quinta-feira, 12 de fevereiro de 2015

MANTENHA A ÉTICA NAS REDES SOCIAIS




Quando falamos em ética e postura profissional nos lembramos das regras e das condutas que devemos seguir dentro do ambiente de trabalho.

A ética nada mais é que conjuntos de valores e de princípios que norteiam nossa vivencia na sociedade. Levamo-la para dentro do mundo corporativo e ainda adotamos mais algumas regras dentro de nossas profissões, pois a maioria delas tem um código específico.

Com o boom advindo dos meios de comunicação e redes sociais, vimos pessoas expondo suas vidas, muitas vezes exageradamente, na internet. Isso pode influenciar de maneira negativa na imagem de um profissional, podendo até arruinar sua carreira.

Hoje a linha entre o público e privado, o pessoal e profissional, é muito tênue, fazendo com que nossa ética e postura profissional necessitem ser mantidas também fora do ambiente corporativo.

Fotos, vídeos, opiniões, frases, entre outras postagens devem ser avaliadas antes de serem inseridas nas redes sociais onde que, em um clique, tudo estará exposto e você poderá ser mal visto.

Postagens de festas regadas a bebida, preconceituosas, provocativas, sensuais, de intimidade, entre outras devem ser evitadas. Além disso, os posts referentes à empresa devem ser feitos com cautela, para manter a imagem da organização preservada.

Outro ponto a ser levantado é quanto à utilização das redes sociais da empresa. Um profissional não deve, em hipótese alguma, responder com seu perfil, a uma postagem de um cliente, mesmo que ela esteja diretamente ligada à sua competência. A maioria das empresas possuem um departamento, ou um profissional, gabaritado para gerir tais questões.

Algumas empresas dispõem de manuais de conduta nas redes sociais que devem ser seguidas pelos profissionais, a fim de não expor excessivamente a empresa e seus colaboradores, mantendo assim a ética e postura profissional.

No mais, aproveite as redes sociais de maneira saudável, faça postagens que possam demonstrar suas habilidades, seus gostos e preferências, tenha discussões equilibradas e compartilhe conteúdos interessantes. As redes sociais, com certeza podem ser ótimas aliadas à sua carreira.



Por: José Roberto Marques para o RH.com.br 






quarta-feira, 11 de fevereiro de 2015

GESTÃO DE PESSOAS: SETE PASSOS PARA SE TORNAR UM LÍDER MELHOR





Um líder atua basicamente definindo os objetivos, elaborando a estratégia para que os mesmos sejam atingidos, comunicando à equipe e cuidando para que as metas sejam alcançadas nos prazos estabelecidos. Contudo, hoje, as exigências do mercado em relação a um líder são muito maiores. Possuir credibilidade, junto a seus seguidores, é um fator de alta relevância e muito difícil de ser conquistado. Sendo assim, a liderança contemporânea deve ser baseada pela influência e não mais somente pela autoridade como antes acontecia.

Cleber Andriotti Castro, consultor em Gestão de Pessoas e sócio da Andriotti & Castro Consultoria, apresenta sete passos para você se tornar um líder melhor e conquistar definitivamente a confiança e respeito de sua equipe. Confira:

1. Escute seus colaboradores

Essa técnica é positiva por duas razões. Primeiro, porque eles muito provavelmente contribuirão com ideias, sugestões e críticas que lhe permitirão adquirir um ponto de vista diferente do seu. Talvez melhor. Segundo, porque certamente, ao serem ouvidos, sentir-se-ão valorizados e parte integrante de uma equipe. Um bom líder precisa compreender que só é possível alcançar o sucesso por meio do engajamento de seus seguidores.

2. Meça o desempenho

Tão importante quanto buscar motivar a todos é mensurar o desempenho, identificando e apontando os pontos fortes e fracos de cada um. Essa avaliação serve tanto para o líder quanto para o liderado saberem quais têm sido os resultados apresentados, balizando seu desenvolvimento futuro.

3. Compreenda que cada pessoa é única

Achar que os colaboradores devem se adaptar ao estilo do líder é um erro muito comum. O líder eficaz é aquele que conhece os pontos fortes e fracos de cada membro de seu time. Assim, aloca-os nas funções que melhor desempenham e cuida para que desenvolvam seus pontos fracos. Exercer um estilo de liderança para cada pessoa também faz com que as motivações individuais sejam estimuladas e que, assim, sejam maiores as chances de se extrair da equipe o que ela tem de melhor.

4. Entenda o papel do líder

O líder é aquele que consegue extrair o melhor de cada indivíduo, de forma que sua equipe como um todo produza o máximo. Ele está lá para motivar, ensinar e colaborar, fornecendo condições que permitam que seus liderados atinjam os resultados esperados. Por isso, o líder deve compreender que ele não chegou onde está para ser servido, e sim para servir. Ele precisa fazer de seu trabalho um instrumento a ser utilizado pelos seguidores, a fim de que esses consigam realizar suas funções da melhor forma possível. Se um funcionário atinge suas metas, consequentemente, um líder também atinge os seus objetivos.

5. Desenvolva sua capacidade de suportar pressão

Liderar é suportar, muitas vezes, altas cargas de pressão. Aquele que sucumbe às dificuldades inerentes à função não está preparado para conduzir uma equipe. O líder é sempre o último a “apagar a luz”. Aquele que garante que todos estão bem. Para isso, uma alta dose de equilíbrio emocional é imprescindível. Busque equilibrar a vida pessoal com a profissional, além de conhecer importantes técnicas de gestão e liderança, para estar preparado para suportar as demandas do cargo. É preciso desenvolver autocontrole, rapidez para se confrontar com o inesperado, grande poder de decisão e pensamento estratégico.

6. Motive

Muitos dos líderes atuais, imprudentemente, não se preocupam em estimular o comprometimento em seus subordinados. Isso deveria ser feito através da iniciativa do líder em incitar a visão empresarial, objetivos e confiança em seus liderados. Existem diversas técnicas para despertar a motivação de sua equipe. A principal, e mais eficaz delas, sem dúvida, é o elogio. Pratique-o, com frequência, logo após os acertos dos colaboradores. O efeito é imediatamente associado à ação positiva, estimulando a sua repetição. Também busque refletir se você trata seus seguidores da mesma forma como gostaria de seu tratado por seu superior. Um profissional motivado é um seguidor engajado.

7. Recicle-se e esteja antenado

Uma tendência natural das pessoas é a acomodação. Com o passar dos anos, a experiência cresce e muitos podem se considerar líderes completos, mesmo não o sendo. Isso pode ser fatal. A área de Gestão de Pessoas está em constante evolução, e estar atualizado com as técnicas e ferramentas mais modernas para gerir sua equipe é fundamental para que o alcance dos resultados esperados. Além disso, um líder precisa ser visionário. Imaginar o futuro, fundamentado em tendências, é uma maneira de se observar o modo como o mundo se transforma e, como essas novas configurações mundiais podem refletir em pontos positivos para o trabalho da equipe e para as atividades da organização.








terça-feira, 10 de fevereiro de 2015

CUIDADO COM A SUA REPUTAÇÃO ON-LINE






Especialistas estimam que de 75% dos departamentos de recursos humanos avaliem os candidatos em processo de contratação, através de buscas na internet. A rede também é usada para monitorar os já contratados e até os candidatos a alguma promoção dentro da empresa.

Diante da realidade atual todos precisam se preocupar com a sua própria marca, ou seja, a sua imagem. É preciso entender que o seu nome é uma marca e que consequentemente precisa ser bem cuidado, seja na internet ou não.

Em mundo de redes sociais digitais, a partir do momento que se posta alguma coisa na rede não tem mais volta, aquela informação fica registrada. Cada post precisa ser avaliado antes de ir para rede para que sejam preservados a família, os amigos e, claro, a sua carreira.

Pessoas que demonstram que são ligadas a valores positivos, como a família, por exemplo, ganham ponto na hora da contratação. Por outro lado, se o profissional adota postura intransigente sobre temas polêmicos, usa linguajar inadequado, escreve errado, fala mal do chefe, se apresenta em fotos pouco discretas, fica se metendo em brigas e discussões, ele também será avaliado por estas posturas antes da contratação.

Para os candidatos em busca de uma colocação, outra dica é a busca de informações sobre a empresa na qual se pretende ingressar. Fazer uma busca no Google e nas redes sociais sobre a empresa que você está se apresentando não custa nada. Tente conhecer um pouco sobre a organização, quem são seus clientes, como ela atua qual o perfil de seus colaboradores, enfim, isto é simpático e mostra que você tem foco. A internet e suas inúmeras ferramentas estão aí, é preciso usar isto a seu favor.









segunda-feira, 9 de fevereiro de 2015

O COLEGA QUE NÃO É TÃO COLEGA





Costumo dizer que o melhor dos mundos seria trabalhar em um ambiente em que todos os colegas são respeitosos, legais e trabalham pelo bem comum. Mas no mundo real, infelizmente, nem sempre é assim que funciona. 


Prestar atenção em alguns sinais pode contribuir para o convívio diário e poupa-lo de alguns prejuízos e aborrecimentos. O que não significa dizer que você não construirá amizades verdadeiras no ambiente de trabalho, mas é importante saber em quem confiar: 

Tenha muita cautela ao adicionar colegas de trabalho em suas redes sociais. Às vezes um simples comentário ou post pode criar proporções gigantescas no trabalho. Uma ex-aluna, certa vez comentou que fez um "desabafo" no facebook a respeito da gestão na empresa em que atuava. Segundo ela, foi algo muito subjetivo. Mas foi o suficiente para que uma “colega” de trabalho queimasse seu filme com a chefe. Resultado: o clima ficou péssimo entre a Secretária e a chefia. 

Algumas pessoas vão se aproximar de você apenas por interesse. Seja para obter informações, privilégios ou para fazer especulações sobre a vida do chefe. Outras pessoas simplesmente vão convida-lo para almoçar para saber “as novidades da empresa”. Até porque uma das atribuições do profissional de Secretariado é trabalhar com informações de toda natureza. E isso desperta o interesse dos curiosos e dos fofoqueiros de plantão. 

Por falar em fofoqueiros, tenha cuidado com esse tipo de pessoa. Gosto de fazer a seguinte reflexão: “Se fala de todo mundo por que não falaria de mim?”. Fuja de pessoas com esse perfil. Não vai pegar nada bem um Secretário Executivo com fama de fofoqueiro, afinal, diga-me com andas que direis quem tu és. 

Tenha o pé atrás com aquela pessoa que vive especulando sua vida. Onde mora, carro que possui, quanto gastou na compra do vestido, quanto gastou na festa do filho, para onde vai nas férias. Claro que ter curiosidade sobre um aspecto ou outro é da natureza humana, mas algumas pessoas simplesmente querem bisbilhotar por pura inveja. 

Sabe aquela pessoa que não consegue comemorar o sucesso ou a realização de um projeto do colega porque tudo dela é melhor ou mais importante? Pessoas com esse perfil, além de serem desagradáveis, não têm muito a acrescentar, visto que ela por si só basta. 

Os aspectos acima não significam que todas as pessoas que possuem este tipo de comportamento são ervas daninhas. As vezes pode significar falta de noção ou de educação. De qualquer forma, não custa nada prevenir.

Particularmente escolho o time daqueles que contagiam e não contaminam. A vida fica muito mais leve! 











sexta-feira, 6 de fevereiro de 2015

OS DEZ PRINCÍPIOS DO GESTOR DO FUTURO





Quando se trata do futuro do trabalho, os gestores estão assumindo novas formas de atuação para que de fato se tornem grandes líderes. O líder do futuro é aquele que possui ênfase em suas competências e comportamentos definidos a partir da organização e suas estratégias. Nesse sentido as competências para a liderança no futuro é ter uma visão ampla do negócio, saber gerenciar complexidade e mudanças, desenvolver a si mesmo e aos outros, ter alinhamento emocional e focar nos resultados.

Conheça 10 princípios ou características fundamentais que os gestores devem possuir nos próximos anos:


1. Ser um líder atuante

Há muito tempo existe uma distinção entre gestor e líder. O que podemos esperar para os próximos anos é que o gestor assuma posições de um líder dentro da empresa. Um gestor não pode ser alguém colocado em uma posição de poder, simplesmente porque ele traz mais dinheiro ou é melhor em delegar, e sim que estimule sua equipe e traga resultados.

2. Assumir as responsabilidades

O gestor deve assumir de frente sua função e procurar resolver os obstáculos que sua equipe possa encontrar pela frente. Quando um gestor assume a liderança ele abre novos caminhos e permite que os membros de sua equipe alcancem o sucesso.

3. Entender sobre as tecnologias

Os gestores não precisam se tornar especialistas em cada nova tecnologia surge. No entanto, agora que a tecnologia tornou-se uma parte tão crucial de como vivemos e trabalhamos, nunca foi tão importante para os gestores compreender quais as tecnologias tem o potencial de beneficiar a organização.

4. Liderar pelo exemplo

O gestor deve ser a primeira pessoa a demonstrar um bom comportamento para apoiar novas metodologias ou abraçar um novo conceito. Nunca agir pelo impulso e servir sempre de exemplo para sua equipe.

5. Pedir ajuda se necessário

Um bom gestor deve também, reconhecer o momento de pedir ajuda, admitir quando estiver errado ou mesmo quando não sabe de algo. Reconhecer suas vulnerabilidades é o que leva à inovação e desenvolvimento profissional

6. Acreditar na inteligência coletiva

O gestor deve entender e abraçar o fato de que ele pode não ter todas as respostas ou tomar as melhores decisões. É muito mais eficaz contar com a inteligência coletiva de uma equipe em vez de tomar decisões ruins.

7. Ser um tomador de decisões

Os gestores são muitas vezes creditados com a necessidade de "apagar incêndios", porém o seu papel deveria ser exatamente o oposto. Os gestores devem ser tomadores de decisões e geradores de novas ideias que possam desafiar os negócios.

8. Saber reconhecer os méritos

Reconhecer o bom trabalho de um funcionário faz parte da tarefa do gestor. Essa é uma ferramenta de gestão que garante a satisfação do profissional deixando-o motivado a gerar maiores resultados.

9. Oferecer feedback

Se reunir com sua equipe periodicamente e oferecer feedback das atividades desempenhadas e do desenvolvimento do profissional dentro da empresa é uma ótima maneira de garantir que os trabalhos continuem alinhados no ritmo de produção.

10. Reconhecer os limites pessoais

Um gestor reconhece que os membros da equipe têm o seu próprio espaço. Isso significa respeitar os limites pessoais de cada um e não ser invasivo quanto a sua privacidade. Um líder deve trabalhar no sentido de suprir as expectativas dos seus colaboradores e respeitar os limites que existem entre chefia e subordinado.



Juliane Yamaoka - Gerente geral da Efix







quinta-feira, 5 de fevereiro de 2015

UMA VISÃO OTIMISTA SOBRE AS REDES SOCIAIS





Estamos todos conectados. De uma forma física, eu quero dizer. A internet possibilitou encurtar tempo e espaço que conhecíamos como “real”. Algo que você diz aqui no Brasil pode ser lido por alguém no Japão no segundo em que algum conteúdo foi postado online. Isso todo mundo já está cansado de saber, mas mesmo assim insistem em falar mal das redes sociais e afirmar como a vida era melhor antes Facebook. Casais se separam por causa do Whatsapp, a inveja da vida alheia começa a parecer algo comum e a ideia de que não estamos vivendo algo real nos apavora. E adivinha? Mesmo assim continuamos postando nossas fotos no Instagram com um filtro legal pra dizer onde estávamos.

Falar mal dessas redes sociais é uma forma de não saber lidar com essa nova forma de se comunicar. Achar que uma realidade virtual é menos real do que a fora do mundo online pode ser uma ilusão, porque não é como um sonho em que você vive certas coisas e depois elas não existem mais. Nas redes sociais a vida continua bem viva e é possível trocar ideias, manter contato com velhos amigos e se apaixonar perdidamente. Se isso é irreal, então não sei o que é real. Vivem nos dizendo que temos que aproveitar mais a nossa vida off-line, mas acho que a gente já aproveita a nossa vida off-line quando tá a fim. Às vezes, a discussão no Facebook tá realmente mais interessante do que o papo furado da mesa. Vai saber...

As redes sociais são apenas novas formas de comunicação, que, claro, estão transformando o mundo e nossas relações. Mas nós as criamos. Nós é que temos a capacidade e o poder de decidir quando podemos ficar online. Nossos smartphones são realmente uma forma de dividir esse tempo, mas eu não considero isso uma coisa ruim. E alguns vão dizer: “a parte ruim é que a pessoa está lá, mas ao mesmo não está lá. Ela está conversando com outra pessoa pelo whatsapp e não com quem está na sua frente”. De fato isso acontece, mas cabe a ela saber o momento de dividir a atenção. Ela pode estar com você e compartilhando esse momento com outra pessoa, fazendo com que a outra pessoa também faça parte do momento. E isso é mágico. É como se a gente tivesse superado os limites da distância. Essa comunicação à distância nunca vai ser o necessário para matar a saudade, mas ajuda bastante. É uma bobagem achar que a gente vai se acostumar com isso e que as relações vão ficar mais frias. Nós é que devemos criar os limites, porque somos nós que nos comunicamos e nós que usamos todas essas ferramentas online.

Talvez a gente esteja só com medo do que essa nova forma de comunicação pode nos causar. É um novo espaço para nos comunicarmos e criamos ideias a partir daí. Estamos apenas facilitando a vida. Não há nada de irreal na vida online, por mais que afirmem que todo mundo posta só coisas boas, que querem passar a ideia de uma falsa vida e que ninguém é tão feliz assim. Mas, por que as pessoas vão postar sobre as coisas ruins? Talvez uma pessoa querendo mostrar uma vida incrível pelas redes sociais tenha realmente uma vida incrível ou pode estar com a autoestima tão baixa que precisa de atenção constantemente. Mas ela daria um jeito de conseguir isso mesmo fora do Instagram. Talvez fulaninho não esteja postando uma foto para mostrar que a vida dele é melhor do que a sua, mas para simplesmente compartilhar um momento com os amigos, para que, de certa forma, todos estejam conectados. Agora, você tem a capacidade de saber onde as pessoas que você conhece estão, ou o que estão fazendo. A gente pode não falar com uma pessoas há séculos, mas sabe que ela teve neném recentemente e está feliz. Descobre que o outro amigo foi promovido, o outro encontrou o amor da vida. Às vezes, a gente nem conhece a pessoa direito, mas curte um monte de coisas engraçadas que ela posta. Você se sente mais perto de todo mundo. Agora é possível ter uma visão geral do que está acontecendo. E algumas pessoas vão dizer que isso é ruim, porque a gente deveria estar vivendo a própria vida. Mas, sabe, uma coisa não exclui a outra. O fato de você saber o que fulaninho está fazendo não deveria interferir na sua vida de uma forma ruim. Se interfere, a culpa não é das mídias sociais.

Essa nova forma de comunicação é apenas uma expansão dos nossos conhecimentos e da nossa vivência. É um novo jeito de compartilhar tudo isso e receber mais informação em troca. A gente ainda está meio perdido, mas muita gente já criou várias coisas bacanas por causa dessa troca que a Internet nos proporciona. A gente deve encontrar formas de encaixar essa vida virtual na nossa vida off-line e construir ideias que vão além disso. Devemos olhar para as mídias sociais como uma ferramenta e não como algo que nos aliena do mundo real ou que nos distancia das pessoas. É justamente ao contrário. Precisamos agregar. Nunca na história da humanidade tivemos tantas oportunidades escancaradas a nossa frente. Isso assusta, mas ao mesmo tempo é o que temos de mais valioso na nossa geração. Vamos olhar para essas novas formas de comunicação como uma opção e não como um fardo da humanidade egoísta e mesquinha. Tudo que você postar ali, vai começar a fazer parte da história do mundo. Cada um usa a ferramenta da forma que lhe convém. Faça bom uso das redes sociais.





quarta-feira, 4 de fevereiro de 2015

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS



Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ainda teoria das três idades. 

VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do
documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário.

Valor Primário


Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência
funcional.

Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido às suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do
documento.

Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos.

Valor Secundário


Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou
histórico.

Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico). Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo, ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo permanente.

ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é assim definido por Marilena Leite Paes:

“É o arquivo constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, localizados nos próprios setores que os receberam ou produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso”. 

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente
apresenta as seguintes características:

- É a fase em que os documentos são produzidos;
- É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;
- Apresenta grande frequência de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos
setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados frequentemente, devem estar localizados nos próprios setores que os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso (arquivo central ou geral).

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 


O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo.

Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a frequência de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a um custo bastante reduzido.

Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os mesmos.

Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os documentos considerados importantes na preservação da memória da instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente, onde serão guardados em caráter definitivo.

Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características, recebeu o nome de limbo ou purgatório.

A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional. Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a este processo.

ARQUIVO PERMANENTE 


No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a instituição.

Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase permanente jamais serão eliminados.

A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição, como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.

Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc.).

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é necessária uma análise de suas características, de forma a identificar os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância histórica (valor secundário).

Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da
instituição avaliada.

Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem.

A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento, sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente diretamente para o permanente.

As passagens dos documentos para as fases intermediária e permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento, respectivamente.

Transferência: é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária.

Recolhimento: é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária para a fase permanente.

Vantagens da avaliação para a instituição


Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a instituição:

- Ganho de espaço físico;
- Maior facilidade na organização e recuperação da informação, uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e materiais empregados na guarda dos documentos nos arquivos.









terça-feira, 3 de fevereiro de 2015

CARTA PARA MEU EX-CHEFE: OS BENEFÍCIOS DA SUA INCOMPETÊNCIA




Inúmeras foram às vezes fui chorar escondida no banheiro, ou no refúgio do meu quarto, por sua causa. Permaneci em silêncio ou fingi que não estava nem ai enquanto você me tratava com absoluto descaso. Eu acordava todas as manhãs em contagem regressiva para que chegasse logo a sexta feira, durante o dia, contava as horas para poder sair do ambiente em que você estava. Tinha temor de você e por vezes acreditei que eu era incompetente como você dizia.

O mundo dá voltas, você sabia?

É obvio que você sabe. Todo mundo sabe. Talvez, com toda sua arrogância, você só não tenha se dado conta disso ainda. Enfim, é a lei natural das coisas. Sem saber você me ensinou uma coisa muito importante. Ensinou-me a correr atrás dos meus objetivos, das minhas ambições profissionais, do meu desejo de crescer. Descobri que eu tinha um grande potencial.

Antes que o mundo complete sua merecida volta, dando fim a um ciclo natural, pessoas estão se tornando fortes, enquanto outras estão enfraquecendo. E essa movimentação natural, depende da nossa preparação e pré-disposição à mudança, entretanto, só desencadeamos ao sermos tirados da nossa zona de comodidade. Nesse momento advém o choque de identidade.

E por mais que esse momento de ruptura nos deixa infeliz, por mais que possa parecer inexplicável e incoerência, o desafio de ser posto à prova da própria competência trás um enriquecimento grandioso.  Falando em momentos infelizes, minhas memorias recorrem a alguns fatos, desagradáveis, diga-se de passagem. Recordo-me de frases do tipo: “Você tem que se conformar com sua posição, e não almejar ascensão”, “Ninguém nesse departamento sabe fazer nada, são todos incompetentes”, “Acha que por ser aluna de uma faculdadesinha qualquer, sabe alguma coisa”, “Chegar à posição de destaque não é para qualquer um, não é para você”... Dentre outras tantas, estas foram frases que eu ouvia no meu dia-a-dia de trabalho.  

E refletindo nesse meu passado, percebi que, a deficiência desses “Chefes Bananas” que encontramos gerenciando equipes, pessoas, setores, departamento ou mesmo grandes organizações, são pessoas como comuns, e na maioria das vezes incapazes de gerenciar a própria vida. Porque ser um “Chefe Banana” não é uma soma de qualidades, mas, a falta delas. Aquele que se acha o “Super Poderoso”, não passa de um grande “Babaca” que precisam lamber o chão dos corruptos para conseguirem uma posição.

Superado o trauma da passagem desse “gestor” pela minha vida profissional, percebi que seu senso estúpido de olhar o aquele é hierarquicamente menor, aprimorou minha capacidade de raciocínio, sua incapacidade operacional acelerou meu aprendizado e sua insensibilidade para com o sentimento e a emoções das pessoas me fizeram desenvolver uma das habilidades que mais utilizo diariamente, “Inteligência Emocional”, ou falando de uma forma mais popular o “jogo de cintura”.

Então é por isso tudo que eu estou aqui para lhe agradecer, pois o meu crescimento profissional deriva dos momentos que me julgou incapaz. Pois provei a você, e principalmente a mim mesma, que sou capaz de crescer com meus próprios esforços, sem fazer de ninguém escada para que eu possa subir e sem que seja necessário (QI) “quem indica” para o meu crescimento profissional.


“Um mundo sem chefes incompetentes é altamente nocivo para saúde do mercado de trabalho”.

Autor: Acimarleia Freitas

segunda-feira, 2 de fevereiro de 2015

PODEROSAS DICAS PARA VOCÊ SE RELACIONAR MELHOR COM AS PESSOAS






A maior habilidade que uma pessoa pode escolher para desenvolver nessa época em que vivemos, sem dúvidas, é a interpessoal, que nada mais é do que a capacidade de nos relacionarmos bem com o nosso semelhante.

É evidente, que muitas pessoas encontram dificuldades em executar de forma eficiente essa questão, haja vista, que em qualquer tipo de relacionamento existem inúmeras variáveis que tornam essa questão um grande desafio para todos nós.

Sabendo das dificuldades que as pessoas possuem, de se relacionarem umas com as outras, elaborei 20 dicas para que uma pessoa possa se relacionar melhor em seu dia a dia e consequentemente consiga otimizar seus processos, confira:

1 – Busque gostar das pessoas: tenha interesse pelas pessoas, incite sua curiosidade por elas e principalmente, demonstre para as mesmas, que você aprecia aquilo que elas fazem. Em outras palavras, use sua simpatia para demonstrar para as pessoas a importância que elas tem para a sua vida e o quanto você valoriza isso.

2 – Busque ser bem humorado: a maior característica de uma pessoa de marketing pessoal forte é o sorriso. Não há dúvidas de que, o bom humor conquista/seduz as pessoas, pois, é algo que faz com que as mesmas se sintam valorizadas e queridas.  Digo isso, porque você está lidando com seres humanos, cheios de dúvidas, medos, incertezas, inseguranças e instabilidade, sendo assim, transmita emoções positivas, para que assim, você consiga ganhar a confiança das pessoas.

3 – Busque ouvir as pessoas: acredite, algumas pessoas não querem as soluções para os seus respectivos problemas, e sim que exista alguém que esteja disposto a ouvi-los. Sendo assim, uma das habilidades imprescindíveis  de relacionamento saudável, é exatamente saber ouvir as pessoas. Algo valioso que aprendi em minha vida, foi que estimular as pessoas a falarem de si mesmas, é uma atitude ímpar para que as mesmas criem um vínculo afetivo comigo, fazendo de mim, uma pessoa interessante.

4 – Busque perdoar as pessoas: somos seres muito diferentes uns dos outros, portanto, é natural que haja atritos, divergências e desgastes em um relacionamento. A questão é a seguinte: como você administra esses conflitos? O segredo é olvidar, pois, é preciso aceitar que algumas pessoas irão nos machucar de vez em quando, mas, por acreditarmos nelas, devemos praticar o ato de perdão.

5 – Busque aceitar a diversidade: a heterogeneidade é algo que deve ser valorizado pelas pessoas, e não o contrário. Examine-te a ti mesmo e responda para si próprio, se você é uma pessoa que expede julgamentos por conta de religião, classe social, etnia, opção sexual, enfim, tudo aquilo que você discorda, e repare se é capaz de enxergar as pessoas de forma igualitária e justa.

6 – Busque desejar para as pessoas tudo aquilo que deseja para si mesmo: colhemos exatamente aquilo que plantamos, ou seja, se desejar sucesso para você, aprenda a desejar o sucesso para os outros também. Fazendo isso, esse desejo voltará para você multiplicado por cem. Além disso, busque agir em prol das pessoas e sempre esteja disposto a ajudá-las quando preciso, pois, o universo conspira a favor daqueles que praticam a bondade e a caridade.

7 – Busque agradar as pessoas: busque, sem perder sua autenticidade, satisfazer as necessidades dos outros. Por exemplo: se for conversar com alguém que gosta de falar sobre futebol, procure se adequar a isso (conheça o time de coração dele, o último título conquistado, qual a posição do mesmo no campeonato, etc.) para que assim, você torne a conversa interessante para ambas às partes. Outro bom exemplo, é que você pode descobrir qual é o presente que uma pessoa gostaria de receber e fazer uma surpresa para ela. Enfim, busque ser uma pessoa sempre disposta a fazer a diferença de forma positiva na vida das pessoas.

8 – Busque elogiar as pessoas: saiba reconhecer as qualidades alheias e apreciá-las, para que assim, as pessoas se sintam autoconfiantes ao seu lado, e principalmente, abertas para contar seus problemas e frustrações. Além disso, busque contar um pouco de suas experiências (positivas e negativas) para a outra parte, pois assim, você estará sendo transparente e sincero, e essas, são duas qualidades muito bem valorizadas pelas pessoas.

 9 – Busque ter empatia: tente se colocar no lugar da outra pessoa, buscando entender seus sentimentos e desejos, para que assim, você possa ajudá-la de alguma forma. Digo isso, porque muitas das vezes, somos egoístas e somente vemos o nosso lado, negligenciando os problemas da outra parte, sendo assim, devemos otimizar nossas habilidades de sentir e perceber o nosso próximo.

10 – Busque valorizar mais os pontos positivos do que os negativos: com relação aos defeitos de uma pessoa, você deve entender que também é um ser errante, e que possui, inúmeros pontos negativos que a outra parte também percebe e despreza. Portanto, volte suas atenções para as coisas boas e esqueça as ruins (isso não quer dizer que você não irá dar um conselho para ajudar uma pessoa, se perceber um equívoco da mesma), haja vista, que todas as pessoas do mundo, possuem qualidades e aptidões únicas, que fazem com que o mundo seja múltiplo, e dotado de uma diversidade ímpar.

11 – Busque otimizar suas habilidades de comunicação: trabalhe sua linguagem verbal (dicção, eloquência, tom de voz, etc.) e também sua linguagem não verbal (postura atenta, olhos fixados na outra parte, etc.) para que assim, as pessoas consigam ter facilidade de compreender a sua mensagem. Algumas pessoas falam rápido demais, possuem um conjunto de palavras desordenadas, são ansiosos e não conseguem deixar de interromper a fala do outro, ou, até mesmo, demonstram falta de interesse pelo assunto em questão, enfim, fazem tudo errado.

12 – Busque ter iniciativa: seja uma pessoa que busca interagir com as outras, ou seja, demonstre para o mundo que você existe, haja vista, que é impossível estabelecer um networking inteligente se você for tímido, introvertido e comedido, sendo assim, busque ser alguém que toma iniciativa e procura interatuar com os outros.

13 – Busque reconhecer seus erros: o problema não é errar, e sim não corrigir o erro. O homem que reconhece seu erro, demonstra, além de cordialidade e nobreza, uma grande humildade. Em outras palavras, não seja orgulhoso e prepotente, como um deus na terra, que não tem capacidade para reconhecer os próprios erros cometidos.

14 – Busque sempre fazer com que a pessoa tenha a sensação de que teve participação ativa no sucesso de uma meta: você precisa aprender a dividir seus êxitos com as pessoas, haja vista, que em um relacionamento, é sempre mais benéfico dar do que receber. Além disso, partilhe seus conhecimentos e informações para as outras pessoas constantemente, afinal de contas, o que você fará com isso tudo sozinho?

15 – Busque não constranger as pessoas: cuidado para não envergonhar uma pessoa, principalmente, se a mesma for tímida. Sendo assim, busque agir educadamente, sempre respeitando as pessoas e procurando ser gentil com as mesmas.

16 – Busque ter autocontrole: autocontrole significa a sua capacidade de gerir seus próprios sentimentos e pensamentos, de forma que o meio termo, é a chave para a consecução eficiente desse fator. Em outras palavras, a paciência deve ser um dos pilares da pessoa, para que assim, a mesma consiga suportar as objeções e importunações que a vida certamente trará.

17 – Busque ser respeitoso com as pessoas: aprenda a respeitar as opiniões alheias, ou seja, não aja como um juiz, sempre pronto para julgar a causa do próximo. O negócio não é defender suas ideias, e sim ajudar as pessoas a entenderem as delas.

18 – Busque abnegar de algumas coisas: sempre que possível, abra mão de algumas coisas para que uma pessoa seja ajudada por você, ou seja, às vezes, você terá que perder uma coisa no presente para ganhá-la no futuro. Vale lembrar que, sempre quando for praticar uma boa ação, faça de bom grado, nunca por obrigação, pois assim, estará agindo de maneira nobre e inteligente.

19 – Busque copiar algumas pessoas: você conhece alguma pessoa que possui facilidades de relacionamento? Se sim, porque não observa o comportamento da mesma, e busca, tentar trazer para si, alguns atributos que fazem com que a mesma tenha tanto prestígio?
20 – Busque atacar o problema, não a pessoa: se tiver que criticar uma pessoa, busque atacar os fatos, ou seja, não faça ataques pessoais. É evidente, que nossos amigos, por muitas vezes, precisarão de nosso auxílio, todavia, pense bem antes de externar um pensamento e quando o fizer, saiba ser sutil, para que a outra parte não se sinta atacada, pois, lembre-se, o que uma pessoa espera de um amigo é o sorriso e não a espada. 

A melhor maneira de crescer profissionalmente em uma economia globalizada, é investindo nos relacionamentos, pois, esse é o grande segredo para qualquer pessoa vencer não só no mercado de trabalho, mas também na vida, sendo assim, que possamos criar, dentro de nós mesmos, essa insigne habilidade.









sexta-feira, 30 de janeiro de 2015

A UTILIZAÇÃO DAS REDES SOCIAIS NO AMBIENTE EMPRESARIAL






É indiscutível a importância que as redes sociais têm para o indivíduo moderno.

Seja para o lazer ou para fins profissionais, sua utilização acaba por se tornar uma forma mais simples e direta de interação social.

As empresas, ao perceberem a infinidade de recursos possíveis, passaram a encarar estes serviços como uma forma de divulgação da marca e prospecção de negócios. Contudo, o que se vê atualmente é que alguns indivíduos acabam por ultrapassar os limites do aceitável, o que pode acarretar em exposição indevida das empresas em que trabalham, bem como perda do foco nas atividades laborais.

Por conta destes abusos, há por parte de alguns empregadores a política de controlar o acesso a estas redes ou mesmo bloqueá-lo totalmente.

Mas e quando o uso impróprio resulta em danos para a corporação empregadora do usuário?

Caso as publicações do funcionário causem prejuízos ao seu empregador, além da possibilidade de demissão por justa causa, com todas as implicações já mencionadas no texto anterior (“A Demissão de Acordo com o Ordenamento Jurídico Atual”), poderá resultar em reparação por danos morais e materiais, bem como eventuais lucros cessantes.

Danos materiais são todos aqueles que podem ter seu valor mensurado em dinheiro, por exemplo, prejuízos decorrentes de um não pagamento de um cliente pelo produto. Os danos morais podem ser reconhecidos para pessoas jurídicas também, conforme entendimento pacífico da doutrina e jurisprudência atuais. Imaginem o caso de um funcionário que, pela utilização de rede social, publica informações inverídicas e prejudiciais para a empresa que trabalha. Por conta destas informações, a empresa perde clientes e fornecedores e se vê obrigada a demitir funcionários, cortar gastos e passar por um período de dificuldade.
Esta corporação sofreu claro abalo moral, não em sua personalidade, mas sim em sua reputação. Aquele que publicou as informações falsas deve ser responsabilizado.

Como exemplo, cito decisão do Tribunal Superior do Trabalho (TST) no Recurso de Revista RR-625-74.2011.5.09.0001, onde uma funcionária de Pet Shop, após ter sido demitida, publicou ofensas pessoais aos donos do estabelecimento em sua rede social e informou que maltratava os animais destes durante os serviços de banho e tosa.

Estas informações, mesmo que não comprovadamente terem se tornado públicas ensejaram danos morais, pois, nas palavras do próprio magistrado, sabe-se que “o número de acessos em tais redes é tão desconhecido quanto incontrolável”.

Em outra oportunidade (AIRR – 5078-36.2010.5.06.0000), o mesmo tribunal considerou motivo suficiente para demissão por justa causa de uma enfermeira que postou fotos dela e de outros colegas de trabalho com o uniforme do hospital. Estas fotos mostravam além do logotipo do hospital, brincadeiras inadequadas para uma equipe de UTI, o que resultou em comentários impróprios e exposição indevida da instituição de saúde.

Portanto, mesmo que algumas companhias entendam ser possível a utilização das redes sociais no ambiente de trabalho, há necessidade de se precaver, prezando sempre pelo com senso e compreendendo que, apesar de um espaço pessoal, aquilo que compartilhamos pode repercutir muito mais que desejamos.









quinta-feira, 29 de janeiro de 2015

OS QUATRO PILARES DO CRESCIMENTO PROFISSIONAL


  


Vi muitas vezes profissionais de diferentes empresas e das mais diversas áreas, se lastimando por estarem estagnados profissionalmente e verem seus colegas se desenvolvendo. Seu principal questionamento é: O que ele (ou ela) tem de melhor do que eu? Inclusive, alguns fazem inferências maldosas em relação a seus colegas.

Realmente é difícil entender e se não soubermos administrar esta situação corremos o risco de nos desmotivar, ou prior, podemos acabar fazendo o papel do vilão e prejudicar o desenvolvimento dos outros, o que também, por conseqüência cria prejuízos à organização que representamos. Devemos ao invés disso, aprender com a mestra chamada Experiência. 

Você pode não seguir estes conselhos se quiser, mas se resolver seguir não vai ter nada a perder, pelo contrário tanto você quanto a organização que representa só terão a ganhar.

Grandes carreiristas apresentam entre si características comuns às quais se encaixam nos quatro pilares que aqui apresento, o ideal seria dar exemplos de cada um deles, mas vou me conter em explicá-los e deixar o leitor á observar em seu dia a dia:

O primeiro é a formação. É preciso que aquele que busca crescimento procure incessantemente formação e não estou falando somente de graduação, é preciso especializações, MBA, Mestrado Profissional e se possível Doutorado, além de constantes cursos de atualização e aperfeiçoamento. Isso tudo por duas razões: Uma delas é a constante oxigenação do cérebro, ou seja, quanto mais se ouve e se fala sobre nossa área e a respeito dos mais diversos assuntos, mais eles passam a fazer parte do nosso ethos e com isso integram nossa vida pessoal e profissional. A segunda razão é menos nobre e mais funcional. Quando estamos bem servidos de diplomas e certificados, impedimos outras pessoas de boicotar nosso crescimento com o argumento de que não temos formação, e facilitamos a abertura de portas. Nossos títulos e diplomas são como ferramentas que nos ajudarão a construir nosso crescimento.

Mas o segundo pilar é tão importante quanto o primeiro, é o do conhecimento prático. Não basta saber tudo na teoria, é preciso saber aplicar os conhecimentos na prática com eficiência, isto inclui também não ter preguiça de pesquisar ou vergonha de perguntar. As empresas não esperam que seus colaboradores saibam absolutamente tudo sobre o que devem fazer, mas precisam ter a certeza de que quando não soubermos o que fazer saberemos onde encontrar a informação, não importa se vai ser na literatura relacionada, na web ou com outras pessoas. Não é feio não saber, feio é fazer errado por não saber.

O terceiro pilar é o do relacionamento. É preciso saber relacionar-se bem com seus pares, com seus superiores, com aqueles que estão sob sua subordinação e principalmente com os que são de fora, sejam clientes, fornecedores, pessoas de outros setores da organização, etc. Relacionar-se bem, dá boa imagem a você e a empresa, isso faz toda a diferença porque todos preferem trabalhar com pessoas boas, honestas e integras que tendem muito mais a ajudar do que a prejudicar. Evidentemente, é muito mais prazeroso e seguro trabalhar com pessoas assim do que trabalhar com aqueles a quem não se pode confiar ou que estão de mau humor o tempo todo. Ter muitos amigos pode te ajudar em alguma coisa um dia, ter um só inimigo vai te dar grandes dores de cabeça.

O quarto é o Pilar eu chamo de vestir a camisa da empresa. É como trabalhar em uma empresa na qual você se sente dono, e por decorrência diretamente responsável por seu crescimento e desenvolvimento. É colocar o coração no seu trabalho pelo desejo de vê-lo bem feito e com bons resultados. Lembremo-nos aqui também que isso significa sentir-se responsável inclusive pelo crescimento do faturamento e redução de custos e perdas da empresa. Existe um clichê que diz: “A relação patrão e empregado é como um casamento!”, uma frase só se torna clichê a partir do momento em que muitas pessoas concordam com sua coerência e passam a repeti-la. Vejamos um exemplo dessa comparação: Se você chegar para sua esposa e disser que a ama que vive feliz com ela há anos, mas que sai todo mês com a vizinha porque acha ela mais bonita seu casamento acaba na hora. Ela não vai nem querer constatar se o que você disse é verdade. E se resolver constatar as conseqüências serão ainda piores. O mesmo pode acontecer na empresa onde você trabalha se seu diretor descobrir que você consome produtos do concorrente, ele se sentirá traído assim como se sentiria sua esposa no exemplo dado. Sei que isso parece básico e que talvez não precisa-se ser dito, mas é incrível ver o quanto as pessoas erram nessa questão. Vestir a camisa da empresa é fundamental.

Por fim, fica claro que os quatro pilares aqui mencionados são decisivos no seu crescimento, é certo que em cada empresa há outros valores a serem observados que lhe são peculiares, mas estes quatro servem para todas, se você decidir segui-los só não crescerá se não houver mais espaço para crescer na empresa onde trabalha.



Algumas referências:

• BOWER, Joseph L. - ONDE NASCEM OS CEOs: Os líderes internos são a chave de uma sucessão. São Paulo: Editora Gente, 2009;

• POULTER, Stephan B. - O FATOR PAI: Como o legado paterno afeta sua vida profissional. São Paulo: Editora Academia de Inteligência, 2008;

• CARNEGIE, Dale. - COMO DESFRUTAR SUA VIDA E SEU TRABALHO: Trechos de: Como fazer amigos e influenciar pessoas e Como evitar preocupações e começa a viver. São Paulo: Companhia Editora Nacional, 2002;

• ASHER, Donald. – QUEM É PROMOVIDO QUEM NÃO É E POR QUÊ: Gestão estratégica de carreira. São Paulo: Editora Gente, 2008;

• USEEM, Michael. – LIDERANDO PARA O ALTO: Como conduzir seu chefe em benefício de todos. São Paulo: Negócio Editora, 2002;

• BIECH, Eliane. – MANUAL DE LIDERANÇA DA ASTD: A melhor fonte de informação sobre a arte de liderar. Rio de Janeiro: Elsevier, 2011.


Apresentação do Autor.
Cleber Denis Nunes
Formação em Gestão de Pessoas, Mais de doze anos de experiência em RH, Publicações e apresentações em seminários e semanas de iniciação científica nas Faculdades Guarapuava

http://www.rhportal.com.br/artigos/rh.php?rh=Os-Quatro-Pilares-Do-Crescimento-Profissional&idc_cad=birmdbsfu 




quarta-feira, 28 de janeiro de 2015

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS




ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS

Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia.

Suporte


Entende-se por suporte o material físico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso.

Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenção do papel o homem se utilizou diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e até mesmo pedra ou argila.

Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informações, é comum a utilização de suportes eletrônicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico etc.

Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos especiais, vistos anteriormente).

Gênero


O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são:

Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofícios, memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc.

Iconográficos: São documentos que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.

Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas maiores. Os exemplos mais comuns são mapas e plantas.

Micrográficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha.

Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em forma de som.

Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos.

Informáticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrônico.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

Se considerarmos as informações contidas em um documento, podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contêm informações comuns, cuja divulgação não comprometa a segurança ou o bom andamento das atividades rotineiras da instituição e que, por isso, não exijam medidas especiais de segurança e guarda no que se
refere à sua divulgação.

Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu conteúdo informações de caráter restrito, requerem medidas especiais de segurança no que se refere à sua guarda e conservação.

Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são classificados em quatro graus de sigilo, a saber:

Ultrassecretos: São classificados como ultrassecretos os documentos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;

Secretos: São classificados como secretos documentos que requeiram ato grau de segurança que só podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento, funcionalmente.


Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos, que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.


Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.








terça-feira, 27 de janeiro de 2015

O INIMIGO TRABALHA AO LADO





A máxima “quando um não quer, dois não brigam” nem sempre é válida, mesmo no trabalho: basta uma brecha e surgem os desafetos. O relacionamento no ambiente corporativo é um dos pontos mais críticos para profissionais de todas as áreas. Apesar de desavenças serem contra produtivas, não faltam histórias de chefes ou colegas que tentaram prejudicar ou influenciar negativamente a imagem de outras pessoas. Segundo especialistas, a forma com a qual os envolvidos lidam com o período após a briga pode ser determinante para a posição na empresa.

Para driblar o clima ruim, a atendente da loja de conveniências BR Mania Regiane Neves, 28 anos, prefere levar na esportiva. Ela admite que já sofreu com intrigas por parte de colegas. “O melhor é evitar atritos e tentar manter o cooperativismo com os colegas. Uma mão sempre lava a outra. Outras funcionárias já tentaram me prejudicar, mas, após uma confraternização interna, nos tornamos mais próximas e hoje somos amigas”, relata. Colega de Regiane, Luciléia Marques, 32, acredita que discussões podem ser benéficas, desde que não sejam acaloradas: é uma oportunidade para que os envolvidos exponham pontos de vista e conheçam a opinião dos colegas. “Certo grau de conflito no trabalho é saudável e acaba agilizando a resolução de problemas. Eu nunca entro em um emprego com a ideia de fazer amigos. Naturalmente, fazer inimigos também não é o ideal. Para mim, a melhor saída está no respeito e na reciprocidade. Reclamar para um superior, só em último caso; muitas vezes não vale a pena”, reconhece.

Vou contar para o chefe

Será que recorrer ao gestor é uma boa ideia? Segundo Lúcia Helena Moura, analista de recursos humanos, a resposta é não. Casos de rivalidades só devem ser levados a superiores em situações extremas, onde há assédio moral, por exemplo. “Por incrível que possa parecer, casos de desavenças no trabalho por picuinha são os mais fáceis de serem superados, já que, às vezes, o que falta é uma oportunidade de um colaborador conhecer o outro de forma mais próxima. Eventos promovidos pelas companhias costumam ser ideais para isso. Levar assuntos menores ao conhecimento da chefia é extremamente negativo para ambas as partes: acaba sendo um atestado de que, em vez de trabalharem, ambos estão perdendo tempo com fofoca e intriga”, diz.

A especialista ressalta que o profissionalismo deve ser mantido. “Assim, pode haver um clima de segurança entre os colaboradores. Existem casos de funcionários que tomam atitudes que não seriam bem-vistas pela organização onde trabalham e, por ingenuidade,
acabam desabafando com um colega que pode vir a usar essa informação contra ele por vingança em algum momento. Nesse sentido, melhor do que ficar com o pé atrás é prezar pela reputação”, alerta.

Para o coach e autor do livro A reinvenção do profissional: tendências comportamentais do profissional do futuro (Editora Novo Século, 160 páginas, R$ 29,90), Alexandre Prates, a melhor saída para ocasiões conflituosas é demonstrar maturidade e inteligência emocional, já que mais grave que o atrito são as consequências geradas por ele. “O erro ocorre no momento em que uma situação profissional é levada para o âmbito pessoal. Com ânimos exaltados, um problema de pouca importância pode se tornar muito mais difícil de ser contornado, já que pessoas alheias à discussão acabam tomando partido, complicando a situação”, diz

Dona encrenca

Segundo pesquisa de 2009 realizada pelo grupo Workplace Bullying Institute, as mulheres são mais propensas a criarem intrigas no ambiente de trabalho. O estudo realizado pelo grupo norte-americano pesquisou sinais de bullying em ambientes corporativos e concluiu que o sexo feminino está mais agressivo e competitivo que o masculino. Para Carolina Rezende, fundadora da escola de empreendedorismo feminino Mulher de Negócio, o sexo feminino é, de fato, competitivo. Porém, segundo a especialista, devido à empatia, mulheres tendem a manter postura colaborativa. “Estamos todas no mesmo barco, não faria sentido simplesmente tentar puxar o tapete uma da outra. Tentar reconhecer os próprios erros, pedir desculpas e chegar a um acordo é a atitude esperada para sanar qualquer conflito”, diz.

O lado da empresa

Para o psicólogo Romiro Alves, criar um ambiente harmonioso também é responsabilidade da companhia. “Quando a empresa toma conhecimento da má conduta profissional de alguns funcionários, mas não adota soluções para o problema, mesmo sabendo que isso pode prejudicar os bons resultados da equipe, isso demonstra falha de gestão”, diz. “A empresa precisa criar um ambiente adequado para os colaboradores, eliminando — em último caso — pessoas com perfis contraprodutivos do quadro de funcionários, mas, antes, priorizando a reconciliação e o fator humano de cada colaborador.”

Escritório não é campo de batalha

Cinco passos para lidar com inimigos no trabalho:
1. Saiba que ter adversários é normal
2. Fortaleça a sua reputação
3. Entregue resultados
4. Seja firme e verdadeiro
5. Não se desespere





Fonte: Alexandre Prates