Comunicação com Eficiência e Eficácia: A Arte de Falar e Ser Compreendido

 

Por Acimarleia Freitas

Em um mundo cada vez mais conectado, onde informações circulam com velocidade e volume sem precedentes, comunicar-se bem deixou de ser um diferencial para se tornar uma competência essencial. Mas será que estamos realmente nos comunicando de forma eficiente e eficaz? Apesar de parecerem sinônimos, eficiência e eficácia na comunicação são conceitos distintos — e compreender essa diferença pode transformar relações pessoais e profissionais.

Eficiência: Como você comunica

A comunicação eficiente está relacionada ao uso otimizado dos recursos disponíveis: tempo, linguagem, meio e formato. Uma mensagem eficiente é objetiva, clara, livre de ruídos e bem adaptada ao canal utilizado — seja ele um e-mail, uma reunião, uma mensagem instantânea ou uma apresentação. Ser eficiente é falar bem.

Exemplo: você envia um relatório com todas as informações corretas, dentro do prazo e no formato esperado. A tarefa foi realizada com eficiência.

Eficácia: O resultado da comunicação

Já a comunicação eficaz diz respeito ao impacto e ao resultado obtido. Não basta falar bem; é preciso ser compreendido, gerar reflexão, engajamento ou ação. Ser eficaz é fazer com que o outro entenda, sinta e reaja à mensagem como esperado. É alinhar intenção com resultado.

Exemplo: você apresenta uma ideia em uma reunião e, ao final, todos os envolvidos compreendem, aprovam e contribuem com sugestões. A comunicação foi eficaz.

Comunicação completa: quando eficiência encontra eficácia

A verdadeira potência da comunicação acontece quando eficiência e eficácia caminham juntas. Ou seja, quando você se comunica com clareza e objetividade (eficiência), e sua mensagem gera o efeito desejado (eficácia).

No ambiente corporativo, por exemplo, isso pode significar dar um feedback construtivo que seja bem recebido e que, de fato, promova mudanças. Ou ainda, transmitir instruções claras que levem a uma execução precisa da tarefa.

Dicas para desenvolver uma comunicação eficiente e eficaz

1. Conheça seu público: adapte linguagem e canal conforme o perfil do interlocutor.
2. Seja claro e direto: evite jargões desnecessários e vá ao ponto central da mensagem.
3. Escute ativamente: comunicação não é só falar, mas também compreender o outro.
4. Cheque a compreensão: pergunte, observe reações, peça retorno.
5. Pratique empatia: considere o contexto emocional e cognitivo do outro ao comunicar algo.

ELES DIZEM: 'SECRETÁRIAS NÃO TÊM PODER' — ISSO É UMA MENTIRA!

 

Chegou o momento de desconstruir esse estereótipo ultrapassado. Como Secretária Executiva especializada em Assessoria Empresarial e Gestão Governamental, eu vejo diariamente o impacto que nossa profissão tem nas decisões estratégicas de empresas e instituições.

 

Nós não somos apenas apoio; somos estrategistas silenciosas, conectando pontos que outros nem percebem. Gerenciamos crises, filtramos informações cruciais e garantimos que cada peça do quebra-cabeça organizacional esteja no lugar certo. Nosso poder está na capacidade de influenciar sutilmente, de transformar caos em ordem e de sermos indispensáveis mesmo nos bastidores.

 

Quero convidar você a refletir: quantas vezes uma secretária salvou o dia sem que ninguém percebesse? Quantas decisões importantes passaram por nossas mãos antes de serem finalizadas? É hora de nos orgulharmos do nosso papel e mostrarmos ao mundo que temos, sim, um poder imenso. Vamos juntas reescrever essa história e inspirar mais profissionais a reconhecerem sua própria força. Porque ser secretária é ser uma líder, mesmo que o título não diga isso explicitamente. 

 

Você está pronta para essa mudança de perspectiva? Conhece uma secretária que faz a diferença? Marque ela nos comentários e vamos celebrar juntas! 

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5S: A Simplicidade Que Transforma Ambientes, Hábitos e Resultados

 

Imagine sua vida — ou seu local de trabalho — como uma gaveta esquecida. Cheia de coisas misturadas, papéis antigos, objetos que você nem sabia que estavam ali. Agora imagine abrindo essa gaveta, limpando, organizando e mantendo só o que realmente importa. É isso que o 5S propõe.

Mais do que uma ferramenta japonesa de gestão da qualidade, o 5S é uma filosofia de vida baseada em cinco princípios que promovem eficiência, clareza e bem-estar. Ele pode mudar desde o seu armário até a cultura de uma empresa inteira.

1. Seiri (Senso de Utilização) — Separar o útil do inútil

Metáfora: Como uma mochila leve em uma longa caminhada, manter apenas o essencial economiza energia e facilita o caminho.

Exemplo prático: Uma empresa que remove arquivos obsoletos de seus servidores não só economiza espaço digital, como também reduz riscos e melhora a busca por informações relevantes.

Na vida pessoal: Quantas roupas você guarda que não usa há anos? Seiri é aprender a deixar ir. É se libertar da bagunça física e emocional que ocupa espaço e drena energia.

2. Seiton (Senso de Ordenação) — Organizar o que ficou

Metáfora: Imagine tentar encontrar uma agulha em um palheiro… ou um documento urgente em uma mesa caótica. Seiton transforma esse cenário.

Exemplo prático: Um estoque bem organizado reduz perdas, facilita inventários e melhora a produtividade da equipe.

Na vida pessoal: Ter uma rotina clara para o seu dia, um local definido para cada coisa na sua casa, reduz o estresse e dá clareza mental. Organização é liberdade, não prisão.

3. Seiso (Senso de Limpeza) — Limpar e manter limpo

Metáfora: A sujeira que você vê é só parte do problema. O pó acumulado também representa negligência com o ambiente — e consigo mesmo.

Exemplo prático: Empresas que praticam o Seiso regularmente percebem redução em falhas de equipamentos, maior zelo dos funcionários e mais segurança no ambiente de trabalho.

Na vida pessoal: Cuidar do espaço onde você vive é um ato de autorrespeito. A limpeza do ambiente reflete a limpeza interna.

4. Seiketsu (Senso de Padronização) — Manter os padrões de organização e limpeza

Metáfora: É fácil arrumar o quarto num impulso. Difícil é mantê-lo arrumado todos os dias. Seiketsu é onde mora a disciplina.

Exemplo prático: Criar checklists semanais para manter a ordem no setor, realizar auditorias simples, ou definir responsáveis por áreas específicas.

Na vida pessoal: Criar rotinas sustentáveis — como revisar finanças toda segunda ou planejar refeições aos domingos — garante consistência e evita recaídas no caos.

5. Shitsuke (Senso de Disciplina) — Tornar o 5S um hábito natural

Metáfora: O 5S só funciona se você regar todos os dias. Como uma planta, ele precisa de constância para florescer.

Exemplo prático: Empresas que cultivam a disciplina do 5S veem seus colaboradores naturalmente mais engajados, proativos e comprometidos com a melhoria contínua.

Na vida pessoal: Não basta arrumar uma vez e voltar aos velhos hábitos. Disciplina é o músculo da transformação — quanto mais você pratica, mais natural se torna.

Por que o 5S é tão poderoso?

Porque ele atua nas raízes do comportamento humano: o apego, a procrastinação, a desorganização mental e a fuga da responsabilidade. Ele não exige grandes investimentos, nem tecnologia de ponta. Exige apenas consciência, ação e compromisso.

Gancho final: e se você aplicasse o 5S à sua vida hoje?

• Que coisas você está guardando que já não servem mais?
• O que em sua rotina precisa ser reorganizado?
• Que “poeiras emocionais” você precisa limpar?
• Quais hábitos você pode padronizar?
• E, principalmente, qual disciplina você precisa cultivar para que tudo isso vire transformação real?

O 5S não é uma tarefa. É um estilo de vida, que começa do lado de fora, mas reverbera profundamente dentro de você.

A UTILIZAÇÃO DAS REDES SOCIAIS NO AMBIENTE CORPORATIVO: O PAPEL ESTRATÉGICO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

 

Por: Acimarleia Freitas

As redes sociais deixaram de ser apenas espaços de interação pessoal e entretenimento. No contexto empresarial, elas assumiram um papel crucial na construção da imagem organizacional, no relacionamento com stakeholders e na difusão de valores institucionais. Em meio a esse cenário, o profissional de Secretariado Executivo se destaca como peça-chave para a gestão estratégica da comunicação digital das empresas.

Com uma formação voltada à comunicação, organização e suporte à alta gestão, o secretário ou secretária executiva está cada vez mais inserido(a) nas dinâmicas de relacionamento digital. Seja no planejamento de ações internas, seja no acompanhamento de canais institucionais, esse profissional contribui para alinhar o discurso da organização à sua identidade e aos seus objetivos.

Além disso, é responsabilidade desse profissional zelar pela conduta ética nas interações em redes, identificar riscos de reputação e apoiar a gestão de crises comunicacionais. Sua atuação é ainda mais relevante quando consideramos o impacto que uma publicação mal interpretada pode ter sobre a imagem da empresa.

Outro ponto importante é a gestão da informação. As redes sociais geram um grande volume de dados e tendências que precisam ser analisados com critério. Nesse sentido, o(a) profissional de Secretariado Executivo pode colaborar na produção de relatórios, no monitoramento de indicadores e no apoio à tomada de decisão por meio da coleta e organização de informações relevantes.

Diante disso, é fundamental que esses profissionais estejam em constante atualização, dominem ferramentas digitais e compreendam a lógica dos algoritmos, da comunicação digital e do comportamento do consumidor online.

As redes sociais, quando bem utilizadas, potencializam a visibilidade e a credibilidade da marca. E o Secretariado Executivo, ao assumir uma postura proativa e estratégica, contribui diretamente para que essa presença digital seja coerente, ética e eficaz.

REFERÊNCIAS – ESTILO ABNT

ALMEIDA, F. J. de; OLIVEIRA, S. P. Redes sociais e imagem corporativa: desafios e oportunidades no ambiente organizacional. Revista Brasileira de Gestão e Desenvolvimento Regional, v. 14, n. 2, p. 45-61, 2018.

CASTELLS, M. A sociedade em rede. 21. ed. São Paulo: Paz e Terra, 2019.

CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 4. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2014.

FERREIRA, C. A.; GOMES, L. M. O uso estratégico das mídias sociais nas empresas: papel do Secretariado Executivo. Revista de Gestão Contemporânea, v. 11, n. 1, p. 79-91, 2022.

LÉVY, P. Cibercultura. São Paulo: Editora 34, 2010.

MARTINS, E. R. Secretariado Executivo no século XXI: competências digitais e protagonismo estratégico. Revista Gestão e Secretariado (GeSec), v. 13, n. 3, p. 13-29, 2022.

TAPSCOTT, D. A economia digital: promessa e perigo na era da inteligência em rede. São Paulo: Makron Books, 2009.

 

 

Bullying Corporativo e o Profissional de Secretariado Executivo: Entre a Vulnerabilidade e o Protagonismo Ético

 

O bullying corporativo — ou assédio moral organizacional — é uma prática reiterada de humilhação, hostilidade ou exclusão que se manifesta nas relações de trabalho, afetando profundamente a saúde mental, o desempenho e a dignidade dos profissionais. No contexto do Secretariado Executivo, esse fenômeno ganha contornos ainda mais sensíveis, dada a natureza da função, que exige discrição, múltiplas responsabilidades e constante interação com diferentes níveis hierárquicos.

Com frequência, o(a) profissional de secretariado se encontra em uma posição estratégica, porém vulnerável: atua diretamente junto à alta gestão, lida com informações sensíveis e, muitas vezes, é o elo entre diversos setores da organização. Esse papel de confiança pode, por um lado, torná-lo alvo de pressões indevidas, sobrecarga de trabalho ou isolamento profissional; por outro, pode colocá-lo em situações de testemunho ou mediação de comportamentos abusivos.

De acordo com Hirigoyen (2002), o assédio moral se caracteriza por ações contínuas e repetidas que desestabilizam emocionalmente a vítima, minando sua autoconfiança e autoestima. No caso do secretariado, essas ações podem se manifestar por meio de desqualificação das competências, invisibilização das contribuições, exclusão de reuniões importantes, cobranças excessivas sem critérios objetivos ou, ainda, através da instrumentalização da função para fins pessoais de chefias abusivas.

É fundamental, portanto, que os(as) secretários(as) executivos(as) sejam reconhecidos não apenas como potenciais vítimas, mas também como agentes estratégicos na construção de ambientes organizacionais saudáveis. Sua atuação ética, seu posicionamento imparcial e sua habilidade de comunicação tornam-nos peças-chave na mediação de conflitos, na promoção do respeito mútuo e na identificação de práticas nocivas à cultura institucional.

O combate ao bullying corporativo no âmbito do secretariado passa, necessariamente, pela valorização da profissão, capacitação contínua e fortalecimento da identidade profissional. Também requer o apoio de políticas institucionais que promovam canais de denúncia confiáveis, código de conduta claro e ações educativas que envolvam toda a equipe.

Ao promover um ambiente de trabalho respeitoso, transparente e colaborativo, o profissional de secretariado executivo contribui não apenas para a sua própria proteção, mas também para o fortalecimento da ética e da dignidade nas relações organizacionais.

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Referência

HIRIGOYEN, Marie-France. Assédio moral: a violência perversa no cotidiano. 12. ed. Rio de Janeiro: Bertrand Brasil, 2002.

COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA - CNV

 

Princípios da Comunicação não Violenta

Observação (sem julgamentos) – Descrever os fatos de forma objetiva, sem críticas ou suposições.

Exemplo: "Percebi que o relatório ainda não foi entregue" (ao invés de "Você sempre atrasa as entregas").

Sentimentos (expressar emoções com clareza) – Identificar e comunicar como determinada situação nos faz sentir.

Exemplo: "Fico preocupada quando um prazo não é cumprido" (ao invés de "Você me irrita quando atrasa").

Necessidades (compreender o que está por trás do sentimento) – Buscar entender quais necessidades não estão sendo atendidas.

Exemplo: "Preciso garantir que tudo esteja organizado para a reunião" (ao invés de "Você precisa se organizar melhor").

Pedidos (clareza no que deseja, sem imposição) – Expressar o que espera do outro de forma respeitosa e objetiva.

Exemplo: "Você pode me enviar o relatório até o fim do dia?" (ao invés de "Me mande isso logo!").

Benefícios da CNV no secretariado Executivo

• Melhora os relacionamentos interpessoais – Facilita a comunicação com gestores, colegas e clientes.
• Reduz conflitos – Evita mal-entendidos e desentendimentos.
• Aumenta a produtividade – Torna as interações mais objetivas e eficientes.
• Fortalece a imagem profissional – Demonstra maturidade emocional e habilidade de mediação.

 

Como aplicar no dia a dia?

• Escute com empatia, sem interromper ou julgar.
• Evite tom agressivo ou acusatório.
• Demonstre interesse pela perspectiva do outro.
• Diga o que sente e precisa de forma clara e respeitosa.

A CNV não significa ser passivo ou aceitar tudo, mas sim se comunicar de forma assertiva, respeitosa e estratégica. Isso faz toda a diferença no ambiente corporativo!

O PAPEL ESTRATÉGICO DO SECRETARIADO EXECUTIVO EM CENÁRIOS DINÂMICOS

 

Em um cenário global marcado por rápidas transformações tecnológicas, socioambientais e nas relações de trabalho, o profissional de Secretariado Executivo emerge como um elo estratégico fundamental entre a gestão e as diversas áreas organizacionais. Para que as empresas prosperem nesse ambiente de constante mudança, é crucial adotar estratégias que impulsionem a inovação e a adaptabilidade.

Estratégias Essenciais para a Adaptação Empresarial

• Abraçar a Inovação Tecnológica: A integração de tecnologias emergentes, como inteligência artificial e automação, é vital para aumentar a eficiência operacional. Isso permite que os colaboradores se dediquem a atividades mais estratégicas.
• Fomentar uma Cultura de Aprendizagem Contínua: Investir em programas de capacitação e desenvolvimento profissional é essencial para manter os colaboradores atualizados e alinhados com as novas demandas do mercado.
• Adotar Práticas ESG: A integração de princípios de governança ambiental, social e corporativa (ESG) nas estratégias empresariais não apenas atende às expectativas da sociedade, mas também contribui para a sustentabilidade a longo prazo.

Promover a Flexibilidade nas Relações de Trabalho: Modelos de trabalho flexíveis, como o tele trabalho, tornaram-se cruciais para se adaptar às novas dinâmicas laborais, permitindo um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional dos colaboradores.

Contribuições Cruciais do Secretariado Executivo

O profissional de Secretariado Executivo é uma peça-chave na transição das empresas para um modelo mais adaptativo, contribuindo significativamente através de:

• Gestão Eficiente da Informação: Organiza e dissemina documentos cruciais para o processo decisório.
• Apoio na Implementação de Políticas ESG: Colabora na elaboração e execução de iniciativas que promovem a responsabilidade socioambiental.
• Facilitação da Comunicação Organizacional: Atua como intermediário entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos, assegurando a comunicação fluida e o alinhamento empresarial.
• Adaptação às Novas Tecnologias: Integra ferramentas digitais nos processos para otimizar o trabalho e melhorar a produtividade.

Por Acimarleia Freitas

Secretária Executiva

Inteligência Artificial e o Profissional de Secretariado Executivo: Uma Nova Era Profissional

 

 

Por Acimarleia Freitas

A ascensão da Inteligência Artificial (IA) está transformando diversos setores profissionais, e o secretariado executivo não é exceção. Tradicionalmente responsáveis por tarefas como gestão de agendas, comunicação corporativa e organização de eventos, os profissionais dessa área agora se deparam com ferramentas de IA que automatizam e aprimoram muitas dessas funções.

A implementação de assistentes virtuais e chatbots, por exemplo, possibilita respostas instantâneas a consultas, otimizando a comunicação interna e externa das organizações. Além disso, sistemas de IA podem auxiliar na análise de dados e na geração de relatórios, permitindo que os secretários executivos forneçam insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

Essa integração tecnológica não diminui a relevância do profissional de secretariado executivo; ao contrário, amplia suas responsabilidades e exige o desenvolvimento de novas competências. Com a automação de tarefas rotineiras, esses profissionais podem concentrar-se em atividades de maior valor agregado, como a gestão de relacionamentos, a coordenação de equipes e a implementação de soluções inovadoras para desafios complexos.

No entanto, é fundamental que os profissionais da área busquem capacitação contínua para acompanhar as mudanças tecnológicas. O domínio de ferramentas de IA e a compreensão de seu funcionamento permitem uma colaboração eficaz entre humanos e máquinas, potencializando a eficiência e a produtividade no ambiente corporativo. ​

Em suma, a Inteligência Artificial inaugura uma nova era para o secretariado executivo, na qual a sinergia entre habilidades humanas e tecnológicas se torna essencial. Ao adaptarem-se a essa realidade, os profissionais não apenas asseguram sua relevância no mercado, mas também contribuem significativamente para o sucesso e a inovação nas organizações em que atuam.

 

COSTA, Sthefany Victória Rezende. Inteligência artificial e secretariado executivo. 2024. Monografia (Graduação em Secretariado Executivo) – Universidade Federal de Sergipe, São Cristóvão, 2024. Disponível em: https://ri.ufs.br/handle/riufs/2579​. Acesso em: [data de acesso].​

SANTOS, Gabriela Beatriz Dantas. Aplicabilidades da inteligência artificial e questões para ética da responsabilidade na assessoria secretarial. 2023. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Secretariado Executivo) – Universidade Federal da Paraíba, João Pessoa, 2023. Disponível em: https://repositorio.ufpb.br/jspui/handle/123456789/32470​. Acesso em: [data de acesso].​

PAES, Raul Vitor Oliveira et al. Novas formas de atuação do profissional de Secretariado Executivo. Revista de Gestão e Secretariado, v. 6, n. 1, p. 1-20, 2015. Disponível em: https://ojs.revistagesec.org.br/secretariado/article/view/318​. Acesso em: [data de acesso].​

PEREIRA, Mariana. Inteligência Artificial e o Futuro do Secretariado Executivo. LinkedIn, 2023. Disponível em: https://pt.linkedin.com/pulse/intelig%C3%AAncia-artificial-e-o-futuro-do-secretariado-mariana-pereira​. Acesso em: [data de acesso].​

GOMES, Ingridy Fernanda de Lucena Cardoso. A importância do Microsoft Office na produção de documentos acadêmicos e oficiais na área de Secretariado Executivo. 2023. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Secretariado Executivo) – Universidade Federal da Paraíba, João Pessoa, 2023. Disponível em: https://repositorio.ufpb.br/jspui/bitstream/123456789/30564/1/Ingridy%20Fernanda%20de%20Lucena%20Cardoso%20Gomes_TCC.pdf​. Acesso em: [data de acesso].​

 

O Papel da Inteligência Emocional no Gerenciamento de Informações

 

Saber quando e como compartilhar informações exige inteligência emocional. A secretária executiva precisa manter o equilíbrio entre ser acessível e proteger dados estratégicos. Além disso, deve agir com discernimento para evitar conflitos e tomadas de decisão impulsivas relacionadas à informação.

Conclusão

Uma secretária executiva que domina o gerenciamento de informações sensíveis fortalece a segurança corporativa, protege a imagem da empresa e contribui para um ambiente organizacional confiável. Essa competência, aliada à inteligência emocional, é um grande diferencial profissional. 

A Comunicação Não Violenta (CNV) é uma abordagem desenvolvida por Marshall Rosenberg, que tem como objetivo melhorar os relacionamentos por meio de uma comunicação mais empática, respeitosa e eficaz.

Para uma Secretária Executiva, a CNV é uma ferramenta poderosa, pois ela lida com diferentes perfis de pessoas, muitas vezes atuando como intermediária em situações delicadas.

INTELIGÊNCIA EMOCIONAL E O DISCERNIMENTO COMO DIFERENCIAL PARA A SECRETÁRIA EXECUTIVA

 

 

A inteligência emocional e o discernimento são habilidades fundamentais para o profissional de Secretariado Executivo, pois esse cargo exige não apenas competência técnica, mas também uma forte capacidade de gestão interpessoal e tomada de decisão.

1. Inteligência Emocional no Secretariado Executivo

A inteligência emocional envolve a capacidade de reconhecer, entender e gerenciar as próprias emoções e as dos outros. No contexto do secretariado executivo, isso se traduz em:

✔ Autoconsciência – Compreender suas próprias emoções evita reações impulsivas e melhora a postura profissional.

✔ Autocontrole – Saber lidar com a pressão e manter a calma em momentos de crise.

✔ Empatia – Entender as emoções dos colegas e superiores, facilitando a comunicação e a resolução de conflitos.

✔ Habilidade social – Construir relacionamentos interpessoais sólidos dentro e fora da organização.

Um secretário executivo emocionalmente inteligente melhora o clima organizacional, contribui para uma comunicação eficiente e previne conflitos.

2. Discernimento na Tomada de Decisão

O discernimento está ligado à capacidade de analisar situações de forma crítica, fazer escolhas acertadas e agir com prudência. Para um secretário executivo, essa habilidade é essencial para:

🔹 Gerenciar informações sensíveis – Saber o que pode ou não ser compartilhado.

🔹 Priorizar tarefas – Diferenciar o que é urgente do que pode esperar.

🔹 Lidar com crises – Tomar decisões assertivas sob pressão.

🔹 Apoiar líderes – Oferecer insights e suporte estratégico com base na análise de informações.

O profissional de secretariado executivo que desenvolve inteligência emocional e discernimento se torna um pilar estratégico dentro da empresa. Ele não apenas executa tarefas, mas também influencia positivamente a tomada de decisões, a comunicação organizacional e a dinâmica corporativa. Essas habilidades são diferenciais essenciais para quem busca se destacar na área.

 

ÉTICA E CONFIDENCIALIDADE DO SECRETARIADO

 

A ética e a confidencialidade são princípios fundamentais na atuação da Secretária Executiva. Sua conduta deve ser pautada pela integridade, profissionalismo e respeito às informações tratadas no exercício da função.

A ética profissional envolve agir com imparcialidade, discrição e responsabilidade, garantindo um ambiente de trabalho baseado na confiança e na transparência. Além disso, a secretária executiva deve cumprir normas e regulamentos internos, respeitando os valores da organização.

A confidencialidade exige sigilo absoluto sobre documentos, reuniões, estratégias e quaisquer informações sensíveis acessadas no desempenho das atividades. O compartilhamento de dados deve ocorrer apenas com autorização e dentro dos limites estabelecidos pela organização, prevenindo vazamentos ou o uso inadequado de informações.

Ao adotar esses princípios, a Secretária Executiva fortalece sua credibilidade, contribui para a eficiência organizacional e assegura relações profissionais éticas e confiáveis.

Acimarleia Freitas
Secretária Executiva

A ATUAÇÃO DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NO TRABALHO REMOTO

 

A atuação do profissional de Secretariado Executivo no trabalho remoto tornou-se cada vez mais relevante, especialmente com a digitalização e a flexibilização das rotinas corporativas. Nesse contexto, o papel desse profissional vai muito além das tarefas administrativas tradicionais, exigindo competências técnicas, organizacionais e comportamentais adaptadas ao ambiente virtual.

Principais Atividades no Trabalho Remoto:

• Gestão de Agenda: Organização de reuniões virtuais, compromissos e prazos usando ferramentas como Google Calendar, Outlook e Zoom.
• Organização de Reuniões Virtuais: Agendamento, envio de convites, elaboração de pautas, atas e acompanhamento pós-reunião.
• Gestão de Documentos: Arquivamento e controle de documentos digitais em plataformas como Google Drive, OneDrive ou SharePoint.
• Comunicação Interna e Externa: Intermediação de contatos com clientes, parceiros e equipes através de e-mails, videoconferências e aplicativos de mensagens como Slack ou Teams.
• Suporte em Projetos: Auxílio em pesquisas, elaboração de relatórios e apresentações usando ferramentas colaborativas como Trello, Notion e Miro.
• Controle de Despesas: Organização de relatórios de despesas e acompanhamento de processos financeiros por meio de sistemas integrados.

 

Competências Essenciais no Trabalho Remoto:

• Tecnologia: Domínio de ferramentas digitais (pacote Office, plataformas de videoconferência, CRMs e ERPs).
• Gestão do Tempo: Capacidade de organizar tarefas e prazos com eficiência, priorizando demandas.
• Comunicação Eficiente: Habilidade para manter um fluxo de comunicação claro, direto e profissional.
• Proatividade e Autonomia: Capacidade de tomar decisões rápidas e resolver problemas sem supervisão constante.
• Sigilo e Ética: Manter a confidencialidade das informações em um ambiente digital.

 

Desafios Comuns no Trabalho Remoto:

• Gerenciamento do Tempo: Dificuldade em separar a vida pessoal e profissional.
• Falta de Interação Presencial: Menor contato direto com gestores e colegas.
• Segurança da Informação: Riscos associados ao compartilhamento de dados em redes abertas.

 

Benefícios do Trabalho Remoto para o Secretariado Executivo:

• Flexibilidade: Possibilidade de ajustar horários e rotinas.
• Maior Produtividade: Redução do tempo de deslocamento.
• Oportunidades Globais: Possibilidade de trabalhar para empresas em diferentes localidades.

As armadilhas da língua! Você sabe o que é tautologia?

Tautologia é a repetição de uma mesma ideia de maneira redundante, o termo é usado para definir um dos vícios de linguagem e sem acrescentar informação nova. Ela pode ocorrer na linguagem cotidiana, na lógica e até na literatura.

Exemplos:

Na linguagem comum:

1.          "Subir para cima"
2.        "Certeza absoluta"
3.         "Ganhar de graça"

Na lógica:

1.         "Ou chove ou não chove." (sempre verdadeiro, independentemente da situação)
2.          "Se estou vivo, então estou vivo."

Na lógica formal, uma tautologia é uma proposição que é sempre verdadeira, independentemente dos valores das variáveis envolvidas. Já na linguagem do dia a dia, é mais uma questão de redundância desnecessária.

 

Mas há outros, como você pode ver na lista a seguir:

• elo de ligação
• acabamento final
• certeza absoluta
• quantia exata
• nos dias 8, 9 e 10, inclusive
• juntamente com
• expressamente proibido
• em duas metades iguais
  
• sintomas indicativos
• há anos atrás
• vereador da cidade
• outra alternativa
• detalhes minuciosos
• a razão é porque
• anexo junto à carta
• de sua livre escolha
• superávit positivo
• todos foram unânimes
• conviver junto
• fato real
• encarar de frente
• multidão de pessoas
• amanhecer o dia
• criação nova
• retornar de novo
• empréstimo temporário
• surpresa inesperada
• escolha opcional
• planejar antecipadamente
• abertura inaugural
  
• continua a permanecer
• a última versão definitiva
• possivelmente poderá ocorrer
• comparecer em pessoa
• gritar bem alto
• propriedade característica
• demasiadamente excessivo
• a seu critério pessoal
• exceder em muito 

Note que todas essas repetições são dispensáveis.

Por exemplo, 'surpresa inesperada'. Existe alguma surpresa esperada?  É óbvio que não.

Devemos evitar o uso das repetições desnecessárias. Fique atento às expressões que utiliza no seu dia-a-dia.

Verifique se não está caindo nesta armadilha. 

O SECRETÁRIO EXECUTIVO E OS ASPECTOS POSITIVOS DO SEU PERFIL NA COMUNICAÇÃO INTERNA

O Secretário Executivo desempenha um papel crucial em garantir a comunicação eficaz e o atendimento de excelência dentro de uma organização. Essas habilidades são fundamentais para o bom andamento dos processos administrativos e para a construção de uma imagem positiva da empresa ou instituição, tanto internamente quanto externamente. Vamos explorar como o Secretário Executivo pode atuar na área de comunicação.

Comunicação Eficaz

Facilitador da Comunicação: O Secretário Executivo deve atuar como um elo de comunicação entre os diversos setores da organização, garantindo que as informações sejam claras, precisas e fluam de maneira eficiente entre todos os níveis hierárquicos.

Gestão de Informações: Organizar e priorizar a troca de informações, recebendo e distribuindo recados, correspondências, e-mails e outros comunicados de forma ágil e organizada.

Comunicação Interna: Desenvolver estratégias para melhorar a comunicação interna, promovendo um ambiente onde as equipes se sintam informadas e engajadas nas metas da empresa. Isso pode envolver reuniões regulares, boletins informativos ou plataformas digitais de comunicação.

Comunicação Externa: No contato com clientes, fornecedores e outros stakeholders externos, o Secretário Executivo deve assegurar que a comunicação da empresa seja clara, profissional e alinhada com a imagem institucional da organização.

Redação de Documentos: Produzir documentos oficiais, relatórios, comunicados, apresentações e outros materiais escritos de forma clara, coesa e sem erros, respeitando a formalidade e o tom adequado a cada situação.

Protocolos de Comunicação: Implementar e assegurar o cumprimento de protocolos de comunicação, como a utilização correta de e-mails corporativos, memorandos e outras formas de correspondência, garantindo profissionalismo em todas as interações.

Atendimento de Excelência

Recepção e atendimento telefônico: O Secretário Executivo é muitas vezes a primeira pessoa com a qual clientes ou parceiros entram em contato. Garantir um atendimento cordial, eficiente e atencioso é essencial para criar uma boa impressão. Isso inclui um atendimento telefônico profissional, ao receber visitantes, deve sempre fornecer informações de forma clara e educada.

Gestão de Agenda e Compromissos: Um bom atendimento começa com a organização eficaz da agenda do executivo ou da equipe. O Secretário Executivo deve garantir que compromissos e reuniões sejam bem agendados, sem conflitos de horários, e que os participantes recebam as informações necessárias com antecedência.

Atendimento ao Cliente: No contexto de atendimento ao cliente, o Secretário Executivo deve garantir que as necessidades dos clientes sejam atendidas com rapidez e eficiência, respondendo dúvidas, encaminhando solicitações e resolvendo problemas de maneira eficaz.

Solucionar de Problemas: Parte do atendimento de excelência é a habilidade de resolver problemas. O Secretário Executivo deve agir com proatividade para antecipar e solucionar questões antes que se tornem grandes problemas, buscando sempre a melhor solução para a empresa e para os clientes.

Empatia e Cortesia: Demonstrar empatia, paciência e cortesia em todas as interações com clientes e colaboradores é essencial para manter um padrão de atendimento de excelência. A habilidade de ouvir ativamente e compreender as necessidades de quem está sendo atendido contribui para a construção de um bom relacionamento.

Gestão de Conflitos: O Secretário Executivo também pode estar envolvido na mediação de conflitos, seja entre clientes, fornecedores ou membros da equipe. Gerenciar essas situações com diplomacia, mantendo a calma e a objetividade, é crucial para garantir a satisfação das partes envolvidas.

Aprimoramento Contínuo

Capacitação e Treinamento: Para manter um alto nível de comunicação e atendimento, o Secretário Executivo deve estar sempre atualizado e em constante treinamento. Isso inclui aprimorar habilidades de comunicação escrita e verbal, aprender novas ferramentas tecnológicas e adotar boas práticas de atendimento.

Feedback Constante: Buscar feedback sobre a qualidade do atendimento e da comunicação, tanto de clientes quanto de colegas de trabalho, para identificar áreas de melhoria. O Secretário Executivo deve ser receptivo a críticas construtivas e usar essas informações para aprimorar suas competências.

Uso de Tecnologia

Ferramentas de Comunicação: Utilizar tecnologias como e-mails, mensagens instantâneas, videoconferências e plataformas de gestão de projetos para facilitar a comunicação interna e externa. O Secretário Executivo deve estar confortável com essas ferramentas e ser capaz de usá-las de maneira eficaz.

Automação de Processos: Implementar soluções de automação para tarefas rotineiras, como agendamento de reuniões e envio de lembretes, para economizar tempo e garantir a eficiência na comunicação e no atendimento.

Imagem Institucional

Representação da Empresa: Como Secretário Executivo é uma figura de contato frequente com clientes, fornecedores e outros parceiros, ele deve ser capaz de representar a empresa de forma positiva e profissional. Isso inclui não só a comunicação verbal e escrita, mas também a postura, o comportamento e a apresentação pessoal.

Em resumo, o Secretário Executivo, ao atuar na comunicação e no atendimento de excelência, é um pilar fundamental para o sucesso organizacional. Sua capacidade de gerenciar informações de forma eficaz, comunicar-se com clareza e atender às necessidades de clientes e colaboradores de maneira proativa contribui diretamente para a construção de um ambiente de trabalho harmonioso e para o fortalecimento da imagem da organização no mercado.

Acimarleia Freitas

Secretária Executiva