O SEGREDO DAS SECRETÁRIAS EXECUTIVAS PARA DOBRAR A PRODUTIVIDADE

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico, o papel da Secretária Executiva vai muito além da gestão de agendas e do suporte administrativo. Ela é o eixo que conecta líderes, equipes e processos, garantindo fluidez, organização e resultados. Mas afinal, qual é o segredo das secretárias executivas mais produtivas?

A resposta está em uma combinação poderosa de gestão inteligente do tempo, uso estratégico da tecnologia e autoconhecimento profissional.

As secretárias de alta performance entendem que produtividade não é fazer mais, e sim fazer melhor, com foco no que realmente gera valor. Elas dominam ferramentas digitais que automatizam tarefas repetitivas, organizam informações com eficiência e utilizam técnicas de priorização — como a Matriz de Eisenhower e o método Pomodoro — para manter o foco nas atividades estratégicas.

Além disso, cultivam hábitos de autocuidado e equilíbrio emocional, pois sabem que produtividade sustentável depende de energia, clareza mental e bem-estar. A capacidade de se comunicar com assertividade, antecipar demandas e pensar de forma proativa completa esse ciclo de excelência.

O verdadeiro segredo está em uma mentalidade: ser estratégica, não apenas operacional. A secretária executiva produtiva é aquela que transforma desafios em oportunidades, dados em decisões e tarefas em resultados que impulsionam o sucesso da organização.

A FÓRMULA SECRETA PARA RESPONDER E-MAILS DIFÍCEIS COM ELEGÂNCIA E AUTORIDADE

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Responder e-mails difíceis é uma arte que combina empatia, estratégia e comunicação assertiva. No ambiente corporativo, especialmente para profissionais de Secretariado Executivo, essa habilidade é essencial para manter a diplomacia, preservar relacionamentos e garantir a fluidez da comunicação.

A fórmula é simples, mas poderosa:

1. Respire e analise antes de responder

Evite reagir de forma impulsiva. Leia o e-mail mais de uma vez, identifique o tom e o objetivo real da mensagem. Às vezes, o problema não está no conteúdo, mas na forma como foi escrito.

2. Reconheça o ponto do outro lado

Antes de se defender ou explicar, demonstre compreensão:

“Entendo sua preocupação...” ou “Compreendo o ponto levantado...”
Esse tipo de frase reduz tensões e mostra profissionalismo.

3. Seja claro e objetivo

Vá direto ao ponto, sem ironias ou justificativas longas. Use frases curtas e organize a resposta por tópicos, se necessário. Clareza transmite segurança e evita novas rodadas de mal-entendidos.

4. Mantenha o tom profissional e empático

Evite respostas frias ou defensivas. Substitua expressões negativas por alternativas neutras e colaborativas. Por exemplo:

• Em vez de “Isso não é minha responsabilidade”, prefira “Posso encaminhar essa demanda ao setor responsável”.

5. Finalize com solução e cortesia

Encerre sempre oferecendo um encaminhamento:

“Fico à disposição para ajustarmos juntos a melhor solução.”

Isso mostra comprometimento com o resultado, não com o conflito.

Dica de ouro: Se o e-mail for emocionalmente carregado, redija a resposta, mas não envie imediatamente. Revise mais tarde, com a mente fria. Pequenas revisões podem evitar grandes ruídos.

No Secretariado Executivo, responder e-mails difíceis com elegância é um verdadeiro diferencial. É o que transforma momentos de tensão em oportunidades de fortalecimento das relações profissionais.

SECRETARIADO REMOTO – NOVA TENDÊNCIA NO “NOVO NORMAL”

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

O cenário corporativo passou por transformações profundas nos últimos anos, impulsionado pela digitalização e pela necessidade de adaptação ao chamado “novo normal”. Nesse contexto, o secretariado remoto surge como uma das principais tendências, redefinindo o papel e as possibilidades do(a) profissional de secretariado executivo.

O trabalho remoto deixou de ser uma alternativa emergencial e tornou-se uma estratégia de eficiência e competitividade. As empresas perceberam que muitas atividades administrativas e de apoio à gestão podem ser executadas com excelência à distância, desde que sustentadas por tecnologia, disciplina e comunicação assertiva.

O(a) profissional de secretariado remoto atua de forma estratégica, oferecendo suporte a executivos, empreendedores e equipes, sem a necessidade de presença física. Suas funções vão desde a gestão de agendas e documentos, até o atendimento a clientes, organização de reuniões, controle financeiro, produção de relatórios e gestão de projetos digitais. Tudo isso com o apoio de ferramentas colaborativas como o Google Workspace, Microsoft Teams, Trello, Notion, entre outras.

Essa nova configuração exige competências específicas: autonomia, domínio tecnológico, proatividade e alta capacidade de organização. A habilidade de manter o foco, gerir o tempo e comunicar-se de forma eficiente, mesmo em ambientes virtuais, tornou-se indispensável.

Além disso, o secretariado remoto amplia as oportunidades profissionais. É possível atender clientes de diferentes regiões ou países, prestando serviços personalizados e construindo uma marca pessoal sólida no ambiente digital. Esse movimento também dialoga com a tendência do empreendedorismo secretarial, em que profissionais atuam como prestadores de serviços independentes, com flexibilidade e liberdade geográfica.

Portanto, o secretariado remoto não é apenas uma adaptação temporária, mas uma nova fronteira profissional, que une tecnologia, estratégia e humanização no apoio à gestão. O futuro do secretariado é híbrido, digital e, acima de tudo, conectado.

VALORES ÉTICOS NO AMBIENTE DE TRABALHO - A BASE DAS RELAÇÕES PROFISSIONAIS SAUDÁVEIS

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Em um mundo corporativo cada vez mais competitivo e dinâmico, os valores éticos se tornam o alicerce que sustenta a convivência, a confiança e o sucesso coletivo. Ética não é apenas uma questão de conduta individual — é o pilar que orienta as relações humanas, a tomada de decisões e o modo como cada profissional representa a instituição onde atua.

1. Respeito: o valor que abre todas as portas

O respeito é o ponto de partida para qualquer ambiente saudável. Significa reconhecer o valor do outro, ouvir com empatia e tratar todos com cortesia, independentemente de hierarquias ou diferenças pessoais. Onde há respeito, há espaço para o diálogo, para o aprendizado e para o crescimento conjunto.

2. Honestidade: a base da confiança

A confiança não se impõe, ela se constrói. Ser honesto nas palavras, nas atitudes e nas entregas é essencial para manter a credibilidade profissional. No ambiente de trabalho, a honestidade reflete integridade, e a integridade gera segurança — para líderes, colegas e clientes.

3. Responsabilidade: o compromisso com o coletivo

Ser ético também é assumir responsabilidades com maturidade, cumprir prazos, admitir erros e buscar soluções. A responsabilidade mostra o grau de comprometimento com o resultado da equipe e com a missão da instituição.

4. Justiça e Igualdade: tratar todos com equidade

A ética exige imparcialidade. Tratar as pessoas com justiça é reconhecer o mérito, respeitar direitos e oportunidades, e agir sem favoritismos. Ambientes justos são mais produtivos, colaborativos e humanos.

5. Sigilo e Discrição: o cuidado com a informação

Em tempos de excesso de exposição, manter o sigilo profissional é uma demonstração de ética e lealdade. Respeitar a confidencialidade das informações, decisões e estratégias corporativas é proteger não apenas a empresa, mas também sua própria imagem profissional.

6. Colaboração e Empatia: o espírito de equipe ético

Ética também é saber trabalhar em conjunto, compartilhar conhecimento e apoiar colegas. A empatia fortalece vínculos e reduz conflitos, criando um ambiente mais leve e cooperativo.

 

Os valores éticos são a bússola moral do ambiente de trabalho — orientam comportamentos, fortalecem vínculos e refletem o caráter de uma instituição. Quando cada profissional age com respeito, honestidade e responsabilidade, o resultado ultrapassa o desempenho técnico: nasce uma cultura organizacional sólida, humana e inspiradora.

Agir eticamente é, acima de tudo, escolher fazer o certo — mesmo quando é mais fácil fazer o contrário.

IMPACTO DA INDÚSTRIA 4.0 NO SECRETARIADO EXECUTIVO - UM NOVO TEMPO, NOVAS COMPETÊNCIAS

 

Por  ACIMARLEIA FREITAS

Vivemos um dos períodos mais transformadores da história recente. A chamada Indústria 4.0, ou Quarta Revolução Industrial, está redefinindo a forma como trabalhamos, produzimos e nos relacionamos com a informação. Tecnologias como inteligência artificial, automação, big data, robótica e internet das coisas têm remodelado cadeias produtivas inteiras e, com isso, impactado diretamente as profissões.

 

No contexto do secretariado executivo, essas mudanças representam tanto um desafio quanto uma grande oportunidade de evolução profissional.

 

A transformação das funções tradicionais

 

A automação vem assumindo tarefas operacionais e rotineiras — aquelas atividades repetitivas e de baixa complexidade que antes ocupavam boa parte do tempo dos(as) profissionais de secretariado.

 

Contudo, o que poderia parecer uma ameaça, revela-se um convite à reinvenção. Com as rotinas automatizadas, o(a) secretário(a) ganha espaço para exercer funções mais estratégicas, voltadas à análise de informações, comunicação, tomada de decisão e apoio à gestão.

 

Essa transição exige uma nova mentalidade: a de aprender continuamente, dominar ferramentas tecnológicas e fortalecer competências humanas que a máquina não substitui.

 

As novas competências do secretariado 4.0

 

Em um ambiente corporativo digitalizado e interconectado, o(a) profissional de secretariado precisa ir além das tarefas administrativas.
Destacam-se habilidades como:

 

• Comunicação empática e interpessoal: saber ouvir, mediar e conectar pessoas em ambientes híbridos.
• Gestão da informação: selecionar, interpretar e apresentar dados de forma estratégica.
• Pensamento crítico e resolução de problemas: compreender contextos complexos e propor soluções assertivas.
• Adaptação e aprendizado contínuo: acompanhar a evolução tecnológica e integrá-la à rotina de trabalho.
• Visão estratégica e inteligência emocional: compreender o negócio, antecipar demandas e fortalecer a cultura organizacional.

 

Essas competências transformam o(a) secretário(a) em um agente de inovação e eficiência, essencial para o bom funcionamento das empresas em tempos de transformação digital.

 

O futuro já começou

 

O impacto da Indústria 4.0 não é algo distante — ele já está acontecendo.

As organizações buscam profissionais capazes de unir humanidade e tecnologia, razão e sensibilidade, dados e relacionamentos.

 

Portanto, o segredo está em não temer a mudança, mas abraçá-la.
O(a) profissional de secretariado que se atualiza, estuda e se reinventa passa a ocupar um espaço cada vez mais estratégico nas empresas do futuro — e o futuro, convenhamos, já começou.

COMUNICAÇÃO COM EFICIÊNCIA E EFICÁCIA: A ARTE DE FALAR E SER COMPREENDIDO

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Em um mundo cada vez mais conectado, onde informações circulam com velocidade e volume sem precedentes, comunicar-se bem deixou de ser um diferencial para se tornar uma competência essencial. Mas será que estamos realmente nos comunicando de forma eficiente e eficaz? Apesar de parecerem sinônimos, eficiência e eficácia na comunicação são conceitos distintos — e compreender essa diferença pode transformar relações pessoais e profissionais.

Eficiência: Como você comunica

A comunicação eficiente está relacionada ao uso otimizado dos recursos disponíveis: tempo, linguagem, meio e formato. Uma mensagem eficiente é objetiva, clara, livre de ruídos e bem adaptada ao canal utilizado — seja ele um e-mail, uma reunião, uma mensagem instantânea ou uma apresentação. Ser eficiente é falar bem.

Exemplo: você envia um relatório com todas as informações corretas, dentro do prazo e no formato esperado. A tarefa foi realizada com eficiência.

Eficácia: O resultado da comunicação

Já a comunicação eficaz diz respeito ao impacto e ao resultado obtido. Não basta falar bem; é preciso ser compreendido, gerar reflexão, engajamento ou ação. Ser eficaz é fazer com que o outro entenda, sinta e reaja à mensagem como esperado. É alinhar intenção com resultado.

Exemplo: você apresenta uma ideia em uma reunião e, ao final, todos os envolvidos compreendem, aprovam e contribuem com sugestões. A comunicação foi eficaz.

Comunicação completa: quando eficiência encontra eficácia

A verdadeira potência da comunicação acontece quando eficiência e eficácia caminham juntas. Ou seja, quando você se comunica com clareza e objetividade (eficiência), e sua mensagem gera o efeito desejado (eficácia).

No ambiente corporativo, por exemplo, isso pode significar dar um feedback construtivo que seja bem recebido e que, de fato, promova mudanças. Ou ainda, transmitir instruções claras que levem a uma execução precisa da tarefa.

Dicas para desenvolver uma comunicação eficiente e eficaz

1. Conheça seu público: adapte linguagem e canal conforme o perfil do interlocutor.
2. Seja claro e direto: evite jargões desnecessários e vá ao ponto central da mensagem.
3. Escute ativamente: comunicação não é só falar, mas também compreender o outro.
4. Cheque a compreensão: pergunte, observe reações, peça retorno.
5. Pratique empatia: considere o contexto emocional e cognitivo do outro ao comunicar algo.

 

Já se perguntou como se comunicar com eficácia?

A comunicação é a chave para o sucesso profissional.

Descubra dicas práticas para transformar suas interações!

1. Seja Claro e Objetivo

Evite rodeios. Transmita sua mensagem de forma direta,

com palavras simples e impactantes. Menos é mais!

2. Ouça Ativamente

Comunicação não é só falar, mas ouvir.

Mostre interesse genuíno e confirme que entendeu. Isso cria conexão!

3. Adapte-se ao Público

Cada pessoa é única. Ajuste seu tom e estilo

para se conectar melhor com quem está à sua frente.

Pronto para Transformar Sua Comunicação?

Qual dessas dicas você vai aplicar hoje?

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A IMPORTÂNCIA DA ETIQUETA PROFISSIONAL PARA O SECRETARIADO EXECUTIVO

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Como o comportamento e a postura moldam a imagem e o sucesso do profissional de secretariado

No ambiente corporativo, a forma como nos comunicamos, nos apresentamos e interagimos com as pessoas tem um peso tão grande quanto as nossas competências técnicas. Para o Secretariado Executivo, essa realidade é ainda mais evidente, pois sua atuação está diretamente ligada à imagem da liderança e da organização.

A etiqueta profissional, nesse contexto, não é apenas um conjunto de boas maneiras - é uma ferramenta estratégica que fortalece a credibilidade e impulsiona o sucesso.

O que é Etiqueta Profissional?

A etiqueta profissional é um conjunto de normas de conduta que orienta o comportamento no ambiente de trabalho. Envolve desde a postura ética e o respeito às hierarquias, até aspectos como vestimenta, comunicação e convivência diária.

Trata-se de um código de comportamento que reflete valores fundamentais como respeito, ética e postura adequada, essenciais para a boa imagem pessoal e institucional.

O Papel Estratégico do Secretariado Executivo

O profissional de secretariado exerce um papel estratégico dentro da organização.

Lida com múltiplos públicos, atua como representante direto da chefia e precisa manter uma discrição impecável em todas as situações. Sua conduta profissional transmite confiança, equilíbrio e profissionalismo - atributos indispensáveis para quem está à frente de processos decisórios e de comunicação corporativa.

Principais Regras de Etiqueta para o Secretariado

A prática da etiqueta profissional no secretariado envolve atitudes simples, mas de grande impacto:

Ø  Linguagem apropriada: evite gírias e informalidades.

Ø  Pontualidade e confidencialidade: demonstre respeito ao tempo e à privacidade dos outros.

Ø  Ética e cortesia: mantenha uma postura imparcial e acolhedora, mesmo diante de conflitos.

Essas regras fortalecem o relacionamento interpessoal e criam um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.

Comunicação Verbal e Não Verbal

A comunicação é um dos pilares da etiqueta profissional. Na comunicação verbal, destacam-se a clareza ao expressar ideias, a objetividade nas mensagens e o tom de voz adequado.   

Já a comunicação não verbal envolve a postura corporal, gestos, expressões faciais e a escuta ativa. Saber equilibrar essas duas dimensões é essencial para transmitir segurança e profissionalismo em todas as interações.

Vestimenta e Imagem Profissional

A aparência também comunica. Seguir um dress code adequado à cultura organizacional demonstra respeito e pertencimento.

A credibilidade na aparência está ligada à coerência entre o que se veste e o papel que se desempenha.

Evitar excessos e transparências ajuda a manter uma imagem discreta, elegante e coerente com a função de representação que o secretariado exerce.

Benefícios da Etiqueta Profissional

Adotar boas práticas de etiqueta traz vantagens reais para o crescimento profissional:

Ø Fortalece a imagem – reforça a reputação pessoal e institucional;

Ø Aumenta a confiança – entre colegas, chefia e clientes;

Ø Facilita a carreira – abre portas para novas oportunidades e ascensão profissional.

A etiqueta profissional não é apenas sobre comportamento: é sobre posicionamento e propósito.

Conclusão: O Valor da Etiqueta para o Secretariado

Investir em etiqueta é investir no próprio sucesso. Um comportamento exemplar e ético abre portas, cria oportunidades e torna o profissional um diferencial competitivo dentro da organização.

No Secretariado Executivo, a etiqueta é mais do que um detalhe - é uma marca pessoal que inspira confiança e traduz a excelência no ato de secretariar.

COMO A COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA PODE REVOLUCIONAR SUA FORMA DE SE COMUNICAR

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Descubra como pequenas mudanças de linguagem, inspiradas na Comunicação Não Violenta de Marshall Rosenberg, podem criar conexões mais empáticas e produtivas no trabalho e na vida pessoal.

A comunicação está no centro de todas as relações humanas – e, muitas vezes, é justamente ela que cria conflitos, mágoas e mal-entendidos. O livro Comunicação Não Violenta (CNV), escrito por Marshall Rosenberg, propõe uma mudança de olhar: em vez de reagirmos com críticas, julgamentos ou acusações, podemos construir diálogos baseados em empatia, clareza e respeito mútuo.

Você já parou para pensar em quantos conflitos poderiam ser evitados se soubéssemos expressar melhor o que sentimos e precisamos? Muitas vezes, não é a situação em si que gera atrito, mas a forma como escolhemos nos comunicar. Palavras ditas de maneira dura ou julgadora podem fechar portas, enquanto uma fala clara e empática abre espaço para diálogo e conexão.

É exatamente sobre isso que trata o livro Comunicação Não Violenta, de Marshall Rosenberg. Mais do que uma técnica, a CNV é um convite para transformar a maneira como nos relacionamos — seja no ambiente de trabalho, em família ou até consigo mesmo. Ao aprender a observar sem julgar, reconhecer sentimentos, identificar necessidades e fazer pedidos claros, a comunicação deixa de ser uma arma de defesa e passa a ser uma ponte para relações mais saudáveis e produtivas.

A obra apresenta a CNV como um processo estruturado em quatro passos:

1.  Observação – descrever fatos sem julgar;

2.  Sentimento – expressar como nos sentimos diante da situação;

3. Necessidade – identificar quais necessidades estão ligadas a esse sentimento;

4.  Pedido – formular um pedido claro, específico e possível de ser atendido.

Esse método parece simples, mas transforma profundamente a forma como nos relacionamos. Afinal, quando deixamos de acusar e passamos a falar sobre nossas necessidades, criamos um espaço real de escuta e conexão.

A Comunicação Não Violenta não é apenas uma leitura transformadora, mas um caminho prático para cultivar relações mais respeitosas e construtivas. Cada capítulo do livro de Marshall Rosenberg traz reflexões profundas e exercícios aplicáveis que mostram que comunicar-se bem vai muito além das palavras: é sobre enxergar o outro com empatia e autenticidade.

Exemplo prático:

• Comunicação habitual: “Você nunca respeita os prazos!”
• Comunicação Não Violenta: “Notei que o relatório foi entregue dois dias após o prazo. Isso me deixou preocupada porque preciso das informações em tempo hábil para finalizar a ata. Você poderia me enviar até a data combinada na próxima vez?”

No decorrer dos capítulos, Rosenberg mostra como a CNV pode ser aplicada em diferentes situações: na resolução de conflitos, na mediação de conversas difíceis, na expressão de gratidão autêntica e até na forma de lidar com a própria raiva. O autor destaca ainda que a empatia é a chave: tanto para compreender o outro quanto para nos conectarmos com nós mesmos de maneira compassiva.

No ambiente profissional, especialmente em áreas que lidam com pessoas, como o Secretariado Executivo, a CNV é uma ferramenta estratégica. Ela auxilia na gestão de reuniões, na mediação de conflitos, na construção de equipes mais colaborativas e no atendimento ao público de forma respeitosa e humanizada.

Em resumo, o livro não é apenas uma teoria sobre comunicação – é um guia prático de transformação. Ler Comunicação Não Violenta é um convite para revisar a forma como nos expressamos, ouvimos e nos relacionamos, abrindo espaço para um mundo onde o diálogo é ponte, e não barreira.

A CNV nos lembra que, por trás de cada palavra dura ou gesto agressivo, existe sempre uma necessidade humana não atendida. Quando aprendemos a enxergar isso, nos tornamos capazes de construir relações mais saudáveis, autênticas e produtivas.

Em um mundo marcado por pressa, estresse e mal-entendidos, aprender a praticar a CNV é um diferencial poderoso — tanto na vida pessoal quanto no ambiente corporativo. Pequenas mudanças de linguagem podem gerar grandes resultados em produtividade, engajamento e harmonia nos relacionamentos.

Se você deseja aprofundar-se nesse tema e aprender como aplicar a Comunicação Não Violenta no seu dia a dia e no trabalho, EM BREVE, acompanhe o lançamento do meu curso exclusivo. Nele, vou compartilhar ferramentas, dinâmicas e práticas que vão ajudar você a transformar sua forma de se comunicar.