Quem é secretária há mais
tempo, irá se lembrar de como eram os anúncios para contratação de secretárias
antigamente. Normalmente, as vagas eram veiculadas em jornais de grande
circulação de São Paulo, onde destacavam-se alguns requisitos básicos:
experiência, idade entre 25 – 30 anos, bonita, curso técnico em
secretariado, exímia datilógrafa, redação própria e disponibilidade de horário.
Naquela época, não existia
ainda computadores, celulares e toda essa tecnologia disponível hoje.
Muitas nem possuíam o registro de secretariado e exerciam a função sem ter a
teoria como base. Contavam somente com a experiência adquirida com a prática.
Nem a função, nem a própria profissional recebiam o reconhecimento
e o valor que tanto mereciam, inclusive no aspecto salarial.
Também me lembro de que,
logo no início de carreira, tive alguns chefes que não me apresentavam aos
clientes quando eles vinham visitar a empresa. Meu chefe circulava por todo o
departamento, apresentava todos os funcionários ao cliente e, passava por mim,
como se eu não existisse. Na verdade, eu e muitas secretárias daquela e de
outras empresas não existiam, ou melhor, não éramos importantes. Nós apenas
trabalhávamos nela. Hoje, quando um cliente visita uma empresa, a primeira
pessoa a quem ele é apresentado é a secretária do chefe, com todo o orgulho e
referência que ela merece.
Muita coisa mudou de lá para
cá. Hoje, um profissional de secretariado não só possui o registro para poder
exercer plenamente suas funções, como também é necessário falar
fluentemente não só o inglês, mas também outro idioma, o que enriquece ainda
mais seu currículo. Atualmente, uma secretária com boa formação não fica
mais restrita somente ao curso técnico, o que se tornou básico.
A grande maioria delas está
em constate reciclagem profissional. Muitas cursam uma faculdade,
pós-graduação e até um MBA, além de participar de outros cursos
paralelos, dependendo de seus interesses e também para quem e em que área
se trabalha. Algumas, inclusive, fazem cursos no exterior para se aprimorarem
cada vez mais. Não é raro encontrar secretárias que possuem mais formação que
alguns gerentes, e até mesmo, mais capacidade que seus próprios chefes.
Antes, mal se ouvia falar em
cursos de reciclagem para secretárias, e quando apareciam alguns, eram muito
caros e em horários que não atendiam às expectativas das secretárias. Os cursos
também eram bem técnicos e básicos: redação comercial, arquivo, atendimento
telefônico, etc. Hoje, há uma infinidade de cursos com os mais variados temas.
Uma secretária interessada e que quer se desenvolver, conseguirá com certeza,
aprimorar seus conhecimentos com tudo o que puder aprender dos cursos que
participar. Além disso, há também eventos, seminários, congressos, palestras,
sites e blogs de secretárias que estão constantemente trocando ideias e
trazendo informações novas e valiosas para o dia a dia de qualquer profissional
da área.
É por isso que, muitas
delas, destacam-se na profissão, são promovidas e até conseguem mudar de
área quando a oportunidade aparece. Apesar de você ter se formado em
secretariado e gostar da profissão, não a impossibilita de traçar novos
objetivos e planejar novos desafios profissionais porque essa profissional tem
outros interesses, se renovou e se modernizou ao longo dos anos até mesmo por
uma exigência do mercado.
Naquela época, bastava uma
secretária ter aqueles requisitos básicos para que qualquer departamento, sob
sua responsabilidade, fosse bem administrado. Geralmente, ela ficava
muitos anos numa mesma empresa, com o mesmo chefe, e, às vezes, até se
aposentava naquela função. Por isso, quando alguma secretária dizia que tinha
15 anos de experiência como secretária, na verdade, tinha 15 anos de
experiência trabalhando naquela empresa, para aquele chefe, ou seja, sua
experiência ficava limitada a uma única empresa e chefe e quando ela mudava de
emprego, tinha muita dificuldade de adaptação. Nos dias atuais, tudo está
bem diferente! Você poderá se deparar com secretárias até aposentadas que continuam
trabalhando na empresa, muitas vezes, até em outras funções e ainda bastante
motivadas e realizadas.
Pode-se dizer com a mais
absoluta certeza de que, uma secretária realmente experiente é aquele que já
trabalhou em inúmeras empresas dos mais diversos setores, teve vários chefes,
muitas atribuições, conheceu inúmeras equipes e departamentos. A
experiência e a bagagem profissional adquirida entre uma e outra é totalmente
diferente e, hoje, as empresas preferem secretárias mais multifuncionais que tenham
esse tipo de experiência.
Décadas atrás, aquele modelo
de secretária não podia testar sua inteligência ou sua capacidade de resolver
problemas. O chefe ditava exatamente o que queria que ela fizesse. Eram poucos
os desafios profissionais. Isso acontecia tanto para resolver um problema como
para datilografar um texto. Ela ficava restrita a um bloco de anotações, uma
caneta, ao chefe, ao telefone e a um único departamento. Não fazia interface
com outros profissionais da empresa, nem conhecia as outras áreas da empresa.
A secretária se sentia muito
distante das pessoas e os outros profissionais evitavam, por motivos diversos,
uma aproximação com a secretária do chefe. É por isso que se tem
ainda, no imaginário coletivo, por total desconhecimento das funções
de uma secretária, o esteriótipo da secretária toda arrumadinha, que lixava as
unhas e que ficava ao telefone com conversa fiada quando o chefe estava
ausente. Raramente essas secretárias participavam do cotidiano da empresa,
entendiam do negócio ou auxiliavam seus chefes como gostariam. Somente poucos
executivos poderiam ter uma secretária, o que refletia, é claro, na
importância e no status desse chefe.
Hoje, quem realmente
reconhece o valor de uma secretária e sabe da importância de se ter uma assistente
de peso, não consegue trabalhar e executar bem suas funções sem uma boa
profissional ou assessora ao lado. Ela resolve praticamente tudo para o chefe,
e, principalmente, quando ele está ausente, é que ela trabalha mais.
São muitas suas atribuições:
organiza reuniões e eventos, agenda compromissos, cuida de viagens, faz
contatos comerciais, prepara relatórios e apresentações, recepciona clientes,
etc., tudo para deixar seu chefe mais tranquilo e com tempo livre para resolver
assuntos mais urgentes e relevantes.
Quando se conhece um
executivo de sucesso, pode-se ter quase certeza de que sua secretária é
tão eficiente e capaz quanto ele. Eu faço a seguinte analogia: um profissional
competente quer ter ao seu lado profissionais tão bons quanto ele e isso também
serve para uma secretária.
Outro dia, recebi um
e-mail de uma jovem estudante que queria ser secretária e que me
perguntou se era verdade, segundo comentários de alguns colegas, que, para ser
secretária, um dos quesitos, era ser bonita. Quando li aquela mensagem
fiquei bastante admirada. Quem será que ainda pensa assim em pleno século XXI?
As empresas modernas não se
preocupam mais com a questão da beleza. Isso já faz parte do passado.
Eu me recordo bem que, no
início de carreira, uma secretária de presidência contratou outra secretária de
diretoria para trabalhar com um diretor. Essa mesma secretária iria
auxiliá-la também quando necessário. Eu trabalhava para outros diretores
e minha mesa ficava ao lado dela. Na época, ela me disse que a tal secretária
selecionada estava dentro do perfil, mas não sabia se seria bem aceita no
departamento porque ela muito bonita. Perguntei então, por que aquela
dúvida. Segundo ela, quando um profissional é muito bonito, sua
competência é colocada em dúvida. Depois, ao longo dos anos, pude
colocar sua teoria em prática e constatei que ela estava certa. As pessoas não
dizem, mas, no íntimo, pensam se aquele ou aquela profissional é realmente
capaz ou está naquela função apenas para enfeitar o ambiente ou porque teve
indicação de alguém.
Os padrões mudaram.
Hoje, para se contratar qualquer profissional, pede-se sempre uma boa
aparência o que não significa, necessariamente, ser bonito ou bonita e sim
pessoas cuidadosas com sua aparência e higiene pessoal. Torna-se até
discrepante, porque quando um funcionário é muito bonito, chama muito a
atenção; por outro lado, quando não é agraciado com essa qualidade, é
fundamental que se cuide da aparência para ser aceito no emprego, porque, caso
contrário, também chamará a atenção para o lado negativo.
Outro quesito muito
importante levado em conta hoje em dia, é o equilíbrio emocional, ou seja,
conseguir controlar suas emoções a todo o custo. Saber trabalhar em equipe,
saber se relacionar com pessoas difíceis, ser multitarefa, proativa, lidar com
vários níveis de pessoas, conseguir executar suas funções mesmo sob pressão,
aceitar críticas, lidar com frustrações, etc. são apenas algumas
características muito importantes que um profissional deve ter para ser
contratado, em especial, uma secretária.
Dizem, os entendidos em
seleção de pessoal, que se contrata um funcionário pelas suas competências
profissionais, porém, ele é demitido pelo seu comportamento inadequado ou
ineficiente.
As secretárias atuais podem
contar com empresas especializadas em recrutamento e seleção que só selecionam
e contratam secretárias de todos os níveis para os mais diferentes ramos
de empresas. Os testes também ficaram mais específicos e complexos.
Apenas uma entrevista pessoal não basta. Pode-se considerar a importância que
essas secretárias têm hoje em dia e do grau de exigência e expectativa
que se tem em torno dessa profissional.
Os salários também subiram
bastante, algumas até conseguem ganhar o equivalente a um gerente, dependendo
de sua experiência, qualificação e disponibilidade. É por isso que muitas
secretárias, como tantas outras profissionais, adiam a ideia de ter filhos
porque sabem que isso acarretará problemas futuros no seu trabalho já tão
intenso e, muitas vezes, estressante.
Grandes empresas anunciam
vagas em jornais com bastante destaque e, às vezes, até escritos em
inglês, quando se trata de profissionais bilíngues, o que reforça que essas
profissionais têm grande importância para essas empresas. Apesar disso,
muitas vezes, a vaga não é preenchida tão rapidamente, é necessário fazer
alteração no perfil ou mesmo deixá-la pendente por muitos meses por não se
achar a profissional com os requisitos necessários para a função.
Deve-se levar em conta que,
contratar uma secretária para trabalhar apenas para um executivo já não existe
mais. Até as secretárias de presidência, muitas vezes, também secretariam
outros executivos da empresa. Em geral, essa profissional atende de quatro a
cinco executivos da empresa, sem contar as equipes que também são sempre
numerosas.
As empresas modernas têm
planos de carreira para essas profissionais, como também têm para outros
funcionários da empresa. Através de constantes avaliações de desempenho,
feed-backs, cursos internos e externos, pode-se avaliar o potencial de cada um
e investir neles, se eles, obviamente, tiverem interesse. Antes, isso era
impensável!
Também aproveito para deixar
claro que os comentários que fiz a respeito das secretárias mais antigas e de
outra geração, não se baseiam em opinião própria e sim trata-se de uma
somatória de tudo o que ouvi e vi ao longo desses anos de profissão.
Para quem pensava que ser
secretária era uma profissão menos nobre, fácil, que não necessitava de muito
estudo ou era um cargo de segunda categoria, deve reavaliar urgentemente
seus valores e observar com outro olhar essa profissional .
E você, que pretende ser
secretária ou já é, se habilita à vaga?
