VINTE DICAS PODEROSAS PARA ECONOMIZAR TEMPO

                                                                    Um dos grandes desafios do gestor é administrar o próprio tempo, sendo assim, o mesmo precisa elaborar 

estratégias para dominar eficazmente essa questão.

Se um executivo pudesse, ele fecharia um contrato (vitalício) com o deus da mitologia grega Cronos (a personificação do tempo), só para aumentar um pouquinho seu tempo e conseguir, dessa forma, resolver uma quantidade maior de problemas em seu cotidiano. No entanto, apesar de ser uma boa ideia, sabemos que fábulas e realidade não se misturam, sendo assim, tudo o que resta para um homem de negócios é buscar, de forma planejada e disciplinada, economizar às 24 horas diárias disponibilizadas para ele.

Com a velocidade das informações, aliada a um ambiente mutável no qual fazemos parte, o homem moderno encontra, cada vez mais, dificuldades de lidar com essa questão. Sendo assim, é necessário que todos nós, busquemos, mais do que nunca, organizar e administrar nosso tempo, de modo que, possamos otimizar os processos e trabalhar com inteligência.

Visando ajudar aquelas pessoas que reclamam que o tempo é curto e que não conseguem dar conta de suas atividades, elaborei 20 dicas para que uma pessoa possa, sem muito esforço, economizar seu tempo. Confira as dicas:

1 – Você não pode ajudar o mundo inteiro: você precisa começar a dizer não em algumas situações. Saiba argumentar e usar seu “charme” para fugir (ao menos momentaneamente) de algumas questões que, não necessariamente, você é obrigado a cumprir, pois, lembre-se, o trabalho em equipe é importante, todavia, você precisa cumprir sua parte também.

2 – Não seja ansioso: organize-se para executar as tarefas por etapas, gradativamente, pois assim fazendo, você estará agindo com objetividade e inteligência, evitando que sua mente fique ocupada com um milhão de coisas, que só servirão para desgastá-lo e estressá-lo.

3 – Tenha um planejamento: faça uma autoanálise de si mesmo e busque identificar, minuciosamente, como você utiliza-se de suas 24 horas diárias. Após isso, busque criar atitudes que farão com que você economize tempo.

4 – Durma menos: você não precisa dormir 8 horas a semana inteira. Sendo assim, busque acordar mais cedo, de forma a alongar o seu dia e fazê-lo render mais. Com o tempo, você vai se acostumar com a rotina e nem se dará conta dessas horas a menos de sono que você perdeu.

5 – Utilize-se das ferramentas de otimização de tempo: os recursos tecnológicos que possuímos hoje (smartphone, Tablet, Ultrabook, etc.) são ótimos para economizarmos tempo, haja vista, que os mesmos, fazem com que nossas tarefas sejam executadas de forma mais ágil, sendo assim, use e abuse dos mesmos.

6 – Saiba ser seletivo: selecione as coisas mais importantes e foque nelas. Digo isso porque muitas das vezes perdemos muito tempo com coisas inúteis em nosso cotidiano e nem sempre nos damos conta disso, sendo assim, aja com prudência e volte seu enfoque para as prioridades.

7 – Aproveite suas “brechas”: quando for esperar o atendimento em um consultório, aproveite para ler um bom livro, ou, quando estiver em uma fila de banco, aproveite para responder um e-mail importante, ou, quando estiver no trânsito (parado no engarrafamento), aproveite para realizar uma ligação (pós-venda, por exemplo) enfim, não fique “olhando para o tempo”, pelo contrário, aproveite-o.

8 – Aprenda a delegar: distribua as tarefas e crie responsabilidades nas outras pessoas, para que assim, você não fique sobrecarregado. Digo isso porque, por mais eficiente que você seja, jamais conseguirá ir muito longe sozinho, sendo assim, acredite em sua equipe e faça com que a mesma resolva algumas situações para você, otimizando seu tempo.

9 – Cuidado com o efeito alienador das tecnologias: as redes sociais e os celulares são instrumentos que nos ajudam muito em nosso cotidiano, porém, se usados de forma desorganizada, tendem a nos transformar em seres viciados em atividades fúteis e levianas, fazendo com que nosso precioso tempo seja jogado na lata de lixo.

10 – Seja objetivo: busque encurtar as conversas (por e-mail, pessoalmente, etc.), para que assim, você seja mais prático. Algumas pessoas se delongam demais em suas atividades, desperdiçando tempo e sofrendo as consequências no final do mês.

11 – Não deixe que as tarefas se acumulem: deixar as tarefas se amontoarem é algo totalmente errado. Sendo assim, organize suas atividades para que você não seja “engolido” pelo acúmulo de trabalhos.

12 – Busque não desperdiçar muito tempo com as refeições: obviamente, você precisa se alimentar corretamente, mastigando vagarosamente e com tranquilidade. Porém, o gerenciamento de tempo de suas refeições é uma das ótimas maneiras de se economizar tempo. Um exemplo: você pode planejar e fazer suas refeições no escritório mesmo, pois assim, você não perderá tempo para se locomover e ganhará um tempinho a mais no seu dia.

13 – Busque frequentar alguns locais em horários estratégicos: faça um apanhado dos locais que você frequenta constantemente e identifique os horários de maior concentração de pessoas no mesmo, após isso, busque adentrar esses locais somente em horários de menor concentração de gente, pois assim, você estará fugindo um pouquinho das enormes filas que fazem com que você perca tempo.

14 – Use a internet para pagar suas contas: pagar as contas pela internet é uma ação confortável, fácil e rápida, sendo assim, pratique esse hábito constantemente.

15 – Antes de ir a um determinado local, saiba exatamente o que quer: se for comprar uma câmera digital, faça uma pesquisa na internet antecipadamente, ou seja, verifique o preço, o modelo, a marca e as funções, pois, isso o ajudará a economizar tempo. Outra dica é para quando você for frequentar um local em que exista a possibilidade de deixar seu automóvel sendo cuidado (lavagem, manutenção, etc.) enquanto você faz as compras, pois, dessa forma, você estará matando “dois coelhos com uma cajadada só”.

16 – Use sua inteligência: se tiver que ir a algum lugar, verifique seu não precisa executar outro compromisso perto do local, e aproveite para fazer tudo de só uma vez. Além disso, evite ir a um local para comprar itens diariamente, pelo contrário, faça uma lista semanal e busque ir a esse lugar somente uma vez na semana.

17 – Busque não distanciar-se de seu local trabalho: uma boa dica para quem busca economizar tempo é ter residência próxima do local de trabalho, principalmente, se você mora em uma casa alugada, pois, esse fator o ajudará a eliminar o problema do trânsito e principalmente, a não se preocupar tanto se houver necessidade de ficar um pouco mais tarde no local (para colocar as tarefas urgentes em dia, ou, eliminar alguns imprevistos).

18 – Faça reuniões rápidas e objetivas: em minha vida profissional, tive o desprazer de participar de inúmeras reuniões enfadonhas, ineficientes e extremamente repetitivas (que diziam sempre a mesma coisa, então, eu quase sempre “adivinhava” o que o líder iria dizer). Sendo assim, devemos ser organizados, objetivos e ágeis, transformando nossas reuniões em processos eficazes, e não em tarefas delongadas e improdutivas.

19 – Troque a TV pela internet: a TV deixa você limitado, portanto, busque utilizar-se mais da internet que, diferente da TV, é volátil, rápida e contém uma gama infinita de informações, que farão com que você tenha uma liberdade maior e consequentemente, um maior aproveitamento de seu dia.

20 – Não perca tempo com coisas pequenas: você não precisa se olhar 5 vezes no espelho antes de sair (mesmo sendo mulher), ou, não precisa conversar 10 minutos com o porteiro sobre futebol todos os dias, ou, não precisa assistir o seu programa esportivo favorito todos os dias, ou, não precisa ser tão perfeccionista em tudo, enfim, você pode mudar, para executar suas atividades de uma forma mais curta.

Usar o tempo de maneira estratégica é um dos segredos para termos uma vida mais eficiente, ágil e produtiva, haja vista, que a globalização tornou o mundo mais volátil e rápido, obrigando as organizações a executarem os processos de forma inteligente, para que assim, as mesmas consigam atingir o sucesso esperado.

Pablo de Paula, 

http://administradores.com.br/artigos/cotidiano/20-dicas-poderosas-para-economizar-tempo/72740/

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O QUE É ASSÉDIO MORAL NO TRABALHO?

É a exposição dos trabalhadores e trabalhadoras a situações humilhantes e constrangedoras, repetitivas e prolongadas durante a jornada de trabalho e no exercício de suas funções, sendo mais comuns em relações hierárquicas autoritárias e assimétricas, em que predominam condutas negativas, relações desumanas e aéticas de longa duração, de um ou mais chefes dirigida a um ou mais subordinado(s), desestabilizando a relação da vítima com o ambiente de trabalho e a organização, forçando-o a desistir do emprego.

Caracteriza-se pela degradação deliberada das condições de trabalho em que prevalecem atitudes e condutas negativas dos chefes em relação a seus subordinados, constituindo uma experiência subjetiva que acarreta prejuízos práticos e emocionais para o trabalhador e a organização. A vítima escolhida é isolada do grupo sem explicações, passando a ser hostilizada, ridicularizada, inferiorizada, culpabilizada e desacreditada diante dos pares. Estes, por medo do desemprego e a vergonha de serem também humilhados associados ao estímulo constante à competitividade, rompem os laços afetivos com a vítima e, frequentemente, reproduzem e reatualizam ações e atos do agressor no ambiente de trabalho, instaurando o ’pacto da tolerância e do silêncio’ no coletivo, enquanto a vitima vai gradativamente se desestabilizando e fragilizando, ’perdendo’ sua autoestima.

Em resumo: um ato isolado de humilhação não é assédio moral. Este, pressupõe:

1.     Repetição sistemática;

2.     Intencionalidade (forçar o outro a abrir mão do emprego);

3.     Direcionalidade (uma pessoa do grupo é escolhida como bode expiatório);

4.     Temporalidade (durante a jornada, por dias e meses);

5.     Degradação deliberada das condições de trabalho.

Entretanto, quer seja um ato ou a repetição deste ato, devemos combater firmemente por constituir uma violência psicológica, causando danos à saúde física e mental, não somente daquele que é excluído, mas de todo o coletivo que testemunha esses atos.

O desabrochar do individualismo reafirma o perfil do ’novo’ trabalhador: ’autônomo, flexível’, capaz, competitivo, criativo, agressivo, qualificado e empregável. Estas habilidades o qualificam para a demanda do mercado que procura a excelência e saúde perfeita. Estar ’apto’ significa responsabilizar os trabalhadores pela formação/qualificação e culpabilizá-los pelo desemprego, aumento da pobreza urbana e miséria, desfocando a realidade e impondo aos trabalhadores um sofrimento perverso.

A humilhação repetitiva e de longa duração interfere na vida do trabalhador e trabalhadora de modo direto, comprometendo sua identidade, dignidade e relações afetivas e sociais, ocasionando graves danos à saúde física e mental*, que podem evoluir para a incapacidade laborativa, desemprego ou mesmo a morte, constituindo um risco invisível, porém concreto, nas relações e condições de trabalho.

A violência moral no trabalho constitui um fenômeno internacional segundo levantamento recente da Organização Internacional do Trabalho (OIT) com diversos países desenvolvidos. A pesquisa aponta para distúrbios da saúde mental relacionado com as condições de trabalho em países como Finlândia, Alemanha, Reino Unido, Polônia e Estados Unidos. “As perspectivas são sombrias para as duas próximas décadas, pois segundo a OIT e Organização Mundial da Saúde, estas serão as décadas do ‘mal estar na globalização”, onde predominará depressões, angustias e outros danos psíquicos, relacionados com as novas políticas de gestão na organização de trabalho e que estão vinculadas as políticas neoliberais.

(*) ver texto da OIT sobre o assunto no link:http://www.ilo.org/public/spanish/bureau/inf/pr/2000/37.htm

Fonte: BARRETO, M. Uma jornada de humilhações. São Paulo: Fapesp; PUC, 2000.

CINCO ERROS FREQUENTES NO FACEBOOK

PLÁSTICA PERFEITA

Vítima de um ataque cardíaco, a perua teve que ser levada às pressas para o hospital e internada no CTI. Entre a vida e a morte, foi transportada para um lugar muito bonito e iluminado, onde se encontrou com ninguém menos que São Pedro.

- O que é isso? Perguntou ao santo assim que se localizou. - Então eu morri?

- Não.

Afirmou São Pedro.

- Pelos meus cálculos, você morrerá daqui a 43 anos, 8 meses, 9 dias e 16 horas.

Ao retornar de sua viagem ao plano espiritual, ciente de que ainda tinha muito tempo de vida, a mulher resolveu fazer uma recauchutagem ali mesmo na clínica. Pagou por uma plástica de restauração dos seios, deixou a barriga lisinha e ainda arrumou o nariz. Para completar, gastou uma grana em lipoaspiração. Retirou todos os excessos, não sobrou uma banhazinha sequer. O resultado ficou ótimo e uma semana depois a perua recebeu alta. Saiu da clínica saltitante, mais linda do que nunca.

A coitada jamais poderia imaginar que no dia seguinte seria atropelada por um caminhão! Morreu na hora, a pobrezinha. Assim que se reencontrou com São Pedro, soltou toda a sua indignação:

- Eu achei que tinha mais 43 anos de vida!!!! Por que eu morri? Não é justo... Logo depois daquela despesa toda com cirurgias plásticas!

São Pedro respondeu:

- Menina, juro que não te reconheci!

OS SETE PECADOS DA LIDERANÇA

Na vida das pessoas há um processo permanente de mudanças, onde novas exigências são feitas, a capacidade de inovação posta à prova seguidamente e, com isto, novas expectativas eclodem, ferramentas antigas tornam-se obsoletas para solução eventual de alguma problemática decorrente.

Existem, porém, pessoas que não se advertiram destas realidades. Suas percepções ocorrem apenas naquilo que lhes impactam diretamente, vivem uma atitude de limitação e conforto, o que é mais cômodo, como se nada mudasse.

Com evoluções sociais, ambientais e de conhecimentos, até crianças e adolescentes se negam a aceitar respostas secas ao serem proibidas de fazer alguma coisa e retrucam de pronto o “porque não?”. Na verdade são maneiras diferentes de perceberem o ambiente que as cercam.

“Porque não” nada esclarece. É preciso que inclua uma lógica, que explique e convença, para que a negativa seja aceita. Se os jovens reagem assim, calcule no seio empresarial, com pessoas com maturidade superior, o conflito que estabelece.

Manter o ontem com suas verdades interferindo no hoje é impedir ou tentar impedir a presença do novo, das realidades contemporâneas, o que lhe remete a uma desatualização progressiva, à obsolescência. De certeza, estas miopias das lideranças oportunizam sete pecados capitais, por ocasionarem perdas de sintonia.

1 - O primeiro deles, o líder nato, aquele que nasceu pronto. Na verdade, o que ocorria e confundia é que nos tempos passados as mudanças e os costumes aconteciam numa velocidade bem menor e, por isso, os líderes que adotavam atitudes conservadoras – mesmo assim – demoravam mais tempo no exercício da liderança.

2 - Manda quem pode, obedece quem tem juízo. Não vale. Obedecer, pura e simplesmente por medo, tem consequências desastrosas e a maior delas é a quebra violenta do comprometimento.

3 - O terceiro pecado, “o poder pelo poder”. Em princípio, todo homem quer mais poder. Contudo, o que importa mesmo é a maneira de buscá-lo. Interesses escusos ou velados levam ou distorcem a finalidade. Se assim acontece, surge o poder autocrático e egocêntrico, fruto do medo e da obediência cega, sem a mínima contestação. Com ele, sucumbem as novas ideias, inovações e vontade de contribuir, mutilando o desenvolvimento.

4 - Mais uma: “uma vez líder, sempre líder”. Para ser verdadeiro, seria necessário que o mundo estivesse estagnado. Que as pessoas fossem eternamente iguais. Os mercados não tivessem novas exigências. Que a tecnologia não precisasse ser cada vez mais competente.

5 - Outra inverdade. Liderança depende de hierarquia. Não é assim. Chefia é liderança formal, liderança é algo pessoal. A chefia detém poder delegado, de cima para baixo. A liderança é exatamente o contrário, poder conquistado, que nasce de baixo para cima.

6 - Resposta positiva não implica em comprometimento. Um líder deve delegar e acompanhar, jamais largar. O equívoco do líder reside em ignorar que os serem humanos são, na essência, carentes e o calor do líder ajuda o afetivo e a autoestima.

7 - Por fim, acreditar que o líder é o principal personagem na relação líder – liderado. Antônio Celso Mendes Weber acha que são os liderados. Sem eles, não existiria nem a liderança. Além de tudo, eles podem conceder ou retirar a liderança. Concordo em parte, tudo dependendo da construção e da afirmação, enquanto processo, da qualidade do líder e de como aplica sua liderança.

Em suma, liderança é atitude!

Aucélio Gusmão

http://www.algosobre.com.br/administracao/os-sete-pecados-da-lideranca.html

ÉTICA NA POLÍTICA BRASILEIRA

Não só no Brasil se fala muito em ética, hoje. Mas temos motivos de sobra para nos preocuparmos com a ética no Brasil. O fato é que, em nosso País, assistimos a uma degradação moral acelerada, principalmente na política. Ou será que essa baixeza moral sempre existiu? Será que hoje ela está apenas vindo a público?

Uma ou outra razão, ou ambas combinadas, são motivos suficientes para provocar uma reação ética dos cidadãos conscientes de sua cidadania.

Constituem objetivos fundamentais da República Federativa do Brasil: construir uma sociedade livre, justa e solidária; garantir o desenvolvimento nacional; erradicar a pobreza e a marginalização e reduzir as desigualdades sociais e regionais; promover o bem de todos, sem preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade e quaisquer outras formas de discriminação (Art. 3° da Constituição da República Federativa do Brasil, 1988).

A falta e a quebra da ética ameaçam todos os setores e aspectos da vida e da cultura de um país. Mas não há como negar que, na vida política, a falta ou quebra da ética tem o efeito mais destruidor. Isto se dá porque o político deve ser um exemplo para a sociedade.

A política é o ponto de equilíbrio de uma nação. Quando a política não realiza sua função, de ser a instância que faz valer a vontade e o interesse coletivo, rompe-se a confiabilidade e o tecido político e social do país. O mesmo acontece quando a classe política apoia-se no poder público para fazer valer seus interesses privados.

A multiplicação de escândalos políticos no Brasil só não é mais grave que uma de suas próprias consequências: a de converter-se em coisa banal, coisa natural e corriqueira, diante da qual os cidadãos sejam levados a concluir: “sempre foi assim, nada pode fazer isso mudar”, ou coisa ainda pior: “ele rouba, mas faz”.

Do outro lado, uma vida política saudável, transparente, representativa, responsável, verdadeiramente democrática, ou seja, ética, tem o poder de alavancar a autoconfiança de um povo e reerguer um país alquebrado e ameaçado pela desagregação.

A ideia de “vida pública”, “serviço público”, “interesse público”, tem sido uma ideia desgastada por nosso passado colonial, populista, autoritário-militar e pelo nosso presente neoliberal privatizante. O “público” em nossa história tem se realizado frequentemente como sinônimo de ineficiência, descaso, desleixo, baixa qualidade, trampolim para a realização de interesses privados, etc. A “coisa pública” tem sido considerada aquilo que, por ser “de todos”, é “de ninguém”, e por isso pode ser apropriada, usada e abusada. A atual generalização da corrupção política tem levado essa crise do “público” ao limite.

Cada lei deve ser a expressão da vontade majoritária dos municípios ou o resultado de um pacto social entre todos eles. A corrupção é uma prática inaceitável, mais ainda no exercício de um mandato político, de governadores a vereadores. Os vereadores devem ser um referencial ético para os cidadãos.

Falar de ética é falar de convivência humana.

http://globalnews.com.br/site/cantulino-almeida/etica-na-politica-brasileira/

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FINANÇAS PÚBLICAS

O QUE É PPA?

O Plano Plurianual (PPA) é um instrumento normativo que visa quantificar, especificar e qualificar os custos de cada projeto de duração plurianual ou continuada das administrações públicas de cada esfera de governo da nossa Federação.

O PPA é uma inovação instituída pela Constituição Federal de 1988, onde determina no § 1º do seu artigo 165, que a Lei que instituir o plano plurianual estabelecerá, de forma regionalizada, as diretrizes, objetivos e metas da administração pública federal para as despesas de capital e outras delas decorrentes e para as relativas aos programas de duração continuada.

A elaboração do PPA é de competência do Poder Executivo da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, que seve ser submetida à aprovação do Poder Legislativo a cada 04 (quatro) anos.

O QUE É LDO?

É um instrumento jurídico adotado pela Constituição Federal de 1998 que é parte do processo de planejamento orçamentário das atividades da administração pública no Brasil.

A Lei de Diretrizes Orçamentárias, também conhecida pela sigla “LDO”, tem como finalidade básica, integrar as orientações contidas no Plano Plurianual, às metas a serem alcançadas através da Lei Orçamentária Anual. Ou seja, é um instrumento de ligação entre o PPA e a LOA.

A LDO é obrigatória para a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios.

O QUE É LOA?

A Lei Orçamentária Anual ou LOA, como também é conhecida, é uma lei especial que contém a discriminação da receita e da despesa pública para cada exercício, de forma a evidenciar a política econômica financeira e o programa de trabalho do governo, obedecidos os princípios de unidade, universalidade e anualidade.

A LOA é também conhecida como Lei de Meios, porque possibilita os meios para o desenvolvimento das ações relativas aos diversos órgãos e entidades que integram a administração pública.

Ela é obrigatória para a União, os Estados, os Municípios e o Distrito Federal.

O QUE É FPM?

O Fundo de Participação dos Municípios (FPM) é constituído de parcela das receitas federais arrecadadas pela União é repassada ao Distrito Federal e aos Municípios. É uma espécie das transferências expressamente previstas na Constituição Federal;

O rateio da receita proveniente da arrecadação de impostos entre os entes federados representa um mecanismo fundamental para amenizar as desigualdades regionais, na busca incessante de promover o equilíbrio socioeconômico entre Estados e Municípios.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos

documentos ou ainda teoria das três idades.

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a

sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário.

Valor Primário

Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.

Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido às suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do

documento.

Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.

Valor Secundário

Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou histórico.

Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico). Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo, ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo permanente.

ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é assim definido por Marilena Leite Paes: “É o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso”. 

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente apresenta as seguintes características: É a fase em que os documentos são produzidos;] É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;

Apresenta grande freqüência de consulta aos seus documentos;

Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e

Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados freqüentemente, devem estar localizados nos próprios setores que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso (arquivo central ou geral).

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo.

Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.

Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.

Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os documentos considerados importantes na preservação da memória da instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente, onde serão guardados em caráter definitivo.

Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características, recebeu o nome de limbo ou purgatório. A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.

ARQUIVO PERMANENTE 

No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a instituição.

Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais serão eliminados.

A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição, como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.

Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é necessária uma análise de suas características, de forma a identificar os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância histórica (valor secundário).

Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da instituição avaliada.

Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem.

A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente diretamente para a permanente.

As passagens dos documentos para as fases intermediária e permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento, respectivamente.

Transferência: é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

Recolhimento: é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.

Vantagens da avaliação para a instituição. 

Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a instituição: 

1. Ganho de espaço físico; 
2. Maior facilidade na organização e recuperação da informação, uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido; 
3. Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos.

O QUE É SER ADMINISTRADOR?

Administradores são profissionais que organizam, planejam e orientam o uso dos recursos financeiros, físicos, tecnológicos e humanos das empresas, buscando soluções para todo tipo de problema administrativo. Criam métodos, planejam atividades, organizam o funcionamento dos vários setores da empresa, calculam despesas e garantem a perfeita circulação de informações e orientações. 

O objetivo é evitar falhas de comunicação, escassez ou excesso de empregados, gastos desnecessários ou outros problemas que gerem desperdício, ineficiência, prejuízo à produção, déficit orçamentário. Podem trabalhar em diversas áreas das empresas: material, marketing, produção, organização e métodos, recursos humanos, administração financeira. 

Passam por várias etapas dentro de uma empresa, podendo trabalhar como analistas, exercer chefias intermediárias, gerência, coordenação, direção superior; atuar em pesquisa e planejamento, assessoria e consultoria. 

Quais as características necessárias para ser um administrador? É necessário ter boa capacidade de análise, raciocínio abstrato e aptidão numérica. 

Também deve ter liderança e ser sociável. Características desejáveis: autoconfiança, capacidade de adaptação a novas situações, capacidade de decisão, capacidade de negociação, capacidade de organização, capacidade de pensar e agir sob pressão, capacidade de planejamento, capacidade de resolver problemas práticos, dinamismo, espírito empreendedor, habilidade para mediar conflitos, habilidade para trabalhar em equipe, iniciativa, noção de prioridades, objetividade, senso de oportunidade, senso de responsabilidade.

http://paradministrador.blogspot.com.br/search/label/O%20que%20%C3%A9%20ser%20Administrador%3F

CÓDIGO DE ÉTICA DOS PROFISSIONAIS DE ADMINISTRAÇÃO

(Aprovado pela Resolução Normativa CFA nº 393, de 6 de dezembro de  2010)

PREÂMBULO

I        -     De forma ampla a Ética é definida como a explicitação teórica do fundamento último do agir humano na busca do bem comum e da realização individual.

II       -     O exercício da atividade dos Profissionais de Administração implica em compromisso moral com o indivíduo, cliente, empregador, organização e com a sociedade, impondo deveres e responsabilidades indelegáveis.

III    -    O Código de Ética dos Profissionais de Administração (CEPA) é o guia orientador e estimulador de novos comportamentos e está fundamentado em um conceito de ética direcionado para o desenvolvimento, servindo simultaneamente de estímulo e parâmetro para que o Administrador amplie sua capacidade de pensar, visualize seu papel e torne sua ação mais eficaz diante da sociedade.

CAPÍTULO I

DOS DEVERES

Art. 1º São deveres do Profissional de Administração:

I        -     exercer a profissão com zelo, diligência e honestidade, defendendo os direitos, bens e interesse de clientes, instituições e sociedades sem abdicar de sua dignidade, prerrogativas e independência profissional, atuando como empregado, funcionário público ou profissional liberal;

II       -     manter sigilo sobre tudo o que souber em função de sua atividade profissional;

III      -     conservar independência na orientação técnica de serviços e em órgãos que lhe forem confiados;

IV     -     comunicar ao cliente, sempre com antecedência e por escrito, sobre as circunstâncias de interesse para seus negócios, sugerindo, tanto quanto possível, as melhores soluções e apontando alternativas;

V      -     informar e orientar o cliente a respeito da situação real da empresa a que serve;

VI     -     renunciar, demitir-se ou ser dispensado do posto, cargo ou emprego, se, por qualquer forma, tomar conhecimento de que o cliente manifestou desconfiança para com o seu trabalho, hipótese em que deverá solicitar substituto;

VII    -  evitar declarações públicas sobre os motivos de seu desligamento, desde que do silêncio não lhe resultem prejuízo, desprestígio ou interpretação errônea quanto à sua reputação;

VIII   -     esclarecer o cliente sobre a função social da organização e a necessidade de preservação do meio ambiente;

IX     -  manifestar, em tempo hábil e por escrito, a existência de seu impedimento ou incompatibilidade para o exercício da profissão, formulando, em caso de dúvida, consulta ao CRA no qual esteja registrado;

X        -     aos profissionais envolvidos no processo de formação dos Profissionais de Administração, cumpre informar, orientar e esclarecer sobre os princípios e normas contidas neste Código.

XI     -     cumprir fiel e integralmente as obrigações e compromissos assumidos, relativos ao exercício profissional;

XI     -     manter elevados o prestígio e a dignidade da profissão.

CAPÍTULO II

DAS PROIBIÇÕES

Art. 2º É vedado ao Profissional de Administração:

I        -     anunciar-se com excesso de qualificativos, admitida a indicação de títulos, cargos e especializações;

II       -     sugerir, solicitar, provocar ou induzir divulgação de textos de publicidade que resultem em propaganda pessoal de seu nome, méritos ou atividades, salvo se em exercício de qualquer cargo ou missão, em nome da classe, da profissão ou de entidades ou órgãos públicos;

III      -     permitir a utilização de seu nome e de seu registro por qualquer instituição pública ou privada onde não exerça pessoal ou efetivamente função inerente à profissão;

IV     -     facilitar, por qualquer modo, o exercício da profissão a terceiros, não habilitados ou impedidos;

V      -     assinar trabalhos ou quaisquer documentos executados por terceiros ou elaborados por leigos alheios à sua orientação, supervisão e fiscalização;

VI     -     organizar ou manter sociedade profissional sob forma desautorizada por lei;

VII    -  exercer a profissão quando impedido por decisão administrativa do Sistema CFA/CRAs transitada em julgado;

VIII   -     afastar-se de suas atividades profissionais, mesmo temporariamente,  sem razão fundamentada e sem notificação prévia ao cliente ou empregador;

IX     -     contribuir para a realização de ato contrário à lei ou destinado a fraudá-la, ou praticar, no exercício da profissão, ato legalmente definido como crime ou contravenção;

X      -     estabelecer negociação ou entendimento com a parte adversa de seu cliente, sem sua autorização ou conhecimento;

XI     -     recusar-se à prestação de contas, bens, numerários, que lhes sejam confiados em razão do cargo, emprego, função ou profissão, assim como sonegar, adulterar ou deturpar informações, em proveito próprio, em prejuízo de clientes, de seu empregador ou da sociedade;

XII    -     revelar sigilo profissional, somente admitido quando resultar em prejuízo ao cliente ou à coletividade, ou por determinação judicial;

XIII   -     deixar de cumprir, sem justificativa, as normas emanadas dos Conselhos Federal e Regionais de Administração, bem como atender às suas requisições administrativas, intimações ou notificações, no prazo determinado;

XIV  -     pleitear, para si ou para outrem, emprego, cargo ou função que esteja sendo ocupado por colega, bem como praticar outros atos de concorrência desleal;

XV   -     obstar ou dificultar as ações fiscalizadoras do Conselho Regional de Administração;

XVI   -     usar de artifícios ou expedientes enganosos para obtenção de vantagens indevidas, ganhos marginais ou conquista de contratos;

XVII -     prejudicar, por meio de atos ou omissões, declarações, ações ou atitudes, colegas de profissão, membros dirigentes ou associados das entidades representativas da categoria.

CAPÍTULO III

DOS DIREITOS

Art. 3º São direitos do Profissional de Administração:

I        -     exercer a profissão independentemente de questões religiosas, raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, condição social ou de qualquer natureza discriminatória;

II       -     apontar falhas nos regulamentos e normas das instituições, quando as julgar indignas do exercício profissional ou prejudiciais ao cliente, devendo, nesse caso, dirigir-se aos órgãos competentes, em particular ao Tribunal Regional de Ética dos Profissionais de Administração e ao Conselho Regional de Administração;

III      -     exigir justa remuneração por seu trabalho, a qual corresponderá às responsabilidades assumidas a seu tempo de serviço dedicado, sendo-lhe livre firmar acordos sobre salários, velando, no entanto, pelo seu justo valor;

IV     -     recusar-se a exercer a profissão em instituição pública ou privada onde as condições de trabalho sejam degradantes à sua pessoa, à profissão e à classe;

V      -     participar de eventos promovidos pelas entidades de classe, sob suas expensas ou quando subvencionados os custos referentes ao acontecimento;

VI     -     a competição honesta no mercado de trabalho, a proteção da propriedade intelectual sobre sua criação, o exercício de atividades condizentes com sua capacidade, experiência e especialização.

CAPÍTULO IV

DOS HONORÁRIOS PROFISSIONAIS

Art. 4º Os honorários e salários do Profissional de Administração deverão ser fixados, por escrito, antes do início do trabalho a ser realizado, levando-se em consideração, entre outros, os seguintes elementos:

I        -     vulto, dificuldade, complexidade, pressão de tempo e relevância dos trabalhos a executar;

II       -     possibilidade de ficar impedido ou proibido de realizar outros trabalhos paralelos;

III      -     as vantagens de que, do trabalho, se beneficiará o cliente;

IV     -     a forma e as condições de reajuste;

V      -     o fato de se tratar de locomoção na própria cidade ou para outras cidades do Estado ou do País;

VI     -     sua competência e renome profissional;

VII    -     a menor ou maior oferta de trabalho no mercado em que estiver competindo;

VIII   -     obediência às tabelas de honorários que, a qualquer tempo, venham a ser baixadas, pelos respectivos Conselhos Regionais de Administração, como mínimos desejáveis de remuneração.

Art. 5° É vedado ao Profissional de Administração:

I        -     receber remuneração vil ou extorsiva pela prestação de serviços;

II       -     deixar de se conduzir com moderação na fixação de seus honorários, devendo considerar as limitações econômico-financeiras do cliente;

III      -     oferecer ou disputar serviços profissionais, mediante aviltamento de honorários ou em concorrência desleal.

CAPÍTULO V

DOS DEVERES ESPECIAIS EM RELAÇÃO AOS COLEGAS

Art. 6° O Profissional de Administração deverá ter para com seus colegas a consideração, o apreço, o respeito mútuo e a solidariedade que fortaleçam a harmonia e o bom conceito da classe.

Art. 7° Com relação aos colegas, o Profissional de Administração deverá:

I        -     evitar fazer referências prejudiciais ou de qualquer modo desabonadoras;

II       -     recusar cargo, emprego ou função, para substituir colega que dele tenha se afastado ou desistido, visando a preservação da dignidade ou os interesses da profissão ou da classe;

III      -     evitar emitir pronunciamentos desabonadores sobre serviço profissional entregue a colega;

IV     -     evitar desentendimentos com colegas, usando, sempre que necessário, o órgão de classe para dirimir dúvidas e solucionar pendências;

V      -     tratar com urbanidade e respeito os colegas representantes dos órgãos de classe, quando no exercício de suas funções, fornecendo informações e facilitando o seu desempenho;

VI     -     na condição de representante dos órgãos de classe, tratar com respeito e urbanidade os colegas Profissionais de Administração, investidos ou não de cargos nas entidades representativas da categoria, não se valendo dos cargos ou funções ocupados para prejudicar ou denegrir a imagem dos colegas, não os levando à humilhação ou execração;

VII    -     auxiliar a fiscalização do exercício profissional e zelar pelo cumprimento do CEPA, comunicando, com discrição e fundamentadamente aos órgãos competentes, as infrações de que tiver ciência;

Art. 8° O Profissional de Administração poderá recorrer à arbitragem do Conselho Regional de Administração nos casos de divergência de ordem profissional com colegas, quando for impossível a conciliação de interesses.

CAPÍTULO VI

DOS DEVERES ESPECIAIS EM RELAÇÃO À CLASSE

Art. 9° Ao Profissional de Administração caberá observar as seguintes normas com relação à classe:

I        -     prestigiar as entidades de classe, propugnando pela defesa da dignidade e dos direitos profissionais, a harmonia e a coesão da categoria;

II       -     apoiar as iniciativas e os movimentos legítimos de defesa dos interesses da classe, participando efetivamente de seus órgãos representativos, quando solicitado ou eleito;

III      -     aceitar e desempenhar, com zelo e eficiência, quaisquer cargos ou funções, nas entidades de classe, justificando sua recusa quando, em caso extremo, achar-se impossibilitado de servi-las;

IV     -     servir-se de posição, cargo ou função que desempenhe nos órgãos de classe, em benefício exclusivo da classe;

V      -     difundir e aprimorar a Administração como ciência e como profissão;

VI     -     cumprir com suas  obrigações junto às entidades de classe às quais se associou, inclusive no que se refere ao pagamento de contribuições, taxas e emolumentos legalmente estabelecidos;

VII    -     acatar e respeitar as deliberações dos Conselhos Federal e Regional de Administração

CAPÍTULO VII

DAS INFRAÇÕES DISCIPLINARES

Art. 10. Constituem infrações disciplinares sujeitas às penalidades previstas no Regulamento do Processo Ético do Sistema CFA/CRAs, aprovado por Resolução Normativa do Conselho Federal de Administração, além das elencadas abaixo, todo ato cometido pelo profissional que atente contra os princípios éticos, descumpra os deveres do ofício, pratique condutas expressamente vedadas ou lese direitos reconhecidos de outrem:

I        -     praticar atos vedados pelo CEPA;

II       -     exercer a profissão quando impedido de fazê-lo ou, por qualquer meio, facilitar o seu exercício aos não registrados ou impedidos;

III      -     não cumprir, no prazo estabelecido, determinação de entidade dos Profissionais de Administração ou autoridade dos Conselhos, em matéria destes, depois de regularmente notificado;

IV     -     participar de instituição que, tendo  por objeto a Administração, não esteja inscrita no Conselho Regional;

V      -     fazer ou apresentar declaração, documento falso ou adulterado, perante as entidades dos Profissionais de Administração;

VI     -     tratar outros profissionais ou profissões com desrespeito e descortesia, provocando confrontos desnecessários ou comparações prejudiciais;

VII    -     prejudicar deliberadamente o trabalho, obra ou imagem de outro Profissional de Administração, ressalvadas as comunicações de irregularidades aos órgãos competentes;

VIII   -     descumprir voluntária e injustificadamente com os deveres do ofício;

IX     -     usar de privilégio profissional ou faculdade decorrente de função de forma abusiva, para fins discriminatórios ou para auferir vantagens pessoais;

X      -     prestar, de má-fé, orientação, proposta, prescrição técnica ou qualquer ato profissional que possa resultar em dano às pessoas, às organizações ou a seus bens patrimoniais.

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. Caberá ao Conselho Federal de Administração, ouvidos os Conselhos Regionais e a categoria dos profissionais de Administração, promover a revisão e a atualização do CEPA, sempre que se fizer necessário.

Art. 12. As regras processuais do processo ético serão disciplinadas em Regulamento próprio, no qual estarão previstas as sanções em razão de infrações cometidas ao CEPA.

Art. 13. O Conselho Federal e os Conselhos Regionais de Administração manterão o Tribunal Superior e os Tribunais Regionais, respectivamente, objetivando o resguardo e aplicação do CEPA.

Art. 14. É dever dos CRAs dar ampla divulgação ao CEPA.

Aprovado na 19ª reunião plenária do CFA, realizada no dia 3 de dezembro de 2010.

Adm. Roberto Carvalho Cardoso

Presidente

CRA/SP nº 097