A IMPORTÂNCIA DA ETIQUETA PROFISSIONAL PARA O SECRETARIADO EXECUTIVO

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Como o comportamento e a postura moldam a imagem e o sucesso do profissional de secretariado

No ambiente corporativo, a forma como nos comunicamos, nos apresentamos e interagimos com as pessoas tem um peso tão grande quanto as nossas competências técnicas. Para o Secretariado Executivo, essa realidade é ainda mais evidente, pois sua atuação está diretamente ligada à imagem da liderança e da organização.

A etiqueta profissional, nesse contexto, não é apenas um conjunto de boas maneiras - é uma ferramenta estratégica que fortalece a credibilidade e impulsiona o sucesso.

O que é Etiqueta Profissional?

A etiqueta profissional é um conjunto de normas de conduta que orienta o comportamento no ambiente de trabalho. Envolve desde a postura ética e o respeito às hierarquias, até aspectos como vestimenta, comunicação e convivência diária.

Trata-se de um código de comportamento que reflete valores fundamentais como respeito, ética e postura adequada, essenciais para a boa imagem pessoal e institucional.

O Papel Estratégico do Secretariado Executivo

O profissional de secretariado exerce um papel estratégico dentro da organização.

Lida com múltiplos públicos, atua como representante direto da chefia e precisa manter uma discrição impecável em todas as situações. Sua conduta profissional transmite confiança, equilíbrio e profissionalismo - atributos indispensáveis para quem está à frente de processos decisórios e de comunicação corporativa.

Principais Regras de Etiqueta para o Secretariado

A prática da etiqueta profissional no secretariado envolve atitudes simples, mas de grande impacto:

Ø  Linguagem apropriada: evite gírias e informalidades.

Ø  Pontualidade e confidencialidade: demonstre respeito ao tempo e à privacidade dos outros.

Ø  Ética e cortesia: mantenha uma postura imparcial e acolhedora, mesmo diante de conflitos.

Essas regras fortalecem o relacionamento interpessoal e criam um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.

Comunicação Verbal e Não Verbal

A comunicação é um dos pilares da etiqueta profissional. Na comunicação verbal, destacam-se a clareza ao expressar ideias, a objetividade nas mensagens e o tom de voz adequado.   

Já a comunicação não verbal envolve a postura corporal, gestos, expressões faciais e a escuta ativa. Saber equilibrar essas duas dimensões é essencial para transmitir segurança e profissionalismo em todas as interações.

Vestimenta e Imagem Profissional

A aparência também comunica. Seguir um dress code adequado à cultura organizacional demonstra respeito e pertencimento.

A credibilidade na aparência está ligada à coerência entre o que se veste e o papel que se desempenha.

Evitar excessos e transparências ajuda a manter uma imagem discreta, elegante e coerente com a função de representação que o secretariado exerce.

Benefícios da Etiqueta Profissional

Adotar boas práticas de etiqueta traz vantagens reais para o crescimento profissional:

Ø Fortalece a imagem – reforça a reputação pessoal e institucional;

Ø Aumenta a confiança – entre colegas, chefia e clientes;

Ø Facilita a carreira – abre portas para novas oportunidades e ascensão profissional.

A etiqueta profissional não é apenas sobre comportamento: é sobre posicionamento e propósito.

Conclusão: O Valor da Etiqueta para o Secretariado

Investir em etiqueta é investir no próprio sucesso. Um comportamento exemplar e ético abre portas, cria oportunidades e torna o profissional um diferencial competitivo dentro da organização.

No Secretariado Executivo, a etiqueta é mais do que um detalhe - é uma marca pessoal que inspira confiança e traduz a excelência no ato de secretariar.

COMO A COMUNICAÇÃO NÃO VIOLENTA PODE REVOLUCIONAR SUA FORMA DE SE COMUNICAR

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Descubra como pequenas mudanças de linguagem, inspiradas na Comunicação Não Violenta de Marshall Rosenberg, podem criar conexões mais empáticas e produtivas no trabalho e na vida pessoal.

A comunicação está no centro de todas as relações humanas – e, muitas vezes, é justamente ela que cria conflitos, mágoas e mal-entendidos. O livro Comunicação Não Violenta (CNV), escrito por Marshall Rosenberg, propõe uma mudança de olhar: em vez de reagirmos com críticas, julgamentos ou acusações, podemos construir diálogos baseados em empatia, clareza e respeito mútuo.

Você já parou para pensar em quantos conflitos poderiam ser evitados se soubéssemos expressar melhor o que sentimos e precisamos? Muitas vezes, não é a situação em si que gera atrito, mas a forma como escolhemos nos comunicar. Palavras ditas de maneira dura ou julgadora podem fechar portas, enquanto uma fala clara e empática abre espaço para diálogo e conexão.

É exatamente sobre isso que trata o livro Comunicação Não Violenta, de Marshall Rosenberg. Mais do que uma técnica, a CNV é um convite para transformar a maneira como nos relacionamos — seja no ambiente de trabalho, em família ou até consigo mesmo. Ao aprender a observar sem julgar, reconhecer sentimentos, identificar necessidades e fazer pedidos claros, a comunicação deixa de ser uma arma de defesa e passa a ser uma ponte para relações mais saudáveis e produtivas.

A obra apresenta a CNV como um processo estruturado em quatro passos:

1.  Observação – descrever fatos sem julgar;

2.  Sentimento – expressar como nos sentimos diante da situação;

3. Necessidade – identificar quais necessidades estão ligadas a esse sentimento;

4.  Pedido – formular um pedido claro, específico e possível de ser atendido.

Esse método parece simples, mas transforma profundamente a forma como nos relacionamos. Afinal, quando deixamos de acusar e passamos a falar sobre nossas necessidades, criamos um espaço real de escuta e conexão.

A Comunicação Não Violenta não é apenas uma leitura transformadora, mas um caminho prático para cultivar relações mais respeitosas e construtivas. Cada capítulo do livro de Marshall Rosenberg traz reflexões profundas e exercícios aplicáveis que mostram que comunicar-se bem vai muito além das palavras: é sobre enxergar o outro com empatia e autenticidade.

Exemplo prático:

• Comunicação habitual: “Você nunca respeita os prazos!”
• Comunicação Não Violenta: “Notei que o relatório foi entregue dois dias após o prazo. Isso me deixou preocupada porque preciso das informações em tempo hábil para finalizar a ata. Você poderia me enviar até a data combinada na próxima vez?”

No decorrer dos capítulos, Rosenberg mostra como a CNV pode ser aplicada em diferentes situações: na resolução de conflitos, na mediação de conversas difíceis, na expressão de gratidão autêntica e até na forma de lidar com a própria raiva. O autor destaca ainda que a empatia é a chave: tanto para compreender o outro quanto para nos conectarmos com nós mesmos de maneira compassiva.

No ambiente profissional, especialmente em áreas que lidam com pessoas, como o Secretariado Executivo, a CNV é uma ferramenta estratégica. Ela auxilia na gestão de reuniões, na mediação de conflitos, na construção de equipes mais colaborativas e no atendimento ao público de forma respeitosa e humanizada.

Em resumo, o livro não é apenas uma teoria sobre comunicação – é um guia prático de transformação. Ler Comunicação Não Violenta é um convite para revisar a forma como nos expressamos, ouvimos e nos relacionamos, abrindo espaço para um mundo onde o diálogo é ponte, e não barreira.

A CNV nos lembra que, por trás de cada palavra dura ou gesto agressivo, existe sempre uma necessidade humana não atendida. Quando aprendemos a enxergar isso, nos tornamos capazes de construir relações mais saudáveis, autênticas e produtivas.

Em um mundo marcado por pressa, estresse e mal-entendidos, aprender a praticar a CNV é um diferencial poderoso — tanto na vida pessoal quanto no ambiente corporativo. Pequenas mudanças de linguagem podem gerar grandes resultados em produtividade, engajamento e harmonia nos relacionamentos.

Se você deseja aprofundar-se nesse tema e aprender como aplicar a Comunicação Não Violenta no seu dia a dia e no trabalho, EM BREVE, acompanhe o lançamento do meu curso exclusivo. Nele, vou compartilhar ferramentas, dinâmicas e práticas que vão ajudar você a transformar sua forma de se comunicar.

CINCO RAZÕES PELAS QUAIS A SECRETÁRIA É PEÇA-CHAVE EM QUALQUER ORGANIZAÇÃO

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

O papel da Secretária - ou profissional de Secretariado Executivo - evoluiu muito além da função tradicional de apoio administrativo. Hoje, trata-se de um agente estratégico, capaz de integrar pessoas, processos e informações em níveis decisivos para o funcionamento corporativo. A literatura em Administração reforça que nenhuma organização se sustenta apenas com processos; é necessário coordenação, comunicação eficaz e gestão de informações, dimensões nas quais a Secretária atua com excelência.

 

A seguir, cinco razões centrais que explicam por que esse profissional é insubstituível.

 

1. Guardiã da Comunicação Organizacional

 

A comunicação é considerada um dos pilares da eficiência nas empresas (Drucker, 2001). A Secretária atua como mediadora entre gestores, equipes, parceiros e público externo, garantindo clareza, precisão e fluidez na troca de mensagens.

 

Ela reduz ruídos, organiza agendas, filtra demandas, redige documentos, orienta protocolos e assegura que a informação certa chegue ao destinatário certo no momento adequado - elemento vital para decisões rápidas e acertadas.

 

2. Gestora Estratégica de Informações

 

Segundo Nonaka e Takeuchi (1997), a vantagem competitiva das organizações está na gestão do conhecimento. Nesse contexto, a Secretária é a profissional que organiza, registra, monitora e disponibiliza informações essenciais para a tomada de decisão.

 

Ela domina fluxos documentais, acompanha prazos, elabora relatórios, controla arquivos e transforma dados dispersos em conhecimento útil - um diferencial substancial para a gestão.

 

3. Elo de Integração entre Pessoas e Processos

 

Nenhuma organização funciona sem alinhamento interno. A Secretária cumpre um papel integrador, articulando setores, organizando rotinas e garantindo a continuidade operacional.

 

Ela conecta pessoas, entende prioridades institucionais, antecipa necessidades e coordena tarefas, contribuindo para que processos fluam sem interrupções - atributo relacionado ao desempenho organizacional (Mintzberg, 2003).

 

4. Suporte Técnico e Operacional de Alto Nível

 

As atividades da Secretária exigem domínio de técnicas administrativas, tecnologia, redação oficial, cerimonial, gestão de eventos, atendimento institucional e análise de demandas.

 

Esse conjunto de competências posiciona o profissional como suporte técnico especializado, conforme defendido por autores da área de secretariado (Dornelas; Oliveira; Fedrigo), garantindo consistência nos processos e qualidade nos resultados.

 

5. Aliada Estratégica da Liderança

 

Pesquisas em gestão reforçam que líderes eficientes precisam de profissionais que facilitem a execução de estratégias e a organização da rotina gerencial (Hersey & Blanchard, 2007). A Secretária exerce exatamente esse papel.

 

Ela antecipa demandas, organiza prioridades, oferece suporte tático, interpreta contextos, gerencia crises administrativas e cria condições para que a liderança se concentre no essencial: tomada de decisão, inovação e relacionamento institucional.

 

Conclusão

 

A Secretária é peça-chave não por acumular tarefas, mas por integrar competências essenciais ao funcionamento moderno das organizações: comunicação, gestão de informações, coordenação de processos, suporte técnico e parceria estratégica com a liderança.

 

Seu trabalho não é periférico - é central. E sua atuação qualificada impacta diretamente a produtividade, o clima organizacional e a eficiência institucional.

 

REFERÊNCIA

Chiavenato, 2014; Nonaka & Takeuchi, 1997).

Chiavenato, I. Introdução à Teoria Geral da Administração (2014).

Drucker, P. The Essential Drucker (2001).

Fedrigo, J. Secretariado Executivo: Interfaces da Profissão (2014).

Fisher, A. Liderança e Motivação (2012).

Hersey, P.; Blanchard, K. Management of Organizational Behavior (2007).

Marchiori, M. Gestão da Informação e do Conhecimento (2010).

Mintzberg, H. The Nature of Managerial Work (2003).

Nonaka, I.; Takeuchi, H. The Knowledge-Creating Company (1997).

Oliveira, M.; Dornelas, R. Gestão Secretarial: Fundamentos e Práticas (2016).

Torquato, G. Tratado de Comunicação Organizacional e Política (2002).

SECRETARIADO E A IA – O FUTURO CHEGOU

 

Por  ACIMARLEIA FREITAS

O futuro não é mais uma promessa distante. Ele já está batendo à porta de cada profissional de Secretariado - e, na verdade, já entrou. A Inteligência Artificial deixou de ser um tema de ficção científica para se tornar uma parceira estratégica no dia a dia das secretárias e assessoras executivas.

E isso muda tudo.

Durante décadas, o secretariado foi sinônimo de precisão, discrição e eficiência humana. Hoje, é também sinônimo de adaptação, tecnologia e visão de futuro. A IA não veio substituir o talento humano - veio ampliá-lo. Ela transforma tarefas mecânicas em processos inteligentes, libera tempo para a estratégia e convida o profissional a ocupar um novo papel: o de gestor do conhecimento e curador da informação.

Automatizar uma agenda, gerar relatórios, analisar dados ou planejar uma viagem complexa - tudo isso pode ser feito em segundos com ferramentas de IA. Mas o verdadeiro diferencial continua sendo o olhar humano: aquele que entende o contexto, antecipa necessidades e conecta pessoas.

É nesse equilíbrio, entre tecnologia e sensibilidade, que o novo secretariado se consolida.

O profissional do futuro (que já é o profissional do presente) entende que saber usar a IA é tão importante quanto saber se comunicar. É dominar as ferramentas, mas também dominar a empatia. É falar com máquinas, sem esquecer que o resultado final sempre será para humanos.

As secretárias e secretários que abraçam essa revolução não perdem espaço - ganham protagonismo. Tornam-se pontes entre a inovação e a gestão, entre o digital e o humano. São eles que traduzem dados em decisões, algoritmos em ações e tecnologia em resultados.

O futuro chegou.

E ele fala a linguagem de quem tem propósito, inteligência emocional e curiosidade constante.

O futuro é agora - e ele é de quem tem coragem de aprender todos os dias.

OS 3 C’S DO PROGRESSO: COMECE, CONTINUE E CONCLUA

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Na jornada profissional - e na vida - há três verbos que definem quem realiza, evolui e alcança resultados: Comece, Continue e Conclua.

Comece.

Nada acontece enquanto a ação não começa. O primeiro passo é o divisor entre o sonho e a realização. Começar exige coragem para sair da zona de conforto, enfrentar o medo e transformar intenção em atitude.

Quem começa dá o primeiro sinal ao universo de que está pronto para crescer.

Continue.

O meio do caminho é o território dos fortes. É quando o entusiasmo inicial diminui e as dificuldades aparecem. Continuar exige disciplina, constância e foco.

É nessa fase que muitos desistem - e é também onde se constrói a verdadeira diferença entre o amador e o profissional.

Conclua.

Finalizar o que se começou é um ato de comprometimento. Concluir é transformar esforço em resultado, ideia em entrega, promessa em legado.

Muitos começam bem, alguns continuam, mas poucos concluem com excelência. E é justamente aí que mora o sucesso.

✨ Comece com coragem.

✨ Continue com determinação.

✨ Conclua com propósito.

Porque não há vitória sem percurso completo - e o progresso é feito por quem age do início ao fim.

SOZINHOS VAMOS RÁPIDO, JUNTOS VAMOS LONGE

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

Esse provérbio africano - “Se quer ir rápido, vá sozinho. Se quer ir longe, vá em grupo.” - é um dos mais ricos em sabedoria coletiva e se conecta lindamente com o universo do Secretariado Executivo e da Educação Corporativa.

Em um mundo cada vez mais acelerado, somos frequentemente incentivados a correr. Correr para entregar, para alcançar metas, para ser o primeiro. Mas existe uma sabedoria ancestral que nos convida a olhar o caminho com mais profundidade:

“Se quer ir rápido, vá sozinho. Se quer ir longe, vá em grupo.” - Provérbio Africano

Essa frase nos lembra que o verdadeiro progresso não é medido pela velocidade, mas pela capacidade de construir trajetórias sólidas, sustentáveis e compartilhadas.

No ambiente corporativo, essa lição é essencial. Resultados duradouros nascem de times que se comunicam bem, se apoiam e entendem que o sucesso de um é, na verdade, o reflexo do sucesso de todos.

E é exatamente aí que o profissional de Secretariado Executivo se destaca: como o elo que une, o ponto de equilíbrio entre líderes e equipes, o guardião da harmonia organizacional. O Secretariado é o centro nervoso da colaboração - faz o grupo fluir, traduz intenções em ações e transforma metas em conquistas conjuntas.

Ser colaborativo não é abrir mão da individualidade, mas reconhecer que ninguém chega ao topo sozinho. A força de uma equipe está na diversidade de talentos, na escuta ativa e na confiança mútua.

Que esse provérbio africano inspire todos nós a escolher o caminho da coletividade.

Porque, no fim das contas, ir longe é mais valioso do que ir rápido.

O SECRETÁRIO EXECUTIVO COMO AGENTE ESTRATÉGICO EM REDES SOCIAIS

 

Por ACIMARLEIA FREITAS

O papel do Secretário Executivo evoluiu muito além das tarefas administrativas tradicionais. Hoje, ele é também um gestor de comunicação, imagem e reputação digital — um verdadeiro agente estratégico nas redes sociais.

Num cenário em que a presença online define a credibilidade de pessoas e instituições, o Secretário Executivo atua na curadoria de informações, no gerenciamento de conteúdo institucional e na mediação entre a organização e o público. Ele compreende que cada postagem, comentário ou resposta é uma extensão da identidade organizacional.

Mais do que “publicar”, o profissional de secretariado planeja e analisa estrategicamente: define tom de voz, identifica o público-alvo, monitora resultados e sugere melhorias com base em dados.

Sua visão sistêmica, capacidade de comunicação e postura ética o tornam peça-chave para fortalecer a marca e construir relacionamentos digitais sólidos.

Ser agente estratégico em redes sociais é fazer a ponte entre a instituição e sua comunidade, traduzindo valores em mensagens, humanizando a comunicação e transformando seguidores em aliados.

Em um mundo digitalmente conectado, o Secretário Executivo não apenas acompanha as tendências — ele as conduz.

Código de Ética do Secretário Executivo

 

Por ACIMARLEIA FREITAS 

O Código de Ética do Secretário Executivo é um conjunto de princípios, valores e normas de conduta que orientam o exercício profissional, assegurando a integridade, a responsabilidade e o respeito no desempenho de suas funções. Esse código busca garantir uma atuação ética, transparente e comprometida com os interesses institucionais e sociais, reforçando o papel estratégico do Secretário Executivo nas organizações.

Princípios Fundamentais

O exercício da profissão deve estar pautado em princípios como:

• Integridade – agir com honestidade, transparência e retidão em todas as atividades.
• Confidencialidade – resguardar informações sigilosas da organização, dos gestores e dos clientes.
• Responsabilidade – cumprir com zelo, pontualidade e competência as tarefas atribuídas.
• Respeito – tratar a todos com cortesia, consideração e dignidade, independentemente de posição hierárquica.
• Imparcialidade – atuar sem preconceitos ou favoritismos, prezando pela justiça e equidade.

Deveres Éticos do Secretário Executivo

Entre os deveres éticos mais relevantes, destacam-se:

• Manter postura profissional e discrição, especialmente em ambientes de alta confidencialidade;
• Atualizar-se constantemente, buscando o aperfeiçoamento técnico e humano;
• Evitar conflitos de interesse que comprometam a imparcialidade no trabalho;
• Colaborar para um ambiente organizacional saudável, promovendo o trabalho em equipe e a boa comunicação;
• Cumprir as normas internas da instituição e zelar pelo bom uso dos recursos e bens públicos ou privados sob sua responsabilidade.

Condutas Inadequadas

O Código de Ética também estabelece comportamentos que devem ser evitados, como:

• Uso indevido de informações privilegiadas para obtenção de vantagens pessoais;
• Prática de assédio moral ou sexual;
• Omissão de informações relevantes ou manipulação de documentos;
• Negligência ou má-fé no exercício de suas funções.

Importância do Código de Ética

Mais do que um documento normativo, o Código de Ética é uma ferramenta de fortalecimento da identidade profissional do Secretário Executivo. Ele contribui para consolidar a confiança entre profissionais, gestores e sociedade, elevando a credibilidade e o reconhecimento da profissão no mercado.