FRASES DO DIA

sexta-feira, 17 de fevereiro de 2017

PROCURA-SE UMA SECRETÁRIA




Quem é secretária há mais tempo, irá se lembrar de como eram os anúncios para contratação de secretárias antigamente. Normalmente, as vagas eram veiculadas em jornais de grande circulação de São Paulo, onde destacavam-se alguns requisitos básicos: experiência, idade entre  25 – 30 anos, bonita, curso técnico em secretariado, exímia datilógrafa, redação própria e disponibilidade de horário.

Naquela época, não existia ainda computadores,  celulares e toda essa tecnologia disponível hoje. Muitas nem possuíam o registro de secretariado e exerciam a função sem ter a teoria como base. Contavam somente com a experiência adquirida com a prática.  Nem a função, nem a própria  profissional recebiam o reconhecimento e o valor que tanto mereciam, inclusive no aspecto salarial.

Também me lembro de que, logo no início de carreira, tive alguns chefes que não me apresentavam aos clientes quando eles vinham visitar a empresa. Meu chefe circulava por todo o departamento, apresentava todos os funcionários ao cliente e, passava por mim, como se eu não existisse. Na verdade, eu e muitas secretárias daquela e de outras empresas não existiam, ou melhor, não éramos importantes. Nós apenas trabalhávamos nela. Hoje, quando um cliente visita uma empresa, a primeira pessoa a quem ele é apresentado é a secretária do chefe, com todo o orgulho e referência que ela merece.

Muita coisa mudou de lá para cá. Hoje, um profissional de secretariado não só possui o registro para poder exercer plenamente suas funções,  como também é necessário falar fluentemente não só o inglês, mas também outro idioma, o que enriquece ainda mais seu currículo.  Atualmente, uma secretária com boa formação não fica mais restrita somente ao curso técnico, o que se tornou básico.

A grande maioria delas está em constate reciclagem profissional.  Muitas cursam uma  faculdade,  pós-graduação e até um MBA, além de participar de outros cursos paralelos, dependendo de seus interesses e também  para quem e em que área se trabalha. Algumas, inclusive, fazem cursos no exterior para se aprimorarem cada vez mais. Não é raro encontrar secretárias que possuem mais formação que alguns gerentes, e até mesmo, mais capacidade que seus próprios chefes.

Antes, mal se ouvia falar em cursos de reciclagem para secretárias, e quando apareciam alguns, eram muito caros e em horários que não atendiam às expectativas das secretárias. Os cursos também eram bem técnicos e básicos: redação comercial, arquivo, atendimento telefônico, etc. Hoje, há uma infinidade de cursos com os mais variados temas. Uma secretária interessada e que quer se desenvolver, conseguirá com certeza, aprimorar seus conhecimentos com tudo o que puder aprender dos cursos que participar. Além disso, há também eventos, seminários, congressos, palestras, sites e blogs de secretárias que estão constantemente trocando ideias e trazendo informações novas e valiosas para o dia a dia de qualquer profissional da área.

É por isso que, muitas delas, destacam-se na profissão,  são promovidas e até conseguem mudar de área quando a oportunidade aparece.  Apesar de você ter se formado em secretariado e gostar da profissão, não a impossibilita de traçar novos objetivos e planejar novos desafios profissionais porque essa profissional tem outros interesses, se renovou e se modernizou ao longo dos anos até mesmo por uma exigência do mercado.

Naquela época, bastava uma secretária ter aqueles requisitos básicos para que qualquer departamento, sob sua responsabilidade, fosse bem administrado.  Geralmente, ela ficava muitos anos numa mesma empresa, com o mesmo chefe, e, às vezes, até se aposentava naquela função. Por isso, quando alguma secretária dizia que tinha 15 anos de experiência como secretária, na verdade, tinha 15 anos de experiência trabalhando naquela empresa, para aquele chefe, ou seja, sua experiência ficava limitada a uma única empresa e chefe e quando ela mudava de emprego, tinha muita dificuldade de adaptação.  Nos dias atuais, tudo está bem diferente! Você poderá se deparar com secretárias até aposentadas que continuam trabalhando na empresa, muitas vezes, até em outras funções e ainda bastante motivadas e realizadas.

Pode-se dizer com a mais absoluta certeza de que, uma secretária realmente experiente é aquele que já trabalhou em inúmeras empresas dos mais diversos setores, teve vários chefes,  muitas atribuições, conheceu inúmeras equipes e departamentos. A experiência e a bagagem profissional adquirida entre uma e outra é totalmente diferente e, hoje, as empresas preferem secretárias mais multifuncionais que tenham esse tipo de experiência.
Décadas atrás, aquele modelo de secretária não podia testar sua inteligência ou sua capacidade de resolver problemas. O chefe ditava exatamente o que queria que ela fizesse. Eram poucos os desafios profissionais. Isso acontecia tanto para resolver um problema como para datilografar um texto. Ela ficava restrita a um bloco de anotações, uma caneta, ao chefe, ao telefone e a um único departamento. Não fazia interface com outros profissionais da empresa, nem conhecia as outras áreas da empresa.

A secretária se sentia muito distante das pessoas e os outros profissionais evitavam, por motivos diversos,  uma aproximação com a secretária do chefe.   É por isso que se tem ainda,  no imaginário coletivo,  por total desconhecimento das funções de uma secretária, o esteriótipo da secretária toda arrumadinha, que lixava as unhas e que ficava ao telefone com conversa fiada quando o chefe estava ausente. Raramente essas secretárias participavam do cotidiano da empresa, entendiam do negócio ou auxiliavam seus chefes como gostariam. Somente poucos executivos poderiam ter uma secretária, o que refletia,  é claro, na importância e no status desse chefe.

Hoje, quem realmente reconhece o valor de uma secretária e sabe da importância de se ter uma assistente de peso, não consegue trabalhar e executar bem suas funções sem uma boa profissional ou assessora ao lado. Ela resolve praticamente tudo para o chefe, e, principalmente, quando ele está ausente, é que ela trabalha mais.

São muitas suas atribuições: organiza reuniões e eventos, agenda compromissos, cuida de viagens, faz contatos comerciais, prepara relatórios e apresentações, recepciona clientes, etc., tudo para deixar seu chefe mais tranquilo e com tempo livre para resolver assuntos mais urgentes e relevantes.

Quando se conhece um executivo de sucesso, pode-se  ter quase certeza de que sua secretária é tão eficiente e capaz quanto ele. Eu faço a seguinte analogia: um profissional competente quer ter ao seu lado profissionais tão bons quanto ele e isso também serve para uma secretária.

Outro dia,  recebi um e-mail de uma  jovem estudante que queria ser secretária e que me perguntou se era verdade, segundo comentários de alguns colegas, que, para ser secretária, um dos quesitos, era ser bonita.   Quando li aquela mensagem fiquei bastante admirada. Quem será que ainda pensa assim em pleno século XXI?

As empresas modernas não se preocupam mais com a questão da beleza. Isso já faz parte do passado.

Eu me recordo bem que, no início de carreira, uma secretária de presidência contratou outra secretária de diretoria para trabalhar com um diretor. Essa mesma secretária iria  auxiliá-la também quando necessário. Eu trabalhava para outros diretores e minha mesa ficava ao lado dela. Na época, ela me disse que a tal secretária selecionada estava dentro do perfil, mas não sabia se seria bem aceita no departamento porque ela muito bonita.  Perguntei então, por que aquela dúvida. Segundo ela,  quando um profissional é muito bonito, sua competência é  colocada em dúvida.  Depois, ao longo dos anos, pude colocar sua teoria em prática e constatei que ela estava certa. As pessoas não dizem, mas, no íntimo, pensam se aquele ou aquela profissional é realmente capaz ou está naquela função apenas para enfeitar o ambiente ou porque teve indicação de alguém.

Os padrões mudaram.  Hoje, para se contratar qualquer profissional, pede-se sempre uma boa aparência o que não significa, necessariamente, ser bonito ou bonita e sim pessoas cuidadosas com sua aparência e higiene pessoal.  Torna-se até discrepante, porque quando um funcionário é muito bonito, chama muito a atenção; por outro lado, quando não é agraciado com essa qualidade, é fundamental que se cuide da aparência para ser aceito no emprego, porque, caso contrário, também chamará a atenção para o lado negativo.

Outro quesito muito importante levado em conta hoje em dia, é o equilíbrio emocional, ou seja, conseguir controlar suas emoções a todo o custo. Saber trabalhar em equipe, saber se relacionar com pessoas difíceis, ser multitarefa, proativa, lidar com vários níveis de pessoas, conseguir executar suas funções mesmo sob pressão, aceitar críticas, lidar com frustrações, etc. são apenas algumas características muito importantes que um profissional deve ter para ser contratado, em especial, uma secretária.

Dizem, os entendidos em seleção de pessoal, que se contrata um funcionário pelas suas competências profissionais, porém, ele é demitido pelo seu comportamento inadequado ou ineficiente.

As secretárias atuais podem contar com empresas especializadas em recrutamento e seleção que só selecionam e contratam secretárias de todos os níveis para os mais diferentes  ramos  de empresas. Os testes também ficaram mais específicos e complexos. Apenas uma entrevista pessoal não basta. Pode-se considerar a importância que essas secretárias têm hoje em dia e do grau de exigência  e expectativa que se tem em torno dessa profissional.

Os salários também subiram bastante, algumas até conseguem ganhar o equivalente a um gerente, dependendo de sua experiência, qualificação e disponibilidade. É por isso que muitas secretárias, como tantas outras profissionais, adiam a ideia de ter filhos porque sabem que isso acarretará problemas futuros no seu trabalho já tão intenso e, muitas vezes, estressante.

Grandes empresas anunciam  vagas em jornais com bastante destaque e, às vezes, até escritos em inglês, quando se trata de profissionais bilíngues, o que reforça que essas profissionais têm grande importância para essas empresas.  Apesar disso, muitas vezes, a vaga não é preenchida tão rapidamente, é necessário fazer alteração no perfil ou mesmo deixá-la pendente por muitos meses por não se achar a profissional  com os requisitos necessários para a função.

Deve-se levar em conta que, contratar uma secretária para trabalhar apenas para um executivo já não existe mais. Até as secretárias de presidência, muitas vezes, também secretariam outros executivos da empresa. Em geral, essa profissional atende de quatro a cinco executivos da empresa, sem contar as equipes que também são sempre numerosas.
As empresas modernas têm planos de carreira para essas profissionais, como também têm para outros funcionários da empresa. Através de constantes avaliações de desempenho, feed-backs, cursos internos e externos, pode-se avaliar o potencial de cada um e investir neles, se eles, obviamente, tiverem interesse. Antes, isso era impensável!

Também aproveito para deixar claro que os comentários que fiz a respeito das secretárias mais antigas e de outra geração, não se baseiam em opinião própria e sim trata-se de uma somatória de tudo o que ouvi e vi ao longo desses anos de profissão.

Para quem pensava que ser secretária era uma profissão menos nobre, fácil, que não necessitava de muito estudo ou era um cargo de segunda categoria,  deve reavaliar urgentemente seus valores e observar com outro olhar essa profissional .

E você, que pretende ser secretária ou já é, se habilita à vaga?


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