TÉCNICAS SECRETARIAIS: REINVENÇÃO OU ADEQUAÇÃO?

Lembra aquela imagem da secretária que atendia telefone, anotava recados, digitava documentos, recebia e encaminhava clientes entre outras atividades estanques? Pois é, ela já ficou na lembrança.

Essa transformação ocorreu ao longo dos últimos anos, em consequência das exigências do mercado de trabalho, que impõem outra forma de atuação, não só para o profissional de secretariado como para qualquer outro profissional. Podemos constatar essa realidade através do quadro abaixo:

FORÇA TRABALHO
ATIVIDADE	1880	1980	2015
Agricultura	40%	02%	02%
Indústria	38%	21%	03%
Serviços	16%	27%	35%
Informação	06%	50%	60%
Prof. Eduardo O C Chaves Professor Titular/UNICAMP e Diretor Presidente/Mindware

A garantia de sobrevivência e da eficácia profissional depende da capacidade de entender as tendências de mercado, do universo das conexões tecnológicas, e da atuação nesse contexto.

O que significa isso para o profissional de secretariado? 

Houve a necessidade de uma reavaliação da concepção das técnicas secretariais, para uma efetiva assessoria ao novo modelo de gestão de negócios. Na medida em que as estruturas organizacionais passaram por um enxugamento, as funções e/ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas, o profissional de secretariado, passou de mero executor a gerenciador de processos.

A empregabilidade diante desse cenário exigiu do profissional personalização de métodos e procedimentos de trabalho: para atender às necessidades e expectativas da organização; pensamento global: pois a visão empreendedora permite eficácia e flexibilização de atuação; e ação local: que permite a mensuração das atividades desenvolvidas e a constatação de resultados.

E como fica a questão das técnicas secretariais?

A terminologia técnicas secretariais está associada a métodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade de geração de resultados empresariais. Para entender a dimensão de atuação e sua importância para a organização, eis algumas técnicas:

Organização do Trabalho, que integra desde a organização do ambiente até o gerenciamento dos processos que viabilizam a gestão do departamento. Para a sustentação dessa técnica o profissional deve dominar conceitos de administração e gestão de recursos materiais e humanos; identificar cultura organizacional e departamental; ter competência para desenvolver atividades administrativas, como: agenda, acompanhamento e controle de compromissos, atendimento a clientes entre outras.

Comunicação e Expressão consistem na intermediação de todos os processos administrativos que entram e saem da área que atua, por meio verbal ou não verbal, através das mídias: impressa, digital ou virtual. Importante ressaltar que essa técnica é uma das mais importantes, visto que além da sua administração, depende a agilidade, mensuração da importância e a identificação do seu fluxo.

Apoio Logístico, que implica na harmonização dos processos e ações entre o ambiente interno e externo, na integração entre executivos, equipe técnica, clientes e fornecedores, e na terceirização de serviços. Essa técnica depende de sólidos conhecimentos a respeito da filosofia, políticas, orçamentos da organização, bem como missão da área, expectativas e metas do executivo e equipe.

Administração, Coordenação e Gerenciamento da Informação, pressupõe a disponibilização da informação por intermédio de uma arquitetura adequada. A essência da técnica está em definir e implantar uma arquitetura da informação que permita acessar e analisar um volume de informações potencialmente úteis para explorar as oportunidades existentes no mercado e as capacidades organizacionais. Apesar da tecnologia da informação ter facilitado às tarefas de coleta, classificação e armazenamento de dados, é imprescindível a atuação do profissional de secretariado que deve filtrar, identificar seu fluxo e disponibilizá-la, com assertividade.

Psicologia das Relações Interpessoais consiste na administração das relações interpessoais que visa integrar os interesses profissionais, com as expectativas pessoais e o convívio em comunidade. Essa técnica depende do equilíbrio, da visão humanista, de domínio de métodos e procedimentos para administração de interesses pessoais e profissionais.

Podemos afirmar que as questões das técnicas secretariais não se trata de reinvenção e sim de adequação; é consequência da revolução e transformação que a gestão empresarial vem sofrendo nos últimos anos. A profissão de secretariado é a mais próxima dos centros decisórios de qualquer organização, a sua amplitude e dimensão de ação depende do nível hierárquico em que está inserida, em contrapartida devem possuir competências técnicas e humanas, sólidos conhecimentos do segmento de mercado em que atuam, bem como domínio da área específica que assessora.

Importante ressaltar que para ser um profissional bem sucedido, além da aplicabilidade das técnicas adequadas são necessárias atitudes, como:

1. Construir sua própria base de força;
2. Reorganizar suas múltiplas prioridades;
3. Ganhar credibilidade incorporando novas culturas;
4. Negociar resultados factíveis; e
5. Interpretar e lidar com situações.

SIQUEIRA, Márcia Cristina Moraes de. Técnicas Secretariais: Reinvenção ou Adequação? URL: http://www.fenassec.com.br/c_artigos_perfil_tecnicas_secretariais_reinvencao_ou_adequacao.html.  Acesso em: 11/06/2013

TEORIA DA LIDERANÇA

Liderança consiste na arte de conduzir pessoas, profissionais, grupos e equipes a alcançar, com êxito, os resultados planejados. E esta habilidade é uma das características que diferenciam as pessoas e seus resultados.

Nas empresas é cada vez mais natural a necessidade da formação de líderes efetivos, que consigam inspirar, conduzir e fazer com que os colaboradores estejam motivados e, a dessa forma, cumprir com sucesso aquilo que lhes foi determinado.

A liderança não se restringe ao âmbito profissional, muito pelo contrário. Um líder transmite confiança onde quer que esteja às pessoas geralmente se espelham nele e buscam em seus exemplos, conselhos e opiniões orientar suas ações, pois um bom líder também é aquele que é admirado por sua postura correta, madura e consciente.

Mas, fica a questão – A liderança é algo que já nasce com a pessoa, intrínseco aos especiais ou ela pode ser adquirida também ao longo do tempo? Bem, uma pessoa tanto pode ter nascido com esta, que podemos chamar de “dom natural”, ou ela pode ter sido desenvolvida ao longo de sua vida, partindo de quando ainda era criança, uma vez que essa fase é crucial para a formação de um líder.

O interessante é que não existe apenas um modelo de liderança, e isso ocorre pelo fato dos seres humanos possuírem seus próprios desdobramentos em suas personalidades que combinados às suas experiências de vida e características naturais, resultaram em seus comportamentos profissionais e pessoais.

Então, a liderança se torna alvo de estudo de especialistas em Recursos Humanos, e não apenas nesta área, para tentarem conseguir entender o que leva uma pessoa a ser um líder. Deste modo, foram criadas teorias que traçam perfis para assim identificar os diferentes tipos de liderar.

AS TEORIAS DA LIDERANÇA

São muitas as teorias que surgiram com o passar das décadas. As primeiras tiveram o seu início aproximadamente na década de 1930.

Teoria dos Traços da Liderança

A Teoria dos Traços da Liderança foi uma das primeiras teorias a serem formuladas, mas com a realização de pesquisas, logo ela foi derrubada.

Esta teoria indicava que os líderes possuíam traços em suas personalidades que os diferiam do resto da população. Não apenas na personalidade, mas também nos traços físicos.

Pesquisas mostraram que esses traços não eram exclusividade dos líderes e que outras pessoas também os possuíam. Mas, isso não exclui a possibilidade de que tais características ajudassem na criação da imagem de um líder, sendo esta teoria algo aceitável até uma análise mais profunda.

É de conhecimento de todos que os líderes possuem um carisma nato, uma autoridade natural e um poder de influência muito forte. Outras características como inteligência, caráter íntegro, por exemplo, são traços que podem ser encontrados em pessoas que não têm a liderança na sua natureza.

Teoria dos Estilos de Decisão dos Líderes

Já a Teoria dos Estilos de Decisão dos Líderes, que também surgiu na mesma época da anterior, levanta um estudo sobre o comportamento do líder ao tomar decisões. Com ela, foram encontrados três tipos distintos: o liberal, o democrático e o autocrático.

É fácil identificar as características de cada tipo. O liberal permitia aos liderados decidirem entre si quais eram as melhores soluções e atitudes a serem tomadas. O Democrático possibilitava a participação dos subordinados nas tomadas de decisão junto ao líder. E, finalmente, o Autocrático, estilo de decisão excluía o envolvimento dos que eram liderados e somente ao líder cabia o poder de tomar decisões sem nenhuma interferência de outros.

Esta teoria permite que nós nos aprofundemos no estudo do comportamento do líder, pois estes três tipos podem nos levar a outros resultados e concepções sobre o estilo de cada líder.

Teoria Situacional

Busca identificar a situação que ocorre e então procurar a teoria mais aplicável para o que está acontecendo. Ela considera que existem milhares de situações possíveis dentro de um grupo liderado e muitos perfis de líderes ao redor do mundo, o que faz com que os padrões não se apliquem a todos, pois as infinidades de combinações entre os tipos de lideranças e situações que podem ocorrer não permitem que tracem um perfil com tanta certeza.

Teoria do Carisma

Invoca esta característica do líder para ser o principal fator pelo qual ele exerce sua liderança sobre os seus liderados. Com este traço o líder cria uma empatia com seus seguidores, influenciando-os de forma natural a realizarem o seu papel, motivando-os a se ajudarem para conseguir chegar até o objetivo traçado.

Teoria da Atribuição

É um processo bastante natural e que mostra claramente quem é o líder ou não dentro de um grupo de pessoas. É a criação de um líder dentro de um conjunto de pessoas com o consentimento geral delas, um dos principais requisitos para um ser humano se tornar o líder.

Ainda há dois tipos de liderança a serem citados, são os dois: a Teoria da Liderança Transacional e a Teoria da Liderança Transformacional.

Bem, na primeira teoria citada temos uma relação entre o líder e o subordinado bastante incomum, que é quando os dois trocam de papéis. Mas, há cuidados a se tomar nesta afirmação. Esta transação pode ocorrer em aspectos políticos, econômicos e psicológicos. Não é uma troca forçada, é apenas algo que irá trazer benefícios e necessário numa situação.

A Teoria da Liderança Transformacional é aquela em que o líder cria um vínculo com os seus liderados, criando uma relação mais diferente das demais. Nesta teoria os dois evoluem juntos com as situações que forem encarando no seu dia-a-dia.

Os dois aprendem junto e o líder, com uma empatia bem mais sensível que o normal, ajuda os seus seguidores a serem pessoas mais completas. Não é apenas um grupo de pessoas dispostas a seguir um homem, mas sim abertas a uma oportunidade de crescimento como seres humanos.

Como podemos observar, existem diversas teorias que traçam perfis diferentes de líderes com base em determinadas características. Se analisarmos todas conjuntamente, podemos chegar à conclusão que um bom líder é carismático, companheiro, sabe tomar decisões, ouvir na essência, compartilhar experiências, tem iniciativa, é empreendedor, conquista o respeito dos liderados por seus exemplos e, é dono de virtudes distintas.

MARQUES, J. R. Teorias da Liderança. URL:http://www.ibccoaching.com.br/tudo-sobre-coaching/lideranca-e-motivacao/teorias-da-lideranca/ Acesso em: 18/06/2013

APRENDA A DISCORDAR USANDO A LÓGICA DO PAPEL-HIGIÊNICO

Qual é a forma certa de se colocar um rolo de papel higiênico no banheiro?

                   

POR CIMA!

60% das pessoas têm a certeza absoluta que o certo é o estilo “cachoeira”, com o papel saindo por cima. É mais fácil achar a ponta, dá pra rasgar certinho no picote, não fica raspando a mão na parede (menos bactérias!) e hotéis podem sinalizar aos seus hóspedes que o banheiro foi higienizado, com dobras elaboradas ou colando selinhos.

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POR BAIXO!

Os outros 40% acham esses 60% uns loucos e estão certos que o melhor é por baixo. O “caimento” é melhor, o papel não fica sobrando, gatos e crianças não conseguem desenrrolar um monte de papel e basta uma puxadinha para rasgar um quadradinho, porque para baixo tem mais tração.

Mas, afinal, quem está certo e quem está errado?

Todo mundo. Não tem certo nem errado.

O papel higiênico é seu, e você usa do jeito que quiser. É uma decisão totalmente pessoal, influenciada apenas por hábitos, com as duas maneiras suportadas por motivos bastante pertinentes.

POR QUE ISSO INTERESSA?

Essa questão bizarra do papel-higiênico serve como dinâmica para colocar o foco na nossa habilidade de argumentação e não para se chegar a uma resposta, já que não tem o certo nem o errado.

Por exemplo, o professor de sociologia Edgar Alan Burns, do Eastern Institute of Technology Sociology, usa esse truque no primeiro dia de aula. Ele pergunta aos seus alunos:

“Como vocês acham que o papel higiênico deve ser colocado?”

E nos 50 minutos seguintes, os alunos naturalmente começam a avaliar os MOTIVOS para suas respostas e acabam chegando sozinhos a questões sociais muito maiores como:

• diferenças de papéis sociais entre homens e mulheres

• diferenças entre comportamentos públicos e privados

• diferenças entre classes sociais

São relações de construção social que nunca pararam para pensar antes, mas que agora, sem que ninguém os orientasse, conseguiram enxergar.

Sozinhos, começaram a raciocinar e perceberam correlações e fatos. E, principalmente, começaram a argumentar.

No dia-a-dia, quase nunca fazemos isso. Geralmente, tomamos um partido e passamos a defendê-lo de forma passional, enxergando só o que nos interessa.

Somos bons de discutir, mas ruins para argumentar. Piores ainda para mudar de ideia.

Mais para o boxe do que para o tênis.

O que parece ser uma estratégia não muito inteligente para encarar essa nova sociedade em que conversamos com muito mais gente, sobre muito mais coisas, todo santo dia.

APRENDER A DISCORDAR

A aula do papel-higiênico devia ser dada de cara para crianças.

A escola ensina que existe o certo e o errado, e dá notas baseadas nisso. Mas podia estimular abordagens diferentes, habilidade de argumentação, capacidade de deduzir (algumas já fazem, eu sei, mas a maioria ainda não).

Do mesmo jeito que tem nota para as melhores respostas, deveria ter para as melhores perguntas também.

Senão a gente vai continuar crescendo com essa mania de preferir estar certo do que aprender algo novo, do que parar pra pensar e repensar sempre. Aproveitar a bagagem e o raciocínio do outro.

Já reparou como a maioria dos comentários feitos todos os dias na internet não tem elaboração nenhuma? Ou é genial ou é a coisa mais estúpida que já se viu em toda a a história da humanidade.

O programador Paul Grahan fez um gráfico bacana, que mostra a “Hierarquia da Discordância”, do mais ao menos elegante, do mais ao menos eficiente.

O design thinking é isso. A maneira de pensar de um designer não é a do certo ou do errado, porque não existe certo ou errado na hora de projetar um bule de café. Mas existe o melhor, o mais eficiente. É uma maneira de pensar em que se evolui a realidade.

Quem sabe um dia a gente consegue argumentar sobre futebol, política e religião. Dizem que não se discute, mas a recomendação só existe porque somos meio trogloditas.

http://www.updateordie.com/2013/11/14/aprenda-a-discordar-usando-papel-higienico/

FUNÇÕES DA PARTÍCULA "SE"

A partícula “se” assume várias funções na Língua Portuguesa:

1- Conjunção:

a) Conjunção subordinativa integrante: a conjunção introduz orações subordinadas substantivas.

Ex: Quero saber se ela virá à festa.

b) Conjunção subordinativa condicional: introduz orações subordinadas adverbiais condicionais.

Ex: Deixe um recado se você não me encontrar.

2- Pronome:

a) Pronome reflexivo: funciona como objeto direto, objeto indireto e sujeito do infinitivo.

Ex: A criança machucou-se. (objeto direto)

b) Partícula apassivadora: quando se liga a verbos transitivos diretos com a intenção de apassivá-los.

Ex: Contaram-se histórias estranhas.

c) Índice de indeterminação do sujeito: quando se liga a verbos preposicionados com o papel de indeterminar o sujeito.

Ex: Discorda-se do fato.

d) Partícula expletiva: não desempenha nenhuma função sintática ao se associar a verbos.

Ex: Ele acabou de sentar-se.

e) Partícula integrante do verbo: ligada a verbos pronominais.

Ex: Ela não cansa de queixar-se.

CABRAL, Marina.  Funções da partícula “SE”. Equipe Brasil Escola. URL: http://www.brasilescola.com/gramatica/funcoes-particula-se.htm Acesso em: 12/06/2013

UMA SECRETÁRIA DEVE SEMPRE TER CUIDADO AO SE COMUNICAR!

Renata uma moça muito bonita que trabalhava de secretária para um vereador de sua cidade. Certo dia ela estava em sua mesa organizando a agenda do vereador quando o telefone toca, ela atende: alô, gabinete do vereador Carlos! A outra pessoa fala: eu sou um amigo do Carlos, por favor, o Carlos esta? Ela responde: lamento senhor, o Carlos esta no banheiro cagando e no momento não poderá atendê-lo, o amigo meio sem jeito responde: ok, muito obrigado moça. No outro dia o vereador se encontra com esse amigo que ligou para seu gabinete, o amigo fala: Carlos ontem eu liguei para o seu gabinete e sua secretaria atendeu, ela disse que você estava cagando e não poderia me atender, fiquei meio sem jeito com a resposta dela. O vereador responde: a sim, eu vou dar umas instruções para ela de como se deve falar nesse tipo de situação, assim o amigo não passará mais vergonha. O amigo fala: faça isso meu caro, a sua secretaria esta precisando de umas instruções mesmo. No dia seguinte o amigo do vereador liga novamente para o gabinete do amigo, a secretaria atende: alô, gabinete do vereador Carlos, por favor o Carlos esta? A secretária responde: no momento ele está ocupado e não poderá atendê-lo senhor, o amigo do vereador fica satisfeito com a resposta da secretária e pergunta: sim, e quando ele poderá falar comigo? A secretária responde: olha senhor do jeito que ele passou se peidando por aqui só daqui umas cinco horas...

ETIQUETA EMPRESARIAL

Etiqueta Empresarial é um conjunto de cerimônias usadas no trato entre pessoas e empresas, regidas pela boa educação, bom comportamento, convenções sociais e ética profissional.

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É comum as pessoas tratarem com estranheza o termo etiqueta empresarial, não tendo a real noção da importância que os profissionais de uma empresa possuam esse tipo de etiqueta. Mas segundo o diretor executivo da Innovia Training e Consulting, o impacto da implantação desse tipo de ação é fundamental para a manutenção e o crescimento de uma empresa.

Ele cita como exemplo um estudo da universidade americana de Harvard que mostra que dois terços das demissões nas empresas são causados por dificuldades de relacionamento com os colegas, no que a falta de etiqueta empresarial se mostra fundamental. Isso explica porque pessoas altamente profissionais e competentes no que fazem acabam sendo demitidas de suas empresas e outras – nem tão competentes assim - permanecem, atingindo promoções e melhores oportunidades de carreira. Logo, podemos concluir que competência técnica não é tudo e que aquelas pessoas que não têm uma boa habilidade para criar relacionamentos, ou seja, etiqueta no convívio acaba tendo menores chances de sucesso.

Etiqueta Empresarial é um conjunto de cerimônias usadas no trato entre pessoas e empresas, regidas pela boa educação, bom comportamento, convenções sociais, ética profissional e prescrições oficiais. Seu objetivo é reduzir, ao mínimo, os conflitos, preconceitos, atritos, dúvidas, suspeitas e mal entendidos entre o público e as organizações, criando um clima de conhecimento, compreensão, confiança, cooperação e parceria entre as partes que se relacionam.

Assim, ela se resume à capacidade de escolher o comportamento correto perante o convívio social dentro de uma empresa, para que se alcance o sucesso nas relações de negócios e para que se estabeleça relações sólidas entre os clientes e colaboradores. “Essa preocupação deve abranger todo o contexto da empresa, desde o office-boy até o presidente, todos devem ter uma imagem coesa de etiqueta empresarial”, explica o diretor da Innovia.

Veja algumas dicas de etiqueta empresarial preparadas por Ricardo Barbosa, diretor executivo da Innovia Training & Consulting:

Pontualidade deve ser ponto de honra no ambiente empresarial. Assumindo  um compromisso, este se torna sua responsabilidade, principalmente o horário. Organizem-se para chegar na hora todos os dias e para cumprir com os prazos propostos. Caso perceba que não  será possível cumprir com o compromisso no horário, ligue ou peça para ligarem informando sobre o atraso.

A vestimenta diz muito para as outras pessoas assim é recomendável roupas discretas, sem modismos. Decotes e cores berrantes, dentre outros erros devem ser evitados, sob pena de perder com a seriedade. Tome cuidados com higiene pessoal.

1. O ditado a primeira impressão é a que fica deve ser levado a sério, assim, sempre seja cordial e prestativo já em um primeiro contato, saiba ouvir e falar na hora certa e tenha sempre cartões profissionais disponíveis.
2. Sempre ao entrar em um local peça licença, busque cumprimentar todas as pessoas que estiverem no local, mas só estenda a mão se o interlocutor o fizer primeiro, e só se sente se for convidado por ele.
3. Se comunique corretamente com as pessoas, busque olhar nos olhos, demonstre atenção  no que estão falando, não se distraia durante a conversa e busque estabelecer um diálogo.
4. Mantenha uma postura correta, não cruze os braços, evite se sentar de qualquer jeito, jogando o corpo na cadeira, como também não se sente na beirada da cadeira. É importante uma boa acomodação, porém ereto e de forma adequada.
5. A maioria das corporações possuem códigos de ética e de conduta a ser seguido. Procure se informar no lugar em que você trabalha onde pode encontrá-lo e leia com atenção.
6. Seja organizado e demonstre isso. Planeje adequadamente seu tempo e sua mesa, mantenha os papéis e arquivos de computador nos devidos lugares, onde não só você, mas qualquer membro da empresa consiga localizar quando necessário.
7. Respeite os colegas e o espaço de trabalho. Não precisa ficar mudo durante o expediente, mas evite ao máximo assuntos que exponham o seu lado pessoal ou o de alguma outra pessoa. Fofocas nunca combinaram com o ambiente profissional. Além disso, adeque a altura da sua voz ao ambiente.
8. Cuidado com a utilização de celulares no trabalho, evite ligações pessoais e caso estas ocorram, busque ir para um local privado. Não fale demasiadamente alto e muito menos utilize termos de baixo calão. Cuidado com o toque do celular, o correto é deixá-lo no modo silencioso.
9. Além do celular, também é necessário cuidados com outras ferramentas tecnológicas e principalmente com as redes sociais. As empresas antenadas possuem políticas para utilização destas, por isso busque saber os limites.
10. Amizades no ambiente de trabalho é um tema delicado. É importante diferenciar amigos de colegas de trabalho, principalmente no ambiente da empresa. Esse limite pode ser útil quando for necessário realizar uma cobrança ou fazer um feedback.
11. Bom humor é uma necessidade nas empresas. Quando estiver tendo um dia difícil, reflita se alguém do trabalho tem a obrigação de compartilhar as dificuldades com você. Contudo, cuidado com as brincadeiras. Um ambiente de trabalho descontraído é positivo desde que sejam feitas apenas brincadeiras saudáveis, que promovam um ambiente alegre e equilibrado.
12. Busque ter “jogo de cintura” na hora de imprevistos e ouça a opinião dos outros muitas vezes de opiniões divergentes se chega a um ponto em comum correto. É preciso saber argumentar e também, ceder.

URL: http://www.administradores.com.br/noticias/administracao-e-negocios/veja-14-dicas-de-etiqueta-empresarial/73900/ Acesso em: 19/06/2013

COMO SE MOTIVAR

Motivação significa mover-se em busca de um objetivo. Refere-se ao comportamento individual dos seres que buscam um propósito, que definem uma meta ou desejam conquistar um sonho, seja no âmbito pessoal ou profissional.

Para alcançar aquilo que almeja é necessário empenho e dedicação. Porém, estar motivado, influencia de maneira positiva nesse processo, principalmente quando se trata de uma conquista em longo prazo, que exige persistência.

Mas, você sabe o que fazer para se motivar?

Algumas atitudes, quando bem exercidas, podem se tornar o impulso que faltava para garantir o sucesso na conquista. Vejamos algumas delas:

1. Estabeleça um objetivo. Tenha foco, direção. Seja firme e forte;

2. Faça das suas necessidades uma força propulsora para atingir o que deseja. Não importa se são necessidades básicas ou de auto realização. O importante é utilizá-las a seu favor;

3. Dê o melhor de si em tudo. Para isso exercite sua mente, seu corpo, cuide de você, do seu bem-estar;

4. Tenha interesse em aprender coisas novas, em adquirir outros conhecimentos, em conhecer diferentes culturas. Saiba que conhecimento proporciona crescimento;

5. Tome iniciativas, aceite os desafios. Confie em si mesmo. Vá à luta. Seus resultados é você quem constrói;

6. Firme compromisso – Seja responsável pelos seus próprios atos. E se algo der errado, não desista. Nem sempre a vitória chega quando se espera. É preciso sempre extrair algum aprendizado de uma derrota, encarar as barreiras e vencê-las com dignidade.

Para manter-se motivado, descubra ainda aquilo que te faz sentir-se bem. Seja uma nova profissão, a convivência com a família, os ambientes que frequenta, a companhia dos amigos. O autoconhecimento proporciona grandes descobertas e aprendizados e, consequentemente, mais motivação.

E perceba, acima tudo, o quão intenso é o poder que tens nas mãos. Sinta os seus desejos, decifre os seus sonhos, e não tenha medo de vencer. O seu sucesso só depende de você.

MARQUES, J. R. Quais os tipos de liderança. URLhttp://www.ibccoaching.com.br/tudo-sobre-coaching/lideranca-e-motivacao/como-se-motivar/ Acesso em: 25/06/2013

O QUE É SER UM PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO?

Trabalhar para a empresa e pela empresa, interagir com clientes internos e externos, administra pesquisas, elevar ao máximo o uso dos recursos, trabalhar em busca de alvos e resultados, ser capaz de gerir de pessoas, ser empreendedor, planejar e preparar relatórios estratégicos, e muitas outras coisas. Esse profissional acima de tudo é assessor e braço direito do executivo. 

Ser Secretário Executivo é optar por uma profissão que além do talento exigido pela profissão é necessário gostar e ter prazer no que se faz. É investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência de seu importante papel de agente de mudança e da atuação como assessor e agente facilitador.

Ser Secretário Executivo é assessorar, secretariar e gerenciar. O secretário executivo é o assessor imediato de dirigentes e gerentes de uma organização. Ele gerencia processos administrativos, informações, equipes e comunicações internas e externas. Tem poder de decisão sobre a rotina do departamento ou setor em que trabalha, sendo o canal de comunicação com as demais áreas da empresa.

OS SEIS PRINCÍPIOS DO BOM ATENDIMENTO AO CLIENTE

Não basta tratar bem os clientes. Profissionalismo e esforço em entender o que ele precisa são essenciais para um atendimento excelente.

Um bom atendimento vai muito além de ser bem-educado. Assim como ser honesto, tratar bem os clientes não é um diferencial, mas sim uma obrigação de qualquer pessoa que vive em sociedade.

Pensando no bom atendimento, resolvemos trazer alguns princípios que nos norteiam.

1. Entenda o seu cliente.

Não há como atendermos um cliente se não soubermos o que ele busca. Por isso, é importante que, em cada atendimento, sua equipe esteja consciente das motivações que levaram o cliente a entrar em contato. Faça perguntas, investigue, se coloque no lugar do cliente. Isto ajudará a resolver os problemas com mais rapidez e eficiência.

Realize pesquisas periódicas que ajudem a revelar o que leva seu cliente a buscar sua empresa.

2. Sinta prazer em servir.

Atender é servir. Por isso é importante que sua empresa contrate pessoas que sintam prazer em servir e que se sintam motivadas pelo desafio constante de resolver os problemas dos clientes. A equipe de atendimento ao cliente deve ser uma unidade transformadora dentro da empresa, onde os problemas e dúvidas são transformados em satisfação e fidelização.

Nenhum cliente compra um produto para ter problemas ou para passar horas a fio com o serviço de atendimento! Não existe algo mais frustrante que investir dinheiro em um produto ou serviço e, na verdade, ter comprado um problema.

3. Não rime seu atendimento com antipatia.

Seu atendimento precisa ter simpatia e empatia, mas nunca antipatia. Conceituar os diferentes tipos de envolvimento que podem acontecer entre atendente e cliente pode ajudar sua equipe a entender melhor que tipo de atendimento ela tem oferecido:

Simpatia: ser afetado pelo que a outra pessoa está sentindo.

Empatia: se colocar no lugar do outro para melhor atendê-lo, conhecê-lo ou servi-lo.

Antipatia: ter aversão ao outro, ignorando-o ou repelindo-o.

4. Mantenha a comunicação S.C.O.T.

S.C.O.T. Significa: Segurança, Clareza, Objetividade e Transparência.

No momento do atendimento é fundamental expor as informações de forma clara e direta. Perceba se sua locução foi bem compreendida. É importante que a informação seja transmitida de forma que não confunda o cliente. Nem sempre falar mais significa passar mais informação.

O cliente não espera buscar ajuda com alguém cheio de dúvidas e incertezas. Nem sempre temos a resposta, mas enrolar ou inventar uma solução não é o caminho. Se precisar, peça um tempo para retornar depois com a resposta.

O atendimento é o reflexo de sua empresa, e caso não haja segurança na mensagem passada, a imagem da sua equipe acaba sendo prejudicada.

5. Não abandone seu cliente.

Acompanhe o cliente até que o problema seja resolvido. A palavra cliente teve sua origem na Roma antiga, e representava um plebeu que se encontrava sobre a proteção de um patrício (nobre). Assim como naquela época, sua empresa deve proteger o cliente de ter ainda mais problemas.

Pode ser que sua empresa não perca clientes por causa dos concorrentes, mas sim por causa do mau atendimento prestado a eles.

6. Fale a língua do bom atendimento.

Um bom atendimento é pautado pelo tratamento profissional empreendido ao cliente. No entanto, não confunda profissionalismo com “robotismo”. Fuja das respostas padrões e dos processos engessados, tão comuns nessa área. A linguagem empregada deve ser adequada ao cliente, com um vocabulário simples e claro. Não utilize palavras difíceis ou termos técnicos para pessoas com menor grau de conhecimento sobre o assunto em questão.

Na pronúncia não mutile as palavras, pois isto pode gerar dúvidas com relação ao entendimento. Evite as expressões que transmitam incerteza, o tratamento íntimo, os diminutivos, os gerúndios, as expressões regionais e as gírias. Seja sóbrio em seu tom de voz e lembre-se dos princípios anteriores!

Um bom atendimento surte efeito em curto prazo. Pratique estes seis princípios e nos conte depois o que mudou em sua empresa.

http://controlefinanceiro.granatum.com.br/dicas/os-6-principios-do-bom-atendimento-ao-cliente/

CARACTERÍSTICAS DOS LÍDERES E COMO DESENVOLVER

Em meio à crise que atravessamos, muitos executivos questionam o que é mais necessário nessa hora. É dentre diversos pontos apresentados, um que se destaca é a liderança, pois, é isso que permitirá a continuidade na execução dos trabalhos sem problemas de desmotivação e desespero.

Mas, qual deve ser o comportamento do líder nesse momento de dificuldade? Para Celso Bazzola, diretor executivo da Bazz Consultoria, “o líder deve ter transparência e integrar a equipe, visando encontrar alternativas para atingir os objetivos e superando os momentos de crise com serenidade e segurança. Deverá ser um agente motivador orientando seus pares com clareza, demonstrando o que a empresa e mercado esperam, fazendo com que os membros da equipe participem de ações coesas”.

Então, quais seriam as características de um líder? Quem quer se posicionar dessa maneira deve possuir ou desenvolver algumas habilidades específicas detalhadas por Celso Bazzola:

1. Ser resiliente e transmitir essa facilidade de adaptação, para se tornar exemplo;

2. Capacidade de delegar tarefas com orientações precisas;

3. Saber se comunicar com clareza, na hora certa e de uma forma que crie paradigmas de seus pares;

4. Transmitir confiança a todos que se relaciona, atingindo seus objetos com segurança;

5. Ser intuitivo em suas ações, observando as situações com precisão;

6. Ter a capacidade de inspirar seus comandados, tornando-os aptos para obter um bom resultado;

7. Ser criativo em suas ideias e soluções de problemas.

Para as empresas que querem encontrar esses líderes, o especialista reforça que a solução pode ser caseira. “É interessante partir do princípio que desenvolver líderes internamente, pois isso consolida o processo de retenção e carreira, pois o mesmo tem conhecimento da cultura e todo produto ou serviço que a empresa oferece”, explica. 

Todavia, é importante destacar a importância de ter clara para isto a definição do perfil comportamental. A assertividade na escolha desse líder agregará para que o atingimento dos resultados apareça com maior velocidade. “Podemos analisar esse tema ou decisão, de acordo com a necessidade e velocidade que a empresa tenha em atingir seus resultados”, finaliza Bazzola.

Porém, em não havendo o profissional interno com esse perfil desejado, a busca externa será necessária e inevitável, uma vez que esta ação poderá ajudar a empresa a inovar através de uma nova visão. Enfim, independente da forma, é fundamental que a empresa tenha nesse momento seus líderes preparados.

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/7-caracteristicas-dos-lideres-e-como-desenvolver/102778/

A DIFERENÇA DE BOM E BONZINHO

Tive um chefe, que, diga-se de passagem, me transmitiu lições valiosas, que sempre dizia: “Não confunda bom com bobo. A única semelhança entre as duas palavras é que ambas começam com “B”. Pura verdade! 

É altamente importante, para a vida pessoal e profissional, compreender a diferença entre ser bom e ser bonzinho. 

Muitas vezes, o bonzinho faz as coisas por medo, necessidade de ser aceito ou simplesmente porque não consegue dizer “Não”. Para Max Gehringer:  

“O Bonzinho é o funcionário que todo mundo quer ter como colega. Ele é simpático, não faz intriga, não puxa o tapete de ninguém, elogia todo mundo e está sempre disposto a ajudar. Por isso mesmo, chefes e colegas preferem que ele continue onde está contribuindo positivamente para o ambiente de trabalho. “Na verdade, o bonzinho está sendo vítima do egoísmo geral, e todo mundo lhe daria inteira razão se ele reclamasse”. 

Já o bom é aquele que está disposto a colaborar, contribuir, compartilhar, ensinar, orientar e somar. Logo, o indivíduo para ser bom necessita de esforço contínuo, superação, dedicação e educação. 

Por isso, é importante para ser bom aprender a dizer não sem culpa – quando necessário - discordar sem ser agressivo ou grosseiro, colocando limites aos pedidos e possíveis “excesso” de colegas mais espaçosos. A propósito, os bonzinhos são alvo fácil desse público. 

Ser bom é ser justo com o outro, mas principalmente com si mesmo. É não ser omisso, diferente do bonzinho. 

Não tenho dúvidas que o bonzinho tem grande vantagem competitiva. Ele é bom. Só precisa deixar ser bonzinho e isso, só o tempo nos ensina a sutil diferença entre um e outro.

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2015/07/a-diferenca-de-bom-e-bonzinho.html

AS SUTILEZAS E AS “CAVALICES” DA COMUNICAÇÃO

Desde muito pequenos, aprendemos que “quem não chora, não mama”. Fazemos testes com nossos pais, tios e irmãos e, mesmo sem falar, aprendemos o que funciona melhor para atingir nossos objetivos e como transmitimos nossos desejos e necessidades. E isso é só o começo. Aprendemos expressões, gestos, sons, a falar e escrever, falar com as mãos e comunicar através do olhar. Imitamos, adquirimos tics e tocs e continuamos a aprender novas formas ou como aprimorar a nossa própria forma de comunicação.

São tantos recursos de linguagem e tantas possibilidades que a simples mudança de tom de voz ou da entonação pode provocar os mais variados entendimentos e fazer toda a diferença. Alto, fraco, bravo, calmo, agressivo, gago, firme ou vacilante. Mostre-me como falas e saberei como és, como ages e quem és.

Ao nos comunicarmos, mostramos a nossa personalidade e fazemos escolhas o tempo todo. Falar ou calar. Ser direto ou ser sutil. Aconselhar ou ignorar. Acalmar ou inflamar. Sorrir ou fechar a cara. Ter otimismo ou pessimismo. Através da fala ou da escrita, podemos alegrar, encantar, enriquecer, agredir ou ferir. Podem surgir belos poemas, músicas, filmes, textos de gratidão, oratórias com histórias inspiradoras, livros de autoajuda, orações, ensinamentos.

Por outro lado, a comunicação pode ser utilizada para assédio moral, bullying ou fofoca. Há pessoas que escolhem usar a comunicação para fazer fofoca e através de suas palavras repassam, sem critério, informações confidenciais. Transmitem com maldade e tomam para si como verdade histórias que chegaram aos seus ouvidos, fazendo de uma fofoca outra maior ainda. Parece até hobby e dos bons, porque o fofoqueiro demonstra ter prazer nisso. Um telefone sem fio, que raramente compartilha algo com fins dignos, muito pelo contrário, consciente ou inconscientemente prejudica alguns, envenena outros, aproxima muitos e isola outros tantos. A fofoca passa, mas deixa rastros.

A mesma frase escrita ou falada seguida de um por favor, ou um obrigada, muda todo o contexto. Nós escolhemos o tempo todo como vamos utilizar a comunicação e, através destas escolhas, mostramos a nossa educação, cultura, conhecimento, humor. Ou seja, mostramos a nossa verdadeira essência.

Comunicação é base e também pode ser começo, meio ou fim. Um pedido de noivado, a entrega de um prêmio, uma briga de casal, um pedido de desculpas, uma prova oral, de redação, um discurso de formatura, entrevista de emprego, rompimento, trato, advertência, destrato, divórcio, laudo médico, demissão, casamento, negociação, compra, venda, anúncio, marketing, promoção, um feedback, um "eu te amo".

Temos grande responsabilidade pelo que transmitimos e como transmitimos, pois deixamos marcas e rastros. Somos exemplo e deixamos o nosso legado. Desempenhamos multi papéis em nosso dia a dia: hoje filhos, amanhã pais, avós, colegas, irmãos, funcionários, colegas, chefes, professores, alunos, aprendizes. Então, vamos pensar antes de falar ou escrever e respirar antes de transmitir com impulsividade, focar em construir e não destruir, porque palavras têm muito poder e quando soltas ao vento não voltam mais para o lápis, computador ou para boca.

Que sejamos sempre incansáveis aprendizes!

http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/as-sutilezas-e-as-cavalices-da-comunicacao/87818/

FEEDBACK E CRÍTICA: QUAL A DIFERENÇA?

Você sabe como diferenciar uma crítica de um feedback? Sabe o quanto um feedback pode auxiliar no cumprimento de metas e na motivação dos funcionários? Tem ciência de quanto à crítica pode minar o clima organizacional de maneira negativa?

Essas duas maneiras, bastante diferentes, de informar colegas profissionais sobre seu desempenho têm efeitos bastante marcantes na performance das equipes e individualmente. Vamos entender melhor como isto está estruturado.

Qual a diferença entre o feedback e a crítica?

Um feedback se diferencia da crítica principalmente por oferecer alternativas para melhorar o que não está tão bom. Ele tem como intenção ajudar o indivíduo a se desenvolver, dando opções para que ele corresponda à expectativa do empregador, sempre apontando, de maneira neutra, onde houve falhas e quais são as possibilidades ou alternativas de melhora.

A crítica, por sua vez, se refere somente ao que está errado, sem oferecer possibilidades de melhora. Por vezes a crítica é tão destrutiva que não está nem fundamentada em dados e constatações, ou seja, é um juízo de valor. Ela geralmente tem o objetivo de enquadrar alguma situação ou trabalho como “certo” ou “errado”, possui carga emocional vinculada e frequentemente conta com acusações e julgamentos. Enquanto o foco da crítica é o indivíduo, o foco do feedback é a situação.

Por que o feedback é recomendado?

O feedback traz resultados positivos para todos os envolvidos. Ao tornar a prática dele constante, por exemplo, o profissional que o recebe tem a chance de desenvolver melhor a auto percepção, além de contribuir para o desenvolvimento das relações de confiança dentro do ambiente profissional. Um feedback não relata apenas aquilo que precisa ser melhorado, mas também analisa e expõe o que está sendo bem realizado. Ou seja, elogios também fazem parte de um bom feedback. Desta maneira, o profissional se abre, relata inseguranças e pode ser ajudado pelos demais – colegas e superiores. Agindo desta forma, ele pode mudar atitudes, aprender maneiras mais saudáveis de se relacionar e também tem a chance de produzir mais e melhor, pois o bom feedback ajuda a criar autoconfiança.

Enquanto isso, a crítica apenas ressalta o aspecto negativo, sem oferecer soluções, e ignora o lado positivo do trabalho do profissional.

Como dar um bom feedback?

É importante ter algumas ideias em mente antes dar o feedback a qualquer profissional:

Fique atento ao momento e ao local. Lugares com outras pessoas e momentos de tensão devem ser evitados. Além disso, é preferível que não haja interrupções durante o processo.

Utilize linguagem direta, sem rodeios. Ao ser prolixo, pode-se dar a entender que há um eufemismo em jogo. Apontar a situação com base nas constatações é o mais recomendado.

Ressalte os pontos positivos antes de partir para as observações de melhoria. Isso é importante para que a pessoa não se prenda somente ao fato negativo e tenha motivação para continuar o bom trabalho e melhorar onde é necessário.

Dê as alternativas para que os resultados necessários sejam atingidos. É importante, sobretudo, focar na tarefa, e não na pessoa.

Um bom feedback é imparcial e, mais importante ainda, impessoal.

O outro lado da moeda

Algo raro, mas que pode funcionar muito bem, é o gestor pedir um feedback aos subordinados. Veja bem, é um feedback, não uma crítica, e se baseia no mesmo conceito do que é dado a um subordinado: é preciso ressaltar pontos positivos e negativos, e apresentar alternativas para melhorar o que não está tão bom assim. Este tipo de retorno tem a capacidade de mostrar o impacto do gestor como líder de um grupo, de dar-lhe a real noção de como é visto e percebido pela equipe.

http://www.gazetadopovo.com.br/colunistas/conteudo.phtml?tl=1&id=1436284&tit=Feedback-e-critica-qual-a-diferenca