As recompensas das boas comunicações são grandes, mas difíceis são os meios de se obtê-las, para isto sempre esteja atento às bases para a boa comunicação, para que ocorra comunicação entre duas pessoas (transmissor/receptor) é vital que se observem as seguintes regras:
Saber Ouvir - Demonstre estar apto a ouvir informações mesmo que desagradáveis e críticas, procurando vê-las de forma construtiva. Escute, ouça atentamente, demonstrando interesse pelo que está sendo apresentado, não interrompa desnecessariamente.
Examine o ponto criticado - Seja humilde e examine o ponto criticado para dar crédito as boas ideias e ao trabalho sincero. Ao receber criticas, procure extrair os aspectos positivos e construtivos. Posteriormente analise e estabeleça procedimentos de ajuste e/ou correções.
Evite termos técnicos - Não use gírias e evite termos técnicos que podem atrapalhar na comunicação, se for imprescindível o seu uso, explique qual o significado dos termos usados. Você pode estar falando com alguém que quer entender o que você está falando e não consegue, provavelmente na próxima vez ele não lhe procurará. Use uma linguagem que descreva a realidade.
Esclareça suas ideias - Esclareça suas ideias antes de transmiti-las, faça com que elas sejam precisas. Analise se as suas ideias estão coerentes com o que se deseja transmitir.
Expresse o seu interesse - Entre frequentemente em contato com os seus funcionários e escute. Expresse seu interesse pelos seus problemas e escute. Questione o interlocutor, peça detalhes.
Ações X Informações - Demonstre que ações são tomadas baseadas em informação, caso contrário o pessoal pensará que não valeu a pena o tempo e o esforço dispendidos para manter o fluxo de comunicação. Execute suas ações com base nas informações adquiridas e validadas.
Suas ações apoiam o que você diz? - Suas ações refletem o que você pensa e diz para os outros.
Procure ser objetivo - Seja objetivo, não faça rodeios, mesmo que a mensagem seja o que as pessoas não gostariam de ouvir.
Que mensagem quero transmitir? - Trace qual é o objetivo da mensagem, o que você deseja que os receptores da mensagem absorvam, qual é o verdadeiro propósito da comunicação.
A quem vou me dirigir? - Antes de transmitir alguma informação procure conhecer qual vai ser o público. A quem você quer afetar e qual é o momento adequado. Se necessário, PREPARE-SE.
Consulte outras pessoas - Consulte outras pessoas para planejar as comunicações, peça opiniões, lembre que aqueles que o ajudam a planejar, com certeza o apoiarão.
Como transmitir? - Como você deve transmitir a sua mensagem, esteja atento a sua tonalidade de voz, da receptividade de quem ouve, bem como da linguagem que você irá utilizar.
Verifique se foi entendido - Sempre verifique se você foi entendido, faça perguntas, pergunte o que foi entendido e não se a pessoa entendeu. Após transmitir a informação, faça perguntas como: O que você entendeu? Você poderia repetir o que eu transmiti?
Suas ações - Esteja certo de suas ações apoiam aquilo que você diz, lembre que ações falam mais alto do que palavras.
Entendimento - Procure não só ser compreendido como compreender, seja um bom ouvinte não só para os significados explícitos, mas também para os implícitos.
Compartilhe - Compartilhe tanta informação quanto for possível, isto trará ganhos para todos os envolvidos.
"FEEDBACK" - O retorno de informações é importante para manter seus parceiros atualizados nos processos e atividades de interesse comum, sempre retorne a informação, mostre os resultados e ações consequentes de informação recebida anteriormente.
