OS SETE PECADOS CAPITAIS DE COMUNICAÇÃO NO AMBIENTE DE TRABALHO

Esse artigo foi publicado pela Revista Melhor Gestão de Pessoas.

As empresas atualmente têm muitos desafios a enfrentar para não cometerem erros na comunicação com os seus colaboradores. E as equipes e seus membros precisam estar atentos em evitar falhas que possam comprometer as suas carreiras e nem sempre são percebidas durante uma auto avaliação. Aprimorar a forma de se comunicar na vida profissional traz ganhos significativos e evita conflitos e insatisfações em todos os aspectos do dia a dia.

O papel do colaborador é justamente participar do “time” e se relacionar com os outros na empresa. E ele precisa saber como, afinal, mantém uma relação de convivência diária com seus colegas de trabalho. Um bom relacionamento interno é um fator estratégico para seu sucesso profissional e para o sucesso da empresa como um todo.

Conhecer a si mesmo é a primeira etapa de uma vida equilibrada, e por conseqüência uma comunicação eficiente e realizadora. É preciso fazer uma reflexão profunda de como é a nossa interação com o mundo e conosco: a forma de interpretar fatos, de compreender o próximo, de adquirir o conhecimento, de tratar as pessoas; perante problemas e desafios, qual é o nosso modo de agir?

Pensando no processo de comunicação, quando falamos, achamos que o outro está recebendo a nossa mensagem sem interpretação pessoal, entretanto, esquecemos algumas vezes que o nosso interlocutor adiciona significados. Ele reelabora o que apresentamos, baseado nas suas experiências e referências. Além das palavras usamos a linguagem não verbal, gestos e expressões para transmitir sentimentos, estado de espírito, idéias, pensamentos, intuições, sensações, valores e crenças pessoais. Nossa comunicação verbal e não-verbal é a representação do nosso mundo interior interagindo com o exterior.

No contexto de uma organização, cada pessoa precisa avaliar seu relacionamento com os funcionários de diferentes setores da companhia. Saber lidar com a gerência, a diretoria e os mais diversos departamentos, muitas vezes envolvendo fornecedores e parceiros. Ser um profissional pró-ativo, comunicativo e perspicaz vai ajudar a evitar os sete pecados capitais ao se comunicar no trabalho. Eles foram inspirados em alguns dos pecados bíblicos. Vindo do latim peccátu, é o sentido de errar ou não atingir um alvo, ideal ou padrão. Classificados por São Tomás de Aquino (1225-1274), os mais conhecidos são: gula, luxúria, avareza, ira, inveja, soberba, vaidade, preguiça, mentira, arrogância, calúnia, adultério, roubo, orgulho, ódio. Durante séculos as religiões e a sociedade discutiram sobre os pecados. Se durante a idade média o indivíduo era condenado ao cometer uma falha, hoje em dia o ser humano é visto como multidimensional e em constante evolução. Todos cometem erros, porém, o que não devemos é permanecer neles. Na vida moderna, parte do avanço conquistado vêm do aprendizado proporcionado pelas vivências e treinamentos corporativos. Durante a carreira profissional e mesmo no decorrer da vida, é essencial observar quais os pecados de comunicação são cometidos e o que fazer para evitá-los:

Apatia: ela reflete o desconhecimento das características do público-alvo. De nada adianta ter o domínio da forma e do conteúdo se a fala é sem “alma”, sem sensibilidade e sem conexão com a audiência. O contrário da apatia é a empatia, a capacidade de se colocar no lugar do outro, compreendendo o seu nível sócio-cultural, temperamento e momento psicológico. Ser empático é ser generoso com o outro, ao contrário da avareza, o querer tudo para si. Com a voz serena, mas firme, pode-se articular palavras com calma, confiança, polidez e respeitabilidade, tornando a comunicação atraente.

Insegurança: a falta de informação, de conhecimento sobre uma situação ou um tema, pouco ou nenhum conteúdo evidenciam a ausência de assertividade. Pessoas inseguras geralmente se comportam de maneira agressiva, para causarem medo e intimidação. Expressa autoridade com rispidez. Essa imposição encobre o receio das suas próprias fragilidades. Ser assertivo é ter autoconhecimento. Quem se conhece verdadeiramente pode se observar “de fora”. Possui uma consciência de si tão sensível que pode observar a própria atuação durante as relações interpessoais. Detém o controle de seus atos, seus gestos e suas palavras. A comunicação interpessoal é o reflexo da comunicação intrapessoal. Ao dominar as ações e o discurso, cultiva-se o equilíbrio interior, e certamente os reflexos na comunicação interpessoal serão positivos. Uma pessoa assertiva quer defender seus direitos e idéias e, ao mesmo tempo, procura aceitar os dos demais. Ela é firme, é confiante, é respeitosa, é ponderada, é, afinal, controlada. Quem mantém um comportamento assertivo é alguém emocionalmente inteligente e maduro e com certeza tem um destino destacado no futuro: o sucesso.

Impaciência: um dos grandes obstáculos ao aprendizado e à boa convivência. Pouca clareza e nenhuma empatia tornam a comunicação quase que uma obrigação ao invés de ser uma ação prazerosa e envolvente. Quando se é impaciente, sobra pouco ou quase nada a ensinar e não há espaço para a observação e o intercâmbio de informações. Uma postura sábia requer dar o tempo de maturação necessário aos acontecimentos e também tomar decisões firmes de forma serena, sem atropelos. No contexto corporativo, os profissionais – que são, sobretudo, seres humanos, com todas as suas imperfeições, complexidades, singularidades intrínsecas – se inserem em uma dinâmica empresarial e têm de lidar com conflitos provocados pelo atrito de suas diferenças. Ninguém é melhor do que ninguém a priori: só é possível avaliar uma proposta ou uma opinião como “a melhor”, mais adequada, mais oportuna, com base no diálogo, na argumentação sólida e na consideração e respeito pelos outros.

Incoerência: Discrepância, falta de lógica, inconseqüência. É a diferença entre falar, defender uma idéia, valores ou posição e não seguir os discursos e as idéias apregoados. Durante uma exposição, não encadear os assuntos dando uma seqüência pertinente e complementar, defendendo um ponto de vista para em outro momento contradizê-lo. Esse comportamento desperta desconfiança e descrédito, pois as pessoas acreditam que a qualquer momento o incoerente poderá mudar de lado e até terá uma justificativa, sem se importar com os desdobramentos das suas atitudes.

Prolixidade: ser excessivamente longo, cansativo e entediante numa conversa ou texto é um dos maiores pecados da comunicação. Geralmente o prolixo não reconhece que sua expressão é confusa, cheias de palavras repetidas ou sem um significado importante e que os ouvintes não prestam a atenção justamente pela falta de objetividade. Assim como uma orquestra, uma apresentação ou reunião necessita de um maestro, um profissional que lidere o grupo, alinhe e sintonize os interesses em questão, afine os instrumentos, balize o timing da equipe, amenize ou elimine os ruídos e dissonâncias desnecessárias, potencialize o som dos solistas mais talentosos e interessantes, enfim, dê o ritmo e o tom do que está na “partitura musical”.

Ignorância: falta de conhecimento, sabedoria e instrução sobre determinado tema, ou mesmo acreditar em algo falso, não tendo discernimento. Saber que existe mais conhecimento e profundidade num assunto, porém, não buscar isso. Fazer pouco caso da importância do saber, e agir como se não precisasse do outro. Quando se trata de um líder, os conflitos e as diferenças motivados pela desinformação e ignorância precisam ser encarados e resolvidos, afinal, não se pode simplesmente ignorá-los. Saber lidar com os conflitos e administrar as diferenças, usando uma comunicação equilibrada, pode enriquecer a pluralidade da empresa, ampliando seus horizontes e a sua visão de mundo.

Arrogância: caracteriza a falta de humildade. Alguém que não deseja ouvir os outros, aprender algo que não saiba ou estar no mesmo nível do seu próximo. A soberba, a altivez, o orgulho exagerado, a vaidade em excesso em relação ao que sabe ou ao sucesso que desfruta completam esse pecado. Segundo o cristianismo, um dos sete pecados capitais é a soberba, que por sua vez inclui a vaidade e a arrogância. Mas ser arrogante pode também significar coragem, o assumir o seu ponto de vista, a personalidade ou a identidade. Contraposta, a humildade é uma das qualidades mais difíceis de exercer. Porém, humilde não significa ser fraco perante a posição que se ocupa no trabalho ou no mundo. Pode-se nascer com tendências à virtude da humildade, como também trabalhar para adquirir esse comportamento. É saber ouvir, ser firme sem passar por cima do outro, é ser reverente e ter o conhecimento exato do que não se é. É viver sem ilusões. Alegria, serenidade e paz são os frutos colhidos.

Se comunicar bem, promover o bem-estar e atingir os objetivos estabelecidos para si mesmo nos âmbitos da vida pessoal e profissional são qualidades desejadas pelas empresas inteligentes. Um time inovador e vencedor só sobrevive porque alinha firmemente a comunicação pessoal e a mercadológica. Inúmeras são as pesquisas a apontar o porquê das empresas e instituições se destacarem, embora enfrentem acirrada concorrência. E a resposta está no Treinamento e Desenvolvimento. No Brasil, dados de 2007 da Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento, a ABTD, indicam que 4% do orçamento das maiores empresas nacionais são destinados a T & D. De 476 empresas pesquisadas, o número médio de horas anuais de treinamento são 47, nos colocando entre as maiores médias mundiais. Os programas de Desenvolvimento de Lideranças ocupam o primeiro lugar nos investimentos, seguidos aos temas “Trabalho em equipe”, “Gestão de pessoas”,“Negociação”e “Atendimento ao cliente”. Como se pode observar, em todos eles o domínio da boa comunicação se faz necessário.

Reinaldo Passadori
Presidente e fundador do Instituto Passadori, especialista em comunicação verbal e comunicação focada em gestão de pessoas/recursos humanos. É autor dos livros As 7 Dimensões da Comunicação Verbal e Comunicação Essencial – Estratégias Eficazes para Encantar seus Ouvintes – Editora Gente.

 http://comunicacaounibh.blogspot.com.br/2012/06/os-sete-pecados-capitais-de-comunicacao.html

SECRETARIAR É UMA ARTE

Ao longo do tempo, principalmente com a chegada da globalização e dos avanços tecnológicos, o profissional de Secretariado Executivo foi desafiado a incorporar em seu perfil a capacidade de multifuncionalidade.

Somente um secretário sabe o quão exaustivo é ser intuitivo, proativo, criativo, cúmplice, discreto, gestor de conflitos, gestor administrativo e financeiro, muitas vezes um pouco psicólogo, ouvinte, confidente, sem deixar de mencionar a necessidade que há em conhecer o negócio, a missão, os serviços prestados, o quadro de pessoal, ou pelo menos, TODO o corpo dirigente da empresa. 

Nada mais surreal do que simultaneamente atender as chamadas de clientes, digitar um documento e ouvir o colega que pára em frente a estação de trabalho em busca de apoio. E as especializações? Atualizações? Curso de línguas? E as novas regras do nosso português? Tarefa realmente árdua.

Profissão admirável! Este profissional há de ser otimista e sempre pronto para novos desafios, com um dom divino para administrar oscilações de humor do chefe, bem como conciliar seu trabalho e vida pessoal.

O Sucesso? Será consequência de toda dedicação e vocação que o cargo exige, por isso vale lembrar que a profissão de Secretariado Executivo só deverá atrair profissionais decididos e comprometidos com o trabalho. Disso Albert Einstein também sabia : “O único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicionário”.

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2010_01_01_archive.html

QUAL O JEITO CERTO DE CONJUGAR "VER E VIR" ?

ENCONTRE A CRIANÇA QUE EXISTE EM VOCÊ

CINCO PILARES DO RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

Entre os relacionamentos que temos na vida, os de trabalho são diferenciados por dois motivos: um é que não escolhemos nossos colegas, chefes, clientes ou parceiros; o outro é que, independentemente do grau de afinidade que temos com as pessoas do ambiente corporativo, precisamos funcionar bem com elas para realizar algo juntos.

Esses ingredientes da convivência no trabalho nos obrigam a lidar com diferenças de opinião, de visão, de formação, de cultura, de comportamento… Fazer isso pode não ser fácil, mas é possível se basearmos nossos relacionamentos interpessoais em cinco pilares: autoconhecimento, empatia, assertividade, cordialidade e ética.

Autoconhecimento – Fundamental para administrar bem os relacionamentos, autoconhecimento implica reconhecer nossos traços de comportamento, o impacto que nos causamos outros e que comportamentos dos outros nos incomodam. Por exemplo: uma pessoa objetiva e dinâmica, que gosta de agir com independência e rapidez para atingir seus objetivos, pode ter conflitos na interação com um colega de perfil mais cauteloso e metódico, que segue regras à risca e tem um ritmo mais lento por se preocupar com detalhes. Porém, se pelo menos um dos dois tiver autoconhecimento, pode utilizar estratégias que minimizam o conflito com o outro.

Empatia – Trata-se de considerar os outros, suas opiniões, sentimentos e motivações. Sem isso, não há como chegar a uma negociação ganha-ganha, fruto de um relacionamento equilibrado. A empatia também nos torna capazes de enxergar além do próprio umbigo e ampliar nossa percepção da realidade com os pontos de vista dos outros. Entre as várias coisas que se pode fazer para praticá-la, a mais básica é saber ouvir.

Assertividade – Para ter relacionamentos saudáveis, não basta ouvir: é preciso também falar, expressar nossas opiniões, vontades, dificuldades. É aí que entra a assertividade, a habilidade para nos expressar de forma franca, direta, clara, serena e respeitosa.

Cordialidade – Tratar as pessoas com cordialidade é ser gentil, solícito e simpático, é demonstrar consideração pelo o outro de várias formas. Pode ser com o “bom dia” com que saudamos o destinatário de nossa mensagem de e-mail, com o ato de segurar a porta do elevador para alguém entrar  ou apanhar do chão um objeto que o colega deixou cair. Dizer “obrigado” olhando a pessoa nos olhos, oferecer-se para prestar uma ajuda,  cumprimentar aquele com quem cruzamos no corredor, mesmo saber seu nome… A cordialidade desinteressada, que oferecemos por iniciativa própria, sem esperar nada em troca, é um facilitador do bom relacionamento no ambiente de trabalho.

Ética – Ser ético é ter atitudes que não prejudiquem os outros, não quebrem acordos e não contrariem o que se considera certo e justo. Podemos ter muito autoconhecimento, ser altamente empáticos e assertivos, mas, se não nos conduzirmos pela ética, não conseguiremos manter relacionamentos equilibrados.

Fortalecer esses pilares traz melhorias não só para nossas interações no trabalho, mas também para as de outras áreas da vida – familiar, afetiva, social, de amizade. Vale a pena investir nisso – afinal, os relacionamentos são a melhor escola para o nosso desenvolvimento pessoal. 

DICAS DO HOMEM-ARANHA PARA O SEU SUCESSO PROFISSIONAL

Esta semana, estava conversando com um amigo meu sobre cinema e depois de muito discutir, nos demos conta que estávamos falando sobre sucesso profissional (que não tinha nada a ver com o assunto inicial). Acontece que, no meio da conversa, os dois assuntos se uniram e eis que surgiu a idéia para um texto mais “extrovertido” e simples aqui no blog.

Os filmes (nem tão recentes) do Homem-Aranha possuem algumas lições que podem ser adaptadas para nosso dia-dia profissional. Essas lições podem ser observadas no desenrolar das conhecidíssimas aventuras de Peter Parker e sua vida como super-herói, no cinema e nos quadrinhos.

Apesar de não ser um aficionado nem por cinema, nem por quadrinhos, tentarei expor três dessas observações às quais não é preciso ser profundo conhecedor do personagem para compreender. Perdoem-me algum erro acerca das informações do personagem em si, aqueles que são verdadeiras “enciclopédias” sobre o herói.

Lição 1: Ouça os mais experientes

Como sabemos, o Homem-Aranha possui uma força sobre humana, sem falar de todas as habilidades e poderes de aranha: lançar teias, escalar paredes, instinto super  apurado, dentre outras coisas. Apesar disso, sempre que o herói se encontra com dúvidas ouve sua frágil e doce Tia May que, quase sempre, dá conselhos que resolvem seus conflitos. Ou seja, apesar de toda sua competência, habilidade e conhecimento na luta contra o crime, a experiência de sua Tia May supera todos os superpoderes do herói.

Assim é também em nossa vida profissional. Apesar de sua capacidade técnica, conhecimentos, habilidades ou capacitação, é importante que não cometa o erro de achar que esses “poderes” o fazem superior àqueles mais experientes, mesmo que esses, aparentemente, não tenham tais poderes.

Lição 2: Seja profissional

Peter Parker possui uma paixão, inicialmente platônica, por sua amiga de infância Mary Jane e, como Homem-Aranha, consegue finalmente conquistar seu amor. Porém, isso não é tão fácil quanto parece, uma vez que Peter se encontra sempre entre seus deveres como super-herói e a segurança do amor de Mary Jane. Muitas vezes, o herói se encontra entre assistir a peça teatral de sua garota e alguma ameaça aos habitantes (pessoas que nem conhece) da cidade. E, na maioria das vezes, seu dever como super-herói fala mais alto.

Mas calma, gente. Não estou afirmando que devemos abandonar nossas famílias, namoradas, noivas ou esposas, fazer horas-extras, trabalhar no final de semana, ou o que quer que seja, para fazer um relatório, tomar uma decisão na empresa ou conferir se alguma documentação está errada. O que quero frisar aqui é o COMPROMETIMENTO COM SEU TRABALHO (nas devidas proporções), responsabilidade com prazos e com seus superiores e subordinados. Ou seja, realmente estar disposto a fazer as coisas acontecerem em seu trabalho, e não ficar alheio a ele.

Lição 3: Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades

A terceira e última lição vai, de certo modo, ao encontro da primeira. Ela é citada pelo Tio Ben, tio de Peter, cujas sábias contribuições nos foram dadas logo na primeira sequência da história.

Quantos sonham com promoções, reconhecimento do chefe, autonomia de trabalho ou projetos desafiadores? Com certeza todos que leem esse artigo! Porém, nem todos estão preparados para assumir tais responsabilidades. Autonomia, reconhecimento e desafios trazem cobranças mais severas e maior responsabilidade com o resultado final da organização. Um técnico tem menos “poder” que um coordenador, por exemplo, porém suas responsabilidades são exponencialmente maiores e cabe a quem assumi-las estar preparado para a oportunidade, ou como Tio Ben disse: poderes. Dessa forma, cabe ao gestor ter consciência e estar preparado para as grandes responsabilidades que vêm com o poder dentro da organização.

Sei que muitas destas dicas já foram apresentadas por diversas pessoas ou até mesmo pelo consenso geral, mas a comparação, até certo ponto extrovertida, com o super-herói é valida para dar uma contribuição, ainda que pequena, a vocês, leitores do blog. Espero que tenham gostado! Comentem!

http://www.sobreadministracao.com/dicas-do-homem-aranha-para-o-seu-sucesso-profissional/

DEZ MANDAMENTOS DA ÉTICA NO TRABALHO

1. Seja honesto, honrado e digno em qualquer situação;

2. Nunca faça algo que você não possa assumir perante sua equipe, seus superiores, seus subordinados ou o público;

3. Seja humilde, tolerante, flexível e disposto a ouvir críticas e sugestões;

4. Críticas e repreensões devem ser feitos primeiro à pessoa a quem se referem, cara a cara. Se houver o dever de levá-los a mais alguém, que não seja pelas costas;

5. A privacidade do colega, do cliente e de todos os demais é inviolável. Independentemente de questões de propriedade corporativa, mexer na mesa, gaveta, informações ou documentos alheios exige autorização (de norma ou da pessoa envolvida) em qualquer circunstância;

6. Em ações e discussões internas, assuma sempre seus valores e princípios e as consequências dos atos a que eles conduzirem, mesmo que isso signifique ficar contra a maioria – mas jamais procure obstruir o direito de expressão e voto no posicionamento alheio;

7. Fique longe de fofocas e comentários maldosos, mesmo que pareçam fazer parte da cultura do grupo. Muitas vezes, o simples fato de dar ouvido a elas pode ser suficiente para identificá-lo com o rótulo de fofoqueiro;

8. A relação hierárquica e de equipe não deve considerar amizades nem antipatias. O subordinado amigo deve ao seu chefe o mesmo tratamento que os demais, e o chefe amigo precisa cuidar para jamais privilegiar o subordinado que lhe é próximo. Da mesma forma, antipatias pessoais não têm espaço no ambiente profissional. Reserve-as para seu íntimo e procure oportunidades para superá-la. No trabalho, trate o colega com o respeito comum, mantenha distância se possível, e não comente com outros a antipatia que sente;

9. Sempre dê crédito a quem merece, sem jamais aceitar elogios ou recompensas pelo mérito alheio;

10. Ao errar, reconheça, sem exageros. A atitude esperada é “não foi um erro intencional, vou providenciar para que não ocorra de novo e vou remediar o acontecido”.

Fonte: Blog CMMI

BARREIAS À COMUNICAÇÃO NO TRABALHO

Como ter uma comunicação fluida e eficaz?  Uma comunicação fluida e eficaz é um requisito indispensável em qualquer ambiente de trabalho. Saber transmitir uma mensagem, garantindo que esta vai ser corretamente percebida por quem a recebe é, sem dúvida alguma, um ponto chave nas relações profissionais.

Para ajudá-lo a melhorar as suas competências nesta área, selecionamos alguns dos principais obstáculos a uma comunicação eficaz.

Atitudes defensivas / agressivas.  Muitas pessoas perdem facilmente a razão quando são confrontadas com uma critica ou um reparo menos favorável, deixando-se levar pelo lado emocional e reagindo de imediato com hostilidade. É importante manter uma postura equilibrada, ouvir o que a outra pessoa tem a dizer e defender a sua opinião com argumentos plausíveis, pois só assim a comunicação se pode fazer de forma eficaz.

E-mails confusos, pouco claros.  As dificuldades de comunicação associadas a e-mails tanto podem acontecer quando é partilhada demasiada informação como quando as mensagens são muito sintéticas e acabam por não transmitir uma mensagem compreensível. Sendo o e-mail uma das formas de contato mais utilizadas no ambiente profissional é necessário ter cuidados extra para evitar este tipo de falhas de comunicação.

Estar desatualizado.  Transmitir informação desatualizada ou dar uma opinião sem estar munido de todos os dados relevantes pode gerar confusão nos seus destinatários, que ficam sem perceber se a situação voltou a um passo anterior ou se quem comunica está errado. Certifique-se sempre em que ponto da discussão se encontra e reúna todos os elementos necessários para saber do que se trata.

Falar muito.  É um erro pensar que o segredo de uma boa comunicação está no excesso de informação transmitida.  Seja com um cliente, um colega ou mesmo o seu chefe, o facto de não se cingir à informação essencial e fazer perder muito tempo com pormenores irrelevantes, faz com que a paciência se esgote rapidamente e a atenção ao que está a dizer se perca, com prejuízo para informações que poderiam ser realmente importantes.

Apresentações/Discursos.  Não transforme as suas exposições orais em momentos aborrecidos para a audiência, seja em apresentações para clientes ou em simples reuniões de equipa. Se não se preocupar em estabelecer uma relação de proximidade com a audiência, corre o risco de facilmente perder a sua atenção e de não conseguir fazer chegar a sua mensagem.

Não “olhar para fora”.  Quando uma pessoa está muito “por dentro” de um determinado assunto acaba, muitas vezes, por assumir que os outros têm a mesma familiaridade com o tema fazendo com que não seja muito esclarecedora.

Não ouvir.   Para bem comunicar, saber ouvir é tão importante como saber falar. Aprenda a assimilar e compreender a informação que lhe está a ser transmitida e deixe o seu interlocutor chegar ao fim do raciocínio, antes de discordar ou interromper com dúvidas sobre o que está a ser dito.

Não pensar antes de falar.  O segredo de uma boa comunicação também passa pelo cérebro. Parece óbvio, mas a verdade é que algumas pessoas não são capazes de transmitir uma mensagem articulada simplesmente porque não pensam nas suas ideias antes de as exporem. Concentre-se mais na mensagem como um todo do que nas palavras, porque é mais fácil encontrar alternativas se surgir uma “branca”.

Não reconhecer que não sabe.  Ao contrário do que poderia à partida parecer, não assumir a falta de conhecimentos ou competências em determinada área, apenas faz aumentar a sua vulnerabilidade a discussões infundadas e falhas de comunicação. É preferível escusar-se a dar uma opinião, até aprofundar um pouco o tema, do que falar do que não sabe, originando discussões desnecessárias e pondo em risco a sua credibilidade geral.

Não ser consistente.  A comunicação não é só aquilo que dizemos, mas também as mensagens que, através do corpo e do olhar, transmitimos a quem nos rodeia. Tentar passar uma mensagem que a sua linguagem corporal está a contrariar é um erro e facilmente detectado pelos seus receptores. Por exemplo, tentar passar uma mensagem de otimismo demonstrando tiques de preocupação e ansiedade irá descredibilizar a mensagem transmitida.

Ouvir música através de auscultadores.  As opiniões divergem: algumas pessoas são da opinião que ouvir música diminui a produtividade, enquanto que outras consideram que ajuda a manter a concentração. Quando a música não é comum a todo o espaço de trabalho e para ouvi-la tem de usar auscultadores pode passar a ideia de que prefere estar isolado ou de que está no “mundo da lua”, criando uma barreira forte à comunicação com os seus colegas de trabalho.

Porta fechada.  Atualmente já são muitas as empresas que têm openspaces para, entre outras coisas, eliminar barreiras comunicacionais. Mas, em muitas outras empresas, as pessoas continuam em gabinetes e com barreiras físicas a prejudicar a sua comunicação. Nestes casos, manter a porta fechada pode transmitir a ideia de que não quer ser incomodado, devendo reservar a porta fechada para situações em que realmente precisa de alguma privacidade (em reuniões, por ex.) ou para quando for essencial ter algum sossego para concentrar-se.

Selecionar destinatários.  Ser demasiado restritivo ou inclusivo na lista de destinatários de e-mail ou de pessoas convocadas para uma reunião pode gerar mal entendidos ou confusões desnecessárias. Apesar de a regra deva ser a da comunicação transparente e sem bloqueios, o excesso de partilha, sobretudo quando abrange quem não tinha qualquer envolvimento na questão, poderá originar alguma desordem e pôr em causa os objetivos propostos.

http://emprego.sapo.pt/executivo/guia-carreira/artigo/10/artigo.htm

O REGIME MILITAR: DESCENTRALIZAÇÃO EM TEMPO DE AUTORITARISMO

O governo militar no Brasil ocorreu entre o ano de 1964 e 1985. Essa foi uma fase contraditória, pois restringiu diversos direitos civis e as eleições diretas para presidência da república, mas proporcionou certos avanços do ponto de vista dos marcos legais para a gestão pública.

Do ponto de vistas das políticas públicas, Gentil (2006) cita que:

Em 1966, durante a ditadura militar, o Decreto n° 72 unificou os IAP’s, com exceção do Instituto de Previdência e Assistência dos Servidores do Estado (IPASE). A unificação da legislação, no que diz respeito ao custeio e aos benefícios previdenciários, já havia sido feita em 1960. O que se fez, seis anos depois, foi uma reforma essencialmente política e administrativa, com a fusão das instituições previdenciárias no Instituto Nacional de Previdência Social (INPS), vinculado ao Ministério do Trabalho, responsável, a partir daí, pelos benefícios previdenciários dos trabalhadores urbanos.

A criação do Instituto Nacional de Previdência Social – INPS foi um marco importante para a política de proteção social e previdência pública, pois foi a culminância de uma série de mudanças iniciadas pela Lei Orgânica da Previdência Social – LOPS. Essa lei padronizou as contribuições sociais e os planos e benefícios dos diversos institutos existentes evitando legislações específicas e, por vezes, contraditórias.

No campo da gestão pública, Pimenta (1998, p. 184) cita que nos anos 60 “foi implantada uma filosofia de descentralização e de delegação de competências, promovendo profundas mudanças na gestão pública, tanto estruturais quanto conceituais”. Utilizando a filosofia implantada nessa época, o Estado procurou criar movimentos de redução de controles formais e que tinham um alto custo, bem como as centralizações para padronizações. Conforme aponta Pimenta (p. 184), “os princípios da gestão pública dessa época eram: coordenação, descentralização, delegação de competência e controle”.

A lei que mais representou essa filosofia foi o Decreto-Lei 200/1967. Esse decreto distinguia a administração direta e administração indireta. Essa distinção é importante, pois permite espaço para a discussão de Administração direta é a gestão pelo conjunto de órgãos integrados nas estruturas das esferas federativas (União, Estados e Municípios). Esse princípio está associado ao conceito de desconcentração.

Administração indireta é a distribuição de competência para outra pessoa jurídica associada ao princípio de descentralização. Atividades tipicamente públicas desenvolvidas no âmbito da administração direta, ou pelas autarquias, quando sua execução exigisse uma gestão administrativa e financeira descentralizada, daquelas atividades que o Estado fosse levado a executar por força de conveniências ou contingências que justificassem a exploração de atividade econômica (PIMENTA, 1998, p. 184).

Nos anos de regime militar (21 no total) existiu uma grande vontade desenvolvimentista, plano que foi auxiliado por um governo autoritário. Nessa época, a postura governamental foi de grande intervencionismo no campo econômico, sendo possível visualizar um novo processo expansionista na administração pública. Contudo, a distinção desse período de expansão para a década de 30, que também ampliou a máquina administrativa pública, foi que nesse período a expansão esteve associada à administração indireta, portanto descentralizada.

Nacional-Desenvolvimentismo: Período de governo ditatorial e intervencionista no campo econômico.

Administração indireta: Com a normatização do Decerto - Lei 200/67, a administração pública passou a utilizar estruturas diretas e indiretas.

Concentração dos regimes de previdenciário: Criação do INPS a partir da Lei Orgânica da Previdência Social.

GENTIL, Denise Lobato. A política fiscal e a falsa crise da seguridade social brasileira: análise financeira do período 1990–2005. 2006, 245f . Tese (Doutorado em Economia) - Instituto de Economia, Universidade Federal do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, 2006.

PIMENTA, Carlos César. A reforma gerencial do estado brasileiro no contexto das grandes tendências mundiais. Revista de Administração Pública. São Paulo: FGV, v. 32, n. 5, p. 7 a 23, set/out, 1998.

ERROS COMUNS DE PRONÚNCIA

PIADA DE SECRETÁRIA

EMPREGADA OU SECRETÁRIA?

Uma não substitui a outra; uma não é melhor do que a outra. Ambas são indispensáveis, cada uma em seu ambiente de trabalho. Ouvi em algum lugar que o número de empregadas domésticas tem diminuído de ano a ano no Brasil. É uma boa notícia. A oferta de empregos aumentou e essas profissionais estão buscando colocação em outros setores, onde possam ganhar mais e alinhavar um plano de carreira. 

Pode ser bom inclusive para seus empregadores, que terão que se adaptar a um novo estilo de vida: eles próprios farão os afazeres domésticos, convocando a família inteira para colaborar. Ninguém morre se tiver que cozinhar e lavar uma louça, e me parece digno que os filhos entrem nesse mutirão, se preparando melhor para a vida. Hoje não mexem um dedo porque tem uma Maria que faz tudo por eles. Pois a Maria, segundo estatísticas, não quer mais ser empregada doméstica, e sim ter um status mais elevado. Quem sabe, ser uma secretária. 

Muitas pessoas chamam suas empregadas de secretárias, na boa intenção de prestigiá-las. Acho estranho. Então devemos chamar as verdadeiras secretárias de quê? Empresárias? Pessoas que promovem verbalmente suas funcionárias acreditam estar valorizando-as, mas parece o contrário: demonstram que ser empregada doméstica não é honroso, a ponto de fingirem que elas são outra coisa. Se eu me referisse à minha empregada como "secretária", creio que estaria revelando desdém a sua real função. Seria o mesmo que chamar o peão-de-obra de engenheiro ou a garçonete de chef de cozinha. 

Um upgrade de mentirinha. Algumas empregadas domésticas ainda não são totalmente alfabetizadas. Não dominam o uso do computador. Não controlam a agenda profissional de seus patrões. São exímias cozinheiras, arrumadeiras, braços direitos das famílias, mas não fazem o que uma secretária faz. Assim como secretárias podem não saber fritar um ovo e nem passar direito uma camisa. Uma não substitui a outra. 

Uma não é melhor que a outra. Ambas são imprescindíveis, cada uma em seu ambiente de trabalho. Se a palavra "empregada" parece pejorativa, pode-se chamá-la de funcionária, que é o que ela é também. Já chamá-la de secretária apenas expurga a culpa do patrão, que não quer parecer um senhor do engenho, do tipo que tem escravos. Ou seja, ele se utiliza de um eufemismo para provar que respeita todos os direitos trabalhistas da sua funcionária. 

Nem se dá conta de que esse pudor com a palavra empregada talvez desmereça as profissionais que tiveram a chance de estudar mais e que fizeram cursos preparatórios para trabalhar numa empresa e não numa casa de família. 

Secretárias não fazem trabalho doméstico, e sim de escritório. Apesar de eu nunca ter lido nenhuma pesquisa a respeito, tenho a impressão de que elas devem se sentir desconfortáveis ao verem as duas funções confundidas. 

Eu, às vezes, me confundo. Outro dia me disseram: vou te levar lá em casa para provar o suflê de queijo que a minha secretária preparou. Logo pensei: coitada, fazendo hora extra. 

(Martha Medeiros)

A ARTE DE SECRETARIAR

Para ser uma secretária com excelência, não basta ser eficiente: é preciso ser eficaz. Ao secretariar alguém, você deve realizar essa tarefa com precisão e confiança. 

Agendar reuniões e atender ao telefone faz da secretária uma profissional eficiente, porém para ser proativa e dinâmica é necessário saber lidar com os improvisos do dia a dia, que o local de trabalho impõe. 

Saber contornar situações de maneiras claras, rápidas e sólidas faz de você uma secretária eficaz e, é claro, apresenta pontos positivos na relação chefe e funcionário. 

Daí vem à pergunta: como ser eficaz e não apenas eficiente? 

Tudo começa com uma boa apresentação de um currículo bem elaborado, sem lamentações de falta de oportunidade ou mesmo fracassos. 

Seja clara: coloque apenas as informações que realmente importam para o empregador, quais seus objetivos para o novo emprego, quais as tarefas desempenhadas com sucesso na sua jornada de trabalho. 

Ao ser entrevistada, seja coesa, fale somente o que interessa; se o entrevistador mudar de assunto, é porque você esta fugindo do tema em questão. Sendo assim, mude o rumo da conversa. 

1º passo dado – objetivo alcançado, vamos em frente: 

Saiba lidar com os demais colegas de trabalho, sejam eles gerentes ou o faxineiro da empresa. O bom relacionamento e “empatia” faz com que todos notem sua personalidade. 

Seja rápida, dinâmica e organizada, sem passar por cima dos outros. Tenha ideias e apresente-as, mas lembre: sugestões com fundamentos (aponte o problema e a solução) e não faça seu chefe perder tempo com assuntos sem base concreta. 

Nosso emprego é como uma casa: se não fizermos de maneira sólida o alicerce, ela desaba e aí voltamos na busca de uma nova colocação no mercado. 

Faça mais do que é esperado, surpreenda sempre. As empresas não precisam apenas de profissionais que preencham vagas; as instituições precisam de profissionais que ajudem a solucionar problemas. 

Procure realizar as tarefas que estão ao seu alcance, auxiliando os demais colegas, se necessário. 

Saber secretariar com precisão é uma arte. Você só precisa seguir pelo caminho certo e estar sempre aberta a dicas, sugestões e, principalmente, críticas construtivas. 

Uma secretária seja ela júnior, sênior, executiva, bilíngue, trilíngue, deve fazer o diferencial da empresa, como: 

• Conheça bem o seu local de trabalho; 
• Atenda ao telefone com calma; 
• Quando não entender alguma coisa, peça que, por favor, lhe expliquem de novo; 
• Possua uma agenda de contatos atualizada; 
• Tenha sempre à mão caneta e bloco de anotações; 
• Esteja sempre a postos quando for chamada pelo chefe; 
• Decore o nome e a razão social dos principais clientes; 
• Procure manter sua mesa sempre organizada de maneira fácil de encontrar com agilidade o que for necessário; 
• Evite se alimentar ou maquiar-se na mesa de trabalho. Isso pode ocasionar acidentes irreparáveis; 
• Seja sempre simpática, mas sem exagero; 
• Saiba agradecer com classe um elogio; 
• Se despeça educadamente de um cliente, pois o fracasso de muitas pessoas é não saber se comportar adequadamente no local de trabalho; 
• Ao entrar na sala de seu chefe, sempre peça licença; 
• Sente-se só quando for convidada; 
• Nunca grite. Vá até a pessoa que deseja seu auxílio e responda à pergunta; 
• Não fique de conversa paralela nos corredores. Isso causa má impressão; Trate os clientes sempre por Sr. Sra. Dr. Doutora
• Se vista de acordo com seu local de trabalho. Saias justas ou decotes podem demonstrar coisas que não são, como seu caráter, por exemplo. 

Mulheres e homens que desempenham essas funções têm papel especial nas organizações e, ao contrário do que muitos podem acreditar, não existe um executivo que não necessite de um braço direito, ou esquerdo, ou quem sabe até mesmo dos dois braços.

Administradores.com - Artigo

Vanessa Queiroz

 http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/a-arte-de-secretariar/24381/

SIGNIFICADO DO SÍMBOLO DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Você sabe o que significa a simbologia de Secretariado? 

A serpente enrolada no bastão representa o oriente, a sabedoria, que pode ser usada tanto para construir como para destruir. 

A pena no livro representa a história deste profissional, desde os tempos dos escribas, cuja atuação sempre esteve vinculada ao ato de escrever. Este simbolo representa ainda o escrever a própria história.

Quanto a pedra e a cor do anel é uma safira azul.

http://simararodrigues.blogspot.com.br 

PROFISSIONAL DE SECRETARIADO: LER É PRECISO

“Todo mundo que escreve deve deixar o leitor o esforço de pensar sobre o que leu, e não o sacrifício de adivinhar o que se queria ter dito – Este é o ponto” Gustavo Bernardo.

Entre as atribuições do Profissional de Secretariado está a redação de documentos, e-mails, relatórios, atas, pautas, sem deixar de mencionar a boa comunicação verbal/falada. Em algumas situações, por exemplo, o domínio da comunicação é um dos requisitos para promover alguém, uma vez que escrever bem é um diferencial. 

E cá entre nós, nada mais trágico do que uma Secretária falando que está "Meia estressada com tanto trabalho" ou "Espero que eu seje a nova acessora da Presidência". 

É claro que isso não significa saber todas as regras gramaticais, embora não invalide nosso compromisso com a organização de ideias, clareza, concisão e o bom domínio de vocabulário.

Para isso, algumas dicas podem contribuir: 

Leitura – Tenha como hábito a leitura de diversos tipos de textos. Ao diversificarmos a leitura aprendemos palavras dos mais variados assuntos e campos de atuação, isso inclui revistas, livros, jornais, etc.

Consulte o dicionário: Tenha como hábito sublinhar ou anotar palavras desconhecidas e acima de tudo, tenha a curiosidade em descobrir o significado. Isso, seguramente, contribuirá para uma melhor escrita. 

Xô preguiça – Ao redigir um texto não tenha preguiça de se expressar. Considerando que vivemos o momento das “urgências” corremos ainda o grande risco de confundir objetividade com falta de informação. Por isso, sempre se coloque no lugar do leitor/receptor de sua mensagem. 

Treine - Escreva. Quanto mais você se acostuma a escrever, mais aprimora sua comunicação escrita. Redija e-mails, cartas, participe de fóruns, blogs (elogiando, comentando, criticando).  

Revise o que escreve: Tenha como regra revisar tudo o que escreve, até mesmo uma simples mensagem enviada por torpedo merece sua atenção. Lembre-se: a pressa é inimiga da perfeição. 

Atualize-se: “tudo o que você sabe é nada, diante do quanto você ainda pode aprender”. JACK WELCH. Por isso, invista em conhecimento e capacitação continua. Particularmente, Corroboro com a teoria de Malcolm Gladwell quando afirma ser necessário muito treinamento para que seja alcançada a excelência. 

Otimize seu tempo - O dia tem 24 horas para todos. Não tem ninguém que tenha um minuto a mais. E essas 24 horas, teoricamente, estão divididas em três blocos de 8 horas. No primeiro bloco de oito horas, descansamos, dormimos. No segundo trabalhamos e no terceiro bloco de oito horas, o que fazemos? Portanto, não procure desculpas. Otimize seu tempo. Faça com que as horas "perdidas" no trânsito e na fila do banco trabalham a seu favor.

Tenha ânimo: sabemos que culturalmente somos um povo que não cultiva o hábito da leitura. Segundo especialistas, a média de leitura do brasileiro é de quatro livros por ano, sendo que, somente cerca de 50% da população brasileira cultiva o hábito de leitura. Fazendo uma comparação com outros países, na França a média é de 12 livros por ano, na Espanha, 11, nos Estados Unidos, 10, na Argentina, 6, no Chile, 5. Então não desanime. Comece por uma leitura simples e por temas de seu interesse e quando menos esperar você estará em pleno domingo se deliciando pelos corredores de uma livraria, e falo isso por experiência própria. 

Penso que para desenvolvermos novos patamares culturais, intelectuais e profissionais, precisamos necessariamente ampliar nosso acervo de conhecimento, por isso, torna-se fundamental a leitura. 

A capacidade do cérebro humano é enorme, e uma vida inteira de estudo e leitura não serão suficientes para esgotar uma pequena fração de nossa capacidade.

POR: Simara Rodrigues

Blog Secretariar é uma Arte

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2013/09/ler-e-preciso.html

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