COMUNICAÇÃO: CONHEÇA E CORRIJA OS PROBLEMAS MAIS COMUNS

Vendas perdidas, negociações mal sucedidas, treinamentos ineficientes, discursos sonolentos e mal elaborados, discussões, boicotes, brigas e desentendimentos entre as pessoas de um modo geral, acontecem nas relações profissionais, familiares ou sociais.

Se as pessoas conseguissem comunicar-se melhor, menos mal entendidos iriam ocorrer. Sem perceber, muito dos problemas comuns que ocorrem nas relações interpessoais, acontecem justamente por problemas de comunicação.

Alguns dos problemas mais comuns ocorrem em três blocos distintos:

a) Psicológicos:

Medo – Medo de tudo, de ser mal sucedido, de errar, de não ser compreendido, de falhar, de não conseguir dar o recado, de denegrir a sua própria imagem, enfim muitos medos. O mais curioso, se analisarmos bem, na verdade não vamos encontrar muitas razões para esses medos, pois na maioria são imaginários e não reais. O principal medo, no entanto, que pode ser uma síntese de todos esses é o “Medo de falar em público”.

Excesso de preocupação – Algumas pessoas são preocupadas demais. Existe um lado positivo na preocupação relacionado à preparação, ao planejamento, a organização do que iremos realizar. Só que temos uma voz interior e se não a soubermos controlar, nos perdemos. Essa voz começa a perguntar assim: E se eu falhar? E se perguntarem algo que eu não sei? E se entrar o diretor enquanto eu estiver falando?

O interessante é que as respostas a essas perguntas tendem a ser negativas, gerando um pessimismo e neutralizando as forças de energia positiva e de entusiasmo, minando as resistências da pessoa, gerando uma grande possibilidade de fracasso.

Baixa autoestima - Henry Ford já dizia: “Se você acha que pode ou se acha que não pode, em ambos os casos você está certo”. Em outras palavras, se você acredita no sucesso do seu esforço ou se acredita no insucesso, em ambos os casos você também está certo. Podemos optar em sermos otimistas ou em sermos pessimistas e até essa atitude diante da vida ou das situações pode ser treinada e desenvolvida.

Um pessimista irá falar mal de si mesmo, denegrindo a sua própria imagem, evidenciando a sua impotência e a sua incapacidade. É óbvio que colherá dó e pena das pessoas. Por outro lado, uma pessoa de bem com a vida e consigo mesma, entusiasta e otimista, irá irradiar uma energia positiva e atrairá para si estímulos positivos, boa energia e pessoas que funcionam nessa mesma faixa de frequência.

b) Físicos:

Voz fraca – Volume baixo, onde a voz é quase inaudível.

Linearidade – A fala mantém um tom monocórdio, gerando sonolência e desatenção das pessoas.

Dicção ruim – Dificuldade de pronúncia, onde os sons não são claros e a compreensão fica prejudicada.

Velocidade excessiva – Ocorre quando a pessoa atropela as palavras, além de dificultar o entendimento das ideias.

Velocidade lenta – Talvez pior ainda do que a velocidade acelerada. Ficamos impacientes, querendo ajudar a pessoa que está falando, também gerando desinteresse.

Ausência de teatralização – A pessoa que fala nada expressa além do conteúdo e sabemos que tão ou mais importante do que o conteúdo é a forma de falar. Um bom exemplo disso é a pessoa falando algo alegre com uma voz triste ou melancólica.

Nasalação – Os sons são excessivamente anasalados, tornando feia a fala.

Ausência de pausas – As pausas servem para facilitar a compreensão do ouvinte, dar beleza estética e também para que o apresentador possa melhor concatenar as suas ideias. A ausência de pausas torna a fala inadequada e distrai a atenção dos ouvintes.

Ausência de gestos – Algumas pessoas colocam as mãos atrás ou na frente do corpo ou ainda na cintura (tipo açucareiro), cruzam os braços ou enfiam as mãos nos bolsos e não fazem gestos. Uma gesticulação adequada reforça o conteúdo da fala.

Postura inadequada – Pensando na posição dos pés, podemos fazer uma analogia com o relógio. Existe a posição “quinze para o meio dia”, “Meio dia e quinze” e “dez para as duas”. São inadequadas, desviam a atenção dos ouvintes e geram certa deselegância.

Olhar perdido – Há aqueles que olham para cima ou para baixo ou apenas para algumas pessoas. O ideal é que se olhe nos olhos das pessoas, envolvendo-as plenamente.

Aparência deselegante – Um toque de classe, de sensibilidade, de bom senso e de bom gosto nunca é demais. Só que algumas pessoas exageram no contrário, ou seja, são relaxadas mesmo, desde uma roupa suja ou um sapato sem graxa e mal cuidado até desleixo em detalhes de asseio e aparência corporal.

c) Técnicos:

Desorganização de ideias – Toda apresentação deve ter uma estrutura, ou seja, um objetivo, um começo, um meio e um fim. Há pessoas que começam pelo meio, terminam pelo começo e desenvolvem aquilo que deveriam deixar para o final. É necessário aprender e desenvolver apresentações estruturadas e organizadas.

Vícios de linguagem – Ou seja, excesso de “nés”, “tás”, “certos”, “percebes”, “aaaa..” “eee...”. A audiência fica contando quantos desses vícios ocorreram e deixam de prestar atenção no conteúdo da fala.

Dificuldade de vocabulário – É até comum a pessoa querer dizer alguma coisa, ela tem a ideia na cabeça, mas não consegue encontrar rapidamente a palavra para externar esse pensamento.

Inadequação no uso de Recursos Audiovisuais – Transparências ou lâminas excessivamente carregadas, muitas informações de uma só vez, cores e contrastes de mau gosto, elegibilidade, falta de clareza ou adequação em relação ao conteúdo.

Em síntese, essas são as dificuldades mais comuns que ocorrem na comunicação das pessoas. Além dessas, inúmeros outros pequenos problemas, desde prolixidade, excessiva objetividade, postura arrogante ou prepotente ou, ao contrário, humilde demais.

O importante ao fazer uma análise sobre os problemas de comunicação, é que a parte mais difícil é justamente a descoberta desses problemas, pois a solução é relativamente simples, dependendo apenas de destreza experimental e orientação adequada.

Descubra, portanto, quais são as suas dificuldades de comunicação, invista na sua solução e esteja certo de que sua vida será bem melhor.

Reinaldo Passadori é professor e Diretor do Instituto Passadori e especialista em Desenvolvimento Humano e Comunicação Verbal

http://www.administradores.com.br/noticias/carreira/comunicacao-conheca-e-corrija-os-problemas-mais-comuns/99844/

OS 25 PRINCÍPIOS PARA TER UM BOM RELACIONAMENTO INTERPESSOAL

A revista Melhor de n°235 de junho de 2007 apresenta 25 princípios para uma boa relação com os nossos pares dentro e fora das empresas. Sabendo que atualmente trabalhar em equipe e relacionar-se bem com outras pessoas, tornaram-se exigências básicas das empresas e também essenciais para o sucesso, apresento esses princípios que podem ser colocados em prática no seu dia-dia, de forma a melhorar os seus relacionamentos profissionais e até mesmo os pessoais.

1. O princípio da lente: quem somos, determina a nossa maneira de ver os outros.

2. O princípio do espelho: a primeira pessoa que devemos analisar somos nós mesmos.

3. O princípio da dor: pessoas más magoam as outras e são facilmente suscetíveis a saírem magoadas.

4. O princípio do martelo: nunca use um martelo para matar um mosquito na cabeça dos outros.

5. O princípio do elevador: em nossos relacionamentos, podemos fazer com que as pessoas sintam-se “para cima” ou “para baixo”.

6. O princípio do panorama: toda a população do mundo – com apenas uma exceção – é composta pelos outros. 

7. O princípio da troca de papéis: em vez de colocar cada pessoa em seu lugar, devemos nos colocar no lugar delas.

8. O princípio do aprendizado: cada pessoa que encontramos tem potencial para nos ensinar alguma coisa. 

9. O princípio do carisma: as pessoas estão interessadas em quem se interessa por elas. 

10. O princípio Número 10: acreditar no melhor que as pessoas podem oferecer geralmente faz com que elas ofereçam o melhor de si. 

11. O princípio da confrontação: antes de qualquer confronto é preciso levar em conta as motivações da outra pessoa.

12. O princípio do fundamento: a confiança é a base de qualquer relacionamento.

13. O princípio da circunstância: nunca permita que uma situação tenha mais valor que um relacionamento. 

14. O princípio de Bob: quando Bob tem problema com todo mundo geralmente ele é o problema. 

15. O princípio da abordagem: ser uma pessoa em paz com a vida permite que os outros vivam em paz conosco. 

16. O princípio da trincheira: ao se preparar para uma batalha, cave um fosso tão grande que caiba um companheiro. 

17. O princípio da jardinagem: todo tipo de relacionamento precisa ser cultivado. 

18. O princípio dos 101%: descubra o 1% que concordamos e coloque 100% de esforço para que dê certo.

19. O princípio da paciência: a jornada empreendida ao lado de outras pessoas é mais lenta do que a jornada solitária. 

20. O princípio da celebração: o verdadeiro teste dos relacionamentos não é apenas saber o quão leias somos quando nossos amigos fracassam, mas a força de nosso entusiasmo quando eles alcançam a vitória. 

21. O princípio da excelência: passamos a nível mais elevado quando tratamos os outros melhor do que eles nos tratam. 

22. O princípio do bumerangue: quando ajudamos os outros, estamos nos ajudando. 

23. O princípio da camaradagem: em igualdade de condições, as pessoas tendem a trabalhar com aquelas das quais mais gostam; quando não há igualdade de condições, acontece a mesma coisa.

24. O princípio da parceria: trabalhar junto com outras pessoas aumenta as possibilidades de alcançar o sucesso em equipe.

25. O princípio da satisfação: nos grandes relacionamentos, a alegria de estar junto é suficiente. 

Esses princípios visam esclarecer os caminhos que levam á relações mais satisfatórias e produtivas, apesar de cada pessoa com a qual nos relacionamos serem diferentes, esses pequenos passos pode nos orientar nos momentos mais difíceis no nosso relacionamento com os colegas de trabalho.

http://quatrho.blogspot.com.br/2011/03/os-25-principios-para-se-ter-um-bom.html

VOCÊ SABE COMO DESCREVER O SEU PERFIL PROFISSIONAL?

A procura por emprego ficou mais dinâmica com a ajuda da internet, entretanto, com a praticidade de encontrar vagas e se comunicar diretamente com as empresas veio junto a concorrência. Afinal, atualmente, uma única vaga pode ser visualizada por um número maior de candidatos em relação ao que era visto cerca de 10 anos atrás.

Por conta disso, é importante dedicar tempo para elaborar um bom currículo antes de enviá-lo para o recrutador. Um dos itens que merecem atenção redobrada é o campo destinado ao seu perfil profissional. Ele é o resumo de suas qualificações, ou seja, esse espaço é dedicado para que o candidato descreva suas habilidades e experiências em empregos anteriores.

Portanto, elaborar um bom perfil profissional contribui para chamar a atenção do entrevistador para o seu currículo. Para descrever seu perfil profissional é necessário pensar em como vendê-lo, pois você tem cerca de dois minutos para capturar a atenção de quem está lendo seu resumo de qualificações. O recrutador precisa estar convencido de que você é um possível candidato à vaga.

A seguir, separamos algumas dicas para ajudá-lo a organizar seu perfil profissional e destacá-lo no mercado profissional.

Fique atento à ortografia

Seu perfil profissional é a porta de entrada para conseguir agendar uma entrevista na empresa, então, invista em informações relevantes e evite os erros ortográficos e de concordância verbal.

Resumo profissional

Descreva suas principais habilidades resumidamente, porém de forma clara. Escreva um breve texto sobre suas atribuições no cargo anterior. Lembre-se de colocar o nome da empresa e o período em que trabalhou.

Destaque pontos fortes

Destaque seus pontos e os resultados positivos que contribuiu para a empresa em que trabalhou anteriormente. Isso pode ajudá-lo a se destacar em meio aos demais concorrentes.

Apresente-se

Colocar seus dados pessoais, como nome, idade, registro profissional (se for o caso) e endereço são fundamentais no perfil profissional.

Formação

É imprescindível destacar sua formação acadêmica e destacar cursos ou palestras que realizou.

Não minta

Coloque no seu perfil profissional somente informações verdadeiras. Lembre-se que as mentiras são facilmente descobertas e você perderá a chance de ocupar o cargo desejado.

http://www.mundocarreira.com.br/dicas/voce-sabe-como-descrever-o-seu-perfil-profissional/?utm_source=fanpage&utm_medium=portal&utm_campaign=como-descrever-seu-perfil-profissional

SER SECRETÁRIA É ISSO...

Quarta-feira à noite... E tenho que escrever um texto de duas laudas até sexta-feira... O que faço? Estudar cansada... Tudo bem, mas produzir um texto quando a cabeça não consegue pensar em mais nada, não é tarefa fácil.

Sentada na cama começo a pensar como foram meus últimos dias... Por que não produzi o que precisava? Por que parece que deixei tudo para a última hora? Se até um feriadão tivemos no meio do caminho...

É bem verdade que com a mudança de emprego estou demorando mais para cumprir minhas tarefas no trabalho. Mas, não seria eu a primeira pessoa que ao começar a trabalhar num ambiente desconhecido, como num passe de mágica, saberia fazer tudo com perfeição.

E o inglês? Pois é, sete anos se passaram desde a minha formatura, sete anos sem utilizar o idioma. Então o jeito é correr atrás, fazer curso e estudar... Estudar... Tenho estudado muito!

Voltando ao trabalho... Como se organiza um evento recebendo informações cruciais com atraso a todo o momento, sem conseguir despachar com a chefia e sem autonomia nas decisões? E como ter autonomia se você ainda desconhece informações básicas a respeito do cotidiano profissional? Não há de se ter autonomia mesmo! O que se pode e se deve ter são iniciativa e boas ideias para compensar a lerdeza. (risos)

E no meio de tudo isso ainda tem o Congresso, do qual fui convidada a participar. Uma semana viajando é uma semana a menos de trabalho no mês. Preciso adiantar tudo! Mas não reclamo... Quantas pessoas gostariam de poder ausentar-se do trabalho durante uma semana para participar de um evento na sua área? Apesar do cansaço estou muito feliz com a viagem.

E o feriadão? No feriado tinha planejado: faria todas as “tarefas” da pós. Mas, quis o destino que perdêssemos um membro da família. Já dizia o poeta... ”Os bons morrem jovens”... E, infelizmente, tive que trocar os cadernos pelo apoio ao meu marido... Que precisava mais de mim. É para isso que a gente se casa, não? Para ter quem cuide da gente e para cuidar também.

Ufa... E a cabeça não para... Que agito... Afinal, sobre o que mesmo vou escrever? Onde estão as tais habilidades? Habilidades... Habilidades... É isso!

Habilidade é uma palavra crucial para a Secretária Executiva, uma profissional que, ainda nos dias de hoje, sofre discriminação. Mas será por quê? Acredito que por influência do machismo, considerando que, no passado, quando a mulher começou a trabalhar eram poucas as funções que ela podia desempenhar. Algumas se tornaram professoras, outras quando não sabiam o que fazer, mas queriam trabalhar fora (gritavam por liberdade de expressão) tornavam-se secretárias. Mas que fique claro: à secretária daquela época não eram exigidas as habilidades exigidas à Secretária Executiva de hoje. Ela passava o dia atendendo e transferindo ligações telefônicas, datilografando documentos que eram ditados pela chefia, agendando compromissos que a chefia pedia. Era alguém capaz de organizar documentos, de observar e aprender rotinas administrativas simples.

Mudanças aconteceram, felizmente. Hoje, a secretária trabalha em função da qualidade de atendimento ao seu cliente interno e externo, gerencia as informações através de processos administrativos, coordena reuniões e pessoas. Concentra sua capacidade na criação de novas rotinas de trabalho e na observação e percepção do comportamento de quem assessora para tornar seu trabalho mais efetivo e harmonioso.

A realidade é que a gestão de processos tornou-se a verdadeira aliada à Secretária pelo fato de aumentar a produtividade, eliminar o desperdício em função de uma melhoria contínua, e por gerar qualidade de vida no trabalho. A partir do momento que se padroniza os procedimentos, tende-se a ganhar tempo e a harmonizar o ambiente de trabalho. Se ganha tempo para pensar e a ênfase antes dada a tarefas repetitivas passa a dar lugar a contribuições mais estratégicas.

Em meu local de trabalho a gestão de processos não é utilizada. Existe certa organização, sabem-se as responsabilidades de cada servidor, mas não existe uma padronização dos procedimentos. Pretendo solicitar a autorização do meu Executivo para aplicar o método PDCA no escritório, organizando cada processo administrativo com o auxílio do servidor responsável por cada tarefa, com a intenção de aperfeiçoar o resultado na execução das atividades. Sei que será uma tarefa desafiadora, que levará alguns meses, mas é isso o que me atrai: o desafio. No início haverá resistência, mas com o tempo fluirá naturalmente.

Ser Secretária Executiva é isso... É ter habilidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo e dar conta de tudo. É conseguir coordenar uma equipe com eficiência no trabalho e ainda pensar em alternativas e sugerir inovações. Estudar sempre, capacitando-se cada vez mais... E não deixar de ser atenciosa com a família e com os amigos... Fazer tudo isso sempre bela e no salto... Sorrindo... Como se tudo estivesse perfeito como um lindo dia de praia!

Autora: Giovana Redel, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/10/ser-secretaria-e-isso.html

ATENDIMENTO DE EXCELÊNCIA É...

• Gostar-se.
• Gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.

Tratar a todos como gostaria de ser tratado.

Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.

Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.

O relacionamento interpessoal se dá segundo o princípio do espelho: nosso comportamento se reflete nas atitudes do outro. A resposta que nos chega é reflexo da mensagem que emitimos. Se damos simpatia, recebemos o mesmo em troca. Quando sorrimos, a pessoa “do espelho” também sorri. Adote, pois, a atitude e a ação que deseja receber das outras pessoas. (Maria Aparecida Araújo, 2004)

Nunca julgar o cliente, deixando que ideias preconcebidas atrapalhem o atendimento.

Perguntar ao cliente: “Em que posso ajudá-lo?” e o deixar dizer o que deseja e escutá-lo atentamente para encaminhá-lo corretamente. Prestar atenção ao assunto.

Preservar o espaço pessoal do cliente. Cuidado para não invadi-lo.

Ouvir o que o cliente diz.

Esperar que termine de falar, para interpor um aparte. Nunca interrompê-lo, por achar que já sabe o que ele quer.

Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.

Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la depois de pedido de licença e recebimento de permissão para tal.

Ter sutileza para contradizer ou discordar.

Nunca alegar: “Isso não é comigo” ou “Isso não é do meu setor”.

Suavizar o “não”, evitando magoar as outras pessoas.

Cumprimentar com um tom gentil e alegre todo cliente que entra, inclusive o colega de trabalho.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/07/atendimento-de-excelencia-e.html

AS 4 PALAVRAS MÁGICAS DO RELACIONAMENTO HUMANO

 

Existem palavras mágicas que, quando as empregamos, exercem efeito especial sobre as pessoas. São elas: com licença, por favor, desculpe e muito obrigado.

 

Todos sabemos que elas são muito importantes para o nosso relacionamento, entretanto, parece que muitas pessoas sofrem de amnésia crônica e precisam ser lembradas diariamente disso. Utilizá-las é uma atitude que temos de adotar todos os dias até integrá-las automaticamente ao nosso comportamento. Quando as usamos demonstramos, não apenas, sentimento de consideração pelos outros, mas, sobretudo, de boa educação e humildade.

 

As pessoas querem ser reconhecidas e tratadas com apreço e respeito. As palavras mágicas auxiliam muito no diálogo com as pessoas de nosso relacionamento, e também com todas as outras com quem nos deparamos durante o dia – quando temos que falar com elas -, seja motorista de ônibus, atendente de lanchonete, gari, telefonista ou qualquer outra pessoa.

 

Ao dizer “com licença”, estamos solicitando permissão para interromper alguém, fazermos ou falarmos algo e, junto com isso, uma mensagem subliminar de que respeitamos a pessoa e gostaríamos de dizer ou perguntar algo. No entanto, o tom de voz é que dirá se estamos pedindo “com licença” de forma humilde e respeitosa, ou se estamos fazendo de maneira arrogante e mal-educada. Cabe a nós nos policiarmos quanto ao modo correto de fazê-lo se quisermos evitar complicações desnecessárias.

 

Quando falamos, ”por favor,” emitimos a mensagem de que precisamos ajuda ou atenção de alguém, ou como um simples gesto de polidez.

 

 “Desculpe” é uma palavra que demonstra não somente educação, mas também maturidade de quem a pronuncia, porque nem sempre as pessoas gostam de admitir que erraram ou que fizeram algo inadequado.

 

“Muito obrigado”, pronunciado de forma aberta e sincera, é o melhor gesto de reconhecimento que podemos expressar quando somos auxiliados ou beneficiados em algo. A propósito, você tem o hábito de agradecer às pessoas com quem você convive em casa, no trabalho, em sua comunidade? Se não o faz desafie-se a fazê-lo todos os dias, em todas as circunstâncias que a situação se apresente.

 

As palavras mágicas são tão essenciais no relacionamento humano quanto o ar que respiramos, pois representam demonstrações de respeito, humildade e atenção às pessoas, e são expressões universalmente reconhecidas e apreciadas por todas as pessoas e povos em qualquer lugar do mundo.

 

A mais especial das palavras

É bom lembrar que as pessoas têm nome. Então, não deixe de fazer uso do nome delas sempre que conversar com alguém pessoalmente, por telefone ou e-mail. Dale Carnegie, autor de vários best-sellers sobre relações humanas, disse certa vez que o som mais suave e agradável que existe para alguém é o seu próprio nome. Lembrar-se do nome de uma pessoa que você pouco conhece, ou não vê há muito tempo, é algo que encanta qualquer um. Ao dizer o nome dela você está demonstrando estima por esse alguém, e quanto o tem em consideração, pois está registrado em sua memória.

 

As palavras certas podem provocar milagres

Um cego estava a pedir esmolas na rua e, ao seu lado, uma placa de papelão onde se lia: “Sou cego, por favor me ajude”. As pessoas passavam e, de quando em vez, uma ou outra moeda era lançada na latinha. Um pedestre caminhava apressadamente para o trabalho e, quando já havia passado pelo pedinte, parou subitamente, olhou em sua direção, e voltou. Pegou a placa de papelão e, do outro lado, escreveu algo. Enquanto fazia isso falou simpaticamente com o cego e depositou uma moeda no recipiente. Em seguida colocou o papelão ao lado do cego e foi embora sem dizer mais nada. Não demorou muito e o pedinte começou a ouvir o tilintar das moedas caindo sem parar na sua latinha, até entupi-la. E assim aconteceu por várias vezes. Horas depois o mesmo pedestre, voltando do trabalho, perguntou ao cego se tudo estava bem com ele. Reconhecendo a voz, o pedinte perguntou ao homem o que ele havia escrito no papelão. Este respondeu: “Escrevi a mesma coisa, só que com palavras diferentes. Pus na placa ‘Hoje está um lindo dia, mas não posso vê-lo porque sou cego’.”

Texto extraído e condensado do livro O Livro das Relações Humanas – Seu Manual para Obter Sucesso com as Pessoas, de Ernesto Berg, Juruá Editora. Para maiores detalhes, ou adquirir a obra acesse www.quebrandobarreiras.com.br

COMO FUNCIONA A ECONOMIA

Numa pequena vila em que nada de especial acontece, a crise sente-se. Toda a gente deve a toda a gente.

Um turista, aparentemente rico, entra no pequeno hotel local. Pede um quarto e põe uma nota de R$ 100,00 no balcão.

Pede a chave do quarto e sobe ao 3º andar para verificar se o quarto lhe agrada.

O dono do hotel pega na nota de R$ 100,00 e paga ao fornecedor de carne a quem deve R$ 100,00.

O talhante pega no dinheiro e paga ao fornecedor de leitões os R$ 100,00 que devia há algum tempo.

Este, por sua vez, paga ao criador de gado que lhe vendera a carne. Por sua vez, rapidamente decide pagar os R$ 100,00 a uma prostituta que lhe avançara uns favores a crédito.

Esta recebe os R$ 100,00 dirige-se ao hotel onde devia 100€ pela utilização dos quartos onde recebia os clientes.

Neste momento, o turista que entretanto tinha encontrado um amigo e ficado à conversa no bar do hotel, volta à recepção e informa o dono que o quarto proposto não lhe agrada e que pretende desistir.

Pede a devolução dos R$ 100,00 Recebe o dinheiro e sai.

Não houve neste movimento de dinheiro qualquer lucro ou valor acrescentado. Contudo, todos liquidaram as suas dívidas e a população desta vila encara o futuro com otimismo.

É a Economia!!!!!

ÉTICA PROFISSIONAL: UMA QUESTÃO DE ATITUDE

Princípios da ética profissional:

Honestidade no trabalho;

Lealdade para com a instituição;

Formação de uma consciência profissional;

Respeito à dignidade da pessoa humana;

Segredo profissional;

Discrição no exercício da profissão;

Observação das normas e procedimentos administrativos;

Tratamento cortês e respeitoso a todos.

Condutas éticas:

Ser pontual;

Respeitar a privacidade do outro;

Oferecer apoio a quem precisar;

Agradecer uma gentileza recebida;

Devolver o que pedir emprestado;

Condutas não éticas:

Aceitar elogio pelo trabalho de outra pessoa;

Chamar as pessoas aos gritos;

Corrigir ou repreender alguém em público;

Fomentar a discórdia;

Utilizar informações e influências da posição para conseguir vantagens pessoais;

Prestar serviço de forma deficiente, demorando propositadamente;

Ser interesseiro e medir as pessoas pelo que elas podem ser úteis para alcançar os objetivos.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/07/etica-profissional-uma-questao-de.html

DOCUMENTOS SOBRE A MESA: O QUE FAZER?

A pessoa que secretaria utiliza uma considerável parte de seu tempo codificando e decodificando informações, que são frutos do contato direto que mantém com outros dirigentes e funcionários da organização, e serão utilizados pelos executivos nos momentos necessários do processo decisório.

Portanto, é sua atribuição selecionar, ler e registrar a correspondência recebida e/ou documentos e encaminhá-los ao executivo ou ao departamento competente ou mesmo tomar as providências cabíveis.

Entende-se que ao dirigente cabe ler apenas os pontos básicos de uma série de documentos que circulam diariamente, em virtude de suas inúmeras atividades e atribuições. Ele não se atém aos detalhes: limita-se a ter o conhecimento macro dos assuntos.

Diferente de você, que deve dominar os detalhes de processos e procedimentos constantes nos documentos que por ele passam. Para tanto, você deve ler a informação, fazer a triagem e assinalar apenas os pontos importantes e geradores de conflitos para a atenção e providências por parte do dirigente.

Resumidamente, podemos dizer que cabe a você captar e deter a informação em detalhes, e como conhecedora de assuntos em seus detalhes, dará apoio a quem não dispõe desse conhecimento. É sua responsabilidade alertar o dirigente quando algo está fora dos padrões determinados pela organização e indicando um procedimento alternativo.

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/08/documentos-sobre-mesa-o-que-fazer.html

O PROFISSIONAL DO SECRETARIADO E AS BARREIRAS NA GESTÃO PÚBLICA

No setor público, espera-se que os profissionais de Secretariado adotem um novo modelo de gestão que envolve percepção, visão global, iniciativa, capacidade de delegar tarefas e habilidade nos relacionamentos interpessoais. A Secretária Executiva precisa ser polivalente, disposta a transformar as tarefas burocráticas em tarefas mais eficientes e práticas. No entanto, nesse segmento, pode ocorrer uma série de entraves que dificultam, inibem e restringem a atuação da profissional.

Essas barreiras podem estar ligadas a gerências centralizadoras, processos burocráticos, falta de estrutura nas instalações, falta de motivação de colegas mais antigos, dificuldade em aceitar o “novo” ou mesmo desconhecimento da profissão dentro do órgão. Nesse sentido, como lidar com resistência a mudanças, por parte das pessoas que atuam no serviço público há mais tempo?

Em certos momentos, o medo do “desconhecido” e a saída da zona de conforto podem ser interpretados como ameaça para alguns colegas, gerando desentendimentos dentro da instituição. Nessas situações, as Secretárias Executivas podem atuar como elo entre os setores, entre os diferentes níveis da hierarquia da instituição. Podem assumir o papel de conciliadoras dos interesses, das ideias e das necessidades de todas as partes envolvidas.

As mudanças, em ambientes mais tradicionais, quase sempre significam insegurança, incerteza, sentimento de desvalorização do trabalho de longos anos, competição e confrontamento de opiniões. Neste cenário, o trabalho de uma secretária pode ficar limitado às tarefas mais operacionais, impedindo que estabeleça melhorias no fluxo de processos. É um momento que leva a profissional a repensar a forma como pode ganhar espaço para aplicar sua “expertise”.

Na Administração Pública, é comum que as atribuições sejam direcionadas pelo modelo “sempre se fez assim” ou “isso não é comigo”, e qualquer tentativa de alteração pode significar uma ruptura, uma desconstrução de tudo o que já é sabido e realizado automaticamente. Considerando o dinamismo e a versatilidade típicos do perfil do profissional do Secretariado, rotinas repetitivas, tarefas mecanizadas representam também óbices ao envolvimento no trabalho e à motivação a qualificá-lo. Acrescente-se a isso o fato de que pode acontecer também de a Secretária Executiva ser alocada num setor incompatível com seus conhecimentos e competências, não sendo o seu potencial de todo aproveitado.

Os aspectos das relações de trabalho também podem bloquear a atuação da Secretária Executiva, visto que geralmente as pessoas atribuem ao trabalho grande sentido de interação social e estabilidade. Uma profissional que, naturalmente age como comunicadora e vínculo de integração pode ser vista como alguém desestabilizando os círculos já firmados; e assim, diante de posturas “defensivas”, ser barrada ao tentar participar mais dos processos.

Além das barreiras ligadas à resistência a mudanças e ao status quo, no setor público, os funcionários estão sujeitos às normas e regimentos de ordem política, que dificultam uma maior autonomia no poder de decisão e ação. Nem sempre é possível adotar práticas que funcionam bem no setor privado, por exemplo. Características próprias do clima e da cultura organizacional do funcionalismo público tendem a “retardar” a expansão do trabalho da Secretária em seu meio.

Diante desses entraves, a mudança de visão, de atitude e de posicionamento é implantada aos poucos, quase sempre a passos lentos, de forma que a empresa ou órgão perceba que as alterações têm por objetivo trazer benefícios ao local de trabalho e não afetar a posição ou estabilidade dos funcionários mais antigos. A Secretária Executiva busca conciliar, mediar essas transformações. Para isso é necessária certa perícia em termos de gestão de pessoas, relacionamento pessoal, comportamento humano e inteligência emocional. Ao profissional do Secretariado fica a missão de tentar implementar valores contemporâneos, rumo à modernização da Gestão Pública.

Autora: Marisa Sosmaier, secretária executiva, pós-graduanda de MBS – Gestão de Pessoas e Processos com Especialização em Secretariado pelo Convênio CESUSC/SINSESC, Florianópolis (SC).

http://a-secretaria-que-faz.blogspot.com.br/2010/10/o-profissional-do-secretariado-e-as.html

EMPRESÁRIO FAZ ANÚNCIO PROCURANDO POR VENDEDORA SEM WHATSAPP EM MG

Anúncio foi colocado do lado de fora da loja, que fica no Centro.

Cansado de dispensar funcionárias que trocavam clientes por um bate-papo no WhatsApp, o empresário de Uberlândia Gilmar Gomes fez um anúncio com a seguinte frase: “Precisa-se de Vendedora com Experiência (OBS: Sem whatsapp)”.

Gomes disse que a ideia surgiu depois que 12 candidatas foram dispensadas em 15 dias pelo uso excessivo e sem controle do aplicativo. Só depois de tantas tentativas ele conseguiu contratar alguém que não faz uso de internet no trabalho.

“Elas vinham e entregavam currículo, mas não passavam no teste. Ao invés de atender as clientes, ficavam com o celular em mãos. Só se ouvia o barulho do aplicativo”, afirmou. O empresário diz que trabalha há 15 anos no mercado de vendas e que atualmente tem encontrado dificuldades para arrumar boas funcionárias.

“Eu não sabia mais o que fazer e foi então que surgiu a ideia. Antes de colar o papel na porta da loja, recebia quase 20 currículos por dia. Após o cartaz, em cinco dias não recebi nem dez. As pessoas passavam aqui e fotografavam o anúncio, outras riam e até comentavam as escritas, mas pedir emprego que é bom, nada”, afirmou Gomes. 

Críticas

O empresário lembrou que quando criou o anúncio chegou a ser criticado e alertado de que não encontraria pessoas com o perfil que estava buscando, pois "o mundo vive conectado".

“Talvez eu tenha colocado as palavras no cartaz de forma rigorosa, mas a intenção era que pelo menos no horário de trabalho o aplicativo fosse deixado de lado. As pessoas sentem falta de um bom atendimento, de um corpo a corpo. Várias empresas já proíbem o uso do aparelho celular no trabalho, mas o anúncio eu não nego que causou confusão”, diz.

Ele também justificou que o custo com o funcionário já não é barato e que essa interferência tecnológica acaba atrapalhando a concentração, o foco, a produção e a disponibilidade em certas atividades.

“Já disponibilizamos o telefone fixo da loja para assuntos urgentes. Acredito que esperar a hora do almoço, do lanche ou até mesmo da saída para mexer no aparelho não seria nada extraordinário”, acrescentou.

Empresário atua há 15 anos no mercado de vendas em Uberlândia 

Gomes disse ainda que a imagem do anúncio acabou caindo em uma página do Facebook e mais de 400 pessoas compartilharam o post. Várias delas, segundo ele, criticaram a atitude de buscar alguém que não vive conectado.

“Quando vi as críticas, não nego que fiquei com muita vergonha, mas essa infelizmente é a nossa realidade. Acabei levando na brincadeira”, disse. 

Nova contratada

Apesar da repercussão do anúncio, o empresário conseguiu uma funcionária que preenchia o requisito. Aline Souza, de 35 anos, é a nova contratada. Ela contou à reportagem que quando viu o anúncio achou engraçado, mas logo depois percebeu que seria uma oportunidade para retornar ao mercado. “Vi como positivo. Como eu não tenho WhatsApp, pensei 'essa oportunidade é minha'”, afirmou a vendedora.

Aline acrescentou que o cartaz foi uma forma de limitar quem realmente tinha interesse na vaga. “Achei legal a ideia, pois acaba economizando tempo e evitando desgaste para o empresário. É complicado toda hora ter que ficar chamando atenção de funcionária por causa disso. Se está no anúncio, o candidato à vaga já deve entrar ciente do que pode ou não pode”, concluiu a contratada. 

Celular de contratada não tem WhatsApp (Foto: Fernanda Resende/G1)

Visão de especialista

Na opinião do advogado especialista em direitos trabalhistas Rafael Garagorry, o anúncio, da forma que foi escrito, dava interpretação discriminatória.

“A lei 9029/95 determina que fica proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso a relação de emprego. Assim, entendo que a opção por pessoas que não tenham o referido programa no celular é uma prática discriminatória”, disse.

E como o proprietário informou que a intenção da empresa não era discriminar a candidata à vaga por ter o aplicativo, o advogado disse que vale a prática restritiva e punitiva. O dono da empresa só não queria que a vendedora utilizasse o aplicativo no horário de trabalho.

“Se a utilização do programa está diminuindo a produção do funcionário, deverá o mesmo ser advertido ou não permitido de utilizar o programa durante o expediente, porém o simples fato de o candidato à vaga possuir o programa não poderá ser empecilho para que seja contratado”, afirmou o advogado.

Concordo x não concordo

Usar ou não usar WhatsApp durante o expediente? O G1 foi às ruas saber o que as pessoas acham desta situação. Apesar de o aplicativo ser o queridinho de muitos, dos 15 entrevistados pela reportagem, mais da metade (9) disse ser contra o uso no trabalho. Veja alguns depoimentos abaixo:

“Sou contra a proibição, mas acho que a empresa e o funcionário devem manter um diálogo e encontrar o meio termo. Seja a liberação na hora do almoço ou nos intervalos ou o uso consciente. Se não funcionar acho que o funcionário deve ser punido com medidas previstas nas leis trabalhistas.”

Luana Roque, jornalista

"Acho válida a proibição. O aplicativo é um meio de comunicação que dispersa muito a atenção e pode atrapalhar no ambiente de trabalho."

Eliana da Silva Bezerra, consultora de vendas

"Funcionário não deve ficar no aplicativo, a não ser que seja assuntos direcionado a empresa. Eu particularmente vendo muito por WhatsApp, mas confesso que tem horas que prefiro nem abrir o aplicativo. Como sempre, as pessoas têm que aprender a utilizá-lo."

Kalicio Manoel dos Santos, empresário

"Dependendo da empresa e das funções do empregado, é mais do que necessária a proibição. Se atrapalha o desenvolvimento do funcionário, acaba prejudicando a empresa."

Hanny Angele de Barros, relações públicas

“Desde que não atrapalhe o desempenho das atividades regulares inerentes ao cargo ou tarefa, não tem nada contra”.

Maria Inês Tannús Silva, aposentada

"O funcionário que fica sem celular fica mais tenso e mais estressado, porque pode deixar de atender algo importante também."

Dara Vila Real de Oliveira Mós, estudante

Fernanda Resende

http://g1.globo.com/minas-gerais/triangulo-mineiro/noticia/2015/03/empresario-faz-anuncio-procurando-por-vendedora-sem-whatsapp-em-mg.html?utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_campaign=g1

ESQUEÇA O MITO DA MULTITAREFA

Esta reportagem começa com um desafio: leia o texto todo de uma vez, sem interrupções. Não vale olhar mensagens no celular nem espiar as redes sociais.

Ao cair na tentação de fazer outra coisa durante a leitura, você age como um multitarefa. Muita empresa gosta e até espera que seus empregados assumam esse comportamento de tocar várias atividades ao mesmo tempo. Ainda mais em períodos de estagnação e ajuste econômico como o atual, em que o tamanho das equipes diminui e o trabalho cresce.

O problema é que o hábito não passa de um mito. Só 2,5% das pessoas são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez, segundo pesquisa da Universidade de Utah, nos Estados Unidos. Elas são chamadas de supertaskers.Mas o restante dos mortais só se atrapalha ao tentar ser multitarefa.

Há um problema evidente, já que a maioria das empresas adora valorizar quem acumula diversas funções, o que, na prática, é impossível.  “Já tive brigas com gestores de RH que insistem em colocar nas vagas de emprego: ‘Capacidade de ser multitarefa’”, afirma Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo, de São Paulo. “Isso não existe, não funciona, é irracional.”

Tanto que o consultor criou um teste para verificar se os brasileiros são mesmo capazes de exercer várias atividades simultaneamente com eficiência. Em 2014, 4 000 profissionais participaram da prova e somente 1% conseguiu ser mais produtivo com um olho no gato e outro no peixe.  

Além de ser um tiro no pé da produtividade, tentar dar conta de todo o trabalho de uma vez causa enorme angústia. A pessoa trabalha o dia todo e termina com a sensação de que nada foi concluído. E, mesmo quando a tarefa chega ao fim, resta o sentimento de má execução.

Qual a solução para dar conta de todas as tarefas de maneira eficiente? Não existe milagre, apenas investimento em organização e concentração. “Cada pessoa se organiza de um jeito e precisa descobrir como é mais eficiente”, diz Paula Rizzo, especialista americana em organização e autora do livro The Listful Thinking (ainda sem edição no Brasil, e-book por 27 reais na Amazon). 

O primeiro passo é a consciência de que o descontrole sobre as atividades só atrapalha os resultados.  Diante do desafio de chefiar dois times, um no Brasil e outro nos Estados Unidos, José Roberto Pelegrini, de 39 anos, diretor financeiro da JDSU, multinacional especializada em redes de comunicação, decidiu reorganizar sua agenda.

Esse período foi de muito trabalho e ele só conseguiu dar conta do recado porque reviu seu estilo de trabalhar e priorizar tarefas. “Parecia que estava sempre deixando algo de lado, que não tinha me dedicado totalmente”, diz. A fórmula que encontrou passa por fazer listas das atividades semanais e diárias, manter a caixa de e-mail vazia e manter a calma. “Não adianta dar chilique na reunião, reclamar que não vai dar tempo”, afirma José Roberto.

Como ele, outros profissionais contam nesta reportagem as maneiras e os hábitos que encontraram para ser pessoas  mais eficientes. O segundo passo é combater a distração, um desafio que fica mais complexo à medida que o mundo se torna mais conectado. Alternar continuamente a atenção entre várias tarefas prejudica a memória e o raciocínio, o que leva à queda de desempenho.

Gloria Mark, professora da Universidade da Califórnia, descobriu que um profissional típico leva, em média, 25 minutos para retornar à tarefa original depois de uma interrupção. “Alguém que permanece 10 horas no escritório poderia ficar apenas 8 horas se trabalhasse com uma sequência de tarefas”, afirma Christian. 

A sensação de sobrecarga já começa a despertar em muita gente a von­tade de viver uma vida menos caótica, mais organizada e produtiva. Segundo um relatório de tendências para 2015, feito pela agência Box 1824, de São Paulo, uma crescente maioria se convence de que é impraticável levar uma vida tão conectada.

Nesse cenário, surge um contramovimento batizado de quiet bliss, algo como “felicidade silenciosa”, que prega que façamos apenas uma atividade por vez.

Para os defensores do movimento, aspectos como viver o momento sem registrá-lo (nada de selfies nas férias ou de assistir a um show pela tela do smart­phone em vez de olhar para o palco), deixar a internet desligada por alguns perío­dos, parar de encavalar afazeres e encontrar tempo para o ócio são fundamentais.

Isso se aplica, logicamente, ao espaço do trabalho. “De maneira inconsciente, muita gente acha que não merece ter tempo para o descanso”, diz Brigid Schulte, jornalista americana que escreve para o periódico The Washing­ton Post e é autora do livro Overwhelmed: Work, Love, and Play When No One Has the Time (“Sobrecarregados: trabalho, amor e diversão quando ninguém tem tempo”, numa tradução livre, ainda sem edição no Brasil). “Mas esses períodos são fundamentais para pensar sobre o que importa para você, onde você está, para onde está indo e como está gastando seu tempo.” 

Quem consegue organizar os horários para ter tempo livre consegue organizar o tempo para trabalhar melhor. Esse é o desafio. E é importante saber dosar quando já tra­balhou o suficiente.

Para isso, o consultor americano Stephen Lynch, especialista em produtividade, propõe três questionamentos: quantas horas você trabalha em média por semana? Você é capaz de se desligar completamente do trabalho um dia por semana? Como você tem melhorado a produtividade das horas que gasta trabalhando? Mudar as respostas a essas perguntas é o caminho para dar conta de tudo e ter uma vida melhor — dentro e fora do escritório. 

Veja a seguir lições de alguns profissionais que conseguem se organizar para dar conta de todas as tarefas. 

http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/noticias/multitarefa-e-mito-veja-como-se-organizar-para-ser-eficiente

AS FUNÇÕES BÁSICAS DE UMA GRANDE SECRETÁRIA EXECUTIVA

O uso das tecnologias, a globalização e a complexidade da gestão evoluíram a atuação da secretária. A profissão está regulamentada  há 25 anos; 

Os profissionais adquiriram maturidade,inovaram em sua prática e hoje possuem know-how para os novos horizontes: secretariado, assessoria, consultoria, cogestão e empreendedorismo.

Chussy Karlla Antunes

A secretária evoluiu de papel e hoje ela vai além de seus requisitos básicos (post sobre “As funções básicas de uma secretária executiva”: http://migre.me/p1Wf4), isto é, hoje ela é considerada o braço direito de grandes líderes do mercado, bem como garante a sua participação direta ou indiretamente nos processos decisórios que se faz dentro do ambiente corporativo.

Dizem que por trás de um grande homem, sempre existe uma grande mulher. Essa frase se aplica perfeitamente na relação profissional entre secretária e executivo, pois além da secretária facilitar (e muito) a vida do executivo, ela também tem a capacidade de liderar diversos assuntos em sua ausência, contribuindo diretamente com os objetivos, metas e consequentemente, com os resultados propostos pela organização como um todo.

Sendo assim, podemos concluir que a Secretária Executiva, dentre suas infinitas funções, é considerada:

• Agente facilitadora
• Mediadora de conflitos
• Gerente administrativa
• Gestora de resultados, informações e conhecimento
• Centralizadora e Disseminadora de informações
• Intermediadora da comunicação interna, administrativa e mercadológica
• Intermediadora de todos os níveis hierárquicos da empresa (Estratégico, Organizacional e de Infraestrutura)
• Coadjuvante nos processos decisórios
• Empreendedora e Líder
• Gerencia projetos
• Desenvolvedora de novas práticas sustentáveis ao negócio

De acordo com todas as funções acima apresentadas, ela se torna peça-chave indispensável na Gestão Organizacional de alta qualidade dentro das empresas. Falando em Gestão, aproveito para relembrá-los das habilidades necessárias voltadas à este tema, que encontram-se acima das habilidades técnicas, os quais chamamos de COMPETÊNCIA, que por sua vez, possui três componentes básicos, isto é, o CHA:

• Conhecimento: é o “saber”
• Habilidades: é o “saber fazer”
• Atitudes: é o “querer”

Para se tornar uma Grande Secretária Executiva, é necessário primeiramente se especializar o máximo que puder nas diversas áreas que englobam a prática de secretariado, pois só com o conhecimento será possível progredir e galgar para posições mais estratégicas e importantes no mercado de trabalho em rumo ao sucesso.

E lembre-se sempre: SUCESSO GERA SUCESSO!

http://manualdasecretaria.com.br/2015/03/15/as-funcoes-basicas-de-uma-grande-secretaria-executiva/

AS FUNÇÕES BÁSICAS DE UMA SECRETÁRIA EXECUTIVA.

As funções de uma secretária executiva não se resumem apenas em um apoio e auxílio ao executivo, mas também tem como objetivo a complementação e o desenvolvimento do trabalho do mesmo.

Entre as funções, deveres e tarefas básicas de uma secretária executiva estão:

1. O controle da agenda e dos compromissos do executivo;
2. Planejamentos de viagens;
3. Despacho e conferência de documentos;
4. Organização de arquivos;
5. Atendimento telefônico;
6. Recepção de clientes;
7. Auxílio departamental;
8. Planejamento e organização de festas e eventos;
9. Atendimento e apoio à clientes internos e externos;
10. Acompanhamento e preparação de reuniões;
11. Realização de atas formais;
12. Pagamentos de contas;
13. Domínio em informática (excel, powerpoint, internet, outlook, etc);
14. Domínio fluente de idiomas estrangeiros (no mínimo inglês);
15. Obter uma boa comunicação;
16. Ajudar no desenvolvimento da organização;
17. Ter participação nas decisões da empresa;
18. Ser o braço direito do executivo.

É importante ressaltar também que ser uma secretária bem informada sobre os assuntos e fatos que possam ser de interesse para a empresa é essencial.

http://manualdasecretaria.com.br/2011/06/26/as-funcoes-basicas-de-uma-secretaria-executiva/