COMPORTAMENTOS QUE PODEM DESTRUIR SUA CARREIRA LENTAMENTE

Existem grandes erros que podem arruinar a sua reputação no trabalho imediatamente ou até mesmo levá-lo à demissão. 

Mas é o acúmulo gradual de infrações menores que mantém os profissionais longe de alcançar o topo de sua carreira.

Maus hábitos como dar respostas curtas em e-mails e se manter atento somente às suas tarefas diárias podem prejudicar sua reputação profissional.

O site de carreiras norte-americano Business Insider listou 15 maus comportamentos que podem destruir sua credibilidade e custar seu sucesso.

1) Você não se adapta à cultura da empresa

Todo local de trabalho opera com seu próprio conjunto de costumes sociais. Não fazer um esforço para assimilar essa cultura passa a impressão de desaprovação e julgamento. A atitude de se manter alienado dos colegas de trabalho faz parecer que o profissional não se importa com a formação de relações positivas no ambiente de trabalho.

2) Você inventa desculpas

Não assumir a responsabilidade por seus erros e fracassos ainda trará consequências. Esperar até o dia da entrega de um projeto para avisar que você está atrasado, por exemplo, diz ao chefe que você não sabe gerenciar seu tempo.

3) Você faz o mínimo

Cumprir prazos e entregar o trabalho fazendo apenas o mínimo necessário passa a impressão de complacência. Por outro lado, se manter à procura de oportunidades em vez de esperar que elas caiam no seu colo mostra ao chefe que você se preocupa com o seu futuro na empresa.

4) Você não segue adiante

Não fazer uma coisa que você disse que ia fazer pode comprometer sua credibilidade. Manter a sua palavra mostra que você é confiável e pode ter novas responsabilidades quando for considerado para uma promoção.

5) Você se veste como um 'pateta'

Uma vez estabilizado em uma posição na empresa, pode ser fácil deixar sua aparência de lado. Entretanto, se vestir mal pode prejudicar sua credibilidade e autoridade e ainda pode passar a impressão de que você não se importa com o que faz. Lembre-se sempre de se vestir para o trabalho que você quer.

6) Você é pessimista

Se você anda com uma atitude ruim, isso pode se tornar um incômodo para o seu chefe e ainda pode arrastar a equipe para baixo. Lamentar e reclamar constantemente não faz de você uma pessoa agradável e certamente não fará seu chefe querer mantê-lo perto por muito tempo.

7) Você ignora os colegas de trabalho

Fazer amizades com colegas é tão importante quano cultivar o relacionamento com seus superiores. Faça um esforço para ser conhecido e para que os colegas queiram compartilhar informações com você e ajudá-lo quando precisar.

8) Você sempre está na defensiva

Seu chefe não espera que você seja perfeito, mas ficar na defensiva quando recebe um feedback negativo faz você parecer pouco profissional. Se você não está disposto a ouvir críticas construtivas, isso diz ao seu chefe que é improvável que você tenha um desempenho melhor.

9) Você procrastina

Adiar projetos até o último minuto não só coloca a pressão sobre você, como dificulta o andamento do trabalho de outras pessoas que dependem de que você faça a sua parte. Se algo der errado, você provavelmente será o primeiro responsabilizado.

10) Você é 'seco' nos e-mails

Não importa o quão amigável você é com uma pessoa: uma linguagem concisa pode ser facilmente mal interpretada em um e-mail. Mesmo que não seja intencional, e-mails rudes podem acabar com sua reputação no escritório e manter as pessoas afastadas de você.

11) Você não faz contribuições significativas

Dizer alguma coisa em uma reunião apenas por falar não acrescenta nada de produtivo. Em vez disso, prepare-se para participar e lembre-se que quantidade não é qualidade.

12) Você sempre está atrasado

O atraso frequente significa que existe algo mais importante para você do que chegar no horário. Isso passa a impressão de desrespeito e indeferença, fazendo as pessoas desconfiarem de você. Não importa o que aconteça, sempre procure uma maneira de ser pontual.

13) Você nunca para de falar

É ótimo tentar conhecer os colegas de trabalho, mas a socialização constante impede que as pessoas comecem a reparar no seu trabalho. Mantenha a conversa durante o almoço ou nas pausas para não irritar os outros e se tornar uma pessoa com quem ninguém vai querer trabalhar.

14) Você ignora e-mails

Deixar de responder e-mails em um prazo razoável não só frustra aqueles que precisam de respostas, mas também significa para os seus colegas que eles não valem a pena a ponto de você usar seu tempo para respondê-los.

15) Você é rude

Fazer um bom trabalho sem se importar se ninguém gostaria de trabalhar com você. Isso é grosseiro e a maioria dos gestores não tolera funcionários irreverentes. Ser educado é a chave para conquistar as pessoas.

http://g1.globo.com/concursos-e-emprego/noticia/2014/06/veja

VOCÊ SABE O QUE É COMPETÊNCIA?

O termo competência, na esfera da gestão em RH, surgiu na de cada de 1970, ampliou-se nos anos oitenta e passou a fazer parte cotidiana do jargão corporativo em meados de 1990.

Embora sujeito a diferentes abordagens e teorizações (o que dificulta uma definição plenamente aceita), é importante compreender que o conceito de competência (como de fato acontece com todos os conceitos) difere da palavra competência tomada em seu sentido cotidiano, fora do ambiente corporativo.

No cotidiano, utiliza-se a palavra competência associada à capacidade de resolver problemas, aptidão e habilidade. Estas atribuições dão conta apenas de uma atitude reativa e não contemplam a característica proativa, e mais abrangente, que o conceito assume no ambiente de negócios.

Para o sociólogo francês Philippe Zarifian, competência é "tomar a iniciativa e assumir a responsabilidade diante das situações profissionais com as quais nos deparamos. Consiste em um entendimento prático de situações, que se apoia em conhecimentos adquiridos e os transforma à medida que aumenta a diversidade de situações".

Esta conceituação de Zarifian é fundamental na distinção entre o caráter reativo das associações feitas à palavra competência e o caráter proativo do conceito de competência tal qual é utilizado no universo corporativo.

Assim, competência engloba habilidade, mas não se restringe a ela, ultrapassando a mera questão técnica de capacidade de operacionalização. Da mesma maneira, competência engloba atitude, mas não se restringe a ela, pois competência pressupõe ação adequada e não simplesmente ação!

Competência pressupõe uma ação que agregue valor diante de novas situações.

Assim, podemos compreender a composição do conceito de competência, através de critérios objetivamente mensuráveis, como o exercício proativo e simultâneo de:

1. Saber conceitualmente (qualificação) - conhecimento

2. Saber fazer (experiência funcional) - habilidade

3. Saber agir (capacidade de obter resultados) – atitude

Portanto, competência pode ser entendida como uma ação fundamentada e assertiva frente a novos desafios! Esta ação dever agregar valor econômico para a organização e social para o indivíduo. Competência é um potencial disponível para enfrentar os desafios futuros.

Dentro do universo de negócios, o conjunto das competências desejadas deve estar alinhado com a estratégia adotada, o que explica que além de alguma competência em comum, cada segmento de negócios demandará por competências específicas, assim como cada organização, em função da sua estratégia. O conceito pressupõe produtividade e adequação a cada realidade de negócios.

Competência é a qualidade de ser adequado e bem qualificado física e/ou intelectualmente frente a desafios. É a capacidade de tomar decisões bem informadas e coerentes. Contempla grupos de habilidades, atitudes e conhecimentos necessários para a realização eficaz de tarefas. Refere-se a ações e comportamentos identificados pelas lideranças como efetivas contribuições na implementação da mudança; estes comportamentos são necessários para um desempenho satisfatório ou excelente em qualquer desafio profissional.

Contudo, evite as armadilhas da competência. Não fique preso apenas àquilo em que você é bom; vá mais longe e assuma desafios. A atitude de ampliar continuamente suas competências será sempre a maior de todas elas.

http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/voce-sabe-o-que-e-competencia/61055/

REGRAS PARA USO DO TELEFONE PARA SECRETÁRIOS

Um dos instrumentos mais importantes na vida do secretário/a é o telefone. Mesmo com o advento da internet, é por este aparelho que boa parte da comunicação empresarial se mantém, e o mais importante: ainda é o mais utilizado pelos clientes para contactar a empresa e os dirigentes.

Por isso, hoje trouxemos um pequeno guia especial de como usar este aparelho, de forma a melhor atender o cliente e também melhor representar a empresa durante o contato telefônico. São dicas de comportamento e atitudes perante o interlocutor, que ajudarão o secretário em questão a utilizar com elegância e educação este instrumento tão importante.

Vamos lá?

1. Sempre atender antes do terceiro toque: clientes costumam não ter paciência para esperar ao telefone. Aliás, poucas são as pessoas que não se importam de esperar serem atendidas. Portanto, sempre atenda antes do terceiro toque. É sinal de que está sempre disponível e pronto para recepcionar. Caso não seja possível, peça para outra pessoa responsável (se possível, outro secretário) atender e pedir para que a pessoa aguarde um instante ou ligar em outro horário.

2. Identificação: sempre há dúvidas sobre o que dizer ao atender uma chamada, ou de que forma dizer o nome do colaborador. O mais recomendado é dizer, pausada e calmamente, o nome da empresa, e logo após o seu nome e o setor.  Assim, quem está do outro lado da linha sabe com quem está falando.

3. Sorriso na voz: é comprovado que a voz sai diferente de acordo com a expressão facial que fazemos. Se estamos tristes, a voz sairá baixa, fechada, até mesmo rouca. Se estamos bravos, a voz sairá mais alta, estridente, talvez agressiva. Por isso, é importante que estejamos sempre sorrindo, solícitos e simpáticos sempre. Apesar do outro lado não ver, é bastante visível quando o atendente está sendo educado.

4. Clareza: é importante ter postura para falar, assim como precisa para se sentar ou andar, por exemplo. Para tanto, é bom que a pessoa saiba dialogar pausadamente, de forma clara e objetiva. Se necessário for, fazer pausas, falar de forma calma, manter a boca próxima ao telefone… tudo isso ajuda a manter a conversa eloquente e, óbvio, entendível.

5. Vícios: devem ser a todo custo evitados. Gerundismos, gírias, até mesmo expressões comuns como “vou estar verificando se o chefe pode atender” (o que causa a impressão de que ele não quer falar) podem acabar com a ligação. Sons como o barulho de mascar chicletes também devem ser abolidos.

6. Tratamento: na dúvida de qual pronome de tratamento usar? Os clássicos “senhor” e “senhora” sempre funcionam. Doutor só pode ser utilizado por quem de fato for! Caso a pessoa seja conhecida, pode-se usar o cargo.

7. Na espera: regra principal da etiqueta ao telefone: quem liga é quem espera. Porém, nunca deixe a pessoa esperando por mais de um minuto e meio. Além de ser contra a lei (que define que esse é o tempo máximo de espera ao telefone no Brasil), é completamente deselegante.

8. Intimidade: jamais! Nunca se deve usar apelidos, diminutivos ou vocativos carinhosos. O tom deve ser sempre sério e profissional, mesmo com conhecidos.

9. Educação: lembre-se das três palavrinhas mágicas: obrigado/a, volte sempre e desculpe.

10. Anotações: é extremamente indelicado e bastante relapso da parte do secretário esquecer as informações que são passadas pelo cliente ou por qualquer outra pessoa que esteja ligando. Anote tudo que for importante e, se possível, repita a informação, para que se tenha certeza de que tudo está de acordo com o dito.

11. Não ocupe o telefone: use-o somente para fins profissionais. E tente sempre desocupá-lo o mais breve possível. Alguém pode tentar ligar para a empresa, e o sinal de ocupado é bastante irritante.

12. Voz: jamais tente disfarçar a voz fingindo ser outra pessoa. Nota-se facilmente o truque e fica bem desagradável.

13. Despedida: a pessoa que ligou deve ser a primeira a desligar.

http://www.blog.institutomonitor.com.br/index.php/2013/05/13/regras-uso-telefone/

UM POUCO SOBRE CRASE

A crase ocorre quando à fusão de letras iguais. No caso mais comum, quando há o encontro de duas letras “a”.

O mais comum é o encontro entre uma preposição e um artigo definido.

Ex: Entreguei as rosas à mulher que amo => entreguei as rosas a + a mulher que amo.

Também pode ocorrer crase quando houver encontro entre preposição e pronome demonstrativo.

Ex: Entreguei as rosas àquela mulher => Entreguei as rosas a + aquela mulher.

Nesse caso, para saber se há ou não crase, basta substituir “aquela”  por “a esta”. 

Ex: Entreguei as rosas a esta mulher => Entreguei as rosas àquela mulher.

Ex2: Leve aquelas roupas => Leve a estas roupas. => não vai crase.

Lembretes

Dois lembretes importantes sobre crase:

1) Via de regra, não há crase antes de palavra masculina;

2) Nunca há crase antes de verbo.

http://dicasdeportugues.tumblr.com/

TEORIA DAS NECESSIDADES ADQUIRIDAS - TEORIA DE MeClelland

Em nosso especial sobre as teorias da motivação apresentamos a Teoria de McClelland sobre as três necessidades básicas, realização, associação e poder, conheça o TAT - Teste de Apercepção Temática.

A Teoria das Necessidades Adquiridas, também conhecida como Teoria de R.A.P. (realização, associação e poder) ou Teoria da Necessidade Aprendida, ou ainda Teoria da Motivação pelo Êxito e/ou Medo, foi desenvolvida pelo psicólogo norte-americano David McClelland  (1917-1998). Ela parte do principio de que as pessoas são motivadas por três necessidades básicas: realização, associação e poder.

Essas necessidades são desenvolvidas pelo indivíduo a partir da sua experiência de vida e de suas interações com outros indivíduos e com o ambiente:

1. Necessidade de REALIZAÇÃO: traduz o desejo da pessoa por atingir objetivos que representem desafios de fazer da melhor maneira e mais eficientemente. Gosta de assumir responsabilidade e traça as suas metas com vista á sua realização.

O seu maior desejo é ser excelente, estar em constante processo de aperfeiçoamento e melhorar cada vez mais sua eficiência.

"As pessoas de destaque perceberam que o trabalho envolve muito mais do que apenas escrever um bom plano estratégico. É necessário também que a alta administração consiga entender o plano e esteja preparada para adotá-lo." (David McClelland)

2. Necessidade de PODER:  o desejo de controlar, decidir e de influenciar e ser responsável pelo desempenho dos outros. Pessoas que possuem uma alta necessidade de poder tentam se destacar ou causar impacto de alguma forma diante de outros, em detrimento de trabalhar com algo em que possam ter bom desempenho. Tendem a assumir mais riscos, desde que isso lhes dê mais visibilidade diante dos que desejam impressionar.

Os que necessitam poder são pessoas que buscam posições de liderança, nas quais suas ideias prevaleçam, mesmo que através de ordens e exigências, e com isso consigam status e prestígio. Por fim, pessoas com uma alta necessidade de poder preferem situações competitivas a situações de cooperação.

3. Necessidade de ASSOCIAÇÃO: representa o desejo de manter relações pessoais estreitas e de amizade. A amizade e o bom relacionamento social são importantes este tipo de pessoas, muitas vezes acima de sua própria realização pessoal.

Pessoas desse tipo geralmente escolhem amigos ao invés de especialistas para trabalharem consigo e tendem a evitar decisões impopulares, mesmo que isso traga algum prejuízo ao andamento das tarefas. Dessa forma, indivíduos com alta necessidade de associação trabalham bem em equipe, mas são deficientes quando em posições de liderança.

O fundamento das necessidades pode ser resumido assim:

Necessidade	Meio para obter a Satisfação
Realização	Competir como forma de auto avaliação
Afiliação	Relacionar-se cordial e afetuosamente
Poder	Exercer influência

Segundo a Teoria de McClelland, todas as pessoas possuem estes três tipos de necessidades, mas em graus diferentes. Contudo, apenas uma classe de necessidades vai prevalecer e definirá a sua forma de atuação e sua motivação primordial. Essas necessidades apontadas por McClelland correspondem aos níveis mais altos da pirâmide de Maslow e aos fatores motivacionais de Herzberg.

Teste de Apercepção Temática (TAT)

Uma maneira comum de descobrir nossa necessidade predominante é através de uma avaliação chamada de Teste de Apercepção Temática (TAT): a pessoa é convidada a examinar uma série de cartões retratando situações emocionalmente fortes e lhe pedem que elabore uma história a partir de cada um dos cartões.

A grande contribuição da Teoria das Necessidades Socialmente Adquiridas ocorre no campo da Psicologia Organizacional, em seu esforço por entender os elementos determinantes da eficiência das pessoas em executar suas tarefas no ambiente de uma empresa.

David McClelland, por exemplo, ao estudar o perfil de administradores bem sucedidos, concluiu que em sua maioria são pessoas com uma necessidade de poder dominante e uma baixa necessidade de afiliação. A vontade de exercer poder sobre os outros é de tal forma importante, que leva o administrador a não se preocupar se está sendo desagradável ou não, ou seja, para ele o poder está acima do bom relacionamento social.

A identificação da necessidade predominante nas pessoas no ambiente profissional permite que se elaborem estratégias de comportamento para lidar com elas de forma mais eficiente.

Alguns exemplos da Teoria de McClelland

Um realizador sempre vai dar o máximo de si quando for desafiado com objetivos difíceis que lhe permitam exercitar sua eficiência.

Pessoas associativas sempre trabalham melhor quando se sentem num ambiente seguro e recebam aprovação constante.

Os enérgicos ou poderosos tendem naturalmente a querer controlar quem se associa com eles; para lidar bem com este tipo você precisa demonstrar claramente que também tem essa necessidade desenvolvida, e que a melhor maneira de ele adquirir ainda mais poder é se aliando a você.

http://www.esoterikha.com/coaching-pnl/teoria-das-necessidades-adquiridas-teoria-de-macclelland-motivacao.php

VEJA DEZ MANEIRAS ERRADAS DE UM GESTOR MOTIVAR SUA EQUIPE

O que toda empresa quer é profissionais motivados, animados e interessados em fazer seu melhor. Para isso, porém, é preciso saber estimular esse comportamento, oferecendo promoções, novos desafios e mais autonomia, por exemplo. O problema é que nem todo gestor sabe que, muitas vezes, ao invés de estar motivando ele pode estar desmotivando seus funcionários.

Pensando nisso, elaboramos uma lista com 10 maneiras erradas de motivar os funcionários. Contamos, para isso, com a ajuda de especialistas em gestão de carreira e motivação. Confira:

1. Os profissionais são únicos - “não existe motivação em massa”, explica o especialista em motivação, Roberto Recinella. Uma das maneiras erradas de motivar os profissionais é acreditar que o que motiva um motiva todos. Os líderes que não conhecem cada um dos membros de suas equipes podem cometer esse erro.

Na prática, o gestor acredita que determinado elemento vai motivar um profissional, pois foi o mesmo elemento que já motivou um outro trabalhador. Mas, segundo Recinella, isso não funciona sempre. A sugestão é conhecer cada um dos membros da equipe, entendendo suas necessidades e interesses.

2. Desafios megalomaníacos - a maioria das pessoas sabe que os profissionais, para se sentirem motivados, querem desafios constantes. Ou seja, uma oportunidade de superar uma meta e de mostrar um bom trabalho. O erro acontece quando o líder, pensando que vai motivar, estipula um desafio absurdo, que dificilmente será atingido. “O profissional sabe que não vai conseguir e logo fica desmotivado”, analisa o especialista. Os desafios devem sempre ser propostos, mas precisam ser palpáveis.

3. Sempre em cima - ainda na lógica do item um, o líder pode desmotivar, tentando motivar, se não entender as necessidades e os interesses dos profissionais. Nesse caso, a desmotivação acontece porque o chefe fica em cima demais do funcionário, acreditando que ele quer esse acompanhamento de perto, quando, na realidade, o que ele deseja é mais autonomia e liberdade.

Novamente, os profissionais são diferentes uns dos outros. Se o chefe entende que acompanhar de perto o trabalho de um profissional o motiva, ele não deve acreditar que isso vai motivar todos os demais. Portanto, é importante identificar as necessidades de cada um.

4. Falta de clareza - o líder também pode desmotivar alguns membros da equipe quando está tentado motivar outros. Promover um funcionário, por exemplo, sem dúvida fará com que esse profissional se motive. Porém, se essa promoção não for clara, ou seja, se os demais não entenderem os motivos dela, será um grande fator desmotivacional para os demais membros da equipe.

5. Feedback mal dado - alguns líderes acreditam que fazer uma crítica fará com que o profissional queira mudar, melhorar e virar o jogo. Por isso, ao dar um feedback, criticam alguns pontos do trabalho do profissional – pensando que ele vá querer melhorar. O problema, novamente, é que as pessoas são diferentes, ou seja, alguns são automotiváveis, enquanto outros desanimam totalmente.

A sugestão é fazer um feedback bem estruturado, ou seja, apontar os pontos que deveriam ser melhorados, observando a maneira de falar e ainda ressaltar os pontos positivos do trabalho do profissional.

6. Falta de feedback - na mesma linha do item anterior, o feedback é uma questão bastante delicada. Se o líder prefere não fazer, pensando que o profissional vai achar que a ausência de feedback significa que não há nada de errado com seu trabalho, isso pode ser um “grande tiro no pé”, explica a professora do Núcleo de Estudos e Negócios em Desenvolvimento de Pessoas da ESPM (Escola Superior de Propaganda e Marketing), Adriana Gomes.

Sem uma avaliação do seu trabalho o profissional pode sentir que não é importante, que seu trabalho não faz nenhuma diferença.

7. Promoção sem remuneração - promover uma pessoa de cargo é um ótimo fator motivacional, mostra que seu trabalho foi reconhecido e que ele está pronto para novos desafios. Mas, novamente, nem todos os profissionais são iguais, e se o líder pensar que uma promoção sem aumento de salário é sinônimo de motivação para qualquer profissional, ele pode estar muito enganado. Mesmo que o funcionário se motive num primeiro momento, com o tempo ele vai entender que só tem mais trabalho, pelo mesmo salário.

8. Possibilidades que nunca chegam - Adriana explica que outro fator que pode gerar grande desmotivação, apesar do objetivo não ser esse, é prometer coisas e nunca cumpri-las. Desde sinalizar uma promoção que nunca chega, até coisas menores, como uma visita ao cliente, a participação em um projeto, novos desafios e remuneração maior. Claro que inicialmente o profissional vai se motivar, mas, quando ele entender que nada acontece, a situação pode ficar muito ruim.

9. Delegar sem dar suporte - se o líder delega funções extras a um membro da equipe, é preciso que ele também dê o suporte necessário. Muitas vezes os profissionais podem sentir que não estão preparados para assumir determinadas tarefas e, se não puderem contar com o suporte do líder, o que deveria ser um fator motivacional, acaba desmotivando.

10. Delegar sem dar autonomia - o líder também deve saber que autonomia é importante para alguns profissionais. Logo, se ele delegar algumas funções, mas continuar centralizador demais, isso pode ofuscar a motivação inicial de ter assumido novas responsabilidades.

http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/veja-10-maneiras-erradas-de-um-gestor-motivar-sua-equipe/53471/

SECRETARIADO EXECUTIVO: INTELIGÊNCIA EMOCIONAL DE QUEM ASSESSORA

“Quando investigam por que a evolução humana deu a emoção um papel tão essencial em nosso psiquismo, os sociólogos verificam que, em momentos decisivos, ocorreu uma ascendência do coração sobre a razão”. (GOLEMAN, 1995, p. 18).

Acreditamos que esta afirmativa de Goleman aponta, em outras palavras, a relevância da inteligência emocional no desempenho dos inúmeros papéis e funções atreladas aos profissionais, e aqui em particular, ao profissional de secretariado. Frente ao mercado de trabalho exigente, os profissionais das mais diferentes áreas necessitam de conhecimentos técnicos e interpessoais satisfatórios, segundo Weisinger (2001). Isso também diz respeito diretamente ao profissional de secretariado. Não basta ser o mais competente tecnicamente. Isso já não mais lhe garante trabalho. Torna-se imperativo o desenvolvimento e o aprimoramento de habilidades como controle de emoções e capacidade de interatuar adequadamente com grupos diferentes em momentos distintos.

Precisa saber conviver consigo e com o outro; acima de tudo aceitar o outro como um legítimo ser humano, que chora, ri, guarda segredos, têm sonhos, desejos, receios. Agostinho et al. (2002) afirmam que quanto mais fácil a convivência que cada um tiver consigo mesmo, mais fácil será a convivência com o outro.

Mais do que a qualidade dos bens e serviços, a maneira como o cliente se sente a respeito de um produto e da forma como é atendido, é o que conta. Goleman (1995) lembra, ao exemplificar, que a solidez do casamento, a competência como pai ou mãe na educação dos filhos, a capacidade em liderar funcionários, até mesmo a habilidade em se manter saudável, tudo depende do controle emocional e da competência em se libertar do mau humor, dos bloqueios de modo que possam inspirar os outros. Deixar de se irritar ou ficar defensivo em reuniões, permanecer cortês e paciente com alguém que esteja mal-humorado, denotam atitudes de quem tem controle emocional.

De fato há de se entender que as emoções nos acompanham o tempo todo e são muito importantes, pois nos fornecem sinais de como estamos e quem somos de verdade. Atualmente existe uma linha tênue entre o âmbito profissional e o emocional e para muitas pessoas fica difícil separar as emoções vivenciadas. Em muitos casos, essa linha sequer existe – o que contribui para a existência de profissionais extremamente emotivos, que fazem suas escolhas de carreira baseadas apenas em questões emocionais que assim geram frustrações e fracassos. (GOLEMAN, 1995).

A atuação no secretariado tem como diferenciais: a ênfase em assessorar executivos e equipes multiprofissionais, trabalhar em processos administrativos, liderar equipes, gerenciar relações interpessoais e criar vínculos de compromisso e credibilidade com clientes internos e externos. Desta forma, o profissional tem de estar apto a atuar junto a dirigentes de organizações públicas e privadas, cada qual com diferentes tipos comportamentais. A função dinâmica de assessorar requer qualificações e equilíbrio emocional em saber atender de maneira concisa e eficaz tais demandas de comportamento.

Determinados momentos do dia podem ser considerados críticos para o profissional de secretariado. O contato com uma diretoria estressada pelas cobranças hierárquicas, por exemplo, pode causar muita pressão e cobranças ou até mesmo desmotivação. Pelo fato de seu trabalho envolver basicamente relacionamento interpessoal, o desenvolvimento do controle das emoções poderá lhe trazer ganhos por lidar mais facilmente com situações difíceis. Além de ser capaz de identificar maus hábitos e poder rastrear as possibilidades de crescimento, porque poderá fazer com que as atitudes sejam focadas em resultados esperados, sem a perda da motivação e com o equilíbrio emocional necessário para manutenção da empatia com o grupo de trabalho.

Quem assessora requer uma competência comunicacional de forma a usar a comunicação como o processo mediador do contato entre as pessoas, com a linguagem podendo ser verbal ou não-verbal. Administrar relacionamentos com clientes internos e externos é outra demanda emocional que norteia o secretariado executivo. Demanda que requer a capacidade, antes de qualquer outra, de gerir as próprias emoções, para depois gerir as de quem está ao redor. Precisar saber lidar com anseios e expectativas para garantir resultados positivos aos executivos e sucesso nas relações interpessoais.

O mercado competitivo exige uma estrutura organizacional que incentive o trabalho em equipe. Por isso, a competência baseada na empatia é extremamente valorizada no ambiente corporativo. Para a produtividade, o importante é que a empatia torna a empresa um processo tão produtivo quanto mais humanizado.

A empatia é uma habilidade de convivência no comportamento interpessoal que gera bem estar e afabilidade no universo do assessoramento executivo. Diante da dinâmica corporativa, é comum um profissional assessorar mais de um executivo. Este profissional certamente vai lidar com uma demanda alta de emoções, com cada executivo - por exemplo - exigindo um tratamento diferenciado ao manipular seus dados. Isso pode levá-lo a correr o risco de perder o controle e não saber olhar com empatia as situações distintas que se fazem presentes, que podem ferir a comunicação e criar falhas nas atividades corriqueiras. Claro que a interdependência do executivo e do profissional de secretariado tem de ser alinhada e baseada em diálogos sinceros e de muita compreensão de acordo com Maerker (1999).

Esta é uma situação que dia após dia se torna mais normal no ambiente corporativo, até porque o profissional sempre se deparará com distintas personalidades e tipos comportamentais diferenciados tanto por parte de quem ele assessora, como por parte dos clientes com os quais se relaciona. Baseado em Goleman (1995), a recomendação é praticar o bom senso que, sob a luz da IE, permite avaliar e conhecer melhor estas características atentando para a empatia, flexibilidade e autoconhecimento. Parafraseando Goleman, atender as diversas características humanas num mesmo ambiente é saber lidar diplomaticamente com adequação de postura e comportamento através da IE.

Outro aspecto que valida à atuação no assessoramento eficaz é a competência social que é fundamental para convivência equilibrada e harmoniosa. Para Mussak (2003) há uma nova visão do trabalho e da realização pessoal, que ele traduz na equação: conhecimento X habilidade X atitude = competência. Para ser um bom profissional é importante equacionar estes três elementos com o objetivo de ser competente e gerar resultados, reunindo condições básicas de todo ser humano. Goleman (1995, p. 134) afirma que as “pessoas que não têm essas habilidades são ineptas não apenas em sutilezas sociais, mas também no lidar com as emoções daqueles com quem se relacionam; inevitavelmente deixam perturbação por onde passam”.

Para Ferraz (2010) um profissional, que souber lidar com os conflitos internos e externos e os desafios do ambiente ao qual está exposto em sua atividade profissional, será um diferencial. Em meio à interação com colegas, da pressão do tempo versus demanda das atividades, dos ruídos e falhas na comunicação, surgem desafios que são inerentes às atividades e que vão determinar, por parte do profissional, a adoção de uma conduta e de uma linha comportamental que passam

a estar sintonizadas com a maneira e o jeito de atuar da organização.

Texto extraído de:

OLIVEIRA, Nalinle Nemecek. A relevância da inteligência emocional no trabalho do profissional de secretariado. Florianópolis, 2012. Artigo (curso de Especialização em Secretariado Executivo) Núcleo de Pós Graduação, Complexo de Ensino Superior de Santa Catarina/CESUSC.

Referências:

AGOSTINHO, Marcia Esteves; BAUER, Ruben; PREDEBON, José (organizadores).Convivencialidade: a expressão de vida nas empresas. São Paulo: Atlas, 2002.

ERRAZ, Eduardo. Por que a gente é do jeito que gente é? Sao Paulo: Gente, 2010.

MAERKER, Stefi. Secretária: a parceria de sucesso. São Paulo: Editora Gente, 1999.

GOLEMAN, Daniel. Inteligência emocional. Rio de Janeiro: Objetiva, 1995.

MUSSAK, Eugenio. Metacompetência: Uma visão do trabalho e da realização pessoal. 2. ed. São Paulo: Gente, 2003.

WEISINGER, Hendrie. Inteligência Emocional no trabalho. 12ª Ed. Rio de Janeiro: Objetiva, 1990.

EQUÍVOCOS AO PRATICAR NETWORKING

Seja na faculdade, na rua, no cursinho, no happy hour ou no mundo dos negócios ouvimos falar, com frequência, da importância do Networking para nossa visa pessoal e profissional. 

Ocorre que muitas vezes, na ânsia de criar de uma rede de contatos as pessoas cometem alguns equívocos e o resultado pode ser desastroso. Conheça alguns deles: 

O Bajulador – É importante entender que Networking significa construir relações, ou seja, um processo que leva tempo. Por isso, “forçar a amizade” não será uma boa alternativa. Dessa forma, é importante saber dosar o grau da relação e o bom senso que, como em qualquer situação, poderá ser um termômetro. 

O Interesseiro – Quer coisa mais desagradável do que receber uma ligação daquele colega que não fala com você há anos para pedir um emprego ou um favor? O problema não está no pedido, mas em lembrar somente na hora de dificuldade. Por isso, sempre que possível, envie uma mensagem, faça uma ligação, encaminhe um e-mail, enfim, mande “sinal de fumaça”. 

O Falador – evite ser o falador nos eventos, encontros e rodas de amigos. O famoso “especialista” – aquele que sabe tudo, resolve tudo, conhece todo mundo – Deixe que as pessoas também falem. Mostre interesse pelos assuntos dos outros e participe da conversa. 

O Agressivo – respeitar a opinião dos outros não significa concordar. Portanto, cuidado com a agressividade na forma de expressar suas ideias, principalmente em assuntos polêmicos, como política, religião, futebol e sexualidade. E quando não tiver nada de interessante para falar opte pela regra de ouro: fique calado. Essa postura, sem dúvida, contribuirá para que sua rede de contatos seja construída, mantida e ampliada. Afinal, ninguém gosta de conviver com pessoas, que dependendo do assunto, podem explodir. Seja agradável!

Arroz de festa - Quantidade não significa qualidade, e esta regra também se aplica ao Networking. Não adianta nada você estar em todos os eventos sociais - Almoço, jantar, balada, festa, chá de fralda, churrasco  -  e passar o tempo todo ao telefone trocando mensagens ou ainda ficar mudo e recolhido em um canto. Valorize seus encontros, aproveite para jogar conversa fora, rir, descontrair, e trocar experiências. 

E então, um belo dia você descobre que vive melhor quem tem competência para se relacionar, sendo que essa habilidade vai muito além de números (quantidade de amigos no Facebook, quantidade de saídas durante o mês...) Mas isso é assunto para outro post. 

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2014/02/equivocos-na-pratica-do-networking.html

O CAPIAU PÃO-DURO

O capiau, muito do pão-duro, recebe a visita de um amigo. A certa altura da conversa o amigo pergunta: 

- Se você tivesse seis fazendas, você me dava uma? 

- Claro, uai! - respondeu o mineiro. 

- Se você tivesse seis automóveis, você me dava um? 

- Claro que sim! 

- E se você tivesse seis camisas, você me dava uma? 

- Não! 

- Porque não! 

- Porque eu tenho seis camisas!

http://www.piadasnet.com/piada236caipiras.htm 

ETIQUETA PARA SECRETÁRIOS

Com uma boa vestimenta, podemos ficar elegantes e sérios, na medida necessária para bem atendermos e sermos discretos.

Porém, nenhuma vestimenta cairá bem se o secretário não souber se portar com os clientes ou com qualquer outra pessoa que adentrar a empresa. Por isso, segue hoje dicas de etiqueta e boas maneiras para secretários, que farão com que todos elogiem o comportamento deste profissional.

Vamos às dicas?

1. Sorria! Não importa o humor em que a pessoa esteja, se ela vê um sorriso franco e receptivo, ela se sentirá também receptiva. Por isso, dê o seu melhor sorriso sempre que avistar alguém entrando na empresa.

2. Nada de e-mails pessoais. Local de trabalho não é local de cuidar da sua vida pessoal. Parece grosseria, mas é verdade. A vida pessoal tira muito da concentração da pessoa, e o secretário deve estar 100% focado na empresa e nos clientes.

3. Nada de intimidades com os clientes ou com superiores: e isso vale mesmo quando ele estiver tentando ser mais simpático. O comportamento deve ser sempre formal. Cumprimentos na hora de chegada e saída, e se possível com o tratamento de “senhor” ou “senhora”. Por exemplo: “Bom dia, senhora _____, posso pegar sua bolsa?” ou “Posso acompanhá-lo até a porta, senhor _____?”. Educação e bons modos nunca são demais.

4. Usar sempre as regras de etiqueta ao telefone

5. Uma grande qualidade da secretária é saber ouvir! Tente, sempre que puder, ouvir mais e falar menos. As pessoas transmitem muitas informações importantes quando estão falando, então tente se atentar a tudo e filtre aquilo que é mais importante. O que nos leva ao próximo item…

6. Nada de fofocas! Essa é uma dica que fala por si só e vale para qualquer profissão.

7. Estude e pratique o bom português. Muito de sua imagem vem da forma como você se expressa. Uso de gírias, verbos mal conjugados, piadas, tudo pode depor contra você.

8. Procure sempre se atualizar. O mundo muda muito depressa, e as profissões também. Sempre use a internet a seu favor, para procurar dicas, inscrever-se em congressos e cursos, conhecer novas técnicas e métodos. Um profissional atualizado vale ouro!

Essas e outras dicas de comportamento e providências podem ser aprendidas em um bom curso de Secretariado.

http://www.blog.institutomonitor.com.br/index.php/2013/05/27/dicas-de-etiqueta/ 

IMPLANTAR OU IMPLEMENTAR?

TEORIA DA MOTIVAÇÃO DE MASLOW - TEORIA DAS NECESSIDADES

Em nossa série sobre motivação apresentamos a Teoria das Necessidades de Abraham Maslow, entenda quais são as necessidades primárias e secundárias do ser humano e a aplicação da pirâmide de Maslow na psicologia organizacional.

Para o psicólogo norte-americano Abraham Maslow  (1908-1970), adepto da psicologia humanista, a motivação está diretamente ligada à satisfação de necessidades; sua proposta de hierarquia de tipos de necessidades, conhecida como Pirâmide de Maslow, pode ser resumida assim:

Na base da pirâmide nós temos necessidades indispensáveis à vida, chamadas de necessidades primárias, como a satisfação de necessidades fisiológicas básicas do corpo físico (respiração, comida, água, etc.);

Logo acima vem a necessidade de segurança, de amor e relacionamentos e de estima; por último, no grau mais refinado, vêm as necessidades de realização pessoal; estas são chamadas de necessidades secundárias. As necessidades primárias são atendidas externamente (comida, roupa, dinheiro, etc.); as necessidades secundárias são atendidas internamente (sensações de afeto, autoestima, realização pessoal). Nesse artigo apresentaremos os principais conceitos da Teoria de Maslow e mais:

Pirâmide de Maslow

Nas palavras do próprio Maslow:

"… à medida que os aspectos básicos que formam a qualidade de vida são preenchidos, podem deslocar seu desejo para aspirações cada vez mais elevadas."

Esse modelo foi batizado como a Pirâmide de Maslow, por exemplo, em psicologia organizacional, como forma de entender as motivações do trabalhador de uma empresa: um funcionário jovem em inicio de carreira é motivado pelas escalas iniciais da pirâmide de Maslow; ele trabalha em primeiro lugar para garantir sua sobrevivência e necessidade de segurança. Na sequência ele é motivado a trabalhar para ter as condições físicas que lhe permitam casar-se e ter sua própria família. Uma vez que tenha garantido tudo isso, as principais necessidades do trabalhador passam a ser a sensação de autoestima e realização pessoal.

Em outras palavras, nesse último estágio é muito comum que o empregado não se satisfaça apenas com recompensas como aumento de salário e prêmios em dinheiro; ele precisa acima de tudo sentir-se bem consigo mesmo e experimentar satisfação pessoal com o trabalho que executa. Ele poderia preferir trabalhar num local que lhe pague um salário menor, mas onde ele experimenta uma grande satisfação pessoal com o serviço executado.

Como satisfazer as necessidades humanas

A teoria da motivação humana de Abraham Maslow parte da ideia de que uma necessidade satisfeita deixa de ser fonte de motivação para o comportamento; por outro lado, uma necessidade não satisfeita afeta diretamente o comportamento humano como fator desmotivador.

Muitos psicólogos consideram a teoria de Maslow excessivamente genérica ou válida apenas para alguns contextos socioculturais determinados. O próprio Abraham Maslow confessa que estava insatisfeito com sua teoria; seu interesse principal era a compreensão da consciência humana e da sensação de auto realização. Juntamente com Stanislav Grof realizou estudos sobre estados alterados de consciência e espiritualidade que vão levar à Psicologia Transpessoal.

“Um músico deve compor, um artista deve pintar, um poeta deve escrever, caso pretendam deixar seu coração em paz”.

O que um homem pode ser, ele deve ser. “A essa necessidade podemos dar o nome de auto realização.” (Abraham Harold Maslow, 1908 - 1970)

Psicologia Organizacional e o modelo da Pirâmide de Maslow

A Pirâmide de Maslow, no entanto, tornou-se um importante modelo explicativo da Psicologia Organizacional. Algumas empresas preocupadas em preservar seus executivos de maior sucesso procuram, além das recompensas financeiras, oferecer a eles condições que atendam sua necessidade de expressar sua criatividade e realização pessoal, como a oportunidade de atuar em programas voluntários de apoio a comunidades carentes, apoiar ou organizar programas culturais e uma série de outras ações que também agregam uma importante imagem de responsabilidade social a estas empresas.

Seus conceitos também são utilizados com frequência no campo de Publicidade e Marketing. Observe que a propaganda busca constantemente associar um produto que atende necessidades primárias com a satisfação de necessidades secundárias e fonte de realização pessoal; essa associação desperta uma motivação maior pelo consumo do produto, na avaliação dos publicitários.

Frases de Abraham Maslow

Logo abaixo selecionamos algumas frases de Abraham Maslow, pensamentos que expressam seu ponto de vista sobre a motivação e necessidades humanas.

"Podemos escolher recuar em direção à segurança ou avançar em direção ao crescimento. A opção pelo crescimento tem que ser feita repetidas vezes. E o medo tem que ser superado a cada momento."

"Se quiser por à prova o caráter de um homem, dê-lhe poder."

"Para mudar uma pessoa é necessário mudar sua consciência de si mesma."

"Na realidade, as pessoas auto realizadas, que atingiram um elevado nível de saúde, maturidade e realização pessoal, têm tanta coisa a nos ensinar que, às vezes, quase parecem pertencer a uma espécie diferente de seres humanos."

http://www.esoterikha.com/coaching-pnl/teoria-de-maslow-a-teoria-das-necessidades-piramide-de-maslow.php

A IMPORTÂNCIA DO CLIMA ORGANIZACIONAL NA QUALIDADE DE VIDA NO TRABALHO

                                                                                             

A expressão Qualidade de Vida no Trabalho é bastante ampla, porém na análise desta é de fundamental importância um clima organizacional positivo. Na realidade, muitas das empresas passaram a se preocuparem com a qualidade de vida, seja no trabalho ou no ambiente extra organizacional das pessoas que atuam na empresa como base para maximizar a qualidade de produtos e serviços. É essencial investir em atividades que visem a melhoria da qualidade de vida dos funcionários e as atitudes que busquem o aperfeiçoamento do ambiente de trabalho. Daí ressalta-se a importância da avaliação do clima organizacional.

Pesquisas sobre níveis de satisfação no ambiente de trabalho são importantes para minimizar conflitos entre as necessidades dos indivíduos e das organizações, pois através do conhecimento das aspirações, dos desejos e das necessidades dos funcionários, medidas poderão ser adotadas, de modo que a organização possa alcançar seus objetivos institucionais e atender as expectativas dos indivíduos no trabalho.

Da análise das definições de clima organizacional, bem como do conjunto das variáveis, processos e/ou propriedades independentes que afetam o mesmo, verifica-se que quando os objetivos organizacionais estão em consonância com as expectativas dos empregados, existe uma tendência para que a empresa tenha sucesso, como consequência de um melhor desempenho humano no trabalho.

Como não há no Brasil a rotina formalmente instituída de pesquisar, de um modo geral, ainda se trabalha muito no "achismo". Com relação às pesquisas de clima, a situação não é diferente, a comprovação disso é que existem poucas publicações em revistas especializadas e livros sobre o assunto. Embora na década de 30, a ideia de clima organizacional já estivesse implicitamente presente na proposta da Escola das Relações Humanas, de Elton Mayo, quando realizou o experimento de Hawthorne, o que transparece ainda hoje nas organizações é a preocupação com o desempenho dos indivíduos para a execução das metas organizacionais e pouca atenção é dada à realização desses indivíduos dentro da organização.

É necessário que o administrador brasileiro entenda a importância do estudo de clima organizacional para um diagnóstico geral das empresas, bem como melhor entendimento da dinâmica organizacional. Em geral, é um processo que demanda disponibilidade de tempo e recursos, os quais nem sempre se acham conciliados para o pesquisador, além do que é preciso que os dirigentes tenham coragem para aplicar pesquisa de clima organizacional entre os funcionários, pois esta revela pontos fortes da gestão empresarial, mas também aspectos que precisam ser melhorados, e são justamente esses últimos que nem sempre recebem a devida atenção da alta direção, por negligência, medo de perda do "status quo", resistência às mudanças, desconhecimento, acomodação, entre outros.

Os benefícios decorrentes de uma pesquisa de clima para a empresa são muito vastos, dentre eles podem ser citados: medir o grau de satisfação dos funcionários com a empresa, com o trabalho em si e com os colegas de trabalho; subsidiar a empresa na adoção dos novos modelos de gestão, novas ferramentas de trabalho, verificando se as pessoas estarão propícias à adoção ou não destes novos modelos ou ferramentas de trabalho; melhorar a qualidade das relações de trabalho; desenvolver cultura gerencial participativa; identificar lacunas organizacionais, melhorando a imagem da empresa perante os clientes internos e externos etc.

Em suma, dentro da Qualidade de Vida no Trabalho - origem, evolução e perspectivas -, está um ambiente saudável, caracterizado não somente por condições de trabalho seguras e salutares, mas também por uma atmosfera psicológica sadia, o que só é possível averiguar através de uma pesquisa de clima organizacional séria, consistente e coerente. Na realidade, um clima organizacional favorável dentro do contexto profissional constitui importante passo para a Qualidade de Vida no Trabalho e melhoria da Qualidade de Vida do indivíduo.

Por Mônica Mello 

http://www.rh.com.br/Portal/Motivacao/Artigo/6883/a-importancia-do-clima-organizacional-na-qualidade-de-vida-no-trabalho.html