A FUNÇÃO GERENCIAL DA SECRETÁRIA EXECUTIVA

Maria Aparecida Vieira*

Resumo: A secretária executiva enfrentou muitos tabus e quebra de paradigmas. Confessamos que ainda, tem muito a enfrentar, mas cada vez mais ela toma posição de destaque dentro da organização. E, um desses destaques é a sua nova nomenclatura na estrutura da organização: gestora.

Cabe aqui, mostrarmos que, infelizmente não são todas às empresas, a aderirem esse novo conceito, ou seja, ainda falta muita conscientização da valorização dessa profissional.

Palavra-chave: mudança, atuação, visão macro.

Secretária ou gestora?

Se nós relembrarmos, em meados de 1960, a secretária era considerada uma escrava. Fazia mecanicamente, o que o seu chefe ordenava.

Hoje, no ano de 2002, a secretária é totalmente polivalente, assessora, proativa, flexível, responsável, com bom senso, iniciativa, competência, postura profissional, dinamismo, agente facilitador, com etiqueta pessoal profissional e tantos outros predicativos, fez com que a secretária formasse decisões, participando-as ao seu executivo. Com isso, não faltaram gestores com qualidades semelhantes, para enxergar tais mudanças de comportamento e engrenar a profissional secretária para outros desafios, como por exemplo: ser uma gerente de marketing, tendo uma equipe de trabalho: planejando, organizando e controlando tais colaboradores para o objetivo da empresa e seu pleno sucesso de gerir tal departamento com êxito, lealdade e transparência (qualidades básicas para qualquer gestor).

A secretária executiva, como líder, enfrentará grandes desafios. Um deles, é nunca esquecer o que era, pois precisará de todos os seus antigos atributos para acrescentar esse outros, totalmente direcionado para à administração; para uma desenvoltura completa de sua nova posição, diante da organização.

Primeiros desafios pessoais à enfrentar a nova líder

Antes de qualquer coisa, a nova gestora terá que pensar como líder, senão todo o esforço de ter chegado lá, foram em vão. Em seguida:

Aceitar e valorizar a cultura interna positivamente;

Afastar-se de fatos e pessoas negativas e negadoras. Cuidado com notícias ruins, afaste-se delas;

Não reclamar e não falar mal dos outros;

Cultivar a alegria, o riso e o bom humor;

Ser alguém sempre pronto a colaborar, mesmo que você não seja mais a secretária;

Surpreender à sua equipe com "momentos mágicos";

Fazer tudo com sentimento de perfeição, prestando atenção aos detalhes, principalmente agora, que você é uma gestora;

Andar como antes: bem vestida, limpa e perfumada. Gostar sempre da sua imagem;

Agir prontamente;

Iluminar mais o seu ambiente de trabalho. A escuridão traz depressão;

Ser um exemplo de comportamento para à sua equipe;

Nunca demonstrar medo, diante do "novo". Sentir o medo, mas enfrentá-lo, sempre em qualquer tipo de situação;

Saber conviver com os erros e acertos. Se a gestora errar, não pensar em desistir e voltar o pensamento de ser uma secretária executiva, novamente. Todos erram, desde o Presidente da República até o porteiro da sua organização. Todos são mutáveis de altos e baixos, independente de cargos. Saiba somente administrar estas duas situações - faz parte da qualificação de um líder;

Contar com suas próprias habilidades: motivação, liderança, etc.; que são natas em qualquer pessoa, mas melhoradas com o passar do tempo: em conhecimentos atribuídos em uma graduação, pós-graduação, com as pessoas que você conhece, enfim com a vida;

Qualquer atitude a tomar, com sua equipe, se tratando de pessoas. Aja com se fosse elas. Para que você tenha um feedback sempre positivo. Magoar incoerentemente - é perder pontos;

Pessoas difíceis sempre terão. Aprenda a lidar com as personalidades e respeitar o limite de cada um. Infelizmente, as pessoas não são como nós desejamos, pois afinal de contas elas não são a gente. Cada pessoa é única. Precisará que elas nascessem iguais a você, quem sabe um clone. Foi uma brincadeira, mas com um sentido sério. Será que um clone, melhoria ou pioraria à sua situação?

Falar bem, devagar é de fácil compreensão para o grupo;

Faça o seu marketing pessoal e profissional de uma forma que atinja os objetivos da empresa;

Seja uma gestora eficaz, como você era uma secretária executiva eficaz.

Adquira sempre mais conhecimento, principalmente agora que você é gestora. Se por acaso, não possa fazer uma pós-graduação, compre bons livros de administração, vantagem competitiva, marketing institucional, matemática financeira, gestão estratégica, gestão de pessoas e subjetividade, comportamento humano nas organizações, estrutura das organizações, estratégia empresarial, controladoria, psicologia para gestores, etc., para que você tenha uma diretriz técnica dos procedimentos administrativos.

É importante lembrar que a gestora, tem que estar pronta para o que der e vier. A mesma pode ser convidada para escrever um livro, um artigo, e haverá necessidade do conhecimento da metodologia do trabalho científico, para compor tais textos.

Não seja como o seu executivo, quando você era uma secretária. O mesmo escolhia as referências bibliográficas, fazia os seus apontamentos e pedia para você digitar. Como gestora, conheça todos os passos, desde a formatação, até o completo conteúdo, para que você não dependa só da sua secretária, pois ela já tem muitos afazeres importantes, do que os particulares que lhes são incumbidos e, disso você sabe melhor do que ninguém no que nos referimos: você já foi uma secretária, lembra?

Primeiros desafios profissionais à enfrentar a nova líder

Conhecer com veemência o ramo de negócio da organização, desde a matéria-prima até o produto acabado (isso, se o ramo for industrial, por exemplo);

Conhecer a estrutura organizacional da empresa ( do alto escalão ao baixo);

Ser taxativa em reuniões de acordo com as suas necessidades. Não fazer disso, um hábito para o seu bem sucesso, como muitos gestores o fazem. Muitas reuniões acabam confundindo o objetivo traçado, perda de tempo (em alguns casos) e dispersão nos colaboradores que compõem o grupo. A praticidade em uma reunião planejada e organizada com seus objetivos já traçados, faz com que a segunda reunião (daqui mais ou menos 15 dias), faça com que o grupo participe os resultados dos objetivos divulgados na primeira reunião;

Promover eventos cerimoniais e protocolares à sua diretoria, para mostrar o sucesso de seu departamento, demonstrando os objetivos que foram concretizados com vitórias;

Buscar alternativas junto à sua diretoria, para treinar à sua equipe (lute por eles). Equipe capacitada ajudará a atrelar às suas metas, com as suas realizações;

Desenvolva à sua habilidade de comunicação interpessoal. Participe a todos, o que realmente você está querendo. O que você deseja deles. Nunca omita os seus desejos, à sua decepção e alegria. Seja sempre honesta, com você e com o seu grupo. Você sozinha não fará acontecer, somente com a união de todos. Deixe bem claro suas intenções;

Tomar decisões acertadas, mas com calma e bom senso. Lembre-se: hoje você é gestora, um erro será fatal para a organização. Quando você era secretária um erro era fatal para o seu executivo. Claro, que ambas as situações você estará fora da organização. Mas, sem dúvida o peso de um erro como gestora, pesará muito mais em sua consciência;

Relacionar-se bem somente com o grupo, não lhe ajudará em muito. Há a necessidade de um intercâmbio geral dentro de toda à administração. Claro, que não podemos agradar gregos e troianos, mas é sempre bom tentar;

Dependendo da necessidade, fazer relatórios mensalmente ou diariamente, do seu departamento para à sua diretoria, é de grande propriedade para que esses saibam que você está empenhada em mostrar resultados. Ser um elemento de produção e não escassez;

Reduzir os custos do seu departamento, com um planejamento bem feito, trará pontos positivos de seus superiores. Não podemos esquecer que toda organização deseja lucro e não prejuízo. Controle bem o seu centro de custo, diante de todas as despesas que serão imbuídas a ele;

Faça acontecer, não espere. Que tal implantar um modelo de sistema de informação em seu departamento. E, se já o houver, que tal sugerir alguns implementos para à sua conservação?

O que leva o fracasso da gestora

São muitos os fatores, porém vamos detalhar os mais importantes;

Ladrões de tempo de reunião - o motivo da reunião não é claro, conversas e discussões inúteis, etc.;

Ladrões de tempo no telefone - conversas desestruturadas, falta de prioridades, etc.;

Delegação insatisfatória - excesso de controle, medo de um colega fazer o trabalho melhor do que você, etc.;

Gerente irresoluto - orientações equivocadas prefere fazer a pensar;

Comunicações insatisfatórias: problemas de idiomas, excesso de comunicações, etc.,

Tomada de decisões insatisfatória - falta de visão (estratégica), alvos indistintos, etc.;

Ausência de trabalho sistemático - não há planejamento, incapacidade de dizer não, etc.;

Defeitos no computador - o computador quebra e não consegue acessar arquivos, a conexão da internet é lenta, etc.

O que leva o sucesso da gestora

Já é o contrário do fracasso, são poucos os ingredientes para o sucesso. Aqui o que prevalece é: o importante é qualidade e não a quantidade. Vamos ressaltar melhor:

Se você tem um objetivo, que foi traçado dentro de um planejamento estratégico, tático e operacional, dentro dos conceitos estruturais da organização, com plena autorização de todos (superiores) e sua plena convicção, junto à sua equipe, que tudo dará certo. Não haverá fracasso. Claro, que para essa visão macro, você precisará de outros departamentos, de outras pessoas, para que todas as ferramentas necessárias: planilhas de custos, planilhas econômicas e financeiras, dados contábeis, informações fiscais, etc., participado pelos diversos departamentos, seja de uma confiabilidade completa, para que seus projetos tenham mensurações coesas.

Conclusão

A nova gestora tem que ter em mente, as funções administrativas, como características básicas para à sua desenvoltura dentro dessa nova nomenclatura que ela irá assumir. São elas:

    Quadro 1. As funções administrativas e suas características.

    Fonte: SILVA ( 2001:10)

Com certeza, tendo esses parâmetros básicos e um sério desenvolvimento de cada item, com a contribuição de todos e, principalmente à sua - já se pode pensar no sucesso como recompensa a cada objetivo traçado.

Mas, lembre-se: sem humildade e sem habilidade humana - nada será possível!

NENHUMA TECNOLOGIA IRÁ SUBSTITUIR O RESPEITO E O BOM TRATO PARA COM OS SERES HUMANOS.

Abstract: It's very important the manager to know the basics knowledges about your profission new.

Keyword: contact, knowledge, challenge.

Referências bibliográficas

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TORQUATO, Gaudêncio. Cultura, poder, comunicação e imagem: fundamentos da nova empresa. São Paulo: Pioneira, 1991.

* Professora das disciplinas de Técnicas Secretariais e Gestão Secretarial. Orientadora do TCC do Curso de Secretariado Executivo da Universidade Camilo Castelo Branco - UNICASTELO ( 2001 e 2002).

PERDI A FUNCIONÁRIA PARA O FACEBOOK

O vício no smartphone é uma doença a ser estudada

Estava em viagem de trabalho na cidade de Fortaleza e, enquanto jantava com alguns empresários, ouvi de um deles a frase: “Perdi a funcionária para o Facebook”.

Fiquei pensando no significado daquilo. Será que ele tinha uma ótima funcionária de TI que foi selecionada para ajudar o Mark Zuckerberg com alguma nova funcionalidade da rede social? Não. Infelizmente, para a moça, não se tratava disto…

Acredito que você tenha pensado em algo diferente, quando leu o título deste artigo, e, sim, você estava completamente certo ao considerar: “vai ver que a moça não desgrudava do Facebook”. É isto mesmo! E o mais triste é que a história se repetirá milhares de vezes.

Antigamente, perdíamos o funcionário para o concorrente. Depois de anos de investimento em treinamentos internos, que ocupavam o tempo de profissionais mais experientes da empresa ensinando esta pessoa a trabalhar; depois de anos oferecendo uma bolsa pra ela fazer faculdade; depois de pagar viagem, hotel e inscrição de cursos fora da empresa; depois de tudo isto, perdíamos o funcionário para o concorrente.

Ou ainda pior: ele mesmo se transformava num novo concorrente. Cheio de potencial.

Aos empresários que vinham chorar as pitangas em uma situação destas, eu sempre dizia: pega sua senha e entra na fila, porque eu conheço centenas de casos idênticos e o seu não foi o primeiro e nem será o último.

É normal. A empresa tem de se transformar em escola, tem de educar, treinar, mostrar como se faz e depois encarar até como um orgulho a pessoa que se desenvolveu e foi em busca de novas oportunidades e desafios.

A cada funcionário que se vai, eu recomendo que o empresário repense o ambiente de trabalho, o plano de carreira, as verdadeiras razões que levaram aquela pessoa a deixar a empresa e buscar outra posição de trabalho.

Mas para o problema do empresário de Fortaleza eu não achei resposta.

A funcionária ficava no Facebook o dia inteiro. Foi repreendida verbalmente. Bloquearam o acesso nas máquinas da empresa e então ela passou a usar o celular. Impediram o uso do celular e ela passou a dedicar longos períodos de tempo no banheiro. Logicamente, com o celular.

E o que fazer então?

A única saída dele foi demitir. Mas gostava da moça e me disse que nunca tinha encontrado alguém com tanto potencial para a função. Era inteligente e aprendia rápido. Mas não desgrudava do Facebook.

O vício no smartphone é uma doença a ser estudada. Mas já virou causa de desemprego em Fortaleza. E, claro, a moça precisa de tratamento e pode retomar sua vida profissional com uma carreira brilhante, assim que conseguir dominar o desejo de acessar a rede social.

Mas minha maior preocupação é com o empresário. Perder pro concorrente é uma coisa, mas perder pro Facebook… Vai reclamar com quem?



http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/perdi-a-funcionaria-para-o-facebook/75596/

NÃO MUDE SEU CHEFE... MUDE VOCÊ!

Como Secretária tive e tenho a oportunidade de trabalhar com diversos perfis de chefes. Quando faço um balanço geral da minha experiência profissional observo que cada Executivo que assessoro, ao longo dos anos, deixa o seu legado. 

Alguns mais exigentes e explosivos, outros mais lights. Entretanto, o que posso afirmar, independente da característica de cada um deles, é que minha postura diante das diversas situações foi e é um divisor de águas. Enquanto nos colocamos na posição de vítima, sem sombra de dúvidas, a relação é afetada e seja qual for o perfil do seu chefe, haverá  impacto na relação. 

Por isso, procurar um bom relacionamento com o chefe, reconhecer suas qualidades, seus pontos fortes é uma ótima oportunidade de aprendizado e crescimento profissional, sem deixar de mencionar que beneficiará na relação. 

Abaixo, compartilho um texto oportuno ao assunto:

Quem nunca reclamou do chefe, que atire a primeira pedra. "Ele(a) não sabe se comunicar com a equipe", "é centralizador", "delega demais", "não dá espaço para o time opinar", "é inseguro porque pede opinião demais"... A lista não tem fim e, por mais que o líder tente agradar, sempre vai ter alguém insatisfeito. Geralmente, quem está infeliz gasta energia reclamando em vez de tentar consertar a situação que o incomoda ou, ao menos, amenizar o problema.

Os especialistas da consultoria mundial em liderança Axialent prepararam um questionário que ajuda os liderados a descobrirem: quando algo acontece, você age como vítima ou como protagonista? Então, responda honestamente às perguntas seguintes:

1. Quando algo dá errado e você é questionado:

a) Você assume a sua contribuição para o problema (Exemplo: “Não terminei o relatório porque não me dei conta de que o prazo para entrega das informações pela contabilidade havia vencido e me esqueci de cobrar.”)

b) Você terceiriza a culpa (Exemplo: “O relatório não ficou pronto porque a contabilidade não me entregou as informações em tempo hábil...”)

2. Quando seu líder delega uma tarefa e você fica com várias dúvidas:

a) Você pede esclarecimentos

b) Você sai da conversa pensando em como vai se virar para descobrir o que ele não falou e/ou o que você não entendeu

3. Quando é requisitado a dar sua opinião:

a) Expressa o que pensa com honestidade consigo mesmo e respeito pelo outro

b) Omite-se ou diz algo “politicamente correto”

4. Quando você discorda do chefe, você:

a) Expressa seu desacordo, e coloca os fatos que embasam sua opinião, sem impô-la como a única verdade

b) Comenta sobre seu desacordo com seus colegas, mas não o menciona ao chefe

Segundo os especialistas, os comportamentos nas respostas “a” caracterizam o modelo mental do protagonista e, nas respostas “b”, o da vítima. Se você está mais frequentemente no papel de vítima do que no de protagonista, esta é a hora de rever seus comportamentos, pois, eles podem estar impactando negativamente na interação com a chefia.

“A nossa experiência mostra que, se uma das partes mudar o seu comportamento, a probabilidade de que a outra parte mudará também, aumenta significativamente. O primeiro passo para ganhar poder na interação é olhar para si e para seus comportamentos antes de atribuir a responsabilidade pela má interação a ele”, explica Carlos Misiara, consultor da Axialent no Brasil.

Como virar o jogo

O maior erro de um liderado é acreditar que o comportamento do líder está errado, mas que ele não pode fazer nada a respeito. Afinal, o chefe é visto como o “todo-poderoso”, investido de autoridade. É aí que o funcionário cai na armadilha de assumir o modelo mental da vítima. Nesta posição, ele não se sente responsável pelo problema que está enfrentando e, portanto, não faz nada para mudar a realidade.

‘’Podemos dizer que quando somos vítimas, somos inocentes, não carregamos a ‘culpa’ pelo problema. A desvantagem disso é que nos tornamos totalmente impotentes. Afinal, se eu não faço parte do problema, como posso ser parte da solução?”, questiona Misiara.

Ou seja, façamos uma meia culpa, é mais fácil colocar a culpa nos outros e nos fatores externos, seguindo a máxima do filósofo, Jean Paul Sartre de que “o inferno são os outros”.

As dicas dos consultores é que o funcionário experimente fazer diferente do que tem feito em ambiente seguro, por exemplo, com colegas mais próximos, família ou amigos. Assim que ganhar mais confiança, pratique com seu líder. Perceba as mudanças no comportamento dele à medida que você vai mudando o seu.

Se, por exemplo, antes de aceitar uma tarefa, checar eventuais dúvidas com ele, confirmando o que foi pedido, o prazo e critérios de qualidade, você estará ajudando o chefe a ser mais claro em seus pedidos e em suas interações. A probabilidade de que vocês dois sejam mais efetivos é muito maior.

Fonte: http://epocanegocios.globo.com/Inspiracao/Carreira/noticia/2012/08/chefe-ruim-deixe-de-ser-vitima-e-torne-se-protagonista.html

FEEDBACK É ESSENCIAL NA ROTINA DE UM BOM LÍDER

É fato que todas as equipes necessitam de um líder, uma pessoa que motive, saiba estimular bons resultados e a encorajar novos posicionamentos. No entanto, para exercer uma boa liderança há um aspecto fundamental, que é saber dar feedbacks aos seus colaboradores.

De acordo com André Silva, palestrante e consultor de motivação e vendas, muitos profissionais desejam ter um retorno, seja positivo ou negativo, do seu líder. “Essa é uma das principais demandas que observo durante os cursos e palestras. É essencial que os líderes tenham a capacidade de dizer no que a equipe pode melhorar, como também a si mesmo”, afirma. Há uma pesquisa, segundo Silva, que indica que o reconhecimento está acima da recompensa financeira quando o assunto é motivação profissional. “Por isso, reconhecer as potencialidades do seu liderado é uma das principais características do líder alta performance”, disse.

Liderar a equipe através da gestão da singularidade também um ponto destacado pelo especialista. “O líder precisa ser um mestre em conhecer as pessoas, saber gerir a sua equipe através das individualidades. É necessário identificar as carências, salientar o que há de bom em cada profissional, além de entender qual a sua motivação pessoal. Gerenciar pessoas é fazer gestão de conflitos permanentemente”, esclarece ele.

Um bom líder ajuda para depois cobrar          

Antes de se tornar palestrante e consultor, Silva trabalhou na área de vendas por 15 anos. Sobre o período em que atuou como supervisor em uma multinacional, ele destaca um case, em que o papel do líder foi fundamental para o desempenho da equipe. Ele conta que foi promovido e destinado a gerenciar um grupo de dez vendedores que estavam em último lugar no ranking de vendas e com a possibilidade de demissão.

-Após um mês de trabalho, com um método que envolveu acompanhamento de campo, treinamento e recomposição da autoestima, o grupo conquistou o 4º lugar no departamento e todos permaneceram com o emprego. “O que fiz foi dar suporte e retorno constante aos liderados, entender quais eram as suas necessidades e gerenciar conforme as peculiaridades de cada um. Um bom líder precisa ajudar para depois cobrar”, enfatiza Silva.

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/feedback-e-essencial-na-rotina-de-um-bom-lider/101640/

COMO ESTÃO SUAS COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS?

A bagagem de competências técnicas que o profissional traz, tem um grande peso quando, por exemplo, se está diante de um processo de seleção. No entanto, depois que a contratação é realizada a empresa, através da liderança, passa a observar se o talento possui ou não determinadas competências comportamentais pertinentes à função e à própria cultura organizacional. Faça uma reflexão a partir dos tópicos abaixo e avalie como estão suas competências comportamentais.

1 - Espírito de equipe 

Você se mostra disposto a atuar em conjunto com os demais colegas de trabalho naturalmente ou isso é uma tarefa que o incomoda? Dividir o conhecimento, sua experiência com terceiros repassa sentimentos de ameaça ao que você conquistou ao longo dos anos ou essa é uma rica oportunidade para seu próprio desenvolvimento pessoal e profissional? Lembre-se que ter espírito de equipe é fundamental para se conquistar novos horizontes e superar desafios diários.

2 - Comunicação interpessoal 

Quem atua no ambiente organizacional sabe o quanto é valioso manter um bom canal de comunicação com todos os profissionais, sejam esses integrantes da equipe ou de outros setores. Isso remete a uma reflexão rápida: você está conseguindo fazer entender-se corretamente e se mantém aberto a ouvir as pessoas do seu convívio? Existe algum fator que atrapalhe a sua comunicação com os demais ou, então, não permite que os demais o compreendam como você deseja. Em que parte do processo está ocorrendo o problema?

3 - Equilíbrio emocional 

Cada vez mais, as pessoas convivem com situações de tensão como conflitos e momentos de grande volume de trabalho. Isso leva a maioria dos profissionais a terem que lidar com a inteligência emocional, caso contrário poderão contribuir com fatores conflitantes ou, ainda, tomarem decisões precipitadas que tornem o momento de crise muito mais intenso. Isso não significa que as pessoas devam podar suas emoções, pelo contrário. Mas, administrar as emoções é sem dúvida alguma um diferencial comportamental que as empresas buscam constantemente nos talentos que contratam.

4 - Administração do tempo 

Ao final do dia, é comum ouvirmos as pessoas fazerem comentários do tipo: "O tempo voou e não fiz quase nada!"; "Queria que o dia tivesse 48 horas para fazer tudo o que preciso". Quando não se consegue administrar o tempo que lhe é oferecido, o profissional acumula atividades que se transformam numa "bola de neve" que só tende a aumentar. É preciso dar prioridades às atividades mais relevantes, marcar as datas de entrega dos trabalhos, bem como reservar algum tempo para recarregar a mente, relaxar um pouco. Isso pode parecer uma "missão impossível" para muitos profissionais, mas é necessária porque todos precisam de um momento para cuidar de si.

5 - Espírito de Liderança 

Existem especialistas que afirma que o espírito de liderança nasce com o indivíduo. Contudo, o dia a dia faz com que muitos profissionais despertem o interesse em, um dia, tornarem-se líderes. Essa vontade pode ser despertada, por exemplo, quando gestor da equipe não se faz presente em determinado momento e a equipe precise de alguém que segure o "leme" e dê um norte para solucionar determinado fato. Passada a tensão, o profissional que conseguiu dar suporte aos demais colegas vê que ele tem potencial e que precisa investir um pouco mais no seu desenvolvimento. Por isso, nunca imagine que não é capaz de lidar com determinado fato. Antes de se auto avaliar, espere que um fato relevante ocorra e veja como você reage.

6 - Capacidade de dar e receber feedback 

Esse é um dos processos mais delicados que envolvem a Gestão de Pessoas, pois mexe exatamente com a chamada zona de conforto e, muitas vezes, com o orgulho dos profissionais. Geralmente, o líder é o responsável por dar o feedback direto aos seus liderados. Além de precisar de uma capacitação para realizar essa atividade, tanto o gestor quanto quem recebe o feedback precisam saber escutar e serem ótimos ouvintes. Você tem essa capacidade de ouvir uma avaliação da sua performance, seja ela positiva ou não? Se você consegue manter o equilíbrio nesse momento, parabéns. Caso contrário...

7 - Valores éticos 

"É preciso levar vantagem em tudo. Certo?". A conhecida Lei de Gerson foi engavetada, arquivada, deletada por empresas que se preocupam com a própria imagem tanto junto aos colaboradores quanto à sociedade. Ser ético não é um rótulo que pode ser adquirido em uma papelaria do shopping, mas sim um somatório de atitudes que somadas revelam a verdadeira identidade de uma organização. E para que a ética seja evidenciada numa empresa, ela precisa estar presente no dia a dia e no comportamento dos funcionários. Passar por "cima" do colega para conquistar uma promoção ou praticar atos de assédio moral, por exemplo, são ações que não cabem aos atuais parâmetros corporativos de instituições respeitáveis.

8 - Perseverança para o futuro 

Há pessoas que desistem dos seus sonhos, mesmo antes de tentar conquistá-los. Lógico que nem tudo na vida poderá ser conquistado, mas é como dizia Walt Disney "Se você pode sonhar, você pode fazer". Hoje, tornou-se quase inconcebível uma empresa investir em um profissional que não acredita nem nele próprio. Sem motivo algum acredita que tudo permanecerá estático, enquanto que a realidade exige que as pessoas tenham uma visão de futuro, arrisquem e se desenvolvam sempre.

9 - Diversidade 

O diverso ganhou forma com a presença da Globalização. Por isso, as organizações apostam na diversidade e quanto mais pessoas com experiências, com visões diferenciadas, maiores são as chances da inovação chegar e agregar valor ao negócio. Uma equipe formada por membros que pertençam a várias gerações certamente apresentará características peculiares e valiosas à empresa.

10 - Resistência às mudanças 

Aquele antigo ditado "Em time que está ganhando, não se mexe", já não corresponde mais às necessidades de uma empresa competitiva. Se você ainda insiste em "tentar" bloquear a chegada da inovação ao seu dia a dia, à sua carreira, é melhor rever rapidamente seus paradigmas. Caso contrário, correrá o risco de ficar para trás e a responsabilidade não será da empresa ou de outro profissional que se destacou, mas sim de sua própria resistência às mudanças.

Por Patrícia Bisp em 10.04.12
Site: http://www.rh.com.br/

PORQUE NADA SUBSTITUI O BOM SENSO

A maneira como nos comportamos no ambiente de trabalho fala muito sobre nós, mas a maneira como nos comportamos fora dele, principalmente quando estamos representando a empresa, fala mais ainda. Por isso, é essencial compreender que viagens de negócios são uma extensão do nosso trabalho, sejam elas para participar de eventos, reuniões, convenções, congressos, seminários, feiras, treinamentos e etc. 

Muitas vezes, as pessoas costumam “extravasar” e perdem o bom senso, o que pode trazer danos para a imagem do profissional. 

Veja algumas dicas que podem ajuda-lo a evitar algumas gafes. 

Saiba fazer bom uso do networking 

Viagem de negócios é uma ótima oportunidade para ampliar sua rede de contatos e conhecer melhor pessoas, que as vezes, você só tem contato por telefone. Mas cuidado com os exageros. Nada de pedir emprego ou favores. Procure ser agradável, se permita conhecer as pessoas e assim estabelecer laços. 

Business is Business 

Viagens a trabalho são viagens a trabalho e por isso é terminantemente impróprio usufruir desse momento para realizar city tour. Ainda que você esteja em um Congresso em Paris, é importante lembrar que você está a trabalho, por isso, o mínimo que a empresa espera do funcionário é responsabilidade e comprometimento. O ideal é realizar este tour após a programação estabelecida, isto é, nos horários vagos. 

Não fale mal da empresa ou do seu chefe

Assim como não é positivo falar mal da empresa, do chefe e dos colegas internamente, fora pega mal do mesmo jeito. Lembre-se, falar mal dos outros é uma gafe em qualquer situação e fala muito sobre você. 

Ficar off-line 

O fato de você estar fora de empresa não significa que você não possa acessar seus e-mails e mensagens remotamente. Em um mundo cada vez mais dinâmico estar fora do escritório não é motivo para se desconectar. Considerando que estará fora do escritório é importante ativar o recurso de ausências temporárias em seu e-mail, informando que estará com acesso restrito. Essa postura mostra seu comprometimento e responsabilidade e sem dúvida constrói uma imagem positiva sobre você. 

Chegar atrasado

Visualize a cena: “Você viajou para participar de um treinamento e se sentiu confortável para acordar mais tarde, tomar um belo café da manhã – contemplando a vista para o mar - e como se tratava apenas de um treinamento decidiu chegar mais tarde. Ao entrar no auditório ou na sala em que estão acontecendo os trabalhos todos já estão presentes, inclusive o palestrante. Inevitavelmente as pessoas param para olhar você chegar e se instalar. O Palestrante gentilmente faz aquela pausa e segue com as atividades”. 

Chegar atrasado, em qualquer ocasião, mostra total falta de cuidado e respeito com os indivíduos ali presentes. Considerando uma agenda previamente estabelecida o que se espera dos participantes é que cheguem no horário.  

Roupas adequadas 

Se vestir como se estivesse de férias ou “na balada” é uma das gafes mais cometidas em viagens. Por isso, o mesmo bom senso adotado no dia a dia na empresa deve prevalecer. A dica é optar sempre pelo clássico. Vale a pena também conhecer as questões regionais, pesquisar sobre o melhor vestuário e assim evitar desconfortos. 

Em festas, convenções e confraternizações

Viajou para uma convenção de vendas e vai acontecer aquele show do Titãs? Keep calm! Não exagere na bebida, na dança, no vestuário e no vocabulário. Lembre-se você continua em um ambiente de trabalho e por mais que pense que não, as pessoas observam e comentam. Uma amiga, certa vez comentou que na empresa em que trabalha antes da equipe viajar para a reunião de planejamento da área, que acontecia uma vez por semestre em um hotel fazenda, a diretoria encaminhava o seguinte aviso: “lembre-se que segunda-feira você estará de volta ao seu ambiente de trabalho”. 

Fuja de paqueras 

Após um dia de treinamento a proposta é ir para um happy hour com a equipe. Ótimo! Será uma excelente oportunidade para ampliar seu Networking e descontrair um pouco, por que não? Mas cuidado! Não significa que este será o momento para flertar com aquele colega que você já estava de olho há algum tempo. Definitivamente não é o momento apropriado. As pessoas adoram “rotular” as outras, por isso, evite sair com fama de “assanhada” “oferecida” e “mulherengo”. Rótulos como estes não pegam bem para a sua imagem e uma coisa é certa: As pessoas adoram ter o que falar no dia seguinte e nem sempre os comentários são positivos. 

Não leve acompanhantes para o hotel

Estar longe de casa pode causar o sentimento de liberdade, mas isso não significa levar um acompanhante para o seu quarto de hotel. Entenda que sua estadia é destinada unicamente para o seu descanso, após um dia de trabalho como outro qualquer. Por isso, deixe para receber conhecidos em seu quarto quando viajar por conta própria. 

Redes sociais

Atualmente tudo, absolutamente tudo, cai num piscar de olhos nas redes sociais. Por isso, tenha bom senso ao usar as redes (Facebook, twitter, instagram, linkedin, etc). Fuja da síndrome "cada mergulho um flash" e não saia tirando centenas de fotos. E quando for postar uma foto pense sobre a exposição da empresa e das pessoas. Não saia marcando as pessoas desgovernadamente e principalmente registrando os vexames alheios. Seja elegante, em qualquer situação. 

O que tenho aprendido ao longo desses anos convivendo com pessoas de diversos segmentos e níveis hierárquicos é que nada substitui o bom senso.

http://simararodrigues.blogspot.com.br/2014/04/porque-nada-substitui-o-bom-senso.html  

SAIBA RESPONDER ÀS PERGUNTAS 'EMBARAÇOSAS' NA ENTREVISTA DE EMPREGO

Este artigo foi publicado pelo InfoMoney em 15.05.12 e traz informações interessantes para quem está em processo seletivo.

Boa leitura!

Acimarleia Freitas

No processo seletivo, existem algumas perguntas que podem deixar o profissional na famosa "saia justa”. Geralmente, são perguntas que a pessoa não se preparou para responder e, dependendo da resposta, podem comprometer seu desempenho.

A consultora em Recursos Humanos e diretora educacional da Drhíade, Ângela Christofoletti, explica que este tipo de questionamento não é para constranger ninguém. É na verdade, uma maneira que o recrutador tem de conhecer o profissional. “Por isso é fundamental que a pessoa seja transparente, mas sempre com muita elegância”, aconselha.

Pensando nisso, o Portal InfoMoney, em parceria com a especialista, elaborou cinco perguntas que são consideradas difíceis de responder. Ângela ressalta que a ideia é orientar o profissional e não ser utilizada como uma resposta padrão. “Tudo que é ensaiado não é legal”. Confira abaixo:

Quais são os seus pontos fracos?

Dizer que é perfeccionista e detalhista está bem longe do que o recrutador deseja ouvir. A consultora explica que este tipo de pergunta é para que o profissional de Recursos Humanos possa relacionar as características pessoais com o cargo que está em aberto. O ideal é que a pessoa mencione alguma característica, mas não se aprofunde. “Cite alguma situação e diga que você está trabalhando para melhorar, mas não dê detalhes. Não entre nesta questão”, diz Ângela.

Por que eu deveria te contratar?

Segundo a especialista, neste momento, é indicado que a pessoa responda que irá ajudar a empresa a alcançar o resultado esperado, já que ela tem as características e competências que o empregador busca.

Do que você menos gostava do seu último trabalho?

Se o problema for o horário ou à distância, o mais indicado é dizer que neste sentido, o trabalho era incompatível. No caso de situações relacionadas à ética é fundamental que a pessoa cite que “eram questões de natureza ética que ela não concordava”. Se foram problemas como acordos que não foram cumpridos, deve ser indicado desta maneira, bem curta. “Lembre-se que o entrevistador não está interessado na empresa em que a pessoa trabalhava, mas no candidato”, orienta.

O que você acha sobre o seu último chefe?

Esta pergunta é para avaliar o nível de relacionamento que a pessoa tinha com o superior. Nestas horas, não é bom nem falar muito bem do chefe, porque o profissional pode parecer que é do tipo “puxa-saco”, nem falar mal, porque demonstra imaturidade. “Fale apenas: nossa relação era boa. Toda vez que eu era solicitado, entregava os resultados esperados”, explica.

Se você está empregado, por que está procurando emprego?

Nada de falar da distância, do salário, dos benefícios nem dos problemas que está passando na empresa atual. A melhor resposta que o candidato pode dar é que ele está em busca de novos desafios e de reconhecimento profissional.

http://www.infomoney.com.br/carreira/emprego/noticia/2434154/saiba-como-responder-perguntas-embaracosas-entrevista-emprego

EXISTE SEMPRE UM GRANDE PROFISSIONAL DE SECRETARIADO AO LADO DE UM GRANDE EXECUTIVO

Eles estão presentes em múltiplas frentes, atuando como facilitadores, organizando e planejando tarefas que facilitam a rotina diária do executivo, otimizam seu tempo e, como consequência, geram mais lucro para a empresa.

De acordo com um estudo publicado na Revista Harvard Business Review (maio/2011), para que o investimento de ter um profissional como este compense, a assessora deve tornar o executivo 8% mais produtivo do que seria se estivesse trabalhando só – ela precisa poupar ao executivo cerca de cinco horas numa semana de trabalho de 60 horas. “O papel da secretária é administrar a rotina da empresa para que o executivo coloque seu foco no produto ou no serviço que oferece”, explica a diretora do Sindicato das Secretárias do Estado de São Paulo, Isabel Cristina Baptista.

Com a mudança dos conceitos e dos estereótipos estipulados pela sociedade, o profissional de secretariado começou a mostrar a importância de sua influência dentro das organizações, pois passou a exercer, além das principais funções, atividades fundamentais para o equilíbrio econômico e de tempo do executivo – como, por exemplo, o tempo que um diretor gastaria solucionando questões de compras de passagens e hospedagens, entre outras atividades, aproveita para a concepção de novos projetos, manutenção e atualização de seu network, prospecção de novos clientes, enfim, gerar lucro e trabalho para a organização.

No Brasil, além de serem reconhecidas e tratadas como “as melhores do mundo” pelo Jornal “The Guardian”, a classe recebe todo amparo dos sindicatos de secretários, os quais defendem e acreditam na importância da profissão no mercado. “Acreditamos e investimos na evolução do conhecimento e proporcionamos incentivos para que os profissionais cresçam e se estabeleçam dentro das organizações”, afirma Isabel. Ademais, o sindicato incentiva a melhora de qualidade de trabalho dos profissionais associados, sugerindo projetos de economia, sustentabilidade, promovendo encontros para atualizações - como o Congresso Internacional, que está confirmado para o mês de outubro deste ano - e diversas atividades em prol da categoria.

Talita Martin

http://www.maxpressnet.com.br/Conteudo/1,433889,Ao_lado_de_um_grande_executivo_existe_sempre_um_grande_profissional_de_secretariado,433889,5.htm 

CONFIANÇA E ÉTICA: ALICERCES DO SECRETÁRIO EXECUTIVO.

Fiz muitas pesquisas para publicar aqui no Blog e uma delas me chamou atenção, por ter tudo a ver com uma das nossas atribuições, que é a questão da CONFIANÇA e da ÉTICA. Ocupamos, dentro da empresa, um lugar muito privilegiado e que nos dá acesso a todo tipo de informação, inclusive as sigilosas e que dizem respeito não só a empresa, mas também à outros assuntos, muitas vezes que dizem respeito à vida pessoal do nosso executivo. O texto abaixo foi extraído de uma publicação da Revista "Você S/A", que fala sobre a importância de se manter firme em executar um trabalho com transparência e honestidade: 

Um dos maiores obstáculos à prevenção dos casos de fraudes dentro das empresas é, na maioria das vezes, a dificuldade de antever quem é capaz de cruzar a linha que separa os profissionais honestos dos fraudadores. O fraudador típico tem um perfil muito similar ao de qualquer outro funcionário da empresa.

Em 41% dos casos, ele trabalha no mesmo lugar há mais de seis anos e, em 29% das fraudes, ocupa um cargo executivo. São pessoas que, justamente por serem figuras de confiança na estrutura da empresa, sentem-se livres para agir em benefício próprio sem levantar suspeitas.

De acordo com especialistas em investigação de fraudes, a conjunção de três fatores aumenta a probabilidade de que um profissional comum, sem histórico de desvios éticos, cruze a fronteira da honestidade e cometa um crime. Esses fatores, que compõem o chamado triângulo da fraude, são: a necessidade, a oportunidade e a racionalização. 

Resumidamente, a predisposição para a fraude aumenta quando o executivo que está passando por uma dificuldade (como estar endividado) encontra uma brecha nos sistemas e processos da empresa e, por se sentir desvalorizado ou merecedor de melhores condições, acaba relativizando a imoralidade do desvio de recursos.

“Quando uma pessoa normal se vê em um contexto muito difícil, ela tende a interpretar o mundo de forma diferente e perde a dimensão do que é ou não correto”, afirma o professor Guido Palazzo. “É como se o profissional fosse acometido por uma espécie de cegueira ética”, diz ele.

Além de razões pessoais, um profissional pode entrar numa maracutaia corporativa ao se sentir pressionado por algum fator relacionado ao trabalho.

A cobrança excessiva de resultados, a coação de um chefe desonesto ou de um agente público corrupto são exemplos de coisas que fazem um profissional alterar seus padrões morais. Como se precaver? “A melhor defesa é não ter med”', afirma Palazzo. “O medo é o principal combustível para desrespeitar uma regra ou para silenciar quando uma regra está sendo quebrada”, diz ele.

Isso significa recusar-se a entrar no jogo, ainda que acarrete alguma consequência previsível, como ser colocado numa geladeira na empresa ou até ser demitido.  

As empresas têm criado mecanismos que permitem aos profissionais honestos denunciar os fraudadores. Um impulso nesse sentido veio da promulgação da Lei Anticorrupção (12.846/13), que acaba de completar um ano em vigor.

A nova legislação prevê punições pesadas para as companhias condenadas por lesar o poder público, com multas que podem chegar a até 20% de seu faturamento. Por causa da lei, diversas empresas estão fortalecendo suas equipes de governança corporativa. “Se as empreiteiras envolvidas no caso da Petrobras tivessem áreas de controle bem estruturadas e atuantes, o risco de um caso como esse ocorrer seria menor”, afirma André Fonseca, sócio do escritório de advocacia Veirano, de São Paulo.

Com a nova lei, mais empresas devem investir na criação desse setor. “As empresas que já tinham algum mecanismo de controle fortaleceram suas áreas, e as demais estão descobrindo como se estruturar', diz Heloísa Macari, sócia-diretora da consultoria de gestão de risco ICTS." 

Embora a matéria não fale especificamente de nós Secretários, por estar diretamente ligados aos grandes executivos da empresa onde trabalhamos, precisamos estar alerta sempre para as situações apresentadas no texto. A melhor coisa a se fazer SEMPRE é não aceitar realizar qualquer tipo de atividade desonesta. Nós, Profissionais de Secretariado Executivo temos, em nosso código de ética, artigos que nos amparam no caso de sermos aliciados a fazer esse tipo de atividade corrupta, então não devemos ter medo de dizer "Não" à corrupção e demais atividades ilícitas e que envolvam falta de ética. 

Fonte: Texto de Gabriel Ferreira, publicado na Revista Você S/A, Editora Abril, Ed. Janeiro/2015: http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/edicoes/198/noticias/saiba-como-nao-se-envolver-mesmo-que. Acesso em 13/01/2015.

A DIFERENÇA ENTRE "COMUNICATIVO E TAGARELA"

Atualmente o mundo tem falado na importância da comunicação e do network, assim como quão valiosa é a habilidade de se comunicar entre chefias e colegas. Ocorre que, na busca por estas habilidades é comum confundirmos Secretário comunicativo com Secretário tagarela.

Veja a seguir as diferenças e como evitar alguns constrangimentos, além da antipatia dos colegas de trabalho:

Secretário Comunicativo:

Aquele que é simpático com os que chegam ao Departamento, são discretos, comedidos, procuram falar o necessário - com a intenção de se fazer presente - e acima de tudo: não confundem liberdade com libertinagem.

São educados, falam baixo e procuram manter uma postura profissional. Se estão em um happy hour ou confraternização corporativa a postura é a mesma adotada no âmbito da empresa, ou seja, NÃO HÁ EXCESSOS.

Se trabalham em um pool, procuram falar também o necessário, evitando atrapalhar aqueles colegas que precisam se concentrar para a redação de um documento ou outra atividade que exija concentração.

Um Secretário comunicativo, procura conhecer a empresa, seus colegas de trabalho, suas atribuições e principalmente veem o colega como parceiro e não aliado.

Secretário Tagarela:

Aquele que ao receber os que chegam ao Departamento disparam a falar assuntos sem importância, fúteis e desnecessários, monopolizam as conversas, procuram ser o centro das atenções, falam alto, dão gargalhas, e se acham “amigos de infância” daqueles que ali estão. A verdade seja dita: Intimidade demais só traz aborrecimento.

O Secretário Tagarela geralmente não enxerga seu superior como chefe e sim como amigo. Se sente a vontade para falar da família, do papagaio, do cachorro e das festas de final de semana.

Acredito na teoria que este Secretário, o tagarela, sofra da síndrome “DO DEMAIS”: simpático demais, alegre demais, falante demais, intimo demais, inteligente demais... E por aí vai!!! Por isso, evite os exageros, por uma questão muito simples: O Secretário Executivo é o cartão de visita da empresa.

Os Secretários tagarelas geralmente são alvos de comentários e são pessoas que facilmente conquistam a antipatia da empresa, afinal “mais é menos”.

Da dica é: façamos uma autoanálise, diria diária, se não estamos confundindo “as estações”, pois nada mais irritante para um chefe do que um subordinado que fale pelos cotovelos.

RODRIGUES, Simara, A diferença entre comunicativo e tagarela. Disponível em:  http://simararodrigues.blogspot.com/2011/01/diferenca-entre-comunicativo-e-tagarela.html. 

Acesso em: 27 de julho. 2011.

O QUE É ÉTICA NO TRABALHO

Ética é um conjunto de regras relacionadas aos valores e conceitos morais de um indivíduo ou grupo social. A ética está diretamente conectada aos princípios que disciplinam, orientam ou mesmo distorcem o comportamento humano.

Ética no trabalho é algo profundamente necessário para um ambiente saudável. Mesmo quando não há um Código de Ética formalmente definido para a sua empresa ou profissão, em geral há um conjunto de aspectos que são considerados "bom senso" (mas deixam espaço para interpretações variadas) em uma tentativa de delimitar o que é o "comportamento ético", incluindo os que representam integridade e comprometimento e separando os que ferem os princípios e assim são inaceitáveis (e assim considerados antiéticos no âmbito pessoal ou do grupo).

Um código de ética definido formalmente é positivo porque remove dúvidas que possam surgir por divergências de opinião de cunho moral ou valorativo, já que as definições do "bom senso" nem sempre são compartilhadas. Um exemplo é o código de Ética do Secretário Executivo, definido pelo Conselho Federal de Administração e ao qual me obrigo quando exerço minha profissão.

Mas nem toda profissão ou empresa conta com este luxo, portanto segue uma pequena lista de 10 itens que podem ajudar a pautar a confecção do seu código de ética pessoal ou mesmo as discussões a respeito no seu grupo de trabalho.

Eles usam conceitos abertos (como "honestidade") e são baseados na observação de comportamentos identificados como éticos, mas naturalmente exprimem um determinado conjunto de valores, portanto interprete-o e adapte-o à sua realidade!

E lembre-se sempre: embora o comportamento ético não vá constar no seu currículo, ele será reconhecido e associado à sua personalidade e identidade profissional, e o oposto também é verdadeiro. Seja reconhecido como um profissional ético, e você sempre levará consigo esta poderosa referência!

Código de Ética no trabalho: 10 mandamentos essenciais

1. Seja honesto, honrado e digno em qualquer situação;

2. Nunca faça algo que você não possa assumir perante sua equipe, seus superiores, seus subordinados ou o público;

3. Seja humilde, tolerante, flexível e disposto a ouvir críticas e sugestões;

4. Críticas e repreensões devem ser feitos primeiro à pessoa a quem se referem, cara a cara. Se houver o dever de levá-los a mais alguém, que não seja pelas costas;

5. A privacidade do colega, do cliente e de todos os demais é inviolável. Independentemente de questões de propriedade corporativa, mexer na mesa, gaveta, informações ou documentos alheios exige autorização (de norma ou da pessoa envolvida) em qualquer circunstância;

6. Em ações e discussões internas, assuma sempre seus valores e princípios e as consequências dos atos a que eles conduzirem, mesmo que isso signifique ficar contra a maioria – mas jamais procure obstruir o direito de expressão e voto no posicionamento alheio;

7. Fique longe de fofocas e comentários maldosos, mesmo que pareçam fazer parte da cultura do grupo. Muitas vezes, o simples fato de dar ouvido a elas pode ser suficiente para identificá-lo com o rótulo de fofoqueiro;

8. A relação hierárquica e de equipe não deve considerar amizades nem antipatias. O subordinado amigo deve ao seu chefe o mesmo tratamento que os demais, e o chefe amigo precisa cuidar para jamais privilegiar o subordinado que lhe é próximo. Da mesma forma, antipatias pessoais não têm espaço no ambiente profissional. Reserve-as para seu íntimo e procure oportunidades para superá-la. No trabalho, trate o colega com o respeito comum, mantenha distância se possível, e não comente com outros a antipatia que sente;

9. Sempre dê crédito a quem merece, sem jamais aceitar elogios ou recompensas pelo mérito alheio;

10. Ao errar, reconheça, sem exageros. A atitude esperada é "não foi um erro intencional, vou providenciar para que não ocorra de novo e vou remediar o acontecido";

O fato essencial é que ser ético significa, muitas vezes, renunciar a oportunidades de obter dinheiro, status e benefícios. Se os seus princípios e valores estiverem ajustados, a decisão ética será sempre a correta, mas a existência de um Código de Ética aceito por todos do grupo pode reduzir os conflitos e facilitar a resolução dos casos em que houver dúvida;

http://efetividade.net/2012/04/o-que-e-etica-no-trabalho-guia-rapido-com-10-mandamentos-essenciais.html