SECRETARIADO... QUE BICHO É ESSE?

O CURSO:

O Secretário Executivo é um profissional que está atento às mudanças organizacionais de valores, crenças e comportamentos. As modificações administrativas, decorrentes da globalização, fizeram com que a função do Secretário Executivo fosse repensada. Para tanto, exige-se:

• Competência técnica: conhecimentos de administração, psicologia, comunicação, liderança, finanças, economia, sociologia, informática, idiomas, além do aperfeiçoamento da língua portuguesa.

• Competência social: capacidade de se auto motivar, liderar, de se relacionar, motivar pessoas, resolver conflitos, autoconhecer-se, assumir responsabilidades, aprender continuamente, visando à melhoria das relações interpessoais, fundamental nas áreas de negócios, planejamento e assessoria.

• Aptidões para: saber posicionar-se frente ao multiculturalismo, estabelecer níveis amplos de relacionamento, criar redes de cooperação e de sinergia, desenvolver padrões pessoais de qualidade, eficácia e produtividade.

ÁREAS DE ATUAÇÃO:

• Assessoria e consultoria administrativas em empresas públicas, privadas, nacionais e multinacionais;

• Organização, planejamento e execução de eventos;

• Gestão de cerimonial e protocolo;

• Secretaria de ONGs e outras entidades do terceiro setor;

• Assessoria e planejamento de reuniões e viagens;

• Organização e gestão das rotinas de escritório.

ÉTICA:

O desenvolvimento de atitudes éticas e solidárias é uma das características marcantes dos Cursos de Secretariado Executivo. Isso contribui para que o profissional se tome agente de transformação social, além de agregar diferenciais nas relações interpessoais e de trabalho.

MERCADO DE TRABALHO:

O mercado de trabalho para o Secretário Executivo está em expansão devido à valorização desse profissional, à abertura de novos campos de trabalho, à expansão e diversificação das empresas e corporações e ao crescimento da procura por profissionais altamente qualificados, tanto do ponto de vista técnico quanto humanístico. A área de atuação do Secretário Executivo é ampla:

• Empresas públicas e privadas em todos os ramos de atividades;

• Empresas de Importação e Exportação;

• Órgãos do Poder Público;

• Serviços de Assessoria e Consultoria;

• Empresas de Assessoria e Consultoria, Próprias ou de Terceiros;

• Empresas Multinacionais;

• Consulados;

• Profissionais Liberais que atendem a outros países;

• Empresas de Eventos e Cerimonial;

• Instituições de Ensino Superior, no exercício de Docência e Pesquisa.

PERFIL DO EGRESSO:

O mercado de trabalho necessita de secretários executivos com competência para promover e participar do processo de gestão e desenvolvimento nas empresas públicas e privadas para atingir metas de qualidade e produtividade. A profissão engloba multiplicidade e diversidade de tarefas. Por isso o secretário executivo trabalha na organização e no planejamento de ações e não apenas na função executiva. O secretário executivo deve utilizar-se de novos conhecimentos para aprimorar o seu capital intelectual e atuar em um mercado altamente competitivo e em constantes transformações. Para capacitar o profissional a atuar em mercados globalizados e em transformação, se impõe o conhecimento de línguas estrangeiras, além do aperfeiçoamento na língua materna. Não se trata apenas de um conhecimento verificável na expressão escrita, mas, sobretudo, na influência oral, visando à melhoria das relações interpessoais, tão fundamental nas áreas de negócios, planejamento e assessoria. Em seu papel de assessora e empreendedorismo competente, o secretária executivo deve estar apto para atuar como:

• Gestor;

• Assessor Executivo;

• Empreendedor;

• Agente proativo;

• Consultor;

• Agente polivalente;

• Coordenador de informações;

• Facilitador das relações interpessoais.

Um secretário executivo competente é um executivo adjunto, e deve ser:

• Inovador;

• Dinâmico;

• Polivalente

• Negociador;

• Culto;

• Participativo;

• Conhecedor de tecnologias;

• Competente no uso da língua materna e das línguas estrangeiras: inglesa e espanhola;

• Pesquisador;

• Gestor de fluxo informativo;

• Conhecedor de gestão estratégica;

• Administrador de conflitos;

• Semeador de confiança;

• Leitor de ambientes para fins de promoção de mudanças;

• Competente nas relações interpessoais, grupais e organizacionais com internalização dos valores, responsabilidades sociais e ética profissional;

• Interessado no desenvolvimento de áreas de atuação e pesquisa;

• Intelectual com formação diferenciada;

• Multe especialista;

• Discreto;

• Criativo;

• Conhecedor de protocolo, cerimonial e etiqueta;

• Bem humorado;

• Cordial.

http://secretariado-executivo.blogspot.com.br/2007/03/secretariado-que-bicho-esse.html

O QUE É SER PROFISSIONAL DO SECRETARIADO?

A profissão de secretária (o) executiva(o) foi institucionalizada pela Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, que foi adaptada em alguns de seus incisos pela Lei 9.261, de 10 de junho de 1996.

Os critérios legais para a contratação de um profissional do secretariado são: formação em curso superior de Secretariado Executivo com respectivo registro no Órgão de Classe; ou formação superior em outra área, desde que tenha a habilitação legal para o exercício da profissão, ou seja, o Registro DRT (na Delegacia Regional do Trabalho), atual SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, como secretária (o) executiva (o), através do direito adquirido e conferido pela legislação da categoria secretarial.

Assessorar é um princípio da profissão de secretária (o) executiva (o).

A função primordial de um profissional de secretariado é assessorar dirigentes e/ou equipes de profissionais, na gestão e execução de funções técnicas e gerenciais. Caracteriza-se por planejamento, desenvolvimento, avaliação, controle, supervisão e coordenação de atividades, qualificadas e finalísticas, para a consecução de objetivos e metas corporativas.

Sua formação deve contemplar, basicamente, os seguintes conhecimentos:

relacionamento interpessoal, lógico-matemáticos, cálculos financeiros, procedimentos contábeis, instituições de direito, gestão estratégica, gestão de pessoas, técnicas de negociação, relações públicas e institucionais, liderança, técnicas de oratória, cenários econômicos e político, compreensão e interpretação de textos, logística para organização de eventos, marketing, gestão da qualidade, comunicação na língua vernácula e, preferencialmente, em um idioma estrangeiro.

É ser fornecedor de subsídios para a tomada de decisões de dirigentes ou de uma equipe. Para isso, precisa conhecer toda a dinâmica dos projetos e desafios com os quais a instituição e sua equipe estão comprometidas. Requer pensar junto com eles ou até mesmo antes.

Saber posicionar-se no mercado como um fornecedor de habilidades e conhecimentos, que auxiliado pela tecnologia de informação e comunicação, torna-se capaz de prestar serviços para instituições localizadas em qualquer continente. Isso requer que seja conhecedor dos rumos dos negócios no mundo da economia globalizada, para saber lidar com as mudanças, adaptar-se e aprender a conviver dentro de um contexto flexível.

É ser organizador e harmonizador do ambiente de trabalho, o que envolve o gerenciamento de relacionamentos, de processos e procedimentos administrativos.

Envolve a capacidade de analisar dados e informações, intervir, identificar e solucionar problemas, propor e promover a venda de soluções por meio da manipulação de símbolos (dados, palavras, representações orais e visuais), agilidade de raciocínio, criatividade, iniciativa, autonomia e qualidades comportamentais.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/07/o-que-e-ser-profissional-do.html

VINTE HABILIDADES IMPRESCINDÍVEIS A QUALQUER PROFISSIONAL

Todos querem trabalhar numa excelente corporação. Todos querem estar nas "Melhores Empresas Para Se Trabalhar". O que nem todos captam, é que quem faz esta ou aquela empresa ser uma organização bem quista por todos, são as pessoas. São os funcionários, os capitais humanos que faz com que uma empresa cresça e se multiplique em seu nicho mercadológico. Logo, o que faz uma empresa ser melhor para se trabalhar é a própria pessoa que nela atua. Várias pessoas têm conversado comigo, seja após minhas palestras, seja quando me contratam para ministrá-las, e me perguntam quais habilidades esses profissionais devem ter para fazer de qualquer organização, uma empresa melhor. Como estou sempre observando o ambiente onde me encontro, para identificar tendências e analisar como é o comportamento das pessoas, pude perceber quais são as necessidades das organizações, e quais são os profissionais que estão um passo a frente dos demais.

Procurei sintetizar o que observei para poder compartilhar com você um pouco dessas habilidades, que, creio, são imprescindíveis. Noto que essas habilidades fazem parte das pessoas que possuem um perfil empreendedor. Nas minhas palestras, costumo dizer que, se eu fizesse parte dos Recursos Humanos de uma empresa, somente contrataria uma pessoa que tivesse brilho nos olhos, uma "cara de orgasmo", ou seja, que fosse cheia de vitalidade, de energia, que não vê a hora de arregaçar as mangas e começar a fazer aquilo que ela tem de melhor, porque ela tem consciência do que pode agregar e o que pode fazer de diferente em seu ambiente profissional. Além desse brilho único no olhar e da consciência da relevância que ela tem no que faz, eu destaco ainda outras habilidades:

1) Integridade e Coerência. Revela a capacidade que o profissional tem de se relacionar. Faz com que as outras pessoas se comprometam e cooperem com ele. Para isso é preciso confiança dentro de uma organização, bem como potencializar alguns pontos do profissional: analisar as situações em que houve um descomprometimento com alguma tarefa; informar aos outros quando não irá poder cumprir com uma tarefa, para não perder sua credibilidade; aplicar os feedbacks em suas ações; reconhecer seus erros perante os demais; fazer um planejamento, como um fluxograma, dos compromissos adquiridos que devem ser cumpridos.

2) Flexibilidade. É a atitude para lidar com os imprevistos e contornar os momentos de crise. Para isso, tem que se “treinar” a improvisação. Mas como? Há alguns pontos que ajudam esse treinamento: reduzir o tempo que se emprega planejando uma tarefa; sempre que puder troque um trabalho que exige minuciosidade e morosidade por ações; trabalhe com equipes que contenham uma diversidade de pessoas, que vai te ajudar a aceitar que não existem verdades absolutas; crie o costume de pedir a opinião para toda sua equipe, e observe os vários pontos-de-vista para resolver um determinado problema; marque num papel os motivos que o levaram a determinar certa decisão, e se você os mantém ou não quando a situação muda de rumo.

3) Autoconfiança e Autoconhecimento. Essas habilidades são importantes para você assumir riscos e ter segurança, são ótimas para o espírito empresarial, visando ser um líder e empreendedor. Para isso saia da sua zona de conforto e comece a ter uma visão mais ampla de até onde você pode chegar; marque num papel seus objetivos, circule os que já alcançou e sempre determine novos; fuja das pessoas muito protetoras e de superiores que não delegam tarefas, limitando sua capacidade; para melhorar seu autoconhecimento tente enxergar como as pessoas ao seu redor o veem, ou procure um especialista no assunto, como um terapeuta, para melhorar suas capacidades pessoais.

4) Intuição. Deixar guiar-se pela sua intuição pode ajudar a livrar-se de um problema rapidamente, quando há escassez de tempo, e ajuda a melhorar sua capacidade de criação. Para isso é preciso aprender a pensar intuitivamente, como um “efeito helicóptero”, que significa ver as coisas de cima com certa distância; tente resolver um problema que pode até ser óbvio para os outros, e encontre mais de uma solução; quando tiver que explicar situações complexas, crie o hábito de simplificar as informações, identificando o ponto chave para aqueles que concordam com a sua argumentação.

5) Capacidade Crítica. Habilidade para analisar criticamente toda tarefa que lhe é delegada. Como se todo projeto ou trabalho seja feito com todos os prós e contras. Segundo os especialistas essa é uma das habilidades mais difíceis de desenvolver, porém há algumas maneiras de exercitá-la: tente utilizar o lado mais racional do cérebro, evitando tomar decisões baseadas nas emoções; melhore sua capacidade de enxergar a realidade, analisando separadamente cada uma das partes que condicionam a solução de um problema, e peça a ajuda de outras pessoas para descobrir novos fatores que você não havia percebido; crie o hábito de marcar num papel qual o motivo lógico (racional) que o levou a chegar a determinada conclusão; discipline sua mente para criar todas as argumentações possíveis para defender suas ideias, sem se esquecer dos detalhes como datas e investimentos.

6) Iniciativa. Serve para tornar as ideias boas em prática. É agir com velocidade e inovação. Para potencializar essa habilidade: ofereça ajuda para resolver situações difíceis e imprevisíveis; se tem tendência a evitar os riscos, passe a considerar os erros cometidos no passado como novas oportunidades para aprender; desenvolva atividades que estão coligadas à iniciativa como delegar tarefas, análise de custo-benefício; clarifique suas prioridades para colocá-las em prática.

7) Compreensão. Refere-se a compreensão e domínio da cultura da organização, otimizando o relacionamento de todos aqueles que trabalham, para ter um bom relacionamento com colegas, clientes e fornecedores. Para isso analise sua organização internamente, averigue seu funcionamento e saiba dos obstáculos que possa vir a enfrentar; quando te anunciam um caminho, tente descobrir como as outras pessoas da organização reagirão em relação a esta nova meta.

8) Competitividade. Ter metas claras, não deter-se em chegar ao objetivo comum. Preocupar-se em realizar um excelente trabalho, ir além dos objetivos determinados por seus superiores, ter tendência a inovar e desfrutar coisas que antes não conseguia. Todos esses fatores referem-se a uma competitividade sadia, um passo para o sucesso. Esta habilidade está intimamente ligada às suas emoções e motivações pessoais. Questionar sobre seus objetivos e metas; sobre aquilo que realmente gosta de fazer e evitar rotinas de trabalho, sempre inovando, é um modo de potencializar essa habilidade.

9) Visão no cliente. Descobrir os desejos ocultos do outro, investir tempo sobre as necessidades das outras pessoas e clientes, enfim, detectar aquilo que satisfaz o cliente. Para potencializar essa habilidade: controle suas emoções e tenha flexibilidade para relacionar-se com os diversos tipos de pessoas; quando tem que lidar com clientes que não são muito claros naquilo que desejam, aprenda a questioná-los, para detectar sua real necessidade e desejos; tente manter-se sempre disponível para o cliente; seja simpático; desenvolva um histórico de pedidos de todos os seus clientes, para que quando eles entrarem em contato, você possa otimizar a comunicação.

10) Compreensão interpessoal e empatia. Ter sensibilidade para lidar com todos, satisfazer aos demais, tornar-se o líder do grupo graças a sua empatia. Esta é a habilidade chave, principalmente para aqueles que lidam diretamente com o atendimento ao cliente e profissionais na área de prestação de serviços, pois cabe a esses profissionais identificar com empatia aquilo que seus clientes realmente necessitam. Na verdade, a empatia se desenvolve com a prática, primeiro conscientemente (tomando notas do que o outro diz, escutando dúvidas e necessidades), e depois convertendo isso num hábito diário.

11) Capacidade de liderança. É a capacidade natural dos outros seguirem a você. Se você tem facilidade em motivar seus colegas de trabalho, e eles sempre pedem a sua opinião para tomar decisões importantes, você já tem essa capacidade dentro de si. Fazer com que os superiores também te sigam é uma boa proposta. Para potencializar ainda mais essa capacidade, dedique uma parte do seu tempo para escutar os demais da equipe, conhecer os problemas pelos quais estão passando e deixar claro que eles podem confiar em você para alcançarem suas metas; tente ganhar o respeito dos demais por meio de suas atitudes, trabalhando com coerência e dando sempre o bom exemplo.

12) Persuasão. Influenciar e persuadir os demais para alcançar os objetivos propostos é uma habilidade muito poderosa. Alguns têm um inexplicável magnetismo com os outros membros da equipe, para que eles deem o melhor de si. Mas, para conseguir ganhar mais capacidade de persuasão, há algumas dicas: melhore sua capacidade de comunicação e a maneira de por no papel o planejamento das metas; seja coerente em tudo o que diz ou faz, pois é a segurança de sua credibilidade, e assim poderá fazer com que os outros te sigam. Apenas não confunda essa poderosa habilidade de persuadir com a de manipular as pessoas, pois nesse caso essa capacidade deixa de trazer benefícios profissionais para você.

13) Relacionamentos/Pessoas. Manter relações de longo prazo com os colegas de trabalho fora do ambiente profissional; dominar as habilidades interpessoais importantes, como escutar os outros; trabalhar orientando-se nas pessoas e não nas tarefas. Essas e outras atitudes pertencem a uma habilidade muito valiosa e bem requisitada no meio corporativo pelas grandes empresas: a capacidade de relacionamento interpessoal. Para aprimorar essa habilidade: compartilhe com os demais seus assuntos pessoais; escolha pessoas que mais têm afinidade contigo, e estabeleça uma relação de confiança dentro e fora do ambiente de trabalho; trate cada um de forma personalizada; amplie sua rede de relacionamentos, entrando em contato com pessoas novas em reuniões, por exemplo.

14) Coaching. A palavra coach em português significa treinador, mentor. Quem tem a habilidade de “coaching” é aquela pessoa capaz de observar o trabalho em equipe e identificar quais os indivíduos são mais adequados para executar determinada tarefa; consegue abranger as necessidades pessoais de cada um com as necessidades da empresa como um todo e se preocupa para que toda equipe se desenvolva e cresça profissionalmente. Para aprimorar sua capacidade de coach, é preciso primeiramente se espelhar em outro coach, que te ajude a identificar suas próprias fortalezas, e fazer com que você desenvolva-se profissionalmente, cada vez mais.

15) Trabalho em Equipe. Se sentir bem em estar colaborando com todas as pessoas, em que elas também lhe digam o que deve fazer; escutar e respeitar as opiniões alheias diversas das suas; preferir trabalhar em conjunto para alcançar um objetivo comum a trabalhar sozinho para almejar por metas individuais. Essas são atitudes daqueles que possuem essa brilhante capacidade de trabalhar em equipe. Aprender a aceitar críticas; aprender a delegar tarefas; pedir opiniões para os demais e eliminar as barreiras formais em situações rotineiras são formas de você potencializar mais essa habilidade.

16) Visão do Negócio. Para aqueles que se preocupam em estar sempre atualizados; têm a própria opinião sobre em qual lugar está sua organização e para onde ela irá caminhar e é capaz de prever as consequências das suas decisões antes que elas virem um problema. Essas são as características de quem já possui essa habilidade, de aguçar seu faro para um todo. Para potencializar ou começar a treiná-la: desenvolva seu lado e sua curiosidade intelectual, acostumando-se a ler livros, revistas e jornais periódicos; dedique uma parte do seu tempo para planejar, analisar e estabelecer prioridades na sua área de atuação; para prever possíveis consequências no futuro, passe a analisar a realidade do mercado em longo prazo, contrastando dados do passado com dados do presente.

17) Autocontrole das Emoções. Controlar as situações difíceis e ter capacidade para suportar com naturalidade as situações de máximo estresse. Essas são algumas das características das pessoas que possuem essa habilidade. Para otimizar o controle das suas emoções, ou começar a ter essa habilidade: tome as decisões importantes em momentos de lucidez e não quando você estiver de mal humor; aprenda a frear as reações negativas, contar até 10 já começa a resolver, ou peça para que alguém te ajude a se controlar; pare para respirar se necessário; potencialize sua habilidade interpessoal com os demais, assim você entenderá os pontos-de-vista dos outros, o que lhe ajudará a compreender melhor suas reações negativas em alguns momentos.

18) Comunicação e Negociação. Aqueles que têm a capacidade para iniciar conversas com todos os tipos de pessoas e que, quando explicam assuntos complexos aos demais, conseguem fazer com que eles captem a mensagem logo em seguida. Essas são características das pessoas que possuem a habilidade da comunicação e negociação em evidência. Para otimizar ainda mais essa habilidade: use o feedback para descobrir quais são os obstáculos que te limitam quando se comunica com os demais; para evitar mal-entendidos, use sempre expressões como “ajude-me a...”, assim você consegue negociar e delegar tarefas aos demais.

19) Agilidade para tomar decisões. Não deixe que uma análise excessiva dos fatos faça com que você não tome decisões, te paralise. Essa habilidade se encaixa perfeitamente nas áreas em que se exijam resultados imediatos e decisões estratégicas, sem perder tempo em longas reuniões. Para otimizar: sempre analise todas as informações possíveis antes de tomar uma decisão, evite agir sob pressão; crie o hábito de anotar como você resolve os problemas mais complexos, assim quando tiver que tomar uma decisão difícil, já saberá como resolvê-los.

20) Aprendizado e Desenvolvimento Pessoal. Aqueles que estão dispostos a iniciar novas tarefas e buscar novos enfoques ou novos modos de fazer as coisas; sentem-se mais motivados com o desenvolvimento pessoal do que com as recompensas materiais que possam vir a ter. Essas são algumas das características que essa habilidade influi. Para otimizar ainda mais ou desenvolver essa habilidade: tente melhorar sua autocrítica com os feedbacks, pois, com eles os outros lhe informam o que está indo bem e mal com você. Se você for capaz de assumir suas críticas e erros será capaz de desenvolver qualquer aprendizado.

http://secretariado-executivo.blogspot.com.br/2007/03/vinte-habilidades-imprescindveis.html

COMUNICAÇÃO: CONHEÇA E CORRIJA OS PROBLEMAS MAIS COMUNS

Vendas perdidas, negociações mal sucedidas, treinamentos ineficientes, discursos sonolentos e mal elaborados, discussões, boicotes, brigas e desentendimentos entre as pessoas de um modo geral, acontecem nas relações profissionais, familiares ou sociais.

Se as pessoas conseguissem comunicar-se melhor, menos mal entendidos iriam ocorrer. Sem perceber, muito dos problemas comuns que ocorrem nas relações interpessoais, acontecem justamente por problemas de comunicação.

Alguns dos problemas mais comuns ocorrem em três blocos distintos:

a) Psicológicos:

Medo – Medo de tudo, de ser mal sucedido, de errar, de não ser compreendido, de falhar, de não conseguir dar o recado, de denegrir a sua própria imagem, enfim muitos medos. O mais curioso, se analisarmos bem, na verdade não vamos encontrar muitas razões para esses medos, pois na maioria são imaginários e não reais. O principal medo, no entanto, que pode ser uma síntese de todos esses é o “Medo de falar em público”.

Excesso de preocupação – Algumas pessoas são preocupadas demais. Existe um lado positivo na preocupação relacionado à preparação, ao planejamento, a organização do que iremos realizar. Só que temos uma voz interior e se não a soubermos controlar, nos perdemos. Essa voz começa a perguntar assim: E se eu falhar? E se perguntarem algo que eu não sei? E se entrar o diretor enquanto eu estiver falando?

O interessante é que as respostas a essas perguntas tendem a ser negativas, gerando um pessimismo e neutralizando as forças de energia positiva e de entusiasmo, minando as resistências da pessoa, gerando uma grande possibilidade de fracasso.

Baixa autoestima - Henry Ford já dizia: “Se você acha que pode ou se acha que não pode, em ambos os casos você está certo”. Em outras palavras, se você acredita no sucesso do seu esforço ou se acredita no insucesso, em ambos os casos você também está certo. Podemos optar em sermos otimistas ou em sermos pessimistas e até essa atitude diante da vida ou das situações pode ser treinada e desenvolvida.

Um pessimista irá falar mal de si mesmo, denegrindo a sua própria imagem, evidenciando a sua impotência e a sua incapacidade. É óbvio que colherá dó e pena das pessoas. Por outro lado, uma pessoa de bem com a vida e consigo mesma, entusiasta e otimista, irá irradiar uma energia positiva e atrairá para si estímulos positivos, boa energia e pessoas que funcionam nessa mesma faixa de frequência.

b) Físicos:

Voz fraca – Volume baixo, onde a voz é quase inaudível.

Linearidade – A fala mantém um tom monocórdio, gerando sonolência e desatenção das pessoas.

Dicção ruim – Dificuldade de pronúncia, onde os sons não são claros e a compreensão fica prejudicada.

Velocidade excessiva – Ocorre quando a pessoa atropela as palavras, além de dificultar o entendimento das ideias.

Velocidade lenta – Talvez pior ainda do que a velocidade acelerada. Ficamos impacientes, querendo ajudar a pessoa que está falando, também gerando desinteresse.

Ausência de teatralização – A pessoa que fala nada expressa além do conteúdo e sabemos que tão ou mais importante do que o conteúdo é a forma de falar. Um bom exemplo disso é a pessoa falando algo alegre com uma voz triste ou melancólica.

Nasalação – Os sons são excessivamente anasalados, tornando feia a fala.

Ausência de pausas – As pausas servem para facilitar a compreensão do ouvinte, dar beleza estética e também para que o apresentador possa melhor concatenar as suas ideias. A ausência de pausas torna a fala inadequada e distrai a atenção dos ouvintes.

Ausência de gestos – Algumas pessoas colocam as mãos atrás ou na frente do corpo ou ainda na cintura (tipo açucareiro), cruzam os braços ou enfiam as mãos nos bolsos e não fazem gestos. Uma gesticulação adequada reforça o conteúdo da fala.

Postura inadequada – Pensando na posição dos pés, podemos fazer uma analogia com o relógio. Existe a posição “quinze para o meio dia”, “Meio dia e quinze” e “dez para as duas”. São inadequadas, desviam a atenção dos ouvintes e geram certa deselegância.

Olhar perdido – Há aqueles que olham para cima ou para baixo ou apenas para algumas pessoas. O ideal é que se olhe nos olhos das pessoas, envolvendo-as plenamente.

Aparência deselegante – Um toque de classe, de sensibilidade, de bom senso e de bom gosto nunca é demais. Só que algumas pessoas exageram no contrário, ou seja, são relaxadas mesmo, desde uma roupa suja ou um sapato sem graxa e mal cuidado até desleixo em detalhes de asseio e aparência corporal.

c) Técnicos:

Desorganização de ideias – Toda apresentação deve ter uma estrutura, ou seja, um objetivo, um começo, um meio e um fim. Há pessoas que começam pelo meio, terminam pelo começo e desenvolvem aquilo que deveriam deixar para o final. É necessário aprender e desenvolver apresentações estruturadas e organizadas.

Vícios de linguagem – Ou seja, excesso de “nés”, “tás”, “certos”, “percebes”, “aaaa..” “eee...”. A audiência fica contando quantos desses vícios ocorreram e deixam de prestar atenção no conteúdo da fala.

Dificuldade de vocabulário – É até comum a pessoa querer dizer alguma coisa, ela tem a ideia na cabeça, mas não consegue encontrar rapidamente a palavra para externar esse pensamento.

Inadequação no uso de Recursos Audiovisuais – Transparências ou lâminas excessivamente carregadas, muitas informações de uma só vez, cores e contrastes de mau gosto, elegibilidade, falta de clareza ou adequação em relação ao conteúdo.

Em síntese, essas são as dificuldades mais comuns que ocorrem na comunicação das pessoas. Além dessas, inúmeros outros pequenos problemas, desde prolixidade, excessiva objetividade, postura arrogante ou prepotente ou, ao contrário, humilde demais.

O importante ao fazer uma análise sobre os problemas de comunicação, é que a parte mais difícil é justamente a descoberta desses problemas, pois a solução é relativamente simples, dependendo apenas de destreza experimental e orientação adequada.

Descubra, portanto, quais são as suas dificuldades de comunicação, invista na sua solução e esteja certo de que sua vida será bem melhor.

Reinaldo Passadori é professor e Diretor do Instituto Passadori e especialista em Desenvolvimento Humano e Comunicação Verbal

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/comunicacao-conheca-e-corrija-os-problemas-mais-comuns/99844/

OS 25 PRINCÍPIOS PARA TER UM BOM RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

A revista Melhor de n°235 de junho de 2007 apresenta 25 princípios para uma boa relação com os nossos pares dentro e fora das empresas. Sabendo que atualmente trabalhar em equipe e relacionar-se bem com outras pessoas, tornaram-se exigências básicas das empresas e também essenciais para o sucesso, apresento esses princípios que podem ser colocados em prática no seu dia-dia, de forma a melhorar os seus relacionamentos profissionais e até mesmo os pessoais.

1. O princípio da lente: quem somos, determina a nossa maneira de ver os outros.

2. O princípio do espelho: a primeira pessoa que devemos analisar somos nós mesmos.

3. O princípio da dor: pessoas más magoam as outras e são facilmente suscetíveis a saírem magoadas.

4. O princípio do martelo: nunca use um martelo para matar um mosquito na cabeça dos outros.

5. O princípio do elevador: em nossos relacionamentos, podemos fazer com que as pessoas sintam-se “para cima” ou “para baixo”.

6. O princípio do panorama: toda a população do mundo – com apenas uma exceção – é composta pelos outros. 

7. O princípio da troca de papéis: em vez de colocar cada pessoa em seu lugar, devemos nos colocar no lugar delas.

8. O princípio do aprendizado: cada pessoa que encontramos tem potencial para nos ensinar alguma coisa. 

9. O princípio do carisma: as pessoas estão interessadas em quem se interessa por elas. 

10. O princípio Número 10: acreditar no melhor que as pessoas podem oferecer geralmente faz com que elas ofereçam o melhor de si. 

11. O princípio da confrontação: antes de qualquer confronto é preciso levar em conta as motivações da outra pessoa.

12. O princípio do fundamento: a confiança é a base de qualquer relacionamento.

13. O princípio da circunstância: nunca permita que uma situação tenha mais valor que um relacionamento. 

14. O princípio de Bob: quando Bob tem problema com todo mundo geralmente ele é o problema. 

15. O princípio da abordagem: ser uma pessoa em paz com a vida permite que os outros vivam em paz conosco. 

16. O princípio da trincheira: ao se preparar para uma batalha, cave um fosso tão grande que caiba um companheiro. 

17. O princípio da jardinagem: todo tipo de relacionamento precisa ser cultivado. 

18. O princípio dos 101%: descubra o 1% que concordamos e coloque 100% de esforço para que dê certo.

19. O princípio da paciência: a jornada empreendida ao lado de outras pessoas é mais lenta do que a jornada solitária. 

20. O princípio da celebração: o verdadeiro teste dos relacionamentos não é apenas saber o quão leias somos quando nossos amigos fracassam, mas a força de nosso entusiasmo quando eles alcançam a vitória. 

21. O princípio da excelência: passamos a nível mais elevado quando tratamos os outros melhor do que eles nos tratam. 

22. O princípio do bumerangue: quando ajudamos os outros, estamos nos ajudando. 

23. O princípio da camaradagem: em igualdade de condições, as pessoas tendem a trabalhar com aquelas das quais mais gostam; quando não há igualdade de condições, acontece a mesma coisa.

24. O princípio da parceria: trabalhar junto com outras pessoas aumenta as possibilidades de alcançar o sucesso em equipe.

25. O princípio da satisfação: nos grandes relacionamentos, a alegria de estar junto é suficiente. 

Esses princípios visam esclarecer os caminhos que levam á relações mais satisfatórias e produtivas, apesar de cada pessoa com a qual nos relacionamos serem diferentes, esses pequenos passos pode nos orientar nos momentos mais difíceis no nosso relacionamento com os colegas de trabalho.

http://quatrho.blogspot.com.br/2011/03/os-25-principios-para-se-ter-um-bom.html

VOCÊ SABE COMO DESCREVER O SEU PERFIL PROFISSIONAL?

A procura por emprego ficou mais dinâmica com a ajuda da internet, entretanto, com a praticidade de encontrar vagas e se comunicar diretamente com as empresas veio junto a concorrência. Afinal, atualmente, uma única vaga pode ser visualizada por um número maior de candidatos em relação ao que era visto cerca de 10 anos atrás.

Por conta disso, é importante dedicar tempo para elaborar um bom currículo antes de enviá-lo para o recrutador. Um dos itens que merecem atenção redobrada é o campo destinado ao seu perfil profissional. Ele é o resumo de suas qualificações, ou seja, esse espaço é dedicado para que o candidato descreva suas habilidades e experiências em empregos anteriores.

Portanto, elaborar um bom perfil profissional contribui para chamar a atenção do entrevistador para o seu currículo. Para descrever seu perfil profissional é necessário pensar em como vendê-lo, pois você tem cerca de dois minutos para capturar a atenção de quem está lendo seu resumo de qualificações. O recrutador precisa estar convencido de que você é um possível candidato à vaga.

A seguir, separamos algumas dicas para ajudá-lo a organizar seu perfil profissional e destacá-lo no mercado profissional.

Fique atento à ortografia

Seu perfil profissional é a porta de entrada para conseguir agendar uma entrevista na empresa, então, invista em informações relevantes e evite os erros ortográficos e de concordância verbal.

Resumo profissional

Descreva suas principais habilidades resumidamente, porém de forma clara. Escreva um breve texto sobre suas atribuições no cargo anterior. Lembre-se de colocar o nome da empresa e o período em que trabalhou.

Destaque pontos fortes

Destaque seus pontos e os resultados positivos que contribuiu para a empresa em que trabalhou anteriormente. Isso pode ajudá-lo a se destacar em meio aos demais concorrentes.

Apresente-se

Colocar seus dados pessoais, como nome, idade, registro profissional (se for o caso) e endereço são fundamentais no perfil profissional.

Formação

É imprescindível destacar sua formação acadêmica e destacar cursos ou palestras que realizou.

Não minta

Coloque no seu perfil profissional somente informações verdadeiras. Lembre-se que as mentiras são facilmente descobertas e você perderá a chance de ocupar o cargo desejado.

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SER SECRETÁRIA É ISSO...

Quarta-feira à noite... E tenho que escrever um texto de duas laudas até sexta-feira... O que faço? Estudar cansada... Tudo bem, mas produzir um texto quando a cabeça não consegue pensar em mais nada, não é tarefa fácil.

Sentada na cama começo a pensar como foram meus últimos dias... Por que não produzi o que precisava? Por que parece que deixei tudo para a última hora? Se até um feriadão tivemos no meio do caminho...

É bem verdade que com a mudança de emprego estou demorando mais para cumprir minhas tarefas no trabalho. Mas, não seria eu a primeira pessoa que ao começar a trabalhar num ambiente desconhecido, como num passe de mágica, saberia fazer tudo com perfeição.

E o inglês? Pois é, sete anos se passaram desde a minha formatura, sete anos sem utilizar o idioma. Então o jeito é correr atrás, fazer curso e estudar... Estudar... Tenho estudado muito!

Voltando ao trabalho... Como se organiza um evento recebendo informações cruciais com atraso a todo o momento, sem conseguir despachar com a chefia e sem autonomia nas decisões? E como ter autonomia se você ainda desconhece informações básicas a respeito do cotidiano profissional? Não há de se ter autonomia mesmo! O que se pode e se deve ter são iniciativa e boas ideias para compensar a lerdeza. (risos)

E no meio de tudo isso ainda tem o Congresso, do qual fui convidada a participar. Uma semana viajando é uma semana a menos de trabalho no mês. Preciso adiantar tudo! Mas não reclamo... Quantas pessoas gostariam de poder ausentar-se do trabalho durante uma semana para participar de um evento na sua área? Apesar do cansaço estou muito feliz com a viagem.

E o feriadão? No feriado tinha planejado: faria todas as “tarefas” da pós. Mas, quis o destino que perdêssemos um membro da família. Já dizia o poeta... ”Os bons morrem jovens”... E, infelizmente, tive que trocar os cadernos pelo apoio ao meu marido... Que precisava mais de mim. É para isso que a gente se casa, não? Para ter quem cuide da gente e para cuidar também.

Ufa... E a cabeça não para... Que agito... Afinal, sobre o que mesmo vou escrever? Onde estão as tais habilidades? Habilidades... Habilidades... É isso!

Habilidade é uma palavra crucial para a Secretária Executiva, uma profissional que, ainda nos dias de hoje, sofre discriminação. Mas será por quê? Acredito que por influência do machismo, considerando que, no passado, quando a mulher começou a trabalhar eram poucas as funções que ela podia desempenhar. Algumas se tornaram professoras, outras quando não sabiam o que fazer, mas queriam trabalhar fora (gritavam por liberdade de expressão) tornavam-se secretárias. Mas que fique claro: à secretária daquela época não eram exigidas as habilidades exigidas à Secretária Executiva de hoje. Ela passava o dia atendendo e transferindo ligações telefônicas, datilografando documentos que eram ditados pela chefia, agendando compromissos que a chefia pedia. Era alguém capaz de organizar documentos, de observar e aprender rotinas administrativas simples.

Mudanças aconteceram, felizmente. Hoje, a secretária trabalha em função da qualidade de atendimento ao seu cliente interno e externo, gerencia as informações através de processos administrativos, coordena reuniões e pessoas. Concentra sua capacidade na criação de novas rotinas de trabalho e na observação e percepção do comportamento de quem assessora para tornar seu trabalho mais efetivo e harmonioso.

A realidade é que a gestão de processos tornou-se a verdadeira aliada à Secretária pelo fato de aumentar a produtividade, eliminar o desperdício em função de uma melhoria contínua, e por gerar qualidade de vida no trabalho. A partir do momento que se padroniza os procedimentos, tende-se a ganhar tempo e a harmonizar o ambiente de trabalho. Se ganha tempo para pensar e a ênfase antes dada a tarefas repetitivas passa a dar lugar a contribuições mais estratégicas.

Em meu local de trabalho a gestão de processos não é utilizada. Existe certa organização, sabem-se as responsabilidades de cada servidor, mas não existe uma padronização dos procedimentos. Pretendo solicitar a autorização do meu Executivo para aplicar o método PDCA no escritório, organizando cada processo administrativo com o auxílio do servidor responsável por cada tarefa, com a intenção de aperfeiçoar o resultado na execução das atividades. Sei que será uma tarefa desafiadora, que levará alguns meses, mas é isso o que me atrai: o desafio. No início haverá resistência, mas com o tempo fluirá naturalmente.

Ser Secretária Executiva é isso... É ter habilidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e dar conta de tudo. É conseguir coordenar uma equipe com eficiência no trabalho e ainda pensar em alternativas e sugerir inovações. Estudar sempre, capacitando-se cada vez mais... E não deixar de ser atenciosa com a família e com os amigos... Fazer tudo isso sempre bela e no salto... Sorrindo... Como se tudo estivesse perfeito como um lindo dia de praia!

Autora: Giovana Redel, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/10/ser-secretaria-e-isso.html

ATENDIMENTO DE EXCELÊNCIA É...

• Gostar-se.
• Gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Tratar a todos como gostaria de ser tratado.

Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.

Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.

O relacionamento interpessoal se dá segundo o princípio do espelho: nosso comportamento se reflete nas atitudes do outro. A resposta que nos chega é reflexo da mensagem que emitimos. Se damos simpatia, recebemos o mesmo em troca. Quando sorrimos, a pessoa “do espelho” também sorri. Adote, pois, a atitude e a ação que deseja receber das outras pessoas. (Maria Aparecida Araújo, 2004)

Nunca julgar o cliente, deixando que ideias preconcebidas atrapalhem o atendimento.

Perguntar ao cliente: “Em que posso ajudá-lo?” e o deixar dizer o que deseja e escutá-lo atentamente para encaminhá-lo corretamente. Prestar atenção ao assunto.

Preservar o espaço pessoal do cliente. Cuidado para não invadi-lo.

Ouvir o que o cliente diz.

Esperar que termine de falar, para interpor um aparte. Nunca interrompê-lo, por achar que já sabe o que ele quer.

Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.

Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la depois de pedido de licença e recebimento de permissão para tal.

Ter sutileza para contradizer ou discordar.

Nunca alegar: “Isso não é comigo” ou “Isso não é do meu setor”.

Suavizar o “não”, evitando magoar as outras pessoas.

Cumprimentar com um tom gentil e alegre todo cliente que entra, inclusive o colega de trabalho.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/07/atendimento-de-excelencia-e.html

AS 4 PALAVRAS MÁGICAS DO RELACIONAMENTO HUMANO

 

Existem palavras mágicas que, quando as empregamos, exercem efeito especial sobre as pessoas. São elas: com licença, por favor, desculpe e muito obrigado.

 

Todos sabemos que elas são muito importantes para o nosso relacionamento, entretanto, parece que muitas pessoas sofrem de amnésia crônica e precisam ser lembradas diariamente disso. Utilizá-las é uma atitude que temos de adotar todos os dias até integrá-las automaticamente ao nosso comportamento. Quando as usamos demonstramos, não apenas, sentimento de consideração pelos outros, mas, sobretudo, de boa educação e humildade.

 

As pessoas querem ser reconhecidas e tratadas com apreço e respeito. As palavras mágicas auxiliam muito no diálogo com as pessoas de nosso relacionamento, e também com todas as outras com quem nos deparamos durante o dia – quando temos que falar com elas -, seja motorista de ônibus, atendente de lanchonete, gari, telefonista ou qualquer outra pessoa.

 

Ao dizer “com licença”, estamos solicitando permissão para interromper alguém, fazermos ou falarmos algo e, junto com isso, uma mensagem subliminar de que respeitamos a pessoa e gostaríamos de dizer ou perguntar algo. No entanto, o tom de voz é que dirá se estamos pedindo “com licença” de forma humilde e respeitosa, ou se estamos fazendo de maneira arrogante e mal-educada. Cabe a nós nos policiarmos quanto ao modo correto de fazê-lo se quisermos evitar complicações desnecessárias.

 

Quando falamos, ”por favor,” emitimos a mensagem de que precisamos ajuda ou atenção de alguém, ou como um simples gesto de polidez.

 

 “Desculpe” é uma palavra que demonstra não somente educação, mas também maturidade de quem a pronuncia, porque nem sempre as pessoas gostam de admitir que erraram ou que fizeram algo inadequado.

 

“Muito obrigado”, pronunciado de forma aberta e sincera, é o melhor gesto de reconhecimento que podemos expressar quando somos auxiliados ou beneficiados em algo. A propósito, você tem o hábito de agradecer às pessoas com quem você convive em casa, no trabalho, em sua comunidade? Se não o faz desafie-se a fazê-lo todos os dias, em todas as circunstâncias que a situação se apresente.

 

As palavras mágicas são tão essenciais no relacionamento humano quanto o ar que respiramos, pois representam demonstrações de respeito, humildade e atenção às pessoas, e são expressões universalmente reconhecidas e apreciadas por todas as pessoas e povos em qualquer lugar do mundo.

 

A mais especial das palavras

É bom lembrar que as pessoas têm nome. Então, não deixe de fazer uso do nome delas sempre que conversar com alguém pessoalmente, por telefone ou e-mail. Dale Carnegie, autor de vários best-sellers sobre relações humanas, disse certa vez que o som mais suave e agradável que existe para alguém é o seu próprio nome. Lembrar-se do nome de uma pessoa que você pouco conhece, ou não vê há muito tempo, é algo que encanta qualquer um. Ao dizer o nome dela você está demonstrando estima por esse alguém, e quanto o tem em consideração, pois está registrado em sua memória.

 

As palavras certas podem provocar milagres

Um cego estava a pedir esmolas na rua e, ao seu lado, uma placa de papelão onde se lia: “Sou cego, por favor me ajude”. As pessoas passavam e, de quando em vez, uma ou outra moeda era lançada na latinha. Um pedestre caminhava apressadamente para o trabalho e, quando já havia passado pelo pedinte, parou subitamente, olhou em sua direção, e voltou. Pegou a placa de papelão e, do outro lado, escreveu algo. Enquanto fazia isso falou simpaticamente com o cego e depositou uma moeda no recipiente. Em seguida colocou o papelão ao lado do cego e foi embora sem dizer mais nada. Não demorou muito e o pedinte começou a ouvir o tilintar das moedas caindo sem parar na sua latinha, até entupi-la. E assim aconteceu por várias vezes. Horas depois o mesmo pedestre, voltando do trabalho, perguntou ao cego se tudo estava bem com ele. Reconhecendo a voz, o pedinte perguntou ao homem o que ele havia escrito no papelão. Este respondeu: “Escrevi a mesma coisa, só que com palavras diferentes. Pus na placa ‘Hoje está um lindo dia, mas não posso vê-lo porque sou cego’.”

Texto extraído e condensado do livro O Livro das Relações Humanas – Seu Manual para Obter Sucesso com as Pessoas, de Ernesto Berg, Juruá Editora. Para maiores detalhes, ou adquirir a obra acesse www.quebrandobarreiras.com.br

COMO FUNCIONA A ECONOMIA

Numa pequena vila em que nada de especial acontece, a crise sente-se. Toda a gente deve a toda a gente.

Um turista, aparentemente rico, entra no pequeno hotel local. Pede um quarto e põe uma nota de R$ 100,00 no balcão.

Pede a chave do quarto e sobe ao 3º andar para verificar se o quarto lhe agrada.

O dono do hotel pega na nota de R$ 100,00 e paga ao fornecedor de carne a quem deve R$ 100,00.

O talhante pega no dinheiro e paga ao fornecedor de leitões os R$ 100,00 que devia há algum tempo.

Este, por sua vez, paga ao criador de gado que lhe vendera a carne. Por sua vez, rapidamente decide pagar os R$ 100,00 a uma prostituta que lhe avançara uns favores a crédito.

Esta recebe os R$ 100,00 dirige-se ao hotel onde devia 100€ pela utilização dos quartos onde recebia os clientes.

Neste momento, o turista que entretanto tinha encontrado um amigo e ficado à conversa no bar do hotel, volta à recepção e informa o dono que o quarto proposto não lhe agrada e que pretende desistir.

Pede a devolução dos R$ 100,00 Recebe o dinheiro e sai.

Não houve neste movimento de dinheiro qualquer lucro ou valor acrescentado. Contudo, todos liquidaram as suas dívidas e a população desta vila encara o futuro com otimismo.

É a Economia!!!!!

ÉTICA PROFISSIONAL: UMA QUESTÃO DE ATITUDE

Princípios da ética profissional:

Honestidade no trabalho;

Lealdade para com a instituição;

Formação de uma consciência profissional;

Respeito à dignidade da pessoa humana;

Segredo profissional;

Discrição no exercício da profissão;

Observação das normas e procedimentos administrativos;

Tratamento cortês e respeitoso a todos.

Condutas éticas:

Ser pontual;

Respeitar a privacidade do outro;

Oferecer apoio a quem precisar;

Agradecer uma gentileza recebida;

Devolver o que pedir emprestado;

Condutas não éticas:

Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa;

Chamar as pessoas aos gritos;

Corrigir ou repreender alguém em público;

Fomentar a discórdia;

Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais;

Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente;

Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/07/etica-profissional-uma-questao-de.html