe”.

Esse perfil é um dos maiores dilemas da liderança moderna. Afinal, até que ponto o desempenho técnico justifica uma convivência desgastante? E quando o talento se transforma em um problema para o clima organizacional?

 

O Dilema do Talento Difícil

 

Líderes frequentemente se veem divididos entre dois caminhos: preservar o desempenho ou proteger a harmonia do grupo.

O colaborador de alta performance entrega resultados excepcionais, mas sua postura tóxica pode gerar um rastro de insatisfação, medo e insegurança entre colegas. Com o tempo, o que antes era apenas um “jeito difícil” se transforma em fator de desmotivação coletiva.

Em outras palavras: um talento difícil pode sabotar toda uma equipe eficiente.

 

Quando o Comportamento Anula o Resultado

 

A convivência corporativa saudável é tão importante quanto a entrega técnica. Um profissional que desrespeita, provoca atritos ou ignora limites de convivência compromete o equilíbrio emocional da equipe e mina o papel do líder.

E não se trata apenas de “gente que não se dá bem” — estamos falando de consequências reais: aumento de turnover, absenteísmo, queda de produtividade e enfraquecimento da cultura organizacional.

Ser bom tecnicamente não autoriza ninguém a ser ruim de convivência.

 

O Papel do Líder

 

Cabe ao líder estabelecer limites claros, valorizar o respeito mútuo e compreender que o desempenho ideal é aquele que combina entrega e convivência.

A liderança precisa assumir uma postura corajosa: confrontar comportamentos nocivos, oferecer feedbacks assertivos e, se necessário, tomar decisões difíceis — inclusive sobre a permanência do colaborador.

Um verdadeiro líder não escolhe entre “resultado” e “relações”, mas ensina que o sucesso sustentável nasce da combinação entre ambos.

 

Reflexão Final

 

Manter alguém “bom de serviço”, mas “péssimo de convivência” pode parecer vantajoso no curto prazo, mas no longo prazo o custo humano e cultural é alto demais.

Empresas inteligentes entendem que nenhum talento justifica um ambiente tóxico.

Porque mais do que resultados, o que sustenta o sucesso são pessoas que se respeitam, colaboram e crescem juntas.